I Manual de Mantenimiento UCSG.

UCSG
Universidad
Católica de
Santiago de
Guayaquil
Dirección
Administrativa
MANUAL DE
MANTENIMIENTO GENERAL
Unidad de Mantenimiento
“Toda copia impresa en papel es un documento no controlado a excepción del original”
MANUAL DE MANTENIMIENTO GENERAL
UCSG
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE SANTIAGO DE GUAYAQUIL.
UNIDAD DE MANTENIMIENTO
Fecha de elaboración 10-11-2009
PLAN DE MANTENIMIENTO DE LAS DIFERENTES DE ÁREAS ACADÉMICAS,
ADMINISTRATIVAS Y ÁREAS VINCULADAS CON LA UCSG.
INTRODUCCION
Con el propósito de obtener una mejor atención a las diversas necesidades que tiene
la Universidad de Católica de Santiago de Guayaquil, en los aspectos de
mantenimiento preventivo y correctivo tanto de bienes muebles e inmuebles de las
diferentes áreas académicas y administrativas, se presenta este plan de
mantenimiento, con el propósito de priorizar las actividades y acciones a implementar
frente a las reparaciones, obras de mantenimiento, pintura, electricidad, gasfitería, y
todo tipo de actividad donde la Unidad de Mantenimiento, tenga que intervenir de
acuerdo a las funciones a su cargo.
Además, en cumplimiento al desarrollo de uno de los proyectos de calidad universitaria
“Sistema Administrativo de Mantenimiento”, el Centro de Desarrollo Tecnológico
en coordinación con la Dirección Financiera y la Dirección Administrativa a través de la
Unidad de Mantenimiento de la UCSG, elaboró e incluyó en el Sistema Integrado
Universitario SIU, el “Módulo de Mantenimiento”. El sistema permite a las
coordinaciones y jefaturas de cualquier dependencia de la UCSG, registrar su
requerimiento, este a su vez asigna un registro numérico para el control y seguimiento
del pedido. Los procesos para el uso del sistema, se detallan en el Manual de
Mantenimiento anexo a este documento.
A partir del 1ero de junio del año del 2009 y por disposición del Sr. Vicerrector General,
se convocó a las principales autoridades (Decanos) a la charla de presentación del
sistema, que se llevo a cabo en el auditorio del Centro de Difusión Cultural, en los días
subsiguientes se realizó la capacitación que incluía a todos los usuarios (Decanos,
Coordinaciones, Jefes, Asistentes y Secretarias) de las diferentes dependencias de la
UCSG.
En la actualidad la Unidad de Mantenimiento, maneja gran cantidad de ordenes de
servicio, con más de 1200 órdenes semestrales en promedio, que las diferentes
Dependencias han ingresado y registrado sus requerimientos; adicionalmente debe
coordinar labores de adquisición, suministro materiales, así como labores de
suministro de agua y mantenimiento del Campus Universitario..
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Misión
Mantener en buen estado de funcionamiento los bienes y recursos físicos que posee,
así como velar por el adecuado mantenimiento de los espacios y edificaciones que
hacen parte integral de la Universidad.
1.
OBJETIVO GENERAL
Controlar eficazmente los procesos operativos para lograr un buen uso del sistema,
así como también ofrecer a la comunidad universitaria, el mejor apoyo logístico
oportuno y eficaz en lo relacionado con el mantenimiento de las diferentes
dependencias en lo que respecta a bienes muebles e inmuebles.
1.2
OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Brindar un plan o cronograma que permita conocer la fecha en que las
compañías de servicios de mantenimiento de equipos de climatización,
audio/video, soporte a computadoras, ascensores, armarios de datos y reloj
biométrico, ejecutarán los trabajos.
 Lograr la optimización de los recursos humanos y financieros a través de una
adecuada priorización de las actividades.
 Mejorar la prestación de los servicios, mediante la oportuna respuesta a las
órdenes de servicio.
 Comprometer a todos los actores que intervienen en el proceso de
mantenimiento (Coordinadores. Asistentes, contratistas y cuadrilla)
 Velar por el cuidado y mantenimiento de la infraestructura física.
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2.
UCSG
ALCANCE
El plan de mantenimiento incluye las siguientes áreas
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3.
Edificio Principal
Facultad de Jurisprudencia.
Biblioteca General
Centro de Desarrollo Tecnológico
Salas de Cómputo de Especialidades Empresariales.
Sindicato y Asociación de Empleados
Facultad Técnica.
Coliseo General
Bodegas
Unidad de Proveeduría e Inventarios
Facultad de Medicina
Facultad de Economía
Facultad de Filosofía
Facultad de Arquitectura
Facultad de Ingeniería
Aula Magna
Centro de Idiomas
Facultad de Artes y Humanidades
Facultad de Especialidades Empresariales.
Centro Gerontológico.
Jardín Floresta.
Jardín Sauces.
Centro de Consultoría Jurídica.
RESPONSABLES y FUNCIONES
Personal de la UCSG responsable de las actividades logística y operativa.

Ing. Wilson Calvache Manrique - Jefe de Mantenimiento
Responsable de:
1. Análisis de las solicitudes y determinación de prioridades.
2. Asignar contratista o personal de cuadrilla responsable del
mantenimiento.
3. Establecer costo de mantenimiento según presupuestos de contratistas.
4. Supervisar y controlar la ejecución de los trabajos y garantizar la calidad
del Mantenimiento.
5. Cumplimiento y control del personal a su cargo, para el desarrollo y
ejecución de las diferentes actividades.
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
UCSG
Sr. Héctor Ramírez Quinde - Asistente de Mantenimiento
Responsable de:
1. Supervisar y controlar la ejecución de los trabajos de la cuadrilla de
mantenimiento y garantizar la calidad de los trabajos.
2. Cumplimiento y control del personal a su cargo, para el desarrollo y
ejecución de las diferentes actividades.

Mgs. Madelaine Atiencia Criollo - Asistente de Mantenimiento
Responsable de:
1. Análisis de las solicitudes y determinación de prioridades
2. Entrega de solicitudes a personal de supervisión de la Unidad de
Mantenimiento, para la evaluación respetiva.
3. Codificación de artículos de servicios y suministro previo al ingreso de
los presupuestos en cada solicitud.
4. Ingreso de presupuestos en el sistema, para conocimiento de costos y
asignación presupuestaria por parte de las dependencias
5. Consulta de solicitudes con asignación presupuestaria.
6. Elaboración de órdenes de compra por servicios.
7. Entrega a contratistas orden de compra por servicios para inicio de
trabajos.
8. Recepción de facturas por trabajos terminados.
9. Elaboración de recibí conforme y seguimiento para respectiva
aprobación de las diferentes dependencias.
10. Ingreso de facturas al Módulo de pagos del Sistema Financiero y
elaboración de solicitud de orden de pago.

Sr. Carlos Lara Marmolejo - Asistente de Mantenimiento
Responsable de:
1. Análisis de las solicitudes y determinación de prioridades
2. Entrega de solicitudes a personal de supervisión de la Unidad de
Mantenimiento, para la evaluación respetiva.
3. Codificación de artículos de servicios y suministro previo al ingreso de
los presupuestos en cada solicitud.
4. Ingreso de presupuestos en el sistema, para conocimiento de costos y
asignación presupuestaria por parte de las dependencias
5. Consulta de solicitudes con asignación presupuestaria.
6. Elaboración de órdenes de compra por servicios.
7. Entrega a contratistas orden de compra por servicios para inicio de
trabajos.
8. Recepción de facturas por trabajos terminados.
9. Elaboración de recibí conforme y seguimiento para respectiva
aprobación de las diferentes dependencias.
10. Ingreso de facturas al Módulo de pagos del Sistema Financiero y
elaboración de solicitud de orden de pago.
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Personal que conforma la cuadrilla de Mantenimiento.
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4.
Sr.
Sr.
Sr.
Sr.
Sr.
Sr.
Sr.
Sr.
Sr.
Sr.
Sr.
Sr.
Danilo Morales – Supervisor
Stalyn Cercado – Supervisor
Carlos Zambrano - Supervisor
Jimmy Morales Zea – Electricista
Eduardo Candelario – Electricista
Pablo Mendoza – Electricista, telefonista.
Adolfo Mendoza - Electricista
Tito García – Pintor
Luis García – Pintor.
Javier Alarcón – Pintor.
Alfredo Lino – Gafitero
Joffre Espinoza – Gafitero
MANUAL DE MANTENIMIENTO PARA USO DE SISTEMA –
PROCESOS PARA EL TRÁMITE DE REQUERIMIENTOS A TRAVÉS DEL
SIU
Módulo de Mantenimiento
SOLICITUD DE MANTENIMIENTO.
PASO # 1: Pedido
Proceso realizado por: Facultades y Departamentos (Asistentes, Secretarias)
Ingreso\Solicitud de Mantenimiento (Pantalla MANA001F).- En esta pantalla, las
Jefaturas y Coordinaciones Administrativas de los Departamentos y Facultades
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informan a la Dirección Administrativa un breve detalle del mantenimiento que
requieren.
La pantalla requiere la siguiente información
 Unidad
 Subunidad
 Descripción del Requerimiento
Centros de Costos de la
Unidad que solicita el
Mantenimiento
Breve resumen de tipo de
mantenimiento que
requiere
Nota: La solicitud debe ser aprobada por el Jefe Superior de Cada Unidad, para que
pueda ser visualizada por la Dirección Administrativa.
PASO # 2: Aprobación de la Solicitud de Mantenimiento
Proceso realizado por: Facultades y Departamentos (Coordinadores y Jefes de
área)
Aprobación\Aprobación de solicitud (jefe área)\ Solicitud de Mantenimiento
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Se cambia el estado de la
Solicitud “APROBADO”,
luego se graba
PASO # 3: Aprobación de la Solicitud de Mantenimiento
Proceso realizado por: Director Administrativo
Aprobación\Aprobación de solicitud (Dir. Adm.)\ Solicitud de Mantenimiento
PASO # 4: Asignar Empleados para el Mantenimiento
Proceso realizado por: Jefe y Asistentes de la Unidad de Mantenimiento
En esta pantalla como primera instancia, el Jefe de Mantenimiento solo delega un
Asistente de Mantenimiento, para que realice la evaluación e inspección técnica.
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2. - Se cambia el estado de la Solicitud
“REVISADO”, luego se graba
1-
Se
asigna
el
empleado
responsable de la visita técnica.
Nota: La Unidad de Mantenimiento en la pantalla MANC003F, solo visualiza las
solicitudes aprobadas por el Director Administrativo
PASO 5: Impresión de Reporte para Visita Técnica
Proceso realizado por: ASISTENTES DE LA UNIDAD DE MANTENIMIENTO
IMPRESIÓN DE REPORTE DE VISITA TÉCNICA
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PASO # 6: Visita Técnica
Proceso realizado por: JEFE Y ASISTENTES DE LA UNIDAD DE
MANTENIMIENTO
VISITA TÉCNICA
El supervisor emitirá por escrito en el reporte de visita técnica un detalle de la
evaluación realizada en la que constará lo siguiente.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Informe del tipo de daño
Personal que ejecutará el trabajo (cuadrilla – contratistas)
Lista de materiales (si lo ejecuta la cuadrilla)
Proformas de trabajo con detalle del costo de la mano de obra y material (si lo
realizan los contratistas)
En los casos de que los presupuestos superen los US $ 1.000,00 se cotizará con 3
Proveedores.
Levantamiento topográficos (Si lo requiere)
Diseños Arquitectónicos (Si lo requiere)
Diseños eléctricos, estructurales (Si lo requiere)
Nota: La visita técnica se la realizará con los Coordinaciones Administrativos,
Jefes de Áreas o delegados; Todas las proformas deben indicar el tiempo de
garantía del trabajo.
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PASO # 7: Ingreso de la información de la Visita Técnica.
Proceso realizado por: Asistentes de la Unidad de Mantenimiento
(PANTALLA MANA003F) Se registran datos de la visita técnica
PANTALLA PARA INGRESAR DATOS DE LA VISITA TÉCNICA
Se Cambia el estado de la solicitud,
VBUENO Jefe de Mantenimiento,
luego se Graba
PERSONA QUE INSPECCIONA
CONTRATISTA QUE REALIZA EL
MANT.
LISTA DE ARTÍCULOS
LISTA DE SERVICIO – MANO DE
OBRA
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PASO # 8: Impresión de Orden de Trabajo
Proceso realizado por: Facultades y Departamentos
REVISIÓN DE LAS SOLICITUDES EVALUADAS POR LA UNIDAD DE
MANTENIMIENTO.
Luego que la Unidad de Mantenimiento ingresa la información de la visita técnica en el
sistema, las Facultades y Departamentos pueden visualizar la lista de materiales y el
costo de la mano de obra, para que posteriormente emitan los pedidos de materiales
requeridos y las solicitudes de servicio, las mismas que tendrán que realizar por medio
del SIU.
Una vez realizada las solicitudes de materiales y servicios, estas deben ser aprobadas
por el jefe superior para que puedan ser visualizadas y aprobadas o negadas por el
Director Administrativo.
NOTA: Cada Unidad al momento de realizar los pedidos de materiales o servicios,
afectará a una partida de gasto, el cual comprometerá el saldo de sus presupuestos.
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SOLICITUD DE ORDEN DE TRABAJO PARA
MANTENIMIENTO
Detalle del pedido efectuado
por las Facultades o
Departamentos
Detalle del informe de la
Visita Técnica
Lista de Materiales
requeridos
Detalle de la mano
de Obra
Personal empleado para
el Mantenimiento
SOLICITUD DE SUMINISTROS, BIENES Y SERVICIOS
Módulo de Mantenimiento
PASO # 9: Elaboración de pedidos de suministros, bienes y servicios.
Proceso realizado por: Facultades y Departamentos (Asistentes, Secretarias)
De acuerdo a la información reflejada en el reporte SOLICITUD DE ORDEN DE
TRABAJO que emite la Unidad de Mantenimiento, las Facultades y Departamento
realizarán los pedidos de SUMINISTROS, BIENES O SERVICIOS, que se detallen en
dicho reporte.
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En esta opción se
solicitan los materiales
En esta opción se solicita
la mano de obra
En esta opción se solicitan
los bienes, como equipos,
muebles, etc.
APROBACIONES DE SOLICITUDES DE SUMINISTROS, BIENES
Y SERVICIOS
Módulo de Adquisiciones
PASO # 10: Aprobación de Solicitudes de suministros, bienes y servicios.
Proceso realizado por: Facultades y Departamentos (Jefes de área, Coordinadores,
Decanos)
Aprobación de Solicitud de Suministros
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IMPORTANTE!!! Como requisito obligatorio, para los trámites que requieran
una solicitud de servicios y estén vinculadas con una solicitud de suministro, las
Facultades y Departamentos deberán constatar lo siguiente:
 STOCK DE MATERIAL: Si no existiere disponible el material en bodegas
de Proveeduría, no podrán elaborar la solicitud de servicios hasta que no
hallan sido adquiridos los materiales, para no ocasionar un retraso en la
atención del servicio.
Aprobación de Solicitud de bienes
Aprobación de Solicitud de Servicios
PASO # 11: Aprobación de Solicitudes de suministros, bienes y servicios.
Proceso realizado por: Dirección Administrativa
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La Aprobación del Director Administrativo se la realiza de igual manera que el paso #
10 de este proceso, pero se escoge la opción “Aprobación de Solicitudes (Dir. Adm)”
de la cual se desprenden las solicitudes de suministros, bienes y servicios.
PASO # 12: Generar pedidos a proveedores
Proceso realizado por: Asistentes de la Unidad de Mantenimiento
En esta opción se genera un pedido de cotización de proveedores,
Clic, se desplaza una lista
de los servicios y materiales
a cotizar
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Clic, Genera e imprime el
pedido de cotización
Clic, selecciona los
suministros y servicios a
cotizar
PASO # 13: Ingreso al sistema de las cotizaciones emitidas por los contratistas
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PASO # 14: Elaboración de cuadros comparativos
Proceso realizado por: Asistentes de Mantenimiento
Se realiza este proceso para los montos que superen los US $ 1.000.00
Se seleccionan las cotizaciones ingresadas y se genera el cuadro comparativo
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APROBACIONES SEGÚN LOS MONTOS
Todas las solicitudes serán aprobadas por el Director Administrativo, y para los
casos en que los presupuestos superen montos de US $ 1.000.00, se imprimirá toda
la información que respalde el trabajo para la aprobación de las autoridades según
detalle.
Director Administrativo
Rector – Vicerrector
Comité de Adquisiciones
Consejo Universitario
(hasta US $ 1.000.00)
(hasta US $ 5.000.00)
(hasta US $ 50.000.00)
(valores > US $ 50.000.00)
Luego de que la información es analizada y aprobada por las Autoridades, la Dirección
Administrativa ordena la ejecución de los trabajos.
PASO # 15: Generar Orden de Compra de Servicio
Proceso realizado por: Asistentes de Mantenimiento
Una vez que se autorizan los presupuestos, se genera la orden de compra de
servicios, para que los proveedores den inicio a la ejecución de los trabajos.
Nota: la compra de materiales es realizada por la Unidad de Adquisiciones.
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Se Ingresan solo los servicios que fueron aprobados y que se van a ejecutar.
SUPERVISIÓN DE TRABAJOS Y EMISIÓN DE RECIBÍ
CONFORME
Módulo de Adquisiciones
PASO # 16: Visto bueno de trabajos
Proceso realizado por: Jefe de Mantenimiento
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Se cambia el estado de
Visto Bueno a la Solicitud.
PASO # 17: Elaboración de Recibí Conforme para trámite de pago.
Proceso realizado por: Asistentes de Mantenimiento
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PASO # 18: Recibí Conforme para trámite de pago.
Proceso realizado por: Facultades o Departamentos (Unidad solicitante)
Se cambia el estado –
Recibí Conforme _Jefe.
PASO # 19: Aprobación de Recibí Conforme para trámite de pago.
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APROBADO
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PASO # 19: Emisión de Recibí Conforme para cierre definitivo de solicitud.
Proceso realizado por: Facultades y Departamentos
Se describe un detalle del trabajo conforme y se cambia el estado de la solicitud.
PASO # 20: Cierre de las solicitudes de Mantenimiento
Proceso realizado por: Director Administrativo
PASO # 21: Elaboración de solicitud de pago
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