Manual de Procedimientos y del Control de la Documentación del

IES G. M. de
Jovellanos
NOMBRE DEL PROCESO
Manual de Procesos
del Sistema de Calidad
Refª: CE-OC-001
Índice de modificación: B
Fecha: 04/05/11
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CE-OC-001 Manual de Procesos y del Control de la Documentación del Sistema
de Calidad.
Preparado por:
Carmen Illán
Coordinación de Calidad
Educativa
Fecha: 02/03/2009
Revisado por:
Carmen Illán
Coordinación de Calidad
Educativa
Fecha: 01/05/2011
Aprobado por:
Ismael Sánchez Falcón
Director
Fecha: 04/05/2011
ÍNDICE
1. OBJETO.
2. ALCANCE.
3. DEFINICIONES.
4. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA.
5. CONSIDERACIONES.
6. RESPONSABILIDADES.
7. DESCRIPCIÓN Y DESARROLLO.
7.1. Codificación de los procesos.
7.2. Emisión, identificación, distribución, archivo y revisión de los procesos.
7.3. Indicadores y diagrama de flujo.
8. CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CALIDAD
8.1. Documentación Interna.
8.2. Documentación Externa.
8.3. Listado de los documentos del SC, de los procesos, indicadores y de los
registros de calidad.
9. MODIFICACIONES DE ESTE PROCESO.
10. ANEXOS. MAPA DE PROCESOS. DIAGRAMA DE FLUJO.
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TABLA DE MODIFICACIONES
Índice de
Modificación
Fecha
Motivo de la modificación
A
02/03/2009
Creación del Manual de Procesos
B
04/05/2011
Adaptación a cambios de terminología
C
D
1. OBJETO
Con éste proceso “maestro” se crea el Manual de Procesos (MP) de gestión del Centro
que comprende los procesos de todo tipo
que se documenten referidos al
funcionamiento del Centro. Si se quiere, el Reglamento de Régimen Interior (RRI)
puede ser codificado como un proceso más. Se exceptúan los documentos cotidianos
como citaciones, cartas o comunicados tanto internos como externos que tendrán la
consideración de registros y de documentación del Sistema de Calidad (SC) y que por
tanto serán archivados por los diferentes servicios.
Para evitar la emisión de otro proceso que regule la totalidad de la documentación del
SC de la organización, lo fundimos con éste.
Se establece la constante a seguir para la elaboración, emisión, revisión, aprobación,
distribución, control y mantenimiento actualizado de los procesos, otros documentos y
los registros propios del Sistema de la Calidad del Centro, incluidos los documentos de
origen externo.
2. ALCANCE
Afecta a los siguientes documentos:
 El modelo EFQM.
 Mapa de procesos.
 Procesos.
 Otra documentación interna, incluidos los registros del Centro (resultados
académicos y de todo tipo).
También tiene aplicación sobre la documentación externa que recibe la organización:
 Documentación legal y normativa.
 Documentación de las Instituciones.
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 Documentación
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de
los
usuarios
y
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proveedores
que
supongan
una
reglamentación.
Finalmente comprende de forma general los registros generados por la aplicación de
los documentos anteriores.
3. DEFINICIONES
Documento.
Es todo escrito sobre un soporte informático en que se establecen reglas y directrices
para determinadas actividades de una organización.
Sistema de Calidad.
Se entiende por Sistema de Calidad (SC) de una organización el conjunto de la
estructura
organizativa,
recursos,
responsabilidades,
procesos,
y
registros
documentales necesarios para la implantación de la gestión de la calidad y asegurar
así la satisfacción de los usuarios. Hace uso de todas las herramientas de calidad,
indicadores, auditorías, etc., etc. El modelo ISO-9001 especifica muy claramente la
pirámide de la documentación de un SC.
El Manual de Calidad (MC) es el documento que recoge los principios del modelo
elegido por la organización para su desarrollo (EFQM, ISO-9000 u otro) pero aplicados
de forma concreta en la organización. Especifica la Misión, la Visión y los Valores de la
organización, el Mapa de sus Procesos clave y sus políticas de calidad. De cada uno
de sus capítulos referidos a los criterios, agentes y exigencias del modelo,
surgen los procesos; de esta manera se ve la trazabilidad y genealogía documental.
El Manual de Procesos (MP) recoge debidamente codificados los documentos escritos
que describen sin ambigüedades qué, quién, cómo, dónde y cuándo se ejecuta un
proceso o, más normalmente, una parte del proceso que produce un servicio.
Los Registros son los documentos que reflejan la actuación diaria de la organización.
Son documentos, registros informáticos y formatos específicos escritos, donde constan
los resultados, análisis, acciones, etc. que prueban el buen funcionamiento de los
procesos, de los resultados y de la organización en general. Son archivados y
custodiados por cada un de los entes y personas de la organización.
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SISTEMA DE CALIDAD
Ordena y jerarquiza
Modelo
EFQM,
ISO, u otro
Apoya
Manual de Calidad
Mapa de Procesos
Manual de Procesos
Registros de Calidad
En el momento actual no se dispone del Manual de Calidad pero sí del Mapa de
Procesos que forma parte de él. Por lo tanto los procesos procederán generalmente de
los procesos.
Proceso.
Es el conjunto de recursos (personas y medios) y la secuencia de actividades precisos
para transformar unos elementos de entrada en un servicio o producto con valor
añadido para el usuario o cliente. Por lo tanto es el servicio que recibe y satisface o no
las expectativas del usuario.
4. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA
 Normativa del Ministerio de Educación, Deporte y Asuntos Sociales.
 Normativa de la Consejería de Educación de la Comunidad Autónoma de
Madrid.
 Modelo EFQM.
 Modelo ISO- 9OO1.
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 Proyecto Educativo del Centro (PEC).
 Concreciones del Currículo de Carácter General (CCCG).
 Programación General Anual (PGA).
5. CONSIDERACIONES
En el Manual de Procesos (MP) se archivarán los procesos clasificados y referenciados
siguiendo una nomenclatura que los distinga por funciones, por temas o cualquier otro
concepto que se considere oportuno. Debe disponerse en soporte informático para
acceso de todo el personal de la organización y una sola copia en papel en poder del
responsable de Calidad Educativa. El gestor de la base de datos será el único
autorizado
para las modificaciones y establecerá las restricciones oportunas a los
alumnos o a quien se disponga.
En él se recogen los mínimos procesos de planificación, coordinación, regulación e
información del Centro. Serán procesos en uso y si no fuera así, se deben
modificar o anular. Cada proceso debe recoger los documentos, impresos y registros
asociados al mismo.
El formato y apartados que debe contener son:
 Objeto. Para explicar la razón de ser del documento.
 Alcance. Para acotar las actividades, funciones, productos, servicios, etc., a los
que afecta y, si fuera necesario, explicar orígenes y antecedentes.
 Definiciones. Para describir, si fuera necesario, los significados de conceptos o
vocablos especiales.
 Documentación de referencia. Para citar la normativa y documentos con los que
guarda relación desde los de orden superior a los de rango inferior.
 Consideraciones. Para, si fuera necesario, introducir aquellas indicaciones
generales o específicas que ayuden a la comprensión del documento.
 Responsabilidades. Para describir quién lo emite, a qué personas y funciones
afecta, cuales son sus responsabilidades, también en lo referente a los registros
y al plazo de custodia de los mismos.
 Descripción y desarrollo. Para explicar y desarrollar propiamente el proceso.
Describe qué proceso va a regular, qué actividades hay que realizar, quién y con
qué recursos y cómo las tiene que ejecutar, qué resultados se han de obtener y
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cómo se han de medir. Los indicadores de medida deben ser definidos
inequívocamente. Siempre que sea posible deberá presentar un diagrama de
flujo con todas las fases, actividades y tareas.
 Propietario, evaluación, indicadores y recursos. Describe quién es el propietario
responsable del proceso, cómo y cuándo se evaluará, los indicadores de
evaluación asociados y los recursos necesarios para su funcionamiento.
 Mapa de procesos, Diagrama de flujo y Documentación. Donde han de figurar
los documentos oportunos con las instrucciones, impresos creados, etc.
No obstante, los apartados de Definiciones, Documentación de Referencia y
Consideraciones, pueden o no aparecer en función de su utilidad y/o necesidad. El
resto de apartados deben aparecer necesariamente.
Son preparados por los responsables de cada función, área, departamento
pedagógico o propietario de un proceso.
Son revisados por el responsable de Calidad Educativa que se asegurará de su
concordancia con las normativas del Centro y de la coherencia con el sistema.
Son aprobados por el Director del Centro.
Se publican en la web del Centro en el apartado de Manual de Procesos.
El borrador del proyecto se difunde a todos los interesados, para su conocimiento y
aportación de sugerencias y cambios; transcurrido un plazo prudencial fijado, se
aprobará si no se ha recibido ninguna propuesta.
6. RESPONSABILIDADES
6.1. Dirección.
Responsable de:
- La edición de sus propios procesos.
- La aprobación de todos los documentos del SC.
6.2. Equipo directivo.
Responsable de:
- La edición de los procesos que considere oportunos para el buen funcionamiento
académico del Centro.
6.3. Responsable de Calidad Educativa.
Responsable de:
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- La identificación, revisión, emisión, distribución, control de modificaciones y
elaboración de aquellos documentos que afectan a la propia función de Calidad.
- La revisión de todos los procesos y documentos de las restantes áreas para
comprobar la coherencia con el SC y la vigencia y actualización del índice de
modificación.
- Archivo y custodia de una copia en papel del Manual de Procesos actualizado y
su archivo histórico.
6.4. Responsables de departamentos pedagógicos y de procesos clave.
Los responsables de las distintas comisiones, departamentos, grupos de trabajo, etc:
- Prepararán los procesos que consideren necesarios.
- Pasarán el borrador al responsable de Calidad Educativa, que posteriormente los
difundirá para
conocimiento general, admisión de sugerencias y redacción
definitiva.
7. DESCRIPCIÓN Y DESARROLLO
7.1. Codificación de los procesos.
Siempre que sea posible la codificación identificará el ente que lo emite y el proceso
que regula. La nomenclatura utilizada será por tanto un código alfanumérico de letras
seguidas de un guión y tres números correlativos. La estructura de la codificación será:
X-YY-000, donde X es el órgano que emite el proceso, YY hace referencia al proceso
que regula, y 000 es el número que le corresponde de forma correlativa. En evitación
de una codificación más larga omitimos la letra del índice de modificación ya que este
dato figura en la primera página de cada proceso.
Órganos emisores de procesos:
D = Dirección.
JE = Jefatura de Estudios.
S = Secretaría.
CE = Calidad Educativa.
Todos los procesos emanados de los departamentos pedagógicos, de la CCP o de
cualquier otra comisión serán emitidos por la D o la JE.
Todos los procesos emanados de los distintos equipos de procesos, serán emitidos por
CE con su numeración correlativa.
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Procesos que se regulan:
PE
Plan estratégico
PEC Proyecto Educativo de Centro
PGA Programación General Anual. Memoria fin de curso, elaboración PGA, etc
RRI
Reglamento de Régimen Interno. Actualización, etc.
CEC Comunicación Exterior del Centro. Carta de Servicios, página web, proyección
e imagen externa, puertas abiertas, relaciones con el Ayuntamiento y otras
instituciones, etc.
OC
Organización del Centro. Todo lo relativo a horarios de profesores, alumnos,
guardias, reclamaciones, etc.
EA
Enseñanza y Aprendizaje. Dentro del cual pueden considerase los relativos a las
competencias básicas, ciclos, etapas, etc.
OT
Orientación y Tutoría.
C
Convivencia. Plan de convivencia, clima escolar en el Centro, en las aulas,
orden, relación de los alumnos con los profesores, etc.
EA
Evaluación del alumnado
IE
Innovación Educativa
El responsable de CE mantendrá actualizado el Listado de Documentos Vigentes del
Sistema de Calidad y, como parte de este, una lista de todos los procesos que será la
primera hoja del MP.
7.2. Emisión, identificación, distribución, archivo y revisión de los procesos.
Indicadores y diagrama de flujo.
En cuanto a la emisión ya se ha descrito en el apartado 6.
Es fundamental que los autores de los procesos cuiden de forma muy especial la
definición de los indicadores de medición si los hubiere. Su fórmula de cálculo ha de
ser inequívoca, así como la indicación del responsable de su cálculo, difusión y
seguimiento.
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Si del proceso se derivase un documento soporte de un registro o cualquier otro
documento, debe referenciarse debidamente para que quede constancia de la
trazabilidad de la documentación. En teoría no debiera existir ningún impreso que no
proceda de un proceso padre.
Los Anexos recogen todos estos diagramas y documentos.
El responsable de la elaboración del documento ha de reflejar los siguientes campos
contenidos en la portada y encabezados:
Nombre del documento.
Código o Referencia.
Índice de modificación.
Fecha de aprobación.
Página del total de páginas.
Preparado por (fecha)
Revisado por (fecha)
Aprobado por (fecha)
Todo proceso en vigor ha de estar actualizado, por tanto cada responsable del ente
emisor es responsable de su revisión, actualización o anulación si no procede. No
obstante el responsable de CE supervisará anualmente la vigencia de todos ellos,
encargando a los responsables su modificación caso de haber sufrido variaciones: los
índices, fechas y motivos de las modificaciones que aparecen en la primera hoja de
cada proceso, son muy importantes.
La organización desarrollará todos los procesos y documentos que considere
necesarios para garantizar la eficacia del SC.
Tal y como se dijo en el apartado 5, se debe disponer de un archivo informático, bien
en una base de datos o en cualquier otro sistema, que sólo podrá modificar el
responsable de la base de datos bajo la autorización del responsable de CE. Éste
dispondrá de una única copia en papel para consulta de auditores externos o para
mostrarla a personas de otras instituciones que estén interesadas en conocer el SC.
8. CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SC
Se nombrará para cada proceso un órgano o persona responsable del control y
custodia de la documentación generada por el cumplimiento del proceso.
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8.1. Documentación Interna.
Cualquier otra documentación escrita que no sea motivo de ser regulada por un
proceso, será custodiada por el responsable de la calidad y los responsables de las
distintas áreas.
Los datos, documentos y registros informáticos de importancia, serán guardados por
los responsables en el servidor, realizándose las copias de seguridad necesarias.
8.2. Documentación Externa.
El Equipo Directivo y el responsable de calidad del Centro son responsables de
distribuir y archivar la documentación externa correspondiente a organismos oficiales,
usuarios, proveedores, etc. que sean precisas para que el Centro cumpla con la
legislación oficial, así como con las exigencias de los usuarios y de las
Administraciones.
La normativa legal escrita se archivará y custodiará donde la Dirección determine. La
que esté en soporte informático será custodiada con copias de seguridad periódicas.
Los expedientes y otros documentos correspondientes a los alumnos y a los
proveedores se archivarán en Secretaría.
8.3. Listado de los documentos del SC, de los procesos, indicadores y de los
registros de calidad.
Un proceso regulará la disposición y actualización de los listados:
- Registros de la Calidad. Son los de rango inferior y recogen datos, resultados,
actas, etc. de orden organizativo, académico, administrativo, etc.
- Indicadores. Todos los empleados para el seguimiento de la eficacia y eficiencia
del Centro.
- Listado de Procesos en vigor. Servirá de primera hoja para el MP y recoge
nombre, índice de modificación y fecha.
- Listado de todos los restantes documentos relativos a normativa y otros asuntos,
tanto internos como externos, que no estén regulados y recogidos como
procesos.
9. MODIFICACIONES DE ESTE PROCESO.
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Los órganos del Centro capacitados para ello podrán modificar este proceso si lo
consideran necesario.
Las modificaciones serán presentadas al órgano emisor del proceso o al responsable
de Calidad Educativa, que una vez analizadas y aprobadas, las incluirá en el Manual y
las publicará en la web del Centro.
El proceso modificado se debe publicar junto con el original y las sucesivas
modificaciones que se hayan producido, creando un Archivo Histórico del Manual de
Procesos, que estará a disposición de todo el personal y custodiará el responsable de
Calidad Educativa.
10. ANEXOS. MAPA DE PROCESOS. DIAGRAMA DE FLUJOS.
En este apartado se incluirán los documentos que sean necesarios para que el proceso
se aplique y el diagrama de flujos correspondiente.
Diagrama de flujos.
Personal del Centro: emisión o revisión de un borrador de
proceso de trabajo para su inclusión en el Manual de Procesos,
según las instrucciones de este Documento.
El borrador se envía por correo electrónico al responsable de
Calidad Educativa.
El responsable de Calidad Educativa revisa el borrador
Proceso aprobado
Proceso no aprobado
Envío del documento por
correo electrónico, para su
revisión y aprobación por
el Director del Centro
Proceso aprobado
Proceso no
aprobado