MANUAL ADMINISTRACION DE PERSONAL

MINISTERIO DE HACIENDA
VICEMINISTERIO DE PRESUPUESTO Y CONTADURÍA
UNIDAD EJECUTORA PROGRAMA MAFP
PROGRAMA DE MODERNIZACION DE LA ADMINISTRACION FINANCIERA
PÚBLICA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y
MODERNIZACION ADMINISTRATIVA
MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE
ADMINISTRACION DE PERSONAL
(Administración Central y Descentralizada)
Versión 6
La Paz, noviembre de 2006
Propiedad del
Ministerio de Hacienda
Viceministerio de Presupuesto y Contaduría
Programa MAFP
No puede reproducirse total ni parcial el contenido del
presente manual, por procedimientos electrónicos o
mecánicos como fotocopias, discos o cualquier otra forma.
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
TABLA DE CONTENIDO
1
2
FLUJOGRAMA DE PROCESOS.....................................................................................................1
1.1
Esquema del Menú de Opciones............................................................................................1
1.2
Grafico del flujo de Información ..............................................................................................3
TABLAS BASICAS ..........................................................................................................................5
2.1
Registro de Tablas Básicas de Personal................................................................................5
2.1.1
Modalidades de Contratación.............................................................................................5
2.1.2
Niveles Organizacionales ...................................................................................................6
2.1.3
Unidades Organizacionales................................................................................................7
2.1.4
Cargos ................................................................................................................................8
2.1.5
Categoría Puestos ..............................................................................................................8
2.1.6
Puestos Organizacionales..................................................................................................9
2.1.7
Niveles Salariales .............................................................................................................10
2.1.8
Tipos Memorando.............................................................................................................11
2.1.9
Centros de Capacitación ..................................................................................................12
2.1.10 Conceptos de Cálculo ......................................................................................................12
2.1.11 Relacionador Conceptos de Cálculo ................................................................................17
2.1.12 Reportes ...........................................................................................................................18
2.1.13 Beneficiarios .....................................................................................................................19
3
ESTRUCTURA ORGÁNICA Y DE PERSONAL............................................................................21
3.1
3.1.1
Creación del Organigrama ...............................................................................................21
3.1.2
Creación de la Estructura Organizacional ........................................................................23
3.1.3
Creación de la Estructura de Personal.............................................................................24
3.1.4
Reportes ...........................................................................................................................26
3.2
3.2.1
4
Administración de Estructura Orgánica del Personal ...........................................................21
Aprobación del Organigrama ................................................................................................28
Cierre de Gestión..............................................................................................................29
MOVILIDAD FUNCIONARIA .........................................................................................................33
4.1
Registro de datos de Funcionarios .......................................................................................33
4.1.1
Registro Inicial del Funcionario ........................................................................................33
4.1.2
Registro de Memorando de Alta.......................................................................................35
4.1.3
Registro de Memorando de Baja......................................................................................37
4.1.4
Registro de Memorando de Cambio.................................................................................38
4.1.5
Registro de Memorando de Licencias ..............................................................................39
4.1.6
Registro de Renuncias .....................................................................................................40
4.1.7
Registro de Contratos.......................................................................................................41
Manual Sistema de Administración de Personal
I
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
4.1.8
4.2
5
Capacitación y Evaluación del Personal...............................................................................53
6.1.1
Registro de Capacitación..................................................................................................53
6.1.2
Registro de Evaluaciones .................................................................................................55
PLANILLAS DE PAGO ..................................................................................................................57
7.1
II
Registro de la Ficha de Personal..........................................................................................47
EVALUACIONES Y CAPACITACIONES ......................................................................................53
6.1
7
Aprobación de Memorandos y Contratos .............................................................................44
FICHA DE PERSONAL .................................................................................................................47
5.1
6
Reportes de Memos, Renuncias y Contratos...................................................................43
Elaboración de Planillas de Sueldos.....................................................................................57
7.1.1
Generación de la Planilla de Sueldos...............................................................................57
7.1.2
Verificación de Planillas....................................................................................................63
7.1.3
Generación de Cheques...................................................................................................64
7.1.4
Aprobación de Planillas ....................................................................................................64
7.2
Impresión de Planillas ...........................................................................................................66
7.3
Aguinaldos ............................................................................................................................71
7.4
Formularios DPA...................................................................................................................71
7.5
Anulación de Planillas Aprobadas ........................................................................................72
7.6
Conversión para la siguiente gestión....................................................................................73
Manual Sistema de Administración de Personal
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1
FLUJOGRAMA DE PROCESOS
El Sistema de Administración de Personal, permite realizar la elaboración de las planillas de sueldos
de la institución, a nivel de cada Dirección Administrativa, para lo cual se deben realizar y ejecutar los
siguientes procesos, previa habilitación de usuarios por el Gestor de Usuarios y con los respectivos
perfiles:
•
Registro de datos iniciales en las Tablas Básicas
•
Registro del Organigrama de la Institución
•
Registro de datos de los funcionarios
•
Registro de los Memorandos de designación, bajas y cambios.
•
Registro de Contratos para personal eventual y/o consultores.
•
Actualización de la Ficha de cada funcionario
•
Procesamiento, de las planillas de sueldos
A continuación se muestra en un esquema los principales módulos y acciones en el sistema en el
orden en que deben ser introducidos los datos.
1.1
Esquema del Menú de Opciones
Tablas Básicas
Administración de Personal
Modalidades de Contratación:
Niveles Organizacionales (Unidades)
Unidades Organizacionales
Cargos
Categorías Puestos (Niveles)
Puestos Organizacionales
Niveles Saláriales
Tipos Memorandos
Capacitación Personal
Centros Capacitación
Planillas
Conceptos de Cálculo
Relacionador Conceptos de Cálculo
Reportes
Beneficiarios
Manual Sistema de Administración de Personal
1
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Estructura Orgánica y de Personal
Organigrama
Estructura Organizacional
Estructura de Personal
Reportes
Escala Salarial (reporte)
Planilla Presupuestaria (reporte)
Movilidad Funcionaria
Registro inicial del Funcionario
Altas
Bajas
Cambios
Licencias
Renuncias
Contratos
Reporte de Memos, Renuncias y Contratos
Registro de Evaluaciones
Registro de Capacitaciones
Registro de Evaluaciones de Desempeño
Ficha del Personal
Ficha del Personal
Planillas de Pago
Genera Planilla
Impresión de Planillas
2
Manual Sistema de Administración de Personal
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1.2
Grafico del flujo de Información
Tablas Básicas
Formulario DPA
NIVELES
ORGANIZA CIONALES,
FUNCIONES
NIVELES
DE CARGOS
Y
SALARIALES
GERENTE
JEFE
JEFE
Funciones
Estructura
de Personal
JEFE
CAMBIOS
PLANILLA
PRESUPUESTARIA
ANUAL
BAJAS
ALTAS
Capacitación
PLANILLA
DE
SUELDOS
Otorgación Sello
Rojo a planillas.
REGISTRO
DEL C - 31
PREV - COM - DEV.
SIGMA - CENTRAL
PAGO
REVERSIONES
SIGMA - CENTRAL
Conversión
Planillas para la
sgte. gestión
Manual Sistema de Administración de Personal
FICHA
DE
PERSONAL
EVALUACION
DE
PERSONAL
Anulación Planillas
Aprobadas
3
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4
Manual Sistema de Administración de Personal
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2
TABLAS BASICAS
2.1
Registro de Tablas Básicas de Personal
El llenado de las tablas básicas es el
primer paso a realizarse en el módulo.
El usuario debe conectarse al sistema e
ingresar con el Perfil: Tablas Básicas
del Sistema, a continuación se tendrá
la pantalla de la Figura 2-1.
En la pantalla se tiene la información
del tipo de cambio de UFV (Unidades
de Fomento a la Vivienda) a la fecha de
conexión al sistema y al día anterior.
Figura 2-1
El usuario debe elegir la opción Tablas Básicas y a continuación tendrá las siguientes opciones:
•
Administración de Personal
•
Capacitación Personal
•
Planillas
A continuación se describen todas las opciones de tablas que el usuario debe llenar.
2.1.1
Modalidades de Contratación
El usuario ingresa con el perfil: Tablas Básicas del Sistema, a las siguientes opciones desde la
pantalla de la Figura 2-1:
•
Tablas Básicas
ο
Administración de Personal
„
Modalidades
de
Contratación
y se habilita la pantalla que se muestra
en la Figura 2-2:
Para adicionar un nuevo registro el
usuario hace un clic sobre el icono
Insertar
Figura 2-2
o directamente, se ingresa la descripción y el respaldo, para cada modalidad se debe
registrar en la parte inferior el Objeto del Gasto (Partida Presupuestaria)
Se debe tomar en cuenta que para cada modalidad debe relacionarse solo un solo objeto del gasto.
Manual Sistema de Administración de Personal
5
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Para la eliminación de un registro, el usuario se ubica sobre la fila correspondiente y hace un clic
sobre icono Eliminar
, primero se debe eliminar el objeto del gasto y luego la modalidad.
Una vez ingresados todos los datos requeridos por el sistema, el usuario hace un clic en el icono
y luego en el icono Salir
Grabar
para volver a la pantalla anterior. Se pueden modificar los
siguientes datos: Descripción, Respaldo, Objeto del Gasto,
posicionándose en los campos
mencionados y cambiando los valores.
2.1.2
Niveles Organizacionales
El usuario ingresa con el perfil: Tablas Básicas
del Sistema, a las siguientes opciones desde
la pantalla de la Figura 2-1:
•
Tablas Básicas
ο
Administración de Personal
„
Niveles Organizacionales
Y se habilita la pantalla que se muestra en la
Figura 2-3 los niveles organizacionales son los
Figura 2-3
establecidos por las normas vigentes.
Para adicionar un nuevo registro se debe hacer clic sobre el icono Insertar
o directamente, se
ingresa la descripción del nuevo Nivel Organizacional.
Una vez creado el registro no es posible modificar los datos. Para la eliminación de un registro, el
usuario se ubica sobre la fila correspondiente y hace un clic sobre icono Eliminar
.
Una vez ingresados todos los datos requeridos por el sistema, el usuario hace un clic en el icono
Grabar
6
y luego en el icono Salir
para volver a la pantalla anterior.
Manual Sistema de Administración de Personal
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
2.1.3
Unidades Organizacionales
En esta opción se deben registrar las unidades organizacionales del organigrama vigente de la
Institución. El usuario ingresa con el perfil: Tablas Básicas del Sistema, a las siguientes opciones
desde la pantalla de la Figura 2-1
•
Tablas Básicas
ο
Administración de Personal
„
Unidades Organizacionales
Y se habilita la pantalla que se muestra en la
Figura 2-4:
Para adicionar un nuevo registro se debe hacer
clic sobre en el icono Insertar
Figura 2-4
o directamente, se ingresan los siguientes datos: descripción de la
nueva Unidad Organizacional, Fecha de Creación y base legal.
En la pestaña Funciones, se registran las funciones que realiza la unidad organizacional.
En la pestaña Dirección, se ingresa la dirección donde se encuentra
la unidad organizacional
correspondiente.
Para la eliminación de un registro, el usuario se ubica sobre la fila correspondiente y hace un clic
sobre icono Eliminar
. Si el registro no puede ser eliminado es porque este ya fue utilizado en otro
proceso.
Para modificar un registro de Unidades Organizacionales el usuario se posiciona en la fila
correspondiente y seguidamente hace un clic con el Mouse en el icono Modificar
herramientas,
los
datos
que
pueden
, de la barra de
ser
modificados son: descripción de la nueva Unidad
Organizacional, la Fecha de Creación y la base
legal.
Una vez ingresados todos los datos requeridos por
el sistema, el usuario hace un clic en el icono
Grabar
y luego en el icono Salir
para volver
a la pantalla anterior.
Manual Sistema de Administración de Personal
Figura: 2-5
7
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
Al elegir el icono de impresión
, se tendrá el reporte del Manual de Funciones de las Unidades,
como se ve en la Figura 2-5.
2.1.4
Cargos
El usuario ingresa con el perfil: Tablas Básicas del Sistema, a las siguientes opciones desde la
pantalla de la Figura 2-1:
•
Tablas Básicas
ο
Administración de Personal
„
Cargos
Y se habilita la pantalla que se muestra en la
Figura 2-6:
Para adicionar un nuevo registro se debe hacer
clic en el icono Insertar
Figura: 2-6
o directamente, se ingresa la descripción del nuevo Cargo.
En esta ventana no está permitido modificar. Para la eliminación de un registro, el usuario se ubica
sobre la fila correspondiente y hace un clic sobre icono Eliminar
. Si el registro no puede ser
eliminado es porque este ya fue utilizado en otro proceso.
Una vez ingresados todos los datos requeridos por el sistema, el usuario hace un clic en el icono
Grabar
y luego en el icono Salir
2.1.5
Categoría Puestos
para volver a la pantalla anterior.
En esta opción el usuario debe ingresar las categorías de los puestos que están definidas en las
normas vigentes. El usuario ingresa con el perfil: Tablas Básicas del Sistema, a las siguientes
opciones desde la pantalla de la Figura 2-1:
•
Tablas Básicas
ο
Administración de Personal
„
Categoría Puestos
Y se habilita la pantalla que se muestra en la
Figura 2-7.
Para adicionar un nuevo registro se debe hacer
8
Figura: 2-7
Manual Sistema de Administración de Personal
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
clic sobre el icono Insertar
o directamente, se ingresa la descripción de la nueva Categoría de
Puestos.
En esta ventana no está permitido modificar. Para la eliminación de un registro, el usuario se ubica
sobre la fila correspondiente y hace un clic sobre icono Eliminar
. Si el registro no puede ser
eliminado es porque este ya fue utilizado en otro proceso.
Una vez ingresados todos los datos requeridos por el sistema, el usuario hace un clic en el icono
Grabar
y luego en el icono Salir
para volver a la pantalla anterior.
2.1.6
Puestos Organizacionales
En esta opción el usuario debe registrar todos los puestos del personal de planta (partida 117). El
usuario ingresa con el perfil: Tablas Básicas del Sistema, a las siguientes opciones desde la pantalla
de la Figura 2-1:
•
Tablas Básicas
ο
Administración de Personal
„
Puestos Organizacionales
Y se habilita la pantalla que se muestra en la
Figura 2-8:
Para adicionar un nuevo registro se debe hacer
clic sobre el icono Insertar
Figura: 2-8
o directamente, se ingresa la descripción de la nueva Unidad
Organizacional.
En la pestaña Funciones, se registran las funciones asignadas al Puesto de trabajo.
En la pestaña Requisitos, se ingresa los
requisitos necesarios para desempeñar las
tareas del Puesto.
La eliminación de algún registro el usuario lo
realiza posicionándose sobre el mismo y luego
haciendo clic sobre icono Eliminar
. Si el
registro no puede ser eliminado es porque este
Figura 2-9
ya fue utilizado en otro proceso.
Manual Sistema de Administración de Personal
9
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
Al elegir el icono de impresión
, se tendrá el reporte del Manual de Funciones de los Puestos,
como se ve a continuación:
Al elegir el icono de impresión
, se tendrá el reporte del Manual de Funciones de los Puestos,
como se ve en la Figura 2-9:
2.1.7
Niveles Salariales
En esta opción se registran los montos de los sueldos de la escala salarial aprobada por el Ministerio
de Hacienda, se debe registrar una sola vez cada monto. El usuario ingresa con el perfil: Tablas
Básicas del Sistema, a las siguientes opciones
desde la pantalla de la Figura 2-1:
•
Tablas Básicas
ο
Administración de Personal
„
Niveles Salariales
Y se habilita la pantalla que se muestra en la
Figura 2-10.
Figura 2-10
o directamente, se ingresa
Para adicionar un nuevo registro se debe hacer clic en el icono Insertar
el monto del haber básico y la modalidad de contratación del nuevo nivel salarial.
Para desplegar la lista de valores de modalidad de contratación, el usuario hace un clic sobre el icono
Cabe hacer notar que solamente se registran niveles saláriales correspondientes a las modalidades
de contratación que tengan como respaldo Memorandos.
En esta ventana no está permitido modificar. Para la eliminación de un registro, el usuario se ubica
sobre la fila correspondiente y hace un clic sobre icono Eliminar
. Si el registro no puede ser
eliminado es porque este ya fue utilizado en otro proceso.
Una vez ingresados todos los datos requeridos por el sistema, el usuario hace un clic en el icono
Grabar
10
y luego en el icono Salir
para volver a la pantalla anterior.
Manual Sistema de Administración de Personal
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
2.1.8
Tipos Memorando
En esta opción se deben definir los tipos de Memorandos que se utilizaran para la movilidad
funcionaria, se pueden definir textos que pueden ser insertados en los Memorandos mediante el uso
de variables, para que el documento se imprima automáticamente. El usuario ingresa con el Perfil:
Tablas Básicas a las siguientes opciones desde la pantalla de la Figura 2-1:
•
Tablas Básicas
ο
Administración de Personal
„
Tipos Memorando
Y se habilita la pantalla que se muestra en
la Figura 2-11.
Para adicionar un nuevo registro se debe
hacer clic sobre el icono Insertar
y a
continuación se despliega el formulario que
Figura 2-11
se muestra en la Figura 2-11.
En el formulario de carga del Memorando se ingresan los siguientes datos:
•
Descripción del Memorando
•
Grupo al que pertenece (altas, bajas, cambios o licencias).
•
Texto del Memorando, los nombres de los campos entre corchetes indican los datos de la
base de datos que serán remplazados en el texto del Memorando. Aquellos que no sean útiles
podrán ser eliminados. Este texto deberá ser redactado por cada entidad. Y es el modelo del
memorando que se imprimirá.
Una vez ingresados todos los datos requeridos por el sistema, el usuario hace un clic en el icono
Grabar
y luego en el icono Salir
para volver a la pantalla anterior.
En esta ventana no está permitido modificar. Para la eliminación de un registro, el usuario se ubica
sobre la fila correspondiente y hace un clic sobre icono Eliminar
. Si el registro no puede ser
eliminado es porque este ya fue utilizado en otro proceso.
Una vez ingresados todos los datos requeridos por el sistema, el usuario hace un clic en el icono
Grabar
y luego en el icono Salir
para volver a la pantalla anterior.
Manual Sistema de Administración de Personal
11
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
2.1.9
Centros de Capacitación
El usuario ingresa con el Perfil: Tablas Básicas a las siguientes opciones desde la pantalla de la
Figura 2-1:
•
Tablas Básicas
ο
Capacitación Personal
„
Centros Capacitación
Y se habilita la pantalla que se muestra en la
Figura 2-12:
Para adicionar un nuevo registro se debe hacer
clic sobre el icono Insertar
o directamente,
Figura 2-12
se ingresan la descripción del nuevo centro de capacitación.
Una vez ingresados todos los datos requeridos por el sistema, el usuario hace un clic en el icono
Grabar
y luego en el icono Salir
para volver a la pantalla anterior.
Para la eliminación de un registro, el usuario se ubica sobre la fila correspondiente y hace un clic
sobre icono Eliminar
Si el registro no puede ser eliminado es porque este ya fue utilizado en otro
proceso.
Para modificar un registro de Centros de
Capacitación, el usuario se posiciona en la fila
correspondiente y puede rescribir o modificar los
siguientes campos: descripción y Lugar, volver a
grabar, si el registro no puede ser modificado es
porque este ya fue utilizado en otro proceso.
Al elegir el icono de impresión
, se tendrá
reporte de los Centros de Capacitación registrados,
Figura 2-13
como se ve en la Figura 2-13
2.1.10
Conceptos de Cálculo
En esta opción se deben definir todos los conceptos que debe calcular la planilla como: el Haber
Básico, el Bono de antigüedad, etc., los mismos que deben ser creados para cada modalidad de
12
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contratación definida previamente. Al realizar la conexión al sistema. El usuario ingresa con el Perfil:
Tablas Básicas a las siguientes opciones desde la pantalla de la Figura 2-1:
•
Tablas Básicas
ο
Planillas
„
Conceptos de Cálculo
Y se habilita la pantalla de la figura 2-14
Para insertar un nuevo registro al sistema el
usuario hace un clic con el botón del Mouse en el
icono Insertar
de la barra de herramientas.
Figura 2-14
Seguidamente se habilita el formulario para el
registro de Conceptos de Cálculo, como se
muestra en la Figura 2-15, donde el usuario
ingresa lo siguiente:
•
Descripción del Concepto de Cálculo
•
Modalidad de Contratación:
o Personal
de
correspondientes
al
Planta:
Objeto
de
Gasto 117.
Figura 2-15
o Personal Eventual: correspondientes al Objeto de Gasto 121.
o Personal Eventual de Programas y Proyectos: correspondientes a los Objetos de Gasto
252, 258, 461, 462.
o Personal del Servicio Civil: correspondiente al Objeto del Gasto 117.
•
Factor: es el factor de multiplicación de la base de Cálculo. Si se especificó Sin Fórmula, aquí
se ingresa un monto fijo mayor o igual a 1.
•
Base del Cálculo:
o Sin Fórmula: Significa que el monto por este concepto será ingresado por pantalla en el
momento de hacer la planilla de pago. También podrá ser especificado en el campo que
dice FACTOR si es un monto fijo para todos los funcionarios. Si el monto no es uniforme
para todos, se pondrá 1.
o Mínimo Institucional: Se tomará para este Concepto de Cálculo el importe Mínimo
Institucional que se especifica en la Planilla de Pago Mensual.
o Base Ley: Se toma para este Concepto de Cálculo el básico mensual más otras
percepciones.
o Básico Mensual: Se toma el importe fijado como Básico Mensual para el funcionario.
Manual Sistema de Administración de Personal
13
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o Mínimo Nacional: Se tomará para este Concepto de Cálculo el importe Mínimo Nacional
decretado por el gobierno.
o Base IVA: El importe de este Concepto de Cálculo será el monto Básico Mensual más
otras percepciones menos los aportes de ley.
•
Operación: Beneficio Social (aportes patronales), Deducción de Ley, Subsidio en Efectivo,
Deducción de NO Ley, Percepción, Subsidio en Especie.
•
Aporte: Se especifica si el aporte es PATRONAL, LABORAL en el caso de que sea un
Beneficio Social.
•
Orden de Proceso: Indica en el orden en que se procesará este concepto, si es un número
menor o igual a 50 significa que se aplicará para todos los funcionario, es decir “Tipo de
Proceso=General”. Si es un número mayor a 50 se aplicará para cada funcionario en forma
específica, es decir “Tipo de Proceso=Específico”.
•
Tipo de Proceso: Es un campo de solo despliegue, este cambia según el valor cargado en el
campo del Orden de Proceso, puede ser General o Específico, según se aplique para todo el
personal o de forma específica para un funcionario.
•
Afecta Base RC-IVA: Si el concepto que se encuentra parametrizando es susceptible al
descuento impositivo.
•
Afecta Base Ley: Si el concepto que se encuentra parametrizando es considerado como una
deducción de ley
•
Planilla Mensual-Subsidios-Reversión-Regularización: Si el concepto en cuestión
aparecerá o no en la planilla descrita en el nombre del campo.
•
Planillas Extraordinarias-Reintegro-Retroactivo: Si el concepto en cuestión aparecerá o no
en la planilla descrita en el nombre del campo.
•
Planilla Aguinaldo: Si el concepto en cuestión aparecerá o no en la planilla descrita en el
nombre del campo.
•
Seguro Médico: Si el Concepto de Cálculo corresponde a un Seguro Médico, se especifica el
nombre del Seguro Médico asociado.
•
AFP: Si el Concepto de Cálculo corresponde a un Fondo de Pensiones, en este campo se
especifica el nombre del Fondo de Pensiones.
•
Organismo Financiador: No aplicable.
•
Fuente de Financiamiento: No aplicable.
•
Objeto del Gasto: Se ingresa la partida del gasto que afectará en el presupuesto dicho
concepto.
•
Acreedor: Si el Concepto de Cálculo corresponde a Retenciones, es decir, corresponde a
descuento de ley, se especifica el nombre del Acreedor. Cuando es NO ley, tiene
Beneficiarios.
•
14
Grupo Acreedor Century: Se ingresa el código según tabla Century. Para el caso de
Manual Sistema de Administración de Personal
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
deducciones.
Nota.- dependiendo del tipo de conceptos de cálculo el sistema validará
que los conceptos se
encuentren debidamente llenados, por ejemplo en el caso del Haber Básico que es una percepción
validara que se ingrese la partida presupuestaria correspondiente.
En el botón de texto Beneficiarios se ingresan
los nombres de los Beneficiarios y las cuentas
bancarias
que
recibirán
la
retención
o
descuentos NO ley que se les hace a los
funcionarios, como se muestra en la Figura 216.
En el botón de texto Reportes Asociados se
capturan los reportes, que se definen
Figura 2-16
previamente (ver punto 2.1.12) en los cuales aparecerá este Concepto de Cálculo, como se muestra
en la Figura 2-17.
El usuario puede abrir la lista de valores
posibles para cada campo haciendo un clic con
el Mouse en el botón
correspondiente, en la
Figura 2-17
Una vez ingresados los datos del Concepto de
Cálculo se graba al sistema con el icono Grabar
y se sale de la ventana con el icono Salir
de la barra de herramientas de la pantalla
Figura 2-17
de la Figura 2-15.
Para consultar Conceptos de Cálculo en el
sistema el usuario hace doble clic en el icono
Ingresar Criterios de Consulta
o utiliza la
búsqueda filtrada. La Figura 2-18 muestra
todos los registros de Conceptos de Cálculos
ingresados al sistema.
Figura 2-18
Manual Sistema de Administración de Personal
15
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Para ver más detalles de cada uno de los Conceptos de Cálculo, el usuario hace un clic en el icono
ubicado al lado izquierdo de cada fila de la pantalla de la Figura 2-18.
Para modificar un Concepto de Cálculo registrado al sistema, el usuario se posiciona en la fila
correspondiente y seguidamente hace un clic con el Mouse en el icono Modificar
de la barra de
herramientas. Seguidamente se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 2-15, donde el
usuario realiza las modificaciones necesarias. Una vez finalizadas las modificaciones el usuario hace
un clic con el Mouse en el icono Grabar
.
Para eliminar un Concepto de Cálculo el usuario se posiciona en la fila que desea borrar del
sistema y seguidamente hace un clic con el Mouse en el icono Eliminar
como se muestra en la
figura 2-15. Si el registro no puede ser eliminado es porque este ya fue utilizado en otro proceso.
Seguidamente debe confirmar la eliminación en el formulario de carga haciendo nuevamente un clic
en el icono Eliminar
de la Barra de herramientas.
Para imprimir el reporte de Conceptos de
Cálculos registrados, el usuario hace un clic
con el Mouse en el icono Imprimir
de la
barra de herramientas que se muestra en la
Figura 2-18 y se tendrá la pantalla que se
muestra en la figura 2-19, elegir la Modalidad
de Contratación para la cual se quiere imprimir
el reporte de los conceptos de calcula haciendo
clic con el Mouse en el icono
Figura 2-19
Para confirmar la emisión del reporte el usuario hace un clic con el Mouse en el icono Imprimir
,
de la barra de herramientas de la Figura 2-19. Seguidamente el sistema despliega el reporte en
pantalla, como se muestra en la Figura 2-20. En ella
hace nuevamente un clic en el icono Imprimir
,
para enviarlo a impresora.
Para salir del reporte en pantalla el usuario cierra la
ventana haciendo un clic sobre el icono
Figura 2-20
16
Manual Sistema de Administración de Personal
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
Para finalizar el usuario hace un clic con el Mouse en el icono Salir
2.1.11
.
Relacionador Conceptos de Cálculo
Una vez creados los conceptos de cálculo, los mismos deben ser relacionados a los datos de una
pantalla, para que el sistema los utilice en las planillas. Esta relación debe existir por cada modalidad
de planta y eventual que se haya definido. Al
realizar la conexión al sistema, el usuario
ingresa a las siguientes opciones desde la
pantalla de la Figura 2-1:
•
Tablas Básicas
Planillas
o
„
Relacionador de Conceptos de
Cálculo
Y se habilita la pantalla de la figura 2-21
Figura 2-21
Para insertar un nuevo registro al sistema el usuario hace un clic con el botón del Mouse en el icono
Insertar
de la barra de herramientas.
Seguidamente se habilita el formulario para el registro de Relacionador de Conceptos de Cálculo,
como se muestra en la Figura 2-22, donde el usuario ingresa lo siguiente:
•
Modalidad de Contratación
•
Concepto Base
•
Bono de Antigüedad
•
Horas Extras
•
Bono de Frontera
•
RC-IVA
•
Multas por Faltas y Atrasos
•
Dieta
•
Aporte Patronal por Seguro Médico
•
Aporte Patronal Vivienda
•
Reintegro
Figura 2-22
Nota: Por cada modalidad de contratación se registra una sola vez el Relacionador de Conceptos de
Cálculo.
El relacionador
de Modalidades con Conceptos de calculo tiene por objeto identificar
procesos
específicos, como ser el Bono de Antigüedad (que utiliza una tabla propia denominada escalas de
Manual Sistema de Administración de Personal
17
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
antigüedad) o el proceso RC-IVA (que también es un calculo muy especifico) y otros. Que deben ser
declarados necesariamente para que su cálculo sea el correcto.
El usuario puede abrir la lista de valores posibles para cada campo haciendo un clic con el Mouse
en el botón correspondiente
.
Una vez ingresados los datos del Relacionador de Concepto de Cálculo se graba al sistema con el
icono Grabar
Para
consultar
, se sale de la ventana con el icono Salir
los
Relacionadores
de la barra de herramientas.
de
Conceptos de Cálculo en el sistema el
usuario hace doble clic en el icono Ingresar
Criterios de Consulta
o utiliza la
búsqueda filtrada. La Figura 2-23 muestra
todos los registros de Relacionadores de
Conceptos de Cálculos ingresados al sistema.
Figura 2-23
Para ver más detalles de cada uno de los Relacionadores de Conceptos de Cálculo, el usuario hace
un clic en el icono
ubicado al lado izquierdo de cada fila de la pantalla de la Figura 2-23.
Para modificar un Relacionador de Concepto de Cálculo registrado, el usuario se posiciona en la
fila correspondiente y seguidamente hace un clic con el Mouse en el icono Modificar
, de la barra
de herramientas. Seguidamente se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 2-23, donde el
usuario realiza las modificaciones necesarias, grabándolas después.
Para eliminar un Relacionador de Concepto de Cálculo, el usuario se posiciona en la fila que
desea borrar del sistema y seguidamente hace un clic con el Mouse en el icono Eliminar
, de la
barra de herramientas. Seguidamente debe confirmar la eliminación en el formulario de carga
haciendo nuevamente un clic en el icono Eliminar
de la Barra de herramientas de la Figura 2-23.
Para finalizar el usuario hace un clic con el Mouse en el icono Salir
2.1.12
18
.
Reportes
Manual Sistema de Administración de Personal
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
Esta opción permite definir “Reportes para conceptos de cálculo”, una vez creado el registro con el
nombre del reporte este se lo relaciona con el concepto de cálculo correspondiente, explicado en el
punto 2.1.10. El usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de la Figura 2-1:
•
Tablas Básicas
ο
Planillas
„
Reportes
Y se habilita la pantalla que se muestra en la
Figura 2-24:
Para adicionar un nuevo registro se debe hacer
clic en el icono Insertar
o directamente, se
Figura 2-24
ingresa la descripción del nuevo Reporte.
Para modificar el nombre de un reporte registrado, el usuario se posiciona en la fila
correspondiente y seguidamente hace un clic con el Mouse en el icono Modificar
, de la barra de
herramientas.
Para la eliminación de un registro, el usuario se ubica sobre la fila correspondiente y hace un clic
sobre icono Eliminar
.
Una vez ingresados todos los datos el usuario hace un clic en el icono Grabar
Salir
y luego en el icono
para volver a la pantalla anterior.
2.1.13
Beneficiarios
En esta opción se deben registrar a los
Beneficiarios de la planilla que reciben pagos
por conceptos como Subsidios, descuentos al
personal, etc. y se habilita la pantalla que se
muestra en la Figura 2-24:
Tablas Básicas
•
Planillas
ο
Beneficiarios
Y se habilita la pantalla de la Figura 2-25.
Figura 2-25
Manual Sistema de Administración de Personal
19
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
Para insertar un nuevo registro al sistema el usuario elige el icono Insertar
de la barra de
herramientas y registrar los siguientes datos:
•
Nombre: es el nombre completo del beneficiario ó la razón social
•
Documento de Identidad: es el número del carnet de de Identidad ó de NIT
•
Código Acreedor del Beneficiario: es un correlativo de tres dígitos
•
Banco: si el beneficiario tiene una cuenta corriente en la que se le harán los abonos, ingresar
el código del Banco
•
Tipo de Cuenta: si es cuenta corriente o caja de ahorro en Moneda Nacional o Moneda
extranjera
•
Distrito: ingresar el código del distrito de la cuenta corriente.
En todos los campos donde se puede desplegar
la lista de valores ingresar a
para obtener los
datos que puede aceptar este campo.
Para consultar Beneficiarios registrados el
usuario hace doble clic en el icono Ingresar
Criterios de Consulta
o utiliza la búsqueda
filtrada. La Figura 2-26 muestra todos los
registros de Beneficiarios ingresados al sistema.
Figura 2-26
Para Modificar los datos de un beneficiario posicionarse sobre el registro y hacer un clic con el Mouse
en el icono Modificar
, de la barra de herramientas
Para la eliminación de un registro, el usuario se ubica sobre la fila correspondiente y hace un clic
sobre icono Eliminar
Si el registro no puede ser eliminado es porque este ya fue utilizado en otro
proceso.
Para finalizar el usuario hace un clic con el Mouse en el icono Salir
20
.
Manual Sistema de Administración de Personal
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
3
ESTRUCTURA ORGÁNICA Y DE PERSONAL
3.1
Administración de Estructura Orgánica del Personal
El segundo paso en este modulo es la creación de la Estructura Orgánica y de Personal, para la
elaboración de las planillas. Sea cual fuere la modalidad de contratación, es necesario crear el
organigrama y la estructura organizacional y solo si existe personal de planta (partida 117) se debe
crear la estructura de personal.
El usuario encargado de registrar la Estructura Orgánica y de Personal de la entidad, realiza la
creación del Organigrama e introduce los datos de la Estructura Organizacional y la Estructura de
Personal.
Una vez realizada la conexión al sistema con el
Perfil: Administrador de Estructura Orgánica
del Personal, se despliega la pantalla del menú
de
opciones en
cuya parte
izquierda se
encuentra la opción Estructura Orgánica y de
Personal, al ingresar a esta opción el sistema
muestra la pantalla de la Figura 3-1, con las
siguientes opciones:
•
Organigrama
•
Estructura Organizacional
•
Estructura de Personal
•
Reportes
3.1.1
Figura 3-1
Creación del Organigrama
El usuario ingresa al sistema con el Perfil:
Administrador de Estructura Orgánica del
Personal y elige la opción Organigrama de la
pantalla de la Figura 3-1. Al ingresar a esta
opción se despliega la ventana de datos donde
el usuario para crear un nuevo organigrama,
hace un clic sobre el icono insertar
muestra en la pantalla de la Figura 3-2.
21
como se
Figura 3-2
Manual Sistema de Administración de Personal
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
Entonces se despliega la pantalla de la Figura 3-3 donde el usuario ingresa los siguientes datos:
•
Dirección Administrativa, elige de la
lista de valores.
•
Descripción,
registra
una
breve
descripción del organigrama, que se
ingresa manualmente.
•
Sección, registra el lugar donde reside
la Entidad, elige de la lista de valores.
Esta lista muestra el Departamento, la
Provincia y la Sección.
•
Figura 3-3
Escala Salarial Matricial, si la entidad tiene escala salarial matricial, es decir que para un
mismo nivel salarial existen distintos montos se selecciona SI, caso contrario se selecciona
NO
•
Unidad ejecutora, registra las unidades ejecutoras eligiendo de la Lista de Valores que
dependen de la Dirección Administrativa antes registrada y de las cuales se elaborarán la
planilla de sueldos. Elige los códigos de la lista de valores, el usuario hace un clic con el botón
del Mouse en el icono
.
Una vez registrada la información el usuario graba haciendo clic en el icono Grabar
, entonces el
sistema genera un número de Versión para este organigrama y el estado que asume es CREADO.
Solo si el estado del Organigrama es CREADO se puede Modificar los datos registrados previamente,
posicionándose sobre el registro en la pantalla de la figura 3-2 e ingresando con el icono Modificar
, de la barra de herramientas.
Para salir el usuario hace un clic con el botón del Mouse en el icono Salir
.
Botón Copiar
Este icono ó botón, permite realizar la copia de
un
Organigrama
en
estado
APROBADO,
cuando se quieren modificar algunos datos del
organigrama y para evitar hacer nuevamente el
registro de todos los campos de la estructura
organizacional y estructura de personal. El
organigrama generado por copia lleva un
nuevo número de versión.
Figura 3-4
22
Manual Sistema de Administración de Personal
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
El usuario hace un clic con el botón del Mouse en el icono Copiar el organigrama
ó en el botón
Copiar, como se muestra en la Figura 3-2, entonces el sistema despliega el formulario del
organigrama de la Figura 3-4 en la que el usuario confirma la operación haciendo clic con el botón del
Mouse en el icono Copiar el organigrama
.
Luego el sistema muestra el mensaje de confirmación de la copia del organigrama como se muestra
en la Figura 3-5, el usuario hace un clic sobre el
botón Si para aceptar la copia o si no esta de
acuerdo hace un clic sobre el botón No. Para
terminar el usuario hace un clic con el botón del
.
Mouse en el icono Salir
El estado del Organigrama es CREADO por lo
que se puede Modificar los datos del nuevo
organigrama, como por ejemplo aumentar un
Figura 3-5
Unidad Ejecutora
3.1.2
Creación de la Estructura Organizacional
Una vez creado el organigrama de la Entidad (en el punto 3.1.1), se procede a crear la Estructura
Organizacional, que consiste en el registro de las áreas organizacionales de la institución.
El usuario ingresa al sistema con el Perfil: Administrador de Estructura Orgánica del Personal y elige
la opción Estructura Organizacional de la pantalla de la Figura 3-1, a continuación se despliega la
pantalla que se muestra en la Figura 3-6, en esta pantalla el usuario ingresa los siguientes datos:
•
Versión, elige de la lista de valores, la
ultima versión.
•
Unidad Organizacional, elige la unidad
organizacional de la lista de valores,
estos
datos
fueron
registrados
anteriormente (ver punto 2.1.3)
•
UE, el usuario elige la Unidad Ejecutora
del
presupuesto
corresponde
de
a
gastos
y
que
esa
Unidad
Figura 3-6
Organizacional de la lista de valores, y que fue creada en el organigrama.
•
Nivel Unidad, elige de la lista de valores el nivel correspondiente a la Unidad Organizacional
que se registra (ver punto 2.1.2).
23
Manual Sistema de Administración de Personal
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
•
Depende de, elige de la lista de valores la Unidad Organizacional de la que depende ésta
Unidad que se está registrando. Cuando se trata de la Unidad Organizacional cabecera del
organigrama este campo no se registra.
Para desplegar la lista de valores el usuario hace un clic con el botón del Mouse en el icono
El usuario guarda el registro creado haciendo clic con el botón del Mouse en el icono Grabar
.
y su
estado es CREADO.
Nota: El usuario debe crear una fila por cada Unidad Organizacional existente en la Entidad.
Para terminar el usuario hace un clic con el botón del Mouse en el icono Salir
3.1.3
Creación de la Estructura de Personal
Una vez creado el organigrama (Ver punto 3.1.1) y la estructura organizacional (Ver punto 3.1.2) se
procede a crear la Estructura de Personal, recuerde que esta opción solamente debe ser utilizada
cuando en la institución se elaboraran planillas para Modalidad Personal de Planta, caso contrario
pase al punto 3.2 para proceder a la aprobación del organigrama, Esta opción permite crear los
puestos de la entidad del personal de planta.
El usuario ingresa al sistema con el Perfil:
Administrador de Estructura Orgánica del
Personal
y
elige
la
opción
Estructura
Organizacional de la pantalla de la Figura 3-1,
a continuación el sistema despliega la pantalla
de la Figura 3-7 en la que el usuario por cada
puesto debe elegir el icono Insertar
. Es
decir si el personal de planta tiene 100 puestos,
se deben insertar 100 registros, los mismos que
posteriormente
tendrán
los
Figura 3-7
siguientes
ESTADOS:
24
•
CREADO (antes de la aprobación del Organigrama)
•
ACEFALO (puesto vacante)
•
ASIGNADO (puesto asignado a un funcionario)
Manual Sistema de Administración de Personal
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
Una vez elegido el icono INSERTAR se despliega la pantalla de la Figura 3-8 donde el usuario ingresa
los siguientes datos:
•
Versión, elige de la lista de valores la
versión
del
organigrama,
Organizacional
y
Unidad
Unidad
Ejecutora
correspondiente.
•
Cargo, el usuario elige de la lista de
valores el cargo general (ver punto
2.1.4)
•
Puesto, elige de la lista de valores el
puesto
específico
de
la
Figura 3-8
Unidad
Organizacional (ver punto 2.1.6)
•
Nivel Puesto, elige de la lista de valores (ver punto 2.1.5)
•
Número Item, el usuario ingresa el número de ítem correspondiente al puesto.
•
Tipo Item, elige de la lista de valores si el ítem corresponde a Tiempo Completo, Medio
Tiempo o Horas
•
Nivel, corresponde al nivel salarial de la escala aprobada, este dato se registra solo si el
organigrama fue creado con Escala Matricial.
•
Sub nivel, si tuviera en su escala subniveles salariales, este dato se registra solo si el
organigrama fue creado con Escala Matricial caso contrario colocar el valor 1.
•
Haber básico, el usuario elige de la lista de valores el haber básico asignado al ítem. Si el
haber básico tiene dos o más fuentes de financiamiento, el usuario ingresa una fila con el
haber básico correspondiente por cada fuente de financiamiento diferente (Ver punto 2.1.7)
•
UE, elige de la lista de valores la Estructura Presupuestaria correspondiente.
Para desplegar la lista de valores el usuario hace un clic con el botón del Mouse en el icono
del
campo correspondiente.
El usuario guarda el registro creado haciendo
clic con el botón del Mouse en el icono Grabar
. El registro tiene el estado CREADO.
Para terminar el usuario hace un clic con el
botón del Mouse en el icono Salir
.
Entonces se muestra la pantalla de
la Figura 3-9, para que el usuario ingrese otro
registro.
25
Figura 3-9
Manual Sistema de Administración de Personal
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
Nota: El usuario crea un registro por cada puesto que exista en cada Unidad Organizacional.
El usuario registra para cada Unidad Organizacional todos los puestos existentes en ella.
Luego de registrar toda está información; Organigrama, Estructura Organizacional y Estructura de
Personal; el usuario ingresa al sistema con el Perfil: Jefe Encargado de Aprobación (Ver Punto 3.2)
Si se requiere cambiar la estructura de la entidad, por cambios en el organigrama: escala salarial,
puestos y otros, se debe copiar el organigrama actual (siempre el que esta en estado APROBADO) a
una nueva versión de organigrama, como se detalla en el capítulo 3.1.1 Organigrama.
3.1.4
Reportes
A través de esta opción el usuario genera el
reporte de Escala Salarial y de la Planilla
Presupuestaria.
El usuario elige la opción
Reportes de la
pantalla de la Figura 3-1 y se despliega el menú
de opciones como se muestra en la Figura 3-10.
Escala Salarial
El usuario ingresa a la opción Escala Salarial
Figura 3-10
de la pantalla de la Figura 3-10 y el sistema despliega la pantalla de la Figura 3-11, en la que ingresa
los siguientes parámetros para generar el reporte:
•
Versión, elige la versión para la cual se
genera el reporte, escoge de la lista de
valores.
•
Modalidad, el usuario elige de la lista de
valores la modalidad para la cual se
genera el reporte.
•
Unidad Ejecutora, elige la Unidad
Ejecutora de la lista de valores para la
cual se genera el reporte.
Figura 3-11
Para desplegar la lista de valores el usuario hace un clic con el botón del Mouse en el icono
.
El símbolo % significa que el reporte tomará en cuenta todos los datos existentes para ese campo.
26
Manual Sistema de Administración de Personal
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Luego de ingresar estos datos el usuario hace un clic con el botón del Mouse en el icono Imprimir
.
Entonces el sistema genera el reporte en pantalla que se
muestra en la Figura 3-12.
Para imprimir en papel el reporte el usuario hace
nuevamente clic con el botón del Mouse en el icono
del
Acrobat Reader.
Figura 3-12
3.1.4.1 Planilla Presupuestaria
El usuario ingresa a la opción Planilla Presupuestaria de la pantalla de la Figura 3-10 y el sistema
despliega la pantalla de la Figura 3-13, en la que ingresa los siguientes parámetros para generar el
reporte:
•
Versión, elige la versión para la cual se
genera el reporte, escoge de la lista de
valores.
•
Modalidad, el usuario elige de la lista de
valores la modalidad para la cual se
genera el reporte.
•
Unidad Ejecutora, elige la Unidad
Ejecutora de la lista de valores para la
cual se genera el reporte.
Figura 3-13
Para desplegar la lista de valores el usuario hace un clic con el botón del Mouse en el icono
Luego el usuario hace un clic con el botón del Mouse en el icono Imprimir
27
.
.
Manual Sistema de Administración de Personal
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
Entonces el sistema genera el reporte en pantalla que se
muestra en la Figura 3-14.
Para imprimir en papel el reporte el usuario hace
nuevamente clic con el botón del Mouse en el icono
del Acrobat Reader.
Figura 3-14
3.2
Aprobación del Organigrama
Este usuario se encarga de aprobar
organigrama
correspondiente
a
la
el
entidad
creado en los puntos 3.1.1, 3.1.2 y 3.1.3.
El usuario debe conectarse al sistema con el
Perfil: Jefe Encargado de Aprobación y se
desplegara la pantalla de la Figura 3-15 de la
cual debe elegir las siguientes opciones:
•
Estructura Orgánica y de Personal
o
Figura 3-15
Organigrama
A continuación se tendrá la pantalla de la Figura 3-16
En la ventana de datos el usuario realiza
la búsqueda del Organigrama en estado CREADO,
haciendo doble clic o un solo clic con el botón
del Mouse sobre el icono Búsqueda
y
puede colocar los parámetros de consulta (en la
columna “Versión” el número correspondiente) y
luego nuevamente hace otra vez clic sobre el
icono Búsqueda
y el sistema muestra la
información requerida. Entonces hace un clic
con el botón del Mouse en el icono Aprobar
ó el botón Aprobar.
28
Figura 3-16
Manual Sistema de Administración de Personal
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
El sistema despliega la pantalla de la Figura 317, mostrando la información del organigrama,
y el usuario hace nuevamente clic con el botón
.
del Mouse en el icono Aprobar
Figura 3-17
Entonces se despliega el mensaje de confirmación de aprobación del organigrama como se muestra
en la Figura 3-18, el usuario hace un clic sobre el botón SI para aceptar la aprobación o si no esta de
acuerdo hace un clic sobre el botón NO.
Confirmada
la
Aprobación
el
estado
del
Organigrama es APROBADO, las planillas que
se generaran posteriormente trabajaran por
defecto sobre esta versión, a no ser que se
especifique otra versión anterior.
Figura 3-18
Nota.- Se pueden presentar errores en la aprobación, del organigrama, es decir, cuando el usuario
realizó la copia del mismo dejando Memorandos en estado CREADO, por otra parte al aprobar los
Memorandos como fueron creados en una versión anterior, tampoco podrán ser APROBADOS. Por
lo tanto se recomienda que antes de aprobar el organigrama se borren esos Memorandos y se los
cree nuevamente después de aprobada la versión del organigrama.
Al aprobar un nuevo organigrama, el sistema automáticamente cambia al estado CERRADO el
anterior organigrama aprobado. Es decir solo puede existir un organigrama APROBADO.
3.2.1
Cierre de Gestión
Al finalizar la gestión, se debe efectuar el “Cierre de Gestión” en el Módulo de Personal, para que los
datos de la estructura de personal y tablas básicas, sean traspasados a la siguiente gestión, se debe
tomar en cuenta que todas las planillas deben encontrarse en estado Aprobado, y no deben existir
documentos de movilidad funcionaria como Memorandos y/o contratos en estado CREADOS. El
usuario debe ingresar con el Perfil: Jefe Encargado de Aprobación y elegir de la pantalla de la Figura
3.15 la siguiente opción:
29
Manual Sistema de Administración de Personal
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
•
Estructura Orgánica y de Persona
A continuación se tendrá la pantalla de la figura
3-19 y debe elegir la opción:
•
Cierre de gestión
Figura 3-19
Seguidamente el sistema desplegará la pantalla
de la Figura 3-20, de la cual debe elegir la
opción Aperturar Nueva Gestión, el sistema
solicitara la CONFIRMACION como se muestra
en la pantalla de la Figura 3-21, elegir la opción
SI, el sistema empezará a traspasar toda la
información necesaria para que en la siguiente
gestión se habilite el Sistema de Personal.
Figura 3-20
Nota.- es importante mencionar que antes de proceder a la apertura de la nueva gestión, se deben
realizar todas las bajas o cambios que correspondan por ejemplo si se tiene personal que trabajó
hasta el 31 de diciembre
la baja debe hacerse en la gestión correspondiente ya
que una vez
aperturada la nueva gestión el sistema solo permitirá dar de baja al 1ro de enero de la nueva gestión.
Una vez terminado el proceso se debe elegir la
opción REPORTE DE LA APERTURA de la
pantalla de la Figura 3-21, este reporte se
genera solamente si el proceso no fue concluido
satisfactoriamente y muestra las observaciones
y causas por las que no pudo cerrarse la gestión
(ver Figura 3-22) por lo tanto una vez que se
tomen en cuenta las observaciones se puede
volver a ejecutar este proceso.
Figura 3-21
30
Manual Sistema de Administración de Personal
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Figura 3-22
31
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32
Manual Sistema de Administración de Personal
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4
MOVILIDAD FUNCIONARIA
4.1
Registro de datos de Funcionarios
Una vez creados los datos descritos en los puntos: 2 y 3, de este manual, el tercer paso en este
módulo es el registro de los datos de los funcionarios, es decir, el registro de sus documentos de
identificación y los datos de los Memorandos
de altas, bajas, cambios, licencias, para
personal
de
funcionarios
usuario
debe
planta
y
contratos
para
eventuales y contratados. El
conectarse
con
el
Perfil
Administración del Personal y el sistema
desplegará la pantalla de menú y debe elegir la
opción:
•
Movilidad Funcionaria
A continuación se tendrán las opciones que se
Figura 4-1
ven en la pantalla de la Figura 4-1
4.1.1
Registro Inicial del Funcionario
Cuando existe un nuevo funcionario en una institución, el primer paso es registrar sus datos de su
documento de identificación. El registro es único en todo el SIGMA. El usuario debe conectarse al
sistema con el Perfil: Administración de Personal, e ingresar a las siguientes opciones desde la
pantalla del Menú Principal, de la Figura 4-1:
•
Movilidad Funcionaria
ο
Registro Inicial del Funcionario
Y se tendrá la pantalla que se muestra en la
Figura 4-2.
Figura 4-2
Para insertar un nuevo funcionario al sistema el usuario hace un clic con el botón del Mouse en el
icono Insertar
33
de la barra de herramientas.
Manual Sistema de Administración de Personal
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
Seguidamente se habilita el formulario para el registro del funcionario, como se muestra en la Figura
4-3, donde el usuario ingresa lo siguiente:
•
Apellido ó Apellido Paterno
•
Segundo Apellido ó Apellido Materno
•
Primer Nombre
•
Segundo Nombre
•
Tipo Doc. de Identificación
•
Número de Documento
•
Lugar donde fue expedido
•
País
Figura 4-3
Una vez ingresados los datos del funcionario se graban eligiendo el icono Grabar
ventana con el icono Salir
y se sale de la
de la barra de herramientas.
Si el momento de grabar los datos, el sistema despliega un mensaje de filas duplicadas, es porque
ya se registraron los datos del funcionario anteriormente y trabajo en otra entidad, si ya lo dieron de
baja entonces su estado debería ser PASIVO, por lo tanto solamente se debe realizar la consulta en
la pantalla de la Figura 4-2 para anotar el CODIGO de FUNCIONARIO. Si a pesar de realizar la
consulta no se visualizan los datos en la pantalla de la Figura 4-2, puede ser que el Estado del
Funcionario aun sea ACTIVO, entonces se deduce que a dicho funcionario aún no lo dieron de baja,
por lo tanto deberá contactarse con el personal de Recursos Humanos de la anterior entidad y solicitar
que lo den de baja.
Para consultar funcionarios registrados en el
sistema el usuario hace un clic en el icono
Ingresar Criterios de Consulta
, ingresa
su criterio de consulta y nuevamente hace un
clic en el mencionado icono para ejecutar la
consulta, como se muestra en la Figura 4-4.
Figura 4-4
Para eliminar el registro de un funcionario el estado debe ser CREADO, ya que no es posible eliminar
datos que tengan los estados PASIVO O ACTIVO, para este propósito el usuario puede buscar el
registro haciendo doble clic sobre el icono LUPA o utilizar la búsqueda por cualquiera de los campos
como nombre, código de funcionario, el usuario se posiciona en la fila que desea borrar del sistema y
34
Manual Sistema de Administración de Personal
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
seguidamente hace un clic con el Mouse en el
icono Eliminar
, como se muestra en la
Figura 4-5.
Seguidamente debe confirmar la eliminación en
el formulario de carga haciendo nuevamente un
clic en el icono Eliminar
de la Barra de
herramientas.
Figura 4-5
4.1.2
Registro de Memorando de Alta
Para registrar a los funcionarios de planta se debe insertar Memorandos de alta en cada puesto
ACEFALO (creados en el punto 3.1.3) para lo cual el usuario debe ingresar al sistema con el Perfil:
Administrador de Personal e ingresar a las siguientes opciones de la pantalla del Menú Principal, de
la Figura 4-1:
•
Movilidad Funcionaria
o
Altas
Al hacer clic en esta última opción se despliega
la pantalla que se muestra en la Figura 4-6.
Para insertar un nuevo Memorando al
sistema el usuario hace un clic con el botón del
Figura 4-6
Mouse en el icono Insertar
de la barra de
herramientas.
Seguidamente se habilita el formulario para el
registro del Memorando, como se muestra en la
Figura 4-7, donde el usuario ingresa los datos
que se dividen en tres partes:
1) Datos del Memorando
35
Figura 4-7
•
Tipo, elegir un tipo creado anteriormente y que sea de tipo ALTA
•
Número de Resolución, solo para cargos ejecutivos que fueron nombrados con Resolución
•
Fecha de la Resolución, solo para cargos que fueron nombrados con Resolución
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•
Número de Memorando, de asignación
•
Fecha de Memorando, de elaboración del documento.
•
Fecha de Incorporación, este dato es importante ya que el sistema calcula el monto a cancelar
a partir de esta fecha y se toma como día trabajado incluso este día.
2) Datos del Funcionario
•
Funcionario, elegir de la lista de valores el funcionario cuyos datos fueron registrados en el
punto 4.1 (Registro Inicial del Funcionario, solo se podrán visualizar funcionarios que tengan
los estados: CREADO o PASIVO)
3) Puesto Organizacional
•
Número del Item, elegir el puesto creado en la Estructura de Personal del punto 3.1.3, para lo
cual busca haciendo clic en el icono
de la lista de valores.
Una vez registrados los datos en la pantalla de la figura 4-7 grabar eligiendo el icono Grabar
y
de la barra de herramientas.
salir con el icono Salir
Para cada funcionario de planta (partida 117) se debe registrar un Memorando de asignación.
Para consultar Memorandos registrados en el sistema, el usuario hace un clic en el icono Ingresar
Criterios de Consulta
, ingresa su criterio de consulta y nuevamente hace un clic en el
mencionado icono para ejecutar la consulta. Para ver más detalles de cada uno de los Memorandos,
el usuario hace un clic en el icono
ubicado
al lado izquierdo de cada fila.
Para modificar un Memorando registrado al
sistema, el usuario se posiciona en la fila
correspondiente al memo que desea modificar
y seguidamente hace un clic con el Mouse en
el icono Modificar
, como se muestra en la
Figura 4-8.
Figura 4-8
Seguidamente se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 4-7 en donde el usuario realiza las
modificaciones necesarias, grabándolas después.
36
Manual Sistema de Administración de Personal
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
Para eliminar un Memorando registrado el usuario se posiciona en la fila que desea borrar del
sistema y seguidamente hace un clic con el Mouse en el icono Eliminar
. Seguidamente debe
confirmar la eliminación en el formulario de carga haciendo nuevamente un clic en el icono Eliminar
de la Barra de herramientas
4.1.3
Registro de Memorando de Baja
Al realizar la conexión al sistema
con el Perfil: Administrador de Personal e
ingresar a las
siguientes opciones de la pantalla del Menú Principal, de la Figura 4-1:
•
Movilidad Funcionaria
o
Bajas
Se despliega la pantalla que se muestra en la
Figura 4-9.
Para insertar un nuevo Memorando al
sistema el usuario hace un clic con el botón del
Mouse en el icono Insertar
de la barra de
herramientas.
Figura 4-9
Seguidamente se habilita el formulario para el registro del Memorando, como se muestra en la Figura
4-10, donde el usuario ingresa lo siguiente:
•
Tipo de Memorando
•
Número de Memorando
•
Número de Resolución legal
•
Fecha de la Resolución
•
Fecha de Retiro
•
Nombre del Funcionario
•
Número del Item del Puesto que está
dejando.
Figura 4-10
El usuario busca los códigos correspondientes
en la lista de valores haciendo un clic en el icono
.
Una vez registrados los datos del Memorando, graba al sistema con el icono Grabar
37
y sale de la
Manual Sistema de Administración de Personal
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
ventana con el icono Salir
de la barra de herramientas.
Nota: Para contabilizar los días de trabajo del funcionario, se toma en cuenta la fecha retiro. Que
inclusive se toma como día trabajado dicha fecha.
Las acciones de Consultar Memorandos registrados
, Eliminar
Modificar
, e Imprimir
, Ver detalles de cada registro
,
son similares para cada caso y fueron explicadas en
detalle en el apartado
4.1.4
Registro de Memorando de Cambio
Al realizar la conexión al sistema con el Perfil:
Administrador de Personal e ingresar a las
siguientes opciones de la pantalla del Menú
Principal, de la Figura 4-1:
•
Movilidad Funcionaria
o
Cambios
Se despliega la pantalla que se muestra en la
Figura 4-11.
Figura 4-11
Para insertar un nuevo Memorando al sistema el usuario hace un clic con el botón del Mouse en el
icono Insertar
de la barra de herramientas.
Seguidamente se habilita el formulario para el
registro del Memorando, como se muestra en
la Figura 4-12, donde el usuario ingresa los
siguientes datos:
•
Tipo de Memorando
•
Número de Memorando
•
Número de Resolución legal
•
Fecha de la Resolución
•
Fecha de Cambio
•
Nombre del Funcionario
Figura 4-12
El usuario busca los códigos correspondientes en la lista de valores haciendo un clic en el icono
38
.
Manual Sistema de Administración de Personal
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
En la pestaña “Puesto Anterior” se ingresa el
número .de ítem del Puesto que el funcionario
está dejando, como se muestra en la Figura 412. En la pestaña “Puesto Actual”, que se
muestra en la Figura 4-13, se ingresa el
número de ítem del Nuevo puesto a ser
ocupado por el mismo funcionario.
Una vez registrados los datos del Memorando,
Figura 4-13
y sale
graba al sistema con el icono Grabar
de la barra de herramientas.
de la ventana con el icono Salir
Nota: Para contabilizar los días de trabajo del funcionario, se toma en cuenta la fecha de cambio.
Dicha fecha se incluye como día trabajado en el puesto que se deja y se toma esta fecha mas
un día para contabilizar los días trabajados del puesto al que se transfiere.
Las acciones de Consultar Memorandos registrados
, Eliminar
Modificar
, e Imprimir
, Ver detalles de cada registro
,
son similares para cada caso y fueron explicadas en
detalle en el apartado 4.1.2.Memorando de Alta.
4.1.5
Registro de Memorando de Licencias
Al realizar la conexión al sistema
con el Perfil: Administrador de Personal e
ingresar a las
siguientes opciones de la pantalla del Menú Principal, de la Figura 4-1:
•
Movilidad Funcionaria
ο
Sanciones
Se despliega la pantalla que se muestra en la
Figura
4-14.
Para
insertar
un
nuevo
Memorando al sistema el usuario hace un clic
con el botón del Mouse en el icono Insertar
de la barra de herramientas.
Seguidamente se habilita el formulario para el
registro del Memorando, como se muestra en
39
Figura 4-14
Manual Sistema de Administración de Personal
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
la Figura 4-15, donde el usuario ingresa lo siguiente:
•
Tipo de Memorando
•
Número de Memorando
•
Fecha de la Memorando
•
Número de Resolución
•
Fecha de Resolución
•
Número de Memorando
•
Nombre del Funcionario
•
Liquidación
•
Fecha Desde
•
Fecha Hasta
•
Minutos
•
Monto, en el caso que no haya
ingresado fechas.
Figura 4-15
El usuario busca los códigos correspondientes en la lista de valores haciendo un clic en el icono
Una vez registrados los datos del Memorando, graba al sistema con el icono Grabar
ventana con el icono Salir
, Eliminar
y sale de la
de la barra de herramientas.
Las acciones de Consultar Memorandos registrados
Modificar
.
, e Imprimir
, Ver detalles de cada registro
,
son similares para cada caso y fueron explicadas en
detalle en el apartado 4.1.2.Memorando de Alta.
4.1.6
Registro de Renuncias
Al realizar la conexión al sistema con el Perfil: Administrador de Personal e ingresar a las
siguientes opciones de la pantalla del Menú
Principal, de la Figura 4-1:
•
Movilidad Funcionaria
o
Renuncias
Se despliega la pantalla que se muestra en la
Figura
4-16.Para
insertar
una
nueva
Renuncia al sistema el usuario hace un clic
con el botón del Mouse en el icono Insertar
de la barra de herramientas.
40
Figura 4-16
Manual Sistema de Administración de Personal
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
Seguidamente se habilita el formulario para el registro del Memorando, como se muestra en la Figura
4-17, donde el usuario ingresa lo siguiente:
•
Fecha de Renuncia
•
Referencia
•
Datos del funcionario
•
Datos laborales
El usuario busca los códigos correspondientes
en la lista de valores haciendo un clic en el icono
.
Figura 4-17
Una vez registrados los datos del Memorando, graba al sistema con el icono Grabar
ventana con el icono Salir
de la barra de herramientas.
Las acciones de Consultar Memorandos registrados
Modificar
, Eliminar
y sale de la
, e Imprimir
, Ver detalles de cada registro
,
son similares para cada caso y fueron explicadas en
detalle en el apartado 4.1.2.Memorando de Alta.
4.1.7
Registro de Contratos
Mediante esta opción se registran los contratos de los funcionarios que trabajan en esta modalidad y
que se les paga con la partida presupuestaria 121 Personal Eventual o 252 ,258 (para Personal de
Contrato). Al realizar la conexión al sistema con el Perfil: Administrador de Personal e ingresar a
las siguientes opciones de la pantalla del Menú
Principal, de la Figura 4-1:
•
Movilidad Funcionaria
ο
Contratos
Se desplegará la pantalla que se muestra en la
Figura 4-18. Para insertar un nuevo Contrato
al sistema el usuario hace un clic con el botón
del Mouse en el icono Insertar
de herramientas.
de la barra
Figura 4-18
Seguidamente se habilita el formulario para el registro del Contrato, como se muestra en la Figura 4-
41
Manual Sistema de Administración de Personal
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
19, donde el usuario ingresa lo siguiente:
•
Datos del Funcionario, que tiene que
estar registrado previamente en
Registro Inicial, buscar por código de
funcionario o nombre o CI.
•
Unidad Organizacional, es una que fue
creada en la estructura organizacional
El usuario busca los códigos correspondientes
en la lista de valores haciendo un clic en el
icono
Figura 4-19
.
En la pestaña “Contrato”, que se muestra en la Figura 4-20, se ingresan los datos del Contrato de
trabajo:
•
Fecha Desde, ingresar la fecha inicial
del contrato
•
Fecha Hasta, ingresar la fecha de
finalización del contrato.
•
Tipo de consultor,
si es Nacional o
Internacional
•
Moneda, elegir código 69 bolivianos.
•
Retribución Total. ingresar el monto a
cancelar por el tiempo de duración del
contrato.
•
Figura 4-20
Retención, si corresponde realizarle
una retención al consultor, ingresar el porcentaje a retener por ejemplo 10%.
•
Nivel Escala Salarial
•
Sub - Nivel Escala
•
Duración del Contrato, este dato muestra la duración del contrato en meses y días y calcula
desde la fecha inicial hasta la fecha final del mismo.
•
Documento Contrato, Fecha del contrato y Numero Documento, es decir del contrato
En los datos de la Estructura Presupuestaria, ingresar los siguientes datos:
•
42
Modalidad de Contratación, elegir la modalidad
Manual Sistema de Administración de Personal
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
•
Retribución Mensual, ingresar el monto que le corresponde ganar por mes, el sistema validara
este monto con la Retribución total y la duración del contrato.
•
Categoría Programática, el sistema desplegara solamente las categorías programáticas
relacionadas a la estructura organizacional y la partida presupuestaria de la modalidad de
contratación.
Una vez registrados los datos del Contrato, graba al sistema con el icono Grabar
ventana con el icono Salir
de la barra de herramientas.
Las acciones de Consulta del Contrato registrado
Modificar
y sale de la
, Eliminar
, e Imprimir
, Ver detalles de cada registro
,
son similares para cada caso y fueron explicadas en
detalle en el apartado 4.1.2.Memorando de Alta.
4.1.8
Reportes de Memos, Renuncias y Contratos
El reporte generado por esta opción permite ver todos los tipos de movimientos (memorando de altas,
bajas, cambio, etc.) de un funcionario específico.
Al realizar la conexión al sistema con el Perfil:
Administrador de Personal e ingresar a las
siguientes opciones de la pantalla del Menú
Principal, de la Figura 4-1:
•
Movilidad Funcionaria
ο
Reportes de Memos, Renuncias y
Contratos
Se despliega la pantalla que se muestra en la
Figura 4-21.
Figura 4-21
Si desea realizar una consulta específica debe ingresar los parámetros de selección de la pantalla al
Sistema.
Ingresar el Código del Funcionario eligiendo la lista
de Valores el sistema preguntara ¿Desea Datos
solo de su entidad?
Historial
del
Si elige “SI” mostrará el
Funcionario
de
los
movimientos
solamente de la entidad, caso contrario el sistema
mostrara datos de todos los movimientos desde el
43
Figura 4-22
Manual Sistema de Administración de Personal
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
registro inicial del funcionario. El reporte generado se muestra en la Figura 4-22
4.2
Aprobación de Memorandos y Contratos
Una vez registrados los memorandos y/o contratos, descritos en los puntos 4.1.2 al 4.1.7, estos deben
ser aprobados ingresando al sistema con el Perfil: Jefe Encargado de Aprobación y se tendrá la
pantalla de la Figura 4-22, se debe ingresar a la opción:
•
Movilidad Funcionaria
Y se desplegara la pantalla de la Figura 4-23 con todas las opciones ya explicadas anteriormente en
los puntos 4.1.2 al 4.1.7, el usuario deberá elegir la opción correspondiente para aprobar los distintos
tipos de documentos.
9
Altas,
Memorandos
de
alta
para
personal de planta
9
Bajas, Memorandos de retiros para
personal de planta
9
Cambios, Memorandos de cambio de
ítems para personal de planta
9
Licencias, documentos de permisos
9
Renuncias,
para
registrar
las
Figura 4-23
renuncias de personal de planta
9
Contratos, de personal a contrato.
Por ejemplo para aprobar un Memorando de
alta el usuario ingresa a la opción “Altas” del
menú de la pantalla de la figura 4-23 y busca
los Memorandos pendientes de ser aprobados,
por Nombre, por documento de identificación o
por número de Funcionario, o por ESTADO =
CREADO, para la búsqueda hace un clic en el
icono
.
Figura 4-24
A continuación ingresa el dato de la búsqueda y nuevamente hace un clic en el icono Ingresar
criterios de Consulta
44
, para ejecutar la consulta.
Manual Sistema de Administración de Personal
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
El sistema despliega en pantalla la lista de Memorandos que cumplen con el criterio de búsqueda
ingresado, como se muestra en la Figura 4-24.
El usuario se ubica sobre la fila que desea Aprobar y hace un clic en el icono Aprobar
o en el
botón de texto Aprobar de la misma pantalla.
Seguidamente confirma la aprobación en el formulario de carga haciendo nuevamente un clic en el
icono Aprobar
de la Barra de herramientas o en el botón de texto Aprobar.
Todo documento que ha sido Aprobado y tiene
algún error solo puede ser revertido, por lo tanto
el usuario se ubica sobre la fila que desea
revertir y hace un clic en el icono Revertir
ó
en el botón de texto Revertir de la misma
pantalla., como se muestra en la Figura 4-25.
Seguidamente confirma la reversión en el
formulario de carga haciendo nuevamente un
Figura 4-25
clic en el icono Revertir
de la Barra de herramientas o en el botón de texto Revertir, si el sistema
no permite la reversión es porque el funcionario de este documento ya esta registrado en alguna
planilla por lo que antes deberá ser eliminado de la planilla para que se pueda revertir el Memorando.
La acción de revertir se utiliza también para las bajas, cambios y contratos.
Para poder obtener un reporte de la movilidad
funcionaria es decir Memorandos de altas,
bajas, cambios, contratos de un funcionario se lo
obtiene ingresando a la opción de Reporte de
Memos,
Renuncias
y
contratos, como
se
muestra en la Figura 4-26.
Para obtener un reporte de la movilidad de un
funcionario,
el
usuario
busca
los
códigos
Figura 4-26
correspondientes en la lista de valores haciendo
un clic en el icono
, como se muestra en la Figura 4-26, podrá elegir el periodo de la consulta solo
de la gestión o en forma global (abarca toda la historia de registro en el SIGMA) y luego Imprimir
45
.
Manual Sistema de Administración de Personal
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
46
Manual Sistema de Administración de Personal
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
5
FICHA DE PERSONAL
5.1
Registro de la Ficha de Personal
Una vez que el funcionario ha sido dado de alta
en el módulo de personal, es decir aprobado su
Memorando de alta o su contrato, recién se
puede acceder a su ficha a objeto de registrar
sus datos personales, laborales, etc.. El usuario
debe ingresar al Sistema con el Perfil: Ficha
de Personal y se desplegará la pantalla del
Menú Principal que se muestra en la Figura 5-1
con la opción;
•
Figura 5-1
Ficha de Personal
Una vez que el usuario ingresa a esa opción, se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 5-2.
En ésta el usuario realiza una consulta para
encontrar al funcionario del que desea registrar
su ficha personal.
Cuando el funcionario es encontrado, el usuario
hace un clic sobre el icono Modificar
, se
habilita la pantalla mostrada en la Figura 5-3
para ingresar los datos.
Figura 5-2
En la pestaña Datos Personales I, que se muestra en la misma Figura, se ingresa lo siguiente:
•
Primer Apellido
•
Segundo Apellido
•
Apellido Casada (si corresponde)
•
Primer Nombre
•
Segundo Nombre
•
Nacionalidad
•
Fecha de Nacimiento
•
Departamento
de
Nacimiento
(si
corresponde)
•
País
Figura 5-3
47
Manual Sistema de Administración de Personal
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
•
Expedido en
•
Nro. Documento
•
Tipo de Documento
•
País
En la pestaña Datos Personales II, que se
muestra en la Figura 5-4, se ingresa lo
siguiente:
•
Grupo Sanguíneo
•
Av. o Calle (domicilio)
•
Edificio (domicilio)
•
Nro. (domicilio)
•
Zona (domicilio)
•
Estado Civil
•
Libreta Militar Nro.
•
Sexo
•
Celular Nro.
•
E-Mail
Figura 5-4
Al hacer un clic en el botón de texto
Documentos de Respaldo se despliega la
pantalla que se muestra en la Figura 5-5. En
esta se ingresa lo siguiente:
•
Descripción del Documento de Respaldo
•
Fecha de descargo
Figura 5-5
En la pestaña Datos Laborales I, que se
muestra en la Figura 5-6, se ingresa lo
siguiente:
48
•
Nro. RUC
•
Código Profesional
•
Registro Profesional Nro.
•
AFP
•
Seguro Médico
•
Número de Seguro
•
NUA
•
REN
Figura 5-5
Manual Sistema de Administración de Personal
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
Al hacer un clic en el botón de texto Forma Reclutamiento, se despliega la pantalla que se muestra
en la Figura 5-7. En esta se ingresa lo
siguiente:
•
Informe Número
•
Tipo Reclutamiento
•
Medio Publicación
•
Especificación Medio
Figura 5-7
Al hacer un clic en el botón de texto Conceptos
de Calculo, se despliega la pantalla que se
muestra en la Figura 5-8. En esta se ingresa lo
siguiente:
•
Concepto de Pago
•
Habilitado (SI / NO)
Cuando el funcionario es Jubilado o mayor a 65
años se deben aclarar que aportes ya no
realizara, ya que existen algunos que son
obligatorios y otros opcionales.
Figura 5-8
NOTA.- Cualquier concepto que se habilite o deshabilite en esta pantalla afectara la liquidación en
planilla del funcionario.
En la pestaña Datos Laborales II, que se
muestra en la Figura 5-9, se ingresa lo
siguiente:
49
•
Número Fólder
•
Años Calificados
•
Declaración Jurada
•
Código Banco
•
Cuenta Bancaria
•
Tipo de Cuenta
•
Distrito
Figura 5-9
Manual Sistema de Administración de Personal
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
En la pestaña Estudios, que se muestra en la Figura 5-10, se ingresa lo siguiente:
•
Nivel de formación
•
Titulo Obtenido
•
Carrera
•
Especialidad
•
Centro Educativo
•
País
•
Ciudad
•
Años vencidos
•
Fecha Inicio
•
Fecha Fin
Figura 5-10
En la pestaña Dependientes, que se muestra en la Figura 5-11, se ingresa lo siguiente:
•
Nombre Dependiente
•
Nro.Doc. Respaldo
•
Documento Respaldo
•
Tipo Documento
•
Nro. Documento
•
Tipo Parentesco
•
Fecha Nacimiento
•
Nacionalidad
•
Sexo
Figura 5-11
En la pestaña Conocimientos, que se muestra en la Figura 5-12, se ingresa lo siguiente:
•
Idioma (lee, escribe y/o habla)
•
Otros Conocimientos (Descripción Notas
Adicionales)
Figura 5-12
50
Manual Sistema de Administración de Personal
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
En la pestaña Experiencia, que se muestra en la Figura 5-13, se ingresa lo siguiente:
•
Institución
•
Tipo
•
Cargo desempeñado
•
País
•
Ciudad
•
Fecha Inicio
•
Fecha Final
Figura 5-13
Una vez ingresados todos los datos requeridos por el sistema, el usuario hace un clic en el icono
Grabar
51
y luego en el icono Salir
para volver a la pantalla anterior.
Manual Sistema de Administración de Personal
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
52
Manual Sistema de Administración de Personal
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
6
EVALUACIONES Y CAPACITACIONES
6.1
Capacitación y Evaluación del Personal
Toda actividad que realice la institución, sobre evaluaciones y/o capacitación al personal, debe ser
registrada en el sistema para que la misma información sea actualizada en las fichas de personal de
los funcionarios en forma automática. Para este
propósito el usuario debe ingresar con el perfil:
Capacitación y Evaluación del Personal y se
desplegara la pantalla que se ve en la Figura 61, con las siguientes opciones:
•
Capacitación
•
Evaluación
Figura 6-1
6.1.1
Registro de Capacitación
El usuario elige la opción Capacitación de la pantalla de la Figura 6-1 y debe elegir la siguiente
opción:
•
Registro de Capacitaciones
Posteriormente se desplegará la pantalla que se
muestra en la Figura 6-2. en la que deberá
buscar al funcionario del cual se desea registrar
sus datos de Capacitación haciendo un clic en
el icono Ingresar Criterios de Consulta
ingresa
su
criterio
de
consulta
y
,
Figura 6-2
luego
nuevamente hace un clic en el mencionado
icono para ejecutar la consulta.
Para ingresar al sistema un nuevo Registro
de Capacitación, el usuario se posiciona sobre
la fila correspondiente al funcionario y luego
ingresa los datos de la capacitación en la matriz
que aparece en la parte inferior de la pantalla,
Figura 6-3
53
Manual Sistema de Administración de Personal
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
como se muestra en la Figura 6-3. En esta matriz se ingresa lo siguiente:
•
Fecha de la Capacitación
•
Centro de Instrucción, este dato tiene que estar registrado previamente en las tablas
básicas en Centros de Capacitación.
•
Tema de la Capacitación
•
Cantidad de horas
•
Puntaje obtenido
Una vez cargados los registros de capacitación se graban los datos al sistema con el icono Grabar
y se sale de la ventana con el icono Salir
de la barra de herramientas de la pantalla de la Figura 6-
3.
Para eliminar un registro de Capacitación, el usuario se posiciona en la fila que desea borrar del
sistema y seguidamente hace un clic con el
de la Barra de
Mouse en el icono Eliminar
herramientas, como se muestra en la Figura 6-4.
Para modificar un registro de Capacitación, el
usuario primero posiciona el cursor en la fila del
funcionario y seguidamente
puede ubicar el
cursor en los siguientes campos, para su
actualización (nota.- no se utiliza el icono
Modificar):
•
Figura 6-4
Centro de Instrucción, este dato tiene que estar registrado previamente en las tablas básicas
en Centros de Capacitación.
•
Tema de la Capacitación
•
Cantidad de horas
•
Puntaje obtenido
Una vez modificados procede a grabar con el icono Grabar
54
Manual Sistema de Administración de Personal
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
6.1.2
Registro de Evaluaciones
El usuario elige la opción Capacitación de la pantalla de la Figura 6-1 y debe elegir la siguiente opción:
•
Registro de Evaluación
Y se desplegará la pantalla que se muestra en la
Figura 6-5.
El usuario busca al funcionario para registrar sus
datos de Evaluación, haciendo un clic en el icono
Ingresar Criterios de Consulta
, ingresa su
criterio de consulta y luego nuevamente hace un
Figura 6-5
clic en el mencionado icono para ejecutar la consulta.
Para ingresar al sistema un nuevo Registro de Evaluación, el usuario se posiciona sobre la fila
correspondiente al funcionario y luego ingresa los datos de la Evaluación en la matriz que aparece en
la parte inferior de la pantalla, como se muestra en la Figura 6-6. En esta matriz se ingresa lo
siguiente:
•
Fecha de la Evaluación
•
Puntaje obtenido
•
Consecuencia de la Evaluación
realizada
•
Funcionario Responsable
Figura 6-6
Una vez cargados los registros de capacitación se graban los datos al sistema con el icono Grabar
y se sale de la ventana con el icono Salir
de la barra de herramientas de la pantalla de la
Figura 6-6.
Para eliminar un registro de Evaluación, el usuario se posiciona en la fila que desea borrar del
sistema y seguidamente hace un clic con el Mouse en el icono Eliminar
de la Barra de
herramientas, como se muestra en la Figura 6-7.
55
Manual Sistema de Administración de Personal
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
Para modificar un registro de Evaluación, el usuario primero posiciona el cursor en la fila del
funcionario y seguidamente
puede ubicar el
cursor en los siguientes campos, para su
actualización (nota.- no se utiliza el icono
Modificar):
•
Fecha de la Evaluación
•
Puntaje obtenido
•
Consecuencia de la Evaluación
realizada
•
Funcionario Responsable
Una vez modificados procede a grabar con el
Figura 6-7
icono Grabar
56
Manual Sistema de Administración de Personal
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
7
7.1
PLANILLAS DE PAGO
Elaboración de Planillas de Sueldos
Una vez registrados todos los datos explicados anteriormente, se debe proceder a generar las
planillas de sueldos en las distintas modalidades, para este propósito el usuario debe ingresar con el
Perfil Encargado de Planillas, una vez generada
la planilla se debe proceder a Verificar la planilla,
llevar el medio magnético y el comprobante de
ejecución presupuestaria de gastos C-31, al
Tesoro General de la Nación, para la obtención
del sello rojo, una vez que se obtiene el sello rojo
el usuario debe proceder a aprobar la planilla y
ahí concluiría el trabajo en este módulo. Por lo
tanto para la elaboración de la planilla el usuario
debe conectarse al sistema con el perfil:
Figura 7-1
Encargado de Planillas para crear, modificar o eliminar las planillas de sueldos, una vez realizada la
conexión al sistema se despliega la pantalla de menú de opciones, de la Figura 7-1 con la siguiente
opción:
•
Planillas de Pago
Al elegir esta opción se presentará la pantalla
de la Figura 7-2, con las siguientes opciones:
•
Generar Planilla
•
Impresión Planillas
•
Aguinaldos
Figura 7-2
7.1.1
Generación de la Planilla de Sueldos
Para crear una nueva planilla el usuario ingresa con el perfil: Encargado de Elaboración de la
planilla y elige las siguientes opciones:
•
Planillas de Pago
(Figura 7-1)
•
Genera Planilla
(Figura 7-2)
A continuación se presentara la pantalla de la Figura 7-3 y para registrar una nueva planilla el usuario
57
Manual Sistema de Administración de Personal
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
hace un clic con el botón izquierdo del Mouse
en el icono Insertar
para registrar una
nueva planilla de pago y se presentara la
pantalla de la Figura 7-4 con las siguientes
pestañas:
Planilla,
Funcionarios,
RC-IVA,
Subsidios y Otros.
Figura 7-3
En la primera pestaña “Planilla” se deben registrar los siguientes datos básicos para el cálculo del
proceso de la planilla:
•
Modalidad de contratación, tipo de
funcionarios que se incluyen en esta
planilla,
definidas
las
modalidades
previamente
en
fueron
tablas
básicas.
•
Gestión,
despliega
por
defecto
la
gestión de la pantalla inicial.
•
Tipo de Proceso, elegir el tipo de
Figura 7-4
planilla a registrar de los siguientes
datos:
ο
Mensual, solo existe una planilla mensual por modalidad, las demás
deben
ser
extraordinarias.
ο
Extraordinaria, incluye funcionarios que no fueron tomados en cuenta en la planilla
mensual.
ο
Extraordinaria sin días, este tipo de planillas se utiliza cuando se requiere pagar algunos
montos provenientes por ejemplo de bonos y que no fueron cancelados en la planilla
mensual, por este motivo es necesario que no se especifique el número de días
trabajados, porque duplicaría el número de días trabajados.
ο
Regularización, Cuando se desea registrar una planilla que fue pagada en otro sistema y
se quiere reflejar su información para efectos de regularización solamente.
ο
Reintegro, Cuando se desea pagar reintegros de sueldos de funcionarios, por ejemplo
cuando se hicieron retenciones en planillas de contratos, el rango de fechas debe ser de
acuerdo al contrato.
58
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ο
Retroactivo, se utiliza cuando se desea pagar por ejemplo un incremento salarial de un
porcentaje fijado por un decreto supremo y se paga desde meses pasados.
ο
Reversión, cuando es necesario realizar la reversión de una planilla ya APROBADA, la
reversión puede ser parcial o total.
ο
Subsidios, Se utiliza esta opción para generar planillas de subsidios como lactancia,
prenatal o natalidad.
ο
Aguinaldos, Se utiliza esta opción para generar la planilla de aguinaldo para las
modalidades: personal de planta y personal eventual.
•
Mes de Proceso, registrar el mes de proceso al que corresponde la planilla en numero.
•
Fecha de creación, el sistema despliega la fecha actual, la cual debería ser conservada e
indica la fecha de elaboración de la planilla.
•
Límite de descuento se despliega por defecto 60% lo cual indica que ningún funcionario de
la planilla deberá tener descuentos mayores al 60% de su monto ganado.
•
Salario Mínimo Nacional.
•
Salario Mínimo fijado por la Institución.
•
Cambio del dólar anterior, este dato es necesario cuando los contratos han sido registrados
en moneda dólar.
•
Cambio del dólar actual, ingresar el monto oficial en moneda bolivianos equivalente a un
dólar
•
Cantidad de mínimos para el cálculo de las AFP´s. Se ingresan 60 que multiplicado por el
salario mínimo nacional da el monto máximo que se debe aportar a las AFP´s.
•
Para el cálculo del IVA, el número de salarios mínimos exentos de pagar el RC-IVA
(Régimen Complementario del Impuesto al Valor Agregado).
•
Cambio del Tipo del Dólar en proceso Anterior.
•
Cambio del Tipo del Dólar en proceso Actual.
•
UFV Proceso anterior, ingresar el tipo de cambio de la Unidad de Fomento a la Vivienda,
registrado en el proceso del mes pasado
•
UFV Proceso actual, ingresar el tipo de cambio de la Unidad de Fomento a la Vivienda
•
Rango de fechas: Fecha de Inicio del Proceso de la Planilla de Pago.
•
Rango de fechas: Fecha de Fin del Proceso de la Planilla de Pago.
•
Nro. Planilla corresponde al número correlativo que debe ser único a nivel de entidad y es el
mismo número que es aprobado por los Sistemas CENTURY y Némesis de la Dirección del
Tesoro General de la Nación.
•
Servicio se ingresa a un código que es asignado por el Ministerio de Hacienda a cada entidad
según la zona geográfica a donde va el pago.
•
59
Versión del organigrama, despliega por defecto la última versión del organigrama, sin
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embargo si es necesario utilizar una versión anterior este dato puede ser cambiado.
•
Planilla revertida, este dato se llena cuando el Tipo de Proceso es Reversión, aquí se debe
registrar el 1ro. de Planilla original a revertir.
Una vez cargados estos datos se graban los cambios realizados con el icono Grabar
la ventana con el icono Salir
y se sale de
.
Para procesar la planilla el usuario busca la planilla recientemente creada, en la pantalla de la figura
7-3, posiciona el cursor
sobre la planilla
correspondiente (que debe estar en estado
CREADO) y seguidamente elige la opción
Generar Planilla de Pagos haciendo un clic
en el icono Generar Planilla
ó en el botón
de texto Generar Planilla como se muestra en
la Figura 7-5.
Automáticamente se vuelve a desplegar el
formulario de carga donde el usuario confirma
Figura 7-5
la generación de la planilla haciendo un clic en el icono Generar Planilla de Pagos
o en el botón
de texto Generar Planilla.
El proceso “Generar Planilla” utiliza los datos registrados en la movilidad funcionaria, revisa la
estructura organizacional dependiendo del tipo de modalidad, revisa los conceptos de cálculo y valida
información de las fichas de los funcionarios. Si
toda la información precedente fue llenada
correctamente procede a armar la planilla con los datos correspondientes y le cambia al estado
GENERADO.
Se debe tomar en cuenta que cada vez que se modifique datos en conceptos de cálculo, fichas de
personal o movilidad funcionaria, se debe volver a generar la planilla, para que se tomen en cuenta
esos cambios.
Una vez GENERADA la planilla el usuario debe modificar los datos de la misma buscando la planilla
en la pantalla de la Figura 7-3, haciendo doble clic en el icono
haciendo un clic en el icono Modificar
y eligiendo la fila correspondiente y
, el usuario podrá proceder a la carga de otros datos
necesarios para la planilla como los conceptos específicos, es decir, otro tipo de Descuentos, el
registro del monto en facturas presentado por el descuento del RC-IVA, registro de los subsidios, etc.,
60
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seguidamente se mostrara la planilla como se ve en la pantalla de la Figura 7-6, para que proceda a la
carga de otros datos relacionados como ser:
•
RC-IVA
•
Subsidios
•
Otros,
descuentos
definidos
en
las
Tablas de Conceptos de Cálculo.
Figura 7-6
La Figura 7-6 muestra la pestaña “Funcionarios” donde el usuario consulta para cada funcionario
el detalle de los conceptos de pago calculados en la generación de planillas.
La Figura 7-7 muestra la pestaña “RC-IVA” donde el usuario ingresa el monto total de las facturas
que presento en su declaración, este dato se
debe ingresar en la columna Facturas, los
montos de las columnas: Saldo Próximo Mes,
Saldo
Mes
anterior
son
calculados
automáticamente por el sistema en el proceso de
Generación de Planillas.
Figura 7-7
La Figura 7-8 muestra la pestaña “Subsidios” donde el usuario registra a los funcionarios que les
corresponde el pago de los subsidios de
lactancia, prenatal, bono de natalidad o subsidio
de defunción y se debe registrar los siguientes
datos:
•
Código
del
Funcionario,
elegir
el
Funcionario, de la lista de valores
ingresando al icono
•
Concepto
de
Concepto
de
Subsidio,
la
lista
elegir
de
el
valores
Figura 7-8
ingresando al icono
61
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•
Cantidad, ingresar el numeral 1 y el monto se calculara automáticamente.
La Figura 7-9 muestra la pestaña “Otros” donde el usuario ingresa otros tipos de descuentos o
percepciones, propios de la institución, que
fueron definidos previamente en la tabla de
conceptos de cálculo, por ejemplo descuentos
por atrasos y faltas, retenciones judiciales, etc.,
se deben registrar los siguientes datos:
•
Código del Funcionario
•
Otros Conceptos de pago o descuento
•
Monto o Importe del Concepto
Figura 7-9
El usuario puede abrir la lista de valores posibles para cada campo haciendo un clic con el Mouse
correspondiente.
en el botón
Una vez cargados estos datos se graban los cambios realizados con el icono Grabar
y se debe
volver a Generar la planilla, para que se tomen en cuenta los cambios y el sistema calcule el liquido
pagable correcto por cada funcionario, la generación se la realiza eligiendo el icono Generar Planilla
de Pagos
.
La generación de planillas de aguinaldos es
similar a la planilla mensual a diferencia que el
rango de fechas en la pantalla principal debe
comprender el periodo en el que se desee de
pagar el aguinaldo si se pagara la planilla anual
el mes de pago debe ser considerando el mes
11 para la generación del pago como se ve en
la pantalla de la Figura 7-10.
Figura 7-10
Una vez generada la planilla de aguinaldo se puede proceder a revisar a nivel detalle los montos
generados para cada funcionario y si corresponde proceder a corregir los mimos, este procedimiento
se encuentra explicado mas adelante en el Punto 7.3.
62
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7.1.2
Verificación de Planillas
Una vez generada la planilla, en la opción 7.1.1, la misma debe ser Verificada, ingresando al sistema
con el Perfil: Jefe Encargado de Aprobación,
como se ve en la figura 7-11 y eligiendo la
opción:
•
Planilla de Pago
y la opción
•
Genera Planilla de la figura 7-12.
Figura 7-11
Y se tendrá la pantalla de la figura 7-13 en la
que se elige la planilla haciendo doble clic con
el icono
el sistema
desplegara todas las
planillas, y el usuario debe elegir la planilla
posicionando el cursor sobre el registro y
proceder a la Verificación de la misma haciendo
Figura 7-12
clic en el Botón de Texto Azul de la parte inferior
de la pantalla denominado con la opción
VERIFICAR.
Una vez elegida la opción VERIFICAR el
sistema desplegará la pantalla con la planilla, la
misma puede ser revisada y si esta de acuerdo
el usuario elige nuevamente la opción Verificar a
Figura 7-13
continuación le mostrará el mensaje de la Figura
7-14, si el usuario esta de acuerdo debe elegir la opción SI y confirmar la Verificación, posteriormente
debe retornar eligiendo el icono Salir
63
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Cada vez que se verifica la planilla, el sistema
asigna números de cheques correlativos de
acuerdo a la cantidad de funcionarios que
contenga la planilla, la verificación, permite que
el usuario pueda proceder a obtener el Medio
Magnético (disquete con archivos) para que
sea presentado al Tesoro General de la Nación
y su respectiva validación en el Sistema
Century. (ver punto 7.2 Impresión de Planillas).
Figura 7-14
Una planilla en Estado Verificado, puede
también ser Des-Verificada como se ve en la
pantalla de la Figura 7-15, en ese momento el
sistema elimina los números de cheques de los
funcionarios que fueron asignados en el
proceso de Verificación, esos mismos números
serán utilizados posteriormente en una nueva
planilla.
Figura 7-15
7.1.3
Generación de Cheques
Al verificar una planilla se genera en forma automática la numeración de cheques, si esta fuera desverificada, se pierde la numeración generada de los números de cheques y se asignan estos números
a otra planilla que puede ser verificada. Por lo tanto, para no perder la numeración de los cheques la
planilla verificada debe ser aprobada y posteriormente.
Es decir cuando una planilla ha sido Verificada y posteriormente presentada al TGN y sin antes
recoger el medio magnético es Des-verificada por algún motivo y si se procede a Verificar una
segunda planilla, la numeración de cheques se duplica en esta segunda planilla produciendo rechazo
del medio magnético en el TGN de esta segunda planilla.
Por lo tanto se recomienda tener cuidado en el proceso de des-verificación de las planillas, ya que lo
correcto es BAJAR el MEDIO MAGNETICO nuevamente, cada vez que se vuelve a Verificar la
Planilla, para evitar la duplicación de números de cheques.
7.1.4
Aprobación de Planillas
Una vez que la planilla ha sido Verificada, en la opción 7.1.2, y obtenido el Sello Rojo del Tesoro
General de la Nación, la planilla debe ser APROBADA para que se pueda aprobar el comprobante de
64
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ejecución presupuestaria de gastos C-31, en el
módulo de EGA. El proceso de aprobación es
definitivo de tal manera que si existe un error en
una planilla APROBADA la misma solo puede
ser
revertida
mediante
una
Planilla
de
Reversión.
Para aprobar la planilla el usuario ingresa al
sistema con el Perfil: Jefe Encargado de
Aprobación, como se ve en la figura 7-16 y elige
Figura 7-16
la opción:
•
Planilla de Pago.
y la opción
•
Genera Planilla de la Figura 7-17.
Figura 7-17
y se tendrá la pantalla de la figura 7-18.
Figura 7-18
En la pantalla de la Figura 7-18 se elige la planilla haciendo doble clic con el icono
el sistema
desplegara todas las planillas, el usuario debe elegir la planilla en estado VERIFICADO, posicionando
el cursor sobre el registro y proceder a la Aprobación de la misma haciendo clic en el Botón de Texto
Azul APROBAR o en el icono con la letra “A”.
65
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Una vez elegida la opción APROBAR el
sistema desplegará en la pantalla
la planilla
como se ve en la figura 7-19, donde el usuario
antes de aprobarla puede revisar la misma, si
hay algún error debe salir de la pantalla
eligiendo el icono SALIR, y aun puede ser Desverificada y corregida.
Figura 7-19
Si el usuario quiere APROBAR la planilla debe
elegir la opción APROBAR eligiendo el botón
AZUL o el icono con la letra “A”, posteriormente
el sistema preguntara si el usuario esta de
acuerdo mostrando el mensaje como se ve en
la Figura 7-20, en la que se debe confirmar
eligiendo la opción “SI”, posteriormente debe
salir de la pantalla eligiendo el icono Salir.
Nota.- Una planilla en estado APROBADO, ya
Figura 7-20
no puede ser corregida. Si existiese algún error solo se podría realizar la reversión de la planilla.
7.2
Impresión de Planillas
Las planillas que se encuentran en los estados:
Generado, Verificado o Aprobado, pueden ser
impresas, ingresando al sistema con el Perfil:
Encargado de Planillas (ó Jefe Encargado de
Aprobación) y eligiendo las siguientes opciones:
(Ver Figuras 7-1 y 7-2).
•
Planillas de Pago
ο
Impresión de Planillas
Figura 7-21
Y se tendrá la pantalla de la Figura 7.21. El usuario debe elegir la planilla haciendo un clic el icono
del campo Mes de Proceso, de esta forma se habilita la lista de valores en donde el usuario
66
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selecciona la planilla de la cual se desean imprimir los siguientes tipos de reportes:
•
Planilla de Sueldos, muestra toda la planilla esta debe ser presentada al TGN
•
Planilla Consolidada
•
Planilla Extraordinaria
•
Planilla Aguinaldo
•
Boletas de Pago
•
Formulario EGA, imprime comprobante C-31 en borrador para que sea trascrito al SIGMA
•
Archivos Century, para la bajada del medio magnético
•
Planilla RC-IVA
•
Planilla AFP´s
•
Reportes Propios
•
Resumen SSO-FONVIS. Reporte para el TGN
El usuario elige el reporte que desea imprimir, mediante esta pantalla también se baja la planilla a
medio magnético para ser presentada al Tesoro General de la Nación y seguidamente hace un clic
con el botón izquierdo del Mouse en el en el icono
Imprimir
de la barra de herramientas.
Eligiendo la opción de reporte “Planilla de
Sueldos” el sistema genera los formatos de
reportes que se ven en las Figuras 7-22 y 7-23.
La primera hoja es el resumen de la planilla y la
segunda el detalle de pagos.
Figura 7-22
Figura 7-23
67
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Eligiendo la opción de reporte “Boletas de Pago”
el sistema genera el formato de reporte que se
muestra en la Figura 7-24
Figura 7-24
Eligiendo la opción de reporte “Formularios
EGA” el sistema genera el formato de reporte
que se muestra en la Figura 7-25.
Figura 7-25
Eligiendo la opción de reporte “Archivos Century” el sistema genera los archivos que tienen que ser
procesados por el Sistema Century del Tesoro General de la Nación, a objeto de obtener el Sello
Rojo, en el Century se valida datos como la
doble percepción y otro tipo de controles.
Para que esta opción se utilice la planilla debe
encontrarse en estado VERIFICADO.
El usuario hace un clic en botón de texto
Proceso, acepta los mensajes hasta que se
despliega la ventana para elegir el “lugar” donde
se grabará la información como se muestra en la
Figura 7-26, esta información debe ser validad
en el sistema mencionado.
Figura 7-26
68
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Si el sistema el momento de generar el medio magnetico encuentra inconsistencias que pueden
deberse a cambios en los datos como conceptos de cálculo mal definidos, error en la ficha de
personal etc. Se mostrara la pantalla de la
Figura 7-27 y se generara un reporte de
errores que podrían ser detectados por el
Sistema Century del TGN.
Figura 7-27
A través de este reporte que se lo puede ver en la Figura 7-28, se puede detectar y corregir errores
antes de enviar los medios magnéticos a la
Dirección del Tesoro
Figura 7-28
Eligiendo la opción de reporte “Planilla RCIVA” el sistema genera el formato de reporte
que se muestra en la Figura 7-29.
Figura 7-29
69
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Eligiendo la opción de reporte “Planillas AFP’s” el sistema genera el formato de reporte que se
muestra en la Figura 7-30.
Figura 7-30
Eligiendo la opción de reporte “Reportes Propios”
el sistema genera el formato de reporte que se
muestra en la Figura 7-31.
NOTA.- cabe señalar que este reporte es un
ejemplo
de
los
muchos
que
pueden
ser
configurados por el usuario.
Figura 7-31
Eligiendo la opción de reporte “Resumen SSOFONVIS” el sistema genera el formato de reporte
que se muestra en la Figura 7-32.
Figura 7-32
70
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7.3
Aguinaldos
Una vez generada la planilla de aguinaldos, el usuario puede revisar y/o modificar los siguientes
datos: montos, días trabajados y estructura
programática, de los funcionarios, por causas
justificadas.
El
usuario
debe
ingresar
con
el
Perfil:
Encargado de Planillas y elegir las siguientes
opciones: (Ver Figuras 7-1 y 7-2).
•
Planillas de Pago
ο
Aguinaldos
Figura 7-33
A continuación se desplegara la pantalla de la
Figura 7-33, en la que el usuario hace doble clic
en el icono
y el sistema mostrara la planilla
de aguinaldo generada, a continuación el
usuario puede modificar los datos generados
por el sistema de acuerdo a los requerimientos,
para obtener la planilla de aguinaldo como
corresponde, como se ve en la Figura 7-34.
Figura 7-34
Una vez realizados los cambios el usuario deberá grabar haciendo clic en el icono GRABAR
7.4
Formularios DPA
Para obtener el reporte del Formulario de
Personal DPA-3, se debe ingresar al sistema
con el Perfil: Jefe Encargado de Aprobación,
como se ve en la figura 7-10 y elegir la opción:
•
Planilla de Pago.
y la opción
•
71
Figura 7-35
Formularios DPA,
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como se ve en el menú de la Figura 7-11 y se
tendrá la pantalla de la figura 7-35 en la que se
debe seleccionar la entidad, la DA y el mes del
cual se desea obtener el reporte que se muestra
en la figura 7-36.
Figura 7-36
Este reporte contiene información de la frecuencia de sueldos por modalidad de la contratación en un
mes dado.
7.5
Anulación de Planillas Aprobadas
Si una planilla que ya fue APROBADA presenta algún problema y además ya tiene
Sello Rojo
asignado por la UIT (Unidad de Informática del Tesoro General de la Nación) y aún no tiene aprobado
el Comprobante de Ejecución Presupuestaria del Gasto C-31 (es decir tampoco esta pagada), la
misma puede ser ANULADA en el sistema, previa notificación a la UIT para su respectiva anulación
del Sello Rojo. El usuario debe ingresar con el perfil Jefe Encargado de Aprobación, como se ve en la
pantalla de la Figura 7-10 y elegir la opción:
•
Planillas de Pago
A continuación se tendrá la pantalla de la figura 7-11 y debe elegir la siguiente opción:
•
Anulación de planillas aprobadas
El usuario haciendo un clic en el icono Ingresar
Criterios de Consulta
, ingresa su criterio
de consulta y luego nuevamente hace un clic
en el mencionado icono para ejecutar la
consulta, despliega la pantalla de la Figura 737.
Figura 7-37
El usuario busca la planilla que desea ANULAR y se posesiona en la fila de la planilla y elige la
opción Anular planilla.
72
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Seguidamente debe confirmar la eliminación en el formulario de carga haciendo nuevamente un clic
en el icono anular planilla de la Barra de herramientas de la Figura 7-38.
Para finalizar el usuario hace un clic con el
Mouse en el icono Salir
.
Figura 7-38
7.6
Conversión para la siguiente gestión
Para efectuar pagos de planillas de gestiones pasadas, se debe generar la planilla en la gestión que
corresponda y dejarla en estado GENERADO, para el pago se debe afectar al presupuesto de la
gestión vigente. Dependiendo del presupuesto en la gestión actual, el pago puede variar en la
estructura presupuestaria es decir que puede variar la unidad ejecutora, la fuente de financiamiento la
categoría programática, etc. Una vez elaborada la planilla en la gestión correspondiente. El usuario
debe ingresar con el perfil Jefe Encargado de Aprobación, como se ve en la pantalla de la Figura 7-10
y elegir la opción:
•
Planillas de Pago
A continuación se tendrá la pantalla de la figura 7-11 y debe elegir la siguiente opción:
•
Conversor para la siguiente gestión
Y se tendrá la pantalla de la Figura 7-39.
Figura 7-39
73
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Una vez desplegada la pantalla se debe insertar un registro de conversión de planillas el usuario hace
un clic con el botón del Mouse en el icono Insertar
de la barra de herramientas y se tendrá la
pantalla de la Figura 7-40, en la que se muestran las planillas en estado GENERADO que aún no
fueron pagadas, se debe seleccionar la planilla
a convertir, posicionando el cursor sobre el
registro y modificar la estructura presupuestaria
de pago de la planilla a ser convertida, si
corresponde a otra estructura presupuestaria el
pago de la nueva planilla, se debe modificar los
datos de las columnas de la derecha y luego
grabar el registro con el icono Grabar
de la ventana con el icono Salir
y salir
Figura 7-40
de la barra
de herramientas.
Este registro se grabara en estado CREADO, y su estado cambiara a VERIFICADO cuando se
VERIFIQUE la planilla y a APROBADO cuando se apruebe la planilla.
74
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