PROPOSITO Apoyar, orientar y verificar las solicitudes necesarias

PROCEDIMIENTO DE TIQUETES
Código:
GAF-PR-09
GESTION FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
Fecha: 4 de Julio
2014
UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN
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PROPOSITO
Apoyar, orientar y verificar las solicitudes necesarias para gestionar los servicios de reservas y
emisión oportuna de las solicitudes de tiquetes de la UNP y adscritos a la misma.
ALCANCE
Aplica desde la solicitud de los tiquetes por parte de los beneficiarios, funcionarios, contratistas, y
directivas de la UNP hasta la entrega del tiquete electrónico. Además de prestar el servicio de la
debida orientación en las posibles acontecimientos que puedan ser presentados dentro del
desarrollo del procedimiento y que afecte la labor a cumplir.
RESPONSABILIDADES
RESPONSABLE
RESPONSABILIDADES
Jefe
de
la El Jefe de la dependencia y el supervisor es responsable de controlar que se
Dependencia
lleve a cabo la emisión de los tiquetes oficiales de la UNP y adscritos a la
Supervisor
misma.
DEFINICIONES
TÉRMINO
DEFINICIÓN
Reserva
Separación de uno o más cupos para una o más personas, en uno o más
vuelos, en fechas, tarifas y rutas específicas.
Tarifa
Es el precio que se paga por el servicio de transporte y las condiciones de
aplicación de la misma. Las tarifas están sujetas a condiciones de utilización
que se refieren entre otros a periodos de validez en el tiempo, condiciones de
pago, restricciones de endosos, estipulaciones sobre reembolsos, utilización
en determinados vuelos, tiempo mínimo o máximo de estadía en el lugar de
destino, días específicos de viajes, etc.
Itinerario
Conjunto ordenado de los vuelos del solicitante enmarcados dentro de un
esquema, horario, o número plural de vuelos operados con regularidad.
Puede incluir equipos, horarios, rutas y aerolíneas.
Billete de pasaje, Es el documento emitido por EL TRANSPORTADOR o su Agente Autorizado
tiquete o boleto como prueba escrita del contrato de transporte. En estas Condiciones de
electrónico
Transporte se utilizará el término de Tiquete.
Vuelo chárter
Vuelo comercial no regular programado para atender situaciones especiales
de demanda, que en ningún caso puede constituir competencia indebida a
los servicios aéreos comerciales de transporte público regular mediante el
establecimiento de series sistemáticas de vuelos, publicidad para los mismos,
o ejecución directa o indirecta de contratos de transporte individuales o
cualquier otra práctica lesiva a los servicios regulares.
Pasajero
Persona que se encuentra a bordo de una aeronave en virtud de un contrato
de transporte aéreo.
Expedición
o Tan pronto el pasajero verifique la existencia de la reserva o el cupo para el
emisión de tiquete
respectivo vuelo y el cumplimiento de los demás requisitos exigibles para el
viaje, se hace la compra (emisión) de la respectiva reserva.
Reserva
La confirmación de la reserva en los registros internos de EL
confirmada
TRANSPORTADOR consta en el Passenger Name Record (PNR) (en
español) de cada vuelo. Se debe consultar con la aerolínea según el tiquete
que sea expedido, si se requiere o no a la confirmación de la reserva.
Aforación de armas Transporte de Armas de Fuego. El transporte de armas en las aeronaves de
la compañía sólo estará permitido en las bodegas de las aeronaves, previo
cumplimiento de las políticas establecidas por las autoridades y la aerolínea.
Se debe consultar previamente a la fecha del viaje con la compañía el
procedimiento existente para el transporte de las mismas. No estará
permitido bajo ninguna circunstancia, el transporte de armas de ningún tipo ni
consigo ni al interior de la cabina de viajeros en ninguna aeronave de la
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Pasabordo
Conexión
Enlace
Implante
Revisado
de
tiquete
Tiquete no volado
compañía.
Documento que se expide contra un cupón de vuelo y que permite abordar
una aeronave.
Cambio de un vuelo a otro que el pasajero realiza en un punto distinto a los
de origen y destino indicados en el tiquete para llegar a su destino. Puede
conllevar o no cambio de aeronave y cambio en el número de vuelo
Personal encargado de gestionar reservas y tiquetes aéreos.
Persona delegada por la agencia de viajes para la UNP para dar trámite a la
expedición de tiquetes aéreos.
Hace referencia a cualquier modificación (horarios, rutas, nombres, fechas)
que se puedan presentar.
1. Es el tiquete no utilizado y por el cual la agencia de viajes reconoce un
porcentaje de reembolso.
2. Tiquete no utilizado por inconvenientes ajenos a la agencia de viajes, por
el cual la respectiva aerolínea reemplaza de acuerdo a la conveniencia del
usuario por otro tiquete.
MARCO LEGAL
Constitución Política: Artículo 24. Todo colombiano, con las limitaciones que establezca la ley,
tiene derecho a circular libremente por el territorio nacional, a entrar y salir de él, y a permanecer y
residenciarse en Colombia.
Ley 300 de 1996. Por la cual se expide la Ley de Turismo y se dictan otras disposiciones.
Ley 1558 de 2012. Por la cual se modifica la ley 300 de 1996-ley general de turismo, la ley 1101 de
2006 y se dictan otras disposiciones.
Decreto 4912 de 2011. Ministerio del Interior. Por el cual se organiza el Programa Prevención y
Protección de los derechos a la vida, la libertad, la integridad y la seguridad de personas, grupos y
comunidades del Ministerio del Interior y de la Unidad Nacional de Protección.
Ley 336 de 1996. Por la cual se adopta el estatuto nacional de transporte.
Artículo 68.El modo de transporte aéreo, además de ser un servicio público esencial, continuará
rigiéndose exclusivamente por las normas del Código de Comercio (libro quinto, capítulo preliminar
y segunda parte), por el manual de reglamentos aeronáuticos que dicte la unidad administrativa
especial de aeronáutica civil y por los tratados, convenios, acuerdos, prácticas internacionales
debidamente adoptados o aplicadas por Colombia.
Resolución 2591 de 2013. Ministerio de Transporte. Por la cual se modifican y adicionan unos
numerales a la Parte Tercera de los Reglamentos Aeronáuticos de Colombia, en materia de
derechos y obligaciones de los usuarios y prestadores de servicio de transporte aéreo.
Creación de la Unidad Nacional de Protección. Decreto 4065 - 31 de octubre de 2011.
Grupos de Trabajo de la Unidad Nacional de Protección. Resolución 103 – 13 de febrero de 2014.
CONSIDERACIONES GENERALES
Los encargados de gestionar tiquetes en la UNP, Jefes de esquemas de Protección, Jefes de
Áreas, Enlaces regionales, Coordinadores de Áreas, los encargados de los beneficiarios externos,
y los funcionarios autorizados para tramitar tiquetes aéreos, deberán diligenciar completamente el
formato destinado para tal fin.
Si la comisión es de lunes a viernes, se le dará trámite a la solicitud con la expedición de los
tiquetes, sujeto a disponibilidad de las aerolíneas en sus itinerarios y cupos. Cuando la comisión
incluye fines de semana y/o días festivos, la solicitud deberá estar justificada y autorizada por el
superior inmediato.
Las solicitudes generadas por el enlace deben procesarse en un término de dos (2) horas como
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máximo y ser informadas al usuario para su aprobación o modificación.
Si el tiquete no es usado en su totalidad o parcialmente, debe el usuario informar mediante correo
electrónico institucional o llamada telefónica de inmediato a la Oficina de Tiquetes Aéreos, al
respectivo asesor, que le atiende.
Los beneficiarios deben cancelar cualquier penalidad que se genere ante la aerolínea, por los
cambios que soliciten.
Los beneficiarios que reiterativamente soliciten tiquetes y no los usen, se les dará traslado a la
Coordinación de Seguimiento de Medidas para la respectiva evaluación. Lo anterior teniendo en
cuenta que cada operación genera costos administrativos y penalidades que afectan el
presupuesto.
La recepción de las reservas y tiquetes se debe VERIFICAR INMEDIATAMENTE toda la
información contenida para control y ejecución: (Nombres, fechas, rutas, horas, vuelos y otros).
Cualquier error que genere penalidad por la no verificación, deberá ser asumido por el usuario.
Si el tiquete no fue volado por ningún motivo se le hará reintegro de dinero al usuario.
CONTENIDO
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Técnico gestor de
tiquetes – Enlace
1. Recibir solicitud de expedición
de tiquetes aéreos
OBSERVACIONES
A
TENER
EN
CUENTA
Está solicitud debe venir diligenciada
completamente en el formato solicitud de
tiquetes.
La solicitud se debe hacer con mínimo 72
horas de anticipación.
Después de verificar que el formato este
diligenciado correctamente y cuente con
los soportes correspondientes se procede
a enviar al enlace para la realización de la
reserva.
Punto de control: Verificar que el
funcionario efectivamente cuente con una
orden de trabajo tramitada, y confirmar
que el destino sea acorde con la misión y
la solicitud.
Confrontar
que
la
solicitud
esté
debidamente diligenciada con toda la
información
requerida.
(Información
Nombre y cedula del pasajero, hora, fecha
y destino, y numero de contacto.
De no cumplir con las especificaciones se
regresa la solicitud al solicitante para que
adjunte y/o corrija la solicitud e iniciar el
trámite nuevamente.
Documento
diligenciado
ya
soporte:
sea en
Formato
físico y/o
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escaneado.
Implante/gestor in
house
de
la
Agencia de viajes
2. Tramitar las reservas y
expedición de tiquetes por parte
de la agencia de viajes
Se consulta la disponibilidad del itinerario
en las diferentes aerolíneas de acuerdo a
la solicitud recepcionada.
El implante remite al enlace la respuesta
de la solicitud con las diferentes
alternativas en cuanto al itinerario y
horarios.
Los enlaces remiten mediante correo
electrónico al usuario y/o solicitante para
la verificación y aprobación de la reserva.
El usuario remite una respuesta afirmativa
o negativa para la emisión, modificación o
cancelación de la reserva mediante correo
electrónico al enlace.
En caso de que la respuesta del usuario
sea negativa se da orden al implante para
la cancelación de la reserva.
En caso de solicitar alguna modificación
se inicia con la actividad 1.
Punto
de
control:
Los
enlaces
verificaran que la reserva corresponda a
lo solicitado por el usuario. Si no hay
cupos en las fechas, horas y destinos que
son enviados en la solicitud, se ubican en
los vuelos más próximos. Si no, se corre
la fecha de viaje con previa autorización
de las partes interesadas.
En caso de ser correcta está información
se procede a dar el aval para la
expedición de tiquetes.
Implante/ gestor
In House de la
agencia de viajes
3. Expedición de tiquetes
Documento soporte: correo electrónico –
reserva electrónica.
Después de recibir el correo electrónico
con aprobación de la reserva por parte del
usuario y/o beneficiario, el enlace remite
mediante correo electrónico está reserva
aprobada al implante para que este a su
vez haga la gestión de la emisión del
tiquete electrónico.
El implante debe comprobar que el tiquete
que vaya a emitir sea en clase económica
que es lo autorizado por la UNP.
Después de emitido el tiquete se regresa
este tiquete electrónico mediante correo
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electrónico al enlace y este a su vez envía
el tiquete mediante correo electrónico al
usuario.
Si hay necesidad de realizar un revisado
de tiquete por algún error que se pueda
presentar y esto genera un costo adicional
o penalidad este debe ser asumido por la
parte involucrada que hay cometido el
error.
Punto
de
control:
Los
enlaces
verificaran que la información del tiquete
este acorde con lo solicitado por el
usuario.
En caso de no haber cupo en clase
económica y haya cupo en clase diferente
(flexible-ejecutiva – vuelo chárter) se
procede a solicitar la autorización del
supervisor del contrato de tiquetes aéreos
para emitirlos en otra clase diferente a la
autorizada por la UNP.
Documento soporte:
Tiquete electrónico – correo electrónico
FORMATOS Y REGISTROS
- Formato solicitud de tiquetes
CONTROL DE CAMBIOS
Versión Inicial:
00
Elaboró:
Revisó:
Descripción del Cambio
Creación del documento
Henry Augusto Lerma Baena
Auxiliar Administrativo
Luis Eduardo Molino Torres
Coordinador Administrativo y Financiero
Aprobó: Julián Marulanda Calero
Secretario General
Oficializó: Jaime Orlando Infante Acosta
Jefe de Oficina Asesora de Planeación e
Información
Versión Final
01