La Misión de AECOC ¿Cuándo cambiar el código EAN?
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La Misión de AECOC Contribuir a hacer más eficientes las relaciones entre las empresas de Producción y Distribución, aportando mayor valor al Consumidor a través de la identificación de oportunidades de mejora a lo largo de toda la cadena ¿Cuándo cambiar el código EAN? Ronda General Mitre 10 · 08017 Barcelona Tel.: 932 523 900 · Fax 932 802 135 Internet: www.aecoc.es · e-mail: [email protected] ¿Cuándo cambiar el código EAN? Índice Introducción Introducción Objetivos del documento Principios básicos para la asignación de códigos Definición de GTIN 1 1. Envase 1.1 Cambios en las dimensiones a) Cambios menores a un 20% b) Cambios mayores a un 20% 1.3 Cambios en el idioma a) Un producto en idiomas distintos b) Adición de un idioma 1.4 2 2. Marca 2.1 2 3 Objetivos de este documento Cambios en la estética de la marca Cambio de nombre de marca 2.3 Descripción de artículo Cambios en el contenido a) Cambios en el peso neto declarado b) Cambios en el formato de las unidades contenidas 4. Promociones 4.1 Cambios en el contenido del producto 4.2 3 El código debe permanecer igual Se recomienda al lector la lectura de las notas y explicaciones recogidas en cada ejemplo, que complementan a las ilustraciones gráficas. Principios básicos para la asignación de códigos Cambios en el precio a) Artículos con cupón descuento b) Promociones en las que se fija el precio c) Reducciones de precio destacadas en el envase 5.2 Diferentes fabricantes del mismo producto 1 Cambio de código EAN en Frutas y Hortalizas 2 Cambio de código EAN en Pescados y Mariscos Los principios básicos a tener en cuenta antes de leer la siguiente guía son tres: 1) El código de un artículo comercial lo asigna el propietario de la marca con la que se comercializa. No tiene que ser obligatoriamente el fabricante o el distribuidor. 2) Unidades de consumo: Los productos cuyo destino sea el punto de venta al detalle siempre deberán estar codificados y simbolizados mediante un EAN.UCC 13. 3) Agrupaciones que no pasan por el punto de venta: las agrupaciones de producto que no se destinan al punto de venta podrán identificarse mediante un código EAN.UCC 13 distinto al de la unidad contenida o bien mediante un código EAN.UCC 14, creado a partir del EAN.UCC 13 de las unidades contenidas (se recomienda lectura de la Guía de Iniciación a la Codificación, editada por AECOC). Artículos de regalo a) Regalo de un artículo con la compra de otro (2x1) b) Regalo de un artículo bandeado al que se compra c) Regalo de un artículo de pequeñas dimensiones dentro del que se compra 5. Fabricante 5.1 Localización del fabricante Este documento tiene como finalidad aclarar dudas respecto a qué hacer cuando las características de un artículo comercial han variado, es decir, cuándo hay que cambiar el código o cuándo mantenerlo. Esta guía explica de manera práctica los casos más comunes y qué hacer en cada uno de ellos: por ejemplo, aspectos que tengan que ver con los envases, marcas, productos, promociones,etc. Para ello, se ha definido un juego de colores que nos indica si el código ha de cambiar o no: El código del artículo debe cambiar. 3. Producto 3.1 Cambios en la información del producto a) Cambios en la información del producto no declarados al consumidor b) Cambios en la información del producto declarados al consumidor 4.3 5 Dispositivos antirrobo 2.2 3.2 4 Para que el sistema funcione correctamente es necesario que el código asignado a un producto sea único a nivel mundial. Éste es el denominado principio de no-ambigüedad, que establece que cada variante de artículo debe tener un código único que lo identifique, siempre que la variación sea evidente y significativa para cualquier interlocutor de la cadena de suministro. Pequeñas modificaciones en el diseño del envase 1.2 Se estima que cada día 10.000 millones de productos se escanean en los puntos de venta. El uso del código de barras como elemento identificativo de los artículos aporta múltiples ventajas al consumidor a la hora de realizar la compra de cualquier producto; al comerciante en el control de stocks, trazabilidad de artículos, localización en almacén, etc.; y al fabricante al poder comunicarse con sus clientes a través de un lenguaje común, el código EAN. Definición de GTIN El término GTIN responde a las siglas Global Trade Item Number o Número Mundial de Identificación de Artículo Comercial. Un GTIN es el código que identifica a un artículo de manera única y universal, por lo tanto, cuando a un artículo se le asigna como código un EAN.UCC 13 / EAN.UCC 8, etc., éste es su GTIN. Anexo Si considera que su caso no está reflejado en el documento o tiene alguna duda póngase en contacto con el departamento de Identificación Automática de AECOC llamando al 93 252 39 00. ¿Cuándo cambiar el código EAN? ¿Cuándo cambiar el código EAN? 1. Envase 1.1 Pequeñas modificaciones en el diseño del envase 1.2 Cambios en las dimensiones del envase a) Cambios en las dimensiones menores a un 20%. Unidad de consumo Unidad de consumo Cuando se realizan cambios puramente estéticos, que no afectan al nombre de la marca, descripción de producto, ni a ninguna dimensión logística, se mantendrá el mismo GTIN. 4 En el caso de que se realicen modificaciones de alguna de las dimensiones del envase (volumen, altura, anchura, etc.) menores al 20% y que no conlleven ninguna modificación en el contenido del artículo se mantendrá el mismo GTIN. Mismo Mismo GTIN GTIN 5 Nota: En el caso de que se quiera controlar la repercusión del cambio en las ventas de una manera eficiente, se recomienda cambiar el código. Agrupación Agrupación Mismo Mismo GTIN GTIN Nota: En caso de que los dos diseños convivan en el mercado y si se quiere tener diferenciados los artículos con el diseño antiguo de los nuevos, se recomienda cambiar el código de la agrupación. De esta forma se podrá saber qué diseño se envía a cada cliente. Nota: En ambos casos (unidad de consumo y agrupación) la cifra del 20% es orientativa. Por lo tanto, se recomienda cambiar el código en caso de que la modificación, aún siendo inferior a un 20%, suponga algún cambio logístico como un cambio de ubicación en el almacén o el número de unidades contenidas por caja. ¿Cuándo cambiar el código EAN? ¿Cuándo cambiar el código EAN? 1. Envase 1.3 Cambios de idioma b) Cambios en las dimensiones mayores a un 20% Unidad de consumo a) Un producto en idiomas distintos Unidad de consumo Cuando se realizan cambios en las dimensiones del envase (volumen, altura, anchura, etc.), aunque no se produzca ninguna modificación en el contenido, se ha de cambiar el código. En el caso de que un mismo producto se distribuya con idiomas diferentes se cambiará el GTIN. Nuevo GTIN Nuevo 6 7 GTIN Nota: Al ser obligatorio cambiar el código de la agrupación (ver figura abajo), se podria utilizar el mismo código a nivel de unidad de consumo. De esta forma, si se acaba el producto en un mercado donde se comercializa con un idioma se puede llevar el stock de otro mercado con otro idioma, sin producir una multiplicación de códigos en el punto de venta. Nota: Un cambio de las dimensiones de estas características produce variaciones en el tratamiento logístico del artículo, como la ubicación en el lineal, por lo tanto, se considera un artículo diferente y se cambiará el código. Agrupación Ejemplo: un producto se vende en Francia y en España con sus respectivos idiomas en la etiqueta. Si se quedan sin mercancía en Francia, utilizando el mismo código en la unidad de consumo, se podrían llevar los productos etiquetados en español sin producir una multiplicación de códigos en el punto de venta. Agrupación Nuevo GTIN Explicación: Al modificar el código de la unidad de consumo contenida, ha de cambiarse el código de la agrupación. Nuevo SPIN GTIN ACH ESP INAC A Explicación: Se cambiará el código de la caja para diferenciar a qué mercado internacional se envía cada artículo en el idioma correspondiente. ¿Cuándo cambiar el código EAN? ¿Cuándo cambiar el código EAN? 1. Envase 1.4 Dispositivos antirrobo b) Adición de un idioma Unidad de consumo Unidad de consumo Cuando en el envase de un producto con varios idiomas se agrega otro adicional y se comercializa en varios mercados a la vez, se mantendrá el mismo GTIN. 8 Cuando a un artículo se le añade un dispositivo antirobo en el envase, se mantendrá el mismo GTIN. Mismo Mismo GTIN GTIN 9 Explicación: En este caso el hecho de incluir dispositivo antirrobo no se considera un cambio relevante en el artículo, por lo tanto, no se debe cambiar el código ya que esto supondría una introducción de códigos en el punto de venta para el mismo artículo. Agrupación Agrupación Lec h Milk e Mismo Nuevo GTIN GTIN Lec h Milk e Leit e SEC U C H I RE P SEC U C H I RE P Explicación: Se cambiará el código de la agrupación para tener diferenciados los artículos con dispositivo de los que no tienen. Teniendo en cuenta que no todos los establecimientos tienen equipamientos para utilizar estos dispositivos, es conveniente tener bien diferenciado el stock del producto con dispositivo del que no lo lleva. ¿Cuándo cambiar el código EAN? ¿Cuándo cambiar el código EAN? 2. Marca 2. Marca 2.1 Cambios en la estética de la marca Unidad de consumo Unidad de consumo Cuando se realizan cambios en el color, la fuente de la letra, tamaño del logotipo, etc. y que no suponen un cambio en el nombre de la marca ni del artículo ni en la forma del envase, se mantendrá el mismo GTIN. 10 2.2 Cambio de nombre de marca Cuando los cambios se realizan en el nombre del producto o en el de la marca produciendo una modificación en la percepción del consumidor sobre el artículo se deberá cambiar el GTIN. Mismo Nuevo GTIN GTIN 11 Nota: En el caso de que se quiera controlar la repercusión del cambio en las ventas de una manera eficiente, se recomienda cambiar el código. Agrupación Agrupación Mismo Nuevo GTIN GTIN CER BLA VEZA CKS Nota: En la agrupación también se mantendrá su mismo GTIN. No obstante, en caso de que los dos diseños convivan en el mercado, y si se quiere tener diferenciados los artículos con el diseño antiguo de los nuevos, se recomienda cambiar el código de la agrupación. De esta forma se podrá saber qué diseño estamos enviando a cada cliente. CER BLA VEZA SS Explicación: Al modificar el código de la unidad de consumo contenida, se debe cambiar mtambién el código de la agrupación. ¿Cuándo cambiar el código EAN? ¿Cuándo cambiar el código EAN? 2. Marca 3. Producto 2.3 Descripción de artículo 3.1 Cambios en la información a) Cambios en la información del producto no declarados al consumidor Unidad de consumo Unidad de consumo En el caso de que se realicen cambios en el nombre del producto o en la descripción del artículo y que modifican el mensaje que se ofrece al consumidor se cambiará el GTIN. Cuando se realicen cambios menores en la información de la etiqueta y que no implican ninguna modificación en el mensaje que se le da al consumidor, ni en las características del producto como sabor, viscosidad, etc. se conservará el mismo GTIN Mismo 12 Nuevo 13 GTIN GTIN Agrupación Agrupación CER CHOEAL DE COL ATE Nuevo Mismo GTIN GTIN CHOCO CEREA L Explicación: Al modificar el código de la unidad de consumo contenida se debe cambiar el código de la agrupación. ¿Cuándo cambiar el código EAN? ¿Cuándo cambiar el código EAN? 3. Producto 3.2 Cambios en el contenido a) Cambios en el peso neto declarado b) Cambios en la información del producto declarados al consumidor Unidad de consumo Unidad de consumo Cuando se realice una modificación en el mensaje que se le da al consumidor sobre el artículo, debe cambiarse el código. Cuando se realiza un cambio en el peso neto declarado al consumidor, se cambiará el mismo GTIN. Nuevo 14 15 GTIN Nuevo GTIN Agrupación Agrupación HAR INA Nuevo Nuevo GTIN GTIN HAR AHO I N A S A L RA CON VAD O Explicación: Al modificar el código de la unidad de consumo contenida ha de cambiarse el código de la agrupación. 380 grs . 350 grs . Explicación: Al modificar el código de la unidad de consumo contenida ha de cambiarse el código de la agrupación. ¿Cuándo cambiar el código EAN? ¿Cuándo cambiar el código EAN? 3. Producto 4. Promociones 4.1 Cambios en el contenido del producto b) Cambios en el formato de las unidades contenidas Unidad de consumo Unidad de consumo Cuando se realiza un cambio en el modo en que las unidades están agrupadas en un producto, aunque no se modifique el número total de unidades contenidas, se debe cambiar el código. Cuando se da el caso de que a un artículo se la ha añadido una bonificación por motivos promocionales en el contenido, se cambiará el GTIN. Nuevo GTIN Nuevo 16 17 GTIN Agrupación Agrupación 3 Ta b 10 c l e t a s d e omp rimid os Nuevo Nuevo GTIN GTIN 5 Ta b 6 co l e t a s d e mpri mido s Explicación: Al cambiar el código de la unidad de consumo contenida se tiene que cambiar el código de la agrupación. LAT A CER VEZ A LAT A CER PRO V E Z A MOC IÓN Explicación: Al modificar el código de la unidad de consumo contenida hay que cambiar también el código de la agrupación. ¿Cuándo cambiar el código EAN? ¿Cuándo cambiar el código EAN? 4. Promociones 4.2. Cambios en el precio b) Promociones en las que se fija el precio a) Artículos con cupón descuento o prueba de compra. Unidad de consumo Unidad de consumo Cuando un artículo contiene un cupón descuento o una prueba de compra dentro o en el envase, se mantendrá el mismo GTIN. Un artículo en el que normalmente el precio no figura en el envase se promociona poniéndole el precio en el envase. En este caso se cambiará el código que lo identifica. CUPÓN DESCUENTO 18 Nuevo Mismo Válido hasta el 20/12/07 GTIN 19 GTIN Explicación: Si no se cambia el código del artículo en promoción al escanearse en el punto de venta, el consumidor pagará el importe correspondiente al artículo sin estar en promoción. Agrupación Caso 1: Con cupón sin fecha de vencimiento Caso 2: Con cupón con fecha de vencimiento Agrupación Mismo Nuevo GTIN GTIN Explicación caso 1: Si el cupón no tiene fecha de vencimiento no es necesario tener localizados los stocks con cupón para retirarlos del lineal un día en concreto, por lo tanto no es obligatorio cambiar el código. Caso 1 Nota: En caso de que la promoción se realice en un determinado número de establecimientos, mientras que en otros no, se recomienda cambiar el código de la agrupación para poder distinguir qué variante (con o sin cupón) estamos enviando a cada cliente. Válid o ha sta e l 20/ Nuevo 12/0 7 Explicación caso 2: Al tener fecha de vencimiento el cupón, se cambia el código para tener diferenciados el stock con cupón de los que no, con el fin de retirarlos del mercado en la fecha de vencimiento. GTIN 1,25 € Explicación: Al modificar el código de la unidad de consumo contenida se tiene que cambiar el código de la agrupación. ¿Cuándo cambiar el código EAN? ¿Cuándo cambiar el código EAN? 4. Promociones 4.3. Artículos de regalo a) Regalo de un 2 x 1 con la compra de otro c) Reducciones de precio destacados en el envase Unidad de consumo Unidad de consumo Cuando en las promociones se comunica la reducción de precio explícitamente en el envase, se cambiará el GTIN. 20 En el caso de que el artículo que se regala no está retractilado al original y puede ser el mismo producto o uno diferente, cada uno de ellos mantendrá su mismo GTIN. Nuevo Mismo GTIN GTIN 21 Explicación: Si no se cambia el código del artículo en promoción cuando se escanee en el punto de venta, el consumidor pagará el importe correspondiente al artículo sin dicha promoción. Agrupación Agrupación Lavavajillas con promoción Lavavajillas sin promoción Nuevo Mismo GTIN GTIN + econó 1 € mico CE R LÍQ A UID A CE R LÍQ A UID A Lleve 2 pague 1 Explicación: Al modificar el código de la unidad de consumo contenida, ha de cambiarse también el código de la agrupación. ¿Cuándo cambiar el código EAN? ¿Cuándo cambiar el código EAN? 4. Promociones b) Regalo de un artículo retractilado al que se compra c) Regalo de un artículo de pequeñas dimensiones dentro del que se compra Unidad de consumo Unidad de consumo El artículo de regalo va retractilado al original y puede ser el mismo producto u otro diferente. En función de las modificaciones sufridas en las dimensiones del artículo se modificará el código o no. Modificaciones mayores a un 20% Modificaciones menores a un 20% 22 Se mantendrá el mismo código siempre y cuando no se modifiquen las dimensiones del envase en más de un 20%. Mismo Nuevo GTIN GTIN 23 Mismo GTIN Nota: En el caso de que se quiera controlar la repercusión del cambio en las ventas de una manera eficiente, se recomienda cambiar el código. Agrupación Modificaciones menores a un 20% Modificaciones mayores a un 20% Agrupación Mismo Nuevo GTIN GTIN Mismo GTIN CER La cifra del 20% en la modificación de alguna de sus dimensiones es orientativa. Por lo tanto, se recomienda cambiar el código en caso de que dicha modificación, aún siendo inferior a un 20%, suponga algún cambio logístico como un cambio de ubicación en el almacén o en el lineal o la cantidad de unidades contenidas por caja. Nota: En caso de que la promoción se realice sólo en un determinado número de establecimientos, se recomienda cambiar el código de la agrupación para poder distinguir cuál es el producto en promoción y cuál el que no y cuál estamos enviando a cada cliente. Al modificar el código de la unidad de consumo contenida, ha de cambiarse también el código de la agrupación. EALE CER S EALE S AL O G1 r RE p“careagelal ole” Nota: En caso de que la promoción se realice sólo en un determinado número de establecimientos, se recomienda cambiar el código de la agrupación para poder distinguir qué variante (producto en promoción o no) estamos enviando a cada cliente. ¿Cuándo cambiar el código EAN? ¿Cuándo cambiar el código EAN? 5. Fabricante 5.1 Localización del fabricante 5.2 Diferentes fabricantes del mismo producto Unidad de consumo Unidad de consumo En el caso de que un mismo artículo se produzca en diferentes lugares, se mantendrá el mismo GTIN. En el caso de un mismo artículo comercial, en el que parte del stock es fabricado por un proveedor y parte por otro, se recomienda mantener el mismo GTIN ya que para el consumidor es el mismo artículo. Proveedor A 24 Proveedor B Mismo Mismo GTIN GTIN Agrupación 25 Agrupación Mismo GTIN AGU P ro A d en Gucida e ro na AGU P ro A d en J ucida aen CHA QUE Mismo TA GTIN CHA QUE TA Explicación: Para el consumidor es el mismo artículo, por lo tanto, se recomienda mantener el código. ¿Cuándo cambiar el código EAN? ¿Cuándo cambiar el código EAN? Anexo Anexo 1. Cambio de código EAN en frutas y hortalizas A la hora de codificar frutas y hortalizas hay que tener en cuenta una serie de atributos para asignar el código. Estos productos llevarán el mismo código EAN siempre que pertenezcan a la misma especie, variedad, calibre, categoría y formato. Por lo tanto, el código EAN debe cambiar SIEMPRE que cambie alguno de los siguientes atributos. 2. Cambio de código EAN en pescados y mariscos A la hora de codificar pescados y mariscos hay que tener en cuenta una serie de atributos para asignar el código. Estos productos llevarán el mismo código EAN siempre que pertenezcan a la misma especie, zona, arte de pesca y presentación, y con el mismo calibre y método de producción. Por lo tanto, el código EAN debe cambiar SIEMPRE que cambie alguno de los siguientes atributos. a) Especie a) Especie Nuevo Nuevo GTIN GTIN b) Método de producción 26 b) Variedad Nuevo 27 GTIN Nuevo GTIN c) Zona de captura Nuevo c) Calibre GTIN Nuevo GTIN d) Calibre Nuevo GTIN d) Categoría e) Arte de pesca Nuevo GTIN Nuevo GTIN e) Formato f) Modo de presentación Nuevo GTIN Nuevo GTIN ¿Cuándo cambiar el código EAN?