Detalles del proceso de votación para la Elección de

COPIA NO CONTROLADA
INSTRUCTIVO
Titulo: VOTACIÓN
ZONALES
DE
ASOCIADOS
-
Código: CO-INJUNTAS 106
Versión: 2
1. OBJETIVO
Detallar el proceso de Votación para la Elección de Representantes a Juntas Zonales de la Cooperativa
2. ALCANCE
Inicia con la apertura de |las urnas en las oficinas de Coomeva y Bancoomeva de cada una de las zonas
electorales
y
culmina
con
el
cierre
de
la
jornada
de
votación.
Tiene alcance a nivel nacional, en las Zonas y Oficinas de la Cooperativa donde se hayan dispuesto Urnas
para ejercer el derecho al voto.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
3.1. Tribunal de Elecciones y Escrutinios: Organismo encargado de dirigir las elecciones, velar porque
éstas se lleven a cabo en un marco legal y garantizar que éstas reflejen la voluntad del elector. Está
conformada por tres (3) asociados principales y tres (3) suplentes elegidos por la Asamblea General de
Delegados..
3.2. Comisiones Electorales y Comités Auxiliares de Elecciones: Organismos nombrados por el Tribunal
de Elecciones y Escrutinios, en cada una de las zonas electorales y en oficinas que hacen parte de la Zonas
Electorales, encargados de dirigir las elecciones, velar porque éstas se lleven a cabo en un marco legal y
garantizar que éstas reflejen la voluntad del elector.
3.3. Representantes a Junta Zonal: son los asociados hábiles que han sido elegidos por los asociados para
que los representen en la Junta Zonal y los delegados elegidos a la Asamblea General de Coomeva que
pertenezcan a la zona electoral en donde se llevan a cabo las elecciones.
3.4. Testigo Electoral: Es aquel asociado designado por quien encabeza una plancha admitida para la
elección de Representantes a Juntas Zonales, con la función principal de presenciar el proceso de votación,
previa acreditación por parte de la Comisión Electoral o los Comités Auxiliares de Elecciones, por delegación
del Tribunal de Elecciones y Escrutinios.
3.5. Zona Electoral: Área geográfica constituida por los municipios que hacen parte de una Unidad Zonal de
Coomeva, conforme a la reglamentación expedida por el Consejo de Administración
3.6. Material Electoral: Para efectos del proceso de votación, comprende: La urna y sus adhesivos de
apertura y cierre, el cuadernillo de Planchas, la papeleta de votación, el instructivo de votación, el registro de
votantes, el aplicativo “Proceso Electoral”, los equipos de cómputo, los listados de asociados hábiles,
lapiceros, mesas y sillas de votación.
3.7. Voto en Blanco: Es aquel que expresamente se emite en blanco.
3.8. Voto Nulo: es aquel que se presenta cuando el elector marca más de un número de plancha en la
papeleta de votación o no escribe ningún número de plancha o es ilegible. De igual forma es nulo el que tiene
origen fraudulento.
4. DESCRIPCIÓN
4.1. GENERALIDADES
4.1.1. Podrán ejercer el derecho al voto los Asociados que sean hábiles de acuerdo con la fecha determinada
por el Consejo de Administración y las posteriores habilitaciones hechas por la Junta de Vigilancia en las
fechas establecidas en la convocatoria electoral (Resolución No. 358 de Agosto 23 de 2013).
4.1.2. La Cooperativa enviará a todos los Asociados hábiles, a la dirección registrada en la Cooperativa,
información sobre las planchas admitidas en cada Zona Electoral y por las cuales puede sufragar. Igualmente
publicará el cronograma electoral, los lugares de votación, horarios de atención e instrucciones para votar.
4.1.3. Las votaciones se realizarán simultáneamente en las dieciocho 18 Zonas Electorales a nivel Nacional,
el día 22 de Febrero de 2014, a partir de las 8:00 a.m. en horario continuo hasta las 4:00 p.m., según lo
establecido en la Resolución No. 358 de Agosto 23 de 2013.
4.1.4. La Cooperativa publicará en sus instalaciones o en sus medios de comunicación todo lo concerniente al
proceso democrático: Reglamento de Elecciones, cronograma, información de las planchas inscritas, sistema
de votación, Representantes electos, etc. La información podrá ser igualmente obtenida mediante acceso del
Asociado a la página web de la Cooperativa www.coomeva.com.co
4.1.5. En las mesas de votación ubicadas en municipios diferentes a la sede de la Zona Electoral y que hagan
parte del proceso electoral que se adelanta, solo podrán votar los Asociados registrados en dicha zona, de
acuerdo con la información reportada a la Cooperativa.
4.1.6. El Asociado deberá asistir personalmente a las oficinas de Coomeva, y Bancoomeva donde se hayan
habilitado urnas para ejercer el derecho al voto.
4.1.7. El voto es secreto y las autoridades electorales deben garantizar el derecho que tiene cada Asociado de
votar libremente sin revelar sus preferencias.
4.1.8. Las personas jurídicas asociadas a la Cooperativa podrán elegir, pero no ser elegidos en los procesos
de elección de Representantes a Juntas Zonales; ejercerán su derecho al voto por intermedio de su
Representante Legal.
4.1.9. Los Asociados ejercerán su derecho al voto, a través del sistema de votación con papeleta en urnas.
Toda papeleta de votación debe tener la marca de la Comisión Electoral o Comité Auxiliar; de no tenerla, será
considerado voto nulo.
4.1.10. El Asociado podrá votar en blanco y se tendrá en cuenta para la conformación del cuociente electoral.
4.1.11. Los candidatos Cabezas de Plancha solo podrán hacer la designación del Testigo Electoral, previa
solicitud escrita a la Comisión Electoral o Comité Auxiliares de Elecciones con una anticipación de ocho días
calendario a la fecha de votación, quienes le expedirán la autorización respectiva para su ingreso al sitio de
votación desde la apertura, hasta el cierre de las elecciones y le entregará la escarapela que lo identifique
como “TESTIGO”. Toda designación realizada por fuera de este término se considerará extemporánea y será
rechazada por la Comisión Electoral o Comité Auxiliar de Elecciones. Ver CO-DC-285 Testigo Electorales.
4.1.12. El Testigo Electoral, podrá presentar reclamo o queja, a las autoridades electorales conforme a lo
indicado en el artículo 22, de la resolución No. 357 del Reglamento de Elección de Representantes a Juntas
Zonales.
4.1.13. Las respectivas Comisiones Electorales en coordinación con los Gerentes Zonales y el apoyo del
personal de la Unidad de Educación y Democracia, aseguraran la logística del proceso de votación y del
material para la votación.
4.1.14. Con el fin de controlar que el asociado se encuentre hábil, pertenezca a la zona electoral en la que va
a votar y vote una única vez, se dispondrá el módulo de "Registro de Votantes" en el aplicativo
"Administración proceso Electoral" al cual el Representante de la Comisión Electoral debe ingresar con su
usuario y contraseña designados.
4.2. APERTURA DE URNAS
4.2.1. Antes de la apertura de la oficina, el Representante de la Comisión Electoral o del Comité Auxiliar de
Elecciones debe marcar las papeletas de votación en el espacio indicado y verificar que las urnas se
encuentren vacías.
4.2.2. Una vez realizada la verificación de las urnas, el Representante de la Comisión Electoral o del Comité
Auxiliar de Elecciones, debe colocar adhesivo en la ranura de la urna.
4.2.3. El Director de Servicios de Bancoomeva realiza la apertura de la oficina.
4.2.4. El Representante de la Comisión Electoral o del Comité Auxiliar de Elecciones, da inicio a la votación en
la hora indicada y elabora la respectiva acta de apertura.
4.2.5. El Representante de la Comisión Electoral o Comité Auxiliar de Elecciones, debe permitir el acceso a
los asociados al puesto de votación de manera ordenada.
4.3. VOTACIÓN
4.3.1. El Asociado una vez dentro de la oficina debe dirigirse al puesto de votación.
4.3.2. El Representante de la Comisión Electoral o Comité Auxiliar de Elecciones, debe solicitar documento de
identificación al asociado para poder entregarle la papeleta de votación. Si el Asociado es una persona natural
el documento a solicitar es cedula de ciudadanía, contraseña, o cedula de extranjería vigente. En caso que el
asociado sea una persona jurídica se le debe solicitar certificado de la cámara de comercio con una vigencia
máxima de 30 días de expedido o certificado de representación expedido por otros organismos competentes.
4.3.3. El Representante de la Comisión Electoral o Comité Auxiliar de Elecciones deberá constatar que el
documento de identidad presentado por el Asociado si corresponda al titular del documento.
4.3.4. Si el asociado no presenta el documento solicitado, no podrá ejercer el derecho al voto y será
responsabilidad del Representante de la Comisión Electoral o Comité Auxiliar de Elecciones informarle la
situación al asociado.
4.3.5. Posterior a la presentación del documento por parte del asociado, el Representante de la Comisión
Electoral o Comité Auxiliar de Elecciones, debe ingresar el número de identificación del asociado al módulo
"Registro de votantes".
En caso de que el asociado no sea una persona hábil, el sistema arrojará el siguiente mensaje:
"El
asociado
de
cédula
XXXX
no
tiene
habilidad
para
votar"
En caso que el asociado no pertenezca a la zona en la que se va a registrar el voto, el sistema arrojará el
siguiente mensaje:
"El asociado de cédula XXXX no pertenece a la zona XXXXX, el asociado registra como vinculado en la zona
XXXXXXX."
En caso que el asociado ya registre votación en alguna oficina de la zona electoral, el sistema arrojará el
siguiente mensaje:
"El asociado de cédula XXXXX registra que ya ejerció el derecho al voto en la zona XXXX, oficina XxDescripción”
En este caso la Comisión Electoral o Comité Auxiliar de Elecciones, informará por escrito al Comité Zonal de
Vigilancia, sobre la presente anomalía para que se adelante la investigación pertinente.
4.3.6. Si el asociado no cumple con alguno de los requisitos para votar, no podrá ejercer el derecho al voto y
es responsabilidad del Representante de la Comisión Electoral o Comité Auxiliar de Elecciones, informar la
situación al asociado.
4.3.7. Cuando se determine que el asociado cumple con los requisitos el Representante de la Comisión
Electoral o Comité Auxiliar de Elecciones entrega al asociado papeleta de votación, resalta el nombre del
asociado en el listado de asociados hábiles y solicita marcar legiblemente el voto.
4.3.8. Una vez el asociado deposite la papeleta de votación en la urna, el Representante de la Comisión
Electoral o Comité Auxiliar de Elecciones, verificará que el documento de identificación del asociado le sea
devuelto.
4.3.9. El Representante de la Comisión Electoral o Comité Auxiliar de Elecciones consigna el nombre, número
de identificación y hora de votación del asociado en el formato físico CO-FT-590 Control de Votos Elección
Juntas Zonales.
4.3.10. El asociado accede a la mesa de votación y escribe legiblemente el número de plancha de su
preferencia o selecciona el voto en blanco.
4.3.11. El asociado debe depositar la papeleta de votación en la urna. Una vez haya sido depositada, el
Representante de la Comisión Electoral o Comité Auxiliar de Elecciones, consigna en el módulo registro de
votantes del aplicativo la cedula del asociado, como un asociado que ejerció el derecho al voto.
4.3.12. El Asociado debe firmar el CO-FT-590 Control de Votos Elección Juntas Zonales.
4.3.13 Se dispondrá de una línea telefónica para atender todos los inconvenientes que se puedan presentar
durante la jornada electoral
4.4. CIERRE DE URNAS
4.4.1. Una vez el Director de Servicio de Bancoomeva realiza el cierre de la oficina en la hora estipulada en la
Resolución 358, el Representante de la Comisión Electoral o Comité Auxiliar de Elecciones debe verificar que
los asociados hábiles que se encuentran dentro de la oficina ejerzan el derecho al voto.
4.4.2. Solo hasta que todos los asociados hábiles que se encuentran dentro de la oficina ejerzan el derecho al
voto, el Representante de la Comisión Electoral o Comité Auxiliar de Elecciones sellará la urna con el
adhesivo y cerrará la Jornada de Votación.
4.4.3. El Representante de la Comisión Electoral o Comité Auxiliar de Elecciones debe generar la respectiva
Acta Cierre de Jornada.