Procedimiento Liquidacion Nomina Funcionarios y

Código: GTH-PD-03
PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN NÓMINA
FUNCIONARIOS Y EX FUNCIONARIOS
Versión: 1.0
Fecha: Octubre 31 de 2013
Página: 1 de 6
1. Objetivo
Establecer las directrices y las actividades a desarrollar, para la elaboración de la nómina del personal
de planta y liquidación de emolumentos de los exfuncionarios del Ministerio del Trabajo.
2. Alcance
Inicia con las novedades de personal,
per
hasta la entrega de la nómina
mina al Grupo de Tesorería.
3. Definiciones
EMOLUMENTOS: Prestaciones pendientes por liquidar y pagar.
pagar
HOMINIS: Software utilizado para la liquidación de nómina.
LIPS: Licencias, incapacidades, permisos y sanciones.
sanciones
PILA: Planilla Integrada de Liquidación de Aportes
4. Generalidades del procedimiento
Las novedades de personal se reciben dentro de los diez (10) primeros días calendario de cada mes e
incluyen, entre otras, ingresos, retiros, licencias no remuneradas, licencias por enfermedad, reubicaciones,
encargos, coordinaciones, primas técnicas, vacaciones, horas extras, cambios de cuenta bancaria,
traslados de EPS o Fondos de Pensiones. Además
Además, novedades de deducciones (aportes sindicales,
aportes cooperativas, libranzas,, medicina prepagada, seguros de vida, embargos, aportes voluntarios a
pensión-AVP, aportes fomento a la construcción-AFC, etc)
El cierre de nómina se realizará entre
e
los días 20 y 22 de cada mes.
5. Descripción de las actividades
Nro.
1
2
3
Actividad
Recibir novedades de personal
Descargar y entregar al responsable de la
actividad
Clasificar y codificar novedades en el
aplicativo de nómina, bas
asado en los actos
administrativos que las soportan, oficios y/o
Responsable
Auxiliar Administrativo
Registro /documento
Planilla
Oficios
radicados
Auxiliar Administrativo
Planilla de descarga,
Novedades y soportes
Profesional Universitario, Listados
de
Técnico Administrativo y Novedades.
Auxiliar Administrativo.
Resoluciones
de
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planillas.
situaciones
administrativas.
4
Clasificadas las novedades si corresponden a Auxiliar Administrativo
horas extras y vacaciones se ingresan al
aplicativo de nomina
Base
de
Datos
Nómina, Formato único
de novedades de
personal
Formato único relación
mensual de horas
extras
5
Ingresar novedades de deducciones en el Técnico Administrativo
aplicativo de nómina:: aportes sindicales,
aportes cooperativas, créditos, medicina
prepagada, seguros
os de vida, AFC. y
continúa con la actividad 7
Base de Datos de
Nómina.
Formato único de
novedades de personal
6
Ingresar novedades de retiros, ingresos, Profesional Universitario
encargos,
sanciones,
licencias,
coordinaciones, primas técnicas, embargos,
seguridad social en el aplicativo de nómina,
nómina
7
Ejecutar pre-proceso de novedades en Profesional Universitario
Hominis para revisar su liquidación
8
Preliquidar nomina.
Profesional Universitario
9
Revisar prenómina.
Profesional
Especializado
10
Solicitar CDP
Base de Datos de
Nómina.
Formato único de
novedades de personal
Resoluciones
situaciones
Administrativas
del
personal de planta
Verificación visual al
ingreso de la novedad
(Hominis)
Archivo
plano
–
generado por HominisReporte prenómina generado por Hominis
Vs. Novedades del
mes
Memorando
11
12
Profesional
Especializado
Generar e imprimir reporte de retiros del Profesional Universitario
período
Generar proyectos de resolución de Auxiliar Administrativo
vacaciones y horas extras en el aplicativo de
nómina.
Reporte
Proyecto de resolución
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26
Imprimir proyectos de
resoluciones de
vacaciones y horas
oras extras.
Verificar los proyectos de resolución de
vacaciones y horas
oras extras.
Una vez verificadas se imprimen las
resoluciones, de lo contrarios se regresa a la
actividad 12
Elaborar memorando con remisión de
proyectos de resolución de vacaciones
vacaciones,
horas extras con soportes.
oportes.
Remitir a Secretaría General la nota interna
con los proyectos de resolución de
vacaciones, horas
oras extras y liquidación de
exfuncionarios
con
soportes,
para
numeración y firma.
Suscribir Resolución de vacaciones, Horas
extras y liquidación de exfuncionarios.
Recepcionar copias de resoluciones de
vacaciones, horas extras y liquidación de
exfuncionarios
Consultar pendientes, efectuar ajustes y
verificar correcto balance de todos los ítems
contables de prenómina.
Efectuar copia de seguridad, backup final de
prenómina
Ejecutar Cierre de Nómina
Auxiliar Administrativo
De presentarse inconsistencias se deshace
d
el
cierre, se sube backup final de prenómina y
se corrigen
en las inconsistencias si todo es
correcto se continua con la actividad 24
Imprimir
reportes de
nómina
y
desprendibles de pago de los funcionarios
para los Grupos de Presupuesto,
Contabilidad y Tesorería.
Elaborar memorando para la remisión de
reportes de nomina a los Grupos de
Presupuesto y de Tesorería.
Remisión
memorando
con
reportes
respectivos de nomina debidamente
legalizados al Grupo de Presupuesto y Grupo
de Tesorería
Profesional
Especializado
Proyectos resoluciones
Profesional
Proyectos resoluciones
Especializado
Profesional
Resolución
Especializado Auxiliar
Administrativo
Auxiliar Administrativo
Memorando
Auxiliar Administrativo
Memorando
Resoluciones
firma
–
para
Secretaria General
Resolución firmada
Auxiliar Administrativo
Copias de resoluciones
firmadas
Profesional Universitario
Base de Datos de
Nómina
Profesional Universitario
Profesional Universitario
Profesional Universitario
Actualización Tablas
Base de Datos Nómina
Base de datos nómina
Reportes de Nómina
Profesional Universitario Memorando
– Técnico administrativo
Subdirección de Talento Memorando
Humano
Reportes
–
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Generar los archivos general, conceptos y Profesional
descuentos para pago nómina aplicativo SIIF Especializado
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Transmitir archivos de bancos desde
ambiente Linux a ambiente Windows.
Revisar consistencia cantidad de registros y
montos de pago, con respecto al resumen
general de la nómina (valores netos)
Validar archivos general, conceptos y
descuentos en aplicativo de Minhacienda
Generar archivos XML y enviarlos al grupo de
presupuesto
Transmitir backup de cierre de la base de
datos de nómina
Elaborar comunicación de vacaciones
29
30
31
32
33
34
Verificar la comunicación de vacaciones, si
presentan errores realizamos
zamos nuevamente la
actividad 33
35
Enviar correo electrónico avisando entrega de
comunicaciones de vacaciones
36
Incluir novedades de anuncios de traslados
de EPS, Fondos de Pensión y Cajas de
Compensación para la elaboración de la
planilla única de aportes
Verificar novedades de Planilla Integrada de
Liquidación de Aportes
Generar Medio magnético de la Planilla
Integrada de Aportes
Efectuar prueba piloto de la Planilla Integrada
de Liquidación de Aportes vía Internet por
medio del aplicativo autorizado
Generar informe de pagos por cada EPS,
AFP, ARL,, CCF y SENA, ICBF, ESAP, ESC.
IND.
Enviar información pago Planilla Integrada de
Liquidación de Aportes al Grupo de Tesorería
con soporte impreso
37
38
39
40
41
Archivo
magnético
general, conceptos y
descuentos.
Profesional
Archivo
magnético
Especializado
banach y bangan
Profesional
Archivo
magnético
Especializado
– banach y bangan vrs.
profesional Universitario general.
Profesional
Archivos Excel
Especializado
Profesional
Archivos XML
Especializado
Profesional
Copia de Archivo
Especializado
Auxiliar Administrativo
Proyectos
de
resoluciones
generadas
por
liquidación.
Profesional
Oficios
Especializado
y
Subdirector de Talento
Humano
Secretaria Ejecutiva
Correo electrónico
Profesional Universitario
Registro
novedades
aplicativo de nómina
Profesional
Especializado
Profesional Universitario
Archivo plano (PILA)
Archivos plano
Profesional
Archivo Plano (PILA)
Especializado
y/o
Profesional Universitario
Profesional Universitario Informe de pagos
individuales en el
aplicativo HOMINIS
Profesional
Memorando firmado y
Especializado
radicado
enviado
información PILA
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Generar archivo plano de las Cesantías de Profesional Universitario
cada funcionario y de los ex-funcionarios
ex
con
liquidación en el período
Verificar la correcta liquidación de las Profesional Universitario
cesantías de los funcionarios y exex
funcionarios en el período
Cargar el archivo plano en la plataforma
virtual establecida por el Fondo Nacional del
Ahorro.
Verificar la correcta validación del archivo
plano y los valores causados para el periodo
en la plataforma virtual del FNA
Envío del reporte de los exfuncionarios del
periodo al FNA por medio de Excel
Validación del archivo cargado y causado a
través de soportes remitidos en PDF por el
FNA al Ministerio.
Backup definitivo de nómina periódica
Profesional Universitario
Profesional Universitario
Archivo
Dkfnaaamm.txt
Plano
Archivo plano de
cesantías y archivos de
las
nóminas
del
período
Archivo
Plano
FNAmmaa.txt
Profesional Universitario
Plantilla de reportes a
entidades
en
el
modulo virtual FNA
Exfmesfna.exl
Profesional Universitario
Exfmesfna.pdf
Profesional
Especializado
Transmitir backup de prenomina y del cierre Profesional
mensual base de datos nómina. Trasmitir el Especializado
directorio de resultados del proceso
(Informes) trasmisión del directorio de
programas del aplicativo HOMINIS
Grabar
copia de seguridad en medio Profesional
magnético
Especializado
Remitir a la Oficina de Sistemas una copia Profesional
de seguridad para su custodia
Especializado
Medio magnético con
copia a sistemas
Archivos generales
Archivos comprimidos
denominados
de
acuerdo al mes que
corresponda
Memorando
6. Requerimientos Técnicos del Procedimiento y puntos de control
- Software de nómina actualizado de acuerdo a la normatividad vigente
- Conexión adecuada y permanente con el servidor en el cual se encuentra el aplicativo.
- Acompañamiento permanente por parte del proveedor del software.
- Documentación soporte de la nómina se encuentre disponible dentro de las fechas establecidas,
completa y debidamente revisada.
- Cumplimiento al cronograma establecido para desarrollar el proceso de nómina.
- CDP que ampara el proceso de pago de la nómina.
- Acceso a las carpetas compartidas
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al se debe incluir aquellos requisitos o especificaciones que sean necesarias para la
aplicación eficiente y eficaz del procedimiento y que serian la fuente para la identificación de Servicios no
Conformes o No conformidades en Procesos.
La Nómina se debe liquidar de acuerdo a loo establecido en la resolución 1742 del 29 de agosto de 2012 y
la circular 35 del 30 de agosto, lo que permite dar cumplimiento al cronograma establecido para liquidación
y pago de la misma.
Los puntos de control del procedimiento son los siguientes:
siguientes
Actividad No.9. - El profesional especializado revisa la prenómina con base en el reporte de prenómina
generado por el aplicativo Hominis Vs. Novedades del mes.
Actividad No.14 - El profesional especializado verifica los proyectos de resolución de vacaciones y horas
extras.
Actividad No.20 - El profesional universitario consulta los pendientes, efectua ajustes y verifica el correcto
balance de todos los ítems contables de prenómina.
Actividad No.29. - El profesional eespecializado y el profesional universitario, revisa
evisa la consistencia en la
cantidad de registros y montos de pago, con respecto al resumen general de la nómina (valores netos).
netos)
Actividad No.34. – El profesional especializado verifica la comunicación de vacaciones, si presentan
errores se realiza nuevamente la actividad 33.
33
Actividad No.37. – El profesional especializado verifica las Verifica las novedades de la Planilla Integrada
de Liquidación de Aportes en el archivo plano PILA.
Actividad No.43 - El profesional
rofesional universitario verifica
erifica la correcta liquidación de las cesantías de los
funcionarios y ex-funcionarios
funcionarios en el período.
período
Actividad No.45 - El profesional universitario verifica
erifica la validación del archivo plano y los valores causados
para el periodo en la plataforma virtual del FNA
FNA.
Actividad No.47 - El profesional universitario valida el archivo cargado y causado a través de soportes
remitidos en PDF por el FNA al Ministerio.
7. Anexos:
-
Formato único de novedades de personal
Formato único de relación y liquidación mensual de horas extras
Historias laborales