| Administrar, mantener y preservar los bienes muebles e inmuebles

MACRO PROCESO DE APOYO
PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
Fecha de Aprobación
CAR-PRO-AB-001
Página
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OBJETIVO
Fecha de Revisión
Versión
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30/11/2011
22/02/2012
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Administrar, mantener y preservar los bienes muebles e inmuebles de la Entidad cubriendo las necesidades de útiles,
materiales, bienes muebles e infraestructura, prestando los servicios de cafetería, aseo y transporte para satisfacer
las necesidades de operación de la Procuraduría General de la Nación.
ALCANCE
Inicia con las solicitudes de bienes y/o servicios por parte de un funcionario y/o dependencia de la entidad y termina
con la entrega de los bienes y/o servicios a satisfacción del requerimiento.
LÍDER DEL
PROCESO
PROVEEDOR
NIVEL NACIONAL Jefe de la División Administrativa y Grupos de trabajo correspondientes.
NIVEL REGIONAL Coordinadores administrativos y jefe de la división administrativa
ENTRADA
SUBPROCESOS/ETAPAS
SALIDA
USUARIO
-Todas las dependencias de
-Requerimientos y
- Almacén e inventarios.
- Comprobantes de
devoluciones de
Ingresos, Egresos y la Procuraduría.
- Inmuebles.
-Personas naturales o
bienes.
Traslados.
- Logística
jurídicas que compran bines
-Solicitudes de
- Certificación de
- Administración de vehículos
vendidos o subastados por
servicios
prestación del
la entidad.
(transporte, aseo y
servicio.
cafetería).
- Informes.
- Solicitudes de
- Inventarios.
existencias de
- Boletines diarios de
elementos.
Almacén.
- Solicitudes de
adecuación de
puestos de trabajo,
Todas las
dependencias de
la Procuraduría.
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arreglo de bienes
muebles e
inmuebles.
- Identificación,
adecuación y
consecución de
nuevas sedes.
- Solicitudes de
mantenimiento de
vehículos.
-Solicitudes de
bajas definitiva de
bienes.
-Solicitud de
Traslado de bienes
entre funcionarios
o dependencias de
la PGN.
-Declaraciones de
Impuestos
Distritales.
- Facturas de
Empresas
Compra venta.
Privadas y
- Facturas de
Entidades Públicas Servicios Públicos.
que suministran
-Impuestos
bienes y servicios.
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-
Comprobantes de
Ingreso.
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RECURSOS
- Recursos Financieros.
- Recursos Humanos.
- Recursos Físicos.
- Recursos Tecnológicos
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LÍMITES DEL SUBPROCESO
INICIO: Solicitud del bien, servicio y/o requerimiento.
FIN:
Entrega del bien, servicio y/o requerimiento.
NORMATIVIDAD-REQUISITOS
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Decreto 262 de 2000, Ley 769 de 2002, Resolución 357 de 2003, Ley 610 del 2000, Circular 25 del 2000 de la Contaduría General
de la Nación, Ley 716 del 2001, Ley 675 del 2001, Ley 810 del 2003, Ley 42 de 1993, Ley 87 de 1993, Circular Externa No. 011 de
1996 de la Contaduría General de la Nación, Ley 734 de 2002, Decreto 4444 de 2008, Resolución 322 de 2 de octubre de 2009,
Decreto 2474 de 2008, Decreto 4637 de 2008,Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y demás normas concordantes.
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INDICADORES DEL PROCESO
-Formulación, ejecución y
evaluación del Plan de Compras
del nivel central.
-Formulación, ejecución y
evaluación del Plan de
Contratación del nivel central.
- Conservación y mantenimiento
correctivo y preventivo de
inmuebles a nivel central.
-Conservación y mantenimiento
correctivo y preventivo de
inmuebles a nivel nacional.
-Procesos de contratación
adjudicados para remodelación,
rehabilitación y adecuación de
inmuebles a nivel nacional.
- Adquisición de bienes
inmuebles.
Cumplimiento en el trámite para el
pago de contratos de
arrendamiento.
-Actualización del inventario de
bienes de la entidad.
-Enajenación de Bienes.
OBJETIVOS DE CALIDAD RELACIONADOS CON EL
PROCESO
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-Fomentar en los funcionarios la cultura de servicio tanto
a usuarios internos como externos.
-Mejorar los tiempos de respuesta y trámite de los
procesos al interior de la entidad.
-Alcanzar niveles adecuados de satisfacción de los
usuarios con respecto a los servicios ofrecidos..
-Buscar permanentemente la mejora continua de los
procesos
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CONTROLES
Los establecidos en el
mapa de riesgos.
-Porcentaje de rotación de los
inventarios nuevos.
-Porcentaje de rotación de los
inventarios nuevos.
-Eficiencia en el servicio de
transporte.
-Eficiencia en el servicio de
transporte fuera de bogota
(comisiones).
-Eficiencia en el mantenimiento
preventivo.
-Eficiencia en el mantenimiento
correctivo.
-Eficiencia prestación servicios de
hornos sede principal.
FECHA
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VERSIÓN No.
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ELABORÓ: Claudia Betancourt, Julio Garcia
CARGO: Asesor
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FECHA: 30/11/2011
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DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
Actualización de v1
REVISÓ: Cristina Camacho Gandini
CARGO: Jefe Administración de
bienes y servicios.
FECHA: 30/11/2011
APROBÓ: Martha Isabel Castañeda
CARGO: Viceprocuradora
FECHA: 22/02/2012
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