Manual de Presentación de Oferta Electrónica BAC Buenos

Manual de Presentación de Oferta Electrónica
BAC Buenos Aires Compras
Nuevo Sistema de Compras
Electrónicas
Es un sistema electrónico de compras y
contrataciones público, transparente y de amplio
acceso a través del cual, los Organismos que
componen el Gobierno de la Ciudad Autónoma de
Buenos Aires publican sus llamados y efectúan
procesos de contratación electrónica de bienes y
servicios necesarios para su administración y
funcionamiento.
El acceso se realiza a través de la página web
www.buenosairescompras.gob.ar.
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Contenido
Introducción ........................................................................................................ 3
¿Cómo ingresar al portal Buenos Aires Compras? ............................................ 4
Requerimientos Técnicos para trabajar en el portal Buenos Aires Compras ..... 4
Ingreso Usuarios ................................................................................................ 5
Ingreso y Confirmación de Ofertas ..................................................................... 7
Buscar Proceso de Compra ............................................................................... 8
Adquirir Pliego .................................................................................................. 10
Ingresar Consulta ............................................................................................. 12
Ingresar Ofertas ............................................................................................... 15
Paso 1: Completar nombre de la oferta ............................................................ 16
Paso 2: Completar oferta económica ............................................................... 18
Paso 3: Ingresar requisitos mínimos ................................................................ 19
PASO 4: Ingresar garantías y descuentos ....................................................... 24
PASO 6: Confirmar e ingresar oferta ................................................................ 26
Orden de Compra y Contrato ........................................................................... 33
Estados Proceso de Compra............................................................................ 40
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Buenos Aires Compras - Proveedores
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Introducción
El sistema electrónico Buenos Aires Compras es una herramienta de apoyo en
la gestión de Compras y Contrataciones que llevan adelante las entidades
gubernamentales,
permitiendo
la
participación
de
los
compradores,
proveedores y la comunidad.
BAC se efectúa en el marco de lo normado por el Art. 83 de la Ley Nº 2.095 y
su Decreto reglamentario, el Decreto Nº 1145/GCBA/2009, la Resolución Nº
596/MHGC/11, la Resolución Nº 1160-MHGC-2011 y las Disposiciones Nº 115
y 119/DGCYC/11.
De esta manera, la compra atraviesa los pasos necesarios para ofertar y
adquirir los productos de forma on line, de manera ágil, transparente y segura.
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¿Cómo ingresar al portal Buenos Aires Compras?
Colocar en la barra de direcciones: www.buenosairescompras.gob.ar.
Requerimientos Técnicos para trabajar en el portal Buenos
Aires Compras
Resolución de pantalla recomendada mínimo 1024 x 768
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Ingreso Usuarios
El proveedor ingresa al sistema con su usuario y contraseña.
El nombre de usuario es la identificación base, que tiene una persona para
trabajar en el Portal de BAC y se le asigna cuando es creado como usuario del
sistema.
La clave de acceso es la forma de validar la identificación del usuario, debe
tener un mínimo de 8 y un máximo de 15 caracteres.
Si ha olvidado la clave de acceso al Portal de BAC, se deberá hacer clic en el
vínculo “Olvidé mis datos” que aparece debajo de la celda “Clave de Acceso”
en la pantalla de inicio, se accede a un sistema de ayuda que lo orienta para
obtener este dato.
Para recuperarla deberá ingresar su nombre de usuario y correo electrónico
con el que se haya registrado, finalmente deberá oprimir el botón “Solicitar”.
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Ingreso y Confirmación de Ofertas
El proveedor que se encuentre interesado en participar de un proceso de
compras y/o contrataciones debe adquirir el pliego mediante BAC y sólo
después de esto podrá ser participante y realizar su oferta1.
El Acta de apertura de ofertas se efectúa a través de BAC y en forma
automática, liberándose las ofertas en el día y hora establecidos previamente
en el Pliego de Bases y Condiciones Particulares.
Se formula electrónicamente el Acta, para conocimiento de los participantes en
el proceso2.
A través de BAC el proveedor puede formular consultas, solicitar aclaraciones e
impugnar los Pliegos de Bases y Condiciones dentro del periodo establecido
en ellos, el que en ningún caso podrá ser inferior a setenta y dos (72) horas
previas a la fecha y hora fijada para la Apertura de Ofertas.
La UOA (Unidad Operativa de Adquisiciones) elabora circulares referidas a las
consultas y/o aclaraciones y las publica en BAC3.
Posicionarse en Proceso de Compras y seleccionar la opción Buscar Proceso
de Compras.
1
2
3
Art. 14 del Decreto 1145-GCBA-2009.
Art. 20 del Decreto 1145-GCBA-2009.
Art. 15 del Decreto 1145-GCBA-2009.
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Buscar Proceso de Compra
El Proveedor ingresa el número de Proceso de Compras que se encuentra en
estado “Publicado” por el número de Pliego que previamente fue notificado por
mensajería.
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Presionando el ícono
el sistema muestra el resultado de los datos
ingresados.
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Adquirir Pliego
Al presionar el ícono
(Adquirir Pliego) se habilita la siguiente pantalla
donde el proveedor adquiere el Pliego como paso previo a ingresar ofertas o
realizar consultas.
Al presionar el botón “Adquirir Pliego” el sistema muestra el siguiente mensaje
de éxito y permite Ofertar o ingresar Consultas, dentro del plazo establecido en
el pliego:
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Ingresar Consulta
Presionando el ícono
(Ingresar Consulta) se habilita la siguiente pantalla,
donde se completa el campo descripción.
Al presionar el botón “Enviar Consultas” se visualiza el siguiente mensaje de
éxito:
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Cuando el Comprador responde una consulta lo hace a través de Circulares
Aclaratorias y automáticamente el proveedor recibirá una notificación como se
muestra en el siguiente ejemplo.
Si la Circular Aclaratoria es sin consulta la notificación llegará a todos los
proveedores involucrados.
Para ver la respuesta, el Proveedor busca el Pliego y selecciona el número de
Proceso de Compras y busca la sección Circulares.
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A través del ícono
(Ver Circular) se accede al detalle de cada una de ellas
(Circulares con o sin Consulta).
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Ingresar Ofertas
Con el Pliego en estado “Publicado” el proveedor presiona el ícono
(Ofertar) para acceder a la pantalla de ingreso de Ofertas.
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Paso 1: Completar nombre de la oferta
Ingresar el Nombre de la Oferta, la Descripción, seleccionar la moneda y
presionando el botón “Siguiente Paso” se habilita el Paso 2.
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Paso 2: Completar oferta económica
Completar el campo Especificaciones del Proveedor y modificar el Precio
Unitario Final.
De acuerdo a lo definido en el Pliego podrá modificar los datos que se
identifican * como campos obligatorios.
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Al presionar el botón “Siguiente Paso” se habilita el Paso 3.
Paso 3: Ingresar requisitos mínimos
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Si en el Pliego se solicitó presentar documentación, el proveedor deberá
presentarla en la dirección indicada o anexar electrónicamente el documento
en este paso.
Presionar el vínculo Anexar para ingresar electrónicamente el documento de
acuerdo al tipo de requisito seleccionado y completar los campos de ingreso
obligatorio.
Presionando el botón “Ingresar Archivo” los datos se trasladan al Recuadro
Anexos Ingresados y se visualiza el siguiente mensaje de éxito:
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El proveedor puede anexar documentos adicionales que no hayan sido
solicitados en el pliego.
Presionando el botón “Anexos Adicionales”
se accede a la pantalla para
comenzar con la carga.
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Ingresar los datos de ingreso obligatorio y presionando el botón “Ingresar
Archivo” los datos se trasladan al Recuadro Anexos Ingresados y el sistema
arroja el siguiente mensaje de éxito:
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Luego de concluir con la carga se visualiza de la siguiente manera,
presionando el botón “Siguiente Paso” se habilita el Paso 4.
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PASO 4: Ingresar garantías y descuentos
Ingresar las garantías solicitadas según lo definido en el Pliego, los descuentos
asociados a la oferta en el caso que sea necesario y presionar el botón
“Siguiente Paso” para que se habilite el Paso 6.
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PASO 6: Confirmar e ingresar oferta
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Por último el proveedor confirma la oferta (aceptando las condiciones de la
Declaración Jurada de la Aptitud para Contratar).
Para editar o ver el estado de la oferta el Proveedor busca el Proceso de
Compras.
Presionando el ícono
(Ver Oferta) se habilita la siguiente pantalla que
permite modificar los datos ingresados:
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Al presionar el ícono
(editar) el sistema muestra el siguiente mensaje de
alerta:
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Una vez que el Proceso de Compras se encuentra en estado “En Apertura” el
proveedor puede realizar las siguientes acciones:
Presionando el ícono
(Ingresar Observaciones) se habilita la siguiente
pantalla que cuenta con un campo de texto que permite ingresar las
observaciones que considere necesarias:
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Al presionar el botón “Enviar Observación” los datos se trasladan al recuadro
Sección Observaciones y el sistema arroja el siguiente mensaje de éxito:
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Presionando el ícono
(Ver Ofertas) se accede al detalle de las ofertas e
impresión del mismo.
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El dictamen de evaluación de las ofertas debe emitirse dentro del término de
cinco días a partir de la fecha de apertura de ofertas4.
Una vez que el proceso de compras se encuentra en estado Pre Adjudicado,
los proveedores pueden impugnar el Dictamen de Evaluación de Ofertas dentro
del plazo de 3 días de su publicación en BAC, previo deposito de la garantía
pertinente5.
Una vez, que el proceso se encuentra Adjudicado, el contrato se perfecciona
con la notificación mediante BAC de la Orden de Compra al adjudicatario.
El proveedor tiene tres días para perfeccionar la Orden de Compra.
Orden de Compra y Contrato
Posicionarse en Orden de Compra y elegir la opción Consultar Documento.
Ingresar el N° de Orden de Compra y presionar el ícono
o el N° de
Proceso de Compras y presionar el botón “Buscar”.
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Art. 22 del Decreto 1145-GCBA-2009.
5
Art. 23 del Decreto 1145-GCBA-2009.
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Con la Orden de Compra en estado “Autorizado” el proveedor presiona el ícono
(Recibir Documento Contractual) para ingresar al formulario.
El sistema muestra el siguiente mensaje con la vista previa de la OC:
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El Proveedor recibe la OC a través del botón “Recibir” el sistema muestra el
siguiente mensaje:
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Con la Orden de Compra en estado “Perfeccionada”, el proveedor debe
continuar con la entrega del producto según lo pautado en el pliego y puede
realizar una vista previa del formulario e importarlo a PDF.
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Para realizar una vista previa del formulario e importarlo a PDF Proveedor
busca la OC y selecciona el vínculo con el número de la Orden de Compra
601-0050-OC11, ingresa al formulario y presiona el botón “Exportar a PDF” que
se encuentra al final de la página.
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En caso de igualdad de precios, la CEO (Comisión Evaluadora de Ofertas)
invita a los proveedores involucrados en el empate de ofertas a que formulen
una mejora de precios, que se debe realizar a través de BAC dentro del plazo
de 2 días de recibida la invitación. Las nuevas ofertas son abiertas en el día y
hora establecidos para la mejora de precios. De subsistir el empate se
procederá a sorteo público6.
En el caso de prerrogativa, cuando la CEO estima que el precio de la mejor
oferta y más conveniente presentada es excesivo, podrá solicitar al proveedor
una mejora de precios7.
6
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Art. 24 del Decreto 1145-GCBA-2009.
Art. 25 del Decreto 1145-GCBA-2009.
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Estados Proceso de Compra
Publicado: el pliego se encuentra en estado Publicado una vez que pasa el día
y hora de publicación que se estableció en el cronograma.
En Apertura: el pliego se encuentra en estado Apertura cuando está en
condiciones de iniciarse la evaluación de ofertas.
Preadjudicado: el pliego se encuentra en estado Preadjudicado cuando
finalizó la etapa de evaluaciones y la CEO autorizó el Dictamen de Evaluación.
Adjudicado: el pliego se encuentra en estado Adjudicado una vez que finalizó
la etapa de adjudicación en la cual se selecciona al adjudicatario.
Orden de Compra Autorizada: la orden de compra se encuentra en estado
Autorizada una vez que finaliza la etapa de adjudicación.
Orden de Compra Perfeccionada: la orden de compra se encuentra en
estado perfeccionada una vez que el proveedor recibe el documento.
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