contable en el ministerio del trabajo i trimestre 2014

MinTrabajo
República de Colombia
PROSPERIDAD
PARA TODOS
MEMORANDO
150000- 97832
Bogotá D.C., Junio 11 de 2014
PARA:
Doctor JUAN CARLOS CORTÉS GONZÁLEZ
MINISTRO DEL TRABAJO (E)
DE:
JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO
ASUNTO:
Informe Ejecutivo de la Evaluación al Control Interno Contable primer
trimestre de 2014.
Para su información, remito el Informe Ejecutivo resultante de la evaluación al Control Interno
Contable correspondiente al primer trimestre de 2014, sobre el registro de la información
financiera, económica, social y ambiental del Ministerio del Trabajo en el Sistema Integrado de
Información Financiera SIIF- Nación, conforme a lo dispuesto por las normas y procedimientos
establecidos
La Oficina de Control Interno, remitió a la Subdirección Administrativa y Financiera, mediante
memorando radicado No 150000-87495 de mayo 27 de 2014, el Informe preliminar resultante de
la evaluación, para establecer sus comentarios y/o aclaraciones sobre la aspectos presentados
por esta Oficina. En respuesta al oficio enviado, la Subdirección Administrativa y Financiera
mediante memorando de mayo 29 de 2014 radicado No 4100000-90079, comunicó que no hay
lugar a observaciones y/o aclaraciones sobre el contenido del mismo.
Esperamos que este informe sea socializado entre los actores del proceso y que el resultado de la
labor desarrollada redunde en el mejoramiento de la gestión y en el fortalecimiento del Sistema de
Control Interno, visto como un fin común a todo el Ministerio y objetivo primordial de esta Oficina.
Cordialmente,
ÁLVARO MAURICIO CORTÉS CASTRO
Anexo: Informe Ejecutivo en dos (2) folios
Elaboró: JC Orozco.1)
Revisó/Aprobó: A. Cortés
Memorando Informe Ejecutivo- Evaluación CI Contable ler trimestre de 2014.docx
Carrera 14 No. 99 - 33
PBX: 489 3900 — 489 3100 Ext. 1122-1124
Bogotá - Colombia
www. m in trabajo. gov. co
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INFORME EJECUTIVO DE
EVALUACION AL CONTROL INTERNO
Código: El-PD-02-F-03
Versión: 1.0
Fecha: Agosto 30 de 2013
Página: 1 de 3
INFORME EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE EN EL MINISTERIO DEL TRABAJO
PRIMER TRIMESTRE DE 2014
Fecha de Elaboración Junio 11 de 2014
No. y Fecha del Informe No 9 de mayo 30 de 2014
Final
1.
OBJETIVO Y ALCANCE.
Objetivo: La evaluación al Control Interno Contable, tiene como objeto poner al corriente ala Alta Dirección, sobre el
registro de la información financiera, económica, social y ambiental del Ministerio del Trabajo en el Sistema Integrado de
Información Financiera SIIF- Nación, conforme a lo dispuesto por las normas y procedimientos establecidos.
Alcance: La evaluación a la información financiera registrada y consolidada en el Sistema Integrado de Información
Financiera - SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, corresponde al Nivel Central,
Direcciones
Territoriales y los Fondos Adscritos al Ministerio del Trabajo.
Para lo concerniente a este informe, el análisis corresponde al período comprendido entre el 1° de enero hasta el 31 de
marzo de 2014 inclusive.
2.
OBSERVACIONES, RECOMENDACIONES Y ACCIONES.
2.1 OBSERVACIONES:
El procedimiento de evaluación del Sistema de Control Interno Contable, se realizó teniendo en cuenta las
siguientes etapas:
•
ETAPA DE RECONOCIMIENTO: De conformidad con el Plan General de
Contabilidad Pública,
corresponde a la etapa de captura de los datos de la realidad económica y jurídica, su análisis desde la
óptica del origen y la aplicación de los recursos y el proceso de su incorporación en el Sistema Integrado de
Información Financiera SIIF Nación. La etapa de reconocimiento se materializa con la ejecución de las
actividades de identificación, clasificación, registro y ajustes de los hechos, transacciones u operaciones que
afectan la estructura financiera, económica, social y ambiental en el proceso contable.
Como resultado de la verificación adelantada, la Oficina de control Interno pudo evidenciar los aspectos más
relevantes que se relacionan a continuación:
✓ Los saldos iniciales fueron cargados automáticamente por el Sistema Integrado de Información Financiera
SIIF Nación, de acuerdo a la Circular externa No 06 de enero 21 de 2014, del Ministerio de Hacienda y
Crédito Público.
✓ Se observó que, la información correspondiente a los Litigios y Demandas en contra y a favor del Ministerio
en el primer trimestre de 2014, fue incorporada mediante comprobante de contabilidad No 21299 en mayo 6
de 2014.
✓ El Grupo de Administración de Recursos Físicos Gestión y Administración de Bienes, no reportó información
del movimiento de almacén, ni de los bienes muebles en servicio con corte a marzo 31 de 2014 al Grupo de
Contabilidad por anomalías presentadas en el Sistema PSIAB, que maneja el almacén.
✓ La Oficina de Control Interno, evidenció que la información correspondiente a las Operaciones Reciprocas
que se reporta a la Contaduría General de la Nación a través del aplicativo CHIP, corresponden a
operaciones que relacionan los Fondos Adscritos al Ministerio como producto de los Encargos Fiduciarios.
✓ La relación de Cajas Menores enviada por la Subdirección Administrativa y Financiera, contiene las
dependencias del Nivel Central y las Direcciones Territoriales, que para la vigencia 2014 manejarán
recursos por Cajas Menores, el monto autorizado para el año 2014 asciende a la suma de $99.425.600.00
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EVALUACION AL CONTROL INTERNO
Código: El-PD-02-F-03
Versión: 1.0
Fecha: Agosto 30 de 2013
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✓ Se evidenció que el Comité de Saneamiento Contable del Ministerio del Trabajo, en el primer trimestre de
2014, no fue convocado a reunión por no existir partidas pendientes de depuración.
En general en esta Etapa de Reconocimiento, la Oficina de Control Interno evidenció que a pesar de las fallas
presentadas en el software de almacén para los registros contables, la Subdirección Administrativa y Financiera
y en especial la Oficina de Contabilidad, observan lo consagrado en el Plan General de Contabilidad Pública, el
Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación y en el Estatuto Orgánico de Presupuesto.
•
ETAPA DE REVELACIÓN: De conformidad con el Plan General de Contabilidad Pública, es la etapa que
sintetiza y representa la situación, los resultados de la actividad en los informes y reportes contables. La
etapa de revelación contiene las siguientes actividades: Elaboración de los estados, informes y reportes
contables, análisis, interpretación, consolidación y comunicación de la información.
La Oficina de Control Interno, realizó un análisis vertical y evidenció, la participación de las Cuentas del Balance
General a 31 de marzo de 2014, con el fin de evidenciar que la información contenida en los Estados
Financieros cumplan con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad a que se refiere el
marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública. El producto del análisis se resume a continuación.
✓ ACTIVO: El activo total de la entidad se encuentra conformado por los grupos de efectivo, inversiones e
instrumentos derivados, deudores, propiedad planta y equipo y otros activos que ascienden a la suma de
$3.185.377.735.404,68.
✓ PASIVO: El pasivo total del Ministerio del Trabajo, se encuentra conformado por los grupos de cuentas por
pagar, transferencias por pagar, acreedores, subsidios asignados, retención en la fuente e impuesto de
timbre, impuestos, contribuciones y tasas por pagar y créditos judiciales. El saldo reflejado es de
$2.898.778.380.023.48.
Se encuentra conformado por el grupo de Hacienda Pública, con las subcuentas capital
✓ PATRIMONIO:
fiscal, resultado del ejercicio, superávit por valorización, superávit por donación, patrimonio público
incorporado y provisiones, agotamiento, depreciaciones y amortizaciones. El valor del patrimonio reflejado a
marzo 31 de 2014 es de $100.558.157.783.49, por diferencia de la ecuación patrimonial. Se tiene un mayor
valor de $186.041.197.597.71, que corresponde a la diferencia entre los ingresos y los gastos del primer
trimestre.
En resumen, para la etapa de Revelación la Oficina de Control Interno, observó que para el proceso de
consolidación de la información contable, se tiene en cuenta la información recibida de los Fondos Cuenta:
Fondo de Solidaridad, Fondo de Pensiones Públicas (FOPEP), Fondo de Riesgos Laborales, las treinta y dos
(32) Direcciones Territoriales con que cuenta el Ministerio y la información del Nivel Central.
La Oficina de Control Interno, remitió a las Subdirecciones Administrativa y Financiera, mediante memorando
radicado No 87495 de mayo 27 de 2014, el Informe Preliminar resultante de la evaluación para establecer sus
comentarios y/o, aclaraciones sobre la aspectos presentados por esta Oficina.
En respuesta al oficio enviado, la Subdirección Administrativa y Financiera mediante memorando de mayo 29 de
2014 radicado No 4100000-90079, comunicó que no hay lugar a observaciones y/o aclaraciones sobre el
contenido del mismo.
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ID
Código: El-PD-02-F-03
Versión: 1.0
Fecha. Agosto 30 de 2013
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2.2 RECOMENDACIONES:
•
La Oficina de Control Interno recomendó al Contador de la Entidad, implementar los procedimientos que
sean necesarios para que la información reportada por las dependencias responsables, se incorpore dentro
de los plazos estipulados, reflejándose así en los Estados Financieros con oportunidad y en cumplimiento
de los principios contables de registro y revelación. Lo anterior, referente al tema de los Litigios y Demandas
a cargo y a favor del Ministerio del Trabajo.
• Es importante que la Subdirección Administrativa y Financiera, pueda contar con un Software que permita
mantener actualizada la información de los movimientos del almacén, bienes muebles e inmuebles y los
vehículos y enviarla oportunamente al Grupo de Contabilidad, con el fin de que se incorpore en los Estados
Financieros del Ministerio del Trabajo.
3.
CONCLUSIONES.
a) La Oficina de Control Interno evidenció que la Oficina Jurídica del Ministerio de Trabajo,
reportó
oportunamente la información de los Litigios y Demandas, en cumplimiento de la circular Externa No 019 de
marzo 6 de 2014 y las comunicaciones enviadas a las dependencias requiriendo la documentación para su
incorporación, la cual no fue incluida en el primer trimestre de 2014.
b) Se evidenció que el Grupo de Administración de Recursos Físicos Gestión y Administración de Bienes
encargado de la información de los almacenes, no reporto información al Grupo de Contabilidad, por
inconvenientes con el Sistema PSIAB.
c) Esta Oficina evidenció la respectiva relación entre los valores incluidos en los libros auxiliares al máximo
nivel de desagregación y los saldos del Balance Consolidado y presentado a la Contaduría General de la
Nación a través del Aplicativo CHIP, que la información correspondiente a las Operaciones Reciprocas que
se reporta a la Contaduría General de la Nación, corresponde a operaciones y transacciones que relacionan
los Fondos Adscritos al Ministerio como producto de los Encargos Fiduciarios.
d) Se observó que los registros contables de las operaciones de la entidad, cierres, generación de los
correspondientes libros de contabilidad, de los estados financieros e informes, se realizan directamente en
el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación, en cumplimiento de lo establecido en el
Decreto No 2674 de diciembre 21 de 2012.
Nombre y Firma del responsable de la Oficina de Control Interno.
.
4100-11.
ALVARO AURICIO CORTÉS CASTRO
Nombre(s) y Firma(s) de quien(es) elaboró por parte de la Oficina de Control Interno.
\
—
111543M
JULIO CESAR OROZCO VARGAS
--,____,