herrramientas estadisticas para calidad en edu

HERRAMIENTAS ESTADISTICAS PARA LA
CALIDAD EN LA EDUCACION
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HERRAMIENTAS ESTADISTICAS PARA LA CALIDAD EN LA
EDUCACION
Herramientas:
•
Diagrama de flujo.
•
Tormenta de ideas.
•
Hoja de Toma de Datos.
•
Hoja de Verificación.
•
Diagrama de Pareto.
•
Diagrama Causa-Efecto.
•
Círculo de Control (Deming).
Estas 7 herramientas ayudan a los equipos de mejoramiento a lograr detectar,
todas aquellas oportunidades que se requieren hacer dentro de cada uno de los
departamentos involucrados en el proceso de la mejora continua.
Para lograr ubicar dentro del proceso educativo la importancia del uso de la
estadística, partimos de un problema “x”, “DEFICIENCIA EN EL APRENDIZAJE
DE LOS ESTUDIANTES”.
Con el fin de analizar los posibles orígenes de este problema, aplicaremos la
herramienta denominada: Diagrama de Causa-Efecto.
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1. DIAGRAMA CAUSACAUSA-EFECTO
Descripción:
Este diagrama nos permite analizar todas las causas posibles que nos impiden
realizar un servicio de excelencia hacia nuestros clientes internos o externos.
Metodología:
Con el uso de esta herramienta podemos analizar un sin fin de causas, pero
principalmente nos ayuda a detectar cuatro aspectos fundamentales en todo
proceso que son: Las cuatro M del proceso:
1.
2.
3.
4.
Materiales
Métodos
Mano de obra
Maquinaria
CAUSA
MATERIALES
METODOS
Falta de
Repuestos
Falta de
Manuales de
Operación
EFECTO
EQUIPO
ANTICUADO
Falta de
Capacitación
MANO DE
OBRA
Uso
Inadecuado
MAQUINARIA
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Dentro de las causas también se pueden analizar las sub-causas que componen
la causa principal. Cada causa puede tener tantas sub-sub-sub-causas, esto es
que cuando una causa principal se compone de varios factores de análisis se
puede llegar a la raíz del problema utilizando esta herramienta que por su
versatilidad se puede aplicar en cualquier parte del proceso. Para poder llegar a
este punto de análisis se requiere hacer uso de lo que se llama: Tormenta de
ideas.
PADRES
ADMINISTRACION
Doble Jornada de
Trabajo
Falta de
Respeto
Deficiente
Educación
Adicciones
Descuida
dos
Deficiente
Involucramiento con
la Escuela
No
desean
Enseñar
Disfunciones Familiares
Negligencia
Sueldos
Bajos
Padres
Solteros
Abuso Físico
Necesidades
de
Capacitación
Estudiantes
Desorganizados
Deficiente
comunicación con los
hijos
Deportistas
No sabe como
Estudiar
Hostigamiento
sexual
Adicciones
Falta Involucramiento
con la escuela
Presiones
Económicas
CALIDAD
INSUFICIENTE
EN LAS
ESCUELAS
No valora a la
Institución
Énfasis en
Buenos
Materiales
No provee de modelos
Educativos
Hacer Exámenes
Presiones
Económicas
Escuchar
Deficiente
disciplina
Deficiente
autoestima
Promoción
Automática
No da importancia a la
Educación
Imagen
negativa de
la escuela
Objetivos a Corto Plazo
Juventud Estereotipada
ESTUDIANTES
SOCIEDAD
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2. TORMENTA DE IDEAS
Descripción:
La tormenta de ideas es una herramienta que permite participar en forma
ordenada a todos los miembros del equipo de mejora, para analizar las posibles
causas que impiden el buen funcionamiento del departamento.
Metodología:
Se convoca a reunión para analizar todas posibles causas que impiden el control
del proceso. Se nombra un moderador para ir apuntando todas las ideas que
surjan dentro del grupo, se nombra un secretario para elaborar la minuta de la
reunión y darle seguimiento. Cada uno de los miembros aportan una idea por
turno. Estas se apuntan en una hoja de rota folio a la vista de todos.
PROBLEMATICA
En seguida se procede a depurar las ideas y se dejan aquellas que por coincidir
con la mayoría del grupo son más representativas de la problemática en el
departamento. Finalmente son asignadas a los miembros que están en contacto
con el proceso y se les asigna la tarea de aplicar: La Hoja de Toma de Datos.
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TORMENTA DE IDEAS:
Deficiencia en el aprendizaje de los estudiantes.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Falta de Recursos.
No estudian lo suficiente.
Falta de orientación.
No tienen ganas de estudiar.
Faltas de motivación.
Exceso de alumnos en aulas.
No hay bibliotecas especializadas.
Profesores impositivos.
No hay valores profesionales.
No existen buenos servicios.
Ausencia de profesores.
Programas obsoletos.
Planes de estudio desfasados.
Deficiencia metodológica.
Pocos laboratorios de estudio.
Falta de libros.
Problemas familiares.
Baja autoestima.
Padres divorciados.
Padres intransigentes.
Vivienda.
Identificados así las probables causas que dan origen a la “Deficiencia en el
aprendizaje de los estudiantes”, se procede a recabar los datos de los diferentes
aspectos, con el fin de verificar la relevancia que tiene lo que en un momento
dado se consideró como factor del problema en lo que se llama: Hoja de toma
de datos.
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3. HOJA DE TOMA DE DATOS:
Descripción:
En esta hoja se registran las ideas que en la reunión del equipo de mejora se
consideran más repetitivas y el objetivo de la misma es hacer conteos y registrar
el número de veces que estas se repiten en el transcurso de un periodo
determinado.
Metodología:
Se reparte una hoja por miembro del equipo, cada uno de ellos proceden a
registrar los datos correspondientes y a efectuar los conteos por cada uno de los
problemas (oportunidades de mejora) registrados en la hoja.
Área: ____________________________________________ Departamento:_______________
Responsable: __________________________________________ Año___________________
SEMANA DEL _____ AL ____ DE _____ TOTAL
No. DESCRIPCION
D
L
M
M
1
2
3
4
5
6
7
TOTAL
7
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J
V
S
En la hoja de toma de Datos se registra en cada uno de los renglones un solo
problema y en la columna de los días se anotan el número de veces que se
repitió el problema, los problemas son registrados sin un orden esto es se
apuntan conforme vayan apareciendo. Cuenta además con los espacios para
poder anotar el total de veces por día, así como el total e problemas por
semana. (se utilizan tantas hojas como sean necesarias si no es suficiente una
hoja en el total inferior que es la suma por día se le agrega la palabra sub-).
Esta hoja, puede adecuarse a las necesidades propias de cada caso como en el
siguiente ejemplo. A continuación de esta hoja de toma de datos, se elabora la
hoja de verificación, para detectar las causas con mayor incidencia.
DEFICIENCIA EN EL APRENDIZAJE DE LOS ALUMNOS
Hoja de toma de datos
Área: Control Escolar
Departamento: Servicios Escolares
Responsable: __________________________________________ Año___________________
No. DESCRIPCION
1
2
3
4
5
6
PERIODO ESCOLAR
AGOSTO 2002-JULIO 2003
TOTAL
Padres
divorciados
lllll lllll lllll ll
17
Padres
Intransigentes
lllll lllll lllll lllll
20
No estudian
Suficiente
lllll lll
8
lllll lllll lllll lllll lllll
25
lllll lllll lllll lllll lllll lllll lllll
35
lllll
5
Trabajan
Ausentismo
Alumnos
Casados
TOTAL
110
8
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4. HOJA DE VERIFICACION:
Descripción:
En esta hoja se registran los problemas que mayor número de veces tuvieron en
cada uno de los departamentos involucrados en el equipo de mejora continua,
de acuerdo a los departamentos se pueden registrar uno o más problemas de la
problemática existente.
Metodología:
En esta hoja de verificación se procede a colocar cada problema de acuerdo a
su importancia. Esto es el problema que mayor número de veces se repitió
durante un periodo de tiempo o en su defecto, el problema con mayor incidencia.
Se colocan de mayor a menor por el número de repeticiones.
Área: ____________________________________________ Departamento:_______________
Responsable: __________________________________________ Año___________________
No.
DESCRIPCION
No.
VECES
ACUMULADO
1
2
3
4
5
6
7
TOTAL
9
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%
%
ACUMULADO
Una vez que el responsable del equipo ha ordenado la problemática de mayor a
menor, procede a sumar por el número e veces, enseguida acumula en la
columna correspondiente el 1 más el 2 más el 3 etc. Hasta completar la
columna. Se procede a llenar la columna correspondiente del porcentaje. Esta
se saca de la división del número de veces por cien. Una vez concluido este
paso se procede a llenar la columna del % acumulado de la misma forma que la
segunda columna. Esta hoja puede adecuarse a las necesidades propias de
cada caso como en el siguiente ejemplo.
Después el encargado del Equipo de Mejora procede a graficar la problemática
para representar la situación del departamento en forma visual utilizando el:
Diagrama de Pareto.
DEFICIENCIA EN EL APRENDIZAJE DE LOS ALUMNOS
Hoja de verificación
Área: Control Escolar
Departamento: Servicios Escolares
Responsable: __________________________________________ Año___________________
No.
DESCRIPCION
No.
VECES
35
ACUMULADO
%
35
%
ACUMULADO
31.82
31.82
1
AUSENTISMO
2
TRABAJAN
25
60
22.73
54.55
3
PADRES
INTRANSIGENTES
PADRES
DIVORCIADOS
NO ESTUDIAN
SUFICIENTE
ALUMNOS
CASADOS
20
80
18.18
72.73
17
97
15.45
88.18
8
105
7.27
95.45
5
110
4.55
100.0
TOTAL
110
4
5
6
10
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100
5. DIAGRAMA DE PARETO:
Descripción:
Este diagrama permite observar de una sola vez, cual es la situación que guarda
un departamento dentro del proceso de la mejora continua, pues sin necesidad
de leer todos los números y únicamente observando las proporciones de las
columnas, grafica su situación actual.
Metodología:
Se procede a trazar dos líneas: una vertical del lado izquierdo y otra horizontal
en la terminación inferior de la primera línea. Se crea un eje; la línea inferior se
divide en tantas partes como problemas queremos graficar, cada división deberá
ser del mismo tamaño.
372
100%
300
80%
200
TRIVIALES
VITALES
100
20
P1
P2
P3
P4
P5
P6
P7
La columna de a izquierda se divide en partes proporcionales para colocar en la
parte superior del problema y se traza una línea al término de las columnas en la
cual se representa el porcentaje; esta línea debe ser del mismo tamaño que la
línea de la izquierda.
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Para sacar la curva que nos permite analizar cuales son los problemas vitales y
cuales los triviales, hacemos uso de la Hoja de Verificación, utilizando la
columna de los acumulados, ya sea por el acumulado del número de veces
como Por el del porcentaje. Después procedemos a sacar el 80% de la línea del
Porcentaje para de ahí tirar una línea horizontal y donde choca con la curva
bajarla en forma vertical. Los problemas que nos queden en la izquierda serán
los problemas vitales y los de la derecha serán los triviales.
Se empleo da origen a la regla 80-20. Esto es que el 80% de los problemas
surgen del 20% de las cuales. Una vez que se tiene graficada la problemática se
convoca a una reunión del equipo de mejora donde los miembros analizarán las
posibles causas que están provocando el efecto no deseado dentro del
departamento, para ello se escoge un solo problema. Cuando existen dos con el
mismo número de veces, se analiza el de mayor prioridad o el que más retrasa
nuestro proceso.
110
100%
100
80%
80
60
50%
35
17
8
12
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20%
5
Alumnos
Casados
Trabajan
Ausentismo
0
20
No estudian
suficiente
20
Padres
Divorciados
25
Padres
Intransigentes
40
TRIVIALES
VITALES
6. CIRCULO DE CONTROL:
Descripción:
El círculo de control o ciclo PHVA tiene cuatro etapas que son:
•
•
•
•
Planificar
Hacer
Verificar
Actuar
Actúe
Planifique
P= Planificar el cambio.
H= Hacer el cambio.
V= Verifique resultados.
Verifique
Haga
A= Actúe para controlar
el
cambio o para
comenzar el ciclo de
mejoramiento
nuevamente,
como
nueva información.
El ciclo PHVA, en realidad, representa el trabajo en los procesos más que en las
tareas o problemas específicos. Los procesos por su misma naturaleza no
pueden resolverse sino únicamente mejorarse, si bien al trabajar en los procesos
uno ciertamente resuelve algunos problemas.
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Al aplicar la actuación dentro de los Equipos de Mejora, permite el aplicar las
herramientas al analizar los problemas que nos impiden dar la calidad que
nuestro cliente interno o externo espera recibir.
El aplicar las herramientas mencionadas con anterioridad, permite ejecutar los
procesos de una manera más estructurada, las personas que trabajan en
EQUIPO pueden tener más éxito que las personas que trabajan SOLAS.
Los equipos de Mejora continua requieren de una capacitación permanente para
no demeritar su trabajo y que les permita por el contrario mantener siempre
actualizando su proceso.
Algunas otras herramientas que auxilian para detectar en que parte de los
procesos se encuentran los problemas y por consiguiente nos ayudan a
mejorarlos son los: Diagramas de flujo.
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7. DIAGRAMA DE FLU
FLUJO:
Descripción:
Este diagrama permite detectar en cada departamento los cuellos de botella que
impiden lograr la calidad en el proceso de la mejora continua.
Metodología:
Se analizan cada una de las estaciones que siguen el proceso desde su inicio
hasta el fin del mismo, se describe en cada una de las estaciones los subprocesos y las acciones a desarrollar. Este flujo grama se compone de los
siguientes elementos:
•
•
•
•
Número de estación
Evento de la estación (actividad principal)
Acciones del evento (descripción general)
Momentos de verdad (contacto directo con cliente interno o
externo).
Número de estación
1
Evento de la estación
2
e
a
Acciones
3
4
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Una vez analizando el flujo grama del departamento y habiendo detectado el
cuello de botella en alguna de las estaciones, se convoca a reunión al equipo de
mejora. Cada uno de los participantes (miembros) acude con sus posibles
causas que impiden la mejora en el departamento y se procede a su análisis a
través de una: Tormenta de Ideas.
ACTIVIDAD ESCOLAR DEL ESTUDIANTE
1
Solicitud de Ingreso
Evento: Presentar solicitud y cumplir requisitos
Acción: Presentar documentación, elaborar y pagar solicitud.
2
Presentar examen de admisión
Evento: Presentarse día y hora del examen
Acción: Contestar correctamente el examen y esperar resultado.
3
Resultados del examen de admisión
Evento: Acudir a verificar resultado
Acción: Verificar la admisión.
4
Presentar documentos para inscripción
Evento: Presentar los documentos correctos
Acción: Nuevo Ingreso documentos correctos reingreso boleta anterior.
5
Periodo escolar
Evento: Inicio de clases
Acción: Asistir a clases.
6
Periodo de estudios
Evento: Exámenes parciales
Acción: Estudiar adecuadamente.
7
Termina periodo de estudios
Evento: Exámenes finales
Acción: Concluir satisfactoriamente con el periodo de estudio.
8
Reprobación
Evento: Acudir a cursos de regularización
Acción: Presentar examen/repetir curso.
9
Reprobación
Evento: Exámenes extraordinarios
Acción: Presentar examen.
10
Materia (s) no aprobada (s)
Evento: Reprobación de examen extraordinario
Acción: Causa baja de la Institución.
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DIAGRAMA DE FLUJO PARA UNA ESTRATEGIA DE MEJORA
CONTINUA
FIJE EL ESCENARIO DEL
PROCESO DE MEJORA
SELECCIONES UN PROCESO A
MEJORAR
DEFINA EL PROCESO
Mejore
Otros
Procesos
Prosiga
ESTANDARIZACION
DE LOS PROCESOS
Una
Estrategia
Para
AJUSTAR EL PROCESO
MEJORA DE LOS
PROCESOS
VALORAR LA EJECUCION
DE LA MEJORA
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Futuras
Mejoras
ESTADISTICA DESCRIPTIVA:
Aplicar los procedimientos
ESTADISTICA INDUCTIVA:
Obtención de conclusiones generales a partir de datos
ANALISIS:
Son
datos
que
necesitamos
para
comprender cierta situación, presente ó pasada con el fin
de mejorarla.
CONTROL:
Son datos que necesitamos obtener
sistemáticamente y en periodos de tiempo más cortos.
INSPECCION:
Son datos que necesitamos para decidir
aceptar o rechazar cierto producto o trabajo.
AUDITORIA:
Son datos que son necesarios para
verificar el cumplimiento de ciertas políticas desempeños.
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FLUJO GRAMA
TORMENTA DE IDEAS
HOJA DE TOMA DE DATOS
HOJA DE VERIFICACION
DIAGRAMA DE PARETO
DIAGRAMA CAUSA - EFECTO
ANALISIS
MATRICIAL
VARIACIONES
Analizar cada uno de los pasos en el
proceso.
Analizar en conjunto los posibles
problemas en un departamento o
proceso.
Obtener datos con facilidad y precisión.
Obtener con facilidad que problema y
que día de la semana es el más
frecuente dentro de un proceso.
Separar problemas vitales de los
triviales y comparar efectos de mejoras
realizadas
Identificar, analizar y seleccionar
causas de un problema.
DE Identificar variaciones clave en un
proceso, analizando la relación entre
sus diferentes variaciones.
ETAPAS
1.- Seleccionar el problema
2.- Comprender situación actual
3.- Identificar y seleccionar las causas
4.- Confirmar las causas
5.- Definir y tomar acciones correctivas
6.- Confirmar el efecto de la mejora
7.- Estandarizar la acción correctiva
8.- Conclusión del proyecto
HERRAMIENTAS
*Tormenta de ideas
*Diagrama de pareto
*Hoja de toma de datos
* Mismas etapa 1
*Diagrama de causa-efecto
*Diagrama de pareto
*Diagrama causa-efecto
*Tormenta de ideas
*Diagrama matricial
*Hoja de verificación
*Misma etapa 1 ó 2
*Misma etapa 1 ó 2
*Según herramientas utilizadas en el
proyecto.
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