FACTURA ELECTRONICA Preguntas frecuentes Fecha de Corte: 3

FACTURA ELECTRONICA
Preguntas frecuentes
Fecha de Corte: 3 de junio de 2016
No.
Pregunta
Respuesta
1
Que la DIAN garantice la autorización de los proveedores tecnológicos, las
empresas como OFE, si asumen el riesgo de tener un proveedor tecnológico
no autorizado, puede estar expuesta a sanciones. Como nos pueden
colaborar con esta pregunta
2
De acuerdo con el marco legal existente, esta posibilidad no está contemplada para voluntarios o
Para la salida a producción de las empresas con la facturación electrónica, se
seleccionados por la DIAN. Los periodos luego de la habilitación y la transición para iniciar la producción
solicita no salir con el 100% de la facturación es un riesgo muy alto, se
al 100% tienen un periodo de hasta seis meses que se considera suficiente para alcanzar la operación
requiere evaluar la alternativa de salir gradualmente a producción.
plena.
3
Se requiere que la DIAN, comparta las reglas de validación de estructura,
campos, tiempos de validación para las Facturas, Notas Crédito y Notas
Debito.
Se agradece ampliar la pregunta para dar respuesta adecuada.
4
Entregue el modelo de arquitectura para la facturación electrónica de
Colombia
Ningún proceso de los facturadores electrónicos requieren conocer la arquitectura del sistema de
facturación electrónica desarrollado por la DIAN. Los canales de conexión serán:
o Para la entrega de ejemplares firmados:
o Web service
o FTP
o Para operaciones y consultas:
o Sitio web de la DIAN
5
Si la empresa que es el Obligado a Facturar Electrónicamente, para el caso
Para los proveedores se operará con la recepción de las facturas como se hace actualmente con las
del piloto, la empresa está obligada a tener habilitado la recepción
facturas recibidas en papel y para los clientes que no reciban factura electrónica se entregará
electrónica de facturas. Que pasa con los clientes y proveedores que no son
representación gráfica de la factura electrónica.
Obligado a Facturar Electrónicamente
6
Como es la recepción de facturas en caso de una contingencia
Quienes pretendan obtener autorización como proveedores tecnológicos deben cumplir con lo previsto
en la reglamentación, y los potenciales contratantes deben verificar lo previsto en la reglamentación, e
incluirán las previsiones suficientes en el contrato y en los amparos y garantías que exigirán para el
cumplimiento del mismo.
Se elabora factura por talonario y se entrega como una factura de este tipo. Para la DIAN se transcribe al
formato XML y se envia por los servicios electrónicos informáticos.
No.
Pregunta
Respuesta
Las pruebas de habilitación que se desarrollarán en estas fechas tendrán como objetivo establecer que
los software de facturación electrónica cumplen con las condiciones técnicas establecidas en la
Resolución 019 de 2016 y para esta primera parte el tema de stress no es esencial.
Más adelante, luego de haber probado la capacidad de los software para generar y transmitir las facturas
electrónicas, se realizarán las pruebas de estress, por tanto en las siguientes semanas se presentarán
algunos escenarios para realizarlas.
7
Para las pruebas del 14 al 24 de Mayo y 18 de Junio al 18 de Julio, se
requiere que la DIAN, comparta la definición de las pruebas de stress, el
resultado de los tiempos y volumen transaccional por día, semana y mes
procesados.
8
Que impacto tienen la validación y el modelo de arquitectura con la entrega
del sexto anexo técnico que describe lo correspondiente al WS que validará El Anexo-6 se requiere para la fase de operación; no se requiere para la fase de habilitación.
los rangos de numeración
9
Que sucede cuando se envía el mismo DTE a la DIAN vía webservice ya que
no hay validación?
Se agradece ampliar la pregunta para dar respuesta adecuada. Por cuanto todos los documentos reciben
validación.
10
No hay una sección dedicada a referencias de las Notas Crédito y Notas
Debito.
Favor ampliar la pregunta. En el anexo técnico No. 001 se encuentra la descripción de las facturas, notas
débito y crédito
Como trabajar la interoperabilidad del manejo de aceptación y rechazo
11 entre operadores tecnológicos ya que no está estandarizado ni la DIAN
tendrá almacenamiento ni control? Hay campos fijos o acordados?
Este tema pasa por la competencia del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo (MinCIT). Los actores
acordarán algunas condiciones al respecto.
12 El QR code debería incluir la URL del documento donde esté alojado.
La empresa es libre de incluir este tipo de informaciones en las diferentes secciones UBL de la factura
electrónica.
Solicitamos el detalle del modelo de contingencia por talonario con
ejemplos. Cuando no están disponible la facturación electrónica se debe
13 consumir folios de contingencia. Cuando se restablecen los servicios como
debe ser la transcripción y asocio entre folios de contingencia y folios del
giro natural?
Se encuentra reglamentado mediante la Resolución 0019 de 2016, la facturación por talonario es la
misma que se utiliza hoy en día y deben conservar los números utilizados en talonario al transcribirlos.
14
Ejemplos de los documentos validados UBL en escenarios como factura de
exportación (USD/COP), anticipo, descuento y otros afines
En los próximos días se publicarán estos documentos
15
¿Pueden publicar ejemplos en XML de varios tipos de documentos como
facturas, notas de crédito y débito de diferentes sectores?
En los próximos días se publicarán estos documentos
No.
Pregunta
Respuesta
16 ¿Se tendrán certificados digitales para las pruebas durante este piloto?
Los certificados de firma digital requieren ser provistos por las entidades de certificación abiertas
acreditadas ante la ONAC para proveer estos mecanismos.
¿ Se puede utilizar el mismo número de factura (sin prefijo) como
17 consecutivo para nombrar los XML y .zip de las facturas electrónicas a
entregar a la DIAN?
Si es posible y será útil para los envíos de archivos por web service
18
Se puede tener acceso a todas las respuestas que entrega la DIAN a los
grupos de trabajo?
Las Respuestas a las preguntas están siendo publicadas en la página web de la DIAN en el micrositio de
factura electrónica.
19
Confirmar las fechas en que quedará habilitada la plataforma de la DIAN
para proceso de pruebas y hasta que fecha se ejecutarán (18 de Octubre)?
La plataforma quedará habilitada el 25 de mayo de 2016 y así permanecerá indefinidamente.
La DIAN continuará prestando el apoyo a las empresas interesadas en facturar electrónicamente y para
Como van a manejar los tiempos de las empresas que no logran llegar al 18
ello ha dispuesto el siguiente buzón [email protected] y la línea de atención en el
20 de Octubre. Seguirá el proceso de pruebas, se podrá seguir escalando casos
piloto: 6079999 Extensión 10402, para atender las inquietudes que tengan los interesados en este
al CRM de la DIAN? O como será el proceso?
proceso.
21
Los insumos para realizar las pruebas serán entregados por el SIE de facturación electrónica diseñado y
Cuando nos van a entregar los insumos para ejecutar las pruebas? Y que nos
puesto en servicio por la DIAN el próximo 24 de mayo de 2016. Consistirán en rangos de numeración de
van a entregar?
pruebas y clave técnica.
22
La DIAN va a vincular a las empresas certificadoras de firma en el plan
piloto?
La única entidad certificadora abierta que está participando de las pruebas es Certicamara. Ninguna otra
manifestó interés de participar de forma oportuna.
23
La factura electrónica presta todo el soporte a una empresa emisora para
iniciar un caso por merito jurídico?
La reglamentación de la factura cómo título valor es un tema que está regulando el Ministerio de
Comercio, Industria y Turismo (MinCIT).
Las compañías pueden estar tranquilas que será necesario solo 5 años de
24 almacenamiento? El soporte son el artículo 6 del decreto 2242 y el articulo
632 y 638 del estatuto tributario?
Para efectos tributarios es lo establecido en el Decreto 2242 de 2016, en concordancia con el artículo 632
del Estatuto Tributario o las normas que lo modifiquen o sustituyan.
Como el contribuyente que expide la factura va a tener la seguridad que la
25 DIAN tiene este documento? Van a entregar un codigo por documento
(identificador) para poder validar trazabilidad?
La DIAN expedirá un mensaje de recibo para cada factura que sea recibida en el sistema electrónico y
para cada paquete remitido vía FTP con un número de registro.
Que van a habilitar para poder consultar las facturas que tienen la DIAN? Si
es manual no sería algo que permita operatividad a las empresas y
26
operadores, la idea es que se establezca un metodo como WS para la
consulta.
El servicio que estableció la DIAN es la consulta a través de página web.
No.
Pregunta
Respuesta
Que medio va a definir la DIAN para normar el proceso de recepción de la
27 factura electrónica? La idea es evitar los conflictos entre las empresas
emisores y receptores.
Se solicita ampliar la pregunta, relacionando los posibles casos de conflicto para que sean objeto de
análisis y posterior respuesta.
En el proceso de habilitación, la DIAN indica que se deben reportar 100
28 casos exitosos? Cuales son esos casos? Serán por criterios de empresas
(tecnología, consumo, farmaceuticos)
La cantidad de transacciones que establezca la DIAN deben ser casos que cumplen con las validaciones
establecidas por la DIAN.
En el XML no hay límite de enviar cantidad de item por factura, la DIAN va a Hasta el momento no se ha definido un límite a la cantidad de items que se remitirán en los XML. A
29 restringir el numero de items a enviar? Si no hay restricción, está en
través del piloto se probarán diferentes cantidad de items para establecer la necesidad de poner un
capacidad de recibir toda la información que envie un obligado a facturar? límite.
La DIAN indica que hay dos protocolos de comunicación que son FTP o WS,
30 la DIAN va a establecer una politica para usar algún protocolo? O tiene
alguna restricción para usar algun protocolo?
Estos son los canales establecidos y quienes facturan electrónicamente deberán seleccionar el de su
preferencia.
Para la secuncialidad de la numeración de las facturas existirá alguna
Todas las facturas se recibirán, pero si no han sido expedidas de forma consecutiva quedarán marcadas
restricción si se envía la información de números que no son secuenciales?
31
para futuras revisiones y programas de fiscalización. El contribuyente deberá tener la explicación para los
Ej: envia y firma la fatura 1,2,,9 y 10 el día 4 de mayo y luego envia y firma el
casos planteados.
5 de mayo la factura 3,4,5,6,7,8. Que pasa en este caso?
Sugerimos que nos expliquen paso a paso para ejecutar un proceso de
Quien facture de forma electrónica deberá solicitar los rangos de numeración para utilizar en caso de
contigencia. El emisor deberá tener preimpresas las formas de las facturas?
32
contingencia y para ello deberá tener en cuenta lo normado para la facturación por talonario,
Podrá llevar un excel para imprimir esas formas? Luego digitar la
especialmente lo reglado por el artículo 617.
información para entregar el XML?
Los contribuyentes pueden especificar en la factura la información de
33 retenciones, la DIAN va a especificar como se debe reportar esta
información? Sugerimos que se tenga en cuenta.
34
Es necesario contar con un ejemplo en formato XML de la factura
exportación, Nota Crédito y Nota Debito.
35 Es necesario contar con un ejemplo de XML de la factura por contigencia.
Toda la información debe venir en el formato XML estándar de la factura electrónica.
En los próximos días se publicarán ejemplos de los formatos XML mencionados.
En los próximos días se publicaran ejemplos del formato XML.
No.
Pregunta
Respuesta
Para las empresas de consumo, farma y otros sectores no es fácil identificar
exactamente la factura a la cual se le debe realizar la nota crédito o nota
Si es posible asignar un número de factura sobre la cual se genera el ajuste con la nota débito y/o crédito
36 debito. Este tipo de empresas genera notas credito por lotes debido a la
se puede indicar; si no es posible asociarlo a un o unos documentos en particular, no es necesario
complejidad de identificar cada factura, como se puede manejar este
hacerlo.
proceso para factura electrónica?
37
Si un obligado a facturar emite factura tipo POS, al ser un obligado a emitir
factura electrónica debe pasar toda su facturación tipo POS a Electrónica?
38
Se tiene contemplado un calendario con fechas para realizar las pruebas en
su ambiente?
Tal como lo establece el artículo 16 del Decreto 2242 de 2015, un obligado a facturar que lo haga
electrónicamente, podrá continuar utilizando los documentos equivalentes a la factura que la normativa
le autoriza para registrar sus ventas.
El 25 de mayo de 2016 la DIAN liberará al público el ambiente de habilitación de pruebas de habilitación.
El ingreso al ambiente de habilitación se realizará a través de los servicios electrónicos de la DIAN con el
Se debe entregar documentación inicial para presentarnos a la certificación usuario y clave utilizada para ingresar a los servicios del Muisca. Un vez se ingresa, se deberá dar click en
39
de la solución?
la opción de factura electrónica, luego de ello, ingresar la información de registro, finalizado ello, se
desplegará el ambiente de pruebas de habilitación.
40
Cuáles van hacer las condiciones o criterios de evaluación y verificación de
las pruebas?
Cumplir con las condiciones técnicas establecidas en la Resolución 019 de 2016, especialmente los
requisitos de validación establecidos.
41
Cuáles son y desde cuándo vamos a contar con los webservice de conexión
al ambiente de pruebas de la DIAN?
Son los contenidos en el Anexo 05 de la Resolución 019 de 2016. Por parte de la DIAN estará disponible
el 25 de mayo de 2016.
42 Con que persona podemos planificar y coordinar el proceso de pruebas?
La DIAN ha establecido dos mecanismo para apoyar a los interesados en presentar pruebas de
habilitación, el buzón [email protected] y una línea de atención directa
6079999 ext 10402
43
La solución a nivel de infraestructura puede estar construida en servidores
locales o en la nube?
Esos temas no están regulados en el Decreto 2242 de 2015 y la Resolución 019 de 2016 corresponden a
decisiones empresariales.
44
Cuáles son las condiciones mínimas que debe cumplir el aplicativo para
contar con la certificación?
No existe certificación de aplicativos, existe la habilitación de software de facturación electrónica y para
ello se debe cumplir con las condiciones técnicas establecidas en la Resolución 019 de 2016,
especialmente los requisitos de validación.
No.
Pregunta
Se contempla como parte de las pruebas, la simulación de la construcción
45 de un archivo xml inicial o este debe tener alguna condición inicial para la
prueba y sea generado en un sistema contable?
Respuesta
El software de facturación debe ser capaz de generar y transmitir facturas electrónicas en las
condiciones establecidas en el Decreto 2242 de 2015 y la Resolución 019 de 2016.
Nuestra solución contempla dos criterios de integración a los sistemas
contables, 1.- que nos llegue el xml armado a través de un webservice y 2.- a
46
No es clara la pregunta realizada. Agradecemos ampliarla.
través del webservice lleguen los parámetros mínimos para nosotros armas
el xml antes de la firma.
47 Plazo máximo para la calificación de proveedores tecnológicos.
Esta basado en los términos para la autorización de los proveedores tecnológicos establecidos en el
Decreto 2242 de 2015 y la Resolución 019 de 2016.
La DIAN pondrá a disposición un servicio web de pruebas (Test Web
48 Service)? Si la respuesta es positiva, a partir de cuándo estará disponible y
cómo podemos tener acceso a éste?
La DIAN dispondrá en la plataforma un ambiente de pruebas de habilitación para quienes estén
interesados en hacer pruebas de los software de facturación electrónica. El 24 de mayo próximo se
pondrá en servicio.
En el Anexo Técnico 001, Pagina 5, se establece la “Circulación de
documentos de Facturación Electrónica”, indicando en la Tabla 2, cuales son
dichos documentos y cuál es su tráfico o circulación. El esquema es claro
para la factura, nota débito y nota crédito que emite el facturador
electrónico y cuyos destinatarios son tanto el Adquiriente como la DIAN. Sin
49 embargo, en dicha tabla se incluye también el documento “Nota Debito”
cuyo origen/expedidor es el adquiriente y su destinatario el facturador
electrónico. No es claro a que corresponde este documento y como entra
dentro del proceso de facturación electrónica cuando es el facturador
electrónico quien emite y envía los documentos. Agradecemos clarificar a
qué se refiere la circulación de este documento.
Lo mencionado en el Anexo-1 de la R-0019-2016; modelos conceptuales en negocios electrónicos
soportados con UBL, e ilustraciones sobre la práctica contable, se encuentra relacionado con ejemplos en
los siguientes enlaces:
·
http://docs.oasis-open.org/ubl/os-UBL-2.0/UBL-2.0.html#d0e1776
·
https://www.youtube.com/watch?v=Dwrv6zocmjE
·
https://www.youtube.com/watch?v=rv8H2Mt1S3M
Solicitamos clarificar si los documentos electrónicos (facturas, notas débito y
crédito) necesitan ser aprobadas por la DIAN antes de enviarlas al
50
adquiriente o el envío debe realizarse al mismo tiempo tanto a la DIAN
como al Adquiriente, independientemente si la DIAN las ha aprobado o no.
El modelo de facturación adoptado con el Decreto 2242 de 2015 y reglamentado con la Resolución 019
de 2016 no contempla que la DIAN apruebe previa o posteriormente las facturas electrónicas, las notas
débito y/o crédito. El plazo para que la factura electrónica y demás documentos sean remitidos a la DIAN
es dentro de las 48 horas siguientes a su generación.
La numeración autorizada por la DIAN para las facturas electrónicas tiene
algún periodo de validez?
Los rangos de numeración que autoriza la DIAN actualmente tienen un período de vigencia de 2 años.
51
No.
Pregunta
El Art. 9 del Decreto 2242 indica en su numeral 2, que el obligado a facturar
electrónicamente deberá entregar a la DIAN un Registro Auxiliar de Ventas y
Compras e IVA por pagar e Impuesto Nacional al Consumo, cuando la DIAN
lo disponga. Entendemos que estos registros se deben enviar cuando se
52
emitan facturas en talonario por contingencia. Agradecemos nos indiquen si
este entendimiento es correcto y también solicitamos indicar en qué
momento se conocerán los formatos de dichos registros, ya que
actualmente no se tienen reglamentación sobre ellos.
Respuesta
El numeral 2 del artículo 9 prevé que el obligado deberá entregar a la DIAN el “Registro Auxiliar de
Ventas y Compras e IVA por pagar e Impuestos Nacional al Consumo cuando la DIAN lo disponga. Nótese
que señala cuando la DIAN lo disponga”. Para su información la DIAN aún no ha reglamentado esta
obligación. En el momento que se reglamente este numeral 2 se le dará a conocer a todos los
contribuyentes de manera oportuna.
La DIAN dará a conocer el recibo exitoso del ejemplar de las facturas electrónicas, mediante un mensaje
automático trasmitido desde el Servicio Informático de Factura Electrónica de la DIAN al obligado a
facturar electrónicamente o a su proveedor tecnológico según sea el caso, es decir un acuse de recibo
Al momento de enviar la factura electrónica a través del servicio informático
automático; y en caso de no poder acceder al contenido de la factura electrónica, la DIAN enviará un
a la DIAN para su validación y aprobación, la DIAN emite y envía
mensaje a través del servicio de factura electrónica, indicándole que no ha sido posible acceder al
inmediatamente una respuesta al facturador electrónico? Es decir es una
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contenido de la factura, para lo cual el obligado deberá proceder a reenviarla dentro de las 48 horas
respuesta sincrónica? Si la respuesta es afirmativa, que sucede si el
siguientes a la recepción de la comunicación enviada por la DIAN; todo lo anterior de acuerdo al
facturador electrónico no recibe o pierde la respuesta? Se contempla algún
ARTÍCULO 8 de la Resolución 00019 del 24 de febrero de 2016 .
proceso de anulación/cancelación de facturas aprobadas, por ejemplo?
Posteriormente sobre el ejemplar que reciba la DIAN, la entidad realizará las verificaciones
correspondientes, en cumplimiento de las condiciones establecidas en el Decreto 2242 de 2015 dichas
verificaciones se evidencian en el servicio informático de factura electrónica.
No.
Pregunta
Respuesta
Respecto de las pruebas piloto, se informa que para su realización la DIAN tuvo en cuenta
manifestaciones voluntarias de participación en esta actividad, remitidas por varias empresas que
espontáneamente se lo hicieron saber a la Entidad por escrito durante los dos últimos años, la DIAN en
retribución a esta manifestación libre y desinteresada de colaboración, de cara a un proceso de tal
importancia para el País y habiendo confirmado y ratificado la intención de dichas empresas, permitió su
Entendemos que la DIAN ya ha iniciado su fase piloto y que esta invitando a
participación en el piloto hasta completar un número de empresas suficiente y adecuado para realizar
diferentes compañías y proveedores tecnológicos a participar en él. Como
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pruebas, número que se definió de acuerdo a la capacidad de respuesta de la Entidad.
puede hacer SAP Colombia S.A.S para participar en el piloto teniendo en
La DIAN esta evaluado la posibilidad de generar un nuevo piloto con las empresas que últimamente han
cuenta que no somos proveedores tecnológicos?
manifestado su interés de participar de esta actividad. Tan pronto se tenga definido le estaremos
comentando.
En la página web de la DIAN podrá hacer seguimiento de las mejoras que surjan durante la realización del
piloto e igualmente optar voluntariamente por facturar electrónicamente una vez la Entidad libere el
servicios electrónico para hacer pruebas de habilitación.
Para la emisión de las facturas en contingencia, se requiere un formato
55 específico para las facturas impresas o la empresa puede usar las que
normalmente ha venido usando?
Las facturas en contingencia llevarán un prefijo que las identifique en contingencia y deben llevar
numeración consecutiva autorizada por la DIAN se deben imprimir los talonarios con las facturas
autorizadas con este prefijo indicando el número de la resolución que las autorizó y cumpliendo todos los
requisitos de las facturas en talonario.
Se tiene una Transcripción de Factura de Contingencia, sin embargo no se
menciona una transcripción para Notas Debito o Notas Crédito? Estas no se Si las notas débito y crédito fueron generadas en contingencia y afectan la factura se deben transcribir y
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deben considerar para la transcripción? Como se deben comunicar estas
enviar a la DIAN.
notas emitidas después del periodo de contingencia?
57
Cuánto tiempo tiene el cliente para devolver la factura o decir que la
rechaza?
Los temas comerciales no están regulados por el Decreto 2242 de 2015 que se refiere a temas
tributarios. Para efectos de los rechazos de las facturas electrónicas el artículo 5 del mencionado Decreto
establece las circunstancias en las que opera el rechazo y/o anulación de la factura electrónica.
No.
Pregunta
La obligación de conservación de la factura electrónica es responsabilidad
58 del generador de la factura o del proveedor de servicios de facturación
electrónica?
Respuesta
De acuerdo con el parágrafo del artículo 13 del Decreto 2242 de 2015, los obligados a facturar son los
responsables ante la DIAN por las obligaciones que les correspondan, entre ellas conservar la factura
electrónica en los términos establecidos en el mencionado Decreto. No obstante cuando el artículo 2 de
definiciones establece lo que se entiende por proveedor tecnológico establece: “Es la persona natural o
jurídica que podrá prestar a obligados a facturar electrónicamente y/o a los adquirentes que opten por
recibir la factura en formato electrónico de generación, cuando unos u otros así lo autoricen, los servicios
inherentes a la expedición de la factura electrónica, incluida la entrega del ejemplar a la DIAN como se
indica en el artículo7 del presente Decreto, así como los servicios relacionados con su recibo, rechazo y
conservación. El proveedor tecnológico deberá surtir el proceso de autorización por parte la DIAN
previsto en el artículo 12 de este Decreto.” Negrilla fuera de texto.
Por lo anterior, un obligado a facturar puede demandar de un proveedor tecnológico el servicio de
conservación de la factura electrónica, pero ello no lo exime de su responsabilidad ante la DIAN por la
conservación de dichos documentos.
El Decreto 2242 de 2015 establece en varios apartes que el obligado a factura debe disponer la factura:
Así: Parágrafo 1 articulo 3 del Decreto 2242 de 2015. El obligado a facturar electrónica en caso de
entregar representación gráfica o formato digital deberá enviarla al correo electrónica o dirección
electrónica o ponerla a disposición en sitios electrónicos del obligado a facturar.
El sistema que debe construir el proveedor de servicios de factura
59 electrónica obliga a tener un medio de consulta, tanto para el facturador
como para el cliente que recibe el servicio?
El artículo 4 del Decreto 2242 de 2015 establece que el adquirente que reciba una factura electrónica en
formato electrónico de generación deberá informar al obligado a facturar electrónicamente el recibo de
la misma, para lo cual podrá utilizar sus propios medios tecnológicos o los que disponga para este fin, el
obligado a facturar electrónicamente. En igual sentido cuando se trate de una representación gráfica de
una factura electrónica.
El articulo 5 del mencionado Decreto establece que para el rechazo podrá hacerse a través de los medio
propios del adquirente o los que disponga el obligado a facturar. Igualmente lo mismo establece el
parágrafo del mismo artículo cuando se trate de representación gráfica.
No.
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Pregunta
¿Para el 2018 de acuerdo a lo definido debe generarse factura electrónica
para los puntos de venta?
Para el 2018, las empresas de servicios públicos de acuerdo a lo definido
deben generar factura electrónica?
Respuesta
El artículo 20 en el numeral 1 de Decreto 2242 de 2015 establece que quien es habilitado a facturar
electrónicamente deberá facturar sus transacciones en esta forma y no podrá hacerlo por talonario o
cualquier otra forma de facturación. El artículo 16 menciona que el obligado a facturar electrónicamente
podrá seguir utilizando los documentos equivalentes autorizados actualmente y los tiquetes de máquina
registradora POS.
El mismo artículo 20 establece que el Decreto 1929 de 2007 estará vigente hasta el 31 de diciembre de
2017, es decir que quienes fueron autorizados para facturar al amparo de esta norma, podrán hacerlo
máximo hasta esa fecha. Salvo que voluntariamente decidan facturar electrónicamente de acuerdo con
lo establecido en el Decreto 2242 de 2015 o que la DIAN los seleccione.
El Decreto 2242 de 2015 no establece nada al respecto, sin embargo en el artículo 10 prescribe que la
DIAN podrá seleccionar a personas naturales y/o jurídicas para que facturen de forma electrónica.
Después de la autorización para facturar electrónicamente, para aquellos
clientes que no estén facturando electrónicamente y no reciban la factura
62 electrónica por medios virtuales si no que exijan copia impresa, esta puede
ser impresa en una hoja simple? es decir, no es un talonario ni en papel
químico etc.
El Decreto 2242 de 2015 y la Resolución 019 de 2016 no establecen nada al respecto, debe ser una
factura por talonario que cumpla con todos los requisitos de factura de venta por talonario o papel,
establecidos en el Estatuto Tributario.
No existe autorización para facturar, se habilita para facturar electrónicamente.
¿Cuándo entrega la DIAN Código Único y adicionalmente este debe quedar
63
en la representación gráfica o cómo funcionará ese código?
Se entrega la clave técnica que hace parte del Código Único de facturación electrónica, es una cadena de
datos resultante de un proceso de cálculo que está descrito en el anexo 3 de la Resolución 019 de 2016.
Tal como lo establece la mencionada resolución en el artículo 6 debe poder ser visualizado en la
representación gráfica.
¿Para ir trabajando sobre resolución de Facturacion que se utilizará la
pregunta es, la numeración tendrá que ser totalmente nueva, es decir, ¿no
64
se puede cruzar con alguna que ya hayamos tenido antes y tendrá algunas
especificaciones o es de libre escogencia?
Luego de obtener la habilitación para Facturar Electrónicamente, se debe solicitar nueva autorización de
numeración para Factura Electrónica y para talonario por contingencia, la numeración anterior que se
tenga habilitada para facturar por computador, por talonario o por factura electrónica contemplada en el
decreto 1929 se debe solicitar su inhabilitación, porque ya no podrá ser utilizada.
Los Códigos de los impuestos (reteiva, reteica, retefuente) ¿Están dentro del
65 rango de la DIAN? Si es así, ¿qué otros existen? , si no, cuales están dentro En el anexo técnico No. 001 se encuentran los códigos de los impuestos.
de dicho rango.
No.
Pregunta
Respuesta
se encuentra ubicada en una Zona Franca permanente especial y como
consecuencia de ello tenemos un operador que es ZONA FRANCA BOGOTA,
los cuales utilizan un sistema denominado “PICIZ” al cual deben cargar las
imágenes de todas las facturas de venta que emitimos.
La inquietud es si dentro de todo el proceso que está llevando a cabo la
Los efectos de la irrupción de la factura electrónica en los procesos misionales de la DIAN, es una
DIAN para la implementación de factura electrónica y teniendo en cuenta
66
actividad que la entidad debe realizar. Los cambios en esos procedimientos se darán a conocer de forma
que ese control de PICIZ es una exigencia de la misma entidad, será
oficial a los implicados con el fin de hacer los ajustes correspondientes.
necesario continuar con el procedimiento actual o si por el contrario ya no
sería necesario. Y lo preguntamos porque si una de las bondades de la FE es
evitar imprimir y/o digitalizar documentos no tendría razón de ser que nos
tocara hacer esa actividad por separado.
Con el principal cliente se tiene un acuerdo según el cual hasta tanto no
llegue el producto a sus plantas y confirmen el volumen recibido no le
podemos facturar. Usualmente al final de cada mes todos los despachos que
67 se hacen se facturan con fecha del mes, pero en los primeros 2 o 3 días del
siguiente mes.
¿La inquietud es, bajo el nuevo esquema esto se podría seguir haciendo…?
La carga o mercancía va amparada en una guía de transporte con las respectivas remisiones si hay lugar a
ellas. Todo queda escrito en el contrato de compraventa, con los registros que hacen la trazabilidad de
cada uno de los embarques. Respecto de la factura electrónica, se entiende generada con el momento
de la firma, a partir de allí se inicia a contabilizar el término para la remisión de la factura a la DIAN que
es de 48 horas.
1. Cuál es la definición del servicio Web para solicitar la Resolución y
68 numeración de manera automática. Este servicio web será publicado junto
con el de notificación de facturas?
La DIAN liberará un servicio para la solicitud de rangos de numeración de facturas vía WEB, es un servicio
que no hace parte de las funcionalidades del Servicio electrónico de facturación, es independiente pero
están integrados.
2. Como espera la Dian que los operadores tecnológicos habilitados
manejen la interoperabilidad de recepción de facturas entre operadores.
Los proveedores tecnológicos se autorizan por la DIAN, si se cumplen las
69 condiciones previstas en el Decreto 2242 del 2015 y la Resolución No. 0019
de 2016, se cumplirán las condiciones de interoperabilidad para que la
factura navegue entre los diferentes actores.
70
El catálogo de participantes, ¿se refiere a todas las empresas obligadas y
voluntarias en facturar electrónicamente?
Las condiciones de interoperabilidad están establecidas en la Resolución 019 de 2016 en la cual se
establecen los elementos que facilitan la interoperabilidad, como el formato estándar de generación
XML, la política de firma, las obligaciones para emitir acuses de recibo, el catálogo en el cual se
encuentran las direcciones electrónicas a las cuales remitir las facturas, entre otros. El Decreto 2242 de
2015 establece que es obligación de quien factura electrónicamente recibir igualmente las facturas en el
formato estándar de generación XML.
Adicional a la información de quienes están habilitados para facturar electrónicamente, incluye la
correspondiente a los proveedores autorizados a facturar de forma electrónica y los adquirentes que
reciben la factura en formato electrónico.
No.
Pregunta
Respuesta
Para las empresas que no estén en este catálogo, ¿se debe buscar un medio
Para quienes no tengan las condiciones para recibir las facturas electrónicas se acordará con ellos la
71 de entrega adicional a la notificación en línea por medio de un correo
forma de entrega.
electrónico?
72
¿El correo electrónico inscrito en el catálogo de participantes será el oficial
para la recepción de facturas?
Para los actores involucrados en el modelo de facturación electrónico, que reciben facturas electrónicas,
ese es el destino oficial de las facturas generadas.
De acuerdo con el artículo 4. Del Decreto 2242 de 2015 Los adquirentes tienen la obligación de generar
¿Cómo emisor, recibiría automáticamente la aceptación o rechazo de una
los acuses de recibo de la factura electrónica. Si el adquirente la recibe en formato electrónico de
73 factura una vez cumplido el tiempo máximo para dicho proceso y como está generación, debe generar los acuses de recibo de la misma forma. Si la recibe en representación gráfica
previsto este control?
en formato impreso o formato digital, los debe realizar en documento separado físico o electrónico, a
través de sus propios medios o en los que disponga el obligado a facturar electrónicamente.
Para efectos de obtener el acuse de recibo de la factura electrónica, al que
se refiere el Decreto, ¿es viable que este acuse de recibo se genere de
forma automática? (Ejemplo: el “acuse de recibo” que se puede solicitar de
74
El acuse de recibo puede ser automático, o puede ser a través de un formato definido.
forma automática vía correo electrónico cuando el mensaje llega a la
bandeja de entrada del destinatario) O será necesario que de forma expresa
el receptor proceda a diligenciar algún acuse de recibo.
¿Cuáles serán los aspectos a tener en cuenta para disponer de un tiempo
determinado para registrar las facturas emitidas en contingencia?
La Resolución 019 de 2016 establece los plazos de acuerdo con las cantidades de facturas que emitió en
contingencia. El formato estándar XML para transcribir la información de las facturas por talonario
expedidas durante el periodo que duró la contingencia, básicamente es el mismo que para facturar de
forma electrónica, cambiando el número de la factura que debe corresponder al de la factura por
talonario utilizada.
¿Cuál será el criterio de selección para determinar si un destinatario de
factura electrónica debe recibirla en representación gráfica impresa, o en
76 representación gráfica digital? ¿Esto dependerá de la voluntad del receptor?
¿O se encuentra obligado a recibirla como representación gráfica digital si
cuenta con un correo electrónico?
La información sobre quienes deben recibir las facturas electrónicas estará disponible en el catálogo de
participantes, en donde se encontrará la información técnica para la entrega. Para los demás será de
acuerdo con la voluntad del receptor en las condiciones que se acuerden con el adquirente al momento
de la transacción.
75
No.
Pregunta
¿Cuál es la consecuencia legal de entregar la factura electrónica en un
formato que no corresponda? (ejemplo: entrego factura electrónica en
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representación gráfica digital a un destinatario habilitado para recibirla en
formato electrónico de generación)
Respuesta
Incumplimiento de las condiciones establecidas en el sistema técnico de control de factura electrónica
susceptible de ser sancionado.
El artículo 4 del Decreto 2242 de 2015, establece que para el caso de la representación gráfica de la
¿El acuse de recibo para facturas electrónicas entregadas en representación
factura electrónica el adquirente podrá de ser necesario, manifestar su recibo, caso en el cual lo hará en
78 gráfica es obligatorio o facultativo para las partes?
documento separado físico o electrónico, a través de sus propios medios o a través de los que disponga el
obligado a facturar electrónicamente, para este efecto.
79
¿Qué ocurrirá cuando un cliente no tenga acceso a internet pasadas las 48
horas después de emitida una factura?
Estará en contingencia y deberá poner en marcha el procedimiento para enviar la factura a la DIAN y
hacer la entrega al adquirente.
¿Cómo emisor, recibiría automáticamente la aceptación o rechazo de una
El tema de la aceptación será regulado por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. Respecto de
80 factura una vez cumplido el tiempo máximo para dicho proceso y como está los rechazos de las facturas que reciba el emisor, deberá generar la correspondiente nota crédito en el
previsto este control?
formato estándar de generación y transmitirla al cliente y a la DIAN.
81 Ante un rechazo reiterativo de X cliente ¿cómo hay que proceder?
Realizar la nota crédito correspondiente.
Cuando se trate de operaciones facturadas electrónicamente, y este documento sea solicitado por la
82 ¿Para puestos de control en zonas de frontera cual es el documento válido? respectiva autoridad, siempre será la factura electrónica. Esto sin perjuicio de los demás documentos
especiales que amparen la operación en frontera.
La factura se entiende irrevocablemente aceptada 10 días calendario
después de su recepción, ¿cómo se contabilizará este tiempo en caso que el
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destinatario no proceda a hacer acuse de recibo de la factura? ¿Existirá
algún término después del cual la factura se entienda tácitamente recibida?
Las reglas de contabilización de facturas no fueron cambiadas con la expedición del Decreto 2242 de
2015. Para las facturas electrónicas se aplicaran las mismas reglas de causación establecidas en materia
tributaria y en las normas de contabilidad generalmente aceptadas. Se deben conservar los registros que
prueben que la factura fue enviada al adquirente como lo establece la normatividad correspondiente. El
tema de la aceptación es regulado por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo (ver art 86 ley
1676/13)