“LIDERES EN REPUESTOS DE TODAS LAS MARCAS PARA

ALMACEN TODO REPUESTOS.
MANUAL DE CALIDAD
FECHA:
02 -12-2013
VERSIO:
0
PAGINA:
1- 35
“LIDERES EN REPUESTOS DE TODAS LAS MARCAS PARA CARROS
EN SANTA ROSA DE CABAL”
Kelly Maritza Parra Henao
Presentado a
Ing. Carlos Alberto Buritica Noreña
Universidad Tecnológica de Pereira
Ingeniería Industrial
Pereira
MANUAL DE CALIDAD
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1. INTRODUCCIÓN.
El sistema de gestión de calidad del ALMACEN TODO REPUESTOS DE SANTA
ROSA DE CABAL, tiene un enfoque basado en los procesos que busca mejorar
continuamente las actividades del ALMACEN y aumentar la satisfacción del cliente
mediante el cumplimiento de sus requisitos.
Este modelo se rige por los requisitos del cliente y principalmente por su nivel de
satisfacción y por los indicadores de gestión que se manejen en cada proceso.
El Manual de calidad se compone de ocho numerales según la norma ISO
9001:2008 Sistemas de Gestión de la Calidad.
1.1. HISTORIA.
El Almacén Todo Repuestos nació en el municipio Santa Rosa de Cabal, Risaralda
en el año 1982 como cambio de aceite para carros y venta de tornillería; estaba
constituido con el nombre de LUBRICAR; este fue creciendo poco a poco y así
aumentando la variedad y la línea de repuestos en general para todo tipo de carros.
Después de unos años, en 1995 LUBRICAR tomo otro nombre que ahora es TODO
REPUESTOS y fue organizado y estructurado por las leyes que constituyen una
empresa; ahora Todo Repuestos es un almacén que se especializo en comercializar
todo lo que contiene un carro como: partes eléctricas, frenos, accesorios generales y
de lujos, mangueras, correas, tornillería, aceites, bombillería y repuestos en general.
El ALMACEN TODO REPUESTOS se encarga de prestar un buen servicio a la
comunidad santarrosanos que son sus clientes, el servicio es la venta de repuestos
para cualquier tipo de carro; el Almacén Todo Repuestos siempre ha estado
pendiente y va a la vanguardia de las necesidades y comodidad de sus clientes, por
ende los clientes no tienen que ir a buscar los repuestos a otros lugares ya que este
siempre está disponible para cualquier ayuda a cubrir las necesidades.
MANUAL DE CALIDAD
1.2.
Clientes y Proveedores
CLIENTES
Inversiones Giraldo
Carlos A. Martínez
Giraldo hermanos
René Hernández
Nestamo Muñoz
Ligia Muñoz
Germán Bedoya
Renta equipos
Indujara
PROVEEDORES
Racores y Partes
Auto pernos
Peláez Hermanos
Importadora Japón USA
Energética S.A
Reypar Importaciones
Sumatec S.A
Florida Importaciones
Greinger S.A
Unimundo S.A
Tecnigrapas
Lubricantes la 24
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MANUAL DE CALIDAD
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1.3. Misión.
El almacén Todo Repuestos es una empresa dedicada a la comercialización de todo
tipo de autopartes, repuestos para carros; dicha empresa brinda a la comunidad
santarrosana una gran variedad en repuestos, calidad de productos y un excelente
servicio y trato humano a los clientes.
1.4. Visión.
El almacén Todo Repuestos en un plazo de 8 meses será una empresa organizada y
contara con un control eficiente de la documentación de sus actividades que permitirá
crecer en un alto porcentaje y así en un mediano plazo de 3 años tendrá más
sucursales en la región; la meta esperada a largo plazo aproximadamente 8 años, del
almacén Todo Repuestos es ser una empresa distribuidora y líder en la región cafetera.
1.5. POLÍTICAS DE CALIDAD.
EL ALMACÉN TODO REPUESTO suministrara a sus clientes productos de buena
calidad, precios equitativos, atención de forma oportuna los requisitos de los clientes
para alcanzar la satisfacción y cumplir con los requisitos que son prioridad para el
desarrollo de las actividades administrativas y operativas. EL ALMACÉN TODO
REPUESTOS brindara productos con calidad, confiablidad, personal capacitado con
enfoque al mejoramiento continuo.

Nuestras políticas están enmarcadas en los siguientes valores
o Compromiso
o Cumplimiento
o Cordialidad
o Trabajo en equipo
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
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1.6 ALCANCE Y EXCLUSIONES
Este manual de calidad contiene la política y objetivos de calidad, la referencia de
los documentos requeridos por la norma ISO 9001:2008 y otros documentos
necesarios para el buen funcionamiento de la administración, planificación,
operación y control de los procesos y la forma como se controlan todos aquellos
registros que afecten la calidad del servicio y/o producto.
2. REFERENCIAS NORMATIVAS
Este manual aplica para dar cumplimiento a los requisitos de la norma ISO 9001:2008.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los
requisitos.
Entrenamiento: Proceso educacional a corto plazo aplicado de manera sistemática y
organizada, mediante el cual las personas aprende conocimientos, aptitudes y
habilidades en función de objetivos definidos.
Evaluación del desempeño: Actividad que se realiza con el fin de acompañar el
Talento Humano Administrativo para su mejoramiento continuo, a partir de la
identificación de los factores a mejorar y el seguimiento a las funciones,
responsabilidades y actividades propias del cargo.
Función: Conjunto de tareas y atribuciones que el ocupante del cargo ejerce de
manera sistemática y reiterada.
Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de Calidad de
una organización.
MANUALDE CALIDAD
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Misión: Es la formulación clave y amplia de la definición de la institución, donde se
expresan los propósitos de la organización detallando lo que se hace y los elementos
que le soportan en una gerencia por resultados.
Objetivos de Calidad: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado a la calidad.
PHVA: Planificar, Hacer, Verificar, Actuar.
Políticas de Calidad: Intenciones globales y orientación de una organización, relativas
a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección.
Responsabilidades: Son los compromisos adquiridos de acuerdo a los procesos,
procedimientos y funciones definidos dentro de la labor.
SGC: Sistema de Gestión de la Calidad
4. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
4.1. Requisitos Generales
EL ALMACÉN TODO REPUESTOS establece, documenta, implementa y mantiene un
sistema de gestión de la calidad y mejora continuamente su eficacia, de acuerdo con la
Norma ISO 9001:2008.
Para realizar la gestión de calidad del almacén, se tienen en cuenta los siguientes
requisitos:
 Determinar los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad y su
aplicación a través de la empresa.
 Determinar la secuencia e interacción de los procesos.
 Determinar los criterios y métodos necesarios para asegurarse que tanto la
operación como el control de los procesos sean eficaces.
MANUAL DE CALIDAD
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 Proveer a la empresa de los recursos e información necesaria para apoyar la
operación y el seguimiento de los procesos.
 Realizar el seguimiento, la medición y el análisis de estos procesos.
 Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la
mejora continua de estos procesos.
El alcance de la documentación de la Empresa depende de:
 Las necesidades organizacionales.
 La complejidad e interacción de los procesos.
 La competencia del personal que desempeña las tareas.
4.2. OBJETIVOS DE CALIDAD.

Disminuir el número de productos defectuosos.

Incrementar la satisfacción del cliente.

Mantener una mejora continua en nuestro trabajo

Aumentar la rentabilidad de la empresa.

Mantener el nivel de competitividad de la empresa.

Nuestra organización cuenta con un personal calificado que brinda asesoría y
acompañamiento a nuestros clientes permanentemente para asegurar que estos
hagan una buena selección de la variedad de productos ofrecidos brindando el
mejor servicio.

Nuestra experiencia hace que nuestros clientes depositen su confianza en
nuestros productos.
MANUAL DE CALIDAD
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4.2.1 MAPA DE PROCESOS, CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS.
Gerencia
Administración
Planeación Estratégica
Calidad
PROCESOS MISIONALES
 Personal Calificado
 Atención personalizada
PROCESOS DE APOYO
 Recursos humanos
 Financieros
 Producción
CLIENTES
SATISFECHOS
NECESIDADES DE LOS
CLIENTE
PROCESOS ESTRATEGICOS




MANUAL DE CALIDAD
ENTRADAS
PROVEEDORES
PROCESO DE CALIDAD
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CLIENTES
SALIDAS
INTERNOS
Procesos de
Mercadeo, ventas,
RRHH, Financieros,
Administrativos y
Servicio)
INTERNOS
Procesos de
Mercadeo, ventas,
RRHH, Financieros,
Administrativos y
Servicio)
 Descripción
de todos los
procesos.
 Informes
generales.
Correcciones en
los procesos en
busca del
cumplimiento de la
norma.
Planeación de la
estandarización de
los procesos.
Objetivos de
calidad.
 Estándares de
procesos.
 Políticas y
normas.
Control de calidad,
revisión de los
estándares de los
procesos.
Normalización de
los procesos.
Diseño del manual
de calidad.
INTERNOS
 Manual de
procesos y
procedimientos.
 Manual de
Calidad.
Todas las áreas
de la empresa.
EXTERNOS
Clientes.
DOCUMENTACION
RECURSOS
INDICADORES
Normas ISO 9000,
Acreditaciones y
Certificaciones.
Personal de la empresa,
sistemas (Hardware y Software)
Estadísticas de satisfacción,
reprocesos y desperdicios
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MANUAL DE CALIDAD
PROVEEDORES
INTERNOS
 Área administrativa.
 Área financiera.
 Personal de ventas.
PROCESO PEDIDO DE
MERCANCIA
ENTRADAS
 Pedido de
mercancía.
 Parte
eléctrica.



 Plan de capacitación a los
empleados.
 Planeación de disposición
de residuos como cartón,
cobre, plástico, aceite y
otros.
 Planeación de
almacenamiento
adecuado de repuestos.
 Planeación de horarios.
Acciones
correctivas.
Acciones
preventivas.
Acciones de
mejoramiento.
 Tornillería.
EXTERNOS
 Contratación externa
publicitaria.
 Clientes.
 Cables.
 Mangueras.
 Aceites




DOCUMENTACION
Órdenes de compra.
Factura de compra.
Recibo de transporte.
Recibos bancarios.

 Verificación de
cumplimiento de
productos de calidad.
 Seguimiento a
condiciones de higiene
y disposición final de
residuos.
 Control y seguimiento
de pedidos.
Plan de Presupuestos.


Comercialización de
repuestos
autopartes.
Implementación de
un control de
inventarios.
RECURSOS
 Talento humano.
 Recursos físicos.
 Equipo de oficina.
SALIDAS
CLIENTES
 Informe de
pedidos.
INTERNOS
 Productos
recibidos y listos
para entregar a
los clientes.
 Área financiera
 Ventas.
 Satisfacción de
los usuarios.
 Planes de
mejoramiento
para control de
ventas.
EXTERNOS
 Clientes.
 Control de
mercancía.
INDICADORES
 Cantidad y tipo de productos
obtenidos y despachados.
 Tiempo de espera.
 Inventario mercancías.
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MANUAL DE CALIDAD
PROVEEDORES
INTERNOS
 Ventas
 Compras
 Recursos humanos
ENTRADAS
PROCESO FINANCIERO.
 Presupuestos.
 Facturas,
comprobantes
de ingresos y
gastos.
Revisión constante de los
procesos,
capacitaciones,
minimización de errores.
 Costos.
EXTERNOS
 DIAN.
 Cámara de comercio.
 Gastos.
 Cotizaciones.
DOCUMENTACION
Plan único de cuentas,
legislación laboral, normas de
contabilidad y finanzas.
 Verificación de
cumplimiento de metas
de gastos y ahorro.
 Auditorías internas.
 Control de
presupuestos.

Verificar estados
financieros
constantemente.
 Planeación
presupuestos de
ingresos y gastos.
 Planeación de
optimización
financiera.
 Planes de inversión.
 Planes de reducción
de costos y gastos.
 Ejecución presupuesto
de ingresos.
 Ejecución presupuesto
de gastos.
 Procedimiento
adquisición de
repuestos.
 Procedimiento pago
de nómina.
RECURSOS
Programas contables,
Sistemas financieros,
software, hardware, personal
calificado.
SALIDAS
 Planes de
financiación.
 Recursos
económicos.
CLIENTES
INTERNOS
 Área financiera.
 Ventas y mercadeo.
 Área administrativa
 Proyecciones.
 Estados
financieros.
EXTERNOS
 Pagos de
obligaciones
financieras.

Registros
contables.
 Pago a entidades
externas.
 DIAN.
 EPS.
 ARP.
 Bancos
INDICADORES
EBITDA, Flujo de Caja,
Rentabilidad, Estados de
Resultado, Indicadores de
gestión.
MANUAL DE CALIDAD
PROVEEDORES
INTERNOS
 Área administrativa.
 Área financiera.
Personal de ventas
EXTERNOS
 Contratación externa
publicitaria.
 Clientes.
ENTRADAS
 Registro de
clientes para
base de datos.
 Sugerencias de
los clientes.
PROCESO MERCADEO Y
VENTAS.
 Acciones correctivas.
 Acciones preventivas.
 Acciones de
mejoramiento.
 Personal
capacitado en el
asesoramiento de
los clientes.
 Metas a cumplir e
indicadores.
 Presupuesto y
recursos
económicos.
DOCUMENTACION
Encuestas
Sesión de grupo
Panel de expertos.
Entrevistas e investigaciones
 Verificación de servicio
al cliente.
 Seguimiento a quejas y
reclamos.

Verificación de
medios publicitarios
 Plan de presupuesto
para publicidad.
 Proyección de ventas
por periodos.
 Planeación de
vendedores
requeridos.
 Plan de capacitación
vendedores.
 Informes de ventas
mensuales.
 Contratación externa
de publicidad.
 Estrategias para
aumentar las ventas.
 Toma de decisiones.
RECURSOS
Personal
Sistemas
Bases de datos
Documentos relacionados
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SALIDAS
 Informes de
ventas
mensuales a
gerencia.
 Informes de
personal de
ventas.
 Base de datos
actualizada de
los clientes.
 Satisfacción de
los clientes.
CLIENTES
INTERNOS
 Área administrativa.
 Área financiera.
 Personal de ventas.
EXTERNOS
 Clientes.
 Personal de ventas.
INDICADORES
Estadísticas de ventas.
Tendencias del mercado.
Proyecciones de ventas.
MANUAL DE CALIDAD
PROVEEDORES
INTERNOS
 Área administrativa.
 Área operativa.
 Ventas y mercadeo
ENTRADAS
 Necesidades
de
capacitación
 Necesidades
de selección y
formación
EXTERNOS
 Entidades
gubernamentales
 Parafiscales
 Bolsas de empleo
DOCUMENTACION
 Contratos laborales.
 Documentos internos.
 Normas que apliquen.
PROCESO DE RECURSOS
HUMANOS.
 Acciones
correctivas.
 Acciones
preventivas.
 Acciones de mejora
continua.
 Medición de la
satisfacción de los
clientes internos.
 Evaluación de
desempeño.
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CLIENTES
SALIDAS
 Planeación
selección y
contratación de
personal.
 Talento
humano.

 Sistemas de
atención de
quejas.
 Ejecución de
recursos para
capacitación.
Planeación
capacitación.
 Coordinar
capacitación.
 Seleccionar
personal.
 Generar inducción.
INTERNOS
 Asesorías.
 Programas y
proyectos
evaluados.
 Área
administrativa.
 Área operativa.
 Ventas y
mercadeo.
EXTERNOS
 Instituciones
públicas y
privadas.
 Metas y
objetivos
RECURSOS
 Talento humano.
 Base de datos de empleados.
INDICADORES
 Ausentismo
 Contratación
 Capacitación
MANUAL DE CALIDAD
PROVEEDORES
INTERNOS
 Todos los procesos
S.G.C
 Crear toda la
documentación
necesaria de
S.G.C
 Necesidad de
documentar los
procesos para
facilitar el
control.
EXTERNOS
 Entidades
gubernamentales
 Parafiscales
 Bolsas de empleo
PROCESO DE GESTION
DOCUMENTAL.
ENTRADAS
 Necesidad de
almacenar y
proteger la
información.
 Acciones de mejora
continua.
 Realización de
auditorías internas.
 Verificar que todas
las actividades estén
documentadas.
Verificar el manejo
que se les da
documentos y
registros.
DOCUMENTACION
 Documentas de la norma ISO
9001:2008.




 Planificar el control
de documentos y
registros.
 Planear la
elaboración de los
documentos.
 Hacer la
documentación de
las actividades
externas e internas.
 Organizar todos los
procesos del
almacén.
RECURSOS
Talento humano.
Papelería.
Computador.
Internet.
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SALIDAS
CLIENTES
INTERNOS
 Área administrativa.
 Talento
humano.
 Área de recursos
humanos.
 Auditoria
internas.
 Programas y
proyectos
evaluados.
EXTERNOS
 Área
administrativa.
 Área de recursos
humanos .
INDICADORES
 Mal funcionamiento
de las
INVENTARIOS.
actividades del almacén.
 Necesidad de almacenar y
controlar la información.
MANUAL DE CALIDAD
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INVENTARIOS
POLITICA
Modernización
Tecnológica
Institucionales
OBJETIVO
DE CALIDAD
Optimización
de sistemas
de computo
Control de
mercancía
Meta Año
Indicador
Responsable
2012 2013
Fecha de
Seguimiento
cumplimiento
5
15
$
(Millones)
Gerente
administrativo
Nov – 2014
Anual
30
50
%
Vendedor
Nov – 2014
Semanal
Plan de
acción
Inversiones
en mejora de
computo
Reducir
mercancía
defectuosa
Mejoramiento
continuo
Redistribución
70
50
%
Vendedor
Nov – 2014
Semestral
Reducir
tiempo de
ocio
Institucionales
Disminución
horas extras
50
20
Horas
Semanales
Gerente
administrativo
Nov – 2014
Mensual
Cambio de
turnos
Institucional
Mercancía
inventariada
30
60
%
Vendedor
Nov – 2014
Mensual
Aumentar
inversión en
tratamiento de
desperdicios
MANUAL DE CALIDAD
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VENTAS.
POLITICA
OBJETIVO
DE
CALIDAD
Meta Año
Indicador
Responsable
2012 2013
Fecha de
Seguimiento
cumplimiento
Plan de
acción
Satisfacción
del Cliente
Fidelización
45
60
%
Gerente
administrativo
Nov - 2014
Mensual
Realizar
Encuestas
Incrementar
Ventas
Volumen de
Ventas
45
70
$
(Millones)
Gerente
administrativo
Nov - 2014
Mensual
Mejorando
Precios
Participación
del mercado
Imagen
Empresarial
30
40
%
Gerente
administrativo
Nov - 2014
Semestral
Inversión
Publicidad
Mejoramiento
Continuo
Superar
Competencia
80
90
%
Gerente
administrativo
Nov – 2014
Semestral
Actualización
de Inventarios
Satisfacción
del Cliente
Mejorar el
servicio
postventa
82
96
%
Vendedor
Nov - 2014
Mensual
Seguimiento
Post-venta
MANUAL DE CALIDAD
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RECURSOS HUMANOS.
POLITICA
OBJETIVO DE
CALIDAD
Meta Año
Indicador
Responsable
2012 2013
Fecha de
Seguimiento
cumplimiento
Plan de
acción
45
28
personas
Gerente
administrativo
Nov – 2014
Mensual
Mejoramiento Capacitaciones
continuo
progresivas
60
100
$
(millones)
Gerente
administrativo
Nov – 2014
Anual
Mejoramiento
continuo
Disminución
formatos
control
30
10
Formatos
Gerente
administrativo
Nov – 2014
Anual
Revisar
procesos y
reajustarlos
Institucional
Motivación
talento
humano
Aumento por
capacitación
0
40
personas
Gerente
administrativo
Nov – 2014
Anual
Bonos, días
de descanso
2
5
$
(millones)
Gerente
administrativo
Nov – 2014
Anual
Aumentar
costos para
capacitación
Mejoramiento
continuo
Institucional
Disminución
ausentismo
Replantear
seguridad
industrial
Coordinar
capacitaciones
con
presupuesto
asignado
MANUAL DE CALIDAD
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FINANCIEROS.
OLITICA
OBJETIVO DE
CALIDAD
Meta Año
Indicador
Responsable
2012 2013
Fecha de
Seguimiento
cumplimiento
Plan de
acción
Institucional
Capacitación
contable
100
50
%
Gerente
administrativo
Nov – 2014
Anual
Institucional
Control
facturación
90
100
%
Gerente
administrativo
Nov – 2014
Mensual
Institucional
Cierre de mes
a tiempo
95
100
%
Gerente
administrativo
Nov – 2014
Mensual
Adquisición
nuevo
software
Mejora
continua
Reducción
cartera morosa
60
20
$
(millones)
Gerente
administrativo
Nov – 2014
Mensual
Mejora
continúan
Pago a tiempo
proveedores
25
10
Días mora
Gerente
administrativo
Nov – 2014
Anual
Cobro jurídico,
refinanciación
cobro
Alineación
cobro cartera
con pago
proveedores
Adquisición
nuevo
software
Creación
centro de
acopio
MANUAL DE CALIDAD
MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:
Ver el manual de funciones y responsabilidades en el ANEXO E.
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MANUAL DE CALIDAD
PÁGINA:
20 - 35
4.2.3 Control de Documentos.
El almacén todo repuesto de santa rosa de cabal establecerá controles necesarios y la
manera de elaborar los documentos del sistema de gestión de calidad, internos y
externos.
Ver el procedimiento control de documentos ANEXO F.
4.2.4. Control de Registros.
Los registros proporcionan evidencia de la conformidad para el buen funcionamiento del
Sistema de Gestión de la Calidad. Estos registros son legibles, están identificados, son
recuperables, se protegen y se define el tiempo y lugar de conservación, al respecto, se
tiene establecido el Procedimiento para Control de Registros.
Se controla todos los registros correspondientes a sus procesos, con la finalidad de
demostrar su cumplimiento con los requisitos de los clientes y el cumplimiento efectivo
del sistema de calidad.
Ver el procedimiento control de registros ANEXO G.
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN.
5.1. Compromiso de la Dirección.
EL ALMACÉN TODO REPUESTOS proporciona su compromiso, con el desarrollo e
implementación del Sistema de Gestión de la Calidad a través de la publicación
semestral de los resultados de las revisiones, divulgación de la política de calidad y de
los objetivos de calidad; del mismo modo ha formulado las políticas de calidad de la
empresa con las cuales se plantearon los objetivos de calidad, a estos se les hará
seguimiento semestral para tener conocimiento de las metas alcanzadas.
MANUAL DE CALIDAD
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Igualmente la alta dirección es la encargada de asignar recursos y revisar el sistema de
gestión de calidad de la organización para lograr la satisfacción del cliente a través de la
mejora continua mediante el involucramiento y compromiso de la dirección.
5.2 Enfoque Hacia el Cliente.
EL ALMACEN TODO REPUESTOS se asegura que los requisitos del cliente se
determine
en la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad establece
procedimientos en los cuales se documenta su que hacer, dichos procedimientos son
revisados por el profesional encargado de los procesos de calidad, quien verifica la
coherencia con el sistema de gestión de la calidad y los requisitos de los usuarios.
EL ALMACEN TODO REPUESTOS se asegurarse de que los requisitos del cliente se
estipulen y se cumplan con el propósito de aumentar su satisfacción, por medio de
encuestas y las herramientas determinadas por las áreas involucradas, así como el
apego a las normas y políticas.
5.3 Política de Calidad.
La Política de la organización que se presenta en la sección 4.2. De este Manual de
Calidad.
La alta dirección asume el compromiso de asegurar que la Política de Calidad va a
establecer los procesos necesarios para satisfacer superar las expectativas de nuestros
clientes mediante la detección.
MANUAL DE CALIDAD
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Los mecanismos para hacer del conocimiento del personal esta Política son los
siguientes:
 Sesiones de sensibilización y/o capacitación a todo el personal.
 Publicación de la política y los objetivos de calidad a través de materiales de
apoyo como carteles, cuadros, folletos.
5.4. Planificación.
5.4.1. Objetivos de Calidad.
La alta dirección asegura que los objetivos de calidad, documentados en la sección
4.2. De este Manual de Calidad, se establecen en las funciones y niveles pertinentes.
Los objetivos de calidad son medibles y coherentes con la Política de Calidad y su logro
se mide a través de los indicadores establecidos para los objetivos de calidad en cada
proceso.
5.4.2. Planificación del Sistema de Gestión de Calidad.
EL ALMACÉN TODO REPUESTOS asegura de la planificación para cumplir con lo
establecido en los objetivos de este manual, así como con los objetivos de la calidad.
La planificación de los procesos que están inmersos en el Sistema de Gestión de la
Calidad, parte de las caracterizaciones de los mismos ( NUMERAL 4.2.1 ), en donde se
establecen indicadores, recursos, actividades, planificación de nuevos procesos ,entre
otra información relevante.
MANUAL DE CALIDAD
PÁGINA:
23 - 35
5.5. Responsabilidad, Autoridad y Comunicación.
5.5.1. Responsabilidad y Autoridad.
EL ALMACÉN TODO REPUESTO cuenta con el organigrama general de la
organización y un modelo de gestión administrativa de forma sistémica. Las
responsabilidades y autoridades del personal, están definidas en los Manuales de
Funciones y Responsabilidades por proceso, así mismo, en cada uno de los
Procedimientos se registra el responsable, lo mismo que en el portafolio de servicios de
los procesos administrativos, Cuando en la organización de una de las Áreas no esté
cubierta alguna de sus instancias de la autoridad, sus responsabilidades serán
asumidas por el nivel inmediato superior y las descripciones de cada cargo se archivan
en la carpeta individual de cada trabajador. El organigrama del ALMACEN TODO
REPUESTOS.
GERENTE GENERAL
Departamento
de ventas.
Departamento
de compras,
Departamento
de contabilidad.
Departamento
de personal.
MANUAL DE CALIDAD
PÁGINA:
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5.5.2. Representante de la Dirección.
La dirección de la organización está representada por el gerente general, quien del
mismo modo se encarga del control del Sistema de Gestión de la Calidad; cuyas
responsabilidades son:
 Asegurar, establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para el
Sistema de Gestión de la Calidad.
 Informar sobre el desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad y de cualquier
necesidad de mejora.
 Asegurar que se promueva la toma de conciencia para satisfacer los requisitos del
cliente, en todos los niveles de los procesos que hacen parte del Sistema de
Gestión de la Calidad.
 Establecer enlace con organizaciones externas en asuntos relacionados con el
Sistema de Gestión de la Calidad.
Así mismo, tiene la autoridad para:
 Autorizar cambios en el Manual de Calidad y en los procedimientos requeridos por
la Norma ISO 9001:2008.
 Revisar los avances del Sistema de Gestión de la Calidad y los mecanismos de
mejora continua, así como su vigencia.

Autorizar el Programa de Auditoria.
MANUAL DE CALIDAD
PÁGINA:
25 - 35
5.5.3. Comunicación Interna.
La Alta Dirección, ha establecido procesos de comunicación interna para asegurarse de
la eficaz planeación, operación y control de los procesos y el logro de los Objetivos de
Calidad planteados
La comunicación interna en la organización se realiza de manera muy organizada,
permanente y rápida para la toma de decisiones, en todos los niveles de la
organización.
Como soporte para el personal de la organización, se tiene acceso a página web y
correo electrónico personal en el cual se comunica todo los procesos internos y se
envía información relacionada con las tareas a desempeñar.
5.6. Revisión por la Dirección.
5.6.1. Generalidades.
Para asegurar la conveniencia, adecuación y mejora continua del Sistema de Gestión
de la Calidad, se llevan a cabo revisiones programadas semestralmente con la alta
dirección, y Comités de Calidad involucradas en los procesos que forman parte del
alcance del Sistema de Gestión de la Calidad.
Las reuniones de revisión son convocadas por la alta dirección, con el propósito de
obtener una retroalimentación óptima y representativa de todas las partes involucradas,
incluye la evaluación de oportunidades de mejora.
Ver el procedimiento compromiso de la dirección ANEXO H.
MANUAL DE CALIDAD
PÁGINA:
26 - 35
5.6.2. Información para la Revisión.
Para la realización de la revisión se tiene en cuenta lo siguiente:
 Políticas y objetivos.
 Quejas y reclamos.
 Acciones correctivas y preventivas.
 Estado auditoría interna y externa.
 Satisfacción del cliente.
 Resultados de revisiones anteriores.
 Procesos y productos.
5.6.3. Resultados de la Revisión
Los resultados de la revisión del Sistema de Gestión de la Calidad por parte de la alta
dirección quedan registradas y tienen como objetivo recopilar la información necesaria
para las decisiones adoptadas y acciones indicadas con relación a:
 La mejora de la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad y sus procesos.
 La mejora del servicio en relación con los requisitos del cliente.
 Las necesidades de recursos.
MANUAL DE CALIDAD
PÁGINA:
27 - 35
6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS
6.1. Provisión de Recursos
EN EL ALMACÉN TODO REPUESTOS se han identificado los recursos necesarios
para la implantación del Sistema de Gestión de calidad, tales como la designación del
Responsable del Sistema, formación y concienciación al personal, infraestructura y
ambiente de trabajo. A si mismo se busca aumentar la satisfacción del cliente mediante
el cumplimiento de sus requisitos.
6.2. Recursos Humanos
6.2.1. Generalidades
La alta dirección con base en el análisis del perfil y basándose en las evaluaciones de
desempeño, determina si el personal a su cargo es competente; en caso de que no lo
sea, solicitan a las instancias correspondientes, se lleve a cabo la capacitación o
acciones que permitan cubrir las competencias del personal.
La organización cuenta con los respectivos perfiles para cada cargo (ANEXO E), en
donde se especifican los requisitos mínimos para desempeñarlos tales como educación,
experiencia, habilidades, cada cargo tiene su propio el manual de funciones.
También se tiene definidos los procedimientos para la selección, contratación,
inducción, entrenamiento, evaluación de desempeño y capacitación. En el ANEXO I.
MANUAL DE CALIDAD
PÁGINA:
28 - 35
6.2.2. Competencia, Formación y Toma de Conciencia.
El almacén tiene establecidas las competencias necesarias de cada puesto de trabajo
que puedan influir en la calidad del servicio, estas se encuentran en el Perfiles de
Puestos; en el que se indica la formación, educación, experiencia y habilidades de cada
puesto de trabajo. (Numeral 5.5.1).
Dependiendo del cargo anualmente se realiza una planeación de las capacitaciones
que se realizarán en el transcurso del año, se realiza seguimiento de estas, por medio
de evaluaciones de desempeño. (Numeral 5.5.1).
Por último para evaluar el clima organizacional cada semestre se realizan encuestas a
los empleados de la organización en donde se busca evaluar cómo se sienten en su
Puesto de trabajo y que recomendaciones tienen, para de esta manera lograr una
mejora continua
6.3. Infraestructura.
La empresa ha determinado, proporcionado y mantiene la infraestructura necesaria
para lograr la prestación del servicio.
Cuenta con un local comercial donde se cuenta con estalaciones físicas y herramientas
de trabajo para presta el servicio a los clientes.
MANUAL DE CALIDAD
PÁGINA:
29 - 35
6.4. Ambiente de Trabajo.
Se ha determinado y gestionado el ambiente de trabajo necesario para lograr la
conformidad con los requisitos de los productos y el servicio prestado.
Estos requisitos hacen referencia fundamentalmente a:
 Orden y limpieza en nuestras instalaciones.
 Uso de los Planes de reciclaje.
 Prevención de Riesgos Laborales.
7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO.
7.1. Planificación de la compra del producto.
EL ALMACÉN TODO REPUESTOS
tiene planificado y desarrolla los procesos
necesarios para la realización de procedimientos para la compra y venta de repuestos,
guarda coherencia con los procesos del Sistema de Gestión de Calidad. EN LOS
ANEXOS B Y C.
7.2.2. Revisión de los Requisitos.
Los requisitos relacionados con los productos ofrecidos, se establecen en cada uno de
los procedimientos documentados, estos se están revisando y actualizando cada tres
meses, al igual se hace un seguimiento al servicio de atención a los clientes y se evalúa
constantemente.
MANUAL DE CALIDAD
PÁGINA:
30 - 35
7.2.3. Comunicación con el Cliente.
En el establecimiento de venta, la organización cuenta con buzón de sugerencias, en
donde los clientes pueden hacer sus comentarios de la empresa, quejas, reclamos,
sugerencias entre otros. Esta información suministrada por los clientes es recopilada en
una base de datos y se le presta la debida atención buscando una solución lo más
rápido posible para darle siempre al cliente la mejor atención y buscando la mejora
continua.
7.3. Diseño y Desarrollo.
Este punto no es de aplicación para EL ALMACÉN TODO REPUESTOS ya que este
almacén comercializa mercancía ya elaborada.
7.4. Compras.
7.4.1. Proceso de Compras.
Todas las compras de mercancías para la venta, se realizan de forma controlada. Estas
condiciones controladas incluyen la definición exacta del producto a comprar, la
aprobación de la compra por personal autorizado, su comunicación al proveedor, el
control de la recepción, también se tiene en cuenta la evaluación y selección de
proveedores.
Ver procedimiento de compras ANEXO C.
MANUAL DE CALIDAD
PÁGINA:
31 - 35
7.4.2. Información de las Compras.
EL ALMACÉN TODO REPUESTOS mantiene en orden todos los pedidos mediante
remisiones, documentos pertinentes, orden de compra, cotizaciones facturas, con fin de
llevar un seguimiento a las compras realizadas por la empresa.
7.4.3. Verificación de la mercancía comprada.
En el momento de realizar la compra se les exige a los proveedores una excelente
calidad en la mercancía, en el momento de llegada de estos se les hace una inspección
para verificar que los productos comprados cumplan con los requisitos de compra y
especificaciones correspondientes. Cuando se identifique que el proveedor no cumple
con lo estipulado, no se recibe el producto y se busca otro proveedor.
Ver procedimiento devolución al proveedor ANEXO D.
7.5. Producción y la Prestación del Servicio.
7.5.1. Control de la Prestación del Servicio.
EL ALMACÉN TODO REPUESTOS tiene planificado y lleva a cabo la prestación de
servicio al cliente bajo condiciones controladas.
Dispone de los procedimientos para la compra y venta de mercancía y los manuales de
funciones donde se especifica el proceso de venta y el servicio al cliente que debe
brindarse. También se dispone de las actividades de seguimiento y medición.
La
administración
establece
controles generales que
permiten evidenciar la
implementación de los instructivos y procedimientos, se entregan las instrucciones del
trabajo de control al personal, a quienes también se les aplica el seguimiento.
MANUAL DE CALIDAD
PÁGINA:
32 - 35
7.5.2. Validación de la Prestación del Servicio.
Las actividades que desarrolla EL ALMACÉN TODO REPUESTOS en sus procesos
productivos, se validan con los instrumentos que están dentro de la organización.
La validación final de la prestación del servicio, se produce cuando se le entrega la
factura al cliente, con consultas verbales y mediante un cuestionario de satisfacción de
su estancia. También se tiene en cuenta la información suministrada por el buzón de
sugerencias.
7.5.3. Identificación y Trazabilidad.
La empresa mantiene identificados y tiene trazabilidad controlada de todos los procesos
y los servicios al cliente realizando según lo definido en los procedimientos.
7.5.4. Propiedad del Cliente.
Se considera como propiedad del cliente los productos que este solicita al asesor de
ventas. Estos son entregados de acuerdo a procedimientos establecidos y se
conservan en las mejores condiciones para brindar satisfacción a los clientes con su
producto.
7.5.5. Preservación del Producto o Servicio.
En los manuales de funciones (ANEXO E) de los cargos relacionados con la prestación
del servicio está especificado como debe realizarse la manipulación, compra,
almacenamiento y venta de estos. Para garantizar que los productos que se brindan a
los clientes sean de excelente calidad.
PÁGINA:
33 - 35
MANUAL DE CALIDAD
7.6. Control de los Equipos de Seguimiento y Medición.
En el ALMACEN TODO REPUESTOS los productos que se reciben son estrictamente
revisados por los funcionarios para verificar que cumplan con calidad.
8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA.
8.1. Generalidades.
El ALMACEN TODO REPUESTOS planifica e implementa
los procesos de
seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios para:
 Demostrar la conformidad con los requisitos de los repuestos.
 Asegurarse de la conformidad del sistema de gestión de la calidad.
 Mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad.
Para aplicar los procesos de mejora continua es necesario aplicar distintas técnicas
estadísticas y metodologías para conocer cada proceso.
A través de la lluvia de ideas, se encuentran posibles problemas internos y externos de
la empresa desde el punto de vista de profesionales en su cargo dando soluciones e
identificando en diagrama causa-efecto las principales e importantes para efectuar una
posible acción.
8.2 . Seguimiento y Medición.
8.2.1. Satisfacción del Cliente.
Como una de las medidas del desempeño del sistema de gestión de la calidad, el
ALMACÉN TODO REPUESTOS periódicamente realiza encuestas para evaluar la
MANUAL DE CALIDAD
PÁGINA:
34 - 35
percepción del cliente con respecto al cumplimiento de los requisitos por parte de la
organización como lo son brindar excelentes repuestos y una buena atención al cliente.
8.2.2. Auditoría de Calidad.
La organización lleva a cabo auditorías internas, finalizando el primer y el segundo
semestre del año para determinar si el sistema de gestión de la calidad:
Ver procedimiento de auditorías ANEXO J.
8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos.
El ALMACEN TODO REPUESTOS realiza seguimiento y medición de sus
procesos para verificar que estos cumplan con los resultados esperados.
(VEASE 4.2.1)
8.2.4. Seguimiento y medición del producto.
El ALMACEN TODO REPUESTOS realiza seguimiento y mide las características
del producto para verificar que cumpla con la calidad especificada y registrar todos
los productos que son entregados al cliente (VEASE 4.2.4).
8.3 Control del producto no conforme.
El ALMACEN TODO REPUESTOS debe asegurarse que los productos que no
cumplan con los requisitos deben identificarse y controlarse para prevenir la entrega
intencional al cliente.
Ver el procedimiento control del producto no conforme ANEXO K.
MANUAL DE CALIDAD
PÁGINA:
35 - 35
8.4 Análisis de datos.
El ALMACEN TODO REPUESTOS recopila y analiza información para
demostrar satisfacción del cliente (VEASE 8.2.1), conformidad de los requisitos
del producto (VEASE 8.2.4), características y tendencias de los procesos y los
productos, incluidas las oportunidades de acciones preventivas (VEANSE 8.2.3 Y
8.2.4) y los proveedores (VEASE 7.4).
8.5 MEJORA.
8.5.1 Mejora continua.
El ALMACEN TODO REPUESTOS deberá mejorar constantemente la eficacia
del sistema de calidad aplicando la política de calidad, los objetivos de calidad,
los resultados de la revisión, el análisis de datos, las acciones correctivas y
preventivas y la revisión de la Dirección. Identifique de qué manera los procesos
citados contribuyen a la mejora constante del Sistema de Gestión de Calidad.
8.5.2 Acciones correctivas.
El ALMECEN TODO REPUESTOS toma acciones correctivas (ANEXO L) para
eliminar las causas de la no conformidad con objetivo de prevenir que vuelva
ocurrir.
8.5.3 Acciones preventivas.
El ALMACEN TODO REPUESTOS determina acciones preventivas (ANEXO LL)
para eliminar las causas de las no conformidades potenciales para prevenir su
ocurrencia.
ALMACEN TODO REPUESTOS.
FECHA:
02- 12-2013
ALMACENAMIENTO BIENES.
VERSIO:
0
PAGINA:
1- 6
1. OBJETIVO :
Establecer los mecanismos para garantizar que la recepción de los
bienes que pretendan ingresar al ALMACEN TODO REPUESTOS ,
cumplan en cantidad, características y especificaciones técnicas
solicitadas; así como también, se efectúe la captura de la facturación de
los mismos , para él control y manejo de las existencias de dichos
bienes.
2. ALCANCE :
Este procedimiento aplica a las entradas por producción de proveedores
locales.
3. DEFINICIONES :
3.1 FACTURACION:
Factura de compra o factura comercial es un documento mercantil
que refleja toda la información de una operación de compraventa.
3.2 EXISTENCIAS :
Las existencias son todos aquellos materiales que una empresa
tiene depositados en sus almacenes y que cumplen una serie de
funciones específicas dentro de la gestión del aprovisionamiento. Las
existencias también se denominan stock o inventarios.
3.3 PROVEEDORES :
Proveedor es la persona o empresa que abastece con algo a otra
empresa o a una comunidad. El término procede del verbo proveer,
que hace referencia a suministrar lo necesario para un fin.
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
PÁGINA:
2-4
4. GENERALIDADES :
 Verificar que los bienes ingresen ALMACEN TODO REPUESTOS
cumplan con las características específicas.
 Identificar y registrar la factura.
5. PROCEDIMIENTO DE ALMACENAMIENTO :
5.1 RECEPCION DE COPIA DEL DOCUMENTO , DANDOSE POR
ENTERADO DE LOS BIENES QUE INGRESAN AL ALMACEN :
Recibe el departamento de compras copia del pedido, dándose por
enterado de los bienes que ingresan al almacén.
5.2 VERIFICACION DE LAS CARACTERISTICAS DE LOS BIENES :
Verifica que los bienes cumplan con las características descritas en
la factura, que se cumpla con la cantidad pedida.
5.3 IDENTIFICACIÓN Y REGISTRO DEL CÓDIGO
CORRESPONDIENTE:
Identifica y registra el código correspondiente de los bienes recibidos
en la copia de factura.
5.4 CAPTURA EN EL SISTEMA INFORMATICO LA CANTIDAD DE
BIENES RECIBIDOS :
Se captura en el sistema informático la cantidad de bienes recibidos
de acuerdo al código correspondiente.
5.5 ALMACENAMIENTO DE BIENES RECIBIDOS DE ACUERDO EL
CODIGO :
Almacenamiento los bienes recibidos en el espacio físico
Correspondiente al código.
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
PÁGINA:
2-4
4
6. RESPONSABLES :
CARGO
FUNCION
Es responsable de brindar excelente servicio y cordial atención
a los clientes de la empresa, con el objeto de lograr la
DIRECTOR DE COMPRAS
satisfacción y lealtad de éstos y consolidar ventas efectivas, de
acuerdo a normas y procedimientos establecidos.
SECRETARIA
Realizar el control de los registros y archivarlos.
- almacenar los registros físicos y magnéticos.
ALMACENISTA
Verifica que las características de materiales, repuestos,
equipos y/o suministros que ingresan al almacén correspondan
con la requisición realizada y cumplan con los requisitos de
calidad.
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
CARGO: Coordinadora SGC
CARGO: Gerente Gral
CARGO: Gerente Gral
FIRMA:
FIRMA:
FIRMA:
Kelly Maritza Parra Henao.
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
ANEXO No. 1
PROCEDIMIENTO ALMACENAMIENTO.
DIAGRAMA DE
FLUJO
DESCRIPCION DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Inicio.
Bienes que ingresan
Almacén.
Director de Compras.
Verificar
Características.
Director de Compras.
Director de calidad.
NO
¿Cumple con las
características?
SI
Identificación y
Registro.
Director de Compras
Secretaria Administrativa.
Cantidad de Bienes
recibidos.
Director de Compras.
Almacenamiento.
Almacenista.
PÁGINA:
4-4
ALMACEN TODO REPUESTOS.
FECHA:
02- 12-2013
PROCEDIMIENTO DE VENTAS.
VERSIO:
0
PAGINA:
1- 4
1. OBJETIVO :
El objetivo es establecer un modelo de ventas efectivo, para asegurar el
cumplimiento de los requisitos del ALMACEN TODO REPUESTOS
para la relación de los clientes.
2. ALCANCES :
Este procedimiento cubre desde la captación de la venta hasta la
recepción conforme del producto por parte del cliente.
3. DEFINICIONES :
3.1 Fecha de despacho:
Fecha coordinada entre despacho y cliente, de acuerdo a lo definido
en nota de venta (N/V).
3.2 Orden de Compra (O/C):
Documento de confirmación y compromiso de compra de productos
o servicios a la empresa por parte del cliente.
3.3 PERIODO DE INSTALACIÓN:
Corresponde al periodo que durará la instalación y que es acordado
entre instalaciones y cliente.
3.4 FECHA ENTREGA CLIENTE:
Corresponde al plazo o fecha de entrega de un producto terminado
o término de la instalación de un producto especial, en este caso,
acordado entre instalaciones y cliente.
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
PÁGINA:
2-4
3.5 CAPTACIÓN DEL CLIENTE:
Una estrategia eficaz de captación de clientes contempla cómo los
diferentes canales de ventas de una empresa, atraen y conservan,
de forma eficiente y con éxito, a nuestros clientes.
4. GENERALIDADES :
Este procedimiento tiene como objetivo de satisfacer las necesidades de
los clientes bridándoles productos de calidad y una buena atención.
5. PROCEDIMIENTO DE VENTAS :
5.1 RECIBIR EL PEDIDO:
Recibe el pedido y se identifica el cliente.
5.2 ANALIZAR LOS DATOS DEL CLIENTE :
Verifica que el cliente está activo en el sistema. Si detecta que el mismo no
está habilitado se pone en contacto con el cliente para solicitar los datos
necesarios para el alta:


Nombre/ razón social
Domicilio
5.3 AUTORIZAR EL PEDIDO:
Recibe notas de pedidos confirmadas por los clientes, el detalle de la
cantidad a comprar, el tipo de producto que necesita.
5.4 ARMAR PEDIDO :
Recibe nota de pedido pendiente de preparación. Identifica donde
se encuentra el producto solicitado. Verifica si existe cantidad
suficiente para cumplir con lo solicitado.
Procede al armado del pedido. De no existir stock suficiente prepara
con la cantidad disponible e informa la situación al encargado de
stock.
5.5
ENTREGA DEL PEDIDO :
Se entrega lo solicitado al cliente, el precio del producto y la cantidad
pedida.
PÁGINA:
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
3-4
5.6 REGISTRO CONTABLE :
Realiza el registro contable de los productos vendidos.
6. RESPONSABLE :
CARGO
FUNCION
DIRECTOR DE VENTAS
Es responsable de brindar excelente servicio y cordial atención
a los clientes de la empresa, con el objeto de lograr la
satisfacción y lealtad de éstos y consolidar ventas efectivas, de
acuerdo a normas y procedimientos establecidos.
SECRETARIA
Realizar el control de los registros y archivarlos.
- almacenar los registros físicos y magnéticos.
ALMACENISTA
Verifica que las características de materiales, repuestos,
equipos y/o suministros que ingresan al almacén correspondan
con la requisición realizada y cumplan con los requisitos de
calidad.
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
CARGO: Coordinadora SGC
CARGO: Gerente Gral
CARGO: Gerente Gral
FIRMA:
FIRMA:
FIRMA:
Kelly Maritza Parra Henao.
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
ANEXO No. 1
PROCEDIMIENTO DE VENTAS.
DIAGRAMA DE
FLUJO
DESCRIPCION DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Inicio.
Recibir el pedido.
Director de
Ventas.
Analizar los datos del
cliente.
Director de
Ventas.
Autorizar el pedido.
Director de
Ventas.
Armar el pedido.
Almacenista.
Entrega el pedido.
Director de
Ventas.
Registro contable.
Secretaría
Administrativa.
NO
SI
PÁGINA:
4-4
ALMACEN TODO REPUESTOS.
FECHA:
02 -12-2013
7.4 COMPRAS.
7.4.2. INFORMACION DE LAS
COMPRAS.
VERSIO:
0
PAGINA:
1- 4
1. OBJETIVO :
El propósito del presente de procedimiento, es asegurar que el proceso
de compras se realice de tal forma que se pueda garantizar que los
repuestos y accesorios para los carros adquiridos por el ALMACEN
TODO REPUESTOS, cumpla con las especificaciones requeridas por el
Sistema de Gestión de Calidad.
2. ALCANCE :
Aplica a todas las áreas del ALMACEN que requieran una orden de
compra FO-AD-011.
3. DEFINICIONES :
3.1 Proveedor:
Persona física o jurídica que suministra productos o servicios
(subcontratista) que deben satisfacer unas especificaciones de
calidad y requisitos fijados.
3.2 Orden de compra:
La orden de compra es el comprobante que emite el comprador para
pedir mercaderías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio,
condiciones de pago y forma de entrega.
3.3 Cotización:
Es aquel documento que el departamento de compras usa en una
negociación, en el cual se basa para elegir a uno u otro proveedor.
3.4 Insumos:
Bienes empleados en la producción de otro bien o servicio.
4. GENERALIDADES :
 El ALMACEN debe asegurarse que los bienes y servicios
adquiridos cumplan con los requisitos establecidos.
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD

PÁGINA:
2-4
El ALMACEN debe evaluar y seleccionar los proveedores en
función de capacidad para suministrar los productos, precio.
5. PROCEDIMIENTO DE COMPRAS :
5.1 REQUERIMIENTO DE COMPRAS: se remite el formato de orden
compra FO-AD-011 para los bienes y servicios.
5.2 RECEPCION DE REQUERIMIENTOS Y REVISARLO :
Se recibe la orden de compra FO-AD-011 de la nueva solicitud y se
archiva la solicitud.
5.3 VERIFICAR EXISTENCIAS :
Verificar si se encuentra lo requerido por el cliente en el ALMACEN
TODO REPUESTOS, si es así se entrega al solicitante lo necesitado.
5.4 VERIFICAR EL MONTO DE LA COMPRA :
Si no se tiene el elemento en el almacén se procede a realizar la
compra del mismo, si el monto del elemento excede el estipulado por
el comité de compras, se remite al Área Administrativa y Financiera
para su aprobación, en comité de compras.
5.5 ELABORAR Y ENVIAR LA SOLICITUD COMPRA AL
PROVEEDOR :
Si es el monto de la compra es superior al estipulado por el comité
de compras se espera su aprobación en comité, de lo contrario se
elabora solicitud de compra identificando al proveedor (el formato de
requerimiento al almacén se utiliza como orden de compra).
5.6 ENTRADA AL ALMACEN :
Recepción del elemento y verificación de registro de orden de
compra con la factura.
5.7 ENVIÓ DE INFORMACIÓN AL ÁREA ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA:
Enviar factura original y orden de compra a la Área Administrativa y
Financiera.
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
PÁGINA:
3-4
5.8 REALIZAR ORDEN DE PAGO :
Realizar orden de pago, si es un Activo fijo se envía al responsable
de activos fijos, si no se envía directamente a contabilidad.
5.9 ENTREGA DE REQUERIMIENTOS A DEPENDENCIA
SOLICITANTE:
Entrega y recepción de materiales y diligenciar formato referente.
6. RESPONSABLES :
CARGO
FUNCION
Ejecutar los trámites para la adquisición de materiales y equipos
requeridos por la Institución, estudiando y analizando
DIRECTOR DE COMPRAS
cotizaciones y presupuestos y cumpliendo con los
procedimientos establecidos; a fin de obtener los bienes en las
mejores condiciones de precios, calidad y oportunidad.
ALMACENISTA
Verifica que las características de materiales, repuestos,
equipos y/o suministros que ingresan al almacén correspondan
con la requisición realizada y cumplan con los requisitos de
calidad.
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
CARGO: Coordinadora SGC
CARGO: Gerente Gral
CARGO: Gerente Gral
FIRMA:
FIRMA:
FIRMA:
Kelly Maritza Parra Henao.
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
ANEXO No. 1
PROCEDIMIENTO COMPRAS.
DIAGRAMA DE
FLUJO
DESCRIPCION DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Inicio
Requerimientos de compras
Todas las Áreas del
Almacén.
Recepción de requerimiento
y revisarlo.
Director de
Compras.
Verificar existencias.
Director de
Compras.
Verificar el monto de la
compra.
Director de
Compras.
Elaborar y enviar la solicitud
al proveedor.
Director de
Compras.
Entrada Almacén.
Almacenistas.
Envió información Área
Administrativa y Financiera.
Director de
Compras.
Realizar orden de pago.
Área Administrativa
y Financiera.
NO
SI
Entrega del Pedido.
Almacenista.
PÁGINA:
4-4
ALMACEN TODO REPUESTOS.
FECHA:
02-12-2013
DEVOLUCIONES AL PROVEEDOR,
VERSIO:
0
PAGINA:
1- 4
1. OBJETIVO :
Este procedimiento describe como puede utilizarse la calidad para
cumplir con las funciones de las actividades del ALMACEN TODO
REPUESTOS:
 Registrar reclamaciones a proveedores FO-AD-013 por la entrega de
productos defectuosos.

Transferir estas mercancías al stock apropiado, según el tratamiento de
las mercancías.

Tratar devoluciones a proveedores.
2. ALCANCES :
El alcance de este procedimiento es asegurar la calidad de los
productos adquiridos en el ALMACEN TODO REPUESTOS y así
satisfacer los clientes.
3. DEFINICIONES PRODUCTOS DEFECTUSOS (FO-AD-013) :
3.1 Se entenderá por producto defectuoso aquél que no ofrezca la
seguridad que cabría legítimamente esperar, teniendo en cuenta
todas las circunstancias y, especialmente, su presentación, el uso
razonablemente previsible del mismo y el momento de su puesta en
circulación.
3.2 DEVOLUCION :
Un documento de ventas se utiliza en el tratamiento de reclamos
cuando un cliente devuelve las mercancías.
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
PÁGINA:
2-4
3.3 PROVEEDOR :
Persona física o jurídica que suministra productos o servicios
(subcontratista) que deben satisfacer unas especificaciones de
calidad y requisitos fijados.
4. GENERALIDADES :
 Detecta la mercancía del Almacén que se debe devolver y gestiona lo
que son devoluciones.
 Para iniciar el proceso de devolución se tiene que tener en cuenta los
códigos de cada pedido y las características de devolución para que
quede bien registrado.
5. PROCEDIMIENTO DEVOLUCION AL PROVEEDOR :
5.1 DETECTAR PRODUCTOS A DEVOLVER (FO-AD-013 ) :
El encargado de stock detecta productos para reintegrar al
proveedor, los mismos pueden surgir por:




5.2




Producto en mal estado como resultado del manejo del mismo
y/o haya sufrido deterioro, tanto en su envoltura como en su
contenido.
Cuando exista alto abastecimiento.
Lote fuera de circulación de acuerdo al pedido del ministerio
de salud.
Productos que tengan condiciones de compra inferiores a
competidores y sean insuficientes, imposibilitando lograr
precios de venta competitivos en el mercado.
IDENTIFICAR PROVEEDOR (FO-AD-009):
Verifica que el proveedor acepte devolución del producto FO-AD-013,
esto fue consignado al momento de dar de alta el mismo.
Se pone en contacto con el proveedor para informar sobre la operación
de devolución y consignar fecha y horario para su realización.
Informa al proveedor causa de la devolución, cantidad del mismo.
Establece si el proveedor reemplazará las unidades devueltas si acepta
devolución.
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD

PÁGINA:
3-4
De no aceptar devolución, el encargado de stock debe informar al
encargado de administración para que éste solicite la nota de crédito
correspondiente por los productos devueltos.
5.3
Realizar devolución:
Realiza el envío de la mercadería al proveedor.
5.4
REGISTRACIÓN CONTABLE:
Realiza el registro contable de la mercancía
6. RESPONSABLES :
CARGO
FUNCION
DIRECTOR DE COMPRAS
Dirigir, planificar, organizar y controlar los procesos,
procedimientos y actividades relacionados con la gestión de la
calidad, con el fin de garantizar el cumplimiento de sus
estándares, normas y detectar los productos defectuosos, así
como, favorecer la mejora continua.
SECRETARIA
Realizar el control de los registros y archivarlos.
- almacenar los registros físicos y magnéticos.
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
CARGO: Coordinadora SGC
CARGO: Gerente Gral
CARGO: Gerente Gral
FIRMA:
FIRMA:
FIRMA:
Kelly Maritza Parra Henao.
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
PÁGINA:
4-4
ANEXO No. 1
PROCEDIMIENTO DEVOLUCION AL PROVEEDOR.
DIAGRAMA DE
FLUJO
DESCRIPCION DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Inicio.
Detectar producto a
devolver.
Director de
Calidad.
Identificar el
proveedor.
Director de
Calidad.
¿Acepta la devolución?
Director de
Calidad.
Realizar devolución
.
Director de
Calidad.
Registro contable.
Secretaría
Administrativa.
ALMACEN TODO REPUESTOS.
FECHA:
02 -12 -2013
4. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD.
4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION.
4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS.
VERSIO:
0
PAGINA:
1- 10
4.2.3 DOCUMENTACIÓN.
1. OBJETIVO
Establecer un procedimiento documentado necesario para el control,
aprobación y, revisión, distribución y conservación de los documentos del
almacén todo repuesto de santa rosa de cabal para asegurar la disponibilidad
en los puntos de uso. Así mismo controlar los documentos externos de tal
forma que tenga documentos de versiones actualizadas, evitando que se
utilice información obsoleta y cambios no autorizados.
2. ALCANCE
Ejecutar todos los documentos gestión de calidad, internos y externos.
3. DEFINICIONES
3.1 DOCUMENTO:
Es toda aquella información contenida y registrada sobre cualquier
soporte material y que es producido, recibido y conservado por el
almacén todo repuesto, durante el desarrollo de sus actividades.
3.2 DOCUMENTO INTERNO:
Es aquel creado y aprobado por el almacén todo repuestos.
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
PÁGINA:
2 - 10
3.3 DOCUMENTO EXTERNO (FO-AC-005)
Información general en el ámbito externo de la empresa Leyes,
decretos, resoluciones.
3.4 DOCUMENTOS OBSOLETOS (FO-AC-004)
Documentos que han sido reemplazados por una versión nueva que ha
sido actualizada.
3.5 DOCUMENTOS ELECTRONICO EN MEDIO MAGNETICO
En el almacén todo repuestos, son aquellos documentos que son
guardados en un computador.
4. Generalidades
4.1 identificar los documentos internos y externos.
4.2 controlar los documentos obsoletos.
4.3 asegurarse de que los documentos estén legibles, identificables y
este a la disponibilidad de los operarios.
4.4 Toda la documentación de la empresa es identificada mediante el
sistema de codificación descrito en la norma fundamental y el estado de
revisión es definido en el encabezado del documento.
5. PROCEDIMIENTO CONTROL DOCUMENTOS
5.1 ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO :
Todos los documentos correspondientes al sistema de gestión de
calidad serán elaborados e identificados por el responsable del proceso
describiendo acciones y actividades reales y no ideales de acuerdo con
los requisitos requeridos de la norma.
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
5.2
PÁGINA:
3 - 10
MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS (FO-AC-003) :
Cuando se requiere efectuar un cambio en algún documento FO-AC-003
del sistema de gestión de calidad se debe tener en cuenta las siguientes
consideraciones:
-
Solicitud escrita por parte de la persona o personas que intervienen
en el proceso exponiendo las razones por las cuales el documento
debe ser modificado ante la Coordinación del SGC quien estima la
conveniencia de la modificación.
-
Si es conveniente la modificación, se procede a crear la nueva
versión del documento FO-AC-004 sometiéndose al mismo proceso de
elaboración, revisión y aprobación que el documento original.
-
Se realiza la divulgación de la modificación a los que intervienen en
el proceso, luego se deja fuera de circulación el documento anterior
(original y copias) y se reemplaza por el documento modificado.
5.3 APROBACIÓN DE LOS DOCUMENTOS:
Una vez aprobado el documento, se distribuye a todas las personas
implicadas en el proceso para su divulgación y cumplimiento.
Existe una copia de todos los documentos del Sistema de Calidad, que
el Coordinador de Calidad mantendrá actualizada en computador que
estará a la disposición del gerente.
Los tipos de documentos tales como procedimientos tienen condición de
“Copia Controlada para uso interno”, mientras que el manual de calidad,
plan de calidad y manual de funciones son clasificados como “Copia No
Controlada para uso interno”.
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
PÁGINA:
4 - 10
Nota: La distribución de un documento modificado se realiza a los
responsables del proceso o procedimiento correspondiente, se recogen
las copias de la versión anterior dejando una copia con el sello de
documento obsoleto y destruyendo las demás copias.
5.3 REVISIONES PERIÓDICAS :
Los documentos del Sistema de Gestión de Calidad son revisados
periódicamente y actualizados cada vez que sea necesario con el fin de
asegurar su continua efectividad según la Norma ISO 9001 y comprobar
si los procedimientos continúan siendo aplicables o deberían ser
modificados.
5.4
PRESTAMO DE DOCUMENTOS (FO-AC-002):
.
El préstamo de los documentos FO-AC-002 se controlará mediante el
formato
Préstamo de documentos” donde se especifica el nombre
del documento, quien lo entrega, a quien fue entregado, fecha de
préstamo y fecha de devolución
5.5 DOCUMENTOS OBSOLETOS (FO-AC-004:
El responsable de Calidad, en el momento de distribuir una nueva
edición, se encargará de retirar y destruir las copias obsoletas FO-AC-004
identificándolas como tal para evitar posibles errores y prevenir su uso
no intencionado. Así mismo, guardará a modo de historial el original del
documento obsoleto identificándolo con el sello respectivo.
Nota: Los documentos obsoletos son archivados por el responsable de
Calidad con la identificación de “Copia Obsoleta”. Y con el sello respecto
para evitar confusiones.
5.6 DOCUMENTACIÓN EXTERNA (FO-AC-005) :
En cada proceso se identifican los documentos externos FO-AC-005
que pueden incidir o afectar la calidad de los procesos y servicios de
la institución, se informa al responsable del proceso que pueda estar
SISTEMA DE GESTION DE
SISTEMACALIDAD
DE GESTION DE
CALIDAD
PÁGINA:
PÁGINA:
5 - 10
6 - 10
Afectado para tomar las acciones y medidas correspondientes.
Para tener un mejor control de los documentos externos debemos
tener en cuenta las siguientes instrucciones:
-
-
Llega de los documentos.
se coloca la fecha de recepción.
La secretaria de administrativa recibe el documento ya que ella es a
encargada de los documentos externos.
Los documentos de origen externo como DIAN, código de comercio,
documentos de los clientes y proveedores, norma ISO 9001:2008
deberá ser controlada por la secretaría administrativa , cuando el
documento llega se le coloca “ sello controlado “ , la secretaría
administrativa se encarga de entregar el archivo a la persona
responsable .
Los documentos considerados importantes serán archivados.
5.7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA :
Los documentos de referencia sirven como base, soporte o que guardan
relación directa con un proceso, procedimiento o documento del Sistema
de gestión de la Calidad. De los documentos de referencia se llevan
registros.
6. RESPONSABLE
CARGO
FUNCION
Revisar, difundir, implementar, controlar,
mejorar y mantener el procedimiento de
control de documentos.
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN Aprobar la modificación o actualización de
S.G.C
documentos.
Aprobar la solicitud de creación o
Anulación de documentos.
Reunir los documentos obsoletos.
Recibir y entregar a la persona
correspondiente los de origen externo.
SECRETARIA GENERAL
Apoyar al gerente general en el control de
documentos.
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
CARGO: Coordinadora SGC
CARGO: Gerente Gral
CARGO: Gerente Gral
FIRMA:
FIRMA:
FIRMA:
Kelly Maritza Parra Henao.
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
ANEXO No. 1
CONTROL DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION, MODIFICACIÓN O
ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS:
PÁGINA:
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
DIAGRAMA
DE FLUJO
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Inicio
Elaboración de todos los documentos
que componen el SGC.
Representante
del SGC
Revisión de los documentos.
Representante
del SGC
Modificación de los documentos.
Representante
del SGC
¿Cumple con los objetivos de la
organización?
Gerente
General
Aprueba el documento.
Gerente general
Adecuación de los documentos según
la norma establecida.
Secretaria
Distribución de los documentos.
Representante
del SGC
Se da a conocer a todo el personal el
nuevo documento.
Represéntate
SGC
NO
SI
PÁGINA:
8 - 10
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
PROCEDIMIENTO DE DOCUMENTOS OBSOLETOS
DIAGRAMA
DE FLUJO
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Inicio
NO
Recolectar todos los documentos
obsoletos.
Secretaria
Informar al personal responsable del
área del cambio del documento.
Representante
del SGC
Distribuir el nuevo documento al
personal interesado.
Representante
del SGC
¿Es necesario guardar el documento
obsoleto?
SI
Identificarlo con el sello de
obsoleto.
Secretaria
Archivar el documento obsoleto.
Secretaria
Se elimina el documento.
PÁGINA:
9 - 10
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
PROCEDIMIENTO CONTROL DOCUMENTOS EXTERNOS.
DIAGRAMA
DE FLUJO
DESCRIPCION DE LA
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Inicio
Llegada documento.
Secretaria
Se le coloca la fecha
de recepción.
Secretaria
Se firma el
documento.
Secretaria
Identifica con el
sello controlado.
Secretaria
¿Es necesario
guardar documento
externo?
SI
NO
Archivar el
documento externo
lugar conocido por
todos.
Secretaria
Se elimina el
documento.
Secretaria.
PÁGINA:
10 - 10
ALMACEN TODO REPUESTOS.
FECHA:
02 -12-2013
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD.
4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION.
4.2.4 CONTROL DE REGISTROS.
4.
VERSIO:
1
PAGINA:
1-6
4.2.4 REGISTROS
1. 0BJETIVOS :
Este procedimiento tiene por objetivo políticas, condiciones,
actividades, responsabilidades y contralores para lograr una
adecuada identificación, retención e identificación de los registros de
acuerdo al sistema de gestión de calidad.
2. ALCANCE:
Aplicación de todos los sistemas de gestión de calidad, aéreas y
personal involucrado para controlar los registros.
3. DEFINICIONES :
3.1 IDENTIFICACIÓN:
Los registros deben ser fácilmente identificables. La identificación
debe realizarse en dos niveles. En un primer nivel son identificados
por el formato empleado para su cumplimentación y después, en un
segundo nivel, se deben diferenciar por un campo identificador
presente en el propio formato: la fecha de cumplimentación, el
número, el nombre de la persona, etc.
3.2 ALMACENAMIENTO:
Es necesario determinar donde se realiza el archivo de los registros
para poder después encontrarlos fácilmente.
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
PÁGINA:
2- 6
3.3 PROTECCIÓN:
Es necesario determinar los niveles de protección de los registros
para así evitar cambios en la información que contienen, por ejemplo
protección con contraseña o existencia de archivos con acceso
restringido. Un aspecto fundamental es la realización de copias de
seguridad de los registros digitales de la organización.
3.4 RECUPERACIÓN:
Es necesario determinar la metodóloga para acceder y encontrar
registros de actividades anteriores.
3.5 RETENCIÓN:
Es necesario determinar el tiempo de conservación de los registros.
Es recomendable, exigible por algunas entidades de certificación,
que el tiempo de conservación sea de tres años, coincidiendo así con
el plazo de concesión de los certificados ISO 9001. Hay que recordar
que pueden existir registros que por cuestiones legales tienen un
tiempo de conservación mayor.
3.6 DISPOSICIÓN DE LOS REGISTROS:
Es necesario determinar cómo se efectuará la eliminación de los
registros o donde se archivarán de forma indefinida, si así se ha
establecido.
4. GENERALIDADES
4.1 Es necesario que cada persona según sus funciones en la
organización tenga claramente establecido el tipo de registro
que debe manejar y mantener.
4.2 Todos los registros del ALMACEN TODO REPUESTOS serán
guardados en un lugar seguro, con el fin de evitar posibles
daños, pérdida o deterioro físico.
4.3 Es necesario contar con un control de registros por que brinda
información ayuda dirigir la empresa de manera eficiente.
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
PÁGINA:
3-6
5. PROCEDIMIENTO
5.1 ELABORACIÓN E IDENTIFICACION DE LOS REGISTROS.
Todos los registros correspondientes al Sistema de Gestión de la Calidad, se
identifican, elaboran, aprueban, modifican y anulan de acuerdo con el manual
del sistema de gestión de calidad.
Cada formato del registro FO-AC-006 que haga parte del sistema de gestión de
calidad cuenta con el código del registro, nombre del registro, elemento de la
norma a la cual corresponde dicho registro, revisión No., departamento, lugar
donde se puede recuperar, el tiempo en que se debe archivar, y la disposición
final.
Los registros generados por cada área de la empresa serán recolectados por la
secretaria del almacén quien responde por la legibilidad y preservación, así
como por mantener la actualización de su información. Los registros han de ser
perfectamente claros y estar siempre disponibles para su presentación cuando
sea requerido.
Puesto que los registros es una lista maestra FO-AC-006 de tipo de documentos
de características especiales dado que no se pueden modificar, se clasifican
principalmente como:
- Correspondencia de entrada y de salida (incluye faxes y correos
Electrónicos)
- Notas Internas (incluye oficios)
- Actas de reunión
- Formatos diligenciados
- Formularios
- Informes
- Bases de Datos
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
PÁGINA:
4- 6
De otra parte, cualquiera de los anteriores tipos de registros puede ser
elaborado y presentados por los responsables de procesos mediante uno o la
combinación de los dos siguientes medios, según se requiera:
- Registros de medio magnético, que son elaborados y mantenidos en
Computador y cuya responsabilidad recae principalmente en las personas que
los diligencian, puede ser éste su principal medio de Archivo.
- Registros físicos, editados en cualquier medio como papel, fotografías u otro,
y cuya responsabilidad recae en las personas que los diligencian y Archivan.
Los registros impresos son controlados por el responsable del área tanto en la
elaboración del formato como en la recolección de la información.
5.2 ARCHIVO DEL REGISTRO.
Los distintos registros resultantes de las actividades son mantenidos en archivo
por los responsables designados, de acuerdo con lo indicado en el Formato de
Control de Registros.
La responsabilidad de archivar los registros conlleva la del mantenimiento y
cuidado de los archivos, por lo tanto, cada proceso tiene registros asociados
los cuales son almacenados en un fólder asignado para ello, debidamente
marcado.
Solo debe estar dentro de cada fólder, lo registros del año cursante y del año
anterior para evitar la saturación de los mismos.
La secretaria la responsable de archivar cada tipo de registro establece las
condiciones que minimicen el riesgo de pérdida o deterioro por accidentes,
condiciones ambientales, entre otros, por lo tanto se cuenta con archivadores y
estantes apropiados para garantizar la integridad física y la conservación de la
información consignada en los registros.
PÁGINA:
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
5-6
5.3 ALMACENAMIENTO DE LOS REGISTROS.
Las carpetas, folder, cualquier otro medio de almacenamiento de los registros
físicos o magnéticos se identifican mediante el nombre del archivo, su código,
el año al que pertenecen, todos los registros magnéticos debe existir copia de
respaldo. Almacenar el registro en forma apropiada y asegura que el registro
en cuestión sea expuesto al mínimo riesgo de pérdida, daño o deterioro.
6. RESPONSABLES
CARGO
SECRETARIA
ADMINISTRATIVA
FUNCION
- Realizar el control del registros y archivarlos .
- almacenar los registros físicos y magnéticos .
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
CARGO: Coordinadora SGC
CARGO: Gerente Gral
CARGO: Gerente Gral
FIRMA:
FIRMA:
FIRMA:
Kelly Maritza Parra Henao.
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
ANEXO No. 1
CONTROL DE REGISTROS
DIAGRAMA DE
FLUJO
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Inicio
Diligenciar el formato del registro
correspondiente según el área.
Identificar el registro.
Entregar los registros a la secretaria.
Persona encargada
de diligenciar el
registro.
Secretaria
Persona encargada
de diligenciar el
registro.
NO
¿Están los registros completos,
correctos y legibles?
SI
Proteger y conservar el registro.
archivar los registros en orden según el
código del registro
Secretaria.
Secretaria.
PÁGINA:
6-6
ALMACEN TODO REPUESTOS.
FECHA:
5.
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD.
5.6 REVISION POR LA DIRECCION.
02 -12 -2013
VERSIO:
0
PAGINA:
1- 5
1. OBJETIVO :
Establecer las directrices para revisar el SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD de tal manera que permita evaluar la conveniencia,
adecuación y eficiencia continua.
2. ALCANCE :
Este proceso aplica a todos los procesos que forman el SGC del
ALMACEN TODO REPUESTOS DE SANTA ROSA DE CABAL.
3. DEFINICIONES :
3.1 ADECUACIÓN:
Determinación de la suficiencia total de las acciones, decisiones,
etc., para cumplir los requisitos.
3.2 CONVENIENCIA:
Grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las
metas y políticas organizacionales.
3.3 EFECTIVIDAD:
Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados
planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y
disponibles.
3.4 EFICACIA:
Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se
alcanzan los resultados planificados.
3.5 EFICIENCIA:
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
PÁGINA:
2-5
Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
3.6 MEJORA CONTINUA:
Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los
requisitos.
4. GENERALIDADES :
EL ALMACEN TODO REPUESTOS cuenta con un procedimiento para
la evaluación cuyo objetivo es evaluar y determinar la eficacia del
Sistema de Gestión de la Calidad y tomar las acciones necesarias para
la mejora. Esta revisión se realizará semestralmente por parte de la Alta
dirección.
5. PROCEDIMIENTO REVISION POR LA DIRECCION :
5.1 ELEMENTOS DE ENTRADA :
Para el sistema de GESTION DE CALIDAD la información de entrada
para la revisión de la Dirección debe incluir:
 Resultados de las auditorias.
 Retroalimentación del cliente.
 Desempeño de los procesos y la conformidad del producto.
 Estado de acciones correctivas y preventivas.
 Acciones de seguimiento de revisión por la Dirección previas.
 Evaluación del cumplimiento de los requisitos legales.
 Comunicaciones relevantes con partes interesadas,
incluyendo quejas.
 Grado de cumplimiento de los objetivos de calidad.
5.2 RESULTADOS DE LA REVISION :
Los resultados de la revisión por la Dirección deben ser consistentes
con el compromiso por la mejor e incluir todas las decisiones y
acciones relacionadas:
 La mejora de la eficiencia del sistema de gestión y sus
procesos.
 La mejora del producto en relación con los requisitos de los
clientes.
 La necesidad de los recursos,
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD

PÁGINA:
3-5
Desempeño en la calidad.

Otros elementos que puedan influir en los sistemas de gestión
de calidad.
5.3 PERIOCIDAD Y REGISTRO :
A fin de que se cubran los sistemas completos del SISTEMA DE
GESTION DE CALIDAD, será adecuado realizar una revisión por la
Dirección formal una vez cada seis meses como mínimo , que se
debe completar con la participación del Gerente General en los
comités técnicos de calidad mensualmente , como estrategia para
asegurar que la política y objetivos de calidad , que los sistemas son
adecuados , que se toman acciones de mejora continua y se realiza
seguimiento a la comunicación de los clientes y partes interesadas,
reportes de auditorías ( internas y externas ) y seguimiento al
resultado de revisiones gerenciales previas .
Se mantendrá registro de la revisión () que contenga todos los
elementos de la revisión junto con cualquier acción tomada y fecha
de ejecución. Las conclusiones de la revisión deberán estar
disponibles para la comunicación y consulta por parte por parte de
los empleados del ALMACEN TODO REPUESTOS.
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
PÁGINA:
4-5
6. RESPONSABLES :
CARGO
FUNCION
GERENTE GENERAL.
El objetivo de un gerente general es hacer cumplir el alcance los
objetivos, y la productividad del trabajador. Administrar el ALMACEN y
hacer cumplir todas las normas legales; diseñar puestos de trabajo, los
recursos y los procesos. Establecer controles (conocer los requerimientos
mínimos de rentabilidad, los límites de la competencia)
• Influir y responsabilidad social; entender los efectos y los problemas
sociales; la relación empresa estado.
-Realizar el control de los registros y archivarlos.
- almacenar los registros físicos y magnéticos.
SECRETARIA.
DIRECTOR DE CALIDAD.
Dirigir, planificar, organizar y controlar los procesos, procedimientos y
actividades relacionados con la gestión de la calidad, con el fin de
garantizar el cumplimiento de sus
estándares, normas y detectar los productos defectuosos, así como,
favorecer la mejora continua.
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
CARGO: Coordinadora SGC
CARGO: Gerente Gral
CARGO: Gerente Gral
FIRMA:
FIRMA:
FIRMA:
Kelly Maritza Parra Henao.
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
ANEXO No. 1
REVISION POR LA DIRECCION
DIAGRAMA
DE FLUJO
DESCRIPCION DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Inicio
Desarrollo de la
Revisión por la
Dirección.
Gerente General
- Secretaria Director de Calidad.
Conclusiones de la
Revisión por la
Dirección.
Gerente General
- Secretaria Director de Calidad.
Periocidad.
Gerente General.
Registro.
Secretaria
Administrativa.
PÁGINA:
5- - 5
ALMACEN TODO REPUESTOS.
FECHA:
02 – 12-2013
VERSIO:
6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS.
6.2. RECURSOS HUMANOS.
0
PAGINA:
1- 5
1. OBJETIVOS :
Aplicar los lineamentos necesarios para los administrativos de
Selección, Inducción, Entrenamiento, Capacitación y Evaluación del
desempeño de los empleados que ingresen al ALMACEN TODO
REPUESTOS.
2. ALCANCE :
Este procedimiento es aplicable al Departamento de Recursos Humanos
del ALMACEN TODO REPUESTOS.
3. DEFINCIONES :
3.1 PERSONAL PERMANENTE:
Es aquel cuyo contrato es de duración indefinida.
3.2 PERSONAL TEMPORAL:
Es aquel cuyo contrato está sujeto a un plazo estipulado, servicio o
trabajo especial.
3.3 RECLUTAMIENTO :
Es la fase preliminar del procedimiento del empleo, que tiene como
objeto atraer personal a la compañía para ser examinado al objeto
de su posible contratación de ellas. El número de personas y su
cualidad dependen, en parte, de la situación del mercado laboral.
3.4 SELECCIÓN:
El objetivo es escoger y clasificar los candidatos más adecuados
para satisfacer las necesidades de la organización.
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
PÁGINA:
2-5
3.5 CONTRATACIÓN:
La contratación es la materialización de un contrato a un individuo a
través de la cual se conviene, acuerda, entre las partes
intervinientes, generalmente empleador y empleado, la realizaciónde
un determinado trabajo o actividad, a cambio de la cual, el
contratado, percibirá una suma de dinero estipulada en la
negociación de las condiciones o cualquier otro tipo
de compensación negociada .
4. GENERALIDADES :
La selección del personal se inicia por medio de convocatoria previsto para ello
se avisara por medio de avisos en diario , internet , para los diferentes cargos
que se requieren en el ALMACEN TODO REPUESTO, los perfiles se definen
de acuerdo a la necesidad que se va a ejecutar.
El personal seleccionado es el idóneo para cumplir con las competencias por
el cargo para el cual es requerido.
5. PROCEDIMIENTO DE RRHH :
5.1 ELABORA Y PUBLICA CONVOCATORIA:
Cuando surge la necesidad de incorporar a una nueva persona al
equipo establece al Gerente General la necesidad de elaborar y
publicar convocatoria por diferentes medios (avisos en diario,
internet).
5.2 RECLUTA LAS HOJAS DE VIDA Y ENVÍA EXPEDIENTES:
 Recibe y revisa solicitudes y documentos de los Candidatos/as.
 Verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la
convocatoria.
 Enviar con oficio los expedientes de los candidatos/as a la Comisión
Dictaminadora para valorar y seleccionar a los candidatos que más
se apeguen al perfil solicitado.
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
PÁGINA:
3-5
5.3 SELECCIONA LAS HOJAS DE VIDA QUE CUMPLIERON CON
LOS REQUISITOS :



Evaluar expedientes de los Candidatos/as.
seleccionar a los candidatos que más se apeguen al perfil solicitado.
Se identifica las competencias requeridas para el cargo se hace las
pruebas técnicas y pruebas psicotécnicas.
5.4 RESULTADOS DE LA EVALUACION :
Se realiza la ponderación de cada una de las fases del proceso para
definir el candidato a contratar.
 La persona es seleccionada y se contacta por vía telefónica,
o correo y se le informa el resultado.
 La persona que no se ajusto a los requisitos requeridos, se
conserva su hoja de vida en el sistema y será consultada en
nuestra búsqueda futura.
5.5 PREPARA DOCUMENTACIÓN E INTEGRA EXPEDIENTE :
Preparar documentación de acuerdo a la normatividad vigente, así
como Constancia de Nombramiento mismas que envía a Gestión de
Recursos Humanos abre expediente en el ALMACEN TODO
REPUESTOS, e imparte curso de inducción.
5.6 INDUCCION DEL CARGO :
Se definen las actividades que va a realizar en el nuevo puesto de
trabajo. Se realiza la introducción de la organización, entrenamiento
e inducción del cargo y seguimiento.
5.7 EVALUACION DE DESEMPEÑO:
Se realiza evaluación de desempeño a los empleados nuevos del
ALMACEN TODO REPUESTOS para comprobar si esta
cumplimento con los objetivos propuestos. Adema nos sirve para
identificar las insuficiencias y problemas del personal evaluado, sus
fortalezas, posibilidades, capacidades.
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
PÁGINA:
4-5
6. RESPONSABLES:
CARGO
FUNCION
Elaborar y controlar el proceso de reclutamiento, selección,
ingreso e inducción del personal, a fin de asegurar la elección de
los candidatos más idóneos para los puestos del ALMACEN y
DIRECTOR DE RECURSOS
Supervisar y controlar los pasivos laborales del personal activo
HUMANOS.
(vacaciones, anticipos de prestaciones sociales) y liquidaciones
de prestaciones sociales, a objeto de cumplir con las
procedimientos establecidos en el ALMACEN.
SECRETARIA
ELABORADO POR:
Realizar el control de los registros y archivarlos.
- almacenar los registros físicos y magnéticos.
REVISADO POR:
APROBADO POR:
CARGO: Coordinadora SGC
CARGO: Gerente Gral
CARGO: Gerente Gral
FIRMA:
FIRMA:
FIRMA:
Kelly Maritza Parra Henao.
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
PÁGINA:
5-5
ANEXO No. 1
PROCEDIMIENTO PARA EL RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE
PERSONAL
DIAGRAMA DE
FLUJO
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Inicio
Publicación de la
Convocatoria.
Jefe de Departamento de
RRHH.
Recluta y envía expedientes.
Jefe de Departamento de
RRHH.
Selecciona.
Jefe Departamento de
RRHH
Resultados de la Evaluación.
Jefe de Departamento de
RRHH.
NO
SI
Prepara documentación e entrega Jefe de Departamento de
expediente.
RRHH.
Inducción del Cargo.
Evaluación de Desempeño.
I
Jefe de Departamento de
RRHH
Jefe de Departamento de
RRHH
ALMACEN TODO REPUESTOS.
FECHA:
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD.
8.2 REQUISITOS DE AUDITORIA.
8.2.2 CONTROL DE AUDITORIA
INTERNA.
8.
02-12-2013
VERSIO:
0
PAGINA:
1-7
8.2.2 AUDITORIA INTERNA.
1. OBJETIVO
Planificar, documentar, ejecutar y hacer seguimiento a las auditorías
internas de calidad para determinar la conformidad o no conformidad de
los procesos que interactúan en el Sistema de Gestión de la Calidad
(SGC), así como la efectividad del mismo para cumplir con los objetivos
de calidad FO-AC-007 establecidos del ALMACEN TODO REPUESTOS,
los requisitos del cliente, de la norma ISO 9001:2008.
2. ALCANCE.
Este procedimiento aplica todas las actividades del SISTEMA DE
GESTION DE CALIDAD del ALMACEN TODO REPUESTOS.
3. DEFINICIONES
3.1 AUDITORIA:
Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener
evidencia y evaluarla objetivamente con el fin de determinar en qué
grado se cumple los requisitos de auditoría.
3.2 EVIDENCIA DE LA AUDITORIA:
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que
son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
PÁGINA:
2-7
3.3 CRITERIOS DE AUDITORÍA:
Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos que se utilizan
como referencia frente al cual se compara la evidencia de la
auditoria.
3.4 AUDITORÍA INTERNA:
Es la revisión de los procesos de una organización realizada por un
empleado de la organización.
3.5 AUDITADO:
Organización o persona sometida a una auditoria
3.6 AUDITOR LÍDER:
Persona con la competencia para coordinar un equipo de auditores
que llevan a cabo una auditoria.
3.7 INTERNO:
Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria bajo la
supervisión del auditor líder.
4. GENERALIDADES.
4.1 El plan de auditorías internas FO-AC-011 deben programarse
considerando el estado y la importancia que tenga el área a auditar en el
proceso, así como los resultados de auditorías previas.
4.2 La frecuencia para determinar el número de auditorías a realizar
depende de la naturaleza de los procesos dado su criticidad en el
SGC, estabilidad y riesgo de no conformidades.
4.3 Las auditorías internas de calidad nos sirve para mirar si se está
cumpliendo con los requisitos de la norma ISO 9001: 2008.
4.4 Evaluar que la auditoría interna de calidad haya mejorado el proceso
auditado.
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
PÁGINA:
3-7
5. PROCEDIMIENTO.
5.1 ELABORAR EL PROGRAMA AUDITAR (FO-AC-011) : Preparar el
Programa de auditorías FO-AC-011 el cual contendrá información acerca
de las auditorias a ejecutar, especificando criterios de auditoría, los
recursos necesarios y las fechas para su realización.
5.2 ASIGNACION AL LIDER DE AUDITARIA Y AL EQUIPO DE
AUDITORIA INTERNA: Una vez elaborado Programa de Auditoria
FO-AC-011de Calidad, realiza los ajustes que se consideren
pertinentes. Se designan a los auditores líderes y auditores internos
de calidad.
Los auditores internos son seleccionados por cada sub dirección por
demostrar buen desempeño en sus actividades y por demostrar
habilidades para resolver problemas, responsable, ético, de
mentalidad abierta, observador.
Los auditores internos mantendrán su calificación realizando al
menos una auditoria semestral. En el caso de nuevos editores
estos se consideran aptos, luego de participar y aprobar un curso de
auditorías internas de calidad. La evaluación de los auditores se
debe realizar al menos una vez semestral, procurando que esta
evaluación sea revisada por la Dirección, los criterios de evaluación
son las cualidades personales, conocimiento, habilidades.
5.3 FORMALIZAR Y DIFUNDIR EL PROGRAMA Y EL PLAN DE
AUDITORIA INTERNA: El equipo de auditoría interna formaliza y
difunde a todos los involucrados (auditores y auditados), los
programas y planes de auditoría a ejecutar.
5.4 ESTABLECER , ELABORAR Y/0 ACTUALIZAR LAS LISTAS DE
VERIFICACIÓN Y LAS HERRAMIENTAS PARA AUDITORÍA
INTERNA : el equipo de auditoría interna , coordinados por el Líder
de la auditoria , revisan , establecen cronograma de auditorías
internas FO-AC-010,actualizan , preparan y/o
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
PÁGINA:
4- 7
elaboran las listas de verificación, herramientas , y documentación
de auditorías internas y asignan responsabilidades a cada miembro
del equipo auditor.
5.5 REALIZAR LA REUNION DE APERTURA Y EJECUTAR LA
AUDITORIA INTERNA EN EL AREA AUDITAR CON BASE AL
PROGRAMA Y EL PLAN DE AUDITORIA INTERNA :
El equipo de auditoría interna, como parte del proceso de ejecución
de auditorías internas, realizan la reunión de apertura con el área a
ser auditada. Realizan la auditoria con el apoyo de sus herramientas
de auditoría y en base en el plan de auditorías internas, apegándose
a los requisitos y mejores prácticas de la norma internacional ISO
9001:2008.
5.6 RECOPILAR, VERIFICAR Y REGISTRAR INFORMACION,
PRODUCTO DE LA AUDITORIA INTERNA Y REALIZAR
REUNIONES CON EL EQUIPO AUDITAR:
EL equipo de auditoría interna es el responsable de recopilar,
verificar y registrar toda la información, evidencia objetiva y registro
de la calidad que de muestren el cumplimiento de los requisitos de
la calidad.
5.7 ELABORAR CONCLUSIONES DE AUDITORIAS INTERNAS,
REALIZAR REUNIONES DE CIERRE Y RETROALIMENTAR A
LOS AUDITADOS:
El equipo de auditoría interna registra y redacta hallazgos
encontrados durante en la ejecución de las auditorías internas. Se
realiza una reunión de cierre donde se hace una retroalimentación
de la auditoria.
5.8 ELABORAR, PRESENTAR, INFORME DE LA AUDITORÍA
INTERNA:
Con la información recopilada elaborar el informe FO-AC-013 de
auditoría presentando registro completo de la auditoria y presentar
al Comité de Calidad.
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
PÁGINA:
5- 7
5.9 IDENTIFICAR Y REGISTRAR NO CONFORMIDADES, ACCIONES
CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS E INICIATIVAS DE MEJORA: Si
durante la auditoria se hallaron no conformidades FO-AC-014 se
debe diseñar el Plan de mejoramiento necesario para emprender
acciones correctivas o preventivas de la no conformidad encontrada
e identificar las causas que las originaron. Se realiza seguimiento al
Plan de mejoramiento suscrito entre el responsable del proceso y el
comité de calidad.
6. RESPONSABLES
CARGO
DIRECTORES AREAS.
FUNCION
Comunica y selecciona el grupo y líder de las auditorias.
Auditores internos son seleccionados por cada sud director
del área por demostrar buen desempeño, responsables, demostrar
habilidades para resolver problemas.
LIDER DE LA AUDITORIA.
Comunicar a los miembros del equipo todos los detalles de la logística,
objetivos de la auditoría y métodos.
Asignar tareas a los miembros del equipo, preferiblemente en
espacios de
media jornada.
Se asegura que los miembros del equipo están completamente
preparados.
EQUIPOS DE LA AUDITORIA.
Diplomático, paciente, buen comunicador , responsable , puntual
disciplinado, analítico , honesto .
Estando preparado, siendo directo, decisivo y preciso .
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
ELABORADO POR:
PÁGINA:
6-7
REVISADO POR:
APROBADO POR:
CARGO: Coordinadora SGC
CARGO: Gerente Gral
CARGO: Gerente Gral
FIRMA:
FIRMA:
FIRMA:
Kelly Maritza Parra Henao.
ANEXO No. 1
AUDITORIAS INTERNAS
PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICAR, DOCUMENTAR, EJECUTAR Y
HACER SEGUIMIENTO A LAS AUDITORÍAS INTERNAS:
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
DIAGRAMA DE
FLUJO
DESCRIPCION DE
LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Inicio
Elaborar el
programa auditar.
Líder de la
auditoria.
Asignación equipo
auditar y líder.
Gerente General.
Formalizar y
difundir el
programa auditar.
Lista de
verificación y
herramientas para
auditoría interna.
Líder de la
auditoria.
Equipo auditoria.
Realizar reunión de Equipo auditoria.
apertura.
NO
Registrar la
información de la
auditoria.
Líder de la
auditoria.
Identificar y
registrar no
conformidades.
Equipo auditoria.
SI
Elaborar
conclusiones.
Líder de la
auditoria y equipo
auditar.
PÁGINA:
7 -7
ALMACEN TODO REPUESTOS.
FECHA:
02-12-2013
8.
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD.
8.3. CONTROL DE PRODUCTOS NO
CONFORMES.
VERSIO:
0
PAGINA:
1-5
8.3 CONTROL DE PRODUCTOS NO CONFORMES.
1. OBJETIVOS:
Establecer la metodología para identificar y controlar el producto que no sea
conforme con sus requisitos, `para prevenir y asegurar la entrega no intencional
de productos que no cumplan con la calidad.
2. ALCANCE:
Este procedimiento nos sirve para controlar los productos no conformes del
ALMANCEN TODO REPUESTOS DE SANTA ROSA DE CABAL.
3. DEFINICIONES:
Producto o Servicio No Conforme: Producto o Servicio que no es conforme
con los requisitos; Producto o Servicio que no cumple con los requisitos.
Producto: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos.
No conformidad: incumplimiento de un requisito.
Concesión: autorización para utilizar o liberar un producto que no es conforme
con los requisitos para su uso previsto.
Corrección: acción tomada para eliminar una no conformidad.
Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u
obligatoria.
Reparación Acción: tomada sobre un producto no conforme para convertirlo
en aceptable para su utilización prevista.
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
PÁGINA:
2-5
Acción correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s)
de una No conformidad detectada u otra situación indeseable.
Acción preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s)
de una No conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.
4. GENERALIDADES:
EL ALMACEN TODO REPUESTOS controla los productos no conformes
mediante la toma de acciones para eliminar la no conformidad detectada.
5. PROCEDIMIENTO NO CONFORME:
5.1 DETECTAR EL PRODUCTO NO CONFORME:
Un producto no conforme es aquel que no cumple con los requisitos
establecidos en cada proceso es detectado durante o después de la ejecución
del proceso por el personal involucrado en los procesos. El producto no
conforme lo registramos y lo evidenciamos.
5.2 NOTIFICAR EL RESPONSABLE DEL PROCESO:
La persona que identifica el producto no conforme notifica de manera verbal o
de manera escrita el responsable del proceso. Quien es el encargado de
analizar si procede la notificación para hacer el registro de producto no
conforme.
5.3 REGISTRAR PRODUCTOS NO CONFORMES:
En caso de proceder la notificación del producto no conforme el responsable
del proceso debe registrar el producto no conforme en el formato que
concluye:




La fecha de detección.
El número consecutivo.
El nombre del proceso.
El nombre de la dependencia.
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD



PÁGINA:
3-5
Nombre y cargo de la persona que reporta.
Fuente del hallazgo.
Breve descripción del producto no conforme detectado.
5.4 DECIDIR ACCIONES APLICAR:
El responsable del proceso debe decidir el tratamiento aplicar y derivar si
fuese necesario su ejecución.

Rechazar el producto no conforme.
5.5 VERIFICAR LA EFICIENCIA DE LA ACCION:
Una vez aplicado el tratamiento de acción, el responsable del proceso y
el responsable de la implantación deben verificar la eficiencia de este.
Si las acciones tomadas no fueron eficaces, se debe proceder
nuevamente según el punto 5.4 del presente procedimiento, hasta que
se demuestre la conformidad.
5.6 ANALISIS DEL EXPEDIENTE DE PRODUCTO NO CONFORME:
El responsable del proceso y el responsable de la implantación deben
de analizar el expediente del producto no conforme generado, al fin de
tomar acciones correspondientes e informar acerca de los productos no
conformes al gerente general para tomar acciones correctivas.
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
PÁGINA:
4-5
5.7 ARCHIVAR EL REGISTRO:
Archivar el registro según el procedimiento de control de registros y
enviar copia a la secretaría administrativa y al Grupo de Gestión de la
Calidad.
6. RESPONSABLES.
CARGO
FUNCION
GERENTE GENERAL.
Tomar decisiones para solucionar el producto no conforme.
- verificar y controlar el producto no conforme.
- verificar que las acciones tomadas se han eficaces.
DIRECTOR DE CALIDAD
ALMACENITAS
Verifica y controla que todos los productos cumplan con los estándares
de calidad.
- Tomar decisiones para las acciones correctivas y preventivas
- Registrar productos no conformes
-Verificar la eficiencia de la acciones.
Recibe y revisa materiales, repuestos, equipos, y otros suministros que
ingresan al almacén.
-Verifica que las características de materiales, repuestos, equipos y/o
suministros que ingresan al almacén se correspondan con la requisición
realizadas.
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
CARGO: Coordinadora SGC
CARGO: Gerente Gral
CARGO: Gerente Gral
FIRMA:
FIRMA:
FIRMA:
Kelly Maritza Parra Henao.
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
PÁGINA:
5-5
ANEXO # 1
PROCEDIMIENTOS CONTROL DE PRODUCTOS NO CONFORMES.
DIAGRAMA DE
FLUJO
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Inicio
Detectar el producto no conforme.
Comunicar al responsable del proceso.
Almacenista.
Almacenista.
Registrar el producto no conforme.
Director de Calidad.
Tomar acciones para eliminar la no
conformidad.
NO
Verificar el cumplimiento de las
acciones tomadas.
Director de Calidad.
Director de Calidad.
Gerente General.
¿Se cumplieron los requisitos?
Director de Calidad.
Archivar el registro.
Secretaria
Administrativa.
SI
ALMACEN TODO REPUESTOS.
FECHA:
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD.
8.5.2. ACCION CORRECTIVA.
8.5
02-12-2013
VERSIO:
0
PAGINA:
1- 4
1. OBJETIVOS :
Definir el procedimiento para realizar las acciones correctivas, sobre las
no conformidades detectadas en el sistema de GESTION DE CALIDAD.
2. ALCANCE :
Este procedimiento es aplicable para las áreas que afectan directamente
la calidad del proceso o sistema de gestión de calidad.
3. DEFINICIONES :



No conformidad: incumplimiento de un requisito.
Corrección: acción tomada para eliminar una no conformidad.
Acción correctiva: acción tomada para eliminar la causa de una
no conformidad detectada u otra situación indeseable.
4. GENERALIDADES :
EL ALMACEN TODO REPUESTOS cuenta con un procedimiento de acciones
correctivas para prevenir las ocurrencias de la no conformidad y determinar e
implementar las acciones necesarias.
5. PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS :
5.1 IDENTIFICAR OBSERVACIONES, NO CONFORMIDADES,
INICIATIVAS DE MEJORA, Y CLASIFICAR EL TIPO DE ACCION :
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
PÁGINA:
2-4
El líder del proceso y/o el personal del proceso analiza la no
conformidad detectada o el área de de la causa raíz para evitar que
se presente la No conformidad, y con esto se evalúa y determina el
Tipo acción a realizar (correctiva), lo anterior en función del registro
conformidad.
5.2 INVESTIGAR CAUSA RAIZ, PREPARAR PROPUESTA DE
MEJORA, EVALUAR ALTERNATIVAS, DOCUMENTAR PLAN DE
ACCION Y DEFINIR EQUIPO DE TRABAJO:
El líder del proceso y/o el personal del proceso llevan a cabo un
análisis de investigación para determinar la causa raíz del problema
y en función de esto elabora una propuesta en general para
resolverla, esto de manera individual o en conjunto con el equipo de
trabajo que el mismo determina para resolverla .estas acciones se
documentan y de igual forma se establece un equipo de trabajo que
desarrollara e implementar la acción correctiva.
5.3 REGISTRAR EL RESULTADO DE INVESTIGACION PARA LA
ACCION CORRECTIVA :
El líder del proceso registra la acción con el fin de formalizar los
trabajos y las acciones.
5.4 EJECUTAR LA ACCION CORRECTIVA , EN CONJUNTO CON EL
EQUIPO DE TRABAJO :
El líder del proceso y/o el equipo de trabajo desarrollan la acción,
realizando pruebas y con base al plan de trabajo que elaboran.
5.5 DAR SEGUIMIENTO A CADA PROCESO DE DESARROLLO
ACCION CORRECTIVA :
El líder del proceso con base a la acción correctiva, registra el
avance del proceso. Esta actividad se realiza desde el registro de la
acción, hasta el cierre de la acción.
5.6 VERIFICAR LA EFECTIVIDAD EN LA OPERACIÓN Y EN EL SGC,
REALIZAR AJUSTES EN EL CASO NECESARIO Y
RETROALIMENTA A LOS RESPONSABLES :
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
PÁGINA:
2-4
3
El líder de la implantación evalúa el impacto y el efecto de la acción
implantada en la operación y en el sistema de gestión de calidad y
en caso de que aplique realiza los ajustes y modificaciones.
6. RESPONSABLES
CARGO
FUNCION
DIRECTOR DE CALIDAD
Verifica y controla que todos los productos cumplan con los
estándares de calidad.
- Tomar decisiones para las acciones correctivas y preventivas
- Registrar productos no conformes
-Verificar la eficiencia de la acción.
SECRETARIA
Realizar el control de los registros y archivarlos.
- almacenar los registros físicos y magnéticos.
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
CARGO: Coordinadora SGC
CARGO: Gerente Gral
CARGO: Gerente Gral
FIRMA:
FIRMA:
FIRMA:
Kelly Maritza Parra Henao.
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
ANEXO No. 1
ACCIONES CORRECTIVAS
DIAGRAMA DE DESCRIPCION
FLUJO
DE LA
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Inicio
Identificación
no
conformidad.
Director de
Calidad.
Investigar la
causa raíz.
Director de
Calidad .
Registrar la
acción
correctiva.
Secretaria
General.
Ejecutar la
acción
correctiva.
Director de
Calidad.
NO
SI
¿Conforme?
Seguimiento.
Fin.
Director de
Calidad.
PÁGINA:
4-4
ALMACEN TODO REPUESTOS.
FECHA:
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD.
8.5.3. ACCION PREVENTIVAS.
8.5
02-12-2013
VERSIO:
0
PAGINA:
1- 6
1. OBJETIVO :
Este procedimiento tiene como objetivo para determinar las no
conformidades potenciales, las causas y evitar su ocurrencia reforzando
de esta forma la política de la mejora continua.
2. ALCANCE :
Este procedimiento aplica para todos los procedimientos del SISTEMA
DE GESTION DE CALIDAD, identificados en el alcance del MANUAL
DE CALIDAD.
3. DEFINICIONES
3.1 ACCIONES PREVENTIVAS :
Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una
no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.
NOTA 1: Puede haber más de una causa para una no conformidad
potencial.
NOTA 2: La acción preventiva se toma para prevenir que algo
suceda, mientras que la acción correctiva se toma para prevenir que
vuelva a producirse.
4. GENERALIDADES :
EL ALMACEN TODO REPUESTOS cuenta con un procedimiento
acciones preventivas para evitar o eliminar una no conformidad
potencial y disminuyendo los problemas en gran medida.
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
PÁGINA:
3-4
5. PROCEDIMIENTO DE ACCIONES PREVENTIVAS :
5.1 IDENTIFICAR LA NO CONFORMIDAD POTENCIAL :
Cuando un operario detecta una no conformidad potencial y informa al
responsable del proceso para su conocimiento y análisis. Las no
conformidades se pueden identificar mediante:
 Sugerencias de los clientes y los funcionarios.
 Análisis de las peticiones, quejas y reclamos de los clientes.
 Observaciones de las auditorias de evaluación.
 Resultados de las auditorías internas y externas.
5.2 ANALIZAR LA NO CONFORMIDAD POTENCIAL :
El líder del proceso y el equipo de trabajo analizan la necesidad de
tomar una acción preventiva o de evitar una no conformidad.
5.3 DESCRIBIR LA NO CONFORMIDAD POTENCIAL:
El líder del proceso describe claramente el riesgo o no conformidad
potencial en el campo “registro de la no conformidad potencial
“Descripción de la No Conformidad Potencial del MEJ--FR-12 “Registro
de Acciones Preventivas”.
5.3 IDENTIFICAR LAS POSIBLES CAUSAS:
Responsable del Proceso y su equipo de trabajo, realizan un análisis
de la(s) posible(s) causa(s) que generaría(n) la No
Conformidad y la(s) documenta(n) en el campo “Identificación de
Posible(s) Causa(s)” del formato MEJ-FR-12 “Registro de
Acciones Preventivas”.
En la identificación de causas se pueden emplear diferentes métodos
para la toma de decisiones, tales como; Diagrama Causa–Efecto o
Espina de Pescado Diagrama del Por qué, Por qué, entre otros.
5.4 ESTABLECER LA ACCIÓN:
El Líder del Proceso o quien este delegue, y su equipo de trabajo,
definen acciones para eliminar las causas potenciales y asegurar
que la no conformidad no suceda, dejando evidencia de estos
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
PÁGINA:
3-6
Compromisos en el campo “Acciones a Tomar” del MEJ--FR-12
“Registro de Acciones Preventivas”., incluyendo los responsables de
tomar la(s) acción(es), la fecha de implementación y el responsable
del seguimiento a la eficacia de la(s) acción(es) tomada(s).
Es importante tener en cuenta que los responsables del seguimiento
a las acciones tomadas deben ser diferentes a quienes tomaron la
acción con el fin de asegurar la objetividad.
5.5 EJECUTAR LA ACCIÓN:
El responsable(s) de tomar la(s) acción(es) se asegura(n) de eliminar
las posibles causas que conduzcan a la ocurrencia de no
conformidad y de dejar las evidencias que se consideren pertinentes
para la verificación de la eficacia de las mismas. Sí es posible, las
evidencias se anexan al MEJ--FR-12 “Registro de Acciones
Preventivas”. Para el seguimiento de la eficiencia.
5.6 REALIZAR SEGUIMIENTO:
El responsable de hacer el seguimiento (definido por el equipo de
trabajo) evalúa el cumplimiento de los compromisos asumidos,
verificando que las acciones tomadas sí hayan eliminado la(s)
posible(s) causa(s) de la no conformidad potencial. La verificación de
eficacia se realizará teniendo en cuenta la información consignada
en el MEJ- FR-13 “Listado maestro de acciones preventivas”.
Nota: Los resultados de la verificación se documentan en el campo
“Seguimiento a la Eficacia” del formato MEJ--FR-12 Registro de
Acciones Preventivas”, al igual que la fecha en la cual se realizó el
seguimiento y se firma en señal de aprobación, y luego le comunica
al gestor del proceso.
En caso de no haber sido eficaz(es) o de no haberse(n) tomado la(s)
acción(es) propuesta(s), el responsable del seguimiento le debe
comunicar al gestor del proceso para asegurarse de la eliminación
de las posibles causas y volver a la actividad 4 ó 5 sí fuese
necesario.
5.7 REGISTRO Y CONTROL:
Los responsables de proceso registran en el MEJ--FR-13 “Listado
Maestro de Acciones Preventivas” todas las acciones enviadas
por los diferentes líderes de los Procesos del Sistema de Gestión de
la Calidad y les asignan un número consecutivo para su control, y se
aseguran de efectuar los análisis que consideren necesarios para el
seguimiento y medición del proceso de Mejoramiento Continuo y los
informes requeridos para la Revisión por la Dirección del SGC.
Nota: El Coordinador de calidad tiene la autoridad de evaluar los
resultados de la toma de acciones preventivas en cada uno de los
procesos después de verificar que las posibles causas sí sean las
generadoras de las no conformidades potenciales reportadas, que
las acciones sí se orienten a eliminar las posibles causas y que no
sean correcciones, y que el seguimiento sí evidencie la eficacia de
las acciones tomadas. De ser necesario, se debe solicitar al Líder del
Proceso la adecuada toma de acciones preventivas para el
mejoramiento del SGC.
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
PÁGINA:
5 -6
6. RESPONSABLES :
CARGO
FUNCION
DIRECTOR DE CALIDAD
Verifica y controla que todos los productos cumplan con los
estándares de calidad.
- Tomar decisiones para las acciones correctivas y preventivas
- Registrar productos no conformes
-Verificar la eficiencia de la acción.
SECRETARIA
Realizar el control de los registros y archivarlos.
- almacenar los registros físicos y magnéticos.
ALMACENISTA
Verifica que las características de materiales, repuestos,
equipos y/o suministros que ingresan al almacén correspondan
con la requisición realizada y cumplan con los requisitos de
calidad.
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
CARGO: Coordinadora SGC
CARGO: Gerente Gral
CARGO: Gerente Gral
FIRMA:
FIRMA:
FIRMA:
Kelly Maritza Parra Henao.
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
ANEXO No. 1
ACCIONES PREVENTIVAS.
DIAGRAMA DE
FLUJO
DESCRIPCION
DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Inicio
Identificación no
conformidad.
Director de
calidad
Almacenista.
Analizar la no
conformidad.
Director de
Calidad.
Describir la no
Conformidad.
Director de
Calidad.
Identificar
posibles causas.
Director de
Calidad.
Establecer la
acción.
Director de
Calidad.
Ejecutar la
acción.
Director de
Calidad.
NO
¿Conforme?
SI
Realizar
seguimiento.
Director de
Calidad
Registro y
Control.
Director de
Calidad
PÁGINA:
6-6
ALMACEN TODO REPUESTOS.
FECHA:
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES FO-AD-001
02-12-2013
VERSIO:
0
PAGINA:
1- 9
1. OBJETIVOS :
El objetivo es establecer que todas las funciones y
responsabilidades estén especificadas porque permite
mejorar la fluidez de las relaciones interpersonales en el
desempeño de las respectivas tareas, minimiza los
conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el
trabajo y fomenta el orden.
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
PÁGINA:
2-9
INFORMACION BASICA
DIRECTOR DE CALIDAD
GERENTE GENERAL
OPERARIOS
OBJETIVOS DEL PUESTO
PUESTO
SUPERVISA A
Dirigir, planificar, organizar y controlar los procesos, procedimientos y actividades relacionados con la
gestión de la calidad, con el fin de garantizar el cumplimiento de sus
estándares, normas y detectar los productos defectuosos, así como, favorecer la mejora continua.
FUNCIONES ESPECIFICAS
1. Programar, dirigir, monitorear, supervisar y evaluar procesos de mejoramiento de Calidad de
los servicios que provee el ALMACEN.
2. Desarrollar técnicas y herramientas que propicien el incremento de calidad en los servicios que
ofrece la ALMACEN.
3. Dirigir, planificar, organizar y realizar el proceso de implementación de estrategias, metodologías
e instrumentos de calidad y mejora continua de los procedimientos
internos
4. Cumplir y hacer cumplir los dispositivos legales para el cumplimiento de los objetivos funcionales
del Gestión de la Calidad.
5. Asesorar y orientar sobre métodos, normas y otros dispositivos propios del sistema de calidad.
ESTUDIOS
Pregrado en Administración, Ingeniería Industrial.
Un año en experiencia del Sistema de Gestión de Calidad.
EXPERIENCIA
Orientación al resultado, comunicación efectiva, trabajo en equipo,
innovación y mejora continua , liderazgo, pensamiento lógico
HABILIDADES
.
INFORMACION BASICA
PUESTO
JEFE
GERENTE GENERAL Y REPRESENTANTE LEGAL
N/A
SUPERVISA A
N/A
OBJETIVOS DEL PUESTO
El objetivo de un gerente general es hacer cumplir el alcance los objetivos, y la productividad del trabajador.
Administrar el ALMACEN y hacer cumplir todas las normas legales; diseñar puestos de trabajo, los recursos
y los procesos. Establecer controles (conocer los requerimientos mínimos de rentabilidad, los límites de la
competencia)
• Influir y responsabilidad social; entender los efectos y los problemas sociales; la relación empresa estado.
FUNCIONES ESPECIFICAS
1. Realizar la gestión necesaria para lograr el desarrollo de la Empresa, de acuerdo con los planes y
programas establecidos, teniendo en cuenta las características del entorno y las condiciones
internas de la empresa.
2. Velar por la utilización eficiente de los recursos financieros y talento humano del ALMACEN y por el
cumplimiento de metas y programas aprobados.
3. Ejercer supervisión y control sobre las unidades administrativas, operativas y de ventas sobre los
programas y proyectos del ALMACEN TODO REPUESTOS.
4. Dirigir el ALMACEN, manteniendo la unidad de procedimientos e intereses en torno a la misión y
objetivos.
5.Cumplir y hacer cumplir las normas legales, estatutarias y reglamentarias vigentes y ejecutar las
decisiones tomadas
6. Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente a los empleados del ALMACEN.
7. Promover la adaptación y adopción de las normas técnicas y modelos orientados a mejorar la
calidad y eficiencia en la atención del cliente.
ESTUDIOS
Pregrado en Administración, Ingeniería Industrial.
EXPERIENCIA
Un año en experiencia del Sistema de Gestión de Calidad.
Orientación al resultado, comunicación efectiva, trabajo en equipo, innovación y
mejora continua, liderazgo, pensamiento lógico.
HABILIDADES
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
PÁGINA:
4-9
INFORMACION BASICA
PUESTO
JEFE
SECRETARIA ADMINISTRATIVA
SUPERVISA A
N/A
GERENTE GENERAL
OBJETIVOS DEL PUESTO
Ejecutar labores de secretaría administrativa que contribuya con el proceso, gestión, tratamiento de
documentos, registros y realizar procesos contables.
FUNCIONES ESPECIFICAS
1. Elaboración de actas, decretos, cartas de compromiso, cartas de recomendación y demás
documentos que se han requeridos por el gerente general.
2. Despachar, archivar y custodiar todos los documentos generados, recibidos y enviados por
la unidad de su competencia.
3. Atender el personal de la empresa y a los clientes relacionados con la empresa.
4. Pago de seguros de vida, cartera, aportes y demás seguros obligatorios.
5. Vigilar que el sistema contable del organismo, así como las modificaciones que se generen por
motivos de su actualización, cuenten con las autorizaciones legales para su funcionamiento y
operación
6. Proponer e instrumentar las políticas, normas, sistemas y procedimientos de registro y control
de los recursos financieros, humanos y materiales, así como de las actividades que realice EL
ALMACÉN TODO REPUESTOS.
REQUISITOS MINIMOS PARA EL PUESTO
ESTUDIOS
Técnica de auxiliar administrativa.
Seis meses de experiencia en manejo de contabilidad y
documentos.
EXPERIENCIA
HABILIDADES
Facilidad para solucionar problemas, expresión verbal y escrita y
facilidad para interactuar con los demás.
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
PÁGINA:
5-9
INFORMACION BASICA
PUESTO
JEFE
SUPERVISA A
ALMACENISTA
GERENTE GENERAL
N/A
OBJETIVOS DEL PUESTO
Atender los requerimientos de diferentes unidades o dependencias en cuanto al suministro de
repuestos, equipos del almacén, recibiéndolos, clasificándolos, codificándolos, despachándolos e
inventariándolos para satisfacer las necesidades de dichas unidades.
FUNCIONES ESPECIFICAS
1. Recibe y revisa materiales, repuestos, equipos, alimentos y otros suministros que ingresan
al almacén.
2. Verifica que las características de materiales, repuestos, equipos y/o suministros que
ingresan al almacén se correspondan con la requisición realizada y firma nota de entrega y
devuelve copia al proveedor.
3. Codifica la mercancía que ingresa al almacén y la registra manual de inventarios.
4. Clasifica y organiza el material en el almacén a fin de garantizar su rápida localización.
5. Elabora guías de despacho y órdenes de entrega y despacha la mercancía solicitada al
almacén.
6. Elaborar inventarios y listados de mercancía faltante.
REQUISITOS MINIMOS PARA EL PUESTO
ESTUDIOS
Técnico de almacenista.
EXPERIENCIA
HABILIDADES
Un año en experiencia en manejo y control del almacén.
Tratar en forma al cortés con público en general, Tener iniciativa,
Organizar el almacén, Realizar cálculos numéricos.
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
PÁGINA:
6-9
INFORMACION BASICA
PUESTO
JEFE
SUPERVISA A
DIRECTOR DE COMPRAS
N/A
N/A
OBJETIVOS DEL PUESTO
Ejecutar los trámites para la adquisición de materiales y equipos requeridos por la Institución,
estudiando y analizando cotizaciones y presupuestos y cumpliendo con los procedimientos
establecidos; a fin de obtener los bienes en las mejores condiciones de precios, calidad y
oportunidad.
FUNCIONES ESPECIFICAS
1. Recibe, estudia y analiza cotizaciones y presupuestos de acuerdo a las requisiciones.
2. Verifica la disponibilidad presupuestaria para la realización de las compras.
3. Tramite órdenes de compra, pago a proveedores y atiende a los proveedores, agentes de
la aduanales, agentes de seguros y funcionarios relacionados con las compras.
4. Participa en los comités de compra de la Institución y entrega documentos agentes de
aduanales.
5. Lleva el control de archivo de los proveedores, órdenes de compra y cotizaciones recibidas.
6. Selecciona y lleva registros de proveedores y verifica materiales, equipos adquiridos.
REQUISITOS MINIMOS PARA EL PUESTO
ESTUDIOS
EXPERIENCIA
HABILIDADES
Técnico Superior Universitario en Administración mención Compras
Dos años de experiencia progresiva.
Seleccionar mercancía de buena calidad, lograr buenos precios del
mercado, Realizar cálculos numéricos, Establecer relaciones
interpersonales, Facilidad de expresión.
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
PÁGINA:
7-9
INFORMACION BASICA
PUESTO
JEFE
SUPERVISA A
DIRECTOR VENTAS
GERENTE GENERAL
N/A
OBJETIVOS DEL PUESTO
Es responsable de brindar excelente servicio y cordial atención a los clientes de la empresa, con
el objeto de lograr la satisfacción y lealtad de éstos y consolidar ventas efectivas, de acuerdo a
normas y procedimientos establecidos.
FUNCIONES ESPECIFICAS
1. Brindar plena satisfacción en el servicio y atención a los clientes, logrando en ellos lealtad
y preferencia.
2. Contactar clientes nuevos y promover el servicio de asesorías y repuestos
correos electrónicos y llamadas telefónicas.
mediante
3. Actuar con iniciativa ante exigencias o detalles de nuestros clientes, logrando su
satisfacción.
4. Prestar atención a las opiniones de los compradores y brindar un servicio eficiente de
atención al cliente.
5. Agradecer al cliente su visita una vez que se le haya atendido y acompañarlo hasta la
caja para que cancele la mercadería.
REQUISITOS MINIMOS PARA EL PUESTO
ESTUDIOS
EXPERIENCIA
HABILIDADES
Conocimientos de técnicas de ventas
cuatro meses de experiencia en ventas y servicio al cliente
Actitud de servicio, Facilidad de palabra, Responsable, Liderazgo, Buen
manejo de las relaciones interpersonales, Dinámica en la toma de
decisiones.
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
PÁGINA:
8-9
INFORMACION BASICA
PUESTO
JEFE
SUPERVISA A
DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS.
N/A
N/A
OBJETIVOS DEL PUESTO
Elaborar y controlar el proceso de reclutamiento, selección, ingreso e inducción del personal, a fin de asegurar
la elección de los candidatos más idóneos para los puestos del ALMACEN y Supervisar y controlar los pasivos
laborales del personal activo (vacaciones, anticipos de prestaciones sociales) y liquidaciones de prestaciones
sociales, a objeto de cumplir con las procedimientos establecidos en el ALMACEN.
FUNCIONES ESPECIFICAS
1. Revisar las tarjetas de asistencia diariamente para el respectivo registro de
incidencias laborales.
2.Elaborar quincenalmente reportes de; ausentismo, incapacidades prolongadas y bono de puntualidad
del personal para su aplicación en el proceso de la nómina respectiva-
3.Recibir quejas, sugerencias y resuelve los problemas de los colaboradores
4. Ofrecer facilidades adecuadas para la capacitación del personal, tanto de empleados y funcionarios,
dentro del rango superior de la política de personal del ALMACEN.
5.Realizar programas de recreación laboral con la finalidad de integrar a los colaboradores y a sus
familiares
6.Reclutar y seleccionar al personal determinando los términos y condiciones de empleo
ESTUDIOS
Contador, Pasante de Lic. En Relaciones Industriales y/o
Recursos Humanos.
Un año en experiencia de manejo de personal y contabilidad.
EXPERIENCIA
Trabajo en equipo, creativo, disciplinado, toma de decisiones, honestidad,
responsabilidad, buena comunicación.
HABILIDADES
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
PÁGINA:
9 -9
INFORMACION BASICA
PUESTO
JEFE
SUPERVISA A
AUXILIAR EN SERVICIOS
GERENTE GENERAL
N/A
OBJETIVOS DEL PUESTO
Realizar las labores de limpieza, aseo y cafetería para brindarles comodidad a los
funcionarios del área de trabajo, conforme a la norma y procedimientos vigentes.
FUNCIONES ESPECIFICAS
1. Asear las oficinas y áreas antes del ingreso de los funcionarios y vigilar que se
mantengan aseadas.
2. Mantener los baños y lavamanos en perfectas condiciones de aseo y limpieza y con
la dotación necesaria.
3. Clasificar la basura empacando desechos orgánicos, papeles y materiales sólidos
en bolsas separadas.
4. Responder por los elementos a su cargo e informar sobre cualquier anormalidad o
deterioro que ellos presenten y solicitar su reposición o reparación si es del caso.
5. Prestar el servicio de cafetería a los funcionarios en sus oficinas y atender las
reuniones que se lleven a cabo en las oficinas de su área de trabajo.
6. Responder por las actividades asignadas en el sistema de manual de calidad.
REQUISITOS MINIMOS PARA EL PUESTO
ESTUDIOS
Educación básica
Seis meses en labores de limpieza
EXPERIENCIA
HABILIDADES
Tener una buena comunicación con los funcionarios y clientes.
ALMACEN TODO REPUESTOS.
FECHA:
02-12-2013
LISTA DE FORMATOS
REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PAGINA:
FO-AC-001
1 DE 2
LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS
FO-AC-001
PRESTAMO DE DOCUMENTOS
FO-AC-002
MODIFICACIÓN O ACTUALIZACION DE DOCUMENTOS
FO-AC-003
CREACIÓN O ANULACION DE DOCUMENTOS Y FORMATOS
FO-AC-004
CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO
FO-AC-005
LISTA MAESTRA DE REGISTROS
FO-AC-006
OBJETIVOS DE CALIDAD
FO-AC-007
COMUNICACIÓN INTERNA
FO-AC-008
REVISIÓN Y APROBACION DOCUMENTOS NORMA ISO 9001:2000 FO-AC-009
CRONOGRAMA AUDITORIAS INTERNAS
FO-AC-010
PLAN DE AUDITORIA
FO-AC-011
LISTA DE CHEQUEO
FO-AC-012
INFORME DE AUDITORIA INTERNA
FO-AC-013
REPORTE DE NO CONFORMIDAD
FO-AC-014
ANÁLISIS DE LA NO CONFORMIDAD
FO-AC-015
CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO
FO-AC-016
LISTADO CARPETAS ARCHIVO FISICO
FO-AC-017
MANUAL DE FUNCIONES
FO-AD-001
ENTREVISTA SELECCION DE PERSONAL
FO-AD-002
MANUAL INDUCCIÓN
FO-AD-003
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
FO-AD-004
PLAN DE CAPACITACION
FO-AD-005
ASISTENCIA A CAPACITACIONES
FO-AD-006
ACTAS DE REUNION
FO-AD-007
CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO
FO-AD-008
LISTA DE PROVEEDORES SELECCIONADOS
FO-AD-009
COTIZACIÓN DE PROVEEDORES
FO-AD-010
FORMATOS
PAGINA:
2 DE 2
ORDEN DE COMPRA
FO-AD-011
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
FO-AD-012
QUEJAS Y DEVOLUCIONES AL PROVEEDOR
FO-AD-013
REPORTE DE AUSENTISMO
FO-AD-014
REGISTRO DIARIO DE UTILIZACIÓN DEL BOTIQUÍN
FO-AD-015
FORMATO REVISIÓN DEL SERVICIO
FO-OP-001
FORMATO ENTREGA DOCUMENTOS A CLIENTES
FO-OP-002
LISTA MAESTRA DE
DOCUMENTOS
CODIGO
NOMBRE
DOCUMENTO
FECHA
VIGENCIA
VERSION No.
FM-AC-001
VERSION 0
PROCESO
( ¿Dónde esta?)
PRESTAMO DE DOCUMENTOS
FECHA
D MM
D M
A A
CODIGO
NOMBRE DOCUMENTO
PRESTADO
POR
ENTREGADO
A
FM-AC-002
VERSION 0
FIRMA
DEVOLUCIÓN
D
A
M
A
FIRMA
RECIBIDO
MODIFICACIÓN O
ACTUALIZACION DE
DOCUMENTOS
FECHA
CODIGO
DOCUMENTO
JUSTIFICACIÓN DEL CAMBIO
No.
Actualización
VERSIÓN
No.
FM-AC-003
VERSION 0
NOMBRE DEL
RESPONSABLE
FIRMA
RESPONSABLE
FIRMA
AUTORIZACION
SOLICITUD DE CREACION O
ANULACION DE
DOCUMENTOS Y FORMATOS
FM-AC-004
VERSION 0
PARTE No. 1
FECHA
DÍA
MES
NOMBRE DEL SOLICITANTE:
No. De solicitud:
AÑO
CARGO DEL SOLICITANTE:
TIPO DE SOLICITUD:
CREACIÓN _____
ANULACIÓN ______
DESCRIPCION DEL DOCUMENTO
NOMBRE DEL DOCUMENTO:
CÓDIGO DEL DOCUMENTO:
JUSTIFICACIÓN DE LA SOLICITUD:
FIRMA SOLICITANTE
FIRMA JEFE INMEDIATO
PARTE No. 2
RESPUESTA A LA SOLICITUD
FECHA
DÍA
MES
AÑO APROBADO
SI
_____
OBSERVACIONES
FIRMA REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN S.G.C
NO ______
CONTROL DE DOCUMENTOS
DE ORIGEN EXTERNO
FECHA
D M A
CODIGO
NOMBRE DOCUMENTO
PROCESO
FM-AC-005
VERSION 0
PERSONA
LISTA MAESTRA DE
REGISTROS
CODIGO
NOMBRE
REGISTRO
VERSION
No.
PROCESO RESPONSABLE DE
MANEJO
FM-AC-006
VERSION 0
ACCESO
¿Cómo se recupera?
TIEMPO DE
RETENCION
DISPOSICION FINAL
OBJETIVOS DE CALIDAD
FM-AC-007
VERSION 0
PROCESO ________________________________________________
POLITICA
OBJETIVO
META AÑO
2003
META
AÑO 2004
INDICADOR
RESPONSABLE
ESTRATEGIA
PLAN DE ACCION
FECHA DE
CUMPLIMIENTO
SEGUMIENTO
COMUNICACIÓN INTERNA
FM-AC-008
VERSION 0
PEREIRA, Fecha de elaboración
DE:
_________________________________
PARA:
_________________________________
ASUNTO:
_______ Tema central de la información ___________________________
____________________________________________________________
____________________ Este espacio contendrá la información completa sobre el tema
de interés general en la organización__________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Atentamente,
_____________________________
FIRMA
CARGO
REVISIÓN Y APROBRACION
DOCUMENTOS NORMA ISO
9001:2000
DOCUMENTO (S)
FECHA DE
ENTREGA
D
M
A
FECHA DE
RECIBIDO
D
M
A
FM-AC-009
VERSION 0
FIRMA DE REVISADO
FIRMA DE
APROBADO
CRONOGRAMA DE
AUDITORIAS INTERNAS
FM-AC-010
VERSION 0
PAG 1/4
ENE
No.
ELEMENTOS NORMA
SISTEMA DE GESTION
DE CALIDAD.
4.1Requisitos generales
4.2Requisitos de la documentación
4.2.1Generalidades
4.2.2Manual de Calidad
4.2.3Control de la documentación
4.2.4Control de los registros
RESPONSABILIDAD DE LA
5.
DIRECCION
5.1Compromiso de la dirección
5.2Enfoque al cliente
5.3Política de calidad
5.4Planificación
5.4.1Objetivos de calidad
5.4.2Planificación del SGC
Responsabilidad, autoridad y
5.5
comunicación.
5.5.1Responsabilidad y autoridad
5.5.2Representante de la dirección
5.5.3Comunicación Interna
5.6Revisión por la dirección
5.6.1Generalidades
5.6.2Información para la revisión
5.6.3Resultados de la revisión
4.
FEB
MAR
ABR
MAY
JUN
JUL
AGO
SEP
OCT
NOV
DIC
123412341234123412341234123412341234123412341234
PAG 2/4
ENE FEB
No.
ELEMENTOS NORMA
MAR
ABR
MAY
JUN JUL
AGO
SEP
OCT
NOV
DIC
123412341234123412341234123412341234123412341234
6 GESTION DE LOS RECURSOS
6.1Provisión de recursos
6.2Recursos humanos
6.2.1Generalidades
Competencia, toma de conciencia
6.2.2
y formación
6.3Infraestructura
6.4Ambiente de trabajo
7 REALIZACION DEL PRODUCTO
Planificación de la realización del
7.1
producto.
Procesos relacionados con el
7.2
Cliente
Determinación de los requisitos
7.2.1
relacionados con el producto.
Revisión de los requisitos
7.2.2relacionados
Con el producto.
7.2.3Comunicación con el cliente
7.3Diseño y desarrollo
7.3.1Planificación del diseño y desarrollo
Elementos de entrada para el diseño
7.3.2
y desarrollo
7.3.3Resultados del diseño y desarrollo
7.3.4Revisión del diseño y desarrollo
FO-AC-010
PAG 3/4
ENE FEB
No.
ELEMENTOS NORMA
MAR
ABR
MAY
JUN JUL
AGO
SEP
OCT
NOV
DIC
123412341234123412341234123412341234123412341234
7.3.5Verificación del diseño y desarrollo
7.3.6Validación del diseño y desarrollo
Control de los cambios de diseño y
7.3.7
desarrollo.
7.4Compras
7.4.1Proceso de compras
7.4.2Información de las compras
Verificación de los productos
7.4.3comprados
7.5Producción y prestación del servicio
Control de la producción y prestación
7.5.1del
Servicio
Validación de los procesos de la
7.5.2
producción y prestación del servicio.
7.5.3Identificación y trazabilidad
7.5.4Propiedad del cliente
7.5.5Preservación del producto
Control de los dispositivos de
7.6
seguimiento y medición.
8 MEDICION, ANALISIS Y MEJORA
8.1Generalidades
8.2Seguimiento y medición
8.2.1Satisfacción del cliente
8.2.2Auditoria Interna
Seguimiento y medición de los
8.2.3procesos
8.2.4Seguimiento y medición del producto.
8.3Control del producto no conforme
8.4Análisis de datos
FO-AC-010
PAG 4/4
ENE FEB
No.
ELEMENTOS NORMA
MAR
ABR
MAY
JUN JUL
AGO
SEP
OCT
NOV
DIC
123412341234123412341234123412341234123412341234
8.5Mejora
8.5.1Mejora continua
8.5.2Acción correctiva
8.5.3Acción preventiva
8.6Listado maestro de formatos
8.7Listado maestro de cargos SGC
Listado maestro de técnicas
8.8estadísticas
8.9Listado maestro de documentos.
AAUDITORES INTERNOS:
GRUPO 1:
GRUPO 2:
CODIGOS POR PROCESOS:
A: Administración
O: Operativo
C: Calidad
FO-AC-010
PLAN DE AUDITORIA
FM-AC-011
VERSION 0
FECHA:
OBJETIVO DE LA AUDITORIA:
ALCANCE DE LA AUDITORIA:
AUDITOR PRINCIPAL:
EQUIPO AUDITOR:
DOCUMENTOS DE REFERENCIA PARA LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA:
FECHA DE EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA:
REUNION DE APERTURA:
HORA:
REUNION DE CIERRE:
HORA:
ENTREVISTAS
FECHA
HORA
AREA/ELEMENTO/PROCESO A
AUDITAR
NOMBRE
AUDITADO
CARGO
________________________
AUDITOR PRINCIPAL
LISTA DE CHEQUEO
FECHA:
HOJA:
FM-AC-012
VERSION 0
/
AUDITORIA No.:
AUDITOR PRINCIPAL:
EQUIPO AUDITOR:
NUMERAL
PREGUNTA
EVIDENCIA
COMENTARIOS
INFORME DE AUDITORIA
INTERNA
FECHA:
HOJA:
/
AUDITORIA No.:
INFORME DE AUDITORIA
FM-AC-013
VERSION 0
REPORTE DE NO
CONFORMIDAD
FM-AC-014
VERSION 0
FECHA:
NUMERO DE REPORTE: _______DE_______
DEPARTAMENTO DE LA EMPRESA DONDE SE DETECTO LA NO-CONFORMIDAD:
ADMINISTRATIVO _______ OPERATIVO ________
CALIDAD _______
NO CONFORMIDAD MAYOR ____ NO CONFORMIDAD MENOR ____ OBSERVACIÓN____
PROCEDIMIENTO:
___________________________________________________________________________________
CLAUSULAS DE REFERENCIA: ___________________________________________________________________________________
AUDITOR:
___________________________________________________________________________________
AUDITADO:
___________________________________________________________________________________
REPORTE DEL AUDITOR:
FIRMA AUDITOR: __________________________________
FIRMA AUDITADO: ____________________
COMENTARIOS DEL AUDITADO - CAUSAS:
ACCION CORRECTIVA PROPUESTA:
FECHA PROPUESTA DE TERMINACIÓN: _____________________________
FIRMA AUDITADO: __________________________
REVISIÓN DE LA ACCION CORRECTIVA
FIMA AUDITOR: ______________________________________
FECHA: ______________________
ANÁLISIS DE LA NO
CONFORMIDAD
FM-AC-015
PAG 1/3
FECHA:
DESCRIPCION:
ELEMENTO DE LA NORMA ISO: __________
NO CONFORMIDAD:
MAYOR ___________
MENOR__________
RESPONSABLE:________________________________________________________________________________________________
GRUPO DE ESTUDIO:
FECHA PROPUESTA DE ENTREGA DE SOLUCION: ___________________________
ESTUDIO DEL IMPACTO:
ANÁLISIS DE CAUSA Y EFECTO
TÉCNICA DE LLUVIA DE IDEAS:
PAG 2/3
DIAGRAMA CAUSA - EFECTO
CAUSAS
EFECTO
(No conformidad)
SELECCIÓN DE POSIBLES CAUSAS PRINCIPALES
Por medio de las siguientes técnicas estadísticas:

Técnica de lluvia de Ideas

Ley de Paretto ¿Cuáles son las causas mas representativas (20%) para que ocurra la no conformidad (80%)?
PROPUESTA(S) DE POSIBLE(S) SOLUCIÓN(ES)
_______________
Firma del responsable
Vo.Bo. Representante de la dirección
Para el S.G.C
FO-AC-015
PAG 3/3
ETAPA DE IMPLEMENTACION
FECHAS PROPUESTAS PARA REVISIONES:
______________________________________
______________________________________
______________________________________
ETAPA DE SEGUIMIENTO / VERFICACION DE LA SOLUCION
FECHAS:
______________________________________
______________________________________
______________________________________
CIERRE O LEVANTAMIENTO DE LA NO CONFORMIDAD
________________________________
AUDITOR(ES)
_______________________________________
Vo.Bo. Representante de la
Dirección para el S.G.C
ESTUDIO ACCION PREVENTIVA
FO-AC-015
CONTROL DE DOCUMENTOS
DE ORIGEN INTERNO
FECHA
D M A
CODIGO
NOMBRE DOCUMENTO
PROCESO
FM-AC-016
VERSION 0
PERSONA
LISTADO CARPETAS ARCHIVO
FÍSICO
No.
NOMBRE CARPETA
FM-AC-017
VERSION 0
IDENTIFICACION
MANUAL DE FUNCIONES
INFORMACION BASICA
PUESTO
JEFE
SUPERVISA A
OBJETIVOS DEL PUESTO
FUNCIONES ESPECIFICAS
ESTUDIOS
EXPERIENCIA
HABILIDADES
FM-AD-001
VERSION 0
ENTREVISTA SELECCIÓN DE
PERSONAL
FM-AD-002
VERSION 0
PAG 1/3
FECHA:
NOMBRE:
CARGO AL QUE ASPIRA:
I. CONFORMACION DEL GRUPO FAMILIAR
PADRE:
MADRE:
HERMANOS:
CONYUGUE:
HIJOS:
II. EXPERIENCIA LABORAL
EMPRESA:
CARGO:
FUNCIONES REALIZADAS:
MOTIVO RETIRO:
TIEMPO LABORADO:
PAG 2/3
EXPERIENCIA LABORAL
EMPRESA:
CARGO:
FUNCIONES REALIZADAS:
MOTIVO RETIRO:
TIEMPO LABORADO:
III. ASPECTO PERSONAL
PRESENTACION PERSONAL:
CARACTERISTICAS DE PERSONALIDAD:
MOTIVACION HACIA EL CARGO:
OBSERVACIONES DE ACUERDO A REQUERIMIENTOS:
SUGERENCIAS
FIRMA DEL ENTREVISTADOR:
FO-AD-002
PAG 3/3
IV. VERIFICACION DE REFERENCIAS LABORALES
EMPRESA:
NOMBRE:
CARGO:
INFORMACION COMPETENCIAS

PUNTUALIDAD EN HORARIO:

PUNTUALIDAD EN ENTREGA DE TRABAJOS:

COMPAÑERISMO:

COLABORACION:

ADAPTACION A CAMBIOS DEL ENTORNO Y AL INTERIOR DE LA EMPRESA:

CONOCIMIENTOS TECNICOS:

CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO:

OBSERVACIONES GENERALES AL RESECTO:
FIRMA DE QUIEN CONFIRMA LA REFERENCIA:
FO-AD-002
MANUAL DE INDUCCION
FM-AD-003
VERSION 0
PAG 1/5
BIENVENIDA
SEÑOR (A): _________________________________________________________
Desde ahora, usted hace parte del equipo humano del ALMACEN TODO REPUESTOS .Todo
nuestro equipo de trabajo le quiere dar la bienvenida, y esperamos que se adapte al ambiente
laboral de la empresa.
Esperamos que trabajando todos en equipo con calidad y su colaboración, logremos cumplir con
los objetivos trazados, mejorando continuamente, y brindando entre todos un excelente servicio a
todos nuestros clientes, razón de ser de nuestra empresa.
RESEÑA HISTORICA DE LA EMPRESA.
El Almacén Todo Repuestos nació en el municipio Santa Rosa de Cabal, Risaralda en el año
1982 como cambio de aceite para carros y venta de tornillería; estaba constituido con el nombre
de LUBRICAR; este fue creciendo poco a poco y así aumentando la variedad y la línea de
repuestos en general para todo tipo de carros. Después de unos años, en 1995 LUBRICAR tomo
otro nombre que ahora es TODO REPUESTOS y fue organizado y estructurado por las leyes que
constituyen una empresa; ahora Todo Repuestos es un almacén que se especializo en
comercializar todo lo que contiene un carro como: partes eléctricas, frenos, accesorios generales
y de lujos, mangueras, correas, tornillería, aceites, bombillería y repuestos en general.
El ALMACEN TODO REPUESTOS se encarga de prestar un buen servicio a la comunidad
santarrosanos que son sus clientes, el servicio es la venta de repuestos para cualquier tipo de
carro; el Almacén Todo Repuestos siempre ha estado pendiente y va a la vanguardia de las
necesidades y comodidad de sus clientes, por ende los clientes no tienen que ir a buscar los
repuestos a otros lugares ya que este siempre está disponible para cualquier ayuda a cubrir las
necesidades.
FM-AD-003
PAG 3/5
NORMAS GENERALES DE COMPORTAMIENTO INTERNO
HORARIO DE TRABAJO
Las horas de entrada y salida de todos los
empleados, son las siguientes:
DIAS LABORALES:
LUNES A VIERNES
HORA DE ENTRADA: 8:00 AM Y 2:00 PM
HORA DE SALIDA:
6:00 PM
PERIODOS DE DESCANSO DIARIOS: DE 12:00 M a
2:00 PM
USO DEL TELEFONO
El teléfono es un elemento básicamente de
trabajo.
Para asuntos personales, aconsejamos
usarlo en caso de verdadera necesidad.
FM-AD-003
PAG 4/5
PERMISOS
El permiso es la autorización que recibe usted como empleado, para ausentarse del trabajo por
un tiempo determinado; este permiso debe ser aprobado por su jefe inmediato.
Recuerde, que las ausencias injustificadas, causan perjuicios a la empresa. SEA PUNTUAL.
DIAS DE PAGO
El pago de nomina, para cada trabajador se hace quincenalmente.
SALUD OCUPACIONAL
El bienestar de nuestros empleados es uno de nuestros principales objetivos, por tal razón, la
empresa en cumplimiento de las normas legales ha conformado un vigía de salud ocupacional,
integrado por dos compañeros de trabajo, ellos están encargados de velar por su seguridad y el
cumplimiento del plan de capacitación en prevención con la A.R.P del Instituto de Seguridad
Social.
¡TODO INCIDENTE POR LEVE QUE PAREZCA DEBE SER REPORTADO A LA PERSONA
ENCARGADA DEL VIGIA OCUPACIONAL O A SU SUPLENTE!
SALUD
Todos los empleados, al ingresar a la empresa, son afiliados a seguridad social.
Le recomendamos por su bienestar llevar siempre consigo la tarjeta actualizada de servicios, o
los documentos necesarios para ser atendido cuando lo requiera.
FM-AD-003
PAG 5/5
USO DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO
Para la realización de sus funciones, se le han asignado los recursos necesarios para ello, por
consiguiente, le recomendamos tratarlos con cuidado, ya que estos son esenciales para
desempeñar su trabajo.
MECANISMOS DE COMUNICACIÓN
La comunicación es esencial y necesaria, por consiguiente, en el ALMACEN TODO
REPUESTOS, se tiene un canal de comunicación en donde todos sus problemas o inquietudes
inicialmente deberán ser manifestadas a su jefe inmediato, el siempre estará dispuesto ayudarle,
igualmente se ha puesto a disposición de todos, la cartelera, donde se podrán publicar sus
avisos.
FM-AD-003
EVALUACIÓN DEL
DESEMPEÑO
FM-AD-004
VERSION 0
PAG 1/3
EVALUADO:
CARGO DESEMPEÑADO:
JEFE INMEDIATO:
AÑO A EVALUAR:
FECHA:
I. OBJETIVOS
OBJETIVOS PERSONALES
AÑO ANTERIOR
1.
2.
3.
4.
5.
RESULTADOS
OBTENIDOS
COMENTARIOS
PAG 2/3
OBJETIVOS PERSONALES
PROXIMO AÑO
PLAN DE ACCION
FECHA DE
CUMPLIMIENTO
1.
2.
3.
4.
5.
II. NECESIDADES DE CAPACITACION PARA MEJORAR DESEMPEÑO
FO-AD-004
PAG 3/3
III. EVALUACION DE COMPETENCIAS
COMPETENCIA
PUNTUALIDAD
ALTO
MEDIO
BAJO
HORARIO
ENTREGA DE TRABAJOS
COMPAÑERISMO
COLABORACIÓN
ADAPTACIÓN A CAMBIOS DEL ENTORNO Y AL INTERIOR DE LA
EMPRESA
CONOCIMIENTOS TÉCNICOS
CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO
IV. CALIFICACION DEL DESEMPEÑO
PARA SALIR
PARA MEJORAR
NORMAL
SOBRESALIENTE
EXCELENTE
V. COMENTARIO EVALUADO
_____________________
FIRMA EVALUADOR
______________________
FIRMA EVALUADO
FO-AD-004
PLAN DE CAPACITACION
TEMA
RESPONSABLE COORDINACION
PERSONAL ASISTIR
FM-AD-005
VERSION 0
FECHA
PROPUESTA
OBSERVACION
ASISTENCIA A
CAPACITACIONES
FECHA: _________________
TEMA CAPACITACION:
HORA INICIO: __________
FM-AD-006
VERSION 0
HORA FIN: __________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
FACILITADOR:
___________________________________________________________________
NOMBRE
CARGO
FIRMA
ACTAS DE REUNION
No. ACTA:
FECHA REUNION:
HORA:
COMITÉ O GRUPO:
ACTA DE REUNION
TEMA
TEMA
FM-AD-007
VERSION 0
TEMAS A TRATAR
TIEMPO
TEMAS SUGERIDOS
TIEMPO
DESARROLLO REUNION
LUGAR:
ASISTENTES
FIRMA
COMPROMISOS
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO A LAS ACTAS ANTERIORES
TEMA
COMPROMISOS
ESTADO
COMUNICACIÓN EXTERNA
NOMBRE CLIENTE
DESCRIPCION DE SOLICITUD
PERSONA DE
CONTACTO
FM-AD-008
VERSION 0
RESPONSABLE POR
RESPUESTA
FECHA
RECIBIDA
D
M
A
FECHA
RESPUESTA
D
M
A
LISTA DE PROVEEDORES
PROVEEDOR
PRODUCTO Y/O SERVICIO
QUE OFRECE
FORMA DE
PAGO
TIEMPO DE
ENTREGA
FO-AD-009
VERSION 0
DIRECCIÓN
TELEFONO
FAX
COTIZACIÓN PROVEEDOR
FO-AD-010
VERSION 0
FECHA:
NOMBRE DEL PROVEEDOR:
DESCRIPCION
CANTIDAD
PRECIO
UNITARIO
PRECIO
TOTAL
ORDEN DE COMPRA
FO-AD-011
VERSION 0
ALMACEN TODO REPUESTOS.
FECHA:
NOMBRE DEL PROVEEDOR:
TIEMPO DE ENTREGA:
FORMA DE PAGO:
DESCRIPCION
CANTIDAD
PRECIO
UNITARIO
AUTORIZADO POR: __________________ ELABORADO POR:_________________
PRECIO
TOTAL
EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES
FO-AD-012
VERSION 0
FECHA:
NOMBRE DEL PROVEEDOR:
PRODUCTO SUMINISTRADO:
CARACTERISTICA VARIABLE
FACTOR
PUNTAJE
VALOR
CUMPLIMIENTO
Cumplimiento en
entrega
30%
Alta
Media
Baja
3
2
1
30
20
10
30%
20%-o mas
10%-20%
0%-10%
30 días
20 días
10 días
Bajo
Medio
Alto
3
2
1
3
2
1
3
2
1
10
6.6
3.3
10
6.6
3.3
10
6.6
3.3
100%
50%
0%
Bueno
Regular
Malo
3
2
1
3
2
1
30
20
10
10
6.6
3.3
30
PRECIO
Descuentos por
compras
Forma de pago
Precio
10
10
10
CALIDAD
Sistema de calidad
proveedor
40%
Servicio Postventa
30
10
TOTAL CALIFICACIÓN
RANGOS DE CALIFICACION
Aceptable
80% - 100%
____
Medianamente aceptable
60% - 79%
____
0% - 59%
____
No aceptable
CALIFICACION
QUEJAS Y DEVOLUCIONES AL
PROVEEDOR
FECHA:
NOMBRE DEL PROVEEDOR:
PRODUCTO:
CANTIDAD RECIBIDA:
CANTIDAD NO CONFORME:
MOTIVO DE LA INCONFORMIDAD:
PRODUCTO REVISADO POR:
RECLAMACIÓN APROBADA POR:
SOLUCION PLANTEADA POR EL PROVEEDOR:
FIRMA ENCARGADO DE ELABORACION: ___________________________________
FO-AD-013
VERSION 0
REPORTE DE AUSENTISMO
FECHA
D
M
A
TRABAJADOR
PROCESO
E.C
DIAS PERDIDOS
OTRAS
E.P
A.T
CAUSAS
CUALES CAUSAS
FO-AD-014
VERSION 0
SALARIO DIARIO
(con prestaciones)
COSTO DIAS
INCAPACIDAD
REGISTRO DIARIO DE
UTILIZACIÓN DEL BOTIQUIN
FECHA
D
M
NOMBRE
A
PACIENTE
EDAD
SEXO
F
M
MOTIVO
MEDICAMENTO
CONSULTA
ADMINISTRADO
FO-AD-015
VERSION 0
CANT
FIRMA
FIRMA
RESPONSABLE
PACIENTE
REVISIÓN DEL SERVICIO
D
FECHA
M A
ASESOR
CLIENTE
FO-OP-001
VERSION 0
COMENTARIO
FIRMA
ENTREGA DE DOCUMENTOS A
CLIENTES
FO-OP-002
VERSION 0
CLIENTE:
ASESOR:
FECHA
DOCUMENTO
D
M
A
FECHA
ELABORACIÓN
D
M
A
FECHA
VENCIMIENTO
D
M
A
NOMBRE PERSONA QUE FIRMA QUIEN RECIBE
RECIBE DOCUMENTO
EL DOCUMENTO
PROGRAMACION VENCIMIENTO
DE DECLARACIONES
FO-OP-003
VERSION 0
CLIENTE:
IDENTIFICACION:
AÑO:
FECHA
MES
DIA
INFORME O FORMATO