Informe de resultados Planes de Mejoramiento con la Contraloría

INFORME DE RESULTADOS DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
CUARTO TRIMESTRE
2013
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA
PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA
BOGOTÁ D.C. Enero de 2013
Presidencia
Oficina de Control Interno
República de Colombia
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
1. OBJETIVO DEL INFORME.
2
2. OBJETIVOS ESPECIFICOS DEL INFORME
2
3. ALCANCE DEL INFORME
2
4. RESPONSABILIDAD
2
5. TÉRMINOS DEL INFORME
2
6. ASPECTOS GENERALES DEL INFORME
3
4.1 PLAN DE MEJORAMIENTO 2012
4.2 PLAN DE MEJORAMIENTO 2011
4.3 PLAN DE MEJORAMIENTO 2010
3
8
9
7. DISPOSICIONES LEGALES
10
8. CRITERIOS DE VERIFICACIÓN
10
9. PRINCIPALES ASPECTOS CONFORMES
10
10. CONCLUSIONES GENERALES DEL INFORME
11
1
República de Colombia
I.
Presidencia
Oficina de Control Interno
OBJETIVO DEL INFORME.
Presentar a la alta Dirección del Departamento Administrativo de la Presidencia la gestión
realizada frente a los avances en el cumplimiento de las acciones de mejora y metas
reportadas por las diferentes dependencias en el plan de mejoramiento suscrito con la
Contraloría General de la Republica.
II.
OBJETIVOS ESPECIFICOS DEL INFORME.
Verificar el cumplimiento de las metas y/o avances del Plan de Mejoramiento establecido por el
Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y la Contraloría General de la
Republica, producto de los informes finales de auditoria vigencias 2011, 2012 y 2013.
III.
ALCANCE DEL INFORME.
Para el desarrollo del presente informe, la Oficina de Control Interno estableció como alcance,
el periodo comprendido entre el 1° de octubre al 31 de diciembre de 2013, de acuerdo con la
información reportada por las diferentes dependencias comprometidas en el cumplimiento de
las acciones de mejora del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica, en
el aplicativo del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República “SIGEPRE”
módulo de Mejoras.
IV.
RESPONSABILIDAD
Es responsabilidad de las dependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de
la Republica comprometidas en el cumplimiento de los acuerdos concertados con la
Contraloría General de la República por medio de sus responsables y enlaces, suministrar la
información y los soportes suficientes para el seguimiento del Plan de Mejoramiento, y es
responsabilidad de la Oficina de Control Interno, producir un informe objetivo que refleje la
gestión adelantada en cumplimento de los objetivos propuestos para la misma.
La Oficina de Control Interno realiza la verificación de los soportes reportados trimestralmente
por parte de las dependencias comprometidas en el cumplimiento del plan de mejoramiento
suscrito entre el representante legal de la Entidad y la Contraloría General de la República.
V.
TÉRMINOS DEL INFORME
Se utilizará para el presente Informe, los términos y definiciones establecidos en el aplicativo
SIGEPRE de acuerdo con el Flujo de Planes de Mejoramiento, a saber:
Asignar Responsable de las Mejoras: En este paso el responsable del proceso y/o dependencia
debe asignar una persona, quien se encargará de formular el plan de mejoramiento.
2
República de Colombia






VI.
Presidencia
Oficina de Control Interno
Formular el Plan de Mejoramiento: Formule el plan de acuerdo a las no conformidades
resultantes.
Validar el Plan de Mejoramiento: El responsable del Proceso y/o Dependencia valida la
formulación del plan y remite a la Oficina de Control Interno para su aprobación.
Revisar y aprobar el Plan de Mejoramiento: La Oficina de Control Interno revisará la
coherencia de la acción de mejora respecto al hallazgo, el análisis de causas, las tareas
planteadas y la meta a lograr.
Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento: El responsable
designado registra la información soporte de los resultados obtenidos de las acciones y
metas planteadas en el plan de mejoramiento.
Verificar los resultados del Plan de Mejoramiento: La Oficina de Control Interno evalúa los
resultados alcanzados y presentados en el plan de mejoramiento.
Revisar la Eficacia del Plan de Mejoramiento. La Oficina de Control Interno evalúa la
eficacia de las acciones formuladas en el plan de mejoramiento.
ASPECTOS GENERALES DEL INFORME.
El Plan de Mejoramiento de la Presidencia de la República surge como producto de la Auditoría
realizada en la presente vigencia, con el fin de emitir un concepto sobre la gestión del DAPRE a
partir de la evaluación de los Proyectos de Inversión relacionados a continuación, en cuanto a
cumplimiento de actividades y objetivos, destinación y uso de los recursos públicos,
cumplimiento normativo y su coherencia en el plan estratégico 2011-2014 y con el plan
Nacional de Desarrollo.
Asistencia Técnica al Programa Presidencial para los Derechos Humanos.
Adecuación y ampliación del Hardware y Software para el DAPRE.
Implementación de Programas especiales para la Paz, Ley 368/97.
Fortalecimiento de la Instancia Técnica Nacional de Acción Integral contra Minas Antipersonal.
Fortalecimiento Acción Integral contra Minas Antipersonal Nacional.
Adecuación y mantenimiento de sedes de la Presidencia de la República.
Apoyo a la Estrategia de Atención Integral a la Primera Infancia a Nivel Nacional.
4.1. PLAN DE MEJORAMIENTO 2012
El plan de mejoramiento de la vigencia 2012 contiene cuatro (4) hallazgos, a las cuales, el
Departamento Administrativo de la Presidencia de la República concertó por intermedio de las
dependencias comprometidas, treinta y cinco (35) actividades, tendientes a eliminar las
mismas.
Con corte al 31 de diciembre de 2013 se tienen los siguientes resultados:
NCR-0264. CGR - Hallazgo No.1 Ejecución presupuestal Inversión (D) Paso actual: Ejecutar las
acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento, Responsable del paso actual: Edgar
Urrego Martinez.
3
Presidencia
Oficina de Control Interno
República de Colombia
M-3: PLAN DE MEJORAMIENTO
F14.1: PLANES DE MEJORAMIENTO - ENTIDADES
Fecha 01/08/2013 CORTE a DIC 31 de 2013.
ACTIVIDADES / DESCRIPCIÓN
ACTIVIDADES /
UNIDAD DE
MEDIDA
#
ACCIÓN DE MEJORA
1
NCR-0264 1.1. Enviar
comunicaciones
(correos electronicos)
a los jefes de
dependencia
informando sobre el
estado de la ejecución
del Plan Anual de
Adquisiciones de los
objetos a su cargo
1.10 La Oficina de Planeación envia quincenalmente
correo electrónico a los jefes de las dependencias y a
los enlaces técnicos, adjuntando el detalle del estado
del Plan Anual de Adquisiciones, haciendo referencia a
los atrasos y saldos por liberar o reprogramar.
2
1.2. Presentar en
reuniones semanales
de la Subdirección de
Operaciones el
seguimiento de la
ejecución al Plan Anual
de Adquisiciones
1.20 La Oficina de Planeación consolida la información
del estado del Plan Anual de Adquisiciones de acuerdo
con la ejecución del SIIF y lo reportado por el Área de
Comites de
Contratos y lo presenta en las reuniones semanales de Seguimiento
seguimiento (´Dependencias de la Subdirección,
(Actas)
Programas y Altas Consejerias y Proyecto Minas - UE)
para la toma de decisiones en el caso que se requiera.
3
1.3. Socializar el
procedimiento para la
elaboración, ejecución
y seguimiento al Plan
Anual de Adquisiciones.
1.30 La Oficina de Planeación, actualiza el
procedimiento incluyendo los lineamientos de la nueva
legislación y las orientaciones de Colombia Compra
Eficiente y lo socializa a las dependencias usuarias
Comunicaciones
de Seguimiento
(Correo
electrónico)
Eventos de
socialización
(Listas de
Asistencia)
ACTIVIDADES /
CANTIDADES ACTIVIDADES /
Responsable
UNIDAD DE FECHA DE INICIO
MEDIDA
En desarrollo
9 de 22,
40,9%
15/08/2013
31/07/2014
22 de 132
En desarrollo
16,6%
15/08/2013
31/07/2014
Oficina de
Planeación
Oficina de
Planeación
Finalizada
2 de 2
23/09/2013
30/09/2013
Oficina de
Planeación
1.1 La Oficina de Planeación envió comunicaciones dirigida a dependencias que tienen
asignado presupuesto informado el estado de lo programado, atrasos y los saldos disponibles a
liberar.
1. Primera comunicación (15/08/2013), 2. Segunda (31/09/2013), 3. Tercera (15/09/2013), 4.
Cuarta (31/10/2013), 5. Quinta (15/10/2013), 6. Sexta (15/11/2013), 7. Séptima (29/11/2013), 8.
Octava (17/12/2013), 9. Novena (18/12/2013) 9 de 22 avance del 40,9% en desarrollo.
1.2 La Oficina de Planeación presentar semanalmente ante la Subdirección de Operaciones, el
seguimiento a la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones de acuerdo con la ejecución del
SIIF y lo reportado por el Área de Contratos, con el fin de revisar el estado de la programación,
ejecución y los saldos disponibles que tiene las dependencias presupuesto asignado frente a las
metas presupuestales establecidas.
Los documentos adjuntos hacen parte de la Acta elaborada por Subdirección de Operaciones
y que tienen bajo su custodia, 3 en agosto, en Septiembre 6, Octubre 5, Noviembre 4, diciembre
4 : 22 de 132, avance del 16.6% en desarrollo.
1.3 Se efectuó socialización del procedimiento Formulación, ejecución y seguimiento al plan
anual de adquisiciones P-DE-03 y los Lineamientos del Plan Anual de Adquisiciones L-DE-02 en
capacitación realizada en el auditorio de Alejandría, adicionalmente se socializo la herramienta
formato F-DE-34 Programación y seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones que se utilizará
para la formulación 2014 y el formato F-DE-33 Solicitud de Modificaciones al Plan Anual de
Adquisiciones. Para documentar la actividad se adjunta listado de asistencia a la capacitación.
Adicionalmente por correo masivo se dio amplia difusión del procedimiento P-DE-03. Finalizada.
4
Presidencia
Oficina de Control Interno
República de Colombia
4
5
6
1.4. Definir y comunicar
los lineamientos para la
Elaboración del Plan
Anual de Adquisiciones
2014.
1.40 La Subdirección de Operaciones envia
comunicación con lineamientos a los jefes de
dependencia para la elaboración del Plan Anual de
Adquisiciones 2014.
1.5. Diseñar y ejecutar
un programa de
capacitación dirigida a
las dependencias
usuarios en temas
contractuales haciendo
énfasis en el principio
de Planeación.
1.50 El Área de Contratos elaborá un programa de
socialicación y sencibilización en temas contractuales
de acuerdo con la normatividad vigente y con enfasis en
el principio de planeación (talleres, tips informativos,
charlas, etc). Para el segundo semestre de 2013 se
tiene previsto realizar dos talleres sobre la elaboración Eventos
de documentos de estudios previos para las
modalidades de contratación y realizar tisp informativos
sobre liquidación de contratos, vigencia fiscal anual y
resera presupuestal.
Comunicación con
lineamientos del
Plan Anual de
Adquisiciones.
1.6. Elaborar el Plan
1.60 La Oficina de Planeación en coordinación con el
Anual de Adquisiciones Area de Contratos y el Área Financiera elaboran el Plan
Plan Anual de
2014
Anual de Adquisiciones 2014 de acuerdo con las
Adquisiciones
necesidades planteadas por las dependencias y
Elaborado
teniendo en cuenta el presupuesto asignado para
presentar a aprobación del Subdirector de Operaciones.
Finalizada
1 de 1
2 de 5
40%
15/10/2013
31/10/2013
Oficina de
Planeación
En desarrollo
23/08/2013
31/07/2014
Oficina de
Planeación
Finalizada
1 de 1
01/11/2013
31/01/2014
Oficina de
Planeación
1.4 Se elaboró los lineamientos correspondientes a la programación del Plan Anual de
Adquisiciones del 2014 y se informó mediante comunicaciones escritas (SIGOB) a las
dependencias que tienen presupuesto asignado por funcionamiento (Gastos Generales,
Transferencias) e Inversión, lo siguiente:
1) Se informó los cupos asignados al presupuesto, se determinaron con base en la asignación de
los techos presupuestales fijados por el DNP y el MHCP.
2) Lineamientos Generales : Registro de la información en el Formato F-DE-34 Programación y
Seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones teniendo en cuenta lo definido en el Lineamiento
Plan Anual de Adquisiciones L-DE-02 y el procedimiento P-DE-03 Formulación, ejecución y
seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones.
3) Plan de Trabajo para apoyar el cargue de la información en el formato F-DE-34 Programación
y Seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones con los enlaces de las dependencias.
4)Las dependencias deben enviar oficialmente el Plan Anual de Adquisiciones 2014 a la Oficina
de Planeación a más tardar el 01 de Noviembre, para la revisión y posteriores validaciones por
parte del Área Financiera y el Área de Contratos de acuerdo a lo establecido en el
procedimiento P-DE-03 Formulación, ejecución y seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones.
Finalizada.
1.5 Realizar cinco eventos: El área de contratos ha diseñado un programa de capacitaciones
con el fin de fortalecer en los enlaces de las diferentes dependencias sus conocimientos sobre
la adecuada forma de realizar las solicitudes de contratación atendiendo el principio de
planeación.
Se anexan las constancias y soportes de cada una de las capacitaciones:
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República de Colombia
1. Capacitación sobre las Modalidades de Licitación Pública y Menor Cuantía (23 de Agosto de
2013).
2. Capacitación sobre obligaciones de los supervisores frente a la oportuna ejecución de
Recursos (Ejecución Presupuestal, Cuentas por pagar, vigencias futuras, reserva presupuestal,
informe final de supervisión, liquidación de contratos), 2 de 5 es decir un 40% de avance, en
desarrollo.
1.6 Plan Anual de Adquisiciones Elaborado:
1. Octubre 22: Se elaboró los lineamientos del Plan Anual de Adquisiciones para la
programación vigencia 2014, teniendo en cuenta el marco legal del decreto 1510 y la circular
externa N° 2 expedida por la Agencia Nacional de Contratación, se remitió el cupo
presupuestal asignado a cada dependencia y el plan de trabajo para apoyar el cargue de la
información para la posterior revisión y validación de las Áreas de Contratos y Financiera.
2. Diciembre 16: Se envió el Plan Anual de Adquisiciones 2014 reportado por las dependencias
para la validación por parte del Área de contratos y Área Financiera.
3.Diciembre 31: Se publicó el PAA 2014 aprobado por la subdirección de operaciones en la
página WEB de la entidad, Intranet y se envió al Área de contratos para publicación en la
página de Colombia Compra Eficiente dando cumplimiento a lo establecido Decreto1510 y la
circular externa No 2 expedida por la Agencia Nacional de Contratación. Finalizada.
NCR-0265. CGR - Hallazgo No.2 Cantidad, calidad y especificaciones técnicas de obra en
intervención de Hogares Infantiles Paso actual: Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al
Plan de Mejoramiento a cargo de Inés Elvira Montealegre Martínez.
7
NCR-0265 2.1
Fortalecer el equipo
técnico de apoyo a la
gestión y supervisión
2.10 (1) Determinar las actividades requeridas de apoyo
técnico a la supervisión del convenio
Finalizada
Número de
actividades
10 de 10
2.11 (2) Elaborar los estudios y previos
8
10
2.13 (4) Verificar la documentación necesaria para la
contratación y solicitar ajustes o documentos
adicionales
2 de 2
Profesionales
seleccionados
2 de 2
Documentos
completos
2 de 2
Memo de solicitud
2 de 2
2.14 (5) Solicitar la contratación de los 2 profesionales
11
AC Programas
Especiales
Finalizada
Estudios previos
realizados
2.12 (3) Seleccionar los 2 profesionales
9
01/03/2013
05/03/2013
06/03/2013
07/03/2013
Finalizada
07/03/2013
25/06/2013
Finalizada
03/07/2013
16/08/2013
Finalizada
19/07/2013
30/08/2013
AC Programas
Especiales
AC Programas
Especiales
AC Programas
Especiales
AC Programas
Especiales
2.10 (1) Conforme a las necesidades requeridas de apoyo técnico a desarrollar por los
profesionales, se definieron las 10 actividades que realizarán en el marco del convenio de
gerencia integral DAPRE-FONADE No. 330-12/212011. En documento informal que adjuntan la
relación de las 10 actividades. Finalizada.
6
Presidencia
Oficina de Control Interno
República de Colombia
2.11 (2) Anexan tres estudios previos y documentos de ajustes de los siguientes contratos:
1.- Ramón Alberto Lozada, 2.- José Ignacio Valencia, 3.- Claudia Maldonado. Presentan un
ejemplo adicional, Finalizada.
2.12 (3) Se recibieron 8 hojas de vida que se anexan, de las cuales se entrevistaron a 6 posibles
candidatos y se seleccionaron inicialmente a Ramón Alberto Lozada y José Ignacio Valencia.
Teniendo en cuenta que no fue posible adelantar la contratación de Ramón Alberto Lozada;
posteriormente se seleccionó la arquitecta Claudia Maldonado, Finalizada.
2.13 (4) Se anexan los documentos presentados por:
1.- Ramón Alberto Lozada.
2.- José Ignacio Valencia.
3.- Claudia Maldonado, Finalizada.
2.14 (5) Mediante MEM13-00003689 y MEM13-00010865 se solicitó la contratación de Ramón
Alberto Lozada hasta el 26 de agosto de 2013.
Mediante MEM13-00010534 y los alcances MEM13-00010795, MEM13-00010893 y MEM1300010946 se solicitó la contratación de José Ignacio Valencia.
Mediante MEM13-00013224 se solicitó la contratación de Claudia Maldonado, En el SIGEPRE se
anexan todos los documentos relacionados, Finalizada.
2.15 (6) Adelantar el estudio de seguridad
12
13
14
15
Estudios de
seguridad
adelantados
2.16 (7) Adelantar la contratación de 2 los profesionales
de apoyo a la supervisión técnica del convenio
Profesionales
contratados
2.17 (8) Entregar la información necesaria para
adelantar el apoyo a la supervisión del convenio
2.18 (9) Atender las recomendaciones de los
profesionales que apoyen la supervisión
Información
remitida
Informes de apoyo
a la supervisión
revisados
Finalizada
2 de 2
2 de 2
100% de 100%
8 de 8
01/08/2013
30/08/2013
Finalizada
09/08/2013
10/09/2013
Finalizada
21/08/2013
31/12/2013
Finalizada
16/09/2013
31/12/2013
AC Programas
Especiales
AC Programas
Especiales
AC Programas
Especiales
AC Programas
Especiales
2.15 (6) Se adelantaron los estudios de seguridad para
1.- Ramón Alberto Lozada
2.- José Ignacio Valencia
Con el retiro de Alberto Lozada, se adelantó el estudio de seguridad de Claudia Maldonado,
Finalizada.
2.16 (7) Se adjunta el contrato 225-13 celebrado entre el Departamento Administrativo de la
Presidencia de la República y José Ignacio Valencia Delgado, C.C. 71.663.787
7
República de Colombia
Presidencia
Oficina de Control Interno
Se adjunta el contrato 262-13 celebrado entre el Departamento Administrativo de la Presidencia
de la República y Claudia Esther Maldonado Pérez, C.C. 52.697.666, Finalizada.
2.17 (8) Entregar la información necesaria para adelantar el apoyo a la supervisión del
convenio. Una vez iniciada la ejecución del contrato del arquitecto José Ignacio Valencia, se
hizo entrega de la documentación previa suministrada por FONADE y una lista de chequeo con
la información técnica que debe contener cada proyecto.
Los arquitectos José Ignacio Valencia y Claudia Maldonado han participado en las reuniones
mensuales de coordinación y seguimiento de la ACPPE, en los comités operativos del Convenio
DAPRE-FONADE No. 330-12 y en las demás reuniones y visitas realizadas, donde reciben la
información relacionada con la ejecución de los proyectos.
Así mismo, la Alta Consejería para Programas Especiales hizo entrega de paquetes técnicos de
estudios y diseños de Bahía Solano, Bituima, Villagómez, Los Patios y El Cerrito para la revisión y
verificación de los mismos por parte de ambos arquitectos. Por último, se les ha hecho entrega
de toda la correspondencia relacionada con los proyectos y han sido copiados en todos los
correos electrónicos recibidos y enviados en relación con los proyectos desarrollados en el
marco de este convenio. Finalizada.
2.18 (9) Atender las recomendaciones de los profesionales que apoyen la supervisión, Los
arquitectos han consignado todas sus observaciones y recomendaciones en los informes que
deben presentar mensualmente como contratistas.
El arquitecto José Ignacio Valencia, quien visitó todas las obras de FONADE, elaboró varios
informes de visitas a las obras. Los dos arquitectos participaron en la elaboración de tres
informes con sus conceptos técnicos sobre los informes preliminares emitidos por Control Interno
con relación a las obras realizadas en los departamentos del Meta, Caldas y Tolima. En las
sesiones del comité operativo, reuniones, visitas y por escrito, se han hecho las respectivas
observaciones a FONADE conforme las recomendaciones hechas por los profesionales de
apoyo a la supervisión. Se anexaron los soportes 8 Informes de apoyo a la supervisión revisados,
se encuentran en comentarios. Finalizada.
8
Presidencia
Oficina de Control Interno
República de Colombia
16
17
2.2 Adelantar procesos 2.20 (10) Verificar técnicamente los alcances de las
de seguimiento y
obras para el recibo
control
2.21 (11) Hacer visitas de verificación técnica de las
obras
2.22 (12) Elaborar informes de verificación
18
2.23 (13) Solicitar los ajustes necesarios a las obras
19
Finalizada
Alcances técnicos
verificados
15 de 15
Número de visitas
realizadas
30 de 30
Informes de
verificación
realizados
Requerimientos de
ajustes a las obras 100% del 100%
realizados
Requerimientos
cumplidos
13/05/2013
31/12/2013
Finalizada
100% del 100%
2.24 (14) Seguimiento a los ajustes a las intervenciones
20
02/05/2013
31/12/2013
Finalizada
100% del 100%
14/05/2013
31/12/2013
Finalizada
14/05/2013
31/12/2013
Finalizada
14/05/2013
AC Programas
Especiales
AC Programas
Especiales
AC Programas
Especiales
AC Programas
Especiales
AC Programas
Especiales
31/12/2013
2.20 (10) Verificar técnicamente los alcances de las obras para el recibo, Con el objetivo de
evaluar los resultados generados de las obligaciones contractuales del convenio No. 330-12, el
cual tiene por objeto "Ejecutar la gerencia integral del proyecto para la implementación de
componentes de la estrategia de Cero a Siempre Atención Integral de la Primera Infancia a
nivel nacional, departamental, distrital y municipal a cargo del DAPRE", la Oficina de Control
Interno del DAPRE ha continuado con el seguimiento en el marco de la auditoría interna que
adelanta, presentando tres informes preliminares de auditoría respecto a las obras realizadas en
el departamento de Meta, Tolima y Caldas, los días 10, 16 y 18 de diciembre, respectivamente.
Finalmente, con el fin de revisar los documentos se realizaron dos mesas de trabajo, el 17 y el 23
de diciembre. El mismo 23 de diciembre con MEM13-00018360 la supervisora del convenio
solicitó a la oficina de Control Interno ampliar el plazo de entrega de las objeciones a los
informes hasta el próximo viernes 3 de enero, fecha en la que se espera contar con el
pronunciamiento de FONADE.
Posteriormente, en respuesta a nuestra solicitud el 2 de enero, FONADE vía correo electrónico
informó que el 31 de diciembre recibieron el informe de los interventores, que lo están revisando
y solicitan ampliar el plazo de entrega de la respuesta hasta el lunes 13 de enero.
El 14 de enero con comunicación No.2014231006671 FONADE solicita nuevamente ampliar el
plazo de entrega del informe hasta el 24 de enero, dado que se encuentra adelantando mesas
de trabajo con sus contratistas.
Se anexa el MEM13-00018476, del 27 de diciembre de 2013, donde la Oficina de Control Interno
informa que el cierre de la Auditoria que se adelanta para evaluar los resultados del Contrato
330-12, se efectuará una vez finalicen las respectivas mesas de trabajo.
Nota: Se anexan los tres (3) informes preliminares entregados, los archivos se encuentran en los
comentarios. Finalizada.
9
Presidencia
Oficina de Control Interno
República de Colombia
2.21 (11) Hacer visitas de verificación técnica de las obras: El arquitecto José Ignacio Valencia
ha realizado 15 visitas de seguimiento y verificación técnica de las obras.
Se adjunta cuadro con la relación de las comisiones realizadas, los informes de las mismas se
anexan como soporte de la actividad "Elaborar informes de verificación" Se aclara que el
arquitecto realizó 15 viajes que incluyen 31 visitas de seguimiento y verificación técnica. Se
anexan los informes. Finalizada.
2.22 (12) Elaborar informes de verificación, El arquitecto José Ignacio Valencia, quien ha visitado
todas las obras adelantadas por FONADE, elaboró los respectivos informes. Así mismo, los dos
arquitectos (Claudia Maldonado y José Ignacio Valencia) emitieron conceptos técnicos con
relación a los informes preliminares emitidos por Control Interno a las obras realizadas en Meta,
Tolima y Caldas. Anexan 34 archivos de informes de visitas. Finalizada.
2.23 (13) Solicitar los ajustes necesarios a las obras, Las solicitudes de ajustes a las obras se han
consignado en las actas de reuniones técnicas, los oficios y mensajes enviados por el DAPRE a
FONADE, los informes de las visitas de verificación de obra realizadas por el arquitecto José
Ignacio Valencia y en los informes mensuales del arquitecto, los cuales se encuentran anexos
como soporte de la actividad "12. Elaborar informes de verificación", Se anexan cinco actas de
revisión. Finalizada.
2.24 (14) Seguimiento a los ajustes a las intervenciones: En visitas posteriores, los arquitectos
verifican que FONADE haya hecho los ajustes pertinentes para atender los requerimientos
realizados y registran en sus informes si se hicieron o continúan pendientes. Adicionalmente, en
los casos que ha sido necesario se han envidado mensajes o comunicaciones haciendo las
respectivas solicitudes.
Ver anexos en la actividad "12.Elaborar informes de verificación". Finalizada.
2.25 (15) Revisar los informes emitidos por FONADE
21
22
23
24
2.26 (16) Solicitar los informes necesarios para la
supervisión del convenio
2.27 (17) Celebrar 1 comité operativo mensual del
convenio No.330-12/212011 al mes
2.28 (18) Celebrar una reunión de coordinación y
seguimiento al interior de la Alta Consejería para
Programas Especiales para hacer seguimiento al plan
de acción del convenio
2.29 (19) Adelantar una auditoría interna
25
2.30 (20) Adelantar proceso a FONADE por presunto
incumplimiento de las obligaciones
26
Finalizada
Informes revisados
2 de 2
Informes
solicitados
100% del 100%
Comités
operativos
celebrados
5 de 5
Reuniones de
coordinación y
seguimiento
realizadas
5 de 5
Auditoría interna
realizada
1 de 1
Proceso
adelantado por
presunto
incumplimiento de
las obligaciones
25/09/2012
31/12/2013
Finalizada
01/08/2012
31/12/2013
Finalizada
06/03/2013
20/12/2013
Finalizada
28/08/2013
20/12/2013
Finalizada
10/07/2013
20/12/2013
AC Programas
Especiales
AC Programas
Especiales
AC Programas
Especiales
AC Programas
Especiales
AC Programas
Especiales
Finalizada
1 de 1
10/05/2013
10/05/2013
AC Programas
Especiales
2.25 (15) Revisar los informes emitidos por FONADE: Como soporte a la revisión de los informes se
adjuntan las comunicaciones que el arquitecto José Ignacio Valencia entregó a la supervisora
10
República de Colombia
Presidencia
Oficina de Control Interno
del convenio DAPRE-FONADE No.330-12 manifestando no tener observaciones frente a los
mismos, así como los informes de gestión No.7 y No.8. Finalizada.
2.26 (16) Solicitar los informes necesarios para la supervisión del convenio: Desde la supervisión
del convenio se han solicitado a los dos arquitectos los informes necesarios. Se adjuntan 2
correos electrónicos como soporte. Finalizada.
2.27 (17) Celebrar 1 comité operativo mensual del convenio No.330-12/212011, Posterior a la
formulación del plan de acción, se han celebrado siete comités operativos, el No.19 el 27 de
agosto, el No. 20 el 27 de septiembre, el No. 21 el 18 de octubre, el No. 22 el 31 de octubre, el
No. 23 el 15 de noviembre, el No. 24 el 29 de noviembre y el No. 25 el 3 de diciembre de 2013. En
dichas sesiones se hizo la verificación de los temas pendientes y se hizo seguimiento general a la
ejecución del contrato marco. Anexan 13 archivos. Finalizada.
2.28 (18) Celebrar una reunión de coordinación y seguimiento al interior de la Alta Consejería
para Programas Especiales para hacer seguimiento al plan de acción del convenio: Posterior a
la formulación del plan de acción, se han celebrado cinco reuniones de coordinación y
seguimiento así: el 30 de agosto, el 27 de septiembre, el 31 de octubre, el 29 de noviembre, y
el 3 de diciembre. En dichas sesiones se hizo el seguimiento al plan de acción. Finalizada.
2.29 (19) Adelantar una auditoría interna, Con corte a 31 de diciembre de 2013, se presentaron
informes 4 informes preliminares de auditoria, de acuerdo con el procedimiento se realizaran
mesas de trabajo para lo cual Solicitan plazo MEM13-00018360 teniendo en cuenta: En
respuesta a los informes emitidos por la Oficina de Control Interno y con el fin de revisar las
observaciones a las obras adelantadas por FONADE en los departamentos de Meta, Tolima y
Caldas, se han adelantado dos mesas de trabajo con ustedes en las que el Gerente de
Convenio, Carlos Tovar y su equipo técnico han manifestado tener varias observaciones frente
a los documentos.
Teniendo en cuenta que FONADE en cumplimiento de sus obligaciones ejerce la gerencia de
cada uno de los proyectos, debe proporcionar la asesoría jurídica, administrativa y asistencia
técnica a que haya lugar para el adecuado desarrollo de los mismos, y adelantó bajo su
exclusivo riesgo y responsabilidad los trámites contractuales para ejecutar el objeto del
Contrato, en calidad de supervisora del convenio DAPRE-FONADE No.330-12, le solicito
amablemente ampliar el plazo de entrega de las objeciones a los informes hasta el próximo
viernes 3 de enero, fecha en la que esperamos contar con el pronunciamiento de FONADE. La
jefe de Control Interno con MEM13-00018370 concede el plazo determinado hasta el 3 de enero
de 2014.
Se anexa el MEM13-00018476, del 27 de diciembre de 2013, donde la Oficina de Control Interno
informa que el cierre de la Auditoria que se adelanta para evaluar los resultados del Contrato
330-12, se efectuará una vez finalicen las respectivas mesas de trabajo. Finalizada.
2.30 (20) Adelantar proceso a FONADE por presunto incumplimiento de las obligaciones, Se
incluye el detalle de los acciones realizadas para verificar si existe incumplimiento de las
obligaciones por parte de FONADE, se adjunta documento informal de avances sobre
adelantar proceso a FONADE por presunto incumplimiento de las obligaciones.pdf.
El proceso se ha realizado así
11
República de Colombia
Presidencia
Oficina de Control Interno
1.- El 16 de mayo de 2013 el DAPRE citó a audiencia de descargos a FONADE, la sesión fue
suspendida tres veces así:
a. Se suspende hasta el 11 de junio por solicitud de FONADE para adelantar la inspección
ocular de las obras realizadas en el departamento del Meta.
b. Se suspende hasta el 26 de julio, por solicitud de FONADE para citar a audiencia de
descargos a sus contratistas e iniciar una auditoria interna.
c. FONADE presentó el informe adjunto en donde se pudo establecer que la mayoría de
ítems están subsanados.
De acuerdo con los plazos para garantizar el debido proceso, para determinar si hubo o no
incumplimiento en los siguientes ítems: piso, mesones, rodaderos y techos de las casitas de los
parques, FONADE solicitó suspender la audiencia hasta el 2 de septiembre.
El 2 de septiembre no se pudo reiniciar la audiencia dado que no hizo presencia la
representante legal o la apoderada de FONADE y se reprogramó para el 11 de septiembre.
Teniendo en cuenta que el 11 de septiembre, fecha de reinicio de la audiencia FONADE no
tenía el informe del proceso sancionatorio que adelantó en contra de sus contratistas se
suspende nuevamente la sesión.
El 15 de octubre se reanuda la audiencia, FONADE presenta el informe final con las respuestas a
las observaciones realizadas por la CGR. Sin embargo, no aporta varios documentos soporte
que le fueron requeridos por parte de la supervisora del convenio.
Finalmente, el 9 de diciembre, una vez analizados y probados los argumentos presentados por
FONADE acerca de la subsanación de las observaciones realizadas por la Contraloría General
de la Nación, se encontró demostrada la cesación del incumplimiento y se procedió a dar por
terminado el procedimiento por presunto incumplimiento, según lo establecido en el artículo 86
de la Ley 1474 de 2011. Finalizada.
NCR-0267. CGR - Hallazgo No. 3 Constitución Reservas cierre 2012 (D) Paso actual: Ejecutar las
acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento, Responsable del paso actual: Nelly
Soler.
12
República de Colombia
27
28
29
30
NCR-0267 3.1. Enviar
comunicaciones
(correos electronicos)
a los supervisores de
contratos y
ordenadores de gasto
informando sobre los
contratos que se
encuentran atrasados
en su ejecución.
3.2. Enviar circular
estableciendo los
plazos para el trámite y
pago de obligaciones
para el cierre de la
vigencia fiscal
3.3. Capacitar a los
supervisores de los
contratos
3.10 La coordinación de presupuesto enviara
semanalmente correo electrónico a los supervisores de
los contratos (copia al ordenador del gasto, jefe de la
Oficina de Control Interno de Gestión y el Jefe del Área
Financiera), para que tome las medidas necesarias
Correo electrónico
para cumplir con los plazos establecidos y si hay
saldos que no se van a ejecutar informar
oportunamente a los ordenadores del gasto para que
estos soliciten su liberación.
3.20 La Subdirección de Operaciones enviara circular a
todos los supervisores y funcionarios de la entidad
informando los plazos máximo para el tramite de la
documentación exigible para el pago o constitución de Circular
cuentas por pagar de las obligaciones adquiridas por la
Entidad.
3.30 El Subdirector de Operaciones convocara a una
sensibilización a los supervisores de contratos, con el
fin de concientizarlos sobre los deberes y las
Capacitación
obligaciones frente a la ejecución de los recursos del
Presupuesto General de la Nación.
3.4. Solicitar al
3.40 Solicitar al Ministerio de Hacienda y Crédito Público
Ministerio de Hacienda - Dirección General del Presupuesto Público Nacional,
y Crédito Público autorización de cupo para vigencias futuras, de aquellos
Dirección General del procesos de bienes o servicios cuya ejecucion supere
Solicitudes
Presupuesto Público
la vigencia fiscal del 2013,
Nacional, autorización
de cupo de vigencias
futuras
Presidencia
Oficina de Control Interno
Finalizada
16 de 16
01/09/2013
20/01/2014
Area Financiera
Finalizada
1 de 1
01/11/2013
15/12/2013
Area Financiera
Finalizada
1 de 1
01/11/2013
30/11/2013
Area Financiera
Finalizada
17 de 17
01/01/2013
13/12/2013
Area Financiera
3.10 Teniendo en cuenta que el Fondo de Programas Especiales para la Paz, por ser un Fondo
Cuenta efectúa la gestión financiera desde el mismo Fondo, se envió igualmente correo al
Director del Programa con el fin de que ordene a quien corresponda, realizar el seguimiento de
los contratos con los supervisores de cada uno.
Por parte del Grupo de Presupuesto del Área Financiera, se efectuó la revisión a los saldos de
contratos con el fin de determinar saldos sin ejecutar por actas de terminación de mutuo
acuerdo, contratos que no han tenido pago alguno o contratos cuyo plazo de ejecución ya
terminó, enviando correo a cada uno de los supervisores solicitando gestión por parte de ellos,
se anexó cuadro donde se detallan los contratos que se encuentran en las condiciones antes
mencionada.
Durante las los días del (9 al 13 de septiembre de 2013), del (16 al 20 de septiembre de 2013), del
(23 al 30 de septiembre de 2013), del (1 al 4 de octubre de 2013), del (7 al 11 de octubre de
2013), del (15 al 21 de octubre de 2013), del (22 al 28 de octubre de 2013), del (28 al 31 de
octubre de 2013), del (1o. al 11 de noviembre de 2013), del (12 al 15 de noviembre de 2013), del
(18 al 22 de noviembre de 2013),del (1 al 6 de diciembre de 2013), del (9 al 17 de diciembre de
2013), del (17 al 23 de diciembre de 2013), del (23 de diciembre al 3 de enero de 2014), del (4 al
15 de enero de 2014), con el envío del correo anterior algunos supervisores contestaron y se
logró sanear tema de pagos de contratos cuya ejecución venia atrasada, tanto de
proveedores como contratistas de prestación de servicios y liberación de recursos, así mismo se
incluyeron en el reporte nuevos contratos. Cabe anotar que en este archivo se incluyeron
contratos de prestación de servicios cuya fecha de terminación era 31 de octubre de 2013, lo
anterior para que el supervisor respectivo presente el informe final y solicitud al ordenador de
gasto para que autorice a liberar saldos. 16 de 16. Finalizada.
13
República de Colombia
Presidencia
Oficina de Control Interno
3.20 De acuerdo a la Circular Externa No. 066 de fecha noviembre 15 de 2013 expedida por el
Administrador del SIIF Nación, el Subdirector de Operaciones suscribió la Circular Interna de
fecha noviembre 26 de 2013 dirigida a los supervisores de contratos, responsables de cajas
menores y funcionarios encargados del trámite de cuentas, en la cual se informaba los plazos
para el trámite de cuentas, legalización definitiva de cajas menores y constitución de cuentas
por pagar y reserva presupuestal. Dicha circular fue publicada por Correo Informativo DAPRE.
Se anexa circular interna CIR13-00000019 de noviembre 26 de 2013 donde se solicita
adicionalmente a los supervisores enviar al grupo de central de cuentas las facturas,
certificaciones del servicio prestado o bien recibido y demás documentos requeridos en la
cláusula de valor y forma de pago. Finalizada.
3.30 Mediante Memorando MEM13-00016768 de noviembre 21 de 2013 el Subdirector de
Operaciones, convoca a los supervisores de contratos sobre los deberes y obligaciones frente a
la ejecución de recursos del Presupuesto General de la Nación, dicha sensibilización se realizó el
día 27 de noviembre de 2013 en la Sala de Alejandría, asistieron 52 personas. Adicionalmente se
hizo esta sensibilización con el Área de Contratos haciendo énfasis en las responsabilidades que
tiene los supervisores de contratos. Se anexa memorando de convocatoria, presentación y
listado de asistencia. Finalizada.
3.40 De acuerdo a las necesidades formuladas por las diferentes dependencias de la Entidad
para procesos contractuales que superen la vigencia actual, se han solicitado desde el 10 de
enero de 2013 hasta el 23 de julio de 2013 y han sido aprobadas por parte del Ministerio de
Hacienda y Crédito Público - Dirección General del Presupuesto Público Nacional trece (13)
solicitudes que contemplan aproximadamente ciento cincuenta (150) procesos de
contratación, las cuales han sido informadas una vez aprobadas al técnico, al Área de
Contratos y Ordenadores de Gasto.
Las vigencias futuras aprobadas hasta el 1o. de agosto de 2013, en funcionamiento tienen un
costo de $17.575 millones para la vigencia 2014, en Inversión lo aprobado entre 2014, 2015 y
2016 suman $28.997 millones, para un total de $46.572 millones. Se anexa cuadro consolidado
de las vigencias futuras aprobadas y oficios de aprobación de la Dirección General del
Presupuesto Público Nacional. Anexan 13 solicitudes de 17 es decir un 76.45 de avance.
De acuerdo a las necesidades formuladas por las diferentes dependencias de la Entidad para
procesos contractuales que superen la vigencia actual, se han solicitado desde el 26 de agosto
de 2013 hasta el 30 de septiembre de 2013 y han sido aprobadas por parte del Ministerio de
Hacienda y Crédito Público - Dirección General del Presupuesto Público Nacional tres (3)
solicitudes, las cuales han sido informadas una vez aprobadas al técnico, al Área de Contratos y
Ordenadores de Gasto. Es importante mencionar que el Fondo de Programas Especiales para la
Paz envió una solicitud para aprobación de cupo de vigencias futuras para 82 procesos
contractuales por la suma de $14.510.9 millones.
Las vigencias futuras aprobadas durante el mes de septiembre, en funcionamiento tienen un
costo de $14.679,2 millones para la vigencia 2014, en Inversión lo aprobado entre 2014, 2015 y
14
República de Colombia
Presidencia
Oficina de Control Interno
2016 suman $1.548,8 millones, para un total de $16.228 millones. Se anexa cuadro consolidado
de las vigencias futuras aprobadas acumuladas a septiembre 30 de la presente vigencia y
oficios de las tres vigencias aprobadas por parte de la Dirección General del Presupuesto
Público Nacional. Anexan 3 solicitudes que suman 16 de 17 es decir un 94.1% de avance.
De acuerdo a las necesidades formuladas por las diferentes dependencias de la Entidad para
procesos contractuales que superen la vigencia actual, durante el mes de octubre fueron
aprobadas por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección General del
Presupuesto Público Nacional cinco (5) solicitudes de cupo de vigencias futuras, las cuales han
sido informadas una vez aprobadas al técnico, al Área de Contratos y Ordenadores de Gasto.
Se anexa cuadro consolidado de las vigencias futuras aprobadas acumuladas a octubre 31 de
la presente vigencia y oficios de las cinco vigencias aprobadas por parte de la Dirección
General del Presupuesto Público Nacional. Anexa 1 solicitud cumpliendo el compromiso con la
CGR 100%. Adicionalmente se realizaron 4 solicitudes en el mes de octubre.
Como seguimiento la Entidad continuo realizando la verificación mes a mes teniendo como
resultado que al diciembre 31 de 2014 reporto 31 solicitudes: De acuerdo a las necesidades
formuladas por las diferentes dependencias de la Entidad para procesos contractuales que
superen la vigencia actual, durante el mes de noviembre fueron aprobadas por parte del
Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección General del Presupuesto Público Nacional
siete (7) solicitudes de cupo de vigencias futuras, las cuales han sido informadas una vez
aprobadas al técnico, al Área de Contratos y Ordenadores de Gasto.
Se anexa cuadro consolidado de las vigencias futuras aprobadas acumuladas a noviembre 30
de la presente vigencia y oficios de las siete vigencias aprobadas por parte de la Dirección
General del Presupuesto Público Nacional.
De acuerdo a las necesidades formuladas por las diferentes dependencias de la Entidad para
procesos contractuales que superen la vigencia actual, hasta el día 12 de diciembre de 2013
fueron aprobadas por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección General
del Presupuesto Público Nacional dos (2) solicitudes de cupo de vigencias futuras, las cuales han
sido informadas una vez aprobadas al técnico, al Área de Contratos y Ordenadores de Gasto.
Adicionalmente 1 solicitud de vigencia futura NO fue aprobada por el Ministerio de Hacienda
porque el Rubro Presupuestal No contaba con apropiación para la vigencia 2014 esta solicitud
corresponde a Recursos de Inversión asignada al Fondo de Programas Especiales para la Paz
(Oficio anexo)
Se anexa cuadro consolidado de las vigencias futuras aprobadas acumuladas a diciembre12
de la presente vigencia y oficios de las dos vigencias aprobadas por parte de la Dirección
General del Presupuesto Público Nacional.
Es importante mencionar que en lo que resta de días para terminar esta vigencia fiscal está
pendiente de aprobación de cupo de vigencia futura por $19.939.680 y que se puede presentar
nuevas solicitudes para radicar ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, de acuerdo a
las necesidades que se evalúen al interior de la Entidad. Finalizada.
15
Presidencia
Oficina de Control Interno
República de Colombia
NCR-0266. CGR - Hallazgo No. 4 Función Archivística Paso actual: Ejecutar las acciones y realizar
seguimiento al Plan de Mejoramiento, Responsable del paso actual: Diana Fernanda Gutierrez
Moreno.
Mediante MEM14-00000045 de enero 15 de 2014 la jefe del Área de Contratos solicita prórroga
de las actividades 4.10, 4.20, 4.30 Y 4,50 hasta el 30 de abril de 2014, aduciendo lo siguiente:
“De manera atenta me permito solicitar la ampliación del plazo de ejecución del Plan de
Mejoramiento para la Contraloría General de la República - Hallazgo N° 4 Función Archivística:
“Se evidenció que las carpetas de los contratos que fueron objeto de la muestra selectiva de los
proyectos de Asistencia Técnica al Programa Presidencial de Derechos Humanos y Derecho
Internacional Humanitario y Fortalecimiento de la Instancia Técnica Nacional de Acción Integral
Contra Minas Antipersonal, no se encuentran identificadas con sus rótulos e índices (lista de
chequeo), lo cual genera riesgo de pérdida de documentación.” De la siguiente manera
31
NCR-0266 4.1 Dar
cumplimiento a los
numerales 1,2 y 5
articulo 4 del Acuerdo
N° 042
4.10 Verificar foliación de las carpetas de los contratos
del Departamento Administrativo de la Presidencia de la
Republica.
Foliación
En desarrollo
612 de 700
01/09/2013
31/01/2014
30/04/2014
En desarrollo
Area Contratos
Rótulos
520 de 700
01/09/2013
31/01/2014
30/04/2014
En desarrollo
Area Contratos
Índices
520 de 700
01/09/2013
31/12/2013
30/04/2014
Finalizada
Area Contratos
4.11 Rotular cada una de las carpetas de los procesos
contractuales.
32
4.12 Realizar el Indice de conformidad con la
normatividad vigente de la información.
33
34
35
4.13 Establecer un procedimiento sobre la entrega de
las carpetas para archivo que garantice la aplicación del
Acuerdo 042
4.2 Realizar
4.20 Organizar y Transferir al Archivo Central del
transferencias
DAPRE, las carpetas de los contratos de conformidad
primarias según el Plan con la tabla de retención documental
de Transferencias
Procedimiento
1 de 1
01/09/2013
Area Contratos
13/09/2013
23/09/2013
En desarrollo
Transferencia
460 de 700
01/09/2013
31/01/2014
30/04/2014
Area Contratos
Lo anterior, teniendo en cuenta que el Área de Contratos en la actualidad no cuenta con el
personal suficiente para dar cumplimiento a las actividades planteadas en el Plan de
Mejoramiento para eliminar el hallazgo N° 4.
Durante los meses de noviembre y diciembre de 2013 el Área de Contratos contó con el apoyo
de dos (2) contratistas (Contrato N° 300/13 y 317/13) para la prestación de servicios personales
para la organización, clasificación, depuración documental y todo lo concerniente con el
proceso archivístico del archivo de gestión del Área, sin embargo no es posible continuar con la
contratación de estos servicios dado que no se contó con la aprobación de vigencias futuras y
durante el periodo de aplicación de la ley de garantías electorales no es posible realizar
contratación directa.
Como consecuencia de lo anterior, se hace imposible cumplir a cabalidad con el cronograma
establecido, dado que a la fecha se han realizado la organización, rotulación, índices de
cuatrocientas (400) carpetas, quedando pendiente trescientas (300) carpetas.”
16
República de Colombia
Presidencia
Oficina de Control Interno
4.10 Verificar foliación de las carpetas de los contratos del Departamento Administrativo de la
Presidencia de la Republica:
Durante el periodo comprendido entre (16-09-2013- al 09-10-2013), se organizaron 195 carpetas,
para un total de 42.402 documentos foliados.
Durante el periodo comprendido entre (10-10-2013- al 26-11-2013), se organizaron 152 carpetas,
para un total de 8187 documentos foliados.
Durante el periodo comprendido entre (26-11-2013- al 20-01-2014), se organizaron 265 carpetas,
para un total de 49.090 documentos foliados.
Se anexan relaciones de lo expuesto anteriormente. Avance de 612 de 700. Es decir un 87%. En
desarrollo.
4.11. Rotular cada una de las carpetas de los procesos contractuales:
Durante el periodo comprendido entre (16-09-2013- hasta el 09-10-2013), se realizaron los rótulos
para 195 carpetas.
Durante el periodo comprendido entre (10-10-2013- hasta el 26-11-2013), se realizaron los rótulos
para 60 carpetas.
Durante el periodo comprendido entre (27-11-2013- hasta el 20-01-2014), se realizaron los rótulos
para 265 carpetas.
Se anexa soporte documental. Avance de 520 de 700, es decir un avance del 74%. En
desarrollo.
4.12. Realizar el Índice de conformidad con la normatividad vigente de la información. Durante
el periodo comprendido entre (16-09-2013- al 09-10-2013), se organizaron 195 carpetas, por
ende, se realizaron 195 Índices de conformidad con la normatividad vigente. Durante el periodo
comprendido entre (10-10-2013- hasta el 26-11-2013), se realizaron los Índices para 60 carpetas.
Durante el periodo comprendido entre (27-11-2013- hasta el 20-01-2014), se realizaron los Índices
para 265 carpetas. Anexan dos archivos Excel. A la fecha se tienen en el SIGEPRE 520 de 700, es
decir un avance del 74%. %. En desarrollo.
4.13. Establecer un procedimiento sobre la entrega de las carpetas para archivo que garantice
la aplicación del Acuerdo 042.
Mediante comunicación por correo electrónico el Área de Contratos solicito se amplié el plazo
de ejecución de la actividad 4.13, la cual genera riesgo de pérdida de documentación, del 1309-2013 al 23-09-2013, considerando lo siguiente:
La Entidad tenía estimada la aprobación del Procedimiento denominado: MANEJO DEL
ARCHIVO DE GESTIÓN DEL ÁREA DE CONTRATOS, para antes del 13 de septiembre de 2013, sin
embargo durante el trámite de revisión del proyecto de procedimiento, la Oficina de
Planeación de la Entidad sugirió que se documentará la actividad propuesta en el Plan de
Mejoramiento en el Manual de Contratación de la Entidad y no a través de un procedimiento
propiamente dicho, ya que el proceso de Gestión Documental, ha fijado los lineamientos sobre
el manejo de archivo y aplicación del Acuerdo 042, mediante el Procedimiento P-GD-05
Transferencias de archivos de gestión (primarias) así como en el Manual M-GD-01 del Sistema de
Gestión de Correspondencia y Archivos Oficiales.
Por lo anterior, dando cumplimiento al Plan de Mejoramiento y siguiendo las orientaciones de la
Oficina de Planeación, el Área de Contratos incluyó un nuevo Título en el Manual de
Contratación denominado: “DISPOSICIONES SOBRE EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN DE
CONTRATOS.” en él cual se establecen las medidas de control para garantizar el cumplimiento
17
Presidencia
Oficina de Control Interno
República de Colombia
a la normatividad de archivo y el día 20 de septiembre de 2013 a través del SIGEPRE se solicitó la
correspondiente aprobación de la versión N° 11 al Subdirector de Operaciones, la cual fue
aprobada sin modificaciones el día 23 de septiembre de 2013.
Observando que el procedimiento sobre la entrega de las carpetas para archivo garantiza la
aplicación del acuerdo 042 y que el mismo hace parte integral del Manual de contratación, la
Entidad considera que la acción implementada, satisface plenamente los requerimientos del
procedimiento, al cual el área de contratos de la Presidencia había presentado como medio
que garantice que el evento no se vuelva a presentar. Por lo anterior se da por Finalizada.
4.20 Organizar y Transferir al Archivo Central del DAPRE, las carpetas de los contratos de
conformidad con la tabla de retención documental. Durante el periodo comprendido entre
(16-09-2013- al 09-10-2013), se organizaron 195 carpetas, las cuales fueron transferidas en el
formato establecido por Área de Gestión Documental.
Durante el periodo comprendido entre (10-10-2013- al 26-11-2013), se organizaron carpetas, Pero
no se transfirieron al archivo central por que no coincide con el cronograma de transferencias.
Durante el periodo comprendido entre (27-11-2013 al 20-01-2014), se organizaron 265 carpetas,
Pero no se transfirieron al archivo central porque no coincide con el cronograma de
transferencias. Para un total de 460 de 700 es decir un avance del 66%. En desarrollo.
El plan se encuentra a la fecha en un nivel de avance del 84.10% faltando por desarrollar un
15.9%, es de anotar que el cumplimiento es al 100%.
4.2. PLAN DE MEJORAMIENTO 2011
NCR-0170. CGR - Transversalidad actividades Paso actual: Ejecutar las acciones y realizar
seguimiento al Plan de Mejoramiento, Responsable del paso actual: Yenny Bello Cely.
3.6
Se observaron escenarios
frágiles de participación y concertación
de las autoridades y sociedad civil en el
Departamento de Bolívar, en lo que
respecta al sur del Departamento.
3.6.1. Reuniones entre el PPDDHH y las
autoridades locales del sur del
departamento con el fin de fortalecer la
interlocución entre las partes y mejorar
las capacidades institucionales.
actas de
reuniones
realizadas /
Reuniones
programadas
100%
01/10/2012
31/12/2013
PP DH y DIH
3.6.1 Se realizó acompañamiento al sur de Bolívar de donde se crearon instancias de
coordinación para trabajar el tema de Derechos Humanos, con acompañamiento de otras
18
República de Colombia
Presidencia
Oficina de Control Interno
entidades y programas presidenciales. Se adjuntan listados de asistencia y documentos (Informe
de Comisión Sur de Bolívar, Listados de Asistencia, San Pablo, Santa Rosa y Simiti. El 26/dic/2013
Se aprueba cierre del plan de mejoramiento, Finalizada.
El Plan de Mejoramiento que se concertó entre el Departamento Administrativo de la
Presidencia de la República y la Contraloría General de la República para la vigencia 2011, con
corte a diciembre 31 de 2013 presenta resultados satisfactorios en el cumplimiento de los
compromisos establecidos al 100% y un nivel de avance de 100%.
4.3 PLAN DE MEJORAMIENTO 2010
NCR-0024. CGR, Sistema de Información de Gestión de Activos (SIGA)-GA El plan de
mejoramiento suscrito con la Contraloría General de la República vigencia 2010, fue verificado
y aprobado por la comisión Auditora en la vigencia 2013, A diciembre de 2013 el plan total
presenta un cumplimiento del 97.62%, lo cual de acuerdo a lo establecido por el Ente externo es
satisfactorio, sin embargo por parte de la Oficina de Control Interno se continua realizando el
seguimiento trimestral.
Seguimiento a la Actividad 7.4 Con corte a 31 de diciembre de 2013 queda pendiente por
tramitar 11 vehículos de los 98, presentando un avance del 88,7%. La entidad continúa la
actividad de legalización de los restantes vehículos, realizando las gestiones ante las diferentes
entidades de las cuales depende el cumplimiento del compromiso total.
19
República de Colombia
VII.
Presidencia
Oficina de Control Interno
DISPOSICIONES LEGALES
De conformidad con lo establecido en la Directiva Presidencial 003 de abril 3 de 2012, que
establece que la coherencia e integridad de los planes de mejoramiento es responsabilidad de
las Entidades, para lo cual la Oficina de Control Interno son las responsables del seguimiento a
los mismos, en virtud de su rol evaluador independiente, de acuerdo a lo anterior se presenta el
informe sobre los temas expuestos.
VIII.
CRITERIOS DE VERIFICACIÓN
1. Información publicada en el aplicativo SIGEPRE.
2. Verificación de archivos y documentos soportes.
3. Entrevista.
Del anterior análisis, se presenta el presente informe.
IX.
PRINCIPALES ASPECTOS CONFORMES
De conformidad con la información publicada en el Sistema Integrado de Gestión de la
Presidencia, por cada uno de los enlaces responsables del cumplimiento y presentación de la
información y soportes en los tiempos establecidos el Plan de Mejoramiento.
X.
CONCLUSIONES GENERALES DEL INFORME.
Realizada la verificación a la información, la Oficina de Control Interno considera importante
resaltar lo siguiente:
El cumplimiento se ha mantenido en el 100% y los niveles de avance siempre han estado
acordes al tiempo y la disponibilidad de la documentación soporte, la Oficina de Control
Interno considera que el plan se ajusta en la aplicación de las medidas de la mejora continua
en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.
Lo anterior se fundamenta en el seguimiento permanente que se realiza en el aplicativo
SIGEPRE, módulo de mejoras, el cual permite el seguimiento constante en tiempo real, Así mismo
es importante resaltar, que la administración realiza un seguimiento permanente al avance y al
cumplimiento del plan de mejoramiento, por medio de los Comités de Seguimiento, Subcomités
del Sistema de Control Interno y las Auditorías internas realizadas por el equipo de la Oficina de
Control Interno.
Realizar seguimiento al plan de mejoramiento suscrito por la Entidad y determinar el grado de
avance y cumplimiento y conceptuar sobre la eficacia de las acciones emprendidas.
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República de Colombia
Presidencia
Oficina de Control Interno
Adicionalmente se solicitara la publicación del presente informe en la página Web de la
Entidad en el vínculo Nuestra Entidad, Planes de Mejoramiento.
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