INSTRUCTIVO PARA ELABORAR Y PRESENTAR LOS REPORTES

SECRETARÍA TÉCNICA DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL - SETECI
Dirección de Seguimiento y Evaluación
INSTRUCTIVO PARA ELABORAR Y PRESENTAR LOS REPORTES ANUALES PARA
CONTROL Y SEGUIMIENTO DE ONG EXTRANJERAS
INTRODUCCIÓN
La Secretaría Técnica de Cooperación Internacional (SETECI), en cumplimiento de las atribuciones legales
conferidas en el Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, el Decreto 699, publicado en el
Suplemento del Registro Oficial No. 206, con fecha 7 de noviembre de 2007 y el Decreto 16, publicado en
el Suplemento del Registro Oficial No. 19 con fecha 20 de junio de 2013, relativos a la gestión, registro,
seguimiento y evaluación de la Cooperación Internacional en el Ecuador, con la finalidad de facilitar la
presentación de los reportes de información de los distintos actores, considera importante la creación de
un instructivo para el llenado de los formatos establecidos para el reporte. Es importante destacar que la
elaboración del presente instructivo, toma como base la experticia de gestión del proceso de
levantamiento de información y seguimiento a la gestión que tiene esta Secretaría, buscando mejorar la
eficiencia del proceso.
Cabe mencionar que el proceso de monitoreo, seguimiento y evaluación de la gestión de la Cooperación
Internacional, que incluye a las ONG extranjeras que trabajan en el país, debe contar con el apoyo y
colaboración de todos los actores que forman parte del Sistema Ecuatoriano de Cooperación Internacional
(SECI), con ello se busca avanzar en la rendición de cuentas y la democratización de la información de la
gestión de la cooperación en el Ecuador, obteniendo de esta forma, datos actualizados y pormenorizados
de las intervenciones que se ejecutan en el país, su vinculación con el Plan Nacional para el Buen Vivir, las
Agendas Sectoriales y Territoriales y la distribución geográfica de la cooperación; además se busca evitar
la superposición de esfuerzos en la gestión del desarrollo.
DESCRIPCIÓN DE REQUERIMIENTOS
De conformidad con lo que establece el Art. 35 del Decreto 16 y el Art. 8 del Convenio Básico de
Funcionamiento que suscriben las ONG extranjeras con el Estado ecuatoriano, a través de la SETECI, las
ONG extranjeras deberán presentar cada año la siguiente documentación técnica:
1) Fichas de Programas y Proyectos ejecutados durante el año que ha finalizado:
Tiene como objetivo registrar información general de los proyectos ejecutados en el año
finalizado, fundamentalmente información relativa a los montos de financiación de los proyectos
y los desembolsos realizados y planificados para los siguientes años, así como el porcentaje de
avance de ejecución técnica.
El registro de la información de este documento, deberá realizarse a través del Sistema de
Información
de
Cooperación
Internacional
(SIGECI)
en
el
siguiente
link: http://app.seteci.gob.ec/seteciwebapp.
2) Matriz de Plan Operativo Anual (POA) del año en curso:
Busca identificar los proyectos planificados por la organización a ejecutarse en el año calendario,
reconociendo los proyectos que se encuentran en ejecución, así como también aquellos
proyectos que serán implementados.
3) Reporte del grado de ejecución y evaluación de los Programas y Proyectos ejecutados en el año
finalizado:
Constituye el documento complementario a la Ficha de Proyectos, ya que recopila información
de carácter cualitativa y cuantitativa de los proyectos ejecutados en el año finalizado. Identifica
la gestión realizada por la organización para el cumplimiento de metas y objetivos planteados,
las conclusiones y recomendaciones realizadas por la organización y los resultados de la última
evaluación y auditoría realizadas.
4) Ficha de Actualización de datos:
Busca mantener la información general de la organización, de forma actualizada, con el fin de
que esta pueda ser utilizada por los diferentes actores de la cooperación internacional. Es
importante considerar que ante cualquier cambio (domicilio, representante legal, página web,
entre otros), la organización deberá notificar a SETECI, de ser el caso, con la documentación que
respalde dichos cambios.
5) Matrices de voluntarios y expertos extranjeros que trabajan en el país:
Son matrices que proporcionan información de las personas que colaboran con la organización
en calidad de voluntarios y/o expertos.
En caso de que la organización no trabaje con expertos y voluntarios, deberá manifestarlo por
escrito.
Cabe recalcar que de acuerdo al Art. 8 del Convenio Básico de Funcionamiento, relativo al control de la
Información Operativa y Financiera, el apoderado de la Organización deberá presentar anualmente a la
SETECI, durante el primer trimestre de cada año, la información anteriormente expuesta, con el fin de
mantener un registro de proyectos presentados por la Organización.
Del mismo modo si existe alguna modificación de los datos contemplados en los documentos antes
mencionados (nuevos proyectos, cambios presupuestarios o de fechas, cambios de representación legal
en el país, cambios de domicilio, etc.); la organización deberá remitir la información actualizada con los
documentos técnicos y legales de respaldo (convenios, enmiendas, acuerdos, contratos, documentos de
proyecto, etc.).
Finalmente, es importante mencionar que los trámites que se llevan a cabo para la suscripción o
renovación de convenios y/o solicitudes de devolución de IVA, son diferentes de la información solicitada
en las Fichas y Reportes indicados en el presente instructivo. En caso de requerir información técnica
adicional, favor contactarse con las siguientes personas:
-
Ing. Evelyn Vega, Analista de Seguimiento y Evaluación: [email protected], 593) 2
3931740 ext. 264
Ing. Jennifer Ortiz, Técnica de Seguimiento y Evaluación: [email protected], 593) 2
3931740 ext. 262
Ing.
María
Alejandra
Gallardo,
Técnica
de
Seguimiento
y
Evaluación:
[email protected], 593) 2 3931740 ext. 261
PROCEDIMIENTO PARA LLENAR LA MATRIZ DE PLAN OPERATIVO ANUAL (POA)
La ficha del Plan Operativo Anual (POA) tiene como objetivo identificar los planes de los proyectos a
ejecutarse de manera cualitativa y cuantitativa en el siguiente año de operación de la organización. La
información que se busca obtener en esta ficha, para el caso de proyectos de continuidad se considera
como soporte de la presentada dentro de la Ficha de Proyectos, mientras que para el caso de proyectos
nuevos, consiste en un primer punto de información que permitirá construir indicadores de gestión
mucho más completos y globales de la institución cooperante.
Es importante destacar que cada organización solo necesita presentar un POA que incluya a todos los
proyectos a ejecutar durante el año en curso. A continuación se presenta un detalle de la información
contenida en la matriz:
Primera Parte: Información General
Esta parte se enfoca en recabar información general que permita la identificación general de la ONG.









Institución: Se describe el nombre de la ONG y las siglas (en el caso de tenerlas).
Decreto de Creación y Base Legal: En este campo se requiere la fecha en la que la ONG firmó el
Convenio Marco de cooperación con el Gobierno del Ecuador y el nombre del Convenio.
Representante Legal: Se especifica el nombre de la persona registrada como responsable legal de la
ONG.
E-mail: Indicar la dirección de correo electrónico del representante legal.
Página WEB: Indicar la página web de la organización (Obligatorio, la página web deberá estar
actualizada).
Dirección en Ecuador: Indicar las calles y el número de las oficinas de la ONG en Ecuador, indicando
adicionalmente la ciudad donde se ubican estas oficinas.
Teléfono: Número de teléfono y/o celular para realizar algún tipo de contacto.
Misión: Se transcribe la declaratoria de misión de la ONG y su trabajo en Ecuador.
Visión: Se transcribe la declaratoria de visión de la ONG y su trabajo en Ecuador.
Segunda Parte: Información de los Proyectos
Esta parte tiene formato de matriz, en la cual cada fila representa a un proyecto diferente, a continuación
se realizará un análisis de los parámetros con los que se debe llenar la matriz, y que vienen en las
columnas.

Nombre del programa y Nombre del Proyecto: En caso de que la organización cuente con uno o
varios programas, se colocará el nombre del o los programas cuya ejecución inició en el año en curso
o ha venido ejecutándose desde años anteriores. Al mismo tiempo, se deberán clasificar en la
siguiente casilla, el/los nombres de los proyectos que pertenecen a ese programa y completar toda
la información relativa al/los proyectos, como lo muestra el siguiente ejemplo:
No.
1
Nombre del
programa
(Opcional)
Enumere objetivo y meta
del Plan Nacional Para el
Buen Vivir del Gobierno del
Ecuador con la que se
relaciona
Provincia
Cantón
Parroquia
Proyecto 1.1
2.1
Y
x
z
Proyecto 1.2
2.3
B
a
c
Nombre del
proyecto
Localización geográfica
Programa 1
En caso de que la organización no haya planificado la ejecución de un Programa, se coloca “N/A” y se
debe continuar con el llenado del nombre de o los proyectos.

Enumere objetivo y meta del PNBV 2013-2017: En esta casilla se debe colocar el número del objetivo
y meta del Plan Nacional para el Buen Vivir 2013-2017. No será necesario describir el objetivo y la
meta.

Localización geográfica: Permite establecer el lugar o los lugares donde se ejecutarán los proyectos,
consta de tres casilleros cada uno de los cuales debe constar con algún parámetro de información.
En la casilla Provincia se requiere nombrar a la provincia o las provincias en las que se ejecutan los
proyectos dentro del Ecuador; si fuera el caso de que el proyecto sea de ejecución en todas las
provincias se deberá colocar en esta casilla la palabra “Nacional”.
En la casilla Cantonal, se debe especificar el o los cantones donde se ejecuta el proyecto; en la casilla
Parroquial se debe especificar la parroquia o las parroquias en las que se ejecuta el proyecto.

Clasificación Sectorial: Enumerar el sector principal en el que se enmarca el proyecto. Considerar la
Tabla “CLASIFICACIÓN SECTORIAL – SENPLADES”, expuesta a continuación:
CLASIFICACIÓN SECTORIAL – SENPLADES
CODIGO
S1
AGRUPACION
SECTORES
ESTRATEGICOS
CODIGO
SECTORES
S1.SS1
ENERGIA
S1.SS2
MINERIA E
HIDROCARBUROS
S1.SS3
TELECOMUNICACIONES
S1.SS4
VIALIDAD Y TRANSPORTE
CODIGO
S1.SS1.01
S1.SS1.02
S1.SS1.03
S1.SS1.04
S1.SS1.05
S1.SS1.06
S1.SS2.01
S1.SS2.02
S1.SS2.03
S1.SS2.04
S1.SS3.01
S1.SS3.02
S1.SS3.03
S1.SS4.01
S1.SS4.02
S1.SS4.03
S1.SS4.04
S1.SS4.05
S1.SS4.06
S1.SS4.07
S1.SS4.08
S1.SS5
DEFENSA
S1.SS4.09
S1.SS5.01
S1.SS5.02
SUBSECTORES
ADMINISTRACION ENERGIA
ALUMBRADO PUBLICO
DISTRIBUCION Y CONEXION FINAL USUARIOS
GENERACION
TRANSMISION
INTERSUBSECTORIAL ENERGIA
ADMINISTRACION MINERIA E HIDROCARBUROS
HIDROCARBUROS
MINERIA
INTERSUBSECTORIAL MINERIA E HIDROCARBUROS
ADMINISTRACION TELECOMUNICACIONES
COMUNICACIONES
INTERSUBSECTORIAL TELECOMUNICACIONES
ADMINISTRACION VIALIDAD Y TRANSPORTE
TERMINALES MARITIMOS Y PUERTOS
TERMINALES TERRESTRES
TRANSPORTE AEREO
TRANSPORTE CAMINERO
TRANSPORTE FERROVIARIO
TRANSPORTE MARITIMO, FLUVIAL Y LACUSTRE
VIALIDAD ESPECIAL: CICLOVIAS, SENDEROS PEDESTRES,
PASOS PEATONALES, ETC.
INTERSUBSECTORIAL VIALIDAD Y TRANSPORTE
ADMINISTRACION DEFENSA
DEFENSA
S2
S3
S2.SS1
AGRICULTURA, GANADERIA
Y PESCA
S2.SS2
FOMENTO A LA
PRODUCCION
S3.SS1
SALUD
FOMENTO A LA
PRODUCCION
S3.SS2
EDUCACION
S3.SS3
CULTURA
S3.SS4
SEGURIDAD
S3.SS5
JUSTICIA
S3.SS6
EQUIPAMIENTO URBANO Y
VIVIENDA
SOCIAL
S1.SS5.03
S2.SS1.01
S2.SS1.02
S2.SS1.03
S2.SS1.04
S2.SS1.05
S2.SS1.06
S2.SS1.07
S2.SS2.01
S2.SS2.02
S2.SS2.03
S2.SS2.04
S2.SS2.05
S2.SS2.06
S2.SS2.07
S3.SS1.01
S3.SS1.02
S3.SS1.03
S3.SS1.04
S3.SS1.05
S3.SS2.01
INTERSUBSECTORIAL DEFENSA
ADMINISTRACION AGRICULTURA, GANADERIA Y PESCA
AGRICULTURA O AGROINDUSTRIA
RECUPERACION DE CULTIVOS
GANADERIA
PESCA
RIEGO
INTERSUBSECTORIAL AGRICULTURA, GANADERIA Y PESCA
ADMINISTRACION FOMENTO A LA PRODUCCION
COMERCIO
FINANCIAMIENTO
INDUSTRIA
TURISMO
EMPRENDIMIENTO
INTERSUBSECTORIAL FOMENTO A LA PRODUCCION
ADMINISTRACION SALUD
PRIMER NIVEL DE ATENCION
SEGUNDO NIVEL DE ATENCION
TERCER NIVEL DE ATENCION
INTERSUBSECTORIAL SALUD
ADMINISTRACION EDUCACION
S3.SS2.02
S3.SS2.03
S3.SS2.04
S3.SS2.05
S3.SS2.06
S3.SS2.07
S3.SS2.08
S3.SS3.01
S3.SS3.02
S3.SS3.03
S3.SS4.01
S3.SS4.02
S3.SS4.03
S3.SS4.04
S3.SS5.01
S3.SS5.02
S3.SS5.03
S3.SS6.01
S3.SS6.02
S3.SS6.03
EDUCACION PREBASICA
EDUCACION BASICA Y MEDIA
EDUCACION MEDIA TECNICO
EDUCACION SUPERIOR
EDUCACION DIFERENCIAL Y ESPECIAL
EDUCACION PARA ADULTOS
INTERSUBSECTORIAL EDUCACION
ADMINISTRACION ARTE Y CULTURA
ARTE Y CULTURA
INTERSUBSECTORIAL ARTE Y CULTURA
ADMINISTRACION SEGURIDAD
REHABILITACION
SEGURIDAD
INTERSUBSECTORIAL SEGURIDAD
ADMINISTRACION JUSTICIA
ASISTENCIA JUDICIAL
INTERSUBSECTORIAL JUSTICIA
ADMINISTRACION EQUIPAMIENTO URBANO Y VIVIENDA
AGUA POTABLE
ALCANTARILLADO
S3.SS6.04
S3.SS6.05
S3.SS6.06
S3.SS6.07
VIVIENDA
REASENTAMIENTOS HUMANOS
DESECHOS SOLIDOS
OTRO EQUIPAMIENTO URBANO
INTERSUBSECTORIAL EQUIPAMIENTO URBANO Y
VIVIENDA
ADMINISTRACION PROTECCION SOCIAL Y FAMILIAR
ATENCION A VICTIMAS
ATENCION PRIMERA INFANCIA
ATENCION ADOLESCENTES JOVENES
ATENCION ADULTOS MAYORES
ATENCION DISCAPACITADOS
EQUIDAD DE GENERO
INCLUSION SOCIAL
DESARROLLO RURAL
INTERSUBSECTORIAL PROTECCION SOCIAL Y FAMILIAR
ADMINISTRACION AMBIENTE
CONSERVACION Y MANEJO AMBIENTAL
PREVENCION, MITIGACIÓN Y GESTION DEL RIESGO
INTERSUBSECTORIAL AMBIENTE
ADMINISTRACION DEPORTE
DEPORTE COMPETITIVO
DEPORTE FORMATIVO
DEPORTE RECREATIVO
INTERSUBSECTORIAL DEPORTE
ADMINISTRACION PROYECTOS DE INVESTIGACION Y
BECAS
BECAS
PROYECTO INVESTIGACION
S3.SS6.08
S4
MULTISECTORIAL
Fuente: SENPLADES
S3.SS7
PROTECCIÓN SOCIAL Y
FAMILIAR
S3.SS8
AMBIENTE
S3.SS9
DEPORTE
S4.SS1
PROYECTOS DE
INVESTIGACION Y BECAS
S4.SS3
S4.SS4
S4.SS5
PLANIFICACION Y
REGULACION
MANEJO FISCAL
LEGISLATIVO
ASUNTOS DEL EXTERIOR
S4.SS6
INFORMACION
S4.SS2
S3.SS7.01
S3.SS7.02
S3.SS7.03
S3.SS7.04
S3.SS7.05
S3.SS7.06
S3.SS7.07
S3.SS7.08
S3.SS7.09
S3.SS7.10
S3.SS8.01
S3.SS8.02
S3.SS8.03
S3.SS8.04
S3.SS9.01
S3.SS9.02
S3.SS9.03
S3.SS9.04
S3.SS9.05
S4.SS1.01
S4.SS1.02
S4.SS1.03
S4.SS2.01
S4.SS3.01
S4.SS4.01
S4.SS5.01
S4.SS6.01
S4.SS6.02
ADMINISTRACION PLANIFICACION Y REGULACION
ADMINISTRACION FISCAL
ADMINISTRACION LEGISLATIVA
ADMINISTRACION ASUNTOS DEL EXTERIOR
ADMINISTRACION INFORMACION
GENERACION DE INFORMACION

Nombre Ejecutor (% ejecución): Se debe indicar el nombre de la entidad principal ejecutora del
proyecto, seguido del porcentaje de ejecución a cargo de esta entidad, el mismo que puede ser del
100% en caso de no existir subejecutores o porcentajes menores en caso de que exista la colaboración
de subejecutores.

Nombre Subejecutores (% ejecución): Indicar el nombre de la o las entidades subejecutoras y el
porcentaje de ejecución que estará a cargo de dichas entidades. Es importante considerar que la
sumatoria del % de ejecución del ejecutor y de los subejecutores, deberá ser del 100%. En caso de
que en la anterior casilla se haya colocado el 100%, en esta casilla se deberá colocar “N/A”.

Contraparte Nacional: Indicar el nombre de la o las contrapartes locales que colaboran con la
ejecución de los proyectos. Pueden ser ONG locales, organizaciones comunitarias, entidades del
gobierno central, gobiernos autónomos descentralizados (GADs provinciales, cantonales y/o
parroquiales), entre otras, que no se consideren como cooperación internacional.

Otros involucrados: Colocar el nombre o nombres de otras entidades involucradas en la ejecución
del proyecto, las cuales podrán ser ONG locales, Gobiernos Provinciales, Asociaciones, entre otras.

Objetivo General: Indicar el objetivo principal que tiene el proyecto.

Descripción del proyecto: Señalar de forma resumida en qué consiste el proyecto, indicando las líneas
de acción que contribuirán a la consecución de los objetivos planteados.

Número de beneficiarios: Busca establecer el alcance de los proyectos respecto al número de
individuos que reciben aportación directa o indirecta de los proyectos que se ejecutan. Para el caso
de beneficiarios directos, se especifica el número de personas o familias y/o de personas de una
entidad privada o pública que reciben acción directa o indirecta del proyecto1, mientras que para el
caso de beneficiarios indirectos, se debe procurar establecer el número de individuos que reciben
algún tipo de beneficio no directo del proyecto.

Duración del proyecto: Esta casilla corresponde al número de meses totales de duración del
proyecto, considerando, la Fecha de Inicio y Fecha de Finalización.

Fecha de Inicio: Indicar el día, mes y año de inicio efectivo del proyecto, es decir, si el proyecto inició
en años anteriores, colocar esa fecha. Considerar que esta Matriz representa los proyectos que
iniciarán su ejecución en el año en curso o que ya iniciaron su ejecución en años anteriores, pero
continúan en el año en curso.

Fecha de finalización: Al igual que la fecha de inicio, en la fecha de finalización se deberá indicar el
día, mes y año en el que finalizará el proyecto, la cual podrá ser en el año en curso o en años
posteriores.
En caso de proyectos de conservación ambiental existe la posibilidad de que los beneficiarios sean especies animales, por lo
que se debe especificar a la especie que recibe el apoyo del proyecto
1

Fuente de financiamiento: Dentro de este campo se deben incluir los nombres y las siglas de las
instituciones extranjeras que financian el proyecto. No se debe incluir las contrapartes que ejecuten
fondos locales. Es decir en este campo pueden constar: ONG extranjeras, banca especializada en
desarrollo, fondos mundiales, gobiernos locales de otros países, agencias de desarrollo extranjeras,
entre otras.

Aporte Cooperación ONG: Se deberá indicar el monto total de aportación financiera de la ONG para
la ejecución del proyecto. Cabe señalar, que este valor corresponderá a la suma de los desembolsos
realizados por la ONG, desde el inicio del proyecto, incluido el monto planificado para el año en curso.

Aporte de otros cooperantes: Indicar el monto total de aportación de otros cooperantes
internacionales para la ejecución del proyecto; estos podrán ser ONG extranjeras, fondos mundiales,
organismos del sistema ONU, gobiernos locales de otros países, Comunidad Europea, agencias de
desarrollo extranjeras, entre otras. Este valor corresponderá a la suma de los desembolsos realizados
por otros cooperantes, desde el inicio del proyecto, incluido el monto planificado para el año en
curso.En caso de no existir, colocar “N/A”.

Aporte Contraparte: Colocar el monto total de aportación de la contraparte. este valor
corresponderá a la suma de los desembolsos realizados por la contraparte, desde el inicio del
proyecto, incluido el monto planificado para el año en curso. En caso de no existir, colocar “N/A”.

Aportación beneficiarios: Señalar el monto total de aportación de los beneficiarios para la ejecución
del proyecto. Este valor corresponderá a la suma de los desembolsos realizados por los beneficiarios,
desde el inicio del proyecto, incluido el monto planificado para el año en curso. En caso de no existir,
colocar “N/A”.

Costo total del proyecto: Indicar el monto total del proyecto, el mismo que corresponderá a la suma
de todos los aportes detallados en las casillas anteriores (ONG, otros cooperantes, contraparte,
beneficiarios).

Aportes para el año en curso: Se coloca el monto desglosado del Monto Total, solamente para la
ejecución del proyecto dentro del año en curso, en las casillas de Aporte ONG, Aporte Otros
Cooperantes, Aporte Contraparte y Aporte Beneficiarios.

Costo del proyecto del año en curso: Colocar la suma de los aportes correspondientes al año en
curso, según el detalle de las casillas correspondientes a Aportes para el año en curso.

Proyecto Incluido en POP: Colocar la palabra “SI”, en caso de que el proyecto que se va a ejecutar o
está siendo ejecutado, haya sido detallado en el Plan Operativo Plurianual, presentado para la
suscripción del Convenio Básico de Funcionamiento; caso contrario, colocar la palabra “NO”.
PROCEDIMIENTO PARA LLENAR EL REPORTE DE GRADO DE EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS EJECUTADOS
El Reporte de Grado de Ejecución y Evaluación de los programas y proyectos ejecutados, tiene como
objetivo recopilar información cualitativa y cuantitativa de la gestión realizada por la organización para la
ejecución de los programas y/o proyectos, durante el año finalizado. La consignación de esta información
deberá realizarse con la revisión previa de aquella detallada en la Ficha de Proyectos y en el Plan
Operativo Anual. .A continuación se presenta un detalle de la información solicitada en el Formato.
1.
Resumen de la Gestión de la ONG
Se deberán describir en máximo 300 palabras Información básica de la gestión realizada por la
organización y de los proyectos, programas y actividades en general, durante el año finalizado.
2.
Principales resultados obtenidos en la gestión general de la Organización
Enumerar y describir máximo cinco logros alcanzados de la gestión de la organización durante el año
finalizado.
3. Seguimiento a la ejecución técnica y presupuestaria de programas y proyectos
Nombre del Proyecto 1:
“XYZ”
1. Detalle de los recursos de Cooperación Internacional No Reembolsable
Entidad/Organismo de
donde provienen los
recursos
ONG “XYZ”/
BID/AECID
Monto de cooperación
internacional planificado
del proyecto (A)
Monto de cooperación
internacional desembolsado
del proyecto (B)
% de ejecución
presupuestaria de
cooperación internacional del
proyecto (B/A)
Indicar el monto que se
Indicar el Monto desembolsado
planificó para el año
en el proyecto en el año
finalizado (Ejemplo: Monto
finalizado (Ejemplo: Monto
Planificado 2014:
desembolsado 2014:
$35.000,00 USD)
$35.000,00 USD)
2. Detalle de los recursos de otras fuentes de financiamiento
Entidad/Organismo de
donde provienen los
recursos
Monto planificado de otras
fuentes de financiamiento
para la ejecución del
proyecto (A)
Indicar el monto que se
Fundación Nuestros
planificó para el año
Jóvenes
finalizado (Ejemplo: Monto
Planificado 2014:
$15.000,00 USD)
Metas Planteadas (A)
Indicar todas las metas planteadas al
inicio de ejecución del proyecto.
(Ejemplo:
- Mejorar el acceso de los niños a la
educación primaria en un 15%, en la
comunidad XYZ)
Monto desembolsado de otras
fuentes de financiamiento
para la ejecución del proyecto
(B)
Indicar el Monto desembolsado
en el proyecto en el año
finalizado (Ejemplo: Monto
desembolsado 2014:
$20.000,00 USD)
100%
% de ejecución
presupuestaria de otras
fuentes de financiamiento del
proyecto (B/A)
133,33%
Metas Alcanzadas (B)
% de avance técnico
((B*100)/A)
Indicar todos los logros obtenidos en la
ejecución del proyecto, respecto de las metas
planteadas, hasta el año finalizado.
(Ejemplo:
- El acceso de los niños a la educación primaria
ha mejorado en un 10%, gracias a los talleres
de capacitación brindados en la comunidad
XYZ)
66%
Se tiene que completar la información requerida en la matriz por cada uno de los proyectos que la
organización ha ejecutado en el año finalizado, de acuerdo a las Fichas de Proyectos presentadas.
4.
Resumen de ingresos y de gastos en el Ecuador
Se deberá completar la información requerida en esta matriz por cada uno de los proyectos que la
organización ha ejecutado en el año finalizado, de acuerdo a las Fichas de Proyectos presentadas. La
información consignada en esta tabla, deberá ir de la mano con la detallada en la parte 3 de esta Ficha,
correspondiente a Seguimiento a la ejecución técnica y presupuestaria de programas y proyectos.
INGRESOS TOTALES DE LA ONG EN EL ECUADOR
Proyecto 1:
Entidad/organismo de
donde provienen los
recursos
Indicar el nombre de la o las
entidades
de
donde
provinieron los recursos para
la ejecución del proyecto
para el año finalizado.
(Ejemplo: AECID/BID)
“XYZ”
Tipo de entidad de donde provienen
los recursos
En esta casilla pueden constar los
siguientes tipos de entidades: ONG
extranjeras,
fondos
mundiales,
organismos multilaterales, gobiernos
locales de otros países, agencias de
desarrollo extranjeras, ONG locales,
grupos sociales, entidades del
gobierno central, entidades del
gobierno autónomo descentralizado,
empresa privada, entre otros.
Monto USD
Señalar el monto
total que ingresó a
la
organización
para la ejecución
del proyecto.
Origen de los recursos
(ecuatorianos o
extranjeros)
Es importante señalar si los
recursos
provienen
directamente del extranjero
o fueron adquiridos por
diferentes medios en el
Ecuador.
Por ejemplo, una entidad
pública nacional puede
actuar en calidad de
contraparte, pero su aporte
para el proyecto proviene
del exterior, por lo cual en
esta casilla se deberá colocar
la palabra “Extranjeros”
Nota: La sumatoria de las diversas fuentes de ingresos deberá corresponder al total de recursos obtenidos en el Ecuador por
parte de la ONG para el año de cierre.
COSTOS Y GASTOS TOTALES DE LA ONG EN EL ECUADOR
Rubro
Monto US$
Costos y Gastos Directos (Detallar
todos los costos y gastos directos)
Costos y Gastos Indirectos (Detallar
todos los costos y gastos directos)
En este cuadro se indicarán todos los gastos efectuados por la organización durante el año finalizado.
Estos costos podrán ser directos o indirectos. Los costos indirectos incluyen los gastos que permiten el
funcionamiento operativo de la ONG, tales como servicios básicos, telecomunicaciones, arriendos,
personal administrativo, etc. Mientras que los gastos directos, se refieren a los que tienen relación o
aporte directo a los proyectos que tiene la ONG, por ejemplo personal asignado a proyectos, gastos de
viaje de proyectos, investigaciones, etc.
5.
Resumen de la última Evaluación y Auditoría realizadas
Periodo de evaluación:
Autores:
Principales observaciones o
hallazgos de la evaluación:
Instrumentos utilizados:
Indicar el último periodo de evaluación realizada a la organización
o a un proyecto en específico. Ej. (Junio 2014-Diciembre 2014)
La evaluación pudo haber sido realizada por el financiador, la propia
organización, socios, contrapartes, entre otros.
Indicar las cinco principales observaciones de la evaluación
efectuada.
Colocar los diferentes instrumentos utilizados por el evaluador,
entre las que pueden constar encuestas, focus group, visitas de
campo, entre otros.
Para respaldo de la información consignada en el cuadro que precede, se tiene que remitir en calidad de
adjunto, el Informe o Reporte de la última Evaluación con la que cuente la ONG, según el Plan propuesto
a SETECI al momento de suscribir el convenio (Aplica a las ONGs que tienen suscrito convenio con SETECI,
no así a aquellas que tienen convenio con Cancillería).
Período de la última auditoría
externa:
Firma Auditora (Especificar si es
local o internacional)
Datos de contacto en la firma
auditora (Nombre del contacto,
teléfono, e-mail y dirección)
Principales observaciones o
hallazgos de la auditoría:
Dictamen emitido (limpio, con
salvedades)
Ejemplo: Enero 2014 – Diciembre 2014
Detallar el nombre de la Firma Auditora contratada para
realizar la auditoría interna o externa de la organización, de
manera exclusiva a las actividades realizadas en el Ecuador.
Colocar la información de la Firma que realizó la auditoría.
Colocar al menos tres observaciones del Informe de auditoría
realizado.
Indicar el Dictamen Final emitido en el Informe de auditoría.
Al igual que el Informe de Evaluación, se debe remitir el Informe de Auditoría 2014 de la ONG, que
respalde la información consignada en este cuadro. En caso de que la organización no haya suscrito el
Convenio Básico de Funcionamiento con SETECI, se deberá indicar este particular, en la parte final de cada
cuadro.
6.
Convenios específicos suscritos durante el año
En esta parte del documento, se tiene que detallar los Convenios específicos suscritos durante el año
finalizado, con ONG extranjeras, fondos mundiales, organismos multilaterales, gobiernos locales de otros
países, agencias de desarrollo extranjeras, ONG locales, grupos sociales, entidades del gobierno central,
entidades del gobierno autónomo descentralizado, empresa privada, entre otros, para la ejecución de un
proyecto determinado.
Es importante mencionar que los convenios específicos suscritos, no deberán exceder el tiempo de
vigencia del Convenio Básico de Funcionamiento. En caso de que la organización no haya suscrito
convenios específicos durante el año finalizado, colocar la expresión “N/A”.
Proyecto 1: “XYZ”
Convenio suscrito
con
Fundación Niñez y
Vida
Período
Sector de intervención
Monto US$
Enero 2014 –
Septiembre 2015
Educación
$150.000,00
Es importante completar la información requerida en la matriz por cada uno de los proyectos que la
organización ha ejecutado en el año finalizado, de acuerdo a las Fichas de Proyectos presentadas.
7.
Estrategia de sostenibilidad implementada durante el año.
El cuadro que sigue, contiene un listado de diferentes estrategias de sostenibilidad, que la organización
pudo haber implementado durante el año finalizado. Para ello, se deberá marcar con una X la o las
estrategias aplicadas, por cada uno de los proyectos ejecutados durante el año finalizado. Al final de cada
cuadro y por cada proyecto, se tendrá que describir brevemente las estrategias y mecanismos
implementados por la organización, de acuerdo al siguiente ejemplo:
Proyecto 1: “XYZ”
Estrategia y mecanismos de sostenibilidad, a través del fortalecimiento de
capacidades de actores locales:
Marque con una X si ha
sido implementado por
su ONG
Transferencia de conocimientos:
Procesos de capacitación
X
Procesos de sensibilización
Incorporación de la intervención en los procesos de actores locales:
Creación de modelos de gestión
Creación de procesos y procedimientos
Creación de empresas públicas
Transferencia de propiedad intelectual de productos de investigación o de
procesos de generación de conocimiento
Transferencia de propiedad sobre bienes donados
Sistematización de la intervención:
Publicaciones y material informativo
Material didáctico
Aseguramiento de la continuidad de los beneficios de la intervención:
Aseguramiento de la contraparte local a nivel técnico
Aseguramiento de la contraparte local a nivel presupuestario
Otras (describa cuál)
DESCRIPCIÓN:
-
8.
Se realizaron capacitaciones para los padres de 125 niños, en temas de seguridad y soberanía
alimentaria.
Conclusiones
Detallar las conclusiones generales de la información detallada en los puntos anteriores.
FICHA DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS
La información solicitada en la Ficha de Actualización de Datos, deberá estar actualizada a la fecha de
presentación, considerando que la misma puede ser diferente a la presentada para la suscripción del
Convenio Básico de Funcionamiento.
Es importante considerar el Artículo 4 del Convenio Básico de Funcionamiento, el cual hace referencia a
las Obligaciones de la Organización, y determina que:
i.
“…….. En el evento de un cambio de domicilio, la Organización deberá comunicar mediante oficio
a la SETECI su nuevo domicilio, dirección y otros datos que faciliten su ubicación, así como
cualquier cambio que de éstos se realice”. y;
k.
“Informar a la SETECI sobre el cambio o sustitución de sus apoderados y cualquier cambio de
domicilio de sus oficinas o instalaciones”.
Considerando dichos numerales, la organización deberá anexar a la presente ficha, los documentos que
respalden dichos cambios. En caso de un cambio en el Representante Legal de la Organización, se deberá
presentar una copia de la revocatoria del representante anterior y el nombramiento o poder del nuevo
representante, debidamente notariados.
Asimismo, de acuerdo con el Artículo 4, numeral l), del Convenio Básico de Funcionamiento, es obligación
de todas las organizaciones: “… mantener una página web en español, permanentemente actualizada con
la información de los programas, proyectos y actividades de la Organización”.
MATRICES DE VOLUNTARIOS Y EXPERTOS
Las matrices de voluntarios y expertos, tienen como objetivo registrar la información del personal
extranjero y/o nacional que trabaja en las ONG extranjeras en calidad de voluntarios y/o expertos para la
ejecución de los proyectos en el Ecuador. Las matrices solicitan consignar información general del
voluntario/experto y el lugar donde ejerce dichas actividades.
En caso de que la organización no cuente con expertos y/o voluntarios en su nómina, deberá remitir las
matrices impresas y firmadas con esta observación.
OBSERVACIONES FINALES
Los seis formatos de los Reportes Anuales para Control y Seguimiento, deberán ser presentados en
formato físico con su respectiva firma de responsabilidad y en versión digital, en archivos Excel y Word.