GUÍA OPERATIVA CONDICIONES DE SALIDA PROGRAMA

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GUÍA OPERATIVA CONDICIONES DE SALIDA
PROGRAMA - MÁS FAMILIAS EN ACCIÓN
Departamento Administrativo Para la Prosperidad Social
Bogotá, 2016
Guía Operativa Condiciones de Salida
CÓDIGO: G-GI-12
Más Familias en Acción
PROCESO: Gestión para la Inclusión
Social
VERSIÓN: 2
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... 3
1. OBJETIVO DE LA GUIA .................................................................................................... 3
2. ALCANCE DE LA GUIA ...................................................................................................... 3
3. SIGLAS ................................................................................................................................... 3
4. REFERENCIAS NORMATIVAS ......................................................................................... 4
5. ESTRUCTURA DEL PROCESO......................................................................................... 4
5.1 Presentación del proceso ......................................................................................... 4
5.1.1
Objetivo ............................................................................................................... 4
5.1.2
Alcance del proceso ........................................................................................ 4
5.2 Estructura del proceso .............................................................................................. 4
5.2.1
Clasificación de las causales de retiro ..................................................... 4
5.2.2
Procedimiento para la aplicación de las causales de retiro ............. 5
5.2.3
Procedimiento para el retiro de una familia y/o NNA ........................ 9
5.3 Resultados esperados del proceso ..................................................................... 10
6. SEGUIMIENTO, MONITOREO Y RETROALIMENTACIÓN DEL PROCESO ...... 11
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Prosperidad Social
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INTRODUCCIÓN
Las condiciones de salida o reglas de egreso de las familias del programa Más Familias en
Acción-MFA se convierte en uno de los principales retos de los programas de Transferencias
Monetarias Condicionadas-TMC, al tener que contemplar dentro de sus causas no solamente
criterios operativos para su retiro, sino aquellos indicadores que permitan dar cumplimiento
de metas relacionadas con el mejoramiento de las condiciones sociales y económicas de las
familias participantes.
1. OBJETIVO DE LA GUIA
La presente guía operativa desarrolla el proceso de condiciones de salida establecido en el
Manual Operativo-MO del programa MFA y tiene como propósito describir la metodología y
especificar los diferentes mecanismos, procedimientos administrativos y responsables para
realizar éste proceso y su difusión a los diferentes actores participantes del programa.
2. ALCANCE DE LA GUIA
La guía está dirigida a las diferentes entidades, actores y familias participantes del programa
y en especial, a los responsables directos de realizar el proceso de identificación y aplicación
de las condiciones de salida de las familias para su retiro de MFA.
3. SIGLAS
ANSPE
CCC
CCD
CMC
DIS
DNP
EI
EM
ICBF
IPM
IPS
MFA
MO
MSPS
NNA
SIFA
SISBEN
UARIV
Agencia Nacional para la Superación de la Pobreza Extrema
Comité Corregimental de Certificación
Control de Crecimiento y Desarrollo
Comité Municipal de Certificación
Dirección de Ingreso Social
Departamento Nacional de Planeación
Enlace Indígena
Enlace Municipal
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Índice de Pobreza Multidimensional
Institución Prestadora del Servicio de Salud
Más Familias en Acción
Manual Operativo
Ministerio de Salud y Protección Social
Niños, Niñas y Adolescentes
Sistema de Información de Mas Familias en Acción
Sistema de Selección de Beneficiarios de Programas Sociales
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
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4. REFERENCIAS NORMATIVAS
Ley 1532 de 2012, por medio de la cual se adoptan unas medidas de política y se
regula el funcionamiento del programa Familias en Acción, hoy Más Familias en Acción.
Resolución 4134 de 2015, por la cual se adopta el Manual Operativo del Programa Más
Familias en Acción – versión 3.
5. ESTRUCTURA DEL PROCESO
Según lo estipulado en el artículo 14 de la ley 1532 de 2012, las familias permanecen en el
programa hasta completar los ciclos de educación y salud iniciados con los NNA y sólo pueden
ser retiradas del programa, sí se demuestra que:



5.1
Exista información confiable que indique que la familia ha mejorado su condición social
y económica.
Existan faltas contempladas con la vulnerabilidad de los derechos de los NNA miembros
de la familia inscrita en el programa o incumplan con las corresponsabilidades
establecidas por el programa.
La familia haya suministrado información falsa al programa.
Presentación del proceso
En cumplimiento a lo estipulado en la Ley 1532 de 2012, las causales que generan la salida
de las familias se clasifican por: i) procesos operativos; ii) control de calidad de la información
reportada al programa; iii) por cumplimiento de metas.
5.1.1 Objetivo
El objetivo del proceso de condiciones de salida es identificar a las familias y/o participantes
que se encuentran incursos en una o varias causales de retiro del programa, con el fin de
propender que los incentivos otorgados por MFA sean efectivamente entregados a las familias
que cumplan con los criterios de focalización y con las corresponsabilidades establecidas por
el programa.
5.1.2 Alcance del proceso
El proceso inicia con la identificación de las familias y/o NNA inscritos en MFA que se
encuentran incursos en las causales establecidas para su retiro del programa y finaliza con el
retiro efectivo del programa o la validación de la información correspondiente.
5.2
Estructura del proceso
La aplicación de los criterios de salida de las familias del programa requiere de diversos
procedimientos, fuentes de información y responsables de conformidad a la situación y
tipología presentada.
5.2.1 Clasificación de las causales de retiro
Las causales de retiro de las familias y/o NNA se clasifican así:
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Cuadro No. 1 – Situaciones que generan la salida de las familias y/o NNA
Situación
Tipología
Procesos
Operativos
Incumplimiento de
criterios de
permanencia en el
programa
Control de
calidad de la
información
Información falsa,
inconsistente o
inexacta
Cumplimiento
metas
Condiciones sociales
y económicas de la
familia
Criterios de retiro
La familia ya no cuenta con NNA menores de 18 años ni de
jóvenes de 19 y 20 años con rezago escolar que cursen 10°
y 11° grado, respectivamente.

Los NNA del núcleo familiar ya terminaron la educación
media.
Luego de adelantarse el debido proceso se evidencia alguna de
las siguientes situaciones:

Duplicidad en la información.

Información del documento de identidad con estado
diferente a “vigente”, según base de datos de la
Registraduria Nacional del Estado Civil-RNEC y/o el aplicativo
de supervivencia del MSPS.

La titular de la familia no se encuentra en las bases de datos
de focalización dentro de las fechas de corte establecidas.

Indicios de falsedad o inconsistencia en el número o fecha
de expedición del documento de identidad, fecha de
nacimiento o cualquier otra información requerida para la
liquidación y el pago de los incentivos.

El fallecimiento de la titular o de alguno de los NNA
beneficiarios del grupo familiar no reportado a MFA.

La familia supera su situación de pobreza y vulnerabilidad,
según criterios e indicadores establecidos por el programa.

5.2.2 Procedimiento para la aplicación de las causales de retiro
Un primer paso para iniciar con la revisión de los criterios que definen si una familia debe ser
retirada del programa es conocer su estado dentro del sistema de información de Más Familias
en Acción – SIFA y posteriormente aplicar los criterios definidos para cada tipología de retiro.
El programa tiene definido en el SIFA los estados de registros de las familias inscritas y de
cada uno de los NNA, los cuales permiten clasificarlos según la situación en la que se
encuentran dentro del ciclo operativo de MFA.
Las dinámicas de las familias y de los integrantes de su núcleo familiar, relacionadas con los
cambios de edad, movilidad geográfica, situación escolar, fallecimientos, entre otros, requiere
que el programa realice, en cada uno de los periodos de liquidación de los incentivos, una
revisión de las novedades registradas para cada una de ellas, con el fin de actualizar su estado
en cada período.
Adicionalmente, por medio de este proceso se realizan los respectivos controles de calidad de
la información registrada en el SIFA, su depuración y actualización, con el fin de propender
por la mayor confiabilidad de los registros, los cuales se constituyen en la base para los
procesos de liquidación y entrega de los incentivos de salud y educación otorgados por el
programa.
Los estados de los registros definidos por el programa para las familias inscritas son:
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Cuadro No. 2 – Estado de las familias
Estado de la
Familia
Beneficiaria
Suspendida
Elegible
inscrita
Retirada
Descripción
Familia que cumple con los requisitos definidos para su ingreso a MFA y tiene al menos
un NNA que puede acceder a alguno de los incentivos otorgados por el programa en
el periodo liquidado.
Familia que por procesos de control y depuración de datos de la información, es objeto
de revisión por parte del programa. Este estado es preventivo mientras el programa
comprueba la veracidad de la información.
La familia puede encontrarse en este estado porque: i) ningún NNA cuenta con la
información requerida en salud y/o educación para la liquidación de los incentivos; ii)
se encuentra inscrita en el programa pero no ha recibido ningún pago de incentivos;
iii) familia a la cual se le levantó el proceso de suspensión.
La familia puede encontrarse en este estado por: i) haber mejorado su condición socio
económica; ii) no contar con ningún NNA que cumpla con los criterios para el acceso
a los incentivos otorgados por el programa (NNA fallecidos, que terminan el
bachillerato o superan la edad para el grado escolar cursado, incluido los dos años de
rezago escolar); iii) como consecuencia de la finalización del debido proceso de
suspensión preventiva; iv) por solicitud del titular.
En cada periodo de liquidación, las familias en estado “beneficiaria” y “elegible inscrita” entran
al proceso de liquidación de los incentivos de salud y/o educación según sea el caso.
Las familias en estado “suspendida” deben seguir verificando compromisos y sí al levantarse
la suspensión pasan a estado “elegible inscrita”, el programa les reconoce los incentivos
retroactivos dejados de recibir durante máximo dos periodos acumulados, siempre y cuando
el hecho que dio origen a la suspensión preventiva provenga de errores imputables al
programa.
a. Situaciones que originan la suspensión de las familias
Como se anotó anteriormente, el estado de suspensión de una familia o NNA del programa es
de forma preventiva con el fin de propender por la confiabilidad de la información reportada
en el SIFA, por ello no se constituye en una sanción. Una vez se verifica la información, la
familia o NNA puede pasar a estado “elegible inscrita” o a estado “retirada”, según los
resultados obtenidos.
La suspensión puede presentarse por diversas situaciones:
Cuadro No. 3 – Situaciones que generan suspensión de las familias
Situación
Por Control
de Calidad
Tipología
Descripción
Falsedad o
inconsistencia
en la
información
Se presenta cuando: i) el NNA no se encuentra en el núcleo familiar según
las bases de focalización y la familia no adjunta el registro civil o el soporte
de custodia y cuidado; ii) los tipos de documentos de identidad no
corresponden con la edad de la persona; iii) el número del documento de
identidad, la fecha de expedición y/o la fecha de nacimiento del
documento no concuerdan con los parámetros definidos, según directrices
de la RNEC; iv) el titular no se encuentra en las bases de focalización; v)
el titular es menor de 14 años; vi) duplicidad del código de la familia o
del beneficiario en el SIFA; vii) por tener documento de identidad en
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estado diferente a “vigente” en la base de datos del aplicativo de
supervivencia del MSPS; viii) por solicitud del Comité Municipal de
Certificación-CMC o del Comité Corregimental de Certificación-CCC, según
sea el caso; ix) posible fallecimiento de la titular o NNA participante del
programa, según lo reportado por el aplicativo de supervivencia del MSPS
o información suministrada por el EM/EI o el equipo regional de MFA; x)
posible suplantación de la titular; xi) por inconsistencias en cualquier otra
información requerida para la liquidación y entrega de los incentivos.
b. Procedimiento para realizar la suspensión de las familias
El procedimiento realizado por el programa para la suspensión de una familia o de alguno de
sus NNA se realiza siguiendo los siguientes pasos:

Se encuentra alguna de las causales descritas en el cuadro No. 3.

El nivel nacional del programa expide un acto administrativo de las familias y NNA
suspendidos en cada periodo de liquidación de los incentivos.

El nivel nacional del programa envía directamente o por medio del equipo regional un
oficio al alcalde municipal informándole sobre las familias o NNA suspendidos por el
programa y sobre el procedimiento que debe llevarse a cabo para garantizar el debido
proceso a estas familias.

La administración municipal realiza la comunicación del acto administrativo a las
familias y miembros suspendidos, mediante la publicación del listado en un lugar
público visible de las oficinas de la Alcaldía y el enlace municipal realiza las siguientes
actividades:
o
o
Utiliza formas alternativas de publicidad que permitan a las familias conocer los
motivos de la suspensión y los mecanismos para interponer los recursos
(madres líderes, medios de comunicación masivos, anuncios, entre otros).
Envía el documento que soporte la publicación al equipo regional de MFA para
su archivo en el respectivo expediente.

Una vez finalizada la etapa de comunicación del acto administrativo, se abre el periodo
para que las familias presenten al EM/EI los documentos soportes que demuestren el
cumplimiento de los requisitos y/o la ausencia de causal de suspensión.

Los documentos soportes idóneos para demostrar el cumplimiento de condiciones y
solicitar el levantamiento de la medida de suspensión son en cada caso:
Cuadro No. 4 – Requisitos para el levantamiento de la suspensión de las familias
Tipo de
Suspensión
Causal
Información
falsa,
inconsistente o
inexacta
Documento de identidad
inconsistente
Inconsistencia en la fecha
de
nacimiento
o
expedición del documento
de identidad
Requisito o prueba
Fotocopia del documento según corresponda:

Registro civil

Tarjeta de identidad

Cédula de ciudadanía

Cédula de extranjería
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Tipo de
Suspensión
Causal
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Requisito o prueba
Titular
que
no
se Solicitud de revisión indicando la población con la que se
encuentra en las bases de inscribió en el programa:
datos de focalización

Sisbén III

Víctimas del desplazamiento forzado

Red Unidos

Listados censales pueblos indígenas
Fotocopia del documento según corresponda:

Registro civil

Tarjeta de identidad

Cédula de ciudadanía

Cédula de extranjería
Duplicidad en el registro
Documento de identidad de los miembros reportados como
duplicados.
Inconsistencia
en
el Certificado del estado del documento emitido por la RNEC
estado del documento de donde se certifique que el documento de identificación se
acuerdo a cruce con el encuentra en estado “vigente”.
aplicativo
de
supervivencia del MSPS

Una vez recibidos los documentos, el enlace municipal realiza el procedimiento según los
siguiente parámetros:
Cuadro No. 5 – Procedimiento para el levantamiento de la suspensión según causal
Tipo de
Suspensión
Causal
Procedimiento

Documento de identidad
inconsistente


Inconsistencia en la fecha
de expedición del
documento

información
falsa,
inconsistente
o inexacta
Inconsistencia en la fecha 
de nacimiento del Titular
o de cualquier NNA del
núcleo familiar
Titular que no se

encuentra en las bases
de datos de focalización

Duplicidad en el registro
Inconsistencia en el
estado del documento de
acuerdo a cruce con el
aplicativo de
supervivencia del MSPS


EM realiza trámite de novedad en el SIFA. Si la imagen
del documento no se encuentra cargada en el sistema se
debe subir.
El equipo regional revisa la imagen del documento y
valida la novedad.
EM realiza trámite de novedad en el SIFA. Si la imagen
del documento no se encuentra cargada en el sistema se
debe subir.
El equipo regional revisa la imagen del documento y
valida la novedad.
EM/EI realiza trámite de novedad en el SIFA. Si la imagen
del documento no se encuentra cargada en el sistema se
debe subir.
Se tramita por medio del SIFA.
EM/EI realiza el trámite de la novedad en el SIFA, Si la
imagen del documento no se encuentra cargada en el
sistema se debe subir.
Se tramita por medio del SIFA.
EL EM descarga el documento donde recoge el resultado del proceso de solicitudes de
levantamiento, mantenimiento o exclusión.
G-GI-12: Condiciones de Salida Más Familias en Acción
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Más Familias en Acción
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Social

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El EM convoca y le presenta los soportes correspondientes al CMC/CCC, quien procede a
generar el acta en donde, en cada caso particular, se cuenta con tres opciones para cada
NNA y/o familia:
o
o
o
El levantamiento de la medida preventiva de suspensión adoptada, en los casos en los
cuales se hayan presentado los soportes.
El retiro definitivo de la familia del programa en los casos en que se compruebe la
causal de salida.
Mantener suspensión en los casos en los cuales aún no se cuente con elementos de
juicio suficientes para levantar suspensión o proceder con el retiro.
La decisión de permanencia de las familias y NNA debe ser aprobada por el CMC/CCC en
cabeza del alcalde municipal o gobernador, según el caso, toda vez que la operación del
programa en el territorio es competencia de las autoridades territoriales, según lo
estipulado en el convenio interadministrativo celebrado con el Departamento
Administrativo para la Prosperidad Social.
Posteriormente, el EM procede a cargar el acta en el SIFA, suscrita por los miembros del
CMC/CCC.
El programa sólo aplica los levantamientos o retiros cuando el CMC/CCC así lo haya
establecido, es decir cuando en el aplicativo SIFA se encuentre el acta generada y suscrita
por los miembros participantes del comité de certificación.

El NNA o familia inscrita en el programa y afectada con el retiro cuenta con diez días para
presentar los recursos a que haya lugar contra el acto administrativo que decide la
permanencia en el programa. El término para la interposición de recursos empieza a contar
una vez se surta la notificación de la decisión final.
El éxito del proceso de depuración depende en gran medida de la gestión realizada por las
alcaldías y los enlaces municipales, por lo que se requiere de su oportuna intervención para
resolver cualquier eventualidad que se presente y realizar el acompañamiento a las familias o
NNA a los cuales se les adelanta el proceso de suspensión, levantamiento o retiro.
5.2.3 Procedimiento para el retiro de una familia y/o NNA
Los procedimientos definidos por el programa para el retiro de las familias se definen según
su tipología.
a. Retiro de familias y/o NNA por procesos operativos y control de información
El retiro de la familia o del NNA del programa por situaciones generadas en los procesos de
control de calidad de la información registrada en el SIFA, surte primero el debido proceso
durante el cual se aplica el procedimiento de la suspensión preventiva descrito en el punto
anterior. Este proceso puede culminar en el retiro de la familia y/o NNA sí:
La recomendación del CMC/CCC es retirar a una persona o familia inscrita en el
programa si no se presenta ningún recurso dentro del término legal en contra del acto
administrativo que decide la permanencia en el programa.
G-GI-12: Condiciones de Salida Más Familias en Acción
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CÓDIGO: G-GI-12
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La recomendación del CMC/CCC es retirar a una persona o familia inscrita en el
programa y ésta presenta un recurso en contra de la decisión pero el mismo no es
procedente a la luz de la normatividad vigente.
Pasados seis meses desde la fecha de publicación de la medida de suspensión
preventiva, la familia o persona incursa en la causal de suspensión no presenta
información para el levantamiento de la medida.
b. Retiro de las familias por condiciones sociales y económicas
El retiro de las familias por cumplimiento de metas o mejora en las condiciones sociales y
económicas se establece para cada grupo poblacional. En todos los casos, las familias que
cumplan con estas condiciones continuarán por el término que determine el programa,
definido como el período de transición para su retiro.
Cuadro No. 6 – Criterios de retiro o promoción de las familias de MFA
Grupo Poblacional
Familias Sisbén
Familias de la Red
Unidos
Familias víctimas del
desplazamiento
forzado
Criterios de promoción del programa MFA
La promoción de estas familias se realiza con el cambio de la plataforma del
Sisbén. Una vez el programa cuente con las bases del Sisbén actualizadas
por el DNP, realiza el cruce respectivo de los puntajes de las familias
inscritas en MFA para determinar aquellas que superen los puntos de corte
definidos. Estas familias serán notificadas de su paso al período de
transición y de la fecha final para su retiro del programa.
Una vez la ANSPE promueva a las familias por haber cumplido las
condiciones necesarias y suficientes relacionadas con el desarrollo de
capacidades individuales y familiares para su libre desarrollo y la superación
de los umbrales definidos por la estrategia, MFA procede a comunicar a cada
una de estas familias su período de transición y fecha de retiro final del
programa.
Las familias que superan la situación de vulnerabilidad derivada del hecho
victimizante de desplazamiento forzado, dentro de un proceso de retorno o
reubicación, según los criterios establecidos en el Decreto 2569 de 2014
expedido por el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social,
son notificadas por MFA de su paso al periodo de transición y la fecha final
del retiro del programa.
Este proceso se realizará para:
Las familias Sisbén cuando se realice el cambio de plataforma.
Las familias de la Red Unidos cada dos años e iniciará en el segundo semestre del año
2016.
5.3
Resultados esperados del proceso
Los principales indicadores del proceso de condiciones de salida, que pueden ser calculados
por periodo o acumulados, así como por grupo de población y municipio o grupo de municipios
son:
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Cuadro No. 12 – Indicadores condiciones de salida
Nombre del Indicador
Titulares suspendidos (total y
por tipo de suspensión)
NNA suspendidos (total y por
tipo de suspensión)
Titulares con levantamiento de
suspensión
NNA con levantamiento
suspensión
Familias en transición
Familias retiradas
NNA retirados
de
Medida
%
%
%
%
%
%
%
Cálculo del Indicador
Número de titulares suspendidos/total de
titulares inscritos en el programa
Número de NNA suspendidos/total de NNA
inscritos en el programa
Número de titulares con levantamiento de
suspensión/número
total
de
titulares
suspendidos
Número de NNA con levantamiento de
suspensión/número total de NNA suspendidos
Número de familias en transición/número de
familias inscritas en el programa
Número de familias retiradas/número de
familias inscritas en el programa
Número de NNA retirados/número de NNA
inscritos en el programa
6. SEGUIMIENTO, MONITOREO Y RETROALIMENTACIÓN DEL PROCESO
El seguimiento al proceso de condiciones de salida realizado por el programa se efectúa por
medio de los diferentes tipos de reportes e indicadores calculados por el sistema de
información del programa-SIFA mediante los cuales se genera la información requerida para
la toma de decisiones.
Entre los reportes generados por el SIFA y relacionados con el proceso de condiciones de
salida se tienen los reportes por municipio del estado de las familias totales y por grupo de
población. Los reportes de las familias suspendidas por tipología o causal de suspensión y los
reportes de las familias retiradas por tipo de causal.
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CONTROL DE CAMBIOS Y VERSIONES
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
RAZÓN DE LA MODIFICACIÓN
1
15/12/2015
Creación del documento
2
10/02/2016
Cambio de código y proceso
REVISÓ:
Nombre:
Rubén Gallego
Cargo:
Coordinador
GIT. Antifraudes
G-GI-12: Condiciones de Salida Más Familias en Acción
APROBÓ:
Nombre:
Francisco Alejandro Espinosa Espinosa
Cargo:
Director de Ingreso Social
Prosperidad Social
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