instructivo del proceso de confrontación de documentos de

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NORMAS Y SELECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
INSTRUCTIVO
DEL PROCESO DE CONFRONTACIÓN DE DOCUMENTOS
INSTRUCTIVO DEL PROCESO DE CONFRONTACIÓN DE
DOCUMENTOS DE PREPARACIÓN ACADÉMICA,
ESPECIALIZACIÓN Y REQUISITOS LEGALES
Departamento de Normas y Selección de Recursos Humanos
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NORMAS Y SELECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
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DEL PROCESO DE CONFRONTACIÓN DE DOCUMENTOS
INTRODUCCIÓN
La Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-, con la finalidad de fortalecer el
proceso de desconcentración de la Administración de los Recursos Humanos en el
Organismo Ejecutivo y transmitir el poder de decisión a los Ministerios e
Instituciones, para atender en forma inmediata y eficiente las demandas de
recursos humanos, y de esta manera ofrecer un servicio oportuno y de calidad al
usuario, por lo que considera necesario la elaboración de instrumentos técnicos
administrativos para cumplir con los procedimientos de selección de recursos
humanos.
Es por ello que el Departamento de Normas y Selección de Recursos Humanos,
con la finalidad de que las instituciones del Organismo Ejecutivo, por medio de las
Direcciones de Recursos Humanos o personal delegado oficialmente, participen
activamente en la aplicación las fases del proceso integral de reclutamiento y
preselección de recursos humanos, siendo una de ellos la confrontación de
documentos de preparación académica formal y/o especialización, así como los
requisitos legales cuando se requieran según la especialidad del puesto.
Por lo que se presenta el instructivo de confrontación de documentos, preparación
académica, especialización y requisitos legales, que tiene como objetivo dar a
conocer qué documentos debe conformar un expediente para participar en el
proceso de calificación de candidatos que optan a cargos públicos, así como los
requisitos y lineamientos generales para realizar el proceso de confrontación.
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PROCESO DE CONFRONTACIÓN DE DOCUMENTOS DE
PREPARACIÓN ACADÉMICA, ESPECIALIZACIÓN Y REQUISITOS LEGALES
1.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL
El Departamento de Normas y Selección de Recursos Humanos, de acuerdo a la
Ley de Servicio Civil, Reglamento y Leyes complementarias, tiene dentro de sus
funciones principales ser el encargado de seleccionar el recurso humano calificado
para las Instituciones que conforman el Organismo Ejecutivo y de algunas
entidades descentralizadas que no cuentan con un sistema propio de
administración de recursos humanos, así como al interior de la Oficina,
garantizando los procedimientos para la selección de candidatos idóneos.
El proceso de selección tiene como función principal el análisis curricular, el cual
consiste en la evaluación y calificación de credenciales de propuestas de
evaluación de candidatos que optan a puestos vacantes y se efectúa por medio
del análisis de documentos que contiene el expediente integrado por
certificaciones o constancias que respaldan la preparación académica formal,
especialización y requisitos legales del candidato, que constituyen los requisitos
mínimos que establece el Manual de Especificaciones de Clases de Puestos y sus
modificaciones según Resolución D-97-89.
Para realizar el análisis curricular del expediente, es necesario que las fotocopias
de
los
documentos
de
preparación
académica
formal,
especialización,
capacitación y requisitos legales contengan el proceso de confrontación, el cual se
evidencia por medio del sello, firma y nombre de la persona responsable que
realizó esta acción, con lo cual se le da la validez a los mismos, lo cual permite
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determinar si el candidato posee las calidades académicas y de experiencia para
desempeñar el cargo al cual está optando, los documentos confrontados se
extraen del expediente para formar parte del archivo de desglose de la Oficina y
que sirven para dar soporte a la acción realizada.
Para la aplicación de este proceso, es necesario cumplir con lo que establece el
Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Artículo 19. Solicitud de Admisión al
Proceso de Selección, que estipula que en toda solicitud de admisión es
obligatoria la presentación de los documentos siguientes:

Oferta de servicios debidamente contestada

Fotocopia del documento personal de identificación –DPI-

Certificación original y fotocopia de carencia de antecedentes
penales (con vigencia de seis meses).

Título
y/o
diploma,
capacitación,
título
certificación
de
profesional,
cursos
técnico
aprobados
y/o
u
de
otras
certificaciones de estudios, propios a la naturaleza del puesto.

Certificación o constancia de experiencia laboral extendida por
empresas, instituciones o dependencias donde haya prestado
servicios, especificando fechas de inicio y finalización de
labores, puestos y funciones desempeñadas, las cuales deberán
estar respaldadas con la firma y sello del Jefe inmediato o Jefe
de Personal de la Empresa o Institución que la emite.

Certificación o constancias de eventos educativos no formales.

Libros, artículos, monografías, ensayos, trabajos de investigación o
cualquier publicación realizada por el oferente.

Constancia en original de colegiado activo vigente (para
profesionales).

Fotocopia de licencia de conducir (cuando la especialidad del
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puesto lo requiera).

Otros documentos que se considere convenientes y que estén
exclusivamente relacionados con la especialidad del puesto al
que está optando.
Los documentos de preparación académica formal, especialización y requisitos
legales, deberán presentarse en original y fotocopia para su debido cotejo.
La Dirección de Recursos Humanos, de acuerdo a las políticas y normas internas
de cada institución, solicitará además de
los documentos mencionados
anteriormente otros que específicamente sean requeridos para desempeñar la
especialidad del cargo propuesto, permitiéndose no recibir aquellos que no fueron
necesarios para el efecto.
Esta fase permite establecer los documentos que son necesarios para optar al
cargo y especialidad propuesta, lo que permite direccionar y discriminar el proceso
de recepción de
documentos que integran los expedientes, promoviendo los
siguientes beneficios:
Suprimir documentos que no tienen relación directa con la especialidad del
cargo propuesto.
Evitar expedientes con exceso de volumen, conteniendo documentos que
no se necesitan.
Descartar la presentación de fotocopias incompletas, parciales o inelegibles
de documentos de escolaridad y capacitaciones.
Evitar los curriculum vitae desactualizados que no concuerdan con los
documentos presentados.
Acreditación de Constancias de cursos universitarios actualizados.
Tiempo y esfuerzo al realizar del análisis de credenciales.
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La revisión de la documentación conlleva a la preselección de los candidatos que
optan a cargos públicos y se determina si se realiza la aprobación del expediente
para continuar con el proceso de selección, o se procede a realizar el rechazo de
propuestas de nombramiento, de acuerdo al Reglamento de la Ley de Servicio
Civil, Artículo 23, al no presentar los documentos e información incompleta.
2. PROCESO DE CONFRONTACIÓN DE DOCUMENTOS
Acción que consiste en verificar que el documento original y fotocopia de
preparación académica, especialización y/o requisitos legales que se tiene a la
vista, presenta el formato y lineamientos establecidos, plasmando el sello
respectivo y firma de la persona responsable con lo que le da validez a fotocopia
acreditada. Si es necesario previo se procede a realizar las consultas
en las
instituciones que emiten y registran estos documentos, para determinar la
autenticidad de los mismos.
2.1 REQUISITOS PARA REALIZAR EL PROCESO DE CONFRONTACIÓN DE
DOCUMENTOS
Las Instituciones del Organismo Ejecutivo a través de las Unidades Tipo de las
Direcciones de Recursos Humanos, nombrará a uno o los delegados responsables
de realizar el proceso de confrontación, lo cual tiene que ser efectuado con el
soporte que dará
formalidad y transparencia al nombramiento respectivo,
cumpliendo con los requisitos establecidos en los Acuerdos Gubernativos No.
392-2010 de fecha 30-12-2010 y el No. 518-2011 de fecha 27-12-2011, Artículo17
referente a “Procedimientos de Reclutamiento y Selección de Personal”, último
párrafo.
2.1.1 NOMBRAMIENTO Y CAPACITACIÓN DE LOS RESPONSABLES DEL
PROCESO.
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1.
Las Instituciones del Organismo Ejecutivo, por medio de las Direcciones de
Recursos Humanos, deberán realizar el nombramiento oficial del empleado
responsable a realizar el proceso de confrontación.
2.
La persona nombrada deberá desempeñar un
cargo permanente y de
media jerarquía en la unidad de recursos humanos.
3.
La persona nombrada deberá realizar la identificación de la rúbrica y sello
que utilizará para la confrontación de documentos, información que deberá
estar registrada en la ONSEC.
4.
El responsable del proceso de confrontación deberá tener una capacitación
general del proceso de reclutamiento y selección que realiza la Dirección
de Recursos Humanos de la Institución, así como del proceso de
confrontación.
5.
La Unidad de Recursos Humanos deberá socializar en la Institución, el
nombramiento oficial del o las personas responsables de realizar el proceso
de confrontación de documentos.
6.
Se deberá dar a conocer la aplicación de sanciones legales en caso de
presentar
falsedad o alteración de documentos
para confrontar o que
integran las propuestas de nombramiento, indicando que estas acciones
constituyen faltas contenidas en el Código Penal y Reglamento de la Ley
de Servicio Civil. Siendo estas:
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 Código Penal, Decreto 17-73 Del
Congreso de la República de
Guatemala
Artículo 321 Falsedad Material.
Quien hiciere en todo o en parte, un documento público falso, o alterare
uno verdadero, de modo que pueda resultar perjuicio, será sancionado
con prisión de 2 a 6 años”.
Artículo 322.- Falsedad ideológica. Quien, con motivo del otorgamiento,
autorización o formalización de un documento público, insertare o hiciere
insertar declaraciones falsas concernientes a un hecho que el documento
debe probar, de modo que pueda resultar perjuicio, será sancionado con
prisión de dos a seis años.
Artículo 323.- Falsificación de documentos privados.
Quien, en documento privado, cometiere alguna de las falsificaciones a
que se refieren los dos artículos anteriores, será sancionado con prisión
de uno a tres años
Artículo 336.- 12 Usurpación de calidad. Quien se arrogare título
académico o ejerciere actos que competen a profesionales, sin tener
título o habilitación especial, será sancionado con prisión de cinco a ocho
años, y multa de cincuenta mil a doscientos mil quetzales.
Artículo
457. OMISIÓN DE DENUNCIA. El funcionario o empleado
público que, por razón de su cargo, tuviere conocimiento de la comisión
de un hecho calificado como delito de acción pública y, a sabiendas,
omitiere o retardare hacer la correspondiente denuncia a la autoridad
judicial competente, será sancionado con multa de cien a un mil
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quetzales. En igual sanción incurrirá el particular que, estando legalmente
obligado, dejare de denunciar.
 Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Acuerdo Gubernativo 18-98
Artículo 23, Estudio y Rechazo de Propuestas de Nombramiento
Numeral 6, en el cual indica que “será motivo de rechazo el haber
proporcionado falsa información en la oferta de servicio o en los
documentos acreditados”.
Artículo 24, Pérdida del Derecho Evaluación
Numeral 4, “se pierde el derecho de evaluación al acreditar documentos
alterados”.
2.1.2. RECURSOS NECESARIOS PARA EL PROCESO DE CONFRONTACIÓN
a) La Institución debe proporcionar y responsabilizar al personal que designe,
para esta actividad, de un sello con un formato único para realizar el
proceso de confrontación, el cual deberá contener los siguientes requisitos:
 Nombre de la Institución
 Dependencia o Unidad Administrativa
 Con el siguiente texto: “Confrontado se tuvo a la vista el original
de la presente fotocopia”
 Fecha de confrontación
 Nombre del responsable del proceso
 Cargo que desempeña
 Espacio para la rúbrica que utilizará para firmar el proceso de
confrontación.
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b) Contar con lugar seguro para el resguardo del o los sellos de confrontación.
c) La persona nombrada deberá realizar la identificación de la rúbrica y sello
que utilizará para firmar el procedimiento de confrontación.
d) El proceso deberá realizarse en un lugar específico, con espacio e
iluminación suficiente que permita el análisis y manejo de los documentos
a confrontar.
e) La Institución debe realizar los acuerdos con las instituciones educativas
responsables de emitir y realizar el registro de los documentos académicos,
para realizar la conexión oficial que permita confirmar la autenticidad del
documento académico.
f) Proporcionar el equipo necesario (computadora y teléfono, fotocopiadora,
scanner, acceso a internet).
Al cumplir con los requisitos en mención, se deben enviar a la Oficina Nacional de
Servicio Civil, para su correspondiente registro, los datos del nombramiento de la
persona responsable, especificando el nombre completo, documento de
identificación personal, cargo, rúbrica, sello dirección de correo electrónico e
imagen del sello a utilizar en el proceso de confrontación.
2.2
LINEAMIENTOS GENERALES PARA REALIZAR EL PROCESO DE
CONFRONTACIÓN DE DOCUMENTOS
Para realizar el proceso, el responsable debe de observar y cumplir con los
siguientes pasos:
a) Tener a la vista el original y la fotocopia de la preparación académica o
requisitos legales a confrontar. Sin excepción.
b) Realizar el análisis del documento original, el cual debe poseer los
nombres, puestos, rúbrica de la persona que firma y los sellos oficiales de
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las Instituciones responsables de extender los documentos, tanto en el
adverso como en el reverso, todo en original.
c) Verificar que la fotocopia de los documentos a confrontar esté legible y
completa de lado frontal y reverso.
d) Revisar que la fotocopia corresponda al documento original
e) Verificar que el nombre a quien se le emitió el documento esté legible, y no
presentar borrones, tachones o sobre posiciones.
f) Verificar que el formato no presente irregularidades en su impresión.
g) No se debe tomar como base para confrontar la copia autenticada por
Notario, siempre solicitar el original.
h) No se procederá a confrontar el documento tomando de base una fotocopia
confrontada con fecha anterior, únicamente con el original.
i) Las firmas en los documentos de estudio deben de ser extendidas por las
autoridades reconocidas de las instituciones educativas que los otorgan.
j) En certificaciones universitarias se debe realizar la investigación específica,
para contar con los elementos de referencia del tipo de papel sellado que
se utiliza en forma general, facultad, o sedes regionales; así como los sellos
y firmas autorizados para la emisión de estos documentos.
k) Revisar que el documento original tenga
las fechas de extensión y los
números de registros o códigos correspondientes.
l) Tener precaución con documentos presentados en impresiones por medio
de escáner o documentos originales con sellos en fotocopia.
m) En caso de reposición de documento de escolaridad, debe presentar el
razonamiento en el lado reverso que indique que es una reposición, fecha
en la cual se emitió el documento original, nombre de quien se está
emitiendo la reposición, fuente de información o registro de datos y fecha
actual en la cual se realiza. Así como firmas del director del establecimiento
y del supervisor educativo.
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Para realizar el proceso de confrontación de documentos de preparación
académica, cursos de especialización para el desempeño de la especialidad del
puesto, la persona responsable de este proceso debe tener
contacto vía
telefónica, correo electrónico o acceso autorizado a las bases de datos de las
instituciones responsables, para verificar la validez de los documentos, por lo
que es necesario tener contacto con las siguientes Instituciones:
 Ministerio
de
Educación,
Direcciones
Departamentales
y
Departamento de registro de títulos y diplomas
 Contraloría General de Cuentas de la Nación, Departamento de
Registro de Títulos y Diplomas.
 Centros universitarios, Control Académico
 Otras
Instituciones para
verificar
información
de
cursos
de
especialización.
 Colegios Profesionales.
Características generales que se deben observar en los documentos de estudios
para verificar la autenticidad:
DOCUMENTOS A CONFRONTAR
En el proceso de confrontación se debe establecer los documentos que son
necesarios para optar al cargo y especialidad propuesta, siendo estos:
EDUCACIÓN FORMAL
•
•
•
•
•
•
•
Certificaciones de educación primaria y/o diploma de sexto primaria
Certificaciones de educación básica y/o diploma de tercero básico
Certificaciones o cierre de pénsum de nivel diversificado, y/o título; y/o
diploma de la carrera
Certificaciones de cursos universitarios y/o cierre de pénsum
Acta de graduación o título a nivel técnico o profesional
Título universitario a nivel de licenciatura
Certificación de cursos o titulo de maestría, postgrado o doctorado
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REQUISITOS LEGALES
•
Capacitaciones específicas relacionadas con la especialidad del puesto
•
Diplomas de especialización de acuerdo al requerimiento del puesto
•
Licencias necesarias para desempeñar la especialidad del puesto
•
Constancia de colegiado activo
•
Otros necesarios de acuerdo a la naturaleza de la Institución
CUADRO No. 1
CARACTERÍSTICAS DE DOCUMENTOS DE
ESTUDIO DE PRIMARIA Y BÁSICOS
No.
DOCUMENTO DE
CARACTERÍSTICAS GENERALES
ESCOLARIDAD
1.
Certificación
de
educación La presentación de este documento
primaria
debe estar impresa en el formato
oficial del Ministerio de Educación y
debe contener los datos generales
del alumno; coincidir las fechas y la
firma,
y
sello
del
supervisor
educativo.
2.
Certificaciones de tercero básico
La presentación de este documento
debe
estar impresa en el formato
general de certificaciones y debe
contener
la
identificación
de
la
Institución, y del alumno, contener el
sello de las autoridades y de la
supervisión educativa.
3.
Diploma de sexto primaria
La presentación de este documento
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debe
estar impresa en
el formato
oficial del Ministerio de Educación y
presentar
autoridades
las
firmas
del
de
las
establecimiento
educativo y del supervisor educativo.
4.
Diploma de tercero básico
La presentación de este documento
debe estar impresa en el formato
oficial del Ministerio de Educación y
presentar
autoridades
las
firmas
del
de
las
establecimiento
educativo y del supervisor educativo.
Debe
ser
acompañado
con
las
certificaciones generales de estudios.
5.
6.
Título o diploma de Educación Se específica en el cuadro número
Media
dos.
Certificaciones de universidades
Estas tienen que estar impresas en
el formato oficial con membrete y
papel establecido por los centros
universitarios. Las firmas y sellos
tienen
que
identificar
el
centro
universitario.
Para verificar su autenticidad, se
debe
solicitar
a
los
centros
universitarios las firmas registradas
para emitir las certificaciones de
estudios.
Establecer alianzas, vía electrónica,
con los centros universitarios para
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NORMAS Y SELECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
INSTRUCTIVO
DEL PROCESO DE CONFRONTACIÓN DE DOCUMENTOS
verificar su autenticidad.
7.
Títulos de Técnico universitario a Estos
nivel de licenciatura
documentos
tienen
que
presentar el formato que identifica a
la universidad, lo cual consta de tipo
de letra, sellos y firmas de las
autoridades
de
los
centros
universitarios; así como sellos de
registro que se establecen en la parte
posterior de ese documento.
CUADRO No. 2
FORMATOS Y CARACTERÍSTICAS
DEL TÍTULO A NIVEL DIVERSIFICADO
No.
1.
INTERVALO DE FECHAS
Fecha inicial - 1997
CARACTERISTICAS DE LOS TITULOS
Formato
enmarcado,
color
negro
en
dirección vertical con el registro de la
Contraloría General de Cuentas en el
extremo inferior derecho.
2.
1997 al 1999
Formato en dirección horizontal, marco de
color celeste, registro de la Contraloría
General de Cuentas en la parte posterior
del título.
3.
1999 al 2000
Formato en dirección vertical, sin marco, y
no presenta calcomanía y registro de la
Contraloría General de Cuentas en la parte
posterior del título.
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NORMAS Y SELECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
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DEL PROCESO DE CONFRONTACIÓN DE DOCUMENTOS
4.
2000
Formato es en dirección vertical, no tiene
calcomanía
y registro de la Contraloría
General de Cuentas en la parte posterior
del título.
Registro de Catalogación
Docente o SAT, según sea el caso.
5.
2001 a la fecha
Formato en dirección vertical, presentan
calcomanía con el escudo nacional, código
de barras y código numérico.
6.
2011 a la fecha
El
título
Contraloría
presenta
el
General
de
registro
de
Cuentas
la
con
código y calcomanía.
CARACTERÍSTICAS DE LAS CERTIFICACIONES
DE CURSOS Y TÍTULOS
UNIVERSITARIOS
•
Para la confrontación de certificaciones universitarias se debe contar con
los elementos de referencia, por medio de la investigación para verificar el
tipo de papel con membrete o sellado que se utiliza en forma general,
facultad, o sedes regionales; así como los sellos y firmas autorizadas o
facsímiles para la emisión de estos documentos.
•
Al confrontar actas de graduación, títulos universitarios a nivel técnico,
licenciatura, maestría, postgrado y diplomado, se debe de verificar que el
original que se tiene a la vista contenga el formato general, tipo de letra,
sellos y registros oficiales en el documento.
•
Se debe realizar contacto vía telefónica o electrónica con los centros
universitarios
emisores, así como las Instituciones registradoras de los
documentos para verificar la autenticidad de los mismos.
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Si se ha comprobado que el documento original y fotocopia cumplen con los
requisitos mínimos y está en orden, se estampa el sello en la fotocopia del
documento original que se tiene la vista, suscribiendo el nombre, firma del
responsable y fecha de la acción, en la copia del documento original.
INSTITUCIONES O MEDIOS PARA CORROBORAR INFORMACIÓN
DE DOCUMENTOS A CONFRONTAR
DIRECCIONES DEPARTAMENTALES DEL MINEDUC
 DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN DE GUATEMALA NORTE
Avenida Simeón Cañas 3-37, zona 2, teléfono 22511845
 DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN DE GUATEMALA OCCIDENTE
4ª avenida 0-69 zona 2, de Mixco, colonia Cotio, teléfono 22506989
 DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN DE GUATEMALA ORIENTE
3ª calle “a” 1-58 zona 10, teléfono 23608585, fax: 23617883
 DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN DE GUATEMALA SUR
Avenida Petapa 47-79, zona 12, 2do. Nivel, Centro Comercial Plaza Grecia, teléfono
24628700
 DIRECCIONES DEPARTAMENTALES DEL MINEDUC
Para los documentos extendidos en el interior del país
UNIDADES DE REGISTROS ACADÉMICOS DE LAS DIFERENTES
UNIVERSIDADES DEL PAÍS
 Universidad de San Carlos de Guatemala
Control Académico de la facultad correspondiente.
 Universidad Francisco Marroquín
Control Académico: [email protected]
 Universidad Galileo
Control Académico: [email protected]
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 Universidad Panamericana
Control Académico: [email protected]
 Universidad Del Valle
Control Académico: [email protected]
 Universidad Del Istmo
Control Académico: Raquel Sosa [email protected]
 Universidad Rafael Landívar
Control Académico: Licda. Yadira Barrios [email protected]
 Universidad Mariano Galvez
Control Académico: Licda. Silvia Alcántara [email protected]
OTRAS:
 Contraloría General de Cuentas: Sección de Títulos y Diplomas
www.contraloria,gob.gt
 Dirección General de Servicio de Salud, Ministerio de Salud Pública y
Asistencia Social. 9na. Avenida 14-65, zona 1
 Colegios Profesionales