procedimiento - Pontificia Universidad Javeriana

MACROPROCESO
GESTIÓN DE SERVICIOS
COMPLEMENTARIOS
PROCESO
PRESTACIÓN DEL SERVICIO
CÓDIGO: SC-P33-PR04
VERSIÓN: 1
FECHA: Noviembre de 2008
PROCEDIMIENTO
SOLICITUD Y PROGRAMACIÓN DE REFRIGERIOS
REVISADO POR
Jefe Servicios de Alimentación
APROBADO POR
Directora de Servicios Universitarios
PROCEDIMIENTO
SOLICITUD Y PROGRAMACIÓN DE
REFRIGERIOS
CÓDIGO: SC-P33-PR04
VERSIÓN: 1
FECHA: Noviembre de 2008
1. OBJETIVO.
Realizar la programación efectiva de los refrigerios mediante la ejecución de las
actividades que conlleven a una respuesta oportuna y satisfactoria ante las
solicitudes recibidas.
2. ALCANCE
Inicia con la recepción de la solicitud del refrigerio hasta la programación del
refrigerio por parte de la unidad Servicios de Alimentación.
3. DEFINICIONES
•
Refrigerio: Es una comida moderada, generalmente compuesta por una bebida
y un sólido entre 80 y 120 gramos, que se toma como onces, medias nueves,
coffe break; entre otros. No es un almuerzo, ni comida completa.
•
Registro de Disponibilidad Presupuestal (RD): Documento que se registra
en el Sistema Finanzas Plus a través del cual se legalizan los compromisos
adquiridos con terceros o con unidades de la misma Universidad y con los cuales
se determina la disponibilidad de presupuesto y por ende la cancelación del bien
o servicio obtenido.
•
Servicios Externos: Son aquellos servicios solicitados por personas naturales o
jurídicas para el desarrollo de actividades personales o empresariales.
•
Servicios Internos: Se entiende por servicios internos, los servicios que
suministran, prestan o reciben las unidades o actividades de la Pontificia
Universidad Javeriana Bogotá. Ejemplo: Los servicios prestados por los Servicios
de Alimentación a las unidades de la Universidad.
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PROCEDIMIENTO
SOLICITUD Y PROGRAMACIÓN DE
REFRIGERIOS
CÓDIGO: SC-P33-PR04
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4. CONDICIONES GENERALES
•
Únicamente se gestionarán las solicitudes de refrigerios que se reciban
por
correo
electrónico
al
correo
institucional
[email protected], junto con el respectivo formato de
solicitud del refrigerio.
•
Todo refrigerio debe ser solicitado mínimo con dos días hábiles de
anticipación a la realización del mismo. Para refrigerios de más de 80
asistentes la solicitud debe realizarse con una semana de anticipación; lo
que les permitirá disponer de todos los productos de la carta de menú de
Refrigerios. En caso de ser solicitado por fuera de los plazos establecidos
la prestación del servicio estará sujeta a la oferta de los productos
disponibles.
•
En los casos que el usuario envíe el Registro de Disponibilidad
Presupuestal (RD) y no haya enviado el formato de solicitud del refrigerio,
el Asistente de Refrigerios lo contactará para solicitarle el envío del
formato a través de correo electrónico.
•
Todas las generalidades y detalles del refrigerio deben ser especificados
en el formato de Solicitud de Refrigerio (SC-P33-F04).
•
Los productos que el usuario podrá solicitar en el servicio de refrigerios
corresponderán a los descritos en la carta de refrigerios, la cual estará
publicada en la página web de la unidad Servicios de Alimentación.
•
Para los servicios de refrigerios solicitados por el Centro de Educación
Continua el Coordinador de Servicios Especiales y el Asistente de
Refrigerios elaborarán el menú de refrigerios mensual, con dos opciones
de menú diarios (sal y dulce) y realizarán el envío mensualmente al
Centro de Educación Continua.
•
Los refrigerios solicitados por el Centro de Educación Continua están
sujetos a la oferta anual presentada por la unidad de Servicios de
Alimentación; en lo referente a productos, precios y servicio.
•
El servicio de refrigerio podrá ser entregado al usuario solicitante o servido
a la mesa según se requiera; en este último caso el usuario asumirá el
costo del servicio de meseros.
•
Es responsabilidad del Asistente de Refrigerios enviar al usuario
la
cotización a más tardar un día hábil después de la recepción de la solicitud
del refrigerio.
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REFRIGERIOS
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•
El número de meseros requeridos para una optima prestación del servicio
es determinado por el Coordinador de Servicios Especiales y no podrá ser
modificado por el usuario.
•
El pago de los refrigerios solicitados por parte de las unidades de la
Pontificia Universidad Javeriana se realizará a través de Registro de
Disponibilidad Presupuestal (RD).
•
El pago de los refrigerios solicitados por entidades externas a la Pontifica
Universidad Javeriana se realiza a través de consignación bancaria, carta
de compromiso u orden de servicio.
•
Las unidades entregarán físicamente el Registro de Disponibilidad
Presupuestal (RD) en las oficinas de Servicios de Alimentación o podrá
ser enviado vía fax al teléfono 3208320 ext. 2293 o escaneado al correo
institucional [email protected].
•
El valor a pagar por parte del usuario corresponderá al valor exacto de la
cotización aprobada; ya que no habrá lugar a devolución de dinero.
•
Es responsabilidad del Asistente de Refrigerios verificar que el usuario
solicitante entregue el comprobante de pago, previo a la prestación del
servicio.
•
Cuando el pago del refrigerio se realice a través de consignación bancaria,
el usuario deberá consignar el dinero en la cuenta corriente del Banco
Santander N° 20100784-6 a nombre de la Pontificia Universidad
Javeriana.
•
Cuando el pago del refrigerio se realice a través de consignación bancaria
el Asistente de Refrigerios verificará que el usuario presente en las
Oficinas de los Servicios de Alimentación el original de la consignación con
los datos completos de la empresa o del particular (NIT, cedula, dirección
y teléfono).
•
Cuando el pago del refrigerio se realice a través de carta de compromiso u
orden de servicio el usuario presentará original y dos copias en las
Oficinas de los Servicios de Alimentación y el Asistente de Refrigerios
verificará que la información este completa (Razón social, NIT, dirección,
teléfono, nombre del contacto, fecha de corte y valor autorizado a
cobrar).
•
Solamente se ejecutarán los refrigerios si el usuario hizo entrega del
Registro de Disponibilidad Presupuestal (RD), comprobante de pago
(consignación bancaria) o carta de compromiso correspondiente antes de
las 2:00 p.m del día anterior a la prestación del servicio.
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REFRIGERIOS
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•
Los gastos de transporte para servicios prestados fuera
instalaciones de la Universidad serán asumidos por el usuario.
•
La unidad Servicios de Alimentación atenderá el servicio de refrigerios en
el horario aprobado en la cotización, de extenderse el horario el Líder de
Meseros de Refrigerios lo autorizará de acuerdo a la disponibilidad del
personal.
•
Está prohibido el ingreso de alimentos y bebidas al servicio por parte de
los solicitantes y asistentes.
•
La cancelación o suspensión de los refrigerios por parte de los usuarios
deberá hacerse a través de correo electrónico al correo institucional
[email protected] con un día hábil de anticipación a la
prestación del servicio. Para refrigerios de más de 80 personas debe
hacerse con dos días hábiles de anticipación, antes de las 2:00 p.m.
•
Los refrigerios que sean solicitados por el Centro de Educación Continua
para ser entregados en el 5°y 6° piso del Edificio Fernando Barón o en el
primer piso del Centro de Educación Continua no se les cobrará el servicio
de meseros.
•
Las modificaciones a la cotización aprobada por parte del usuario serán
informadas a través de correo electrónico al correo institucional
[email protected], mínimo con un día hábil de
anticipación a la realización del refrigerio.
•
Si posterior al pago del refrigerio por parte del usuario se presenta un
incremento en el número de asistentes deberá ser notificado a través de
correo
electrónico
al
correo
institucional
[email protected] mínimo con un día hábil de
anticipación a la prestación del servicio, así mismo el usuario presentará el
comprobante de pago, carta de compromiso o Registro de Disponibilidad
(RD) correspondiente antes de la prestación del servicio.
•
Si al momento de entregar el refrigerio el número de asistentes es inferior
al indicado en la cotización aprobada no se modificará el valor del
refrigerio y el usuario podrá disponer del producto.
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de
las
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REFRIGERIOS
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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
5.1
SOLICITUD Y PROGRAMACIÓN DE REFRIGERIOS.
No.
1
2
RESPONSABLES
DESCRIPCIÓN
Recibe
del
usuario
debidamente
diligenciado el formato Solicitud de
refrigerios
(SC-P33-F04)
al
correo
electrónico
institucional
[email protected]
Verifica que la información suministrada
por el usuario en el formato Solicitud de
Refrigerios
(SC-P33-F04)
este
completa:
•
Si la información está completa:
Remítase a la actividad 3.
•
CARGO
Servicios de
Alimentación
Asistente de
Refrigerios
Servicios de
Alimentación
Asistente de
Refrigerios
Servicios de
Alimentación
Asistente de
Refrigerios
Si la información no está completa:
Solicita al
requerida.
3
UNIDAD
usuario
la
información
Asigna el consecutivo e imprime el
formato Solicitud de Refrigerios (SCP33-F04).
4
Elabora la cotización a través del
formato Cotización de refrigerios (SCP33-F05).
Servicios de
Alimentación
Asistente de
Refrigerios
5
Envía al usuario a través de correo
electrónico el formato Cotización de
refrigerios (SC-P33-F05) como imagen
en el cuerpo del correo y le solicita
respuesta de aprobación.
Servicios de
Alimentación
Asistente de
Refrigerios
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PROCEDIMIENTO
SOLICITUD Y PROGRAMACIÓN DE
REFRIGERIOS
No.
DESCRIPCIÓN
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RESPONSABLES
UNIDAD
CARGO
Servicios de
Alimentación
Asistente de
Refrigerios
Recibe y verifica el correo de respuesta
de aprobación del formato Cotización de
refrigerios (SC-P33-F05) por parte del
usuario:
•
Si el usuario no solicita ajustes y
aprueba la cotización.
Remítase a Actividad 7.
6
•
Si el usuario solicita ajustes a la
cotización:
Acuerda
con
el
usuario
las
modificaciones requeridas y realiza las
mismas.
7
Imprime el formato Cotización de
refrigerios (SC-P33-F05) aprobado por
el usuario.
Servicios de
Alimentación
Asistente de
Refrigerios
8
Realiza la programación del refrigerio.
Servicios de
Alimentación
Asistente de
Refrigerios
5.2
SOLICITUD Y PROGRAMACIÓN DE REFRIGERIOS DE EDUCACIÓN
CONTINUA.
No.
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLES
UNIDAD
CARGO
1
Elabora la programación mensual de
refrigerios para el Centro de Educación
Continua; con dos opciones diarias (sal
y dulce).
Servicios de
Alimentación
Asistente de
Refrigerios /
Coordinador de
Servicios Especiales
2
Envía
programación
mensual
de
refrigerios al Centro de Educación
Continua y a la Dirección de Servicios
Universitarios.
Servicios de
Alimentación
Coordinador de
Servicios Especiales
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PROCEDIMIENTO
SOLICITUD Y PROGRAMACIÓN DE
REFRIGERIOS
No.
DESCRIPCIÓN
3
Recibe la solicitud del refrigerio a través
del formato diligenciado Solicitud de
refrigerios (SC-P33-F04) por parte del
Centro Educación Continua al correo
electrónico
[email protected]
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FECHA: Noviembre de 2008
RESPONSABLES
UNIDAD
CARGO
Servicios de
Alimentación
Asistente de
Refrigerios
Servicios de
Alimentación
Asistente de
Refrigerios
Servicios de
Alimentación
Asistente de
Refrigerios
Verifica que la información suministrada
por el Centro de Educación Continua en
el formato Solicitud de refrigerios (SCP33-F04) esté completa:
4
•
Si la información está completa:
Remítase a la actividad 5.
•
Si la información no está completa:
Solicita al Centro de Educación Continua
la información requerida.
5
Asigna el consecutivo e imprime el
formato Solicitud de Refrigerios (SCP33-F04).
6
Elabora la cotización a través del
formato Cotización de refrigerios (SCP33-F05).
Servicios de
Alimentación
Asistente de
Refrigerios
7
Envía al Centro de Educación Continua
a través de correo electrónico el formato
Cotización de refrigerios (SC-P33-F05)
como imagen en el cuerpo del correo y
le solicita respuesta de aprobación.
Servicios de
Alimentación
Asistente de
Refrigerios
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PROCEDIMIENTO
SOLICITUD Y PROGRAMACIÓN DE
REFRIGERIOS
No.
DESCRIPCIÓN
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FECHA: Noviembre de 2008
RESPONSABLES
UNIDAD
CARGO
Servicios de
Alimentación
Asistente de
Refrigerios
Recibe y verifica el correo de respuesta
de aprobación del formato Cotización de
refrigerios (SC-P33-F05) por parte del
Centro de Educación Continua:
•
Si el Centro de Educación Continua
no solicita ajustes y aprueba la
cotización.
8
Remítase a Actividad 9
•
Si el Centro de Educación Continua
solicita ajustes a la cotización:
Acuerda con el Centro de Educación
Continua las modificaciones requeridas y
realiza las mismas.
9
Imprime el formato Cotización de
refrigerios (SC-P33-F05) aprobado por
el Centro de Educación Continua.
Servicios de
Alimentación
Asistente de
Refrigerios
10
Realiza la programación del refrigerio.
Servicios de
Alimentación
Asistente de
Refrigerios
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SOLICITUD Y PROGRAMACIÓN DE
REFRIGERIOS
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6. DIAGRAMA DE FLUJO
A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el
procedimiento “SOLICITUD Y PROGRAMACIÓN DE REFRIGERIOS” Las
convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes:
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SOLICITUD Y PROGRAMACIÓN DE
REFRIGERIOS
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5.1 PROCEDIMIENTO SOLICITUD Y PROGRAMACIÓN DE REFRIGERIOS
INICIO
Asistente de Refrigerios
Servicios de Alimentación
Recibe del usuario debidamente diligenciado el
formato Solicitud de refrigerios (SC-P33-F04)
al correo electrónico institucional
[email protected]
Formato Solicitud de refrigerios (SC-P33-F04)
Asistente de Refrigerios
Servicios de Alimentación
Verifica que la información suministrada por el
usuario en el formato Solicitud de Refrigerios
(SC-P33-F04) este completa:
NO
Asistente de Refrigerios
Servicios de Alimentación
Solicita la información requerida.
¿La información está completa?
SI
Asistente de Refrigerios
Servicios de Alimentación
Asigna el consecutivo e imprime el formato
Solicitud de Refrigerios (SC-P33-F04).
Asistente de Refrigerios
Servicios de Alimentación
Elabora la cotización a través del formato
Cotización de refrigerios (SC-P33-F05).
A
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REFRIGERIOS
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A
Asistente de Refrigerios
Servicios de Alimentación
Envía al usuario a través de correo electrónico el
formato Cotización de refrigerios (SC-P33-F05) como
imagen en el cuerpo del correo y le solicita respuesta
de aprobación.
Formato Cotización de refrigerios (SC-P33F05)
Asistente de Refrigerios
Servicios de Alimentación
Recibe y verifica el correo de respuesta de
aprobación del formato Cotización de refrigerios (SCP33-F05) por parte del usuario:
¿Usuario aprueba la cotización?
NO
Asistente de Refrigerios
Servicios de Alimentación
Acuerda con el usuario las modificaciones requeridas
y realiza las mismas.
SI
Asistente de Refrigerios
Servicios de Alimentación
Imprime el formato Cotización de refrigerios (SCP33-F05) aprobado por el usuario.
Asistente de Refrigerios
Servicios de Alimentación
Realiza la programación del refrigerio.
FIN
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REFRIGERIOS
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5.2 PROCEDIMIENTO SOLICITUD Y PROGRAMACIÓN DE REFRIGERIOS DE EDUCACIÓN
CONTINUA
INICIO
Asistente de Refrigerios/Coordinador de
Servicios Especiales
Servicios de Alimentación
Elabora la programación mensual de
refrigerios para el Centro de Educación
Continua; con dos opciones diarias (sal y
dulce).
Coordinador de Servicios Especiales
Servicios de Alimentación
Envía programación mensual de refrigerios al
Centro de Educación Continua y a la Dirección
de Servicios Universitarios.
Asistente de Refrigerios
Servicios de Alimentación
Recibe la solicitud del refrigerio a través del
formato diligenciado Solicitud de refrigerios
(SC-P33-F04) por parte del Centro Educación
Continua al correo electrónico
[email protected]
Asistente de Refrigerios
Servicios de Alimentación
Verifica que la información suministrada por el
Centro de Educación Continua en el formato
Solicitud de refrigerios (SC-P33-F04) esté
completa:
NO
¿La información está completa?
Asistente de Refrigerios
Servicios de Alimentación
Solicita al Centro de Educación Continua la
información requerida.
SI
Asistente de Refrigerios
Servicios de Alimentación
Asigna el consecutivo e imprime el formato
Solicitud de Refrigerios (SC-P33-F04).
Asistente de Refrigerios
Servicios de Alimentación
Elabora la cotización a través del formato
Cotización de refrigerios (SC-P33-F05).
B
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REFRIGERIOS
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B
Asistente de Refrigerios
Servicios de Alimentación
Envía al Centro de Educación Continua a través de
correo electrónico el formato Cotización de refrigerios
(SC-P33-F05) como imagen en el cuerpo del correo y
le solicita respuesta de aprobación.
Formato Cotización de refrigerios (SC-P33F05)
Asistente de Refrigerios
Servicios de Alimentación
Recibe y verifica el correo de respuesta de
aprobación del formato Cotización de refrigerios (SCP33-F05) por parte del Centro de Educación
Continua:
¿Usuario aprueba la cotización?
NO
Asistente de Refrigerios
Servicios de Alimentación
Acuerda con el Centro de Educación Continua las
modificaciones requeridas y realiza las mismas.
SI
Asistente de Refrigerios
Servicios de Alimentación
Imprime el formato Cotización de refrigerios (SCP33-F05) aprobado por el usuario.
Asistente de Refrigerios
Servicios de Alimentación
Realiza la programación del refrigerio.
FIN
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REFRIGERIOS
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7. RELACIÓN DE REGISTROS
NOMBRE
CÓDIGO
Formato solicitud de refrigerios.
Formato Cotización de refrigerios
SC-P33-F04
SC-P33-F05
eLABORA
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