P-GP-2 Procedimiento Ejecución, monitoreo y

Código: P-GP-2
PROCEDIMIENTO EJECUCION, MONITOREO Y CONTROL
PROCESO GESTION DE PROGRAMAS Y PROYECTOS
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1. OBJETIVO:
Establecer las actividades para que el Plan de Gestión del Proyecto se ejecute día a
día, garantizando el cumplimiento de los objetivos del proyecto.
2. ALCANCE:
Inicia con la socialización del plan de gestión del proyecto al equipo de trabajo y
termina aprobación de los entregables para iniciar el cierre del proyecto.
3. DEFINICIÓN:
Equipo de trabajo del proyecto:
4. RESPONSABLE:
Directores de área – Coordinador PMO - Gerente de Proyecto
5. CONDICIONES:
Para la ejecución de los proyectos se tomará como base el Plan de Gestión del
Proyecto realizado en el procedimiento Planeación de Proyectos P-GP-1 , en el cual se
han determinado elementos necesarios para su ejecución.
6. DESARROLLO DE ACTIVIDADES
6.1.
Elaborar el Plan de gerencia del proyecto
El Gerente/Coordinador del proyecto asigna, dirige y controla el desempeño de las
actividades planeadas, así como la coordinación de las etapas técnicas y
administrativas del proyecto. Con este objetivo elabora el Plan de Gerencia del
proyecto, el cual incluye:
-
Socializar el Plan de Gestión del proyecto
Asignar responsabilidades al equipo de trabajo
Definir el cronograma de seguimiento del proyecto
Realizar seguimiento a la ejecución del proyecto
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-
Definir las actividades y herramientas de monitoreo y control
Definir los informes administrativos del proyecto
El Plan de Gerencia del Proyecto es publicado en el repositorio de documentos del
proyecto.
6.2.
Socializar el plan de gestión del proyecto
El Gerente/Coordinador del proyecto socializa el Plan de Gestión del Proyecto con el
equipo de trabajo del proyecto, ya conformado por la gestión realizada por la Dirección
Administrativa y Financiera, a fin de que los miembros del equipo identifiquen el
alcance del proyecto, su cronograma y sus metodologías técnicas y administrativas.
Se genera un acta de la reunión de socialización.
6.3 Asignar responsabilidades al equipo de trabajo
El Gerente/Coordinador del proyecto asigna responsabilidades y roles a cada uno de
los miembros del proyecto en reunión conjunta con ellos, en cumplimiento de la
estructura organizacional y operacional del proyecto la cual establece canales de
comunicación y niveles de autoridad.
Igualmente precisa fechas de ejecución de las actividades y entrega de los productos
con la holgura suficiente para garantizar que se cumplan las etapas de revisión,
ajustes y aprobación en cumplimiento del cronograma general del proyecto; así como
los recursos necesarios y las metodologías administrativas y técnicas adoptadas por el
proyecto para el cumplimiento de las actividades definidas.
Se realizan todos los arreglos logísticos y operativos para la gestión del equipo de
trabajo (puestos de trabajo, permiso de acceso a determinadas áreas, creación de
cuentas de usuario con acceso a correo electrónico, repositorio de documentos, bases
de datos; entre otros; tanto en la Fundación FES como en las instalaciones del
cliente).
6.4 Definir las actividades y herramientas de monitoreo y control
El Gerente / Coordinador del proyecto define las actividades permanentes y las
herramientas para realizar monitoreo y control al cumplimiento del Plan de Gestión del
Proyecto, las cuales pueden incluir entre otras:
-
Tableros de control
Monitoreo a riesgos
Semáforo de cumplimiento de cronograma y entregables
Informes de ejecución presupuestal
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-
-
Canales de comunicación con los miembros del equipo de trabajo.
Los informes técnicos y administrativos del proyecto.
Actualización de repositorio de documentos con el fin de contar con
información confiable y oportuna para la toma de decisiones en el proyecto .
la
6.5 Definir el cronograma de seguimiento del proyecto
El Gerente/ Coordinador del proyecto establece un cronograma de seguimiento del
mismo, que considera reuniones entre:
-
Gerente / Coordinador del proyecto con el equipo del proyecto de la Fundación
FES
Gerente / Coordinador del proyecto con el Gerente del proyecto del cliente y/o
Gerente del proyecto de la supervisión o interventoría.
Gerente / Coordinador del proyecto con el Gerente del proyecto del cliente y/o
Gerente del proyecto de la supervisión o interventoría con el representante del
Sponsor.
Equipo del proyecto de la Fundación FES con el equipo del proyecto del cliente.
Para cada una de estos tipos de reuniones de seguimiento se establece la periodicidad
de sus sesiones, los temas a tratar, la forma de convocatoria. El cronograma de
seguimiento del proyecto se revisa conjuntamente con el Gerente del proyecto del
cliente para su validación y aprobación.
Ese cronograma de seguimiento es socializado con todos los miembros del equipo del
proyecto y publicado en el repositorio del documento del proyecto.
El proyecto puede ser objeto de una auditoria interna liderada por el proceso Gestión
Mejoramiento Continuo, la cual se planea en el Plan de Calidad.
6.6
Ejecutar las actividades del proyecto.
El equipo del proyecto realiza día a día todas las actividades tendientes a cumplir los
objetivos del proyecto, teniendo en cuenta que la Fundación FES puede ejecutar
proyectos en diversas áreas del conocimiento (Salud, Educación, Cultura Ciudadana,
entre otros) cuya ejecución requiere de la aplicación de técnicas particulares que están
documentados en procedimientos y/o instructivos relacionados en el proceso de
Gestión de Proyectos y/o en las metodologías propias del cliente.
Los integrantes del equipo generan los informes técnicos producto de la ejecución del
proyecto los cuales serán revisados de acuerdo con lo establecido en el plan de
calidad.
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6.7
Solicitar la compra de bienes y servicios para el proyecto
Todas las necesidades de compras de bienes y servicios descritas en Plan de Gestión
del Proyecto o aquellas nuevas que se requieran durante la ejecución para garantizar
el cumplimiento de los objetivos del proyecto, se deben solicitar al proceso de Gestión
Administrativa, a través del procedimiento Compra de bienes y servicios P-GA-1,
manteniendo control del presupuesto del proyecto.
Si durante la ejecución del proyecto se requiere la contratación de otros integrantes
del equipo adicionales a los identificados en la planeación del proyecto, se tramita la
solicitud con la Dirección Administrativa y Financiera diligenciando el formato F-GH-1
Solicitud de colaboradores con la respectiva justificación.
6.8
Realizar ajustes al presupuesto del proyecto
Durante la ejecución del proyecto puede presentarse la necesidad de modificar la
distribución de los rubros establecidos inicialmente en el presupuesto. Estos cambios
pueden realizarse con autorización del Gerente / Coordinador del proyecto y el
Director del área. Se deberá documentar el control de cambios de este componente.
Dependiendo de lo establecido en el Plan de Gestión del Proyecto este tipo de cambios
podrá requerir o no aprobación del Gerente del proyecto del Cliente.
El presupuesto del proyecto ajustado se envía a la Dirección Administrativa y
Financiera y al Director del Área.
6.9
Realizar seguimiento al Plan de Gestión del Proyecto
El Gerente / Coordinador del proyecto con base en las herramientas y actividades de
monitoreo y control definidas supervisa permanentemente el cumplimiento de los
objetivos del proyecto, así como los componentes del Plan de Gestión del Proyecto.
(Alcance, tiempo, costo, entregables)
Dentro de las actividades de monitoreo y control se establecen:

Seguimiento a la efectividad a los controles definidos para mitigar los riesgos
proyecto o a la identificación de nuevos riesgos que puedan afectar el mismo.
ser necesario puede actualizar los riesgos o los controles a
través
procedimiento Administración del riesgo P-GMC-9 del proceso Gestión
Mejoramiento Continuo.
del
De
del
de

Control al cumplimiento del plan de calidad del proyecto a fin de identificar posibles
mejoras al mismo respecto a la efectividad en las acciones de elaboración, revisión
y aprobación de los entregables, uso de metodologías y herramientas de calidad.
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
Control al plan de comunicaciones a fin de determinar si los canales dispuestos han
sido efectivos para informar y comunicar los avances del proyecto en sus diferentes
etapas.

Seguimiento al desempeño del equipo de trabajo; en el caso de identificarse
oportunidades de mejora se le comunican directamente al personal a fin de hacer
los ajustes.

Control a la ejecución del proyecto se pueden identificar problemas y restricciones
generales que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos del mismo.
Cualquier brecha identificada entre los resultados actuales y lo esperado debe tratarse
de manera inmediata mediante la formulación de acciones preventivas, correctivas o
de mejora con la implementación del procedimiento de formulación de acciones
preventivas, correctivas y de mejora P-GMC-6 y se socializa con el equipo de trabajo
del proyecto.
6.10 Realizar seguimiento al proyecto
En cumplimiento del esquema de seguimiento del proyecto establecido, el Gerente de
Proyecto realiza las sesiones: convocando a los participantes, logrando el alistamiento
de la información a revisar, realizando seguimiento a los compromisos establecidos,
estableciendo acciones a seguir y generando las actas respectivas.
La siguiente es la relación mínima de seguimientos a realizar.
Tipo
seguimiento
Reunión de
seguimiento
proyectos
Involucrados
Periodicidad
Director Ejecutivo, Director de Área,
Director Administrativo y Financiero,
Coordinador PMO y Gerentes de
Proyectos
Director de Área o Coordinador PMO y
cada Gerente de Proyecto
Según se
establezca en
cada proyecto
Reunión
interna de
proyecto
Gerente de Proyecto y su equipo de
proyecto FES
Semanal
Reunión de
seguimiento
con el cliente
Gerente de Proyectos FES y Gerente de
Proyecto cliente y/o supervisor del
contrato/convenio y/o Director de Área o
Coordinador PMO
Se acuerda con
el cliente.
Reunión de
proyectos
Semanal
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Durante la entrega de los documentos y productos al cliente se pueden identificar
productos no conformes (que no cumplen con los requisitos establecidos en el
proyecto) los cuales se tramitan en cumplimiento del procedimiento P-GMC-5 Control
de Producto/servicio no conforme y cuyo seguimiento a las acciones correctivas
respectivas será parte de las sesiones de seguimiento respectivas.
6.11
Generar informes del proyecto
El Gerente / Coordinador del proyecto elabora los informes de seguimiento al proyecto
los cuales incluyen como mínimo:
Externos
-
Cumplimiento del presupuesto del proyecto.
Informe de cumplimiento del cronograma del proyecto, del alcance y de los
entregables del proyecto.
Internos
-
Informe cumplimiento presupuestal del proyecto
Informe mensual de actividades y/o informe asociado al cumplimiento del
cronograma, alcance y entregables del proyecto, el cual se complementa con:
o
o
o
o
o
o
o
o
Análisis de los riesgos del proyecto
Estado de los recursos
Identificación de restricciones
Identificación de anomalías o brechas en la ejecución del proyecto
Relación de acciones preventivas, correctivas y de mejora formuladas
Retroalimentación del cliente
Sugerencias de mejoras al proyecto.
Tablero de control de indicadores del proyecto.
Seguimiento financiero
El Gerente del Proyecto y/o el Coordinador PMO mantiene la relación de los gastos del
proyecto, así como del pago de los mismos vs los compromisos contractuales. De igual
manera, mantiene la relación de las facturas entregadas al cliente y sus respectivos
pagos.
Adicionalmente, genera los informes periódicos de ingresos y egresos del proyecto que
facilitan el cierre financiero del mismo y revisa que todos los gastos del
contrato/convenio que estén aprobados y definidos dentro del presupuesto inicial
estén registrados debidamente en el sistema de información contable, para ello debe
informar al proceso Gestión Financiera y Contable el estado las cuentas por pagar para
que sea contrastada con el registro contable.
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El Gerente del Proyecto y/o el Coordinador PMO informa al proceso de Gestión
Financiero y Contable la aprobación final de los entregables del proyecto para que éste
proceda con la generación de la factura, en los casos en que así lo estime la forma de
pago establecida en el contrato; igualmente realiza un informe de reporte de gastos y
cuentas por pagar del proyecto que se considera para la elaboración del informe
financiero final del proyecto.
6.12
Control Integrado de Cambios
En el procedimiento P-GP-01 Planeación de Proyectos, se establecieron las líneas base
del proyecto antes de iniciar su ejecución, sin embargo se puede presentar la
necesidad de modificar alguna de estas, como resultados de las actividades de
seguimiento y control o la no conformidad de los entregables suministrados al cliente,
durante la ejecución del plan.
El Gerente / Coordinador del proyecto no puede modificar de manera autónoma alguno
de los componentes del Plan de Gestión del Proyecto sin la aprobación del Director de
Area o el Coordinador PMO según corresponda; en caso de ser necesario se someten a
discusión los cambios solicitados, argumentando su necesidad de realización y los
efectos que tienen sobre las líneas base identificadas, así como sobre los entregables
del proyecto.
En caso de que alguna de las modificaciones sugeridas impliquen aumento de los
costos, tiempos de ejecución o modificación del alcance del proyecto, se debe reunir
con el cliente para exponer los motivos de la necesidad de cambio y este debe aprobar
o no la modificación. Para los dos escenarios se debe hacer una exposición
argumentada de las necesidades de cambio y sus efectos sobre el Plan de Gestión del
Proyecto, la aprobación o negación de los cambios debe quedar documentada
mediante acta.
Los cambios se gestionan según lo establecido en el plan de calidad y/o en el I-GP-01
Instructivo Gestión de Cambios del proyecto.
6.13 Formular acciones preventivas, correctivas, de mejora y/o lecciones
aprendidas.
El Director de Área o el Coordinador PMO y/o el Gerente del proyecto verifican que la
planeación del proyecto se haya realizado en cumplimiento de sus objetivos. Si se
identifican brechas se pueden formular acciones preventivas, correctivas y de mejora
de acuerdo con lo expresado en el P-GMC-6 Procedimiento Formulación de Acciones
Correctivas, Preventivas y de Mejora y/o lecciones aprendidas de acuerdo con el
P-GCO-1 Procedimiento Gestión de Conocimiento.
7.ANEXOS
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CONTROL DE CAMBIOS:
Descripción
Versión del Cambio
Documento
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del Motivo
cambio
Creación
del Fecha
cambio
______
del Aprobado
por
17 de Junio de
2014
Director
Ejecutivo.
CONTROL DEL DOCUMENTO:
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Nombre:
Nombre:
Nombre: Alejandro Varela
Villegas
Cargo: Directores de
Área
–
Coordinador
PMO- Equipo de trabajo
del proceso
Cargo: Directores de Área
Cargo: Director Ejecutivo.
Firma:
Firma:
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