Señora - Superintendencia de Sociedades

220-05205
Ref: La no convocatoria a reuniones con el fin de aprobar balances de fin de ejercicio y el derecho
de inspección.
Se recibió su comunicación radicada bajo el número 2002-01-003434 mediante la cual consulta lo siguiente:
1.
2.
3.
Se informe como una sociedad anónima está obligada legalmente a convocar a sus socios a una Asamblea
Ordinaria y/o Extraordinaria y si previamente a la fecha de la Asamblea debe colocar la documentación a
disposición de los socios y por cuanto tiempo.
Se informe si una sociedad anónima puede eludir constar por escrito si así se ha solicitado la fecha de la
asamblea y la disposición de la documentación a los socios de la sociedad existiendo varias solicitudes .
Se informe cual es el procedimiento y la documentación para solicitar la presencia de un delegado de la
Superintendencia de Sociedades en una Asamblea de accionistas en una sociedad anónima.
Al respecto, dispone el artículo 422 del Código de Comercio, que la asamblea debe reunirse por lo menos
una vez al año en forma ordinaria, en las fechas en que se señalen en los estatutos y en silencio de estos,
dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio; el artículo 423, establece que las
reuniones extraordinarias de la asamblea se efectuarán cuando lo exijan las necesidades imprevistas o
urgentes de la compañía, por convocación de la junta directiva, del representante legal o del revisor fiscal. A
su vez la misma disposición consagra los eventos en que el Superintendente puede ordenar la convocatoria o
convocar directamente.
Por su parte, el mismo artículo 422 en sus incisos 2º y 3º, dispone: "Si no fuere convocada, la asamblea se
reunirá por derecho propio el primer día hábil del mes de abril, a las 10.a.m., en las oficinas del domicilio
principal donde funcione la administración de la sociedad.
Los administradores permitirán el ejercicio del derecho de inspección a los accionistas o a sus representantes
durante los quince días anteriores a la reunión."
De los referidos preceptos se infiere lo siguiente:
1.
Que una sociedad anónima tiene la obligación legal de convocar a la asamblea para celebrar por lo menos
una reunión ordinaria anualmente, no así respecto de las reuniones extraordinarias, cuya celebración
obedece a razones relacionadas con las necesidades imprevistas o urgentes de la compañía, premisa por
virtud de la cual el legislador delegó en principio en los administradores y en el revisor fiscal, la facultad
de establecer los eventos que a su juicio justifiquen la celebración de reuniones con carácter de
extraordinarias.
2.
Que frente al incumplimiento del deber de convocatoria a la reunión ordinaria por parte de la sociedad,
el legislador consagró el derecho y la obligación de los accionistas, para reunirse por derecho propio el
primer día hábil del mes de abril a las 10.a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la
administración de la sociedad.
3.
Que la regla aplicable para las sociedades por anónimas, contenida en el artículo 422 inciso 3º, garantiza
a los accionistas el ejercicio del derecho de inspección a los libros y documentos de la sociedad, durante
los quince días hábiles anteriores a la reunión en la que se sometan a su consideración los balances de
fin de ejercicio.
Ahora bien, en torno al tema objeto de análisis, es preciso observar que también el legislador otorgó a esta
Superintendencia la facultad de ejercer algunas medidas administrativas respecto de sociedades que no se
encuentren vigiladas por la Superintendencia Bancaria o de Valores, una de las cuales, se concreta en la
posibilidad de convocar directamente a las reuniones de junta de socios o asamblea, previa solicitud escrita
de uno o más asociados representantes de no menos del diez por ciento del capital social o de alguno de sus
administradores, a fin de se consideren los temas previstos en el artículo 422 del Código de Comercio (artículo
87 numeral 2º , ley 222 de 1995).
Frente al hecho de la no convocatoria y sin perjuicio de la posibilidad que le asista a la sociedad para abstenerse
de contestar por escrito sobre los temas objeto de su solicitud, aspecto que escapa a la órbita de esta
Superintendencia, los socios tienen derecho a sesionar válidamente en una reunión por derecho propio tal y
como lo dispone el inciso segundo del artículo 422 del Código de Comercio, así como ejercer inspección,
sobre los libros y documentos de la sociedad, durante los quince días hábiles anteriores a la reunión de la
asamblea en que se consideren balances de fin de ejercicio, por ser éste un derecho que la acción confiere a
su propietario, del que surge en forma correlativa el deber de garantizar su ejercicio, por parte de los
administradores.
Adicionalmente, uno o más asociados representantes de por lo menos el diez por ciento del capital social o
alguno de sus administradores, podrá solicitar a esta Superintendencia, por conducto del grupo de visitas y
evaluación de descargos, la práctica de una investigación administrativa, en la que se denuncien los hechos
lesivos de la ley o de los estatutos y los elementos de juicio que tiendan a comprobarlos, a fin de que este
organismo decrete las medidas que estime pertinentes de acuerdo con las facultades deferidas por la ley.
(artículo 87 numeral 5 de la Ley 222 de 1995).
El procedimiento para la solicitud de delegado a las asambleas, fue consignado también en el numeral primero
del citado artículo 87. Por tanto, uno o varios socios que representen el 10% del capital social o alguno de sus
administradores, pueden solicitar a esta Superintendencia, por conducto de la Delegatura para la Inspección,
Vigilancia y Control, el envío de un delegado a las reuniones de asamblea o junta de socios, lo que desde luego
implica indicar el lugar, la fecha y la hora de la reunión a celebrarse.