INFORME ANUAL DE ACTIVIDADES DE LA COORDINACIÓN DE

INFORME ANUAL DE ACTIVIDADES DE LA COORDINACIÓN DE ARCHIVOS
2014
Con el fin de lograr la óptima organización de los archivos, que permita asegurar la
disponibilidad, localización expedita, integridad, conservación y el adecuado manejo
de los documentos que genera y recibe el Archivo General de la Nación (AGN), se
informan las acciones y/o gestiones realizadas por la Coordinación de Archivos para
cumplir de acuerdo a lo siguiente:
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Seguimiento de actividades para la organización y clasificación de los
Archivos de trámite del AGN
Se identificaron, nombraron y actualizaron a los responsables y suplentes de
los archivos de trámite de cada unidad administrativa.
Se impartió el curso “Introducción a la organización de los archivos” que fue
dirigido a los responsables y suplentes de los archivos de trámite en el mes
de julio, que dará como resultado la identificación, clasificación y elaboración
del inventario de los expedientes de los archivos de trámite, para que los
responsables del archivo de trámite estén en condiciones de solicitar su
destino final (baja documental o transferencia secundaria).
Difusión y divulgación del procedimiento de baja y/o transferencia secundaria.
Seguimiento al proceso de organización de los archivos de trámite,
asesorando permanentemente a los responsables del archivo de trámite del
AGN.
Sistemas Automatizados para la organización de los archivos
En el mes de julio se propuso actualizar el SAA con el fin de utilizarlo como
apoyo en la organización de los archivos de trámite.
Revisión y actualización del procedimiento de la Unidad de correspondencia.
Revisión y actualización de los formatos documentales con la nueva imagen
institucional del AGN (oficio, memo, nota informativa, préstamo, etc.)
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Instrumentos de Control
Se elaboró el formato de ficha de prevaloración de series documentales con el
fin de elaborar el Catálogo de Disposición Documental 2014 del AGN,
aunado a lo anterior se llevó a cabo una capacitación en el mes de octubre a
los responsables de archivo de trámite de cada Unidad Administrativa, para
revisar los siguientes puntos:
Nombres y códigos de las series existentes y las de nueva creación, así
como las posibles subdivisiones.
Los valores y vigencias de cada serie, con el objetivo de fijar los plazos de
prescripción de los valores administrativo, legal y fiscal o contable, con
expresión de sus plazos de permanencia en los archivos de trámite o de
concentración, plazos de transferencia, conservación o eliminación y
plazos de acceso; en base en los parámetros de utilidad de la
documentación, las necesidades institucionales y normatividad aplicable.
Así como identificar aquella documentación de valor permanente que será
objeto de transferencia secundaria y definitiva al archivo histórico.
No omito mencionar que se incluyó al final del Catálogo, una lista de
documentos de comprobación administrativa inmediata con vigencia
máxima de 2 años, los cuales no se transferirán al archivo de
concentración.
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Bajas Documentales o Dictamen de Destino Final
En cumplimiento al numeral Decimoprimero incisos II, V y VII y el numeral
Decimonoveno de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación
de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública
Federal, se solicitaron al Archivo General de la Nación los dictámenes del destino
final de los documentos, a la fecha de este informe se ha ingresado a la Dirección
del Sistema Nacional de Archivos 9 solicitudes de baja documental con un total de
40.45 ml. y 3 solicitudes de transferencia secundaria con un total de 27.3 ml., en ese
sentido quedan pendientes de dictaminar 67.75 ml. de documentación.
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Préstamo de Expedientes
En apego a lo señalado en el Acuerdo por el que se establecen las disposiciones en
materia de Recursos Materiales y Servicios Generales, el Archivo de Concentración
ofreció el servicio de préstamo de 34 expedientes a las siguientes Áreas: Dirección
del Sistema Nacional de Archivos/Departamento de Archivos del Gobierno Federal y
a la Dirección de Administración/Subdirección de Organización y Planeación.