guía: establecer y analizar el excedente financiero presupuestal de

Código: U-GU-12.001.004
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
GUÍA: ESTABLECER Y ANALIZAR EL EXCEDENTE
FINANCIERO PRESUPUESTAL DE CADA EMPRESA DE LAS
SEDES Y UNIDADES ESPECIALES
PROCESO: PRESUPUESTO
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SUBPROCESO: EFECTUAR SEGUIMIENTO PRESUPUESTAL
GUÍA:
ESTABLECER Y ANALIZAR EL EXCEDENTE
FINANCIERO PRESUPUESTAL DE CADA
EMPRESA DE LAS SEDES Y UNIDADES
ESPECIALES
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1. INFORMACIÓN GENERAL DE LA GUÍA
OBJETIVO: Establecer el excedente financiero disponible para incorporar al presupuesto de la Universidad
Nacional de Colombia en una determinada vigencia fiscal.
ALCANCE: Inicia con la recepción de los documentos de los recursos del balance contables reportados por la
División Nacional de Contabilidad y finaliza con la determinación del valor del excedente financiero disponible
para incorporar al presupuesto. Aplica para las áreas Administrativas y Financieras, de Planeación y de
Presupuesto en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y en las Unidades Especiales de la Universidad
Nacional de Colombia.
DEFINICIONES:
1. Activo corriente: Conjunto de bienes y derechos que razonablemente pueden ser convertidos en
efectivo, o que, por su naturaleza, pueden realizarse o consumirse en un período no superior a un año,
contado a partir de la fecha del balance general. También se conoce como activo circulante. (cfr.
Diccionario de términos de Contabilidad Pública. CGN)
2. Apropiaciones presupuestales: Autorizaciones máximas de gastos aprobadas por autoridad
competente, para ser ejecutadas o comprometidas durante una vigencia fiscal.
3. Excedente financiero: (1) Contables: Recurso que representa la generación de riqueza por parte de una
entidad contable pública como resultado del desarrollo de su cometido estatal, a partir de los recursos
recibidos. (cfr. Diccionario de términos de Contabilidad Pública. CGN) (2) Presupuestales: Recursos que
hacen parte del presupuesto de ingresos de capital, se calculan con base en los estados financieros a 31
de diciembre de la vigencia anterior, teniendo en cuenta, entre otros, las reservas presupuestales, las
cuentas por pagar y los recursos con destinación específica.
4. Pasivo corriente: Conjunto de obligaciones contraídas por la entidad contable pública, exigibles en un
período no mayor a un año, contado a partir de la fecha del balance general. (cfr. Diccionario de términos
de Contabilidad Pública. CGN)
5. Reserva presupuestal: Compromisos legalmente adquiridos por las entidades, que tienen registro
presupuestal, pero cuyo objeto no fue completamente ejecutado dentro del año fiscal que termina y serán
recibidos y pagados dentro de la vigencia fiscal siguiente.
6. SGF – QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado
de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad
Nacional de Colombia.
7. Unidades Especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con
organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: Editorial UN,
Unimedios, UNISALUD y Fondo Pensional UN.
8. Vigencia fiscal: Periodo anual calendario, comprendido entre el primer día del mes de enero al 31 de
diciembre de cada año.
CONDICIONES GENERALES:
1.
2.
Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar
quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la
dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.
Este procedimiento se realiza anualmente, una vez se hayan liquidado los estados financieros a 31 de
diciembre de la vigencia anterior a la que se está ejecutando.
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2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DE LA GUÍA
Para establecer el excedente financiero disponible para incorporar en una vigencia fiscal se deben tener en
cuenta los siguientes aspectos:
1. La División Nacional de Contabilidad reporta la información correspondiente a los recursos del balance
basado en los estados financieros a 31 de diciembre de cada año, discriminada por Sedes y Unidades
Ejecutoras, indicando lo correspondiente a Niveles Centrales, Fondos Especiales y Unidades de Gestión
de Investigación – UGI.
2. El análisis de la información se realiza por cada Nivel Central, Unidad Especial, Unidad de Gestión de
Investigación – UGI, tanto del Nivel Central como de los Fondos Especiales, y los Fondos Especiales de
manera global por cada Sede.
3. De la información reportada por la División Nacional de Contabilidad se debe establecer el activo líquido
que existía al cierre de la vigencia fiscal que se está analizando, al cual se le debe descontar el pasivo
corriente inmediato, incluidas las cuentas por pagar, las reservas de apropiación que se hayan
constituido al cierre de la vigencia correspondiente. Del resultado se establece el porcentaje que la
Universidad determine como reserva técnica. La diferencia corresponde al valor del excedente
susceptible de incorporar al presupuesto de la vigencia en curso.
En caso de que se haya incorporado al presupuesto inicial de la vigencia parte de estos recursos, se
deben descontar para determinar el excedente financiero disponible.
4. Una vez determinado el excedente, se analiza su procedencia verificando si corresponde a presupuesto
de funcionamiento o inversión en el caso de los Niveles Centrales.
ELABORÓ
Julio César Camacho
Esguerra y Amanda
REVISÓ
Elsy Almanza Celis
CARGO
Profesional
Especializado
Asistente
Administrativo
CARGO
FECHA
Noviembre 04 de 2.011
FECHA
Nancy Helena Muñoz
Beltrán, Liliana Díaz
Poveda, Katty A. Novoa
Cardoso, Aura María
Cárdenas Paulsen
Jefe División Nacional de
Presupuesto, asesoras y
contratista de la Gerencia
Nacional Financiera y
Administrativa.
Septiembre 06 de 2.011
APROBÓ
Ángela María
González
CARGO
Gerente Nacional
Financiera y
Administrativa.
FECHA
Octubre 14 de 2.011