Attendance of Non-Resident Students

Bedford County Board of Education
Monitor:
Revisado:
Anualmente, en Julio
Descripción del Termino:
School Board Records-Registros
del Directorio Escolar
Descripción del
Código:
Fecha Creada:
06/21/16
1.407
Anula:
Creada el:
1.407
04/19/16
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El Superintendente de las Escuelas debe mantener todos los registros del sistema escolar requeridos
por la ley, regulaciones y políticas del directorio, cualquier ciudadano de Tennessee debe ser
permitido, durante los horarios de operación, el inspeccionar los registros públicos mantenidos por el
distrito escolar a menos de otra manera sea prohibido por la ley. Cualquier ciudadano de Tennessee
puede solicitar por escrito y recibir copias de registros públicos abiertos y sujeto al pago del costo
razonable. 1,2,3,4
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No registro perteneciendo a un estudiante en particular será entregado para inspeccionar por el público,
o cualquier persona no autorizada. En adición, información, registros, y planes relacionados con la
seguridad no serán entregados para la inspección del publico.11
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Todas las solicitudes para inspeccionar o recibir copias de reportes deben ser presentadas a la
Secretaria del Directorio, al coordinador de solicitud de registros públicos del distrito y al o la custodia
de los registros.12
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Antes de producir cualquier registro, el o la custodia de registros debe asegurarse de la confidencial
información es redactada. Los documentos originales permanecerán intactos e información
confidencial en las copias producidas deben ser redactadas. El Superintendente de las Escuelas debe
desarrollar un procedimiento para redactar in formación confidencial.
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SOLICITUDES PARA INSPECCIONAR2
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Ciudadanos solicitando la inspección de reportes públicos deben someter sus solicitudes y una foto de
un documento gubernamental de identificación con la dirección del ciudadano al coordinador de
solicitudes de los reportes públicos del distrito durante las horas normales de operación. Las solicitudes
pueden ser personalmente, por escrito, o por correo electrónico (e-mail). El coordinador de solicitudes
de información de los registros deriva la solicitud al o la custodia apropiado(a) de los reportes. El o la
custodia de los registros estará poniéndose en contacto con el ciudadano e indicara cuando los registros
estarán disponibles para inspeccionar.
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Si los registros no pueden estar disponibles dentro de los siete (7) días de operación. El o la custodia de
los registros debe proveer con una carta de producción de registros indicando el tiempo que se necesita
para completar la solicitud. Si la solicitud de inspeccionar es negada, el o la custodia de los registros
debe de proveer al ciudadano con una carta de solicitud de negativa indicando las bases de la negativa
de esos reportes.
Version Date: julio 29, 2016
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SOLICITUD DE COPIAS2
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Ciudadanos solicitando copias de los reportes públicos debe completar la Forma de Solicitud de
Registros y entregarla junto con una tarjeta de identificación con foto entregada por el gobierno, con el
domicilio del ciudadano al coordinador de solicitudes de reportes públicos del distrito durante las horas
normales de operación.
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El o la custodia de los registros debe proveer un estimado de los costos razonables para producir los
registros solicitados. El Controlador de la Tesorería de Tennessee, Oficina de los Registros Abiertos
Consejero del Programa de Cargos Razonables que se encuentra en
http://www.comptroller.tn.gov/openrecords/forms.asp debe ser usado para determinar el costo
razonable. El o la custodia de los reportes estará proveyendo al ciudadano con una factura detallando
los cardos. El ciudadano debe de pagar el costo razonable estimado al contado o con cheque antes que
el distrito produzca las copias.
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Si los registros no pueden estar disponibles dentro de los siete (7) días de operación. El o la custodia de
los registros debe proveer con una carta de producción de registros indicando el tiempo que se necesita
para completar la solicitud.
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Si la solicitud de inspeccionar es negada, el o la custodia de los registros debe de proveer al ciudadano
con una carta de solicitud de negativa indicando las bases de la negativa de esos reportes.
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FRECUENTES Y MULTIPLE SOLICITUDES
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Cuando el total de números de solicitudes por copias hechas por un solicitador dentro del calendario de
un mes excede de cuatro (4), el solicitador puede ser cargado con una cuota por cualquiera y por todo
el trabajo que es necesariamente razonable para producir copias de los reportes solicitados. Antes de
cobrar una cuota razonable, el solicitante debe ser notificado de esta política y proveerlo con la Forma
de Noticia de Agregación de Múltiples Solicitudes. El Controlador de la Tesorería de Tennessee,
Oficina de los Registros Abiertos Consejero del Programa de Cargos Razonables que se encuentra en
http://www.comptroller.tn.gov/openrecords/forms.asp debe ser usado para determinar el costo
razonable. Más Adelante, los nombres de las personas inspeccionando los registros y la fecha de
inspección debe ser registrada.
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RETENCION DE REGISTROS
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El Superintendente de las Escuelas y o su designado(s) debe retener y disponer los registros del distrito
escolar de acuerdo con las siguientes líneas de guía: 2,4
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1. El Superintendente de las Escuelas y o el o la persona designada por el, estará determinando si
un reporte en particular tiene un valor permanente o temporario de acuerdo con las regulaciones
promulgadas por la Comisión de Reportes Públicos del Condado y con el manual del Instituto
de Servicios Públicos de Tennessee; 5,6
2. El valor temporario de un reporte el cual ha sido guardado más allá del tiempo requerido puede
ser recomendad a la Comisión de Registros Públicos para su destrucción; 7,8
3. Los registros que el Librarían y Archivista del Estado decida preservar en sus facilidades será
transferidos a la Librería y Archivos del Estado. El temporario valor de los reportes rechazados
por la Librería y Archivo del Estado puede ser transferido a otra institución o destruido; 7,8,9
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4. Reportes permanentes estarán siendo guardados en la misma manera usable (digital, impresa,
microfilm, etcétera). Si el Superintendente de las Escuelas decide destruir los reportes
permanentes originales, esos reportes tienen que reproducirse con microfilm algún otro método
de reproducción permanente. Permiso para destruir cualquier reporte permanente original
después de la reproducción en microfilm sigue el mismo procedimiento señalado más arriba
para los reportes temporarios;6,8 y
5. El Superintendente de las Escuelas debe establecer procedimientos para proteger los reportes de
cualquier destrucción ilegal, remover o perdida de los reportes.10
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DISTRICT PUBLIC RECORDS REQUEST COORDINATOR:
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Board Secretary
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500 Madison Street
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Shelbyville, TN 37160
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931-684-3284, ext. 2220
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Referencias Legales
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TCA 49-2-301 (b)(1)(CC)
Reportes y Archivos Financieros 2.701
TCA 10-7-503
Reportes Personales 5.114
TCA 10-7-506(a)
Reportes de Estudiantes 6.600
TCA 49-2-104
Acceso Público de Reportes AP1.407.1
TCA 10-7-401
Solicitud de Copiar Reportes Públicos AP 1.407.2
TCA 10-7-406
TCA 10-7-404
TCA 10-7-413
TCA 10-7-414
TCA 39-16-504
TCA 10-7-504(p)
Policy Related to Reasonable Charges a Records Custodian May Charge for Frequent and Multiple Requests for Public
Records, Tennessee Comptroller of the Treasury, available at https://www.comptroller.tn.gov/openrecords/forms.asp.
13. Public Acts of 2016, Chapter No. 722
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