CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO COMUNICACIÓN PÚBLICA

Código: CA-CP-01
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
COMUNICACIÓN PÚBLICA
Versión: 02
Fecha actualización:
15/12/2014
LÍDER DEL PROCESO
JEFE DE OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES
OBJETIVO
TIPO DE PROCESO
ESTRATÉGICO
ALCANCE
Inicia con la identificación de necesidades y solicitudes de
Comunicación y finaliza con el seguimiento a la eficacia de las
Difundir información oportuna, veraz y eficiente sobre las noticias, comunicaciones.
oferta institucional y acciones de gobierno, velando por el
Secretarias en las que se ejecuta: Oficina de Comunicaciones,
posicionamiento de la Administración Municipal.
Secretarías de Despacho y Áreas Adscritas a la Administración
Municipal
1. REQUISITOS APLICABLES:
Norma
NTCGP1000
ISO
9001
Requisitos
4.1 Requisitos Generales
4.2.3 Control de documentos
4.2.4 Control de Registros
5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN
5.3 POLÍTICA DE LA CALIDAD
5.5.3 Comunicación interna
7.2.3 Comunicación con el cliente
8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos
8.2.4 Seguimiento y medición del producto y/o servicio
8.4 ANÁLISIS DE DATOS
8.5 MEJORA
Norma
MECI
1000
Requisitos
1.1.1.Acuerdos Compromisos y Protocolos Éticos
1.2.2. Modelo de Operación por Procesos
1.2.4. Indicadores de Gestión
1.2.5. Políticas de Operación
1.3.2 Identificación de Riesgos
1.3.3 Análisis y Valoración del Riesgo
2.1.1 Autoevaluación del Control y Gestión
2.3.1 Plan de Mejoramiento
Eje Transversal de Información y Comunicación
Gestión de la Calidad
SISTEDA Eficiencia administrativa
Democratización de la Administración Pública
2. NORMATIVIDAD LEGAL APLICABLE: (Consultar Listado maestro de documentos externos del proceso)
Revisado por: OSCIEL GOMEZ
Cargo: Profesional Universitario
Aprobado por: LUZ ADRIANA HENAO PULGARIN
Cargo: Jefe Oficina asesora de Comunicaciones
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COMUNICACIÓN PÚBLICA
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15/12/2014
3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CICLO PHVA)
Proveedores
Entradas
- Estado.
- Normatividad
- Comunidad.
- Necesidades,
expectativas.
- Despacho del
Alcalde.
- Dependencias
de la
Administración
municipal.
- Directrices
comunicacionales
Actividades
Salidas
Realización del diagnóstico interno y externo - Diagnósticos
comunicacionales.
de comunicaciones.
- Plan de comunicaciones.
Diseño de políticas de comunicación.
P Diseño del plan de comunicaciones.
Diseño del plan de imagen institucional.
- Políticas públicas de
comunicación.
- Necesidades de
Diseño del plan para la producción de piezas contratación.
gráficas.
Usuarios
- Público interno.
- Público externo.
- Público mixto.
Proceso
de
contratación
administrativa.
- Estado.
- Normatividad.
Elaboración del plan de comunicaciones
- Boletines de prensa
- Público interno.
- Público interno.
- Diagnósticos
comunicacionales.
Cambio de imagen institucional.
- Archivo de prensa,
fotográfico, piezas gráficas.
- Público externo.
- Plan de
comunicaciones.
Elaboración de campañas institucionales.
- Publico externo.
- Público mixto.
-Proceso de
Adquisiciones.
- Políticas públicas
de comunicación.
- Necesidades de
contratación.
Elaboración de piezas gráficas.
Relaciones públicas.
Elaboración de archivo fotográfico, archivo
H de prensa, archivo de piezas gráficas.
Elaboración de bases de datos.
- Público mixto.
- Campañas internas y
externas.
- Actividades con públicos
estratégicos.
- Interacción con públicos
objetivos.
Organización y realización de eventos
institucionales.
- Medios de comunicación.
Asesoría en comunicación y protocolo.
Actualización de carteras.
- Asesoría en comunicación
y protocolo.
Elaboración, actualización y publicar de
- Nueva imagen institucional.
- Eventos.
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COMUNICACIÓN PÚBLICA
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Proveedores
Entradas
Actividades
medios institucionales.
Salidas
- Eventos institucionales
Usuarios
- Comunicación asertiva.
- Carteleras internas.
- Difusión de información,
campañas, mensajes y
eventos institucionales a
través de diferentes medios
de comunicación (televisión,
prensa, radio, medios
virtuales, piezas gráficas)
Órganos de
Control
Proceso de
Comunicación
Publica
Proceso Atención
al Ciudadano
Proceso
Evaluación y
Control
Informe de
resultados del
proceso.
Elaborar informes de seguimiento y
medición al proceso.
Peticiones,
Quejas,
Reclamos, y
Sugerencias –
PQRS
Analizar riesgos del proceso.
Informe de
Auditorías de
Control Interno.
Proceso Análisis y Informe de
Mejoramiento
Auditorías del
Continuo
SIG.
Proceso de
Comunicación
Publica
Determinar, recopilar y analizar los datos.
Analizar los indicadores del proceso
V
Actualizar las estadísticas e indicadores.
Analizar las PQRS.
Análisis de hallazgos de Auditoria.
Revisión de la normatividad aplicable al
Proceso
Seguimiento al plan de mejoramiento del
proceso
Indicadores
Aplicar acciones para el mejoramiento (
A
analizados.
correctivas, preventivas y de mejora)
PQRS tramitadas.
Informes analizados y
evaluados.
Procesos del SIGI
Estadísticas actualizadas e
indicadores analizados.
Concejo
Organismos de
control.
Matriz de riesgos
actualizada.
PQRS Tramitadas.
PQRS Consolidadas
Hallazgos de Auditoria
analizados
Correcciones
Acciones correctivas.
Comunidad.
Proceso
Direccionamiento
Estratégico.
Proceso Análisis y
Mejoramiento
Continuo.
Proceso de
Comunicación
Publica
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Proveedores
Entradas
Proceso Análisis y Hallazgos de
Mejoramiento
Auditoria
Continuo
analizados.
Actividades
Salidas
Acciones preventivas.
Plan de Mejoramiento
Usuarios
Proceso Análisis
Mejoramiento
Continuo.
4. APORTE ESTRATÉGICO DEL PROCESO:
OBJETIVO DEL SIGI QUE IMPACTA
COMO LO IMPACTA (CARACTERÍSTICAS)
Actuar bajo los principios de la ética pública y de transparencia de cara Publicando información veraz y oportuna sobre la gestión
a la comunidad.
Municipal
Promover espacios de participación comunitaria para la construcción
Disponiendo canales eficaces de comunicación que permitan la
colectiva del desarrollo municipal, permitiendo el acceso a la
interacción y retroalimentación
de la ciudadanía con la
información y la retroalimentación oportuna y confiable frente a los
administración Municipal
servicios ofrecidos por la entidad.
5. PUNTOS CRITICOS DE CONTROL
QUE SE CONTROLA
Oportunidad
en
las
comunicaciones
La
calidad
en
la
información
La
veracidad
de
la
información
Eficacia
en
las
comunicaciones
COMO SE CONTROLA
Solicitando y publicando la información de
forma permanente
Revisión y ajuste de piezas graficas
Tomando la información de la fuente
Disponiendo la información en diferentes
medios y canales
RESPONSABLE
Profesional UniversitarioÁrea de Comunicaciones
Profesional UniversitarioÁrea de Comunicaciones
Profesional UniversitarioÁrea de Comunicaciones
Profesional UniversitarioÁrea de Comunicaciones
REGISTRO
Piezas
graficas
publicación
efectiva en diversos medios
Piezas gráficas
Información enviada para publicar
Registro de los medios en que fue
publicada la información
6. INDICADORES: (Ver Ficha Técnica de Indicadores)
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Indicador
Plan de comunicaciones
formulado
Plan de comunicaciones
implementado al 100%
Formula
Meta
Frecuencia de
Revisión
Responsable
Plan de comunicaciones formulado
1
Semestral
Profesional Universitario
Plan de comunicaciones implementado al 100%
70%
Semestral
Profesional Universitario
80%
Semestral
Profesional Universitario
70%
Semestral
Profesional Universitario
80%
Semestral
Profesional Universitario
Número de funcionarios públicos satisfechos con las
comunicaciones / número total de funcionarios
públicos encuestados x 100
Eficacia de las comunicaciones
Número de encuestados satisfechos con las
externas
comunicaciones / número total de encuestados x 100
Oportunidad en las
Número de publicaciones realizadas oportunamente /
comunicaciones
número total de publicaciones solicitadas x 100
Satisfacción de las
comunicaciones internas
7. GESTIÓN DEL RIESGOS (consultar Mapa de Riesgos)
Riesgo
Acciones
Frecuencia de
Revisión
Responsable
Ocultar, alterar de manera
intencionada o usar
indebidamente,
información considerada
pública
Implementación de Manual de padrinazgo, Análisis de la Información
publicada y a publicar en comité primario, Implementación de formato
de bitácora de eventos, Identificación y Análisis de PQRS relacionadas
con el riesgo
Semestral
Jefe de
comunicaciones
Semestral
Jefe de
comunicaciones
Semestral
Jefe de
comunicaciones
Retraso en la difusión de la
información noticiosa
Publicar información
errada, falsa, inoportuna, o
por fuera del manual de
imagen corporativa
Se nombraron padrinos por dependencias con el fin de que haya más
cercanía de la oficina de comunicaciones e inmediatez en la solución de
las necesidades. Comunicar a las dependencias los plazos necesarios
para la publicación oportuna de su información.
Implementación del Manual de padrinazgo, Análisis de la Información
publicada y a publicar en comité primario Implementación de formato de
bitácora de eventos, Comunicar a las dependencias los plazos
necesarios para la publicación oportuna de su información, se revisar el
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Riesgo
Frecuencia de
Revisión
Acciones
Responsable
formulario virtual de solicitudes, socializar el manual de imagen
institucional, validar la información telefónicamente o a través de correo
electrónico que generen las dependencias
8. DOCUMENTOS ASOCIADOS
Código
PR-CP-01
PR-CP-02
Nombre
Procedimiento para las comunicaciones internas
Comunicación externa
9. RECURSOS:
Tipo de Recurso
Humanos
Código
PR-CP-03
Nombre
Comunicación visual
Descripción
Quien lo Suministra
Secretarios y Subsecretarios de Despacho; Jefes de Área, Lideres de Programa,
Profesionales Universitarios y Técnicos (en áreas de la comunicación y afines) y
Auxiliares Administrativos
Gestión del Talento
Humano
Físicos
Instalaciones locativas adecuadas con ubicación estratégica que permita cubrir
Proceso Gestión del
oportunamente las necesidades comunicacionales de la Administración, Oficinas dotadas
Recurso Físico y Logístico
de equipos de cómputo y softwar’s de especificaciones generales y especiales que
Proceso Sistemas de
faciliten el desarrollo de sus actividades, sistemas de información y comunicación que
Información e
permitan la interacción con los diferentes usuarios y el procesamiento de la información,
Infraestructura Tecnológica
equipos para registro audio y visual, Papelería en general
Ambiente de
Trabajo
Proceso Gestión del
Condiciones favorables y/o adecuadas en cuanto a temperatura, ambiente, ruido,
Recurso Físico y Logístico
iluminación ventilación, ergonomía, relaciones interpersonales. No requiere condiciones
Gestión del Talento
ambientales especiales, excepto control de ruido y de tránsito permanente de personas.
Humano
10. CONTROL DE CAMBIOS
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COMUNICACIÓN PÚBLICA
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Fecha actualización:
15/12/2014
Versión
01
Fecha
31/07/2013
02
15/12/2014
Descripción del Cambio
No Aplica para esta Versión
Se actualizan los requisitos del MECI 1000. Se Actualizan los Indicadores y Riesgos y la Descripción de
los recursos.
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