El objetivo de este documento es proveer información adicional a la

El objetivo de este documento es proveer información adicional a la que ya
recibida en el módulo, a la vez de contener temas y recursos muy prácticos
que serán de sumo interés y utilidad en la futura actividad con SAP.
Con la idea de enriquecer la formación, se propone aplicar los recursos
trasmitidos en el presente documento.
Proceso de Compra – Tipos de organización
En el caso de Compras centralizadas, una misma Organización de Compra es responsable de la provisión para varias
Compañías, en las Compras distribuídas cada Organización de Compra provee a una Compañía. En una última opción
la Org. de Compras suministra materiales a cada Centro
Tipo Org.
Grupo de empresas
Org.Compra
0001
Sociedad
Centro
Específ. de la empresa
100
1000
1100
200
1200
1300
1400
Compras Centrales
1000
0001
0002
100
200
1100
1200
1300
1400
Compras Distrib.
Proceso de Compra – Grupos de Compradores
En el caso de Compras centralizadas un Grupo de Compradores es responsable de la provisión para todos los Centros;
en las Compras distribuídas existen varios Grupos de Compradores que proveen a distintos Centros. Puede también
haber un Grupo de Compras para cada Centro
Tipo Org.
Compras Distrib.
Sociedad
100
100
Grupo Comp.
Centro
Compras Centrales
100
1000
1100
100
110
1200
1300
1400
1000
1100
1200
1300
1400
Proceso de Compra - Ciclo de pasos y documentos
El proceso de Compras es un componente de la Gestión de Materiales y el encargado de la adquisición de bienes y
servicios externos mediante la planificación de necesidades, elección de la mejor fuente de aprovisionamiento,
seguimiento de la entrega y facturación del proveedor. Se encuentra íntimamente relacionado con Ventas (SD) para
abastecer los Pedidos de venta, con Contabilidad (FI) a través de los registros contables, con Producción (PP) y
Mantenimiento (PM) proveyendo sus requerimientos de repuestos, insumos y servicios
Gestión de Pago
Control de la
Factura
Entrada de
Mercadería
Liberación
del Pedido
Determinación
de necesidades
Proceso de
Compra
Gestión del
Pedido
Creación Solic.
de Pedido
Liberación
Solic. de Pedido
Determ. Fuente
de Adquisición
Selección del
Proveedor
Proceso de Compra – Componentes del ciclo de Compra
Determinación de necesidades
Las necesidades de materiales se identifican por medio de la planificación y el control de
necesidades o la demanda para control de stocks. La verificación regular de los niveles de
stock de materiales definidos por registros maestros, la utilización del método del punto de
pedido, y los pronósticos basados en el consumo anterior son aspectos importantes en la
definición El usuario puede introducir solicitudes de pedido, o bien el sistema de
planificación y control de necesidades puede generarlas automáticamente
Creación de la Solicitud de Pedido
La SolPed es un documento generado a propuesta de un sector para la adquisición de
bienes o servicios que comienza el proceso de compra. La creación puede ser manual o
generada automáticamente por otros ámbitos de SAP (Ventas, Producción, etc.)
Liberación de la Solicitud de Pedido
La Solicitud de Pedido puede tener asociada la llamada estrategia de liberación, esto es,
el proceso de aprobación de la compra por parte del responsable correspondiente. Dicha
estrategia es opcional y dependiente de uno o mas parámetros del sistema
Proceso de Compra – Componentes del ciclo de Compra
Determinación de la fuente de adquisición - Cotización
El componente Compras ayuda a identificar fuentes de aprovisionamiento potenciales
basándose en pedidos anteriores y contratos de entrega ya existentes a largo plazo. Esto
acelera el proceso de creación de peticiones de oferta, que pueden enviarse a los proveedores por fax, e-mail o EDI
Selección del proveedor – Comparación de ofertas
El sistema permite el ingreso de las ofertas provenientes de diversos proveedores o
simular escenarios de determinación de precio, permitiendo la comparación de varias
ofertas diferentes a partir de la previa calificación de los oferentes (en función de calidad,
precio, cumplimiento, antecedentes, servicio, entrega, etc.)
Gestión del Pedido
El sistema toma información de la solicitud y de la oferta para facilitar la creación del
pedido. Al igual que en el caso de las solicitudes de pedido, el usuario puede generar
pedidos o hacer que el sistema los genere automáticamente. También admite el uso de
otros documentos contemplados por el sistema como planes de entregas y contratos
Proceso de Compra – Componentes del ciclo de Compra
Liberación del Pedido
El Pedido puede tener asociado la llamada estrategia de liberación, esto es, el proceso
de aprobación de la compra por parte del responsable correspondiente. Dicha estrategia
es opcional y dependiente de uno o mas parámetros del sistema
Entrada de Mercadería
El registro en el sistema de la entrada de mercancías confirma su ingreso mediante el
pedido asociado. La parametrización previa en cuanto a tolerancias, cantidades mínimas,
máximas, entre otras, permiten validar la aceptación del envío del proveedor
Recepción y Control de Factura
El sistema permite la verificación de facturas enviadas por los proveedores. Se validan las
desviaciones de cantidad y precio, puesto que el sistema tiene acceso a los datos de
pedidos y entrada de mercancías, además de la parametrización del documento. Esto
acelera el proceso de auditoría y compensación de facturas para el pago
Proceso de Compra – Ciclo de Aprovisionamiento
El esquema presenta el flujo de documentos de compra asociados a un proceso manual, se inicia con una Sol. Ped.
como necesidad de provisión, se genera el Pedido de Compra al proveedor y luego la mercadería o servi-cio se
recepciona, chequea y registra la factura del proveedor. También admite procesos automáticos
Solicitud
de Pedido
Pedido
Entrada de
Mercancía
Recepción
de Factura
Facturación Automática
Puede configurarse la creación automática de facturas por parametrización
Aviso de Entrega
Pueden indicarse avisos de entrega de la mercadería al proveedor
Pedido Automático
El
Pedido puede crearse automáticamente basado en una Sol. Ped. al
definir el proveedor y configurar los maestros de Materiales y Proveedor
Planificación de necesidades
Permite crear Sol. Ped. en forma automática
El libro de Pedidos permite asignar el proveedor automáticamente
Proceso de Compra – Ciclo de Selección y Pedido
SAP provee herramientas que determinan las necesidades de aprovisionamiento y posterior selección del pro-veedor
mas conveniente.Basado en propuestas de cotización efectúa su comparación.Este último proceso res-ponde a una
parametrización previa con criterios de evaluación (precio, calidad, cumplimiento, garantía, etc.)
Determ. de
necesidad
Petición de
Ofertas
Comparac.
de Ofertas
Pedido
El resultado de las cotizaciones puede generar automáticamente el Pedido
y las comunicaciones automáticas de rechazo de cotizaciones
Compras
utilizará el registro de cotizaciones para ejecutar un proceso de
comparación y elección de la propuesta mas conveniente (configurable)
Compras genera Peticiones de Oferta, las envía a varios proveedores y las
cotizaciones son registradas en el sistema
Compras
determina las necesidades de bienes y servicios basados en las
herramientas del sistema (MRP) y el aporte de cada sector o concepto
involucrado (Reposición, Ventas, Mantenimiento, Producción)
Proceso de Compra – Recepción Mercancías - Facturación
Una vez definido el proveedor y enviado el correspondiente Pedido, el sistema queda a la espera de recibir el material o
servicio y gestionar su aceptación, posteriormente, se procesará la recepción y verificación de la factura y el debido
registro de la deuda en Cuentas a pagar
Entrada de
Mercancía
Recepción
de Factura
El registro de factura del proveedor verifica su información comparada con
el pedido o ingreso de la mercadería, validando desvíos de acuerdo a la
parametrización correspondiente. El sistema solicita una cantidad de datos
adicionales a fin de generar los documentos contables asociados al
movimiento, lo que requiere la correcta configuración del módulo FI (cuentas
de mayor, apertura del período, división, cambio de moneda, retenciones,
condiciones de pago, indicador de IVA, entre otros)
Al momento de registro de la entrada de la mercadería basada en un pedido,
el sistema verifica las cantidades entre ambos documentos y admite desvíos
basados en cantidades y/o porcentajes o un suministro incompleto establecidos
por parametrización
Proceso de Compra – Determinación del proveedor
Proceso de requerimiento y selección del proveedor
Solicitud de Pedido
Petición de Oferta
Proveedor 1
Proveedor 2
Proveedor 3
Comparac. Ofertas
Pedido
Rechazo
Proceso de Compra – Detalles
Solicitud de Pedido
Ante un requerimiento de un usuario, sector o proceso de SAP (Ventas, Mantenimiento,
Producción) el Departamento de Compras recibe una Solicitud - Requerimiento de Pedido.
Hasta aquí es sólo una intención de compra que luego será concretada mediante los
pasos posteriores. De acuerdo al proceso de negocio, modalidad de la empresa u origen
de la requisición este documento puede ser o no obviado.
El documento creado tiene asociado una cantidad de información básica :
Material o servicio solicitado (código, descripción, cantidad, precio)
Centro
Tipo de imputación
Grupo Comprador
Requirente
Fecha entrega solicitada
Textos descriptivos
Cuenta de Mayor / Centro de Costo o Lucro / Activo Fijo (según corresponda)
A esta información se adicionarán datos propuestos por el sistema (Sociedad, Dirección
de entrega, Estrategia de Liberación, Contactos, Entrada de Mercadería y/ Factura, entre
otras)
Proceso de Compra – Detalles
Solicitud de Cotización (RFQ)
Este proceso es ingresado manualmente o con referencia a una Solicitud de Pedido, una
RFQ anterior o un documento de Entrega programada (tiene la ventaja de heredar gran
parte de los datos del documento previo). Se indican los datos de los proveedores a quienes será enviada.
El documento creado tiene asociado una cantidad de información básica :
Proveedor/es (código, razón social, dirección)
Material o servicio solicitado (código, descripción, cantidad, precio, categoría)
Fecha del documento y de vencimiento
Centro y Almacén
Organización de Compra
Grupo Comprador
Número Colectivo
Código del proveedor
Fecha entrega solicitada (puede indicar un plan de entregas)
Mensajes de salida (impresión, e-mail, etc.
etc.)
Finalizado el ingreso, el documento será guardado en el sistema bajo un número que será
indicado en la pantalla final.
Proceso de Compra – Detalles
Cotización – Ingreso (con referencia a una RFQ)
Este proceso permite el ingreso de cotizaciones recibidas de el/los proveedor/es basados
en la solicitud enviada con anterioridad (asociada al número correspondiente). La finalidad
es registrar en el sistema las condiciones generales y particulares ofrecidas por los
proveedores.
Los datos mas comunes a registrar son :
Cantidades ofertadas
Precios ofertados
Unidades de precio
Fechas de entrega previstas
Condiciones generales
Comentarios sugeridos por el proveedor
Los datos ingresados quedarán registrados dentro del mismo documento de la solicitud de
cotización. La información de las cotizaciones pueden ser guardadas en el sistema como
Registro de Información de Compras y generar, si se desea, un Pedido con referencia a la
Oferta aceptada.
Proceso de Compra – Detalles
Comparación de Ofertas
La herramienta de comparación de cotizaciones permite obtener un listado ordenado de
menor a mayor precio en las ofertas registradas para una misma Orden de Pedido. Sólo
en el caso de que todas las cotizaciones presenten valores en todos los ítems podrá haber
una comparación correcta en los totales. Si una oferta fuera en moneda extranjera, el sistema hará la conversión automáticamente.
Para ampliar la información suministrada dispondrá de las siguientes opciones :
Visualizar los datos del maestro de materiales
Visualizar información adicional de las cotizaciones
Visualizar por separado cada cotización
Visualizar los datos maestros del proveedor
Visualizar las características de evaluación del proveedor
Pueden generarse mensajes de aviso a proveedores por aceptación o rechazo
Los datos ingresados serán registrados dentro del documento de solicitud de cotización.
El sistema provee herramientas para generar mensajes de salida (impresión, e-mail, fax)
como confirmación del pedido, rechazo de cotización, listas para preparación de pedido y
embalaje, carga, etc.
Proceso de Compra – Detalles
Pedido de Compra
Una vez completado el proceso de selección del proveedor se generará el Pedido a enviar
al mismo. Este documento podrá ser utilizado para la adquisición de materiales para
consumo o stock, servicios o condiciones especiales (subcontratación, consignación,
terceras partes) o traslados entre centros de la Compañía.
El documento creado tiene asociado una cantidad de información básica :
Proveedor/es (código, razón social, dirección)
Sociedad, Organización de Compra y Grupo Comprador
Fecha del documento y entrega solicitada (puede indicar un plan de entregas)
Solicitud de pedido asociado (si lo hubiera)
Tipo de Imputación (centro de costo/beneficio, activo fijo, proyecto, etc
etc..)
Material o servicio solicitado (código, descripción, cantidad, precio, categoría)
Categoría del ítem
Moneda del documento
Centro y Almacén
Definición de documentos asociados (Entrada de Mercadería y Factura)
Datos de Contacto y textos aclaratorios
Mensajes de salida (impresión, e-mail, etc.
etc.)
Finalizado el ingreso, el documento será guardado en el sistema bajo un número que será
indicado en la pantalla final.
Proceso de Compra – Detalles
Entrada de Mercadería
Mediante este proceso se dará ingreso de la mercadería al almacén, pudiendo calificar lo
recibido como stock disponible, en proceso de control de calidad o bloqueado.
Los datos mas comunes a registrar son :
Documento de referencia (Pedido, Reserva, Doc.
Doc. de material, Transporte, etc
etc..)
Clase de Movimiento
Fecha del documento y de registro contable
Número de remito
Textos aclaratorios (cabecera o ítems)
Cantidad ingresada
Número de Lote y Categoría de Valoración (si correspondiere)
El registro del documento generará automáticamente un asiento contable del movimiento
del material que impacta en la Contabilidad y llevará asociadas cuentas definidas en la
parametrización (cuenta EM/RF), actualizará la cantidad y valoración del stock y los datos
del pedido asociado. El documento creado será la referencia para la verificación de la
factura del proveedor.
Proceso de Compra – Detalles
Verificación de Factura del proveedor
Este procedimiento permite ingresar al sistema y validar los datos de la factura recibida
del proveedor. Debido al impacto del documento en diversos ámbitos del sistema se
requerirá una correcta configuración en MM y FI (períodos abiertos, cuentas de mayor,
indicadores de impuestos, entre otros)
Los datos mas comunes a registrar son :
Documento de referencia (Pedido, Plan de entrega, Nota de entrega, etc
etc..)
Fecha de la factura y de registro contable
Moneda e Importe total y de impuestos
Condiciones de Pago y autorización o bloqueo para el pago
Tipo de cambio y Emisor de la Factura (si fuera diferente al del pedido)
Textos aclaratorios
El registro del documento generará automáticamente un documento de materiales (MM) y
uno contable que impacta en la Contabilidad y tendrá asociada cuentas definidas en la
parametrización (cancelando la cuenta EM/RF y acreditando el importe al proveedor),
registrándose este movimiento en Cuentas a Pagar.
En el caso que la factura fuera registrada con anterioridad a la Entrada de la Mercancía,
los valores adoptados y validados corresponderán a la información del Pedido.
Conclusión y análisis general del proceso
Análisis del proceso de compras de SAP y uno standard
Se propone analizar el proceso de adquisición de bienes y servicios propuestos por SAP y un proceso
standard utilizado por la Compañía.
Determ. de
necesidad
Petición de
Ofertas
Comparac.
de Ofertas
Entrada de
Mercancía
Recepción
de Factura
Contratos
Entregas
programad
Pedido