Proceso de Compras

Protocolo adquisiciones
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El solicitante debe ingresar por plataforma ticket solicitud de autorización
para la creación de la orden de compra, ajuntado cotizaciones, SOC
(solicitud de orden de compra) , si la SOC supera las 40 UF como mínimo
deben adjuntarse 3 cotizaciones distintas, a excepción que se tenga contrato
de exclusividad con el proveedor en cuyo caso debe mencionarse y adjuntar
copia de contrato para tener un respaldo.
El Jefe Administrativo revisa la documentación y autoriza la creación de
pedido de compra.
El encargado de compras en un plazo de 5 días ingresara la orden de
compra al sistema y la enviara vía mail al solicitante.
El solicitante debe avisar con anticipación si cuenta con un proveedor
nuevo (confirmar con encargado de compras), el tiempo aproximado para
que este sea creado en el sistema 3 días.
Escribir siempre nombre del solicitante en SOC
Escribir CECO correspondiente en cada SOC
Escribir GLOSA en cuadro comentario a fin de detallar de mejor manera la
solicitud de la orden de compra.
El Solicitante será el responsable de enviar la orden de compra al
proveedor.
El solicitante debe coordinar la entrega de los materiales o servicios con el
proveedor y recepcionar los documentos ya sea este factura o boleta de
honorarios y enviar firmada conforme al área administrativa de inmediato.
Las Facturas solo serán recibidas si vienen respaldadas con la orden de
compra o el número de esta.
Protocolo para la recepción de las Boletas de Honorarios
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El solicitante debe ingresar por plataforma ticket solicitud de autorización
para la creación de la orden de compra, ajuntado planilla pago boletas de
honorarios.
Fecha de recepción de boletas honorarios alumnos ayudantes: 15 de cada
mes, o día hábil siguiente.
Los alumnos nuevos deben ser informados a la contadora vía mail a lo
menos 3 días antes de la fecha de recepción de las boletas de honorarios,
debido a los tiempos que se generan para crear al alumno en el sistema “3
días aproximadamente”.
La información debe ser enviada al subdirector administrativo en un Excel
detallando Rut, nombre alumno, horas y montos. Adjuntando PDF de
boletas de honorarios que coincidan con el detalle del Excel.
De no enviar a tiempo esta información se presentaran pagos desfasados.
Recibida la Documentación se estima 2 semanas para ingresar las boletas al
sistema y estas sean efectivamente pagadas.
De existir alguna situación especial con algún pago el área administrativa
informara de inmediato indicando la fecha de un posible pago.
Para que el alumno revise si su pago esta liberado puede verlo en la
siguiente pagina
https://www.bci.cl/belwls/empresarios/beneficiarios/index.htm