Project Charter

Nombre del Proyecto
Acta del Proyecto
Aquí se debe poner el nombre del proyecto para que aparezca en todas las
páginas del documento. Se debe poner como encabezado/pie de página
Este documento muestra la definición inicial del proyecto, es el punto de arranque para el mismo y
sirve de guía para el equipo de trabajo y los Interesados/afectados por el mismo. Sienta las bases del
punto de partida, el punto de llegada y cómo pensamos lograr nuestro objetivo.(NOTA: estos textos
en letra cursiva y en ROJO son meramente informativos y pueden ser eliminados del documento)
A. Información General.
Nombre
Proyecto:
del
Preparado por:
Fecha:
Contactos.
Lista de Individuos que puedan ser o deben ser contactados para obtener información del proyecto.
Posición
Título/Nombre/Departamen Teléfono (ext.)
to
E-mail
Patrocinador del
Proyecto
Administrador
del Proyecto
Representante
(s) del Usuario
Equipo del
Proyecto
Otros
B. Propósito del Proyecto.
En esta sección de definen las razones para llevar a cabo el proyecto.
1. Objetivo del Proyecto.
Define el objetivo específico del proyecto indicando la relación que tienen este último con los
objetivos estratégicos de la organización.
Un objetivo debe de ser:
 Específico.
 Medible.
 Realista.
 Restringido en términos de Tiempo, Costo y Calidad.
1
Nombre del Proyecto
Acta del Proyecto
Aquí se debe poner el nombre del proyecto para que aparezca en todas las
páginas del documento. Se debe poner como encabezado/pie de página
2. Descripción de la Necesidad.
La Necesidad es una pregunta, un pendiente o una situación que necesita ser contestada o resuelta,
describe el problema que este proyecto resolverá.
3. Justificación del Proyecto.
Se describe porque, en base a los objetivos y a la necesidad a satisfacer, se justifica la
realización de un proyecto como éste.
C. Supuestos.
Los supuestos son todo aquello que se da por hecho, que se considera verdadero para términos del
proyecto pero sin contar con la información para garantizarlo. Los supuestos se hacen ha falta de
hechos concretos. Es de suma importancia identificarlos y resolverlos antes de iniciar trabajos dentro
del plan. Incluya todos los supuestos a considerarse en este momento para el proyecto.



D. Descripción del Proyecto, Alcance e Hitos principales.
En esta sección se desarrollara la descripción del proyecto, la cual incluye definir a los usuarios, sus
necesidades, sus requerimientos y los entregables del proyecto. Además, en esta sección, como
parte de la descripción es necesario describir los principales riesgos al igual que los principales hitos
(milestones) del proyecto.
El alcance del proyecto se refiere al quién, el qué, el dónde y el porqué del proyecto. Hasta dondé
vamos a llegar en el desarrollo del proyecto y cuales serán nuestros productos entregables.
1. Usuarios del Proyecto.
¿Para quién es este proyecto? Describe a los usuarios de este proyecto.
Nombre
Puesto y Área
2
Nombre del Proyecto
Acta del Proyecto
Aquí se debe poner el nombre del proyecto para que aparezca en todas las
páginas del documento. Se debe poner como encabezado/pie de página
2. Necesidades del Usuario.
Describe las necesidades a satisfacer en este proyecto en términos del usuario/cliente.
Definir claramente qué es para los usuarios cada uno de estos conceptos y como serán medidos.
Necesidad
Ejemplo:
Tener Control de los
proyectos y recursos
Descripción
Para tomar decisiones acertadas de acuerdo con los cambios en
las condiciones operativas. Contar con la información suficiente y
oportuna del estado de los proyectos para realizar comparativos y
retroalimentar a los equipos de proyectos.
3. Requerimientos del Usuario.
a) Expectativas
Describir las expectativas de los usuarios, ¿qué los hará felices?
b) Procesos y funciones de Negocio a ser definidos o soportados por este proyecto.
Describe que aspectos del negocio se definirán y/o se verán afectados por este proyecto y qué si
forman parte del alcance de este proyecto y que no.
Dentro del Alcance
Fuera del Alcance
 Proceso A.
 Operación del proceso A.
 Proceso B.
 Operación del proceso B.
c) Interfaz/Interdependencias con otros proyectos, áreas y/o sistemas
Identifica otros esfuerzos organizacionales con los cuales se tendrá Interfaz/interdependencias y
que si no son claras y correctamente definidas, ejecutadas y/o implementadas con la ayuda y
soporte de los responsables de dichos proyectos pueden afectar el éxito de tu proyecto:
Interfaz: Se refiere a la relación que puede existir entre dos o más proyectos, áreas y/o sistemas
mediante la cual existe un intercambio de insumos necesario para que uno o varios de los
componentes de alguno o varios de los proyectos puedan operar, principalmente asociado a
productos completos o parciales generados en los proyecto, por ejemplo: para que el proyecto A
pueda terminar cierto entregable requiere que el proyecto B termine cierta definición de procesos.
Interdependencia: Se refiere a la relación que pueda existir entre dos o más proyectos, áreas o
sistemas donde se requiere la liberación de ciertos recursos (humanos, tecnológicos, materiales,
infraestructura, instalaciones, etc) para que continue la operación de alguno o varios de estos
proyectos.
Dentro del Alcance
Descripción de la Interfaz / interdependencia
3
Nombre del Proyecto
Acta del Proyecto
Aquí se debe poner el nombre del proyecto para que aparezca en todas las
páginas del documento. Se debe poner como encabezado/pie de página
Fuera del Alcance
Descripción
4. Entregables Finales por Etapa.
Describe las principales etapas del ciclo de vida de tu proyecto y dentro de cada una de ellas los
principales entregables junto con sus criterios de aceptación. Qué necesita el cliente/usuario para
declarar que el proyecto ha sido realizado y terminado correctamente.
Etapa
Ej: Análisis
Entregable
Gap Análisis entre situación
actual y deseada.
Criterios de Aceptación
Incluir todos los satélites y
subsistemas.
Incluir RH
5. Riesgos/Impactos Negativos.
Identificar las amenazas hacia el proyecto que impidan el logro del mismo, Identificar grupos, áreas
que puedan tener un efecto negativo por este proyecto.
Descripción del
Riesgo
Descripción
del Impacto
en el proyecto
Plan de Respuesta
(Estrategia de
Mitigación)
Prioridad
(1-9)*
Responsable



4
Nombre del Proyecto
Acta del Proyecto
Aquí se debe poner el nombre del proyecto para que aparezca en todas las
páginas del documento. Se debe poner como encabezado/pie de página
*Prioridad = Probabilidad de que suceda el riesgo (Alto, Medio, Bajo) x el impacto del mismo (Alto,
Medio, Bajo) de acuerdo a la siguiente matriz de Priorización de riesgos.
6. Resumen de los Principales Hitos (Milestones) Administrativos del
proyecto y sus entregables.
Un hito es un punto de control en el proyecto, un indicador importante, generalmente relacionada a
productos o eventos (autorizaciones, entregas, inicio o fin de fase, etc.) Se incluyen algunos ejemplos
Evento
Fecha de
Terminación Estimada
Duración Estimada
Aprobación del Project Charter.
Plan de Trabajo
Agregar todos los que consideren
importantes
E. Autoridad en el Proyecto
Describa la autoridad requerida por los individuos y en la organización para la correcta realización de
este proyecto, incluya las limitantes o restricciones en este rubro y la autoridad que se otorgará al
administrador el proyecto.
 Del proyecto:
Por medio de este documento se aprueba el proyecto aquí mencionado y el patrocinador se
compromete a proporcionar los recursos y tiempo necesarios para llevarlo a cabo hasta su
terminación y éxito de acuerdo a lo indicado en el plan de trabajo a desarrollarse por el
equipo del proyecto una vez que dicho plan esté aprobado.
 Del Administrador del proyecto:
Se le confiere al administrador del Proyecto la autoridad suficiente y necesaria sobre los
recursos del proyecto con el fin de llevar al proyecto a su éxito.
Incluya todos aquellos individuos, además de los ya descritos en los puntos anteriores, para los
cuales considere necesario especificar los niveles de autoridad dentro del proyecto y describa cada
uno de ellos
 individuo:
Descripción del nivel de autoridad.
5
Nombre del Proyecto
Acta del Proyecto
Aquí se debe poner el nombre del proyecto para que aparezca en todas las
páginas del documento. Se debe poner como encabezado/pie de página
F. Metodología a seguir para la solución del problema
Se describen en forma detallada los pasos y/o etapas a seguir durante el desarrollo del proyecto.
G. Diagrama de tiempos detallado
Diagrama de Gantt detallado, con asignación de tareas personalizadas, ruta crítica, costos, etc. Se
puede incluir una matriz de responsabilidades que incluya a todos los integrantes y todas las
actividades por realizar.
H. Firmas
Las firmas de las siguientes personas formalizan la aprobación del proyecto a través de este Project
Charter. El administrador del proyecto tiene la autoridad para proceder con el proyecto de acuerdo a
lo definido en este documento.
Posición/Título
Cliente o patrocinador del
Proyecto
Nombre y Firma
Fecha
Patrocinador tecnológico del
Proyecto (interno o externo,
si aplica)
Administrador del Proyecto
(alumno líder)
Proveedor/Responsable
(Profesores)
___________________
Alejandro Pineda
___________________
David Higuera Rosales
___________________
Mario Rivera Cruz
Otros
Interesados/Involucrados
6