Manual Farmacia - Servicio de Salud Coquimbo

SIDRA Servicio de Salud Coquimbo
Manual Operacional de
Farmacia
1. INDICE
Introducción………………………………………………………………………………………………………………… Pág.
2
Módulo Farmacia………………………………………………………………………………………………………… Pág.
2
Funcionalidades Disponibles……………………………………………………………………………………….. Pág.
3
Ingreso al Sistema Trancare……………………………………………………………………………. Pág.
4
Solicitud y Despacho de Medicamentos……………………………………………………………………… Pág.
6
Despacho de Medicamentos………………………………………………………………………….. Pág.
6
Búsqueda de Solicitudes………………………………………………………………………………... Pág.
7
Búsqueda general de Prescripciones……………………………………………………………… Pág.
7
Búsqueda de Prescripción por Paciente…………………………………………………………
Pág.
8
Despacho de Prescripciones………………………………………………………………………….
Pág.
10
Transcripción de Solicitudes……………………………………………………………………......
Pág.
14
Repetición de Prescripción……………………………………………………………………………………….
Pág.
19
Gestión de Stock………………………………………………………………………………………………………
Pág.
23
Consulta de Stock……………………………………………………………………………………….
Pág.
23
Solicitud de Reposición……………………………………………………………………………..
Pág.
24
Revisión de Transferencia de Stock……………………………………………………………
Pág.
27
Manual de Farmacia
Página 1
2. INTRODUCCIÓN.
El siguiente manual tiene por objetivo guiar al usuario paso a paso en los
distintos flujos que involucran el proceso de Farmacia (Dispensación de
Fármacos), desde su solicitud hasta la entrega al paciente o representante, en el
Sistema TrakCare.
3. MÓDULO FARMACIA.
El módulo de Farmacia tiene por objetivo apoyar la labor de farmacia, en
especial la labor del químico farmacéutico.
Éste modulo comprende el
seguimiento de la indicación médica a partir que el médico la realiza en el box de
atención.
El encargado de Farmacia puede visualizar las indicaciones en una lista de
trabajo según el estado de éstas (pendientes, envasadas, despachadas o
Rechazadas) y visualizarlas en cualquier momento.
Considera además la recepción, administración de stock, pudiendo realizar a
través del Sistema TrakCare consultas, solicitudes y recepciones de stock.
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4. FUNCIONALIDADES DISPONIBLES.
El módulo de Farmacia y Gestión de Stock de Vacunas cuenta con las
siguientes funcionalidades disponibles:
Ícono
Nombre
Descripción
Despacho de Recetas
Permite acceder a solicitudes u órdenes de su
servicio
Búsqueda de Atención
Solicitud
Permite visualizar los datos del paciente y
seleccionar episodios (usado para transcribir
prescripciones)
Para transcribir prescripciones solicitudes de
medicamentos (solicitudes en papel)
Consulta de
Stock/Bodega
Permite consultar stock en Farmacia
Solicitud Stock
Permite solicitar reposición de stock
Acepta Stock
Repetir Receta
Permite Recepcionar las transferencias de stock
Permite buscar y despachar recetas para pacientes
crónicos o con repetición de prescripción por un
tiempo determinado.
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Ingreso al Sistema TrakCare.
Paso Acción
1
Ingresar a TrakCare en el equipo. Esta es la primera pantalla que usted verá
al ingresar.
Paso Acción
2
Haga Clic en el link Logon to TrakCare.
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Paso Acción
3
Ingrese la información deseada en el campo Usuario y presione
(tab).
Paso Acción
4
Ingrese la información deseada en el campo Contraseña y presione
nuevamente.
tab
Paso Acción
5
Elegir departamento o local en el campo Departamento, presionando
Paso Acción
6
Hacer Click en el botón Acceso para entrar al sistema.
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5. SOLICITUD Y DESPACHO DE MEDICAMENTOS
DESPACHO DE MEDICAMENTOS.
Al ingresar al sistema TrakCare con su usuario y clave, la primera pantalla
(componente) que verá será Despacho de Receta y las pestañas de los Menús a
los que que podrá acceder.
Menú principal
Módulo de
Farmacia
Filtros de
Búsqueda de
Prescripciones.
Lista de
Prescripciones
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Búsqueda de Solicitudes.
Hay 2 formas válidas de buscar las solicitudes en la pantalla de Despacha receta.
Una de ellas es generar una búsqueda total por medio de filtros de búsqueda de
prescripciones. Esta puede ser por fecha (el sistema por defecto tiene la fecha de
búsqueda del día actual, por lo que aparecerán todas las solicitudes de la fecha
actual). El otro tipo es una búsqueda individual por paciente; la cual, mediante el
link “Búsqueda de Paciente” ubicado en el filtro de búsqueda, hace posible buscar
las prescripciones de un paciente específico.
Tenga presente que puede revisar las prescripciones
paciente haciendo búsqueda por paciente.
despachadas
a un
Búsqueda General de Prescripciones:
Paso Acción
1
Buscar las prescripciones, ingresando los datos en los filtros de
búsqueda y presionar el botón
Paso Acción
2
Se desplegará una lista dependiendo del estado de la prescripción en la
pestaña (Pendiente, Aceptado, Envasado, Despachado). En caso de
querer visualizar un estado de solicitud en particular, deberá hacer clic
sobre la pestaña de estados y buscar las prescripciones.
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Búsqueda de Prescripción por Paciente:
Paso Acción
1
Hacer clic en el link Búsqueda de Pacientes ubicado en el filtro de
búsqueda de pestaña Despacha Receta.
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Paso Acción
2
Aparecerá la pantalla “Búsqueda de Pacientes” en la cual podremos
ubicar al paciente, ingresando sus datos en los filtros de búsqueda.
Luego deberá hacer clic en el botón Buscar.
Paso Acción
3
Aparecerá una pantalla con las coincidencias asociadas a la búsqueda,
seleccionamos al paciente y hacemos clic en su número de registro.
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Despacho de Prescripciones
En este apartado podremos visualizar como se despacha 1 o varias prescripciones
médicas ya realizadas por un médico en el box de atención. Podrá visualizar en
todo momento el estado de la prescripción médica (Pendiente, Aceptado,
Envasado, Despachado o Rechazado), podrá obtener registros de fechas de
despacho, así como del “Historial” por Paciente.
Para realizar estas Solicitudes, siga los siguientes pasos:
Paso Acción
1
Hacer clic la pestaña de
dentro de su Menú.
2
Hacer clic en el link
3
El sistema asigna un número de prescripción, hacer clic en el link
dentro de la pestaña “Pendiente”.
y el medicamento quedará en la pestaña de Aceptado.
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Paso Acción
2
3
Hacer clic en el link
dentro de la pestaña “Aceptado”.
El sistema arroja el detalle de la prescripción, hacer click en el link
y el sistema automáticamente busca el lote y lo asigna.
Luego hacer clic sobre el link
.
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Paso Acción
4
5
Hacer clic en el link
Modificar Lotes.
El sistema arroja la ventana de modificación de lotes, hacer click
para elegir lote, una vez elegido el lote y la cantidad, presionar
y luego click en
Paso Acción
6
7
Hacer clic en el link
de la pestaña Envasado.
El sistema arroja la ventana de detalles de prescripción, en el caso que
lo recoja un representante se puede imputar la información señalado
en el recuadro rojo y posteriormente hacer click
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Paso Acción
8
Hacer clic en el link
de la pestaña Despachado.
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Transcripción de Solicitudes
Al transcribir las Recetas al sistema TrakCare (en los casos que se requiera),
podrá gestionar correctamente las entradas y salidas de medicamentos, así como
también, si es realizada en el box de atención la prescripción.
Para realizar estas Solicitudes, siga los siguientes pasos
Paso Acción
1
Hacer clic la pestaña de
dentro de su Menú.
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Paso Acción
2
Se desplegará la siguiente pantalla, donde podrá ingresar datos para
realizar la búsqueda de episodios (atenciones) del paciente.
3
Haga clic en el botón
. A realizar este procedimiento,
se producirá la búsqueda de los pacientes que coincidan con los
criterios de búsqueda ingresados.
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Paso Acción
4
Haga clic
del paciente seleccionado. A realizar este procedimiento,
se desplegarán los episodios (atenciones) del paciente.
Paso Acción
5
Marque el episodio seleccionado, haciendo clic sobre su nombre.
Cambiará de color a amarillo. Luego Haga clic en solicitud
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Paso Acción
6
Aparecerá la pantalla para realizar solicitudes. Haga doble clic en el
medicamento que corresponda.
Paso Acción
7
Aparecerá por defecto 1 en Cantidad.
8
Haga clic en
9
Al actualizar, aparecerá la pantalla de verificación de prescripción
10
Haga clic en
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Paso Acción
11
Aparecerá en la pestaña de Pendiente el medicamento solicitado,
donde podrá proceder a aceptar y a despachar como se ha mostrado en
el apartado anterior de este documento.
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6.- REPETICION DE PRESCRIPCION
Repetición de Prescripción es una funcionalidad que permite despachar a
pacientes crónicos, prescripciones que se hayan solicitado con repeticiones. A
continuación se mostrará cómo se realiza esta operación en TrakCare.
Paso Acción
1
Hacer click en
de su menú.
Paso Acción
2
Se desplegará la siguiente pantalla, donde podrá ingresar datos para
realizar la búsqueda de pacientes.
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Paso Acción
3
Haga clic en el botón
. A realizar este procedimiento,
se producirá la búsqueda de los pacientes que coincidan con los
criterios de búsqueda ingresados.
Paso Acción
4
Haga clic
del paciente seleccionado. A realizar esta operación, se
visualizará las indicaciones con repeticiones en el sistema.
Paso Acción
5
6
Haga click en
Luego haga click en
Manual de Farmacia
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Paso
Acción
7
Posteriormente podrá visualizar que en la lista no aparecerá reponer en
la lista de repeticiones y el status de la prescripción será Despachado.
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7.- GESTIÓN DE STOCK
Gestión de Stock concentra varias funcionalidades disponibles, que permiten la
correcta gestión de los movimientos de stock que se deben registrar en el sistema.
Mediante esta funcionalidad, podrá consultar el stock de su bodega, solicitar y
recibir stock.
Considere que con cada transacción efectuada en el sistema, se actualizará
automáticamente el nivel de stock de su bodega.
A continuación revisaremos las funcionalidades:
Consulta de Stock
Para consultar el stock de su bodega siga los siguientes pasos:
Paso Acción
1
Haga clic la pestaña de
dentro de su Menú.
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Paso Acción
2
Se desplegará automáticamente el stock actualizado de su bodega, con
las instrucciones de empaque y costos, de ser requeridos
Solicitud de Reposición
Otra funcionalidad de gran utilidad dentro del sistema, es la de Solicitud de
Reposición de stock, mediante la cual podrá pedir reposición de stock a su bodega
central.
Para solicitar stock de su bodega siga los siguientes pasos:
Paso Acción
1
Haga clic la pestaña de
2
dentro de su Menú.
Se desplegará la pantalla de Solicitud de Transferencia de Stock. Para
realizar una solicitud, haga clic en el botón
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Paso Acción
3
Aparecerá automáticamente la fecha de solicitud, complete la Unidad/
Servicio que suministra y luego haga clic en
Paso Acción
4
Busque los ítems (fármacos) a solicitar, complete la cantidad requerida y
luego haga clic en
Manual de Farmacia
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Paso Acción
5
Una vez que tenga lista su solicitud, marque el check box
de
y haga clic en
. Por favor tome en cuenta que al marcar el
check box de Listo, no podrá modificar la solicitud
Paso Acción
6
Note que su nueva solicitud aparecerá en el listado de Solicitudes.
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Revisión de Transferencia de Stock
Para revisar las solicitudes de stock, previamente deben ser transferidas desde el
encargado de bodega, previo a esa operación podemos chequear la transferencia
y aceptar lo transferido como se muestra a continuación:
Paso Acción
1
Hacer click en
dentro de su menú.
Paso Acción
2
Si requiere visualizar las solicitudes que no han sido aceptadas para
aumentar el stock debe hacer click en el checkbox. No despachado.
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Paso Acción
3
Aparecerá la lista de Solicitudes. Note que las pendientes de transferir
aparecen en estado de
4
Seleccione el N° de la transferencia a recibir, haciendo doble clic en el
Número de Transferencia
Paso Acción
5
Aparecerá el detalle de los ítems transferidos. Proceda a contar las
unidades físicas recibidas. Si coinciden en todos los casos, haga clic en
. Si tuviera discrepancias, podrá modificar el N° de
unidades recibidas en la columna de Recepcionar Cantidad
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Paso Acción
5
Haga clic
y se actualizará el stock de su bodega.
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