Servicios de la rama

Servicios IEEE RAMA UTP
Estructura Organizativa
Dirección y Coordinación
Encargado Director
Abdiel
de
Vargas
voluntarios
[email protected]
63781757
Oficinas
Encargado
Regular
Regular
Regular
Pedidos y
Raúl
certificados Chavez
Certificados Jorge
Álvarez
Pedidos
André
Trujillo
Pedidos
Abdiel
Vargas
[email protected]
62805386
[email protected]
69807457
[email protected]
6614738
[email protected]
63781757
Página Web
Encargado Webmaster Diego
Díaz
Asistente
Christian
Martínez
Regular
Redes S.
Kenneth
Robles
[email protected]
69831863
[email protected]
66790664
[email protected]
66754013
Conferencias, Cursos y Giras
Encargado Giras
Asistente
Regular
Giras
Regular
Cursos
Juan
Tribaldos
Luis Carlos
Graell
Beatriz du
Saire
Halan
[email protected]
68965513
[email protected]
63796571
[email protected] 60040344
[email protected]
69336886
Torres
Mercadeo y Publicidad
Encargado Correos
Linnette
Real
C. Afiches Muriel
Sánchez
Impresión Jonathan
Goti
Volantes I Rosel
Ayarza
Volantes
Ulises
II
Jimenez
Mural
Talia
Justavino
[email protected]
Regular
[email protected] 64867493
Regular
Regular
Regular
Regular
66711121
[email protected]
60621498
62612629
[email protected]
6896-8618
[email protected]
62082640
Proyectos y Actualización
Encarga
do
Regular
Giuliana
Lecaro
Ricardo
Cumberbatch
[email protected]
66725954
[email protected].
pa
6751-5818
Concursos
Encargado Celso
Spencer
Asistente
Luis López
[email protected] 6949-6229
[email protected]
62135636
[email protected]
68294921
[email protected]
64316840
Almacén
Encargado Ricardo
Gutierrez
Regular
Bernabe Rial
Noches de Juegos
Encargado
Regular
Asistente
Waldo
Moran
Pedro
Batista
Roy Pittí
[email protected]
62836142
[email protected]
60886127
[email protected]
6253-9782
Desarrollo de membresía
Encargado
Regular
Luis
Berbey
Elecciones Sugeilyn
Miranda
[email protected]
6230-1506
[email protected]
6977-1337
Ventas
Encargado
Regular
Regular
Gustavo
Bernal
Mercancia Fernando
Ortega
Comida
Alfonso
Lucado
66195376
[email protected]
69815563
[email protected]
64316840
Tesorería
Encargado
Bernabe
Rial
ACTUALIZADO: 10/01/15
Información sobre los grados.
El orden de los grados de los voluntarios denota la responsabilidad y los
poderes que tienen en la rama estudiantil. De manera general un voluntario
con un grado más alto tiene que asegurarse que el trabajo de los voluntarios de
grados más bajos se haga. Las responsabilidades adquiridas con los grados se
detallan a continuación según el mismo grado. Para saber la descripción de
algún puesto debe revisarse la descripción del trabajo en el documento
correspondiente.
Encargado: El cargo más alto dentro de un comité, el encargado debe
preparar y presentar los informes en las reuniones que haga la rama. Debe
mantener una lista de las metas que debe lograr su comité y una lista de tareas
que planea para lograr estas metas. Los encargados de todos los comités se
deben reunir con el director de voluntarios al menos una semana antes de las
reuniones generales de la rama. La reunión con el director de voluntarios debe
asegurar que se mantengan metas claras y se delimiten correctamente las
tareas.
Asistente: El trabajo de un encargado puede requerir que tome más tareas de
la que sea capaz de cumplir en el tiempo que tiene. En estos casos a un
voluntario en algún cargo se le puede asignar un asistente. El asistente
también es un encargo que se otorga a voluntarios que estén en entrenamiento
para tomar un puesto más elevado como encargado.
Regular: Los voluntarios que hacen las tareas para lograr las actividades son
las personas que dan el valor a la membresía del IEEE. Un voluntario regular
toma una tarea y se dedica a ella, los miembros regulares responden a los
encargados de cada comité. Un miembro regular debería dedicarse a una sola
tarea.
Descripción de los puestos de los voluntarios.
A continuación se detallan las labores que debe cumplir cada puesto de
voluntario. Puede encontrar información sobre los puestos que no se han
llenado en el documento Vacantes.
Director de voluntarios. El director general de los voluntarios de la rama, confecciona los
documentos de organización y mantiene a los voluntarios enterados de las tareas y
actividades que deben realizar. Tiene las siguientes funciones.
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Hacer el informe de voluntarios.
Asignar a los voluntarios a comités y grupos de trabajo.
Informar a los voluntarios de sus funciones.
Resolver conflictos entre los voluntarios y su organización.
Asegurar el cumplimiento de las metas de la rama.
Arreglar el informe de eventos para que la universidad esté informada de las
actividades de la rama.
Oficinista de pedidos y servicios. Esta posición se encarga de confeccionar los
certificados de los asistentes a las actividades. También se debe encargar de atender el
servicio de pedidos por internet.
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Confeccionar e imprimir los certificados.
Atender el correo de pedidos por internet.
Hacer el informe de pedidos.
Entregar los paquetes cuando lleguen.
Voluntario de pedidos por internet. Esta posición se encarga de hacer los pedidos por
internet, pagar las cuentas en línea y recoger los pedidos desde la oficina de correos y
llevarlos a la oficina de la rama.
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Cotizar los pedidos del servicio de pedidos por internet.
Pagar a las tiendas en línea el monto del pedido.
Recoger el pedido de la oficina de correos y llevarlo a la oficina.
WebMaster del IEEE. Esta posición le otorga un puesto como manejador de la página
web del instituto, podrá acceder, modificar y actualizar la página siempre que sea necesario.
Sus funciones incluyen.
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Mantener la página del IEEE activa.
Mantener la página del IEEE actualizada.
Capacitar a personal para que utilicen la página para subir cursos o talleres.
Voluntario de redes sociales. Este voluntario se encarga de mantener las redes sociales
actualizadas con la información del IEEE. Funciones son:
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Actualizar el Facebook de la rama.
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Actualizar el Twitter de la rama.
Actualizar el Instagram de la rama.
Poner información de la rama en otras redes sociales.
Organizador de Giras. Esta posición lo pone a cargo de la organización de las giras.
Funciones.
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Organizar con el lugar de la gira para hacer la visita.
Organizar con la universidad para que nos presten el bus en la fecha solicitada.
Organizador de Cursos. Esta posición lo pone a cargo de la organización de los cursos.
Funciones.
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Organizar con el conferencista el curso.
Organizar con la universidad para el salón.
Voluntario de Correos. Se encarga de enviar los correos a todas las personas interesadas.
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Enviar anuncios de las actividades a la lista de correos.
Confeccionador de afiches. Esta posición esta a cargo de diseñar afiches y plantillas.
Funciones.
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Hacer los afiches de las actividades.
Confeccionar plantillas para afiches.
Confeccionar volantes
Puesto de Impresión. Se encarga de llevar a imprimir los afiches y las volantes. Funciones
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Imprimir los afiches
Imprimir las volantes
Pegar los afiches en la universidad.
Puesto de volantes. Reparten las volantes. Funciones
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Cortar volantes.
Repartir volantes.
Pasar a los salones e informar sobre el IEEE.
Voluntario de Mural. Esta posición le pone a cargo del mural del IEEE y de mantenerlo
actualizado.
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Mantener en buen estado el mural del IEEE.
Mantener información actualizada sobre vacantes.
Mantener actualizada la sección de vacantes del mural.
Organizador de Concursos y competencias. Esta posición lo pone a cargo de la
organización de las competencias del IEEE y los concursos que realiza. Sus funciones
incluyen.
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Idear y concretizar un concurso.
Organizar las nimiedades del evento, como enviar cartas y conseguir salones.
Conseguir los equipos para participar en los equipos de IEEE.
Organizador del Almacén del IEEE. El encargado del almacén del IEEE mantiene el
inventario de los activos de la rama. También mantiene la tiendita de componentes del
IEEE.
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Mantener un inventario con todos los activos de la rama.
Conseguir a los vendedores del almacén.
Determinar que artículos comprar y cuando comprarlos para el almacén.
Encontrar alternativas para obtener fondos para el almacén.
Vendedor de la tienda de componentes. Toma un horario en el almacén y vende los
componentes a los estudiantes.
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Conocer los artículos qué se venden, sus cantidades y precios.
Permanecer en el almacén durante el tiempo que vende los artículos.
Organizador de la Noche de Juegos. Mantiene a la noche de juegos ocurriendo y
administra su funcionamiento.
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Determina que juegos adquirir y donde ponerlos.
Determina la estructura de precios.
Pone el horario de la noche de juegos.
Voluntario de la Noche de Juegos. Ayuda a qué se realice la misma noche de juegos y
que se hagan las cosas en ella.
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Enseña a usar los juegos de mesa y los juegos de video a los asistentes.
Cobra la entrada.
Cuida el lugar.
Encargado de Desarrollo de Membresía. Ayuda a los miembros del IEEE a sentirse
miembros del IEEE. Ayuda a los nuevos miembros a volverse miembros completos y hasta
voluntarios.
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Organiza actividades para los miembros del IEEE.
Envía el correo de bienvenida a los nuevos miembros.
Hace los informes de crecimiento de membresía en la reunión.
Informa a los miembros de los beneficios de su membresía.
Voluntario de elecciones. Organiza las elecciones de oficiales anuales.
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Manda los correos para avisar del tiempo de elecciones.
Recoge la información de la nóminas
Pide permiso a la universidad para celebrar las elecciones.
Vendedor de Mercancía IEEE. Se encarga de vender y repartir los artículos
promocionales del IEEE, cómo suéteres, gorras y demás.
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Recoger los artículos promocionales.
Vender los artículos promocionales en las actividades de la rama.
Vendedor de Comida. Se encarga de vender comida para recaudar fondos.
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Asistir a los eventos de venta de comida.
Vender la comida y los alimentos.
Encargado de Tesorería. Mantiene el control de la contabilidad del IEEE. Entrega el
dinero a los comités para que puedan hacer sus actividades y recibe el dinero que se
recauda al final de las mismas.
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Mantener el dinero en las cuentas bancarías.
Pagar el dinero cuando se hacen actividades.
Recibir el dinero al final de las actividades.
Entregar informe de tesorería en las reuniones generales.