Jefe Seccion de Servicios Generales

Gobierno de la República de El Salvador
Ministerio de Hacienda
Dirección de Recursos Humanos
CÓDIGO : 1190403.1
EDICIÓN : 02
FECHA : 27/07/2015
Nombre del Puesto
Jefe Sección Servicios Generales
IDENTIFICACIÓN
Nombre / Título del Puesto:
Jefe Sección Servicios Generales
Puesto Superior Inmediato:
Jefe Departamento de Mantenimiento y Servicios
Dirección / Gerencia
Dirección General de Administración
Departamento:
Departamento de Mantenimiento y Servicios
Puestos que Supervisa:
Colaborador Administrativo
Ascensorista
Intendente
Recepcionista
Secretaria de Sección
Ordenanza
Jefe Unidad de Correspondencia y Control de Documentos
Jefe Unidad de Transporte
Fecha:
27 de julio de 2015
MISIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO
Coordinar y supervisar actividades de servicios generales, de acuerdo con procedimientos de control interno y
normativas establecidas en la legislación vigente, con el fin de brindar apoyo en las áreas de Correspondencia
y Control Documentario, Transporte e Intendencia.
FUNCIONES / ACTIVIDADES BÁSICAS
1. Elaborar Plan Anual de Trabajo de la Sección.
2. Supervisar el cumplimiento de las labores que realizan las Unidades de Transporte, Correspondencia y
Control de Documentario y de Servicios Generales.
3. Elaborar informes mensuales relativos a las áreas de trabajo bajo su cargo.
4. Coordinar actividades con el personal a cargo.
5. Elaborar requerimientos de servicios Generales (Especificaciones Técnicas y otros).
6. Proporcionar inducción al personal sobre la política y objetivos de calidad, así como de los documentos del
sistema de seguridad de la información.
7. Consolidar requerimientos de las dependencias que conforman el Ministerio, a efecto de solicitar la
contratación de servicios.
8. Verificar el cumplimiento de clausulas establecidas en los contratos.
9. Elaborar informes sobre incumplimientos a clausulas de contratos, y su envío al Departamento de
Adquisiciones y Contrataciones.
Elaborado por: Departamento de Mantenimiento y Servicios
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Gobierno de la República de El Salvador
Ministerio de Hacienda
Dirección de Recursos Humanos
CÓDIGO : 1190403.1
EDICIÓN : 02
FECHA : 27/07/2015
ESTRUCTURA DEL PUESTO:
Título del Puesto
Colaborador Administrativo
Ascensorista
Intendente
Función Básica
Realizar actividades de apoyo administrativo y secretarial con base a la
normativa legal aplicable al proceso, con la finalidad de atender con
eficiencia y oportunidad a los clientes internos y externos de la Institución.
Transportar a empleados mediante la Operación del ascensor, de acuerdo a
la Normativa y Reglamentos aplicables, para el Traslado de los empleados,
contribuyentes y usuarios, a los diferentes niveles de las Instalaciones del
Ministerio de Hacienda.
Coordinar y supervisar labores de limpieza y mantenimiento de las
instalaciones de la institución.
Recepcionista
Atender a usuarios y llamadas telefónicas internas y externas, así como
recibir correspondencia de conformidad al procedimiento establecido e
instrucciones del Jefe inmediato Con la finalidad de atender con eficiencia y
oportunidad a los clientes de la Institución.
Secretaria de Sección
Realizar labores de apoyo a la jefatura, tales como digitar documentos,
recepción, envío y archivo de documentos, atención personal y telefónica a
usuarios, control del activo fijo de acuerdo con los procedimientos de control
interno establecidos e instrucciones de la jefatura enmarcadas en la
legislación vigente.
Ordenanza
Realizar actividades de limpieza y ornato en general en el área asignada;
asimismo la distribución de correspondencia a las diferentes dependencias
del Ministerio y otras entidades.
Jefe Unidad de Correspondencia
y Control de Documentos
Coordinar y supervisar actividades de recepción, despacho, reproducción y
archivo de correspondencia y documentos varios De acuerdo con las
Normativas, Reglamentos y Procedimientos de Control interno vigente del
Ministerio, para llevar un óptimo control de documentos de la Secretaría de
Estado.
Jefe Unidad de Transporte
Coordinar y supervisar el trabajo del personal de la Unidad de Transporte, a
fin de cumplir metas establecidas, velar por que el estado de las unidades
de transporte, despachar rutas y llevar el control del combustible de este
Ministerio con base a la normativa institucional y legislación vigente
Reglamentos aplicables a fin de proporcionar oportunamente el servicio las
dependencias que lo solicitan.
CONTEXTO DEL PUESTO DE TRABAJO
Resultados Principales.
a) Distribución y consumo de combustible supervisado y controlado.
a) Flota vehicular en óptimo funcionamiento, segura, supervisada y controlada a través de los mantenimientos
respectivos.
b) Personal de Transporte, Correspondencia, Archivo y Limpieza cumpliendo las labores correspondientes.
c) Términos de referencia para los procesos de licitación de servicios elaborados.
d) Contratos de servicios supervisados para dar fiel cumplimiento.
e) Procedimientos de trabajo, designados y preparados.
f) Procesos de trabajo de la sección mejorados.
g) Empleados involucrados en el desarrollo y propuestas de mejora de los procesos de trabajo de la sección.
Elaborado por: Departamento de Mantenimiento y Servicios
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Gobierno de la República de El Salvador
Ministerio de Hacienda
Dirección de Recursos Humanos
CÓDIGO : 1190403.1
EDICIÓN : 02
FECHA : 27/07/2015
Marco de Referencia para la Actuación.
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Normas Técnicas de Control Interno Específicas.
Manual de Políticas de Control Interno (MAPO).
Manual de Organización de la Dirección General de Administración (MAO).
Procedimientos del Sistema Gestión de la Calidad.
Documentos del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información.
Reglamento para el uso de vehículos nacionales.
Reglamento para controlar la distribución de combustible en las entidades y organismos del sector público.
PERFIL DE CONTRATACIÓN
Formación Básica
Título Técnico Especializado (2 – 4 años)
Indispensable ó Deseable
Indispensable
Debido a que se requiere capacidad de análisis, facilidad de expresión, redacción de informes técnicos,
administración de personal y manejo de software informáticos.
Idioma: N/A
Conocimientos Específicos
Indispensable ó Deseable
1. Redacción de Informes.
Indispensable
2. Manejo de Software Informáticos.
Indispensable
3. Higiene y seguridad ocupacional.
Indispensable
4. Sistema de Calidad.
Indispensable
5. Mecánica Elemental.
Deseable
6. Educación y Seguridad Vial.
Deseable
7. Administración de Personal.
Deseable
Experiencia Previa.
Jefe de Sección
Jefe de Transporte
Hasta 1 año
De 1 a 2 años
OTROS ASPECTOS
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Conocimiento sobre el proceso de Reclamo a Compañías Aseguradoras por siniestro a vehículos.
Conocimiento sobre trámites de vehículos ante SERTRACEN y Tránsito.
Cumplir y hacer cumplir lo establecido en la Normativa del Ministerio de Hacienda.
Cumplir y hacer cumplir lo establecido en los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad y con el
Sistema de Gestión de Seguridad de la Información.
Elaborado por: Departamento de Mantenimiento y Servicios
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