Informe de Respuestas a las Observaciones presentadas al Informe

INFORME DE RESPUESTAS A OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LOS
PROPONENTES AL INFORME DE EVALUACIÓN PRELIMINAR
INVITACIÓN PÚBLICA PARA CONTRATAR UN CORREDOR DE SEGUROS,
LEGALMENTE CONSTITUIDO EN COLOMBIA, QUE PRESTE SUS SERVICIOS
PROFESIONALES DE INTERMEDIACIÓN Y DE ASESORÍA EN LA FORMULACIÓN Y
MANEJO DEL PROGRAMA DE SEGUROS PATRIMONIALES DE LA UNIVERSIDAD
NACIONAL DE COLOMBIA
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pública para contratar un corredor de seguros legalmente constituido en Colombia, que preste sus servicios profesionales
de intermediación y asesoría en la formulación y manejo del programa de seguros patrimoniales de la Universidad Nacional
de Colombia.
INTRODUCCIÓN
Dentro del presente proceso de invitación pública, presentaron observaciones al Informe de
Evaluación Preliminar las siguientes empresas, por lo tanto se procede a su respuesta por la
Universidad como se relaciona a continuación:
La empresa AON RISK SERVICES S.A., mediante correo electrónico remitido el 27 de abril de
2011, a las 10:09 A.M., formuló las siguientes observaciones, respecto a la evaluación que
realizo la Universidad a la oferta presentada por la Unión Temporal DELIMA MARSH S.A. –
WILLIS COLOMBIA CORREDORES DE SEGUROS S.A.
OBSERVACIÓN No. 1:
Numeral 4.1.8 Certificación de Registro Único de Proponentes (RUP) de la Cámara de
Comercio
“Solicitamos muy respetuosamente a la entidad, rechazar la oferta presentada por la firma en
cuestión toda vez que al momento del cierre la Invitación a cotizar 13 de mayo de 2011, uno de los
miembros de la Unión Temporal esto es, DELIMA MARSH S.A. no contaba con la Vigencia del
RUP, situación esta que puede comprobar la Universidad de conformidad con la siguiente
información que se encuentra en la misma oferta que se observa;
A folios 62 a 71 se encuentra el certificado del RUP de la firma, de fecha 2011/05/12, en la misma
se puede constatar que la ultima fecha de registro de inscripciones fue realizada el 10 de agosto de
2010. Quiere esto decir que, en lo transcurrido del presente año la sociedad Delima no ha
realizado la actualización de la información financiera y demás cambios o modificaciones que se
hayan presentado al interior de la empresa”.
La anterior observación fue reiterada mediante correo electrónico remitido el 27 de abril de
2011, a las 5:56 p.m., solicitando rechazar la oferta presentada por la firma en cuestión toda
vez que al momento del cierre la invitación pública (13 de mayo de 2011), uno de los
miembros de la Unión Temporal esto es, DELIMA MARSH S.A., no contaba con la
actualización en firme en el RUP, y argumentando expresamente que:
“Reiteramos la solicitamos que le hicimos a la Universidad, respecto de rechazar la oferta
presentada por la firma en cuestión toda vez que al momento del cierre la Invitación a cotizar 13 de
mayo de 2011, uno de los miembros de la Unión Temporal esto es, DELIMA MARSH S.A no
contaba con la actualización en firme en el RUP.
Es procedente realizar esta solicitud en cumplimiento con lo establecido en el mismo pliego de
condiciones elaborado por la Universidad, cuyo numeral 1.4. REGIMEN JURIDICO APLICABLE,
establece que EL PLIEGO ES LEY PARA LAS PARTES, al manifestar lo siguiente:
“1.4 RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE
La presente invitación y el contrato que llegare a suscribirse, se regirán además de lo establecido en
el Acuerdo No. 002 de 2008 del Consejo Superior Universitario, "Por el cual se adopta el régimen
que contiene las normas generales de los acuerdos de voluntades en la Universidad Nacional de
Colombia"; por la Resolución de Rectoría No. 1952 de 2008 por la cual se adopta el Manual de
Convenios y Contratos de la Universidad Nacional de Colombia, por las demás normas que los
modifiquen y/o complementen y/o sustituyan; y por las normas legales, comerciales y civiles que
rigen la materia”. (Subrayado, negrilla y cursiva fuera de texto)
Según la anterior información del Pliego de Condiciones, es pertinente recordarle a la entidad que
en el caso en mención, el régimen jurídico aplicable por ser norma superior la Ley 1150, en cuyo
artículo 6 es mandataria de requerirse por parte de los Contratantes:
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de Colombia.
“ARTÍCULO 6o. DE LA VERIFICACIÓN DE LAS CONDICIONES DE LOS PROPONENTES.
Todas las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en
Colombia, que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales, se inscribirán en el Registro
único de Proponentes del Registro Unico Empresarial de la Cámara de Comercio con jurisdicción en
su domicilio principal.
No se requerirá de este registro, ni de calificación ni de clasificación, en los casos de contratación
directa; contratos para la prestación de servicios de salud; contratos cuyo valor no supere el diez
por ciento (10%) de la menor cuantía de la respectiva entidad; enajenación de bienes del Estado;
contratos que tengan por objeto la adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria
que se ofrezcan en bolsas de productos legalmente constituidas; los actos y contratos que tengan
por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las empresas industriales y
comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta y los contratos de concesión de
cualquier índole. En los casos anteriormente señalados, corresponderá a las entidades contratantes
cumplir con la labor de verificación de las condiciones de los proponentes.
En dicho registro constará la información relacionada con la experiencia, capacidad jurídica,
financiera y de organización del proponente, que se establecerá de conformidad con los factores
de calificación y clasificación que defina el reglamento. El puntaje resultante de la calificación de
estos factores se entenderá como la capacidad máxima de contratación del inscrito.
6.1. De la calificación y clasificación de los inscritos. Corresponderá a los proponentes
calificarse y clasificarse en el registro de conformidad con los documentos aportados. Las
cámaras de comercio harán la verificación documental de la información presentada por los
interesados al momento de inscribirse en el registro.
La calificación y clasificación certificada de conformidad con el presente artículo será plena
prueba de las circunstancias que en ella se hagan constar. En tal sentido, la verificación de
las condiciones establecidas en el numeral 1 del artículo 5o de la presente ley, se
demostrará exclusivamente con el respectivo certificado del RUP en donde deberán constar
dichas condiciones. En consecuencia, las entidades estatales en los procesos de
contratación no podrán exigir, ni los proponentes aportar documentación que deba utilizarse
para efectuar la inscripción en el registro.
No obstante lo anterior, sólo en aquellos casos en que por las características del objeto a contratar
se requiera la verificación de requisitos del proponente adicionales a los contenidos en el Registro,
la entidad podrá hacer tal verificación en forma directa.
Cuando la información presentada ante la Cámara de Comercio no sea suficiente, sea inconsistente
o no contenga la totalidad de los elementos señalados en el reglamento para su existencia y
validez, esta se abstendrá de realizar la inscripción, renovación o modificación que corresponda, sin
perjuicio de las acciones legales a que haya lugar.
La información deberá mantenerse actualizada y renovarse en la forma y con la periodicidad que
señale el reglamento.
6.2. De la información sobre contratos, multas y sanciones a los inscritos. Las entidades estatales
enviarán mensualmente a la Cámara de Comercio de su domicilio, la información concerniente a los
contratos, su cuantía, cumplimiento, multas y sanciones relacionadas con los contratos que hayan
sido adjudicados, los que se encuentren en ejecución y los ejecutados.
Las condiciones de remisión de la información y los plazos de permanencia de la misma en el
registro serán señalados por el Gobierno Nacional.
El servidor público encargado de remitir la información, que incumpla esta obligación incurrirá en
causal de mala conducta.
6.3. De la impugnación de la calificación y clasificación. Realizada la verificación a que se refiere el
numeral 6.1 del presente artículo, la Cámara publicará el acto de inscripción, contra el cual cualquier
persona podrá interponer recurso de reposición ante la respectiva Cámara de Comercio, durante los
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treinta (30) días siguientes a la publicación, sin que para ello requiera demostrar interés alguno.
Para que la impugnación sea admisible deberá prestarse caución bancaria o de compañía de
seguros para garantizar los perjuicios que se puedan causar al inscrito.
Contra la decisión que resuelva el recurso de reposición, no procederá apelación.
….
PARÁGRAFO 1o. …
PARÁGRAFO 2o. …
PARÁGRAFO 3o. …
(Negrilla, subrayado y cursiva por parte nuestra para resaltar a la Universidad la omisión del
requisito por parte del proponente observado)
Como bien puede constarse del contenido de la anterior transcripción de la norma, se nos remite a
su vez al artículo 5 de la misma Ley, la cual es mandataria del DEBER DE LA SELECION
OBJETIVA, y nos transcribe cuales deben ser los criterios para realizar una selección objetiva,
encontrando que la capacidad financiera es un requisito habilitante y que la verificación la debe
hacer las Cámaras de Comercio, razón por la cual nos permitimos informarle a la entidad, que la
sociedad DELIMA MRSH no tiene en firme la información financiera que requiere la entidad , por no
haber allegado la información a la Cámara de Comercio. A continuación se transcribe el artículo 5
de la Ley 11 de 2007, con el fin de que la Universidad Nacional puede resolver en derecho, la
solicitud que le hacemos de manera muy respetuosa.
ARTÍCULO 5o. DE LA SELECCIÓN OBJETIVA. Es objetiva la selección en la cual la escogencia se
haga al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en
consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva.
En consecuencia, los factores de escogencia y calificación que establezcan las entidades en los
pliegos de condiciones o sus equivalentes, tendrán en cuenta los siguientes criterios:
1. La capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización
de los proponentes serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la
participación en el proceso de selección y no otorgarán puntaje, con excepción de lo previsto en el
numeral 4 del presente artículo. La exigencia de tales condiciones debe ser adecuada y
proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor. La verificación documental de
las condiciones antes señaladas será efectuada por las Cámaras de Comercio de
conformidad con lo establecido en el artículo 6º de la presente ley, de acuerdo con lo cual se
expedirá la respectiva certificación. (Negrilla y cursiva fuera de texto)
A su vez el Decreto 1464 del 29 de abril de 2010, por medio del cual se reglamenta parcialmente la
Ley 1150 de 2007 en relación con la verificación de las condiciones de los proponentes y su
acreditación para el Registro Único de Proponentes a cargo de las Cámaras de Comercio, estipulo
aun más claramente respecto del tema que nos aqueja, que:
“Artículo 2. Definiciones. Para los efectos del presente decreto se atenderán las siguientes
definiciones:
1. Calificación…
2. Capacidad residual…
3. Certificado. Es el documento expedido por las Cámaras de Comercio que da cuenta de la
inscripción del proponente en el Registro Único de Proponentes, en el que debe constar lo señalado
en el artículo 11 del presente decreto.
4. Clasificación...
5. Constructores...
6. Consultores...
7. Entidad estatal...
8. Experiencia acreditada...
9. Experiencia para la clasificación...
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10. Experiencia Probable...
11. Proponente...
12. Proveedor...
13. Registro. Es la anotación o asiento que realiza la Cámara de Comercio en el Registro Único de
Proponentes, una vez se ha surtido la verificación documental conforme lo señalado en este
decreto, y previa solicitud para la inscripción, actualización o renovación.
14. Requisitos habilitantes. Son las condiciones de experiencia, la capacidad jurídica, financiera y
de organización de los proponentes que se les exige para la participación en el proceso de
selección, conforme las condiciones del contrato a suscribir y a su valor.
Los requisitos habilitantes serán exigidos por las entidades en los pliegos de condiciones, bajo los
mismos parámetros con que se incluyen en el certificado expedido por la Cámara de Comercio,
siempre que se trate de información que de conformidad con el presente decreto deba constar en el
RUP, sin perjuicio de la solicitud de información adicional de los proponentes de acuerdo con lo
dispuesto en el inciso tercero del numeral 6.1 de la Ley 1150 de 2007.
15. Salario mínimo mensual legal vigente…
16. Asociado…
17. Información anualizada. Para la verificación de la información financiera se tomará como
referencia el año fiscal, es decir el comprendido entre el1 de enero al 31 de diciembre. En los casos
en que se señale como tiempo de referencia en término de "año", este se tomará en períodos de 12
meses, contados a partir del momento de la inscripción, renovación o modificación.
“Artículo 6. Actualización de la información y renovación del registro. Cuando se presente una
modificación en los datos que obren en el registro único de proponentes, respecto de aspectos
diferentes de aquellos que por ley deban haberse informado al registro público mercantil o al
registro de entidades sin ánimo de lucro, el interesado podrá comunicarla a la cámara de comercio
respectiva mediante el diligenciamiento de los campos a modificar del formulario correspondiente,
acompañado de los documentos pertinentes que acrediten las modificaciones. Las cámaras de
comercio deberán verificar documentalmente tal información con el fin de que conste en los
certificados que expidan.
Para efectos de renovación, actualización o modificación, se deberán aportar aquellos
documentos que sean el soporte de los datos que se vayan a cambiar. En relación con los
datos que no hayan perdido vigencia, la información y documentación que se haya
diligenciado o aportado con anterioridad seguirá sirviendo de soporte.
La inscripción en el registro estará vigente por el término de un año, contado a partir de la fecha del
acto de su inscripción como proponente, y se renovará anualmente dentro del mes anterior al
vencimiento de cada año de vigencia de la misma. Para el efecto se utilizará el formulario
correspondiente, al cual deberán anexarse los mismos documentos exigidos para la inscripción,
salvo aquellos que se hubiesen aportado anteriormente y que no pierdan su vigencia.
Si el interesado no solicita la renovación del registro único de proponentes dentro del término
establecido, cesarán sus efectos hasta tanto vuelva a inscribirse. La cesación de efectos no tiene
carácter sancionatorio y en consecuencia la existencia de periodos continuos de permanencia en el
registro no podrá ser exigida como requisito para celebrar contratos. La cesación implica la no
expedición de certificados, sin perjuicio de que la cámara de comercio mantenga la información
histórica del proponente.
Parágrafo 1. Cuando las entidades del Estado reporten la información de contratos, multas o
sanciones impuestas a los proponentes, las cámaras de comercio actualizarán la información
correspondiente, sin necesidad de actuación alguna por parte del proponente.
Parágrafo 2. Cuando el proponente actualice la información del registro mercantil o del registro de
entidades sin ánimo de lucro, las cámaras de comercio actualizarán la información correspondiente,
sin necesidad de actuación alguna por parte del proponente. Sin embargo, para la actualización de
la información financiera en el Registro Único de Proponentes podrá presentar un balance
intermedio. En todo caso la información financiera reportada por el proponente deberá ser
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coherente con la información que reposa en el registro mercantil”.
Teniendo en cuenta todo lo anteriormente expresado, le solicitamos a la Universidad Nacional que
nuestros argumentos sean escuchados debida cuenta que se encuentran soportados en las normas
que le son pertinentes.
RESPUESTA
No se considera procedente la observación. Lo anterior teniendo en cuenta lo siguiente:
Consideraciones Previas:
1. Es de anotar, que la observación remitida por la UT Aon Risk Services S.A. Corredores de
Seguros – Jardine Lloyd Thompson Valencia & Irragorri Corredores de Seguros S.A., se hace
el día 27 de Mayo de 2011 a las 5:56 p.m., fecha en la cual ya se había vencido y precluido el
término para realizar las observaciones a la evaluación preliminar dentro del presente proceso,
no obstante lo anterior, teniendo en cuenta que la observación remitida por fuera del término es
un complemento de la Observación No. 1 presentada el 27 de abril de 2011 a las 10:09 a.m. (la
cual sí fue presentada dentro del término establecido en el Pliego de Condiciones - 27 de abril
de 2011, a las 10:09 A.M.,), y en pro de garantizar el derecho de contradicción y debido
proceso, se procederá también a resolver lo consignado en el señalado documento.
2. Frente a la aplicación de la Ley 1150 de 2007 “Por medio de la cual se introducen medidas
para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones
generales sobre la contratación con Recursos Públicos” al presente caso, es necesario advertir
que la Universidad Nacional de Colombia, tiene la potestad de fijar las pautas necesarias para
fijar su propio régimen contractual, esto por los siguientes argumentos:
I. El artículo 69 de la Constitución Política de Colombia, otorga a los entes de Educación
Superior, la capacidad de auto regularse y auto gestionarse en el marco de la Autonomía
Universitaria.
II. La Ley 30 de 1992, en su artículo 28 señala que: “La autonomía universitaria consagrada en
la Constitución Política de Colombia y de conformidad con la presente Ley, reconoce a las
universidades el derecho a darse y modificar sus estatutos, designar sus autoridades
académicas y administrativas, crear, organizar y desarrollar sus programas académicos,
definir y organizar sus labores formativas, académicas, docentes, científicas y culturales,
otorgar los títulos correspondientes, seleccionar a sus profesores, admitir a sus alumnos y
adoptar sus correspondientes regímenes y establecer, arbitrar y aplicar sus recursos para el
cumplimiento de su misión social y de su función institucional.”
III. De igual forma la señalada Ley en su artículo 57, inciso tercero dispone que el carácter
especial del régimen de las universidades estatales u oficiales, comprenderá la organización
y elección de directivas, del personal docente y administrativo, el sistema de las
universidades estatales u oficiales, el régimen financiero, el régimen de contratación y
control fiscal y su propia seguridad social en salud, de acuerdo con la presente ley.
IV. El Decreto extraordinario No. 1210 de 1993 “Por el cual se reestructura el Régimen
Orgánico Especial de la Universidad Nacional de Colombia” dispone en su articulo tercero lo
relacionado al régimen de Autonomía señalando que la Universidad Nacional de Colombia
es una persona jurídica autónoma, con gobierno, patrimonio y rentas propias y con
capacidad para organizarse, gobernarse, designar sus propias autoridades y para dictar
normas y reglamentos.
V. Seguidamente el Decreto en mención señala en su articulo 29, respecto al régimen
contractual que los contratos que para el cumplimiento de sus funciones celebre la
Universidad Nacional se regirán por las normas del derecho privado y sus efectos estarán
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sujetos a las normas civiles y comerciales, según la naturaleza de los contratos.
VI. Que en virtud de esa prerrogativa en mención (Respecto a la Autonomía Universitaria) la
Universidad Nacional de Colombia, expidió el Acuerdo 002 de 2008 y la Resolución No.
1952 de 2008, en el cual se fija el espectro sobre el cual se estructura la Contratación en la
Universidad Nacional de Colombia. Circunstancia esta que requiere que tratándose de
contratos con la Universidad, se deban aplicar los postulados consignados en estas normas,
y no las del Estatuto Contractual.
3. En vista de lo anterior, cuando el numeral 1.4 del Pliego de Condiciones, indica que la
invitación y el contrato que se llegare a suscribir, se regirán además de lo establecido por las
normas legales, comerciales y civiles que rigen la materia, hace especial referencia a las
normas que fijar criterios y parámetros sobre la materia que se pretende contratar y no
respecto al régimen contractual aplicable, que en todo caso deberá ser el estipulado por el
Acuerdo 002 de 2008 y la Resolución No. 1952 de 2008 o Manual de Convenios y Contratos de
la Universidad Nacional de Colombia.
Sobre la evaluación de la Capacidad Financiera.
Señala el solicitante que este criterio, que por más hace parte de los requisitos habilitantes debe ser
verificado en el Registro Único de Proponentes (RUP), según lo señalado por la Ley 1150 de 2007,
no obstante para el presente caso, el Pliego de Condiciones respecto a este requisito señala lo
siguiente:
“4.2. DOCUMENTOS DE VERIFICACIÓN FINANCIERA
4.2.1. RUT (Registro Único Tributario)
El PROPONENTE deberá presentar el respectivo certificado expedido por el ente legal, donde
conste si se encuentra en representación de una persona jurídica o natural debidamente
registrada, y que su actividad económica corresponde a la del objeto a contratar. En caso de
Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de los miembros deberá presentar éste documento.
Nota: Este documento podrá subsanarse en su contenido. En caso de no presentarse con
la propuesta, la UNIVERSIDAD podrá requerirlo en cualquier momento y por una sola vez,
antes de la publicación de la evaluación definitiva, y el PROPONENTE deberá adjuntarlo
so pena de incurrir en causal de rechazo.
4.2.2. ESTADOS FINANCIEROS
Los siguientes documentos deben ser presentados por cada uno de los PROPONENTES que se
presenten ya sea en forma individual, consorcio o unión temporal:
a) Balance General Definitivo y Estado de Resultados con corte a 31 de diciembre de 2010
debidamente certificados y dictaminados.
b) Tanto los estados financieros solicitados como sus notas deben ser elaborados y presentados
conforme al Decreto 2649 de 1993, por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se
expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia;
c) Diligenciamiento del Formato No. 2 relacionados con la información financiera, adjunto al
presente pliego de condiciones.
En el caso en que se presenten consorcios o uniones temporales, cada uno de sus integrantes
debe cumplir con los requisitos mencionados.
Nota: Estos documentos podrán ser objeto de solicitud de aclaración por parte de la
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UNIVERSIDAD en su contenido. En el caso de no presentarse con la PROPUESTA, la
UNIVERSIDAD podrá requerir su presentación en cualquier momento y por una sola vez,
antes de la publicación de la evaluación definitiva, y si tal requerimiento no es atendido
por el PROPONENTE, se configurará causal de rechazo de la PROPUESTA….”
Teniendo en cuenta lo anterior, la capacidad financiera en el presente proceso se verifica a
través de los documentos señalados en el Pliego de Condiciones y no como lo argumenta el
observante en el RUP, documento que no se estipula como requisito de habilitación en el
Numeral 4.2. Documentos de Verificación Financiera, por lo que se concluye que los
miembros de la Unión Temporal DELIMA MARSH S.A. – WILLIS COLOMBIA CORREDORES
DE SEGUROS S.A. cumplieron con los requisitos establecidos para la evaluación financiera,
razón esta que lleva a no considerar lo solicitado por el Proponente en el presente proceso.
Sobre lo exigido en el Registro Único de Proponentes.
Al tenor de lo señalado en el Pliego de Condiciones, en el Registro Único de Proponentes se
verificara que el proponente se encuentra debidamente inscrito, calificado y clasificado, conforme a
lo dispuesto en el artículo 4 del Decreto 1464 de 29 de abril de 2010, en la actividad Proveedor,
especialidad servicios y grupo corretaje de seguros.
Por otra parte señala en Pliego que en este certificado se verificara que el proponente presente la
clasificación solicitada, la ausencia de multas o sanciones impuestas al proponente, dentro de los
dos (2) años anteriores a la fecha de expedición del RUP, en relación con la ejecución del objeto
contractual de la invitación y fecha de expedición inferior a quince (15) días a la fecha prevista para
el cierre de la invitación.
Aspectos del Registro Único de Proponentes.
Sobre la inscripción dispone el artículo 4 del Decreto No. 1464 del 29 de Abril de 2010, lo
siguiente:
“Todas las personas naturales o jurídicas nacionales, o las extranjeras domiciliadas o con
sucursal en Colombia, que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales, deberán
estar inscritas en el Registro Único de Proponentes.
Para tal efecto los interesados podrán solicitar su inscripción ante cualquier cámara de
comercio, pero aquella se realizará por la que tenga jurisdicción en su domicilio principal…”
Sobre la Actualización y Renovación del registro señala el artículo 6 de la norma en cita:
Actualización de la información y renovación del registro. Cuando se presente una
modificación en los datos que obren en el registro único de proponentes, respecto de aspectos
diferentes de aquellos que por ley deban haberse informado al registro público mercantil o al
registro de entidades sin ánimo de lucro, el interesado podrá comunicarla a la cámara de
comercio respectiva mediante el diligenciamiento de los campos a modificar del formulario
correspondiente, acompañado de los documentos pertinentes que acrediten las modificaciones.
Las cámaras de comercio deberán verificar documentalmente tal información con el fin de que
conste en los certificados que expidan.
Para efectos de renovación, actualización o modificación, se deberán aportar aquellos
documentos que sean el soporte de los datos que se vayan a cambiar. En relación con los
datos que no hayan perdido vigencia, la información y documentación que se haya diligenciado
o aportado con anterioridad seguirá sirviendo de soporte.
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La inscripción en el registro estará vigente por el término de un año, contado a partir de la
fecha del acto de su inscripción como proponente, y se renovará anualmente dentro del mes
anterior al vencimiento de -cada año de vigencia de la misma. Para el efecto se utilizará el
formulario correspondiente, al cual deberán anexarse los mismos documentos exigidos para la
inscripción, salvo aquellos que se hubiesen aportado anteriormente y que no pierdan su
vigencia…”
Teniendo en cuenta lo anterior, y una vez confrontado el Registro Único de Proponente – RUP, de
la Compañía Delima Marsh S.A., la cual es una de las integrantes de la Unión Temporal Delima
Marsh S.A. – Willis Colombia Corredores de Seguros S.A, se observa que el mismo se encuentra
vigente, de acuerdo a lo señalado en el artículo sexto del Decreto en cita.
En concordancia con lo anterior, señala el Pliego de Condiciones en el numeral 4.1.8, referente al
Certificación de Registro Único de Proponentes (RUP) de la cámara de comercio que configuran
causales de rechazo de la propuesta; 1). La no presentación del certificado del RUP por parte del
proponente, 2). La presentación de documentos distintos a los expresamente exigidos en este
numeral, 3). La omisión por parte de alguno de los miembros de uniones temporales o consorcios,
de la presentación del documento expresamente exigido en este numeral, sin perjuicio que los
demás miembros lo hubieren presentado y, 4). Que en el certificado exista constancia de multas y/o
sanciones impuestas al proponente en relación con la ejecución del objeto contractual de la
presente invitación dentro del término establecido.
Evidenciado el certificado, se observa que no se configura en el presente caso, ninguna de
las causales señaladas en el pliego de condiciones del presente proceso, razón esta, que
lleva a no acceder a la pretensión del proponente.
OBSERVACIÓN No. 2:
Numeral 7.2.1 Experiencia especifica del Proponente
Se solicita a la Universidad no considerar la certificación que aportan el oferente de la Secretaria de
Hacienda Distrital, por las siguientes razones:
a. A folio 341 anexaron CERTIFICACIÓN expedida por la Dirección Jurídica de la Secretaria
Distrital de Hacienda, dentro de la misma se describe el objeto del contrato de Corretaje N°
050000-485-0-2006 de fecha 13/03/2006, el plazo, la fecha de inicio, terminación, pero no informa
la calidad del servicio. Manifiestan dentro del contenido de la certificación que se anexa una
certificación suscrita por el Subdirector Administrativo Dr. Gustavo Morales
RESPUESTA:
La Universidad no acoge la observación. Se aclara que a folio 344 se encuentra expresamente
calificada la calidad del servicio de intermediación prestado por la firma DELIMA MARSH S.A. LOS
CORREDORES DE SEGUROS donde a tenor literal se certificó que :”(p)or lo anterior podemos
recomendar ampliamente el servicio brindado por DeLima Marsh S.A. habida cuenta de la
eficiencia, oportunidad y profesionalismo, y cuyo cumplimiento podemos calificar como bueno”, lo
cual desvirtúa la afirmación realizada.
b. Del folio 342 al 344 se encuentra un MEMORANDO que le dirige el Subdirector Administrativo
Dr. Gustavo Morales al Subdirector de Asuntos Contractuales Byron Plaza.
De conformidad con lo anterior, la certificación no cumple con los requerimientos exigidos en el
Pliego de Condiciones numeral 4.3.1 Documentos para acreditar Experiencia específica.
RESPUESTA
La Universidad no acoge la observación. Tal y como se explicita a folio 341, la certificación suscrita
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de Colombia.
por la Directora Jurídica de la Secretaría de Hacienda indica que se anexa la certificación suscrita
por el Subdirector Administrativo, la cual se evaluó integralmente y permite corroborar a folios 342 a
344 la información solicitada por la UNIVERSIDAD, como se requirió en el numeral 4.3.1 del Pliego
de Condiciones. La UNIVERSIDAD exigió expresamente la certificación suscrita por la entidad con
las características enlistadas en el numeral ya señalado, en ningún aparte del Pliego de
Condiciones se solicitó un formato establecido para la certificación de la experiencia. La certificación
aportada, cumplió con todos los requisitos establecidos en el pliego de Condiciones.
Adicionalmente, basados en los principios de eficacia, de economía y de celeridad, establecidos en
el Acuerdo No. 002 de 2008 del Consejo Superior Universitario, “Por el cual se adopta el régimen
que contiene las normas generales de los acuerdos de voluntades en la Universidad Nacional de
Colombia”, no se encuentra motivo sustancial que afecte la objetividad de la evaluación efectuada
por la Universidad, al proceso de invitación pública en curso.
OBSERVACIÓN No. 3:
Numeral 7.2.2 Formación y Experiencia del Equipo de Trabajo
Se solicita a la Universidad no considerar la certificación que aporta la Unión temporal que se
observa (certificación emitida por DELIMA MARSH de fecha 12 de mayo de 2011), a folio 404, toda
vez que la misma emite aseveraciones que no puede certificar por salirse de la órbita de sus
funciones, esto es a manera de ejemplo:
a. Porque quien firma la certificación no tiene las calidades para hacerlo, Blanca Rosario Berrio es la
Asistente Nacional de Recursos Humanos.
RESPUESTA
La Universidad no acoge la observación. Según lo estipulado en el numeral 7.2.2 del Pliego de
Condiciones:“(s)ólo evaluarán las hojas de vida que se presenten acompañadas de las
certificaciones que soporten la formación académica y la experiencia laboral relacionada”, de lo
anterior, se puede corroborar a folios 405 a 436 las hojas de vida que contienen la información
relacionada con la formación académica, así como el detalle de la experiencia, la cual se encuentra
certificada a folio 404.
La certificación anexa a folio 404 se encuentra debidamente soportada en el formato de la firma y
suscrita por una representante del área de Recursos Humanos de la misma, lo cual se constituye en
plena prueba y su contenido es responsabilidad de la entidad que la aporta. Igualmente se
evidencia que al momento de aportar la carta de presentación de la oferta, suscrita por el
Representante Legal de la UT, se acepta que conoce la información general y especial y demás
documentos del pliego de condiciones, así como, los requisitos en ellos contenidos. En
concordancia con lo anterior, la Universidad basada en el numeral 1.8 del pliego de condiciones, el
cual estipula: “La UNIVERSIDAD, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 83 de la
Constitución Política, presume que toda la información que el PROPONENTE allegue a esta
invitación es veraz, y corresponde a la realidad”, no considera procedente la observación y asume
como valido el documento aportado por la UT DELIMA MARSH S.A. – WILLIS COLOMBIA
CORREDORES DE SEGUROS S.A.
b. Certifican que el señor Javier Leonardo Moya Jiménez, se vinculo a Delima Marsh el 1ro de
junio, y que el tiempo laborado con la empresa es de 9 años 11 meses y 13 días , pero a
continuación la funcionaria mencionada en el literal posterior manifiesta lo siguiente “Que estos
funcionarios cuentan con más de 10 años de experiencia en el manejo del programa de seguros en
el campo de la contratación y administración de pólizas en intermediación de la misma, atención
de siniestros y asesoría en labores administrativas de riesgos, prevención de perdidas y seguridad
industrial”.
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pública para contratar un corredor de seguros legalmente constituido en Colombia, que preste sus servicios profesionales
de intermediación y asesoría en la formulación y manejo del programa de seguros patrimoniales de la Universidad Nacional
de Colombia.
RESPUESTA
La Universidad no acoge la observación. De acuerdo al literal b) del numeral 7.2.2 del Pliego de
Condiciones, se requirió certificar la formación y experiencia del equipo de trabajo propuesto,
experiencia que para los profesionales especializados, profesionales titulados y tecnólogos debía
ser de 10 y 5 años respectivamente, una vez revisada la información suministrada por la U.T. se
evaluó y calificó uno a uno los cargos del equipo de trabajo propuesto y las experiencias exigidas
por el Pliego, de acuerdo con la información aportada en las hojas de vida y sus anexos,
consecuentemente soportada por la certificación general expedida por la firma DELIMA MARSH. La
experiencia a certificar por Javier Leonardo Moya Jiménez, en el cargo de Técnico Administrativo en
Seguros es de 5 años, y la firma certificó 9 años 11 meses y 13 días, experiencia con la cual
cumple a satisfacción lo requerido por la UNIVERSIDAD.
La UNIVERSIDAD NO evaluó ni calificó la conclusión general señalada en el inciso segundo de la
certificación aportada.
Adicionalmente, basados en los principios de eficacia, de economía y de celeridad, establecidos en
el Acuerdo No. 002 de 2008 del Consejo Superior Universitario, “Por el cual se adopta el régimen
que contiene las normas generales de los acuerdos de voluntades en la Universidad Nacional de
Colombia”, no se encuentra motivo sustancial que afecte la objetividad de la evaluación efectuada
por la Universidad, al proceso de invitación pública en curso.
c. En la última columna del cuadro que realizan en dicha certificación, se relaciona la experiencia
del personal ofrecido en el tema de los seguros, en dicha columna se encuentra que en su mayoría
se deja constancias de años que sobrepasan los efectivamente trabajados en Delima Marsh.
Se quiere con lo anterior resaltar a la entidad, que no está dentro de las funciones de quien firma la
certificación realizar esta clase de constancias. Por lo que, es pertinente solicitarle a LA
UNIVERSIDAD no tenerse como presentada la certificación y por lo tanto queda sin soporte las
certificaciones de experiencia del personal presentado para el desarrollo del proceso contractual.
RESPUESTA
La Universidad no acoge la observación. La experiencia certificada por la firma DELIMA MARSH
S.A. es suficiente para cumplir con lo requerido en el literal b) del numeral 7.2.2 del Pliego de
Condiciones, toda vez que una vez revisada la información suministrada por la U.T. se evaluó y
calificó uno a uno los cargos y las experiencias exigidas por el Pliego y certificadas por la firma
mencionada y no la experiencia en el ramo señalada en la última columna del cuadro, como se
destaca en la observación la firma DELIMA MARSH S.A. certifica la experiencia propia obtenida.
Adicionalmente, basados en los principios de eficacia, de economía y de celeridad, establecidos en
el Acuerdo No. 002 de 2008 del Consejo Superior Universitario, “Por el cual se adopta el régimen
que contiene las normas generales de los acuerdos de voluntades en la Universidad Nacional de
Colombia”, no se encuentra motivo sustancial que afecte la objetividad de la evaluación efectuada
por la Universidad, al proceso de invitación pública en curso.
________________________________________________________________________________
El proponente UNIÓN TEMPORAL DELIMA MARSH S.A. – WILLIS COLOMBIA CORREDORES
DE SEGUROS S.A., mediante correo electrónico remitido el 26 de mayo de 2011, a las 10:06
A.M., formuló las siguientes observaciones:
OBSERVACIÓN No. 1:
Numeral 6.1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROPONENTE
Al revisar la propuesta presentada por la Unión Temporal, se encuentra que en el folio 385 se
realiza una descripción organizacional de la firma Aon Colombia S.A., en la cual cita como
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pública para contratar un corredor de seguros legalmente constituido en Colombia, que preste sus servicios profesionales
de intermediación y asesoría en la formulación y manejo del programa de seguros patrimoniales de la Universidad Nacional
de Colombia.
CLIENTES a nivel nacional la Dirección Nacional de Estupefacientes, el Departamento
Administrativo de Seguridad, Satena y Brighpoint, no obstante, para la fecha de entrega de
propuestas, las entidades nombradas ya habían dejado de ser clientes de la firma Aon, por lo
tanto, habida cuenta que existe una imprecisión en la descripción de la estructura organizacional,
solicitamos a la Universidad verifique si la Unión Temporal subsanó dicha información dentro del
término establecido por la Entidad, so pena de rechazo de la oferta como lo indica la nota del
numeral 6.1. en concordancia con el numeral 5.4. del pliego de condiciones.
RESPUESTA
La Universidad no acoge la observación. A folio 365 se aportó una lista de “Experiencia AON en
Colombia (…) Algunos (…) clientes a Nivel Nacional”, información no solicitada por la
UNIVERSIDAD en el Pliego de Condiciones para la verificación de la información requerida en el
numeral 6.1., dicho numeral, requirió señalar el organigrama general del proponente haciendo una
breve descripción de su estructura organizacional, administrativa, operativa y técnica, información
que se encuentra soportada en los folios 363 al 404 y demuestra el cumplimiento del criterio de
habilitación, dicho numeral no pretendía que el proponente enlistara cuáles son o habían sido
clientes de la firma, lo que pretendía evaluar la UNIVERSIDAD en este criterio era la capacidad de
servicio y organización administrativa del proponente.
OBSERVACIÓN No. 2:
De otra parte, el literal e) requería que se anexara la información acerca de cómo el
PROPONENTE reportará la información del programa de seguros, por cada una de las Sedes y
de forma global, señalando la infraestructura tecnológica y software de que hará uso, de manera
que permita conocer periódicamente el desarrollo de la póliza y el seguimiento hecho a la misma.
Al estudiar la propuesta de la Unión Temporal, con asombro encontramos que de folio 1070 a
1081 presentan los modelos por sedes única y exclusivamente para el seguro de ACCIDENTES
PERSONALES, ramo que evidentemente NO será objeto de intermediación mediante el contrato
que se derive del presente proceso, ya que para ello la Universidad realiza un proceso
independiente, lo que permite concluir de manera categórica que el proponente no señala la
infraestructura tecnológica y software que permita conocer el desarrollo de las pólizas, y es claro
que la Universidad no puede deducir o considerar que la infraestructura y software ofrecido
también aplica para los ramos que serán objeto de intermediación, dada su marcada diferencia
entre seguros de daños y seguros de personas.
Lo anterior conlleva al rechazo de la propuesta, basados en la causal establecida en el numeral
5.5. y el numeral 7.1.4. del pliego de condiciones.
RESPUESTA
La Universidad no acoge la observación. Si bien a folios 1070 a 1081 la UT relaciona un modelo de
reportes mensuales asociado a la póliza de seguros de accidentes de estudiantes, la universidad
pudo corroborar la información solicitada en el literal e) del numeral 6.1. del Pliego de Condiciones
referida a “Información acerca de cómo el PROPONENTE reportará la información del programa de
seguros, por cada una de las Sedes y de forma global, señalando la infraestructura tecnológica y
software de que hará uso, de manera que permita conocer periódicamente el desarrollo de la póliza
y el seguimiento hecho a la misma.”
A folio 1048 numeral 4, la UT señala la forma como presentará los reportes indicando que pone a
disposición toda su infraestructura en materia de sistemas, la cual permite proporcionar a la
UNIVERSIDAD la información de forma ágil y oportuna, permitiendo el control de: vencimientos,
reclamaciones en curso, siniestralidad, reclamaciones objetadas, inclusiones y exclusiones de
personal, bienes, vehículos, primas pagadas, pendientes, notas débito y crédito; adicionalmente en
el numeral 5 explicita que a través de circulares informativas emitidas por las oficinas satélites y
por correo electrónico se informará a las diferentes dependencias de la UNIVERSIDAD sobre los
procedimientos empleados para el manejo de la información y la oportunidad de su envío. En el
numeral 6 se describen todos los sistemas de comunicación con los cuales cuenta la U.T. para
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de intermediación y asesoría en la formulación y manejo del programa de seguros patrimoniales de la Universidad Nacional
de Colombia.
garantizar una efectiva comunicación con la UNIVERSIDAD.
A folio 1049 a 1069 numeral 13, la U.T. hace una descripción de la infraestructura tecnológica y
software con la que cuenta y que pone a disposición de la UNIVERSIDAD para el manejo del
programa, la cual contempla una plataforma tecnológica que permite la administración del programa
de intermediación de seguros. Igualmente se realiza una descripción de cada uno de los módulos
entre los cuales están: módulo de operaciones, módulo de siniestros, módulo de procesos, módulo
de liquidaciones y cobranzas y módulo de honorarios; específicamente el módulo de siniestros, de
acuerdo a lo propuesto por la U.T. permite mantener actualizada a la UNIVERSIDAD con los
reportes de siniestros denunciados por los asegurados, la creación de una agenda de siniestros,
entre otras características.
Con lo anteriormente corroborado en la propuesta, la U.T. cumplió con lo requerido en el Pliego de
Condiciones. La evaluación se realizó de acuerdo a lo descrito en el capítulo Oferta de Soporte
Técnico explícitamente en lo descrito a folios 1048 a 1069, por lo cual la UNIVERSIDAD no realizó
ninguna deducción de lo aportado a folios 1070 a 1081.
OBSERVACIÓN No. 3:
Numeral 7.2.3.1. Plan de Atención
El inciso primero del numeral en comento establecía taxativamente lo siguiente:
“El PROPONENTE presentará el Plan de Trabajo que diseñe para la atención integral de la
UNIVERSIDAD, con miras a garantizar el adecuado desarrollo de las actividades como
intermediario de seguros, incluyendo la optimización de la relación con la aseguradora y la
UNIVERSIDAD, así como la descripción de los recursos informáticos y tecnológicos que empleará
para el logro de este objetivo.” (Destacado fuera de texto)
Ahora bien, en el folio 1040 de la propuesta de la Unión Temporal, se encuentra el organigrama
de atención a la Universidad en donde solo contempla la interacción entre la Unión Temporal Aon
– JLT y la Universidad Nacional, pero no incluye la optimización de la relación con la aseguradora.
De igual forma, al revisar el plan de atención propuesto del folio 1043 a 1096 no se menciona
ningún tipo de relación entre la aseguradora y la Universidad.
RESPUESTA
La Universidad no acoge la observación. A folio 1046 la U.T., titula como “Plan de Atención para la
prestación del servicio, incluyendo al relación entre la oficina principal de la U.T. y la UNIVERSIDAD
NACIONAL, así como el área encargada del manejo interno del programa de seguros”, no obstante
dentro del desarrollo del título en mención, a folio 1047 numeral 1. Comités, describe
expresamente la forma como interactuarán la U.T. y las aseguradoras con la UNIVERSIDAD,
señalando que a través de reuniones periódicas o de carácter extraordinario con la participación de
los funcionarios de la U.T., de la UNIVERSIDAD y de la aseguradora se realizará el seguimiento,
control y evaluación del programa. Igualmente se describen los siguientes comités: comité de
seguros, comité de siniestro, comité asesores, comité ejecutivo de dirección; específicamente el
comité de siniestros describe que su función es analizar temas estrictamente relacionados con los
siniestros y el estado de las reclamaciones y se adoptan las medidas de prevención y pérdidas y
control de siniestralidad, los cuales cuentan con la participación de funcionarios de la aseguradora
que puedan tomar decisiones respecto al pago o solución de siniestros complejos.
Por lo anterior, una vez evaluado el Plan de Atención de la propuesta de la U.T, se corrobora que la
optimización de la relación con la aseguradora y la UNIVERSIDAD se describió en el aparte antes
señalado.
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pública para contratar un corredor de seguros legalmente constituido en Colombia, que preste sus servicios profesionales
de intermediación y asesoría en la formulación y manejo del programa de seguros patrimoniales de la Universidad Nacional
de Colombia.
OBSERVACIÓN No. 4:
A pesar de ser lo anterior título suficiente para disminuir la calificación otorgada, queremos
manifestar a la Universidad que a folio 1044 mencionan que la sucursal de Aon Colombia S.A. en
la ciudad de Medellín se encuentra ubicada en la Calle 7 Sur N° 42-70, pero en el documento de
conformación de la Unión Temporal indican que la sucursal se encuentra en la Calle 5 N° 39-194
(Folio 22).
Así las cosas y teniendo en cuenta el inciso final del numeral 7.2.3.1., debe calificarse con cero (0)
puntos este factor al omitir los aspectos claramente requeridos.
RESPUESTA
La Universidad no acoge la observación. El Pliego de condiciones no requirió que el proponente
indicara la ubicación específica de sus oficinas satélites.
Adicionalmente, basados en los principios de eficacia, de economía y de celeridad, establecidos en
el Acuerdo No. 002 de 2008 del Consejo Superior Universitario, “Por el cual se adopta el régimen
que contiene las normas generales de los acuerdos de voluntades en la Universidad Nacional de
Colombia”, no se encuentra motivo sustancial que afecte la objetividad de la evaluación efectuada
por la Universidad, al proceso de invitación pública en curso.
EN ESTOS TÉRMINOS SE DA RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES
PRESENTADAS POR LOS PROPONENTES AL INFORME DE EVALUACIÓN
PRELIMINAR
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