Nombre de la Dependencia u Organismo

Nombre de la Dependencia u Organismo
Nombre de la Dirección General u Organismo
LISTA MAESTRA PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS
N°
Clave
Nombre del registro
Ver.
Manejo
Ubicación
Tiempo de
retención
Responsable de
conservarlo
REGISTROS DE APLICACIÓN GENERAL
1
FO-SG-07
Minuta de reuniones
1
2
FO-SG-08
Lista de asistencia, anexo minuta
2
3
FO-SG-09
Lista de asistencia externa
1
Papel
Área responsable
que lo genera
1 año
Responsable del
área que lo genera
Papel
Área responsable
que lo genera
1 año
Responsable del
área que lo genera
Papel
Área responsable
que lo genera
1 año
Responsable del
área que lo genera
REGISTROS DE PROCEDIMIENTOS MASTER
4
5
6
7
8
9
10
11
12
FO-SG-10
Lista maestra para control de
documentos internos
2
Electrónico
www.colimaestado.gob.mx/sgc
Permanente
CD
FO-SG-11
Lista maestra para control de
documentos externos
2
Electrónico
www.colimaestado.gob.mx/sgc
Permanente
CD
FO-SG-12
Lista maestra para control de los
registros
2
Electrónico
www.colimaestado.gob.mx/sgc
Permanente
CD
FO-SG-13
Programa anual de auditorías
2
Electrónico
www.colimaestado.gob.mx/sgc
1 año
ICEC
FO-SG-14
Criterios para calificar auditores
2
Electrónico
www.colimaestado.gob.mx/sgc
1 año
ICEC
FO-SG-15
Lista de auditores calificados
2
Electrónico
PC Coordinación de
Auditorias
1 año
ICEC
FO-SG-16
Desempeño del Equipo Auditor
1
Papel
Archivo Coordinación
de Auditorías
1 año
ICEC
FO-SG-17
Plan de auditoría
2
Electrónico
PC Coordinación de
Auditorias
1 año
ICEC / RD
FO-SG-18
Informe de auditoría
2
Electrónico
Archivo Dependencia
1 año
ICEC / RD
Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado”
Clave: FO-SG-12
Emisión: 20/11/12
Versión: 2
Página 1 de 6
Disposición
Nombre de la Dependencia u Organismo
Nombre de la Dirección General u Organismo
LISTA MAESTRA PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS
Clave: FO-SG-12
Emisión: 20/11/12
Versión: 2
Página 2 de 6
/ Organismo
13
14
15
FO-SG-19
Relación del producto no
conforme
0
Papel /
Electrónico
Áreas responsables
de procesos
1 año
Responsables de
Áreas de procesos
FO-SG-20
Registro de hallazgos
2
Papel /
Electrónico
Archivo Dependencia
/ Organismo
1 año
RD
FO-SG-21
Control de acciones correctivas,
preventivas y mejora
2
Electrónico
Archivo Dependencia
/ Organismo
1 año
RD
FO-SG-22
Minuta de revisión por la dirección
2
Electrónico
PC Archivo
Dependencia /
Organismo
1 año
RD
FO-SG-23
Programa anual de revisión por la
dirección
2
Electrónico
www.colimaestado.gob.mx/sgc
1 año
ICEC
1 año
Responsable del
área que lo genera
Archivo
Histórico
1 año
Responsable del
área que lo genera
Archivo
Histórico
1 año
Responsable del
área que lo genera
Archivo
Histórico
16
17
REGISTROS DE PLANES DE CALIDAD
18
FO-02-0201
Encuesta de satisfacción del
servicio Generación de Proyectos
de Iniciativas
0
Papel
19
FO-02-0202
Papeleta de Quejas, denuncias,
sugerencias o Felicitaciones del
servicio de registro de Aviso de
Testamento
1
Papel
20
FO-02-0203
Mecanismo de comunicación con
el Cliente Dirección General de
Gobierno
0
Papel
21
FO-02-0204
Formato de Control de
Generación de Proyectos
0
22
FO-02-0206
Control de Anteproyectos
23
FO-02-02-
Lista de Control para la revisión
Área responsable
que lo genera
Área responsable
que lo genera
Área responsable
que lo genera
Papel
Área responsable
que lo genera
1 año
Responsable del
área que lo genera
Archivo
Histórico
0
Papel
Área responsable
que lo genera
1 año
Responsable del
área que lo genera
Archivo
Histórico
0
Papel
1 año
Responsable del
área que lo genera
Archivo
Histórico
Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado”
Área responsable
Nombre de la Dependencia u Organismo
Nombre de la Dirección General u Organismo
LISTA MAESTRA PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS
07
Jurídica
Clave: FO-SG-12
Emisión: 20/11/12
Versión: 2
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que lo genera
1 año
Responsable del
área que lo genera
Archivo
Histórico
Área responsable
que lo genera
1 año
Responsable del
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Archivo
Histórico
Papel
Área responsable
que lo genera
1 año
Responsable del
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Archivo
Histórico
0
Papel
Área responsable
que lo genera
1 año
Responsable del
área que lo genera
Archivo
Histórico
Anteproyecto
0
Papel
1 año
N/A
Proyecto
0
Papel
30
N/A
Iniciativa
0
Papel
31
N/A
Decreto o Acuerdo
0
Papel
32
N/A
Publicación en el Periódico Oficial
0
Papel
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que lo genera
Área responsable
que lo genera
Área responsable
que lo genera
Área responsable
que lo genera
Área responsable
que lo genera
33
N/A
Solicitud
0
Papel
Área responsable
que lo genera
1 año
Responsable del
área que lo genera
Responsable del
área que lo genera
Responsable del
área que lo genera
Responsable del
área que lo genera
Responsable del
área que lo genera
Responsable del
área que lo genera
Archivo
Histórico
Archivo
Histórico
Archivo
Histórico
Archivo
Histórico
Archivo
Histórico
Archivo
Histórico
34
N/A
Oficio y Ficha Técnica de Sedur
0
Papel
1 año
35
N/A
Iniciativa
0
Papel
36
N/A
Decreto Aprobado
0
Papel
37
N/A
Publicación del Periódico Oficial
0
Papel
Área responsable
que lo genera
Área responsable
que lo genera
Área responsable
que lo genera
Área responsable
que lo genera
Responsable del
área que lo genera
Responsable del
área que lo genera
Responsable del
área que lo genera
Responsable del
área que lo genera
Archivo
Histórico
Archivo
Histórico
Archivo
Histórico
Archivo
Histórico
24
FO-02-0218
Encuesta de satisfacción del
servicio Registro de Avisos de
Testamento
0
Papel
25
FO-02-0224
Papeleta de Quejas, denuncias,
sugerencias o Felicitaciones del
servicio de publicación en el
periódico
0
Papel
26
FO-02-0226
Versiones de Anteproyectos
0
27
N/A
Archivo con la Normatividad
Aplicable
28
N/A
29
Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado”
Área responsable
que lo genera
1 año
1 año
1 año
1 año
1 año
1 año
1 año
Nombre de la Dependencia u Organismo
Nombre de la Dirección General u Organismo
LISTA MAESTRA PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS
38
N/A
Solicitud
0
Papel
Área responsable
que lo genera
Área responsable
que lo genera
1 año
39
N/A
Publicación del Acuerdo
0
Papel
40
N/A
Oficio de Notificación de acuerdo
0
Papel
Área responsable
que lo genera
1 año
41
N/A
Certificado
0
Papel
Área responsable
que lo genera
1 año
42
N/A
Acta de Desahogo de Pruebas
0
Papel
Área responsable
que lo genera
1 año
43
N/A
Resolución
0
Papel
1 año
44
N/A
Publicación en el Periódico Oficial
0
Papel
45
N/A
Avisos de Testamentos
0
Papel
46
N/A
Aviso Registrado
0
Papel
47
N/A
Reporte de Avisos de Testamento
0
Papel
48
N/A
Certificación de Avisos
0
Papel
Área responsable
que lo genera
Área responsable
que lo genera
Área responsable
que lo genera
Área responsable
que lo genera
Área responsable
que lo genera
Área responsable
que lo genera
49
N/A
0
Papel
Área responsable
que lo genera
5 años
50
N/A
Oficio de Respuesta
0
Papel
5 años
51
N/A
Expediente
0
Papel
52
N/A
Oficio de Petición/Anexos
0
Papel
53
N/A
Acuse de Recibido
0
Papel
54
N/A
Publicación en el Periódico Oficial
0
Papel
Área responsable
que lo genera
Área responsable
que lo genera
Área responsable
que lo genera
Área responsable
que lo genera
Área responsable
Acuse de Recibido
Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado”
1 año
1 año
5 años
5 años
5 años
5 años
5 años
1 año
1 año
1 año
Clave: FO-SG-12
Emisión: 20/11/12
Versión: 2
Página 4 de 6
Responsable del
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área que lo genera
Responsable del
área que lo genera
Archivo
Histórico
Archivo
Histórico
Archivo
Histórico
Responsable del
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Responsable del
área que lo genera
Archivo
Histórico
Archivo
Histórico
Responsable del
área que lo genera
Responsable del
área que lo genera
Responsable del
área que lo genera
Responsable del
área que lo genera
Responsable del
área que lo genera
Responsable del
área que lo genera
Responsable del
área que lo genera
Archivo
Histórico
Archivo
Histórico
Archivo
Histórico
Archivo
Histórico
Archivo
Histórico
Archivo
Histórico
Archivo
Histórico
Responsable del
área que lo genera
Responsable del
área que lo genera
Responsable del
área que lo genera
Responsable del
área que lo genera
Responsable del
Archivo
Histórico
Archivo
Histórico
Archivo
Histórico
Archivo
Histórico
Archivo
Nombre de la Dependencia u Organismo
Nombre de la Dirección General u Organismo
LISTA MAESTRA PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS
que lo genera
Clave: FO-SG-12
Emisión: 20/11/12
Versión: 2
Página 5 de 6
área que lo genera
Histórico
REGISTROS DE COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA
55
56
57
FO-02-0205
Programa
de
Mantenimiento
Preventivo, correctivo y de
Mejora.
0
Papel
Área responsable
que lo genera
1 año
Responsable del
área que lo genera
Archivo
Histórico
FO-02-02-08
Programa de Mantenimiento
Preventivo Vehicular
0
Papel
Coordinación
Administrativa
1 año
Responsable del
área que lo genera
Archivo
Histórico
FO-02-02-09
Hoja de Mantenimiento Preventivo y
Correctivo de Vehículos
0
Papel
Coordinación
Administrativa
1 año
Responsable del
área que lo genera
Archivo
Histórico
Programa de Mantenimiento
Preventivo de Infraestructura y Aire
Acondicionado SGC
0
Papel
Coordinación
Administrativa
1 año
FO-02-02-10
Responsable del
área que lo genera
Archivo
Histórico
FO-02-02-11
Registro de Proveedores Aprobados
0
Papel
1 año
FO-02-02-12
Registro de Evaluación de
Proveedores
0
Papel
Coordinación
Administrativa
Coordinación
Administrativa
Responsable del
área que lo genera
Responsable del
área que lo genera
Archivo
Histórico
Archivo
Histórico
FO-02-02-13
Registro de Incidentes para la
Evaluación de Proveedores
0
Papel
Coordinación
Administrativa
1 año
Responsable del
área que lo genera
Archivo
Histórico
FO-02-02-14
Registro de Reevaluación de
Proveedores
0
Papel
Coordinación
Administrativa
1 año
Responsable del
área que lo genera
Archivo
Histórico
0
Papel
1 año
0
Electrónico
Área responsable
que lo genera
www.colimaestado.gob.mx
Archivo
Histórico
Archivo
Histórico
0
Papel
Expediente Personal
5 años
0
Papel
Área responsable
que lo genera
1 año
Responsable del
área que lo genera
Secretaría de
Finanzas y
Administración
Responsable del
área que lo genera
Responsable del
área que lo genera
58
59
60
61
62
1 año
REGISTROS GENERALES
63
FO-02-02-19
Encuesta de Ambiente de Trabajo
64
N/A
Sistema de Adquisiciones
65
N/A
Formato Único de Personal
66
FO-02-0220
Papeleta de Quejas, denuncias,
sugerencias o Felicitaciones del
servicio de apostille
Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado”
Hasta nueva
versión
Archivo
Histórico
Archivo
Histórico
Nombre de la Dependencia u Organismo
Nombre de la Dirección General u Organismo
LISTA MAESTRA PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS
Clave: FO-SG-12
Emisión: 20/11/12
Versión: 2
Página 6 de 6
67
FO-02-0221
Papeleta de Quejas, denuncias,
sugerencias o Felicitaciones del
servicio de audiencia
0
Papel
Área responsable
que lo genera
1 año
Responsable del
área que lo genera
Archivo
Histórico
68
FO-02-0222
Papeleta de Quejas, denuncias,
sugerencias o Felicitaciones del
servicio de legalización
0
Papel
Área responsable
que lo genera
1 año
Responsable del
área que lo genera
Archivo
Histórico
69
FO-02-0223
Papeleta de Quejas, denuncias,
sugerencias o Felicitaciones del
servicio de protocolos
0
Papel
Área responsable
que lo genera
1 año
Responsable del
área que lo genera
Archivo
Histórico
70
FO-02-0227
Relación de Acciones Inmediatas
0
Papel
Área responsable
que lo genera
1 año
Responsable del
área que lo genera
Archivo
Histórico
LEM. Ashanti Del Rocío Chávez Cárdenas
17/09/2014
Responsable de control de documentos
Fecha de actualización
Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado”