GUÍA OPERATIVA CONDICIONES DE SALIDA PROGRAMA - MÁS FAMILIAS EN ACCIÓN Departamento Administrativo Para la Prosperidad Social Bogotá, 2016 Guía Operativa Condiciones de Salida CÓDIGO: G-GI-12 Más Familias en Acción PROCESO: Gestión para la Inclusión Social VERSIÓN: 2 PÁGINA: 2 de 12 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... 3 1. OBJETIVO DE LA GUIA .................................................................................................... 3 2. ALCANCE DE LA GUIA ...................................................................................................... 3 3. SIGLAS ................................................................................................................................... 3 4. REFERENCIAS NORMATIVAS ......................................................................................... 4 5. ESTRUCTURA DEL PROCESO......................................................................................... 4 5.1 Presentación del proceso ......................................................................................... 4 5.1.1 Objetivo ............................................................................................................... 4 5.1.2 Alcance del proceso ........................................................................................ 4 5.2 Estructura del proceso .............................................................................................. 4 5.2.1 Clasificación de las causales de retiro ..................................................... 4 5.2.2 Procedimiento para la aplicación de las causales de retiro ............. 5 5.2.3 Procedimiento para el retiro de una familia y/o NNA ........................ 9 5.3 Resultados esperados del proceso ..................................................................... 10 6. SEGUIMIENTO, MONITOREO Y RETROALIMENTACIÓN DEL PROCESO ...... 11 G-GI-12: Condiciones de Salida Más Familias en Acción Prosperidad Social 2 Guía Operativa Condiciones de Salida CÓDIGO: G-GI-12 Más Familias en Acción PROCESO: Gestión para la Inclusión Social VERSIÓN: 2 PÁGINA: 3 de 12 INTRODUCCIÓN Las condiciones de salida o reglas de egreso de las familias del programa Más Familias en Acción-MFA se convierte en uno de los principales retos de los programas de Transferencias Monetarias Condicionadas-TMC, al tener que contemplar dentro de sus causas no solamente criterios operativos para su retiro, sino aquellos indicadores que permitan dar cumplimiento de metas relacionadas con el mejoramiento de las condiciones sociales y económicas de las familias participantes. 1. OBJETIVO DE LA GUIA La presente guía operativa desarrolla el proceso de condiciones de salida establecido en el Manual Operativo-MO del programa MFA y tiene como propósito describir la metodología y especificar los diferentes mecanismos, procedimientos administrativos y responsables para realizar éste proceso y su difusión a los diferentes actores participantes del programa. 2. ALCANCE DE LA GUIA La guía está dirigida a las diferentes entidades, actores y familias participantes del programa y en especial, a los responsables directos de realizar el proceso de identificación y aplicación de las condiciones de salida de las familias para su retiro de MFA. 3. SIGLAS ANSPE CCC CCD CMC DIS DNP EI EM ICBF IPM IPS MFA MO MSPS NNA SIFA SISBEN UARIV Agencia Nacional para la Superación de la Pobreza Extrema Comité Corregimental de Certificación Control de Crecimiento y Desarrollo Comité Municipal de Certificación Dirección de Ingreso Social Departamento Nacional de Planeación Enlace Indígena Enlace Municipal Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Índice de Pobreza Multidimensional Institución Prestadora del Servicio de Salud Más Familias en Acción Manual Operativo Ministerio de Salud y Protección Social Niños, Niñas y Adolescentes Sistema de Información de Mas Familias en Acción Sistema de Selección de Beneficiarios de Programas Sociales Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas G-GI-12: Condiciones de Salida Más Familias en Acción Prosperidad Social 3 Guía Operativa Condiciones de Salida CÓDIGO: G-GI-12 Más Familias en Acción PROCESO: Gestión para la Inclusión Social VERSIÓN: 2 PÁGINA: 4 de 12 4. REFERENCIAS NORMATIVAS Ley 1532 de 2012, por medio de la cual se adoptan unas medidas de política y se regula el funcionamiento del programa Familias en Acción, hoy Más Familias en Acción. Resolución 4134 de 2015, por la cual se adopta el Manual Operativo del Programa Más Familias en Acción – versión 3. 5. ESTRUCTURA DEL PROCESO Según lo estipulado en el artículo 14 de la ley 1532 de 2012, las familias permanecen en el programa hasta completar los ciclos de educación y salud iniciados con los NNA y sólo pueden ser retiradas del programa, sí se demuestra que: 5.1 Exista información confiable que indique que la familia ha mejorado su condición social y económica. Existan faltas contempladas con la vulnerabilidad de los derechos de los NNA miembros de la familia inscrita en el programa o incumplan con las corresponsabilidades establecidas por el programa. La familia haya suministrado información falsa al programa. Presentación del proceso En cumplimiento a lo estipulado en la Ley 1532 de 2012, las causales que generan la salida de las familias se clasifican por: i) procesos operativos; ii) control de calidad de la información reportada al programa; iii) por cumplimiento de metas. 5.1.1 Objetivo El objetivo del proceso de condiciones de salida es identificar a las familias y/o participantes que se encuentran incursos en una o varias causales de retiro del programa, con el fin de propender que los incentivos otorgados por MFA sean efectivamente entregados a las familias que cumplan con los criterios de focalización y con las corresponsabilidades establecidas por el programa. 5.1.2 Alcance del proceso El proceso inicia con la identificación de las familias y/o NNA inscritos en MFA que se encuentran incursos en las causales establecidas para su retiro del programa y finaliza con el retiro efectivo del programa o la validación de la información correspondiente. 5.2 Estructura del proceso La aplicación de los criterios de salida de las familias del programa requiere de diversos procedimientos, fuentes de información y responsables de conformidad a la situación y tipología presentada. 5.2.1 Clasificación de las causales de retiro Las causales de retiro de las familias y/o NNA se clasifican así: G-GI-12: Condiciones de Salida Más Familias en Acción Prosperidad Social 4 Guía Operativa Condiciones de Salida CÓDIGO: G-GI-12 Más Familias en Acción PROCESO: Gestión para la Inclusión Social VERSIÓN: 2 PÁGINA: 5 de 12 Cuadro No. 1 – Situaciones que generan la salida de las familias y/o NNA Situación Tipología Procesos Operativos Incumplimiento de criterios de permanencia en el programa Control de calidad de la información Información falsa, inconsistente o inexacta Cumplimiento metas Condiciones sociales y económicas de la familia Criterios de retiro La familia ya no cuenta con NNA menores de 18 años ni de jóvenes de 19 y 20 años con rezago escolar que cursen 10° y 11° grado, respectivamente. Los NNA del núcleo familiar ya terminaron la educación media. Luego de adelantarse el debido proceso se evidencia alguna de las siguientes situaciones: Duplicidad en la información. Información del documento de identidad con estado diferente a “vigente”, según base de datos de la Registraduria Nacional del Estado Civil-RNEC y/o el aplicativo de supervivencia del MSPS. La titular de la familia no se encuentra en las bases de datos de focalización dentro de las fechas de corte establecidas. Indicios de falsedad o inconsistencia en el número o fecha de expedición del documento de identidad, fecha de nacimiento o cualquier otra información requerida para la liquidación y el pago de los incentivos. El fallecimiento de la titular o de alguno de los NNA beneficiarios del grupo familiar no reportado a MFA. La familia supera su situación de pobreza y vulnerabilidad, según criterios e indicadores establecidos por el programa. 5.2.2 Procedimiento para la aplicación de las causales de retiro Un primer paso para iniciar con la revisión de los criterios que definen si una familia debe ser retirada del programa es conocer su estado dentro del sistema de información de Más Familias en Acción – SIFA y posteriormente aplicar los criterios definidos para cada tipología de retiro. El programa tiene definido en el SIFA los estados de registros de las familias inscritas y de cada uno de los NNA, los cuales permiten clasificarlos según la situación en la que se encuentran dentro del ciclo operativo de MFA. Las dinámicas de las familias y de los integrantes de su núcleo familiar, relacionadas con los cambios de edad, movilidad geográfica, situación escolar, fallecimientos, entre otros, requiere que el programa realice, en cada uno de los periodos de liquidación de los incentivos, una revisión de las novedades registradas para cada una de ellas, con el fin de actualizar su estado en cada período. Adicionalmente, por medio de este proceso se realizan los respectivos controles de calidad de la información registrada en el SIFA, su depuración y actualización, con el fin de propender por la mayor confiabilidad de los registros, los cuales se constituyen en la base para los procesos de liquidación y entrega de los incentivos de salud y educación otorgados por el programa. Los estados de los registros definidos por el programa para las familias inscritas son: G-GI-12: Condiciones de Salida Más Familias en Acción Prosperidad Social 5 Guía Operativa Condiciones de Salida CÓDIGO: G-GI-12 Más Familias en Acción PROCESO: Gestión para la Inclusión Social VERSIÓN: 2 PÁGINA: 6 de 12 Cuadro No. 2 – Estado de las familias Estado de la Familia Beneficiaria Suspendida Elegible inscrita Retirada Descripción Familia que cumple con los requisitos definidos para su ingreso a MFA y tiene al menos un NNA que puede acceder a alguno de los incentivos otorgados por el programa en el periodo liquidado. Familia que por procesos de control y depuración de datos de la información, es objeto de revisión por parte del programa. Este estado es preventivo mientras el programa comprueba la veracidad de la información. La familia puede encontrarse en este estado porque: i) ningún NNA cuenta con la información requerida en salud y/o educación para la liquidación de los incentivos; ii) se encuentra inscrita en el programa pero no ha recibido ningún pago de incentivos; iii) familia a la cual se le levantó el proceso de suspensión. La familia puede encontrarse en este estado por: i) haber mejorado su condición socio económica; ii) no contar con ningún NNA que cumpla con los criterios para el acceso a los incentivos otorgados por el programa (NNA fallecidos, que terminan el bachillerato o superan la edad para el grado escolar cursado, incluido los dos años de rezago escolar); iii) como consecuencia de la finalización del debido proceso de suspensión preventiva; iv) por solicitud del titular. En cada periodo de liquidación, las familias en estado “beneficiaria” y “elegible inscrita” entran al proceso de liquidación de los incentivos de salud y/o educación según sea el caso. Las familias en estado “suspendida” deben seguir verificando compromisos y sí al levantarse la suspensión pasan a estado “elegible inscrita”, el programa les reconoce los incentivos retroactivos dejados de recibir durante máximo dos periodos acumulados, siempre y cuando el hecho que dio origen a la suspensión preventiva provenga de errores imputables al programa. a. Situaciones que originan la suspensión de las familias Como se anotó anteriormente, el estado de suspensión de una familia o NNA del programa es de forma preventiva con el fin de propender por la confiabilidad de la información reportada en el SIFA, por ello no se constituye en una sanción. Una vez se verifica la información, la familia o NNA puede pasar a estado “elegible inscrita” o a estado “retirada”, según los resultados obtenidos. La suspensión puede presentarse por diversas situaciones: Cuadro No. 3 – Situaciones que generan suspensión de las familias Situación Por Control de Calidad Tipología Descripción Falsedad o inconsistencia en la información Se presenta cuando: i) el NNA no se encuentra en el núcleo familiar según las bases de focalización y la familia no adjunta el registro civil o el soporte de custodia y cuidado; ii) los tipos de documentos de identidad no corresponden con la edad de la persona; iii) el número del documento de identidad, la fecha de expedición y/o la fecha de nacimiento del documento no concuerdan con los parámetros definidos, según directrices de la RNEC; iv) el titular no se encuentra en las bases de focalización; v) el titular es menor de 14 años; vi) duplicidad del código de la familia o del beneficiario en el SIFA; vii) por tener documento de identidad en G-GI-12: Condiciones de Salida Más Familias en Acción Prosperidad Social 6 Guía Operativa Condiciones de Salida CÓDIGO: G-GI-12 Más Familias en Acción PROCESO: Gestión para la Inclusión Social VERSIÓN: 2 PÁGINA: 7 de 12 estado diferente a “vigente” en la base de datos del aplicativo de supervivencia del MSPS; viii) por solicitud del Comité Municipal de Certificación-CMC o del Comité Corregimental de Certificación-CCC, según sea el caso; ix) posible fallecimiento de la titular o NNA participante del programa, según lo reportado por el aplicativo de supervivencia del MSPS o información suministrada por el EM/EI o el equipo regional de MFA; x) posible suplantación de la titular; xi) por inconsistencias en cualquier otra información requerida para la liquidación y entrega de los incentivos. b. Procedimiento para realizar la suspensión de las familias El procedimiento realizado por el programa para la suspensión de una familia o de alguno de sus NNA se realiza siguiendo los siguientes pasos: Se encuentra alguna de las causales descritas en el cuadro No. 3. El nivel nacional del programa expide un acto administrativo de las familias y NNA suspendidos en cada periodo de liquidación de los incentivos. El nivel nacional del programa envía directamente o por medio del equipo regional un oficio al alcalde municipal informándole sobre las familias o NNA suspendidos por el programa y sobre el procedimiento que debe llevarse a cabo para garantizar el debido proceso a estas familias. La administración municipal realiza la comunicación del acto administrativo a las familias y miembros suspendidos, mediante la publicación del listado en un lugar público visible de las oficinas de la Alcaldía y el enlace municipal realiza las siguientes actividades: o o Utiliza formas alternativas de publicidad que permitan a las familias conocer los motivos de la suspensión y los mecanismos para interponer los recursos (madres líderes, medios de comunicación masivos, anuncios, entre otros). Envía el documento que soporte la publicación al equipo regional de MFA para su archivo en el respectivo expediente. Una vez finalizada la etapa de comunicación del acto administrativo, se abre el periodo para que las familias presenten al EM/EI los documentos soportes que demuestren el cumplimiento de los requisitos y/o la ausencia de causal de suspensión. Los documentos soportes idóneos para demostrar el cumplimiento de condiciones y solicitar el levantamiento de la medida de suspensión son en cada caso: Cuadro No. 4 – Requisitos para el levantamiento de la suspensión de las familias Tipo de Suspensión Causal Información falsa, inconsistente o inexacta Documento de identidad inconsistente Inconsistencia en la fecha de nacimiento o expedición del documento de identidad Requisito o prueba Fotocopia del documento según corresponda: Registro civil Tarjeta de identidad Cédula de ciudadanía Cédula de extranjería G-GI-12: Condiciones de Salida Más Familias en Acción Prosperidad Social 7 Guía Operativa Condiciones de Salida CÓDIGO: G-GI-12 Más Familias en Acción PROCESO: Gestión para la Inclusión Social Tipo de Suspensión Causal VERSIÓN: 2 PÁGINA: 8 de 12 Requisito o prueba Titular que no se Solicitud de revisión indicando la población con la que se encuentra en las bases de inscribió en el programa: datos de focalización Sisbén III Víctimas del desplazamiento forzado Red Unidos Listados censales pueblos indígenas Fotocopia del documento según corresponda: Registro civil Tarjeta de identidad Cédula de ciudadanía Cédula de extranjería Duplicidad en el registro Documento de identidad de los miembros reportados como duplicados. Inconsistencia en el Certificado del estado del documento emitido por la RNEC estado del documento de donde se certifique que el documento de identificación se acuerdo a cruce con el encuentra en estado “vigente”. aplicativo de supervivencia del MSPS Una vez recibidos los documentos, el enlace municipal realiza el procedimiento según los siguiente parámetros: Cuadro No. 5 – Procedimiento para el levantamiento de la suspensión según causal Tipo de Suspensión Causal Procedimiento Documento de identidad inconsistente Inconsistencia en la fecha de expedición del documento información falsa, inconsistente o inexacta Inconsistencia en la fecha de nacimiento del Titular o de cualquier NNA del núcleo familiar Titular que no se encuentra en las bases de datos de focalización Duplicidad en el registro Inconsistencia en el estado del documento de acuerdo a cruce con el aplicativo de supervivencia del MSPS EM realiza trámite de novedad en el SIFA. Si la imagen del documento no se encuentra cargada en el sistema se debe subir. El equipo regional revisa la imagen del documento y valida la novedad. EM realiza trámite de novedad en el SIFA. Si la imagen del documento no se encuentra cargada en el sistema se debe subir. El equipo regional revisa la imagen del documento y valida la novedad. EM/EI realiza trámite de novedad en el SIFA. Si la imagen del documento no se encuentra cargada en el sistema se debe subir. Se tramita por medio del SIFA. EM/EI realiza el trámite de la novedad en el SIFA, Si la imagen del documento no se encuentra cargada en el sistema se debe subir. Se tramita por medio del SIFA. EL EM descarga el documento donde recoge el resultado del proceso de solicitudes de levantamiento, mantenimiento o exclusión. G-GI-12: Condiciones de Salida Más Familias en Acción Prosperidad Social 8 Guía Operativa Condiciones de Salida CÓDIGO: G-GI-12 Más Familias en Acción PROCESO: Gestión para la Inclusión Social VERSIÓN: 2 PÁGINA: 9 de 12 El EM convoca y le presenta los soportes correspondientes al CMC/CCC, quien procede a generar el acta en donde, en cada caso particular, se cuenta con tres opciones para cada NNA y/o familia: o o o El levantamiento de la medida preventiva de suspensión adoptada, en los casos en los cuales se hayan presentado los soportes. El retiro definitivo de la familia del programa en los casos en que se compruebe la causal de salida. Mantener suspensión en los casos en los cuales aún no se cuente con elementos de juicio suficientes para levantar suspensión o proceder con el retiro. La decisión de permanencia de las familias y NNA debe ser aprobada por el CMC/CCC en cabeza del alcalde municipal o gobernador, según el caso, toda vez que la operación del programa en el territorio es competencia de las autoridades territoriales, según lo estipulado en el convenio interadministrativo celebrado con el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social. Posteriormente, el EM procede a cargar el acta en el SIFA, suscrita por los miembros del CMC/CCC. El programa sólo aplica los levantamientos o retiros cuando el CMC/CCC así lo haya establecido, es decir cuando en el aplicativo SIFA se encuentre el acta generada y suscrita por los miembros participantes del comité de certificación. El NNA o familia inscrita en el programa y afectada con el retiro cuenta con diez días para presentar los recursos a que haya lugar contra el acto administrativo que decide la permanencia en el programa. El término para la interposición de recursos empieza a contar una vez se surta la notificación de la decisión final. El éxito del proceso de depuración depende en gran medida de la gestión realizada por las alcaldías y los enlaces municipales, por lo que se requiere de su oportuna intervención para resolver cualquier eventualidad que se presente y realizar el acompañamiento a las familias o NNA a los cuales se les adelanta el proceso de suspensión, levantamiento o retiro. 5.2.3 Procedimiento para el retiro de una familia y/o NNA Los procedimientos definidos por el programa para el retiro de las familias se definen según su tipología. a. Retiro de familias y/o NNA por procesos operativos y control de información El retiro de la familia o del NNA del programa por situaciones generadas en los procesos de control de calidad de la información registrada en el SIFA, surte primero el debido proceso durante el cual se aplica el procedimiento de la suspensión preventiva descrito en el punto anterior. Este proceso puede culminar en el retiro de la familia y/o NNA sí: La recomendación del CMC/CCC es retirar a una persona o familia inscrita en el programa si no se presenta ningún recurso dentro del término legal en contra del acto administrativo que decide la permanencia en el programa. G-GI-12: Condiciones de Salida Más Familias en Acción Prosperidad Social 9 Guía Operativa Condiciones de Salida CÓDIGO: G-GI-12 Más Familias en Acción PROCESO: Gestión para la Inclusión Social VERSIÓN: 2 PÁGINA: 10 de 12 La recomendación del CMC/CCC es retirar a una persona o familia inscrita en el programa y ésta presenta un recurso en contra de la decisión pero el mismo no es procedente a la luz de la normatividad vigente. Pasados seis meses desde la fecha de publicación de la medida de suspensión preventiva, la familia o persona incursa en la causal de suspensión no presenta información para el levantamiento de la medida. b. Retiro de las familias por condiciones sociales y económicas El retiro de las familias por cumplimiento de metas o mejora en las condiciones sociales y económicas se establece para cada grupo poblacional. En todos los casos, las familias que cumplan con estas condiciones continuarán por el término que determine el programa, definido como el período de transición para su retiro. Cuadro No. 6 – Criterios de retiro o promoción de las familias de MFA Grupo Poblacional Familias Sisbén Familias de la Red Unidos Familias víctimas del desplazamiento forzado Criterios de promoción del programa MFA La promoción de estas familias se realiza con el cambio de la plataforma del Sisbén. Una vez el programa cuente con las bases del Sisbén actualizadas por el DNP, realiza el cruce respectivo de los puntajes de las familias inscritas en MFA para determinar aquellas que superen los puntos de corte definidos. Estas familias serán notificadas de su paso al período de transición y de la fecha final para su retiro del programa. Una vez la ANSPE promueva a las familias por haber cumplido las condiciones necesarias y suficientes relacionadas con el desarrollo de capacidades individuales y familiares para su libre desarrollo y la superación de los umbrales definidos por la estrategia, MFA procede a comunicar a cada una de estas familias su período de transición y fecha de retiro final del programa. Las familias que superan la situación de vulnerabilidad derivada del hecho victimizante de desplazamiento forzado, dentro de un proceso de retorno o reubicación, según los criterios establecidos en el Decreto 2569 de 2014 expedido por el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, son notificadas por MFA de su paso al periodo de transición y la fecha final del retiro del programa. Este proceso se realizará para: Las familias Sisbén cuando se realice el cambio de plataforma. Las familias de la Red Unidos cada dos años e iniciará en el segundo semestre del año 2016. 5.3 Resultados esperados del proceso Los principales indicadores del proceso de condiciones de salida, que pueden ser calculados por periodo o acumulados, así como por grupo de población y municipio o grupo de municipios son: G-GI-12: Condiciones de Salida Más Familias en Acción Prosperidad Social 10 Guía Operativa Condiciones de Salida CÓDIGO: G-GI-12 Más Familias en Acción PROCESO: Gestión para la Inclusión Social VERSIÓN: 2 PÁGINA: 11 de 12 Cuadro No. 12 – Indicadores condiciones de salida Nombre del Indicador Titulares suspendidos (total y por tipo de suspensión) NNA suspendidos (total y por tipo de suspensión) Titulares con levantamiento de suspensión NNA con levantamiento suspensión Familias en transición Familias retiradas NNA retirados de Medida % % % % % % % Cálculo del Indicador Número de titulares suspendidos/total de titulares inscritos en el programa Número de NNA suspendidos/total de NNA inscritos en el programa Número de titulares con levantamiento de suspensión/número total de titulares suspendidos Número de NNA con levantamiento de suspensión/número total de NNA suspendidos Número de familias en transición/número de familias inscritas en el programa Número de familias retiradas/número de familias inscritas en el programa Número de NNA retirados/número de NNA inscritos en el programa 6. SEGUIMIENTO, MONITOREO Y RETROALIMENTACIÓN DEL PROCESO El seguimiento al proceso de condiciones de salida realizado por el programa se efectúa por medio de los diferentes tipos de reportes e indicadores calculados por el sistema de información del programa-SIFA mediante los cuales se genera la información requerida para la toma de decisiones. Entre los reportes generados por el SIFA y relacionados con el proceso de condiciones de salida se tienen los reportes por municipio del estado de las familias totales y por grupo de población. Los reportes de las familias suspendidas por tipología o causal de suspensión y los reportes de las familias retiradas por tipo de causal. G-GI-12: Condiciones de Salida Más Familias en Acción Prosperidad Social 11 Guía Operativa Condiciones de Salida CÓDIGO: G-GI-12 Más Familias en Acción PROCESO: Gestión para la Inclusión Social VERSIÓN: 2 PÁGINA: 12 de 12 CONTROL DE CAMBIOS Y VERSIONES VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN RAZÓN DE LA MODIFICACIÓN 1 15/12/2015 Creación del documento 2 10/02/2016 Cambio de código y proceso REVISÓ: Nombre: Rubén Gallego Cargo: Coordinador GIT. Antifraudes G-GI-12: Condiciones de Salida Más Familias en Acción APROBÓ: Nombre: Francisco Alejandro Espinosa Espinosa Cargo: Director de Ingreso Social Prosperidad Social 12