ESTUDIO PREVIO – JUSTIFICACIÓN, NECESIDAD Y

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ESTUDIO PREVIO – JUSTIFICACIÓN, NECESIDAD Y CONVENIENCIA PARA
LA CONTRATACIÓN DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE COMPUTO
El estudio previo de justificación, necesidad y conveniencia ha sido elaborado de
acuerdo con las disposiciones contenidas en el parágrafo 1 del artículo 2 de la Ley
1150 de 2007, el Artículo 3 del decreto 2474 de 2008 y demás disposiciones
concordantes:
1. DESCRIPCIÓN NECESIDAD
El Consejo Profesional de Administración de Empresas, requiere garantizar el
buen funcionamiento y desarrollo de sus actividades para lo cual demanda de los
equipos de computo como herramienta de trabajo que le permite la
sistematización de la información, elaboración de documentos e informes, registro
de operaciones presupuestales, contables y financieras, digitalización de datos y
archivos, comunicación vía Internet e intranet, manejo y consulta de la página
WEB, pagos electrónicos y la impresión de informes y documentos.
Además de lo anterior, es obligación de la entidad propender por el buen estado y
mantenimiento adecuado de los bienes muebles y equipos.
En concordancia con lo anterior el presente estudio de necesidad se basa en la
obligación del Consejo de proveer un soporte técnico y tecnológico adecuado y
oportuno en el manejo del hardware y el software que incluye el mantenimiento
preventivo y correctivo de los equipos de cómputo e impresoras con objeto de
mantener en condiciones óptimas de funcionamiento estos equipos, razón por la
cual el mantenimiento que se pretende contratar además de encontrarse
registrado en el Presupuesto de la entidad, es insumo de primer orden en el
desarrollo de las actividades de las dependencias.
2. OBJETO
Seleccionar al oferente que ofrezca las mejores condiciones para contratar el
servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de software y hardware de los
equipos de cómputo e impresoras propiedad del Consejo Profesional de
Administración de Empresas.
3. MODALIDAD DE SELECCIÓN
El Consejo de Estado confirmó la suspensión provisional de los artículos 1° y 2°
del Decreto 3576 de 2009, referidos a la contratación igual o inferior al diez por
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ciento de la menor cuantía, razón por la cual, las entidades sometidas al Estatuto
General de Contratación de la Administración Pública no podrán hacer uso de los
procedimientos previstos en dichas disposiciones para la adquisición de bienes y
servicios.
Para la contratación que no exceda el 10% de la menor cuantía deberán utilizar el
procedimiento previsto para la Selección Abreviada de Menor Cuantía, Subasta
Inversa, o la que corresponda en atención a la reglamentación vigente.
Para la presente contratación, la modalidad de selección es la de Selección
Abreviada de menor cuantía consagrada en el literal b) numeral 2) articulo 2 Ley
1150 de 2007, por cuanto el único factor de escogencia no es el precio.
4. ESPECIFICACIONES TECNICAS
PREVENTIVO Y CORRECTIVO.
PARA
EL
MANTENIMIENTO
El servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de software y hardware para
los computadores e impresoras, debe tener cobertura total y debe ofrecer al
menos:
1. MANTENIMIENTO PREVENTIVO
“Dos (2) mantenimientos preventivos durante la ejecución del contrato, que
incluyan, para cada uno de los equipos relacionados en el numeral 5º del presente
estudio, los siguientes servicios:
MANTENIMIENTO BÁSICO DE HARDWARE, que incluya para cada uno de los
equipos:
Verificar y asegurar las conexiones de red (tomas, cables, conectores).
Verificar y asegurar las conexiones internas del equipo (cables, conectores,
tarjetas).
Limpiar las unidades de DVD (R o RW), CD-ROM (R o RW), Floppy Disk y
Tape back up, de forma interna como externa.
Limpiar y calibrar los monitores con soluciones apropiadas.
Eliminar el polvo de los componentes internos (soplar).
Limpiar y ajustar el teclado y el mouse con soluciones apropiadas.
Limpiar y ajustar la caja del equipo por dentro y por fuera con soluciones
apropiadas.
Verificar y limpiar la tarjeta lógica Motherboard (cambio de la pila si es
necesario), limpieza de tarjetas, esta limpieza debe hacerse con limpia
contactos.
Limpiar, ajustar y lubricar los ventiladores.
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Limpiar y ajustar la fuente de potencia
Lubricación de las partes mecánicas.
Verificación, ajuste, lubricación y limpieza interna y externa de las
impresoras.
Para los portátiles debe estar cubierto el cambio de batería.
Imposición de sello de seguridad a los equipos objeto del servicio.
Limpieza interna y externa de impresoras.
Revisión y atención de fuentes de poder, rodillos de fijación, lubricación de
piñones, motores y partes; reemplazo por evidente desgaste físico.
MANTENIMIENTO BÁSICO DE SOFTWARE, que incluya para cada uno de los
equipos:
Disk cleanup
Borrar la papelera de reciclaje.
Borrar los archivos con extensión .TMP.
Ejecutar los programas de verificación y compactación del disco duro
(Scandisk y Defrag).
Borrar los archivos Caché y el Historial del Browser de Internet.
Actualizar el sistema operativo y los aplicativos con los últimos Service
Packs disponibles.
Efectuar las pruebas necesarias hasta lograr el óptimo funcionamiento de
los equipos objeto del servicio, entregando al responsable funcionando.
Asesorar al Consejo en los temas relacionados con la compra de
suministros y programas requeridos para el buen desempeño de los
equipos utilizados.
2. MANTENIMIENTO CORRECTIVO
Mantenimiento correctivo cuando se requiera, para los equipos relacionados en el
numeral 5º del presente estudio.
5. EQUIPOS QUE DEBEN SER AMPARADOS EN EL CONTRATO DE
MANTENIMIENTO.
DESCRIPCION
Portátil Toshiba
Portátil Dell
Computadores de escritorio
Impresora Láser Kyosera FS 820
CANTIDAD TOTAL
1
1
11
1
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Impresora Láser Lexmark E 230
Impresora Epson LX 800
Impresora Epson FX 1170
Scaner
1
1
1
1
6. CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR
OBJETO DEL CONTRATO: Seleccionar al oferente que ofrezca las mejores
condiciones para contratar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de
los equipos de cómputo e impresoras propiedad del Consejo Profesional de
Administración de Empresas.
TIPO DE CONTRATO
Prestación de servicios de mantenimiento preventivo y correctivo.
PLAZO DE EJECUCIÓN
A partir de la aprobación de la póliza de garantía, hasta el 31 de diciembre de
2011.
LUGAR DE EJECUCIÓN
Carrera 13 A Nº 28 – 38 local 101 Parque Central Bavaria en la ciudad de Bogotá.
OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA:
El contratista se obliga a: proporcionar información veraz. Además de las
obligaciones generales reguladas por las normas vigentes sobre la materia
cumplirá con los siguientes:
a) Prestar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo para los equipos,
de acuerdo con las condiciones del pliego de condiciones elaborado por el
Consejo, la propuesta y el contrato.
b) Será responsable de la calidad del servicio y las demás que surjan de la
naturaleza del contrato.
c) Cumplir lo pactado dentro de los términos y condiciones del contrato.
d) El contratista se compromete a mantener vigente durante la ejecución del
contrato los precios ofertados en la propuesta.
e) Disponer del recurso humano y tecnológico necesario para garantizar el debido
cumplimiento del contrato.
f) Cumplir las instrucciones impartidas por el funcionario encargado del control y
vigilancia del contrato y las demás que sean inherentes al objeto de la presente
contratación.
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g). Ejecutar el objeto del contrato dentro del término y en el sitio señalado a partir
de lo estipulado en el contrato que se suscriba.
h). Estar al día durante la vigencia del contrato en el pago de los aportes a los
sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes parafiscales. (Ley
789/02 en concordancia con la Ley 828/03 y Ley 1150/07).
De igual manera se obliga cumplir con las certificaciones sobre antecedentes
judiciales, disciplinarios y fiscales entre otros.
i) Cumplir las demás obligaciones que se deriven del contrato y las previstas en la
Ley para este tipo de contratos
OBLIGACIONES DEL CONSEJO:
a) Verificar que los servicios prestados por EL CONTRATISTA se ajusten a las
condiciones técnicas y de calidad exigidas.
b) Permitir al Contratista el acceso a las instalaciones del Consejo en los casos
que se requiera.
c) Pagar el valor del Contrato en los términos estipulados.
d) Cumplir las demás obligaciones previstas en la Ley aplicables a este tipo de
contratos.
7. SOPORTE TECNICO Y ECONOMICO
PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO INCLUIDO IVA: hasta $ 3.200.000.
El presupuesto oficial estimado para el presente proceso está amparado bajo el
Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 007 de 5 de enero de 2011.
Para el cumplimiento del objeto presentado, el Consejo Profesional de
Administración de Empresas, procedió a realizar consulta en el Sistema de
Información de la Contratación Estatal, SICE, no encontrando precio indicativo
para la solicitud de recursos para el cumplimiento de la necesidad presentada,
circunstancia que llevo al Consejo, a solicitar precotizaciones a organizaciones y/o
firmas reconocidas en el mercado, para determinar el valor de la misma. Las
cuales se anexan.
FORMA DE PAGO
El Consejo Profesional de Administración de Empresas pagará al CONTRATISTA
mediante pagos iguales, mes vencido, previo recibo a satisfacción del servicio
debidamente certificado por el supervisor del contrato y presentación de la factura
o cuenta de cobro con lleno de los requisitos de ley.
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8. FACTORES DE SELECCIÓN DE LA OFERTA MAS FAVORABLE
De conformidad con el artículo 12 del Decreto 2474 de 2008 los factores de
selección para identificar la oferta más favorable para la Entidad son:
Por ser una modalidad de selección abreviada de menor cuantía: "La ponderación
de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes y fórmulas señaladas
en el pliego de condiciones"
FACTORES DE SELECCIÓN
PUNTAJE
PRECIO
85
DISPONIBILIDAD DE ASISTENCIA TÉCNICA, CUANDO SE 15
REQUIERA
PRECIO: 85 PUNTOS
Para este factor se tendrá un puntaje máximo de 90 puntos para aquellos que presenten
el menor precio del “VALOR TOTAL DE LA PROPUESTA PARA LA PRESTACION DEL
SERVICIO”. La calificación por este aspecto, se obtendrá multiplicando la relación entre
el menor precio cotizado del “VALOR TOTAL DE LA PROPUESTA PARA LA
PRESTACION DEL SERVICIO” y el precio de la propuesta que se calificará así:
PUNTAJE= Precio mínimo ofrecido x 85 puntos
Propuesta estudiada
El proponente deberá presentar una propuesta económica básica detallada única y
exclusivamente en pesos colombianos, con I.V.A incluido, sin decimales y los descuentos
si los hay, de acuerdo al siguiente cuadro:
Para evaluar este factor se tendrá en cuenta las condiciones existentes en el mercado y el
cotejo de los diferentes ofrecimientos recibidos.
PROPUESTA ECONÓMICA
DESCRIPCION
VALOR TOTAL CON IVA INCLUÍDO (EN
PESOS COLOMBIANOS), sin decimales.
Servicio de mantenimiento preventivo y
correctivo de los equipos de cómputo e
impresoras
propiedad
del
Consejo
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Profesional
Empresas.
de
Administración
de
DISPONIBILIDAD DE ASISTENCIA TÉCNICA, CUANDO SE REQUIERA (15 PUNTOS).
Para este criterio el valor máximo será de quince (15) puntos.
El Consejo Profesional de Administración de Empresas otorgará quince (15) puntos a la
propuesta que ofrezca disponibilidad para asistencia técnica en el menor tiempo cuando
ésta se requiera.
A la propuesta que ofrezca un mayor tiempo de asistencia técnica, se le otorgaran diez
(10) puntos.
8.1. CRITERIOS DE DESEMPATE
Se entenderá que hay empate, cuando el puntaje total de dos o más propuestas, obtenido
con base en los criterios y procedimientos señalados, sean idénticos y obtengan el mismo
puntaje y queden ubicadas en el primer lugar del orden de elegibilidad, en dicho caso se
procederá de la siguiente manera:
En caso de que dos (2) o más propuestas obtengan el mismo total de puntaje y queden
ubicada en el mismo orden de elegibilidad, se preferirá la que tenga el Mayor puntaje
en el factor precio, a la que haya obtenido mayor puntaje en disponibilidad para asistencia
técnica. En caso de persistir el empate, se preferirá a la Mipyme Nacional.
Si el empate continúa se acudirá a un sorteo el empate continúa se acudirá a un sorteo el
cual será reglamentado de la siguiente manera:
El sorteo se resolverá mediante balotas.
Se dispondrá de una bolsa oscura, la cual será exhibida a todos los asistentes a la
audiencia pública de adjudicación, para que verifiquen que ésta se encuentre en
perfectas condiciones y totalmente vacía y habrá tantas balotas como oferentes
empatados hayan, las cuales se mostrarán a los asistentes a la audiencia.
Se numerarán consecutivamente y los oferentes empatados, de común acuerdo
establecerán las condiciones para escoger el número ganador.
En el evento de que no asista alguno de los oferentes que presentó empate o ninguno de
éstos, se seguirá la siguiente metodología:
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Se designará por sorteo entre los asistentes la persona o personas que sacarán las
balotas por ellos y se procederá de acuerdo con lo anotado anteriormente.
De esta audiencia se levantará acta suscrita por los funcionarios del Consejo que
intervinieron y oferentes participantes.
9. CONDICIONES GENERALES- REQUISITOS TECNICOS MINIMOS
CERTIFICACIONES DE EXPERIENCIA:
El OFERENTE deberá anexar como requisito técnico a su OFERTA, mínimo dos
(2) certificaciones de experiencia sobre contratos cuyos objetos hayan sido iguales
o similares a la presente Contratación, a través de contratos que a la fecha de
cierre del proceso de selección que tramita el Consejo hayan sido ejecutados, es
decir debe tratarse de contratos cumplidos.
Las certificaciones de experiencia deberán reunir los siguientes requisitos:
Nombre o razón social del contratante.
Nombre o razón social del contratista.
Objeto del contrato.
Contratos cumplidos (para lo cual se debe tener como mínimo fecha de
inicio y fecha de terminación).
Valor del contrato, cuyo monto haya sido igual o superior al presupuesto
oficial establecido para este proceso.
La certificación debe estar debidamente suscrita por quien la expide.
En caso que la certificación sea expedida a un consorcio o unión temporal,
en la misma debe identificarse el porcentaje de participación de cada uno
de sus integrantes.
Si la certificación incluye varios contratos, se debe identificar en forma
precisa si son contratos adicionales al principal o son contratos nuevos,
indicando en cada uno de ellos sus plazos y valor individualmente.
La fecha de expedición de la certificación no podrá ser superior a
veinticuatro (24) meses anteriores a la fecha de cierre del proceso de
selección que adelantará este Consejo.
El Consejo Profesional de Administración de Empresas se reserva el derecho de
verificar la información presentada. En caso de que ésta sea inexacta o presente
inconsistencias, el proponente será descalificado y su propuesta no será tenida en
cuenta.
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10. ANALISIS DE RIESGOS GARANTIAS
Garantía: El proponente favorecido se compromete a constituir a favor del
Consejo Profesional de Administración de Empresas, una garantía única que
avalará el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, que cubra los
siguientes riesgos, en las cuantías y vigencias que se establecen a continuación:
RIESGO
% SOBRE EL VALOR VIGENCIA
DEL CONTRATO
del 10% (veinte por ciento)
Igual al plazo del contrato
y seis (6) meses más.
Cumplimiento
contrato
Calidad del servicio
50%
(cincuenta
ciento)
por Igual a
contrato
más.
Pago
de
Salarios, 5% (cinco por ciento)
Igual a
Prestaciones Sociales e
contrato
Indemnizaciones
más.
Laborales
la del plazo del
y seis (6) meses
la del plazo del
y tres (3) años
12. SUPERVISIÓN
La supervisión del contrato será ejercida por la Coordinación de Registro del
Consejo Profesional de Administración de Empresas.
CARLOS ENRIQUE SÁNCHEZ RUBIO
Director Ejecutivo
Consejo Profesional de Administración de Empresas
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