Programa de gestión de socios para asociaciones sin ánimo de

Gestión de Socios
para asociaciones y ONG
Programas de gestión de entidades no lucrativas
Calle Riu Anoia 42-54, 08820 el Prat de Llobregat
Teléfono: 93 474 74 74 - Fax: 93 474 43 56
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Índice
1.- Gestión de Socios: características y objetivos .................................... 3
2.-La ficha del socio ................................................................................. 4
2.1-Agrupación de socios.......................................................................... 5
2.2-Las cuotas ........................................................................................ 5
2.3- La gestión de recibos ........................................................................ 5
2.4- Registro de acciones ......................................................................... 6
2.5- Registro de incidencias ...................................................................... 6
3.- Responsables ..................................................................................... 7
4.- Actividades......................................................................................... 8
5.- Facturación ........................................................................................ 9
5.1.- Previsión de facturación .................................................................... 9
5.2.- Proceso de facturación ....................................................................10
Este documento sólo recoge algunas de las características del
programa. Para conocerlas todas, descargad gratuitamente la
versión demo desde www.suport.org.
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1.- Gestión de Socios: características y objetivos
El programa informático de Gestión de Socios permite llevar una gestión integral de
los datos de los asociados, así como de las actividades y otros aspectos de la gestión básica
de la entidad: emisión de recibos, gestión de impagados, envíos de cartas y correo
electrónico, etc.
De una forma ágil y sencilla, el programa automatiza los procesos más importantes
de la vida cotidiana de la entidad.

Programa preparado para la gestión de varias entidades, permitiendo guardar históricos
anuales.

Parametrización
de
tablas
de
clasificación.
Gestión
de
socios:
modificaciones…

Gestión de las actividades e inscripciones

Convocatorias y Actas de reuniones

Gestión de responsables (profesores, monitores, etc.)

Gestión de relaciones

Emisión de recibos en soporte magnético y seguimiento de impagados

Cartas y etiquetas personalizadas

Listados selectivos (socios, actividades, responsables...)

Traspasos automáticos a Contabilidad

Conectividad total con otros programas de SUPORT

Datos exportables a Microsoft Office (Word, Excel, Acces)
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altas,
bajas,
2.-La ficha del socio
Esta ficha de abonado ha sido concebida como punto central de la aplicación, de
manera que la mayoría de operaciones diarias puede realizarse desde este punto.
A partir del registro de los datos y la captura directa de la fotografía del socio a
través de una cámara digital se podrá imprimir su carnet y activarlo para ser usado en caso
de contar con un control de accesos.
Desplegando el menú “Datos personales” accedemos a
la información más relevante sobre el socios, incluidas sus
cuotas vigentes, histórico de cuotas, recibos, recibos pendientes
de cobro, inscripciones, etc.
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2.1-Agrupación de socios
A través del dato “Clave” podemos vincular distintos socios en un mismo núcleo
familiar o grupo de socios: esto no sólo decidir la facturación a personas o grupos, sino que
además, desde el punto de vista de etiquetas y mailings, podremos decidirnos por envíos
personales o por unidades familiares.
2.2-Las cuotas
La ventana de “Cuotas y pagos pendientes” nos indica todos aquellos servicios que
están vigentes para ese abonado y que podrán ser facturados cuando se estime oportuno.
Un mismo socio puede tener cuotas de diferentes cadencias (mensuales, trimestrales,
anuales, de un solo pago) con distintos vencimientos (una licencia federativa anual en enero,
una taquilla trimestral en abril, una cuota de abono mensual).
Se dispone también de una ventana llamada “Histórico de cuotas”: toda cuota que
se desea eliminar puede ser enviada a este apartado para tener constancia de los cambios
de los socios.
2.3- La gestión de recibos
Desde la ficha del abonado se puede acceder a todos sus recibos y consultar su
contenido.
Desde la ventana de recibos pendientes se podrán revisar los recibos, cobrarlos por
mostrador o prepararlos para ser remesados al banco.
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2.4- Registro de acciones
Como complemento, podremos registrar las gestiones administrativas que se han
llevado a cabo mediante la agenda de acciones donde detallaremos fecha, gestión y nueva
fecha de aviso. A tal efecto dispondremos de listados de acciones realizadas y acciones
pendientes.
2.5- Registro de incidencias
Todas las gestiones que se lleven a cabo con los socios pueden ser registradas en
“Incidencias”, un sistema por el que se indican los datos de interés y permite imprimir un
formulario para archivo. Gestiones como la solicitud de un nuevo carnet, la solicitud de un
cambio de cuotas, el vencimiento de una baja temporal o promoción tienen cabida en este
apartado.
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3.- Responsables
En relación a las actividades de la entidad, no sólo se podrán designar a sus
responsables, sino que también se podrá llevar un completo control de los monitores y
personal técnico, incluyendo una relación de correspondencia (listados, etiquetas y fusiones
con tratamiento de textos), generación de carnets para llevar un control de accesospresencia.
En la ficha podremos tener también información sobre los estudios y la titulación de
los responsables, y sobre el tiempo de dedicación de cada uno a nuestra entidad (completa,
parcial, horas, etc.).
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4.- Actividades
El sistema de Actividades le permite gestionar las inscripciones en determinados
eventos (cursos, escuelas), controlando diferentes opciones de los abonados dentro de una
misma inscripción: control de plazas, listados de presencia, y por supuesto las cuotas
vinculadas.
La definición de la cuota básica de la actividad, así como los servicios opcionales con
sus importes, permiten calcular el precio de la actividad en función de cada inscripción y la
impresión de un justificante donde se detallan los servicios contratados.
También permite, entre otros, la emisión de listados de control para los responsables
en forma de plantillas, para el registro de las asistencias de los alumnos.
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5.- Facturación
5.1.- Previsión de facturación
Antes de generar un proceso de facturación es conveniente de emitir los listados de
previsión que permitirán revisar los importes a facturar para supervisar los importes y dar
nuestra conformidad.
A nivel económico todas las cuotas previstas del socio -junto con todos los servicios
prestados que no han sido pagados y provienen de recepción así como los apuntes
manuales- pueden ser revisadas a partir de los listados de previsión de facturación.
Estos listados nos permiten conocer por anticipado el detalle o resumen de cuotas
que se van a facturar, los bancos de ingreso o una simulación a un año vista de los ingresos.
En la pantalla de selección es posible acotar, además de por fecha de vencimiento, por
determinados aspectos de los socios o de las actividades.
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5.2.- Proceso de facturación
En momento de ejecutar el proceso de facturación podemos elegir, entre otros,
criterios de:




Fecha de vencimiento
Fecha de factura
Banco de remesa
Selección de socios/actividades
De esta manera, se podrán lanzar procesos de facturación que afecten sólo a una
actividad
determinada
(curso,
escuela,
campeonato)
o
unos
determinados
socios
(temporales, de empresa).
Al pasar la pantalla se solicita le realización de la copia de seguridad. Es un punto
muy importante ya que el proceso de facturación maneja gran cantidad de información,
cambia vencimientos, genera recibos y asientos contables, etc. La copia de seguridad lleva
muy poco tiempo y permite recuperar de forma casi instantánea la situación previa al
proceso.
A partir del proceso de facturación disponemos de listados estadísticos por
actividades y cuotas, seguimientos de recibos pendientes, fichas económicas, cartas de
detalle de recibos pendientes.
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Todos los movimientos económicos (generación de remesas, cobros de contado,
operaciones de caja, devoluciones) son registrados en una bolsa contable que puede ser
consultada y traspasada a nuestra aplicación de contabilidad según la pauta que
definamos en los parámetros de conexión.
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