Pauta para una Presentación Oral Exitosa Compilado por Mauricio Lumbrera y Jaime Sánchez (1996) Temas de esta guía 1. Objetivo de la presentación y conocimiento de la audiencia 2. Estructura, Caracteristicas y elementos de una 3. 4. 5. buena presentación ¿Cómo usar las ayudas visuales? Recomendaciones Finales Temas Finales para recordar 1. Objetivo de la presentación y conocimiento de la audiencia Inspirar o motivar. Utilizar un método persuasivo. (tipo vendedor) Enseñar o transferir información. Analizar o debatir ideas. Entretener. ¿Es la audiencia voluntaria o no? ¿Tiene interés la audiencia en el tema? ¿Cuál es el nivel de experiencia o conocimiento? ¿Cómo reconciliar objetivos del expositor con las necesidadesde la audiencia? 2. Estructuración de la presentación 2.1 Dar estructura: ¿cómo? o o o o La apertura: El presentador necesita llamar la atenciónde la audiencia y comunicarle por qué vale la pena escucharlo Introducción al tema: El presentador da un breve resumen del material a ser cubierto El cuerpo de la presentación: El presentador presenta información o argumentos Cierre: Se delinean las conclusiones de la información presentada o se realiza un resumen con las proyecciones del tema. Es bueno dejar a la audiencia con algo acerca de qué pensar 2.2 Intentar o o o Decirle a la audiencia qué se va a decir Decirlo Decirle qué ha dicho 2.3 Tres características de una buena presentación o o Claridad: Mantener las ideas y el lenguaje simple Motivación: Hacerlo de una manera personal "creyéndose el tema" o Novedad: Asegurar que el enfoque o la presentación es original 2.4 Elementos de una buena presentación o o o o Enlaces o "links": usar sentencias que enlazan una pieza de argumento con la próxima de manera lógica. Resúmenes y repeticiones: técnica útil para asegurar que la audiencia sigue el argumento. Además permite manejar la expectativa de la audiencia indicándoles que cosa se debe tener en cuenta para próximos tópicos. Organizar el material: No empezar con el material mas importante, tratar de distribuirlo. Presentar en cada sección el material mas aburrido al principio. Esto da variedad a la charla e implica dar la idea que la audiencia obtendrá ítems importantes a lo largo de toda la charla. 2.5 Chequear las posibles fallas de la presentación: Releer la presentación y verificar los siguientes topicos ¿La apertura genera la llegada adecuada? ¿Está el tópico principal claramente definido? ¿Se sigue lógicamente el argumento, paso a paso o con una estructura? ¿Hace uso de repetición y enlaces adecuado? ¿Existe información superflua que pueda ser removida? ¿Se incluyen ilustraciones interesantes y llamativas? ¿Está el material adecuadamente distribuido? ¿Hay alguna información que Ud. conoce y da por conocido? 3. Ayudas visuales El público es mas receptivo a imágenes que a la charla. No competir con la imagen, la imagen es un complemento para apoyar una proposición. ¿Por qué usar las ayudas visuales? o Clarificar ideas complejas e información. (figuras, estadísticas) o Demuestra la dinámica de un proceso o actividad. o Enfatisa e ilustra cierto punto. o Resume un argumento. No dar toda la información junta: evitar conclusiones apresuradas y pérdida de control de la audiencia. Tema del televisor: toma la atención del público a pesar que esté con volumen bajo y mostrando algo irrelevante Clips de video: Intercalados en la charla. No al final. Tratar de organizar la presentación en clips de no mas de 1 minuto. 3.1 Recetas para ayudas visuales Dibujar horizontalmente para rotular. Utilizar íconos para abreviar información gráfica. Colores: adiciona interés, diferencia entre puntos o secciones y enfatiza información importante.Usar consistentemente y en forma conservativa. Use contraste: colores tales como rojo significan alerta,verde continuar, azul sobre verde, amarillo o blanco sobre rosa son difíciles de ver. Mantener slides uniformes en diseño y tamaño. Ornamentos: Evitar si sólo es para demostrar que sabemos usar "PowerPoint". 3.2 Mas elementos de una buena presentación gráfica Siempre los slides deben tener título y ser relevantes a lo que uno dice. No deben ser una vaga ilustración Font y color: Letra helvética, Verdana ó Arial. Letras con ornamentos pueden ser divertidas pero difíciles de leer. No use font light. Use extra bold donde sea posible. Tenga en cuenta el tamaño. Solo Ud. verá las presentaciones desde unos metros de distancia. Use no mas de 7 items por slide, no mas de 7 palabras por frase. 4. Recomendaciones finales 4.1 Una transferencia exitosa del mensaje se logra al: Explicar, no leer ni memorizar. Transferir información de manera gradual de lo abstracto a lo concreto. Desde teoría hasta ejemplos. Busque ejemplos representativos. Considerar el lenguaje del cuerpo: Vestimenta, postura y movimientos, contacto visual, gestos y expresión facial. Hable a la audiencia y no a los equipos o la pizarra. 4.2 Escenarios catastróficos Aburrir a la audiencia. Perder control. 4.3 Para la presentación Conocer hora y día del evento. Saber los requerimientos de vestimenta. Extensión de la exposición. Horas complejas para presentar: o En la mañana temprano, o Después de comer o a ultima hora. o Último día de un evento. 5. Temas finales para recordar o o o o o o Sobreposición de temas: puede confundir y aburrir a la audiencia. Chequee y rechequee los hechos y figuras que presenta, sino pone en riesgo su calidad profesional. Prepárese para ser un vendedor ( muestre lo que sabe y oculte lo que no sabe ) Claros slides. Frases representativas. Manejo adecuado del tiempo.