manual de calidad - Auditoría Superior del Estado de Campeche

Poder Legislativo del Estado de Campeche
Auditoría Superior del Estado
CONTROL DE LOS
REGISTROS
AUDITORÍA SUPERIOR
DEL ESTADO DE CAMPECHE
REVISIÓN Y FISCALIZACIÓN
DE LA CUENTA PÚBLICA
Clave
CR
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CONTROL DE LOS REGISTROS
Última revisión
20150131
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1.- OBJETIVO
Establecer los lineamientos para identificar, compilar, codificar, acceder, archivar, almacenar, conservar y
disponer de los Registros del SGC.
2.- RESPONSABILIDADES
Los Directores de las áreas tienen la responsabilidad de asegurar y verificar que los registros de calidad
cumplan con lo indicado en este procedimiento.
Es responsabilidad de cada persona designada, que se generen sus registros correspondientes para
demostrar la conformidad con los requisitos y la operación efectiva del SGC.
3.- REQUISITOS
Los Registros del SGC deberán:
a) Ser legibles;
b) Estar almacenados y conservarse para prevenir su daño, deterioro y evitar su pérdida y;
c) Estar disponibles para su evaluación en cualquier momento.
Los Registros podrán estar en la forma de copia en papel o en medios electrónicos.
4.- ACTIVIDADES
Los Registros del SGC deberán de cumplir con los siguientes requisitos:
a) Identificación: Serán identificados con el nombre del registro correspondiente.
b) Compilación: Serán compilados en Carpetas previamente identificadas por Entidad y Periodo
(Avance de Gestión Financiera y, Cuenta Pública).
c) Codificación: Serán codificados en la parte superior, dependiendo de la naturaleza del
documento con la clave que le correspondan.
d) Acceso: Será a través de cada responsable asignado al registro o por el Titular de la unidad de
Archivo, Acceso a la Información o el Auditor Superior de la ASECAM.
e) Archivar: Serán archivados por cada responsable asignado al registro.
f) Almacenar: Serán almacenados en lugares que aseguren su conservación y eviten su deterioro
y/o pérdida.
g) Conservar: Serán conservados por su responsable correspondiente, todos los registros que se
deriven de los dos Informes del Resultado previos al que esté en proceso, más aquellos que
sean propios del Informe del Resultado que se encuentre en proceso. Posteriormente se envían
al Archivo de Concentración para su conservación apegándose a los lineamientos para la
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custodia y seguridad jurídica y material del acervo documental de la Auditoría Superior del
Estado de Campeche.
h) Disposición: Una vez cumplido su periodo de retención se podrán dar de baja conforme a los
lineamientos para la custodia y seguridad jurídica y material del acervo documental de la
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