DIRECCION ADMINISTRATIVA

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
LOS PROCESOS FUNCIONALES (1ª PARTE)
AUTOR: JAVIER INDARTE SALINAS
DIPLOMA DE ESPECIALIZACION EN DIRECCIÓN
DE ORGANIZACIONES DE ECONOMIA SOCIAL
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
INTRODUCCIÓN
CONTENIDO
1.
CIRCUITOS DE DOCUMENTOS
2.
TAREAS POR PUESTO DE TRABAJO
3.
RELACIÓN DE DOCUMENTOS FORMALES POR AREAS DE LA EMPRESA
1. CIRCUITOS DE DOCUMENTOS
A continuación, se enumeran diferentes circuitos de documentos de la empresa,
junto con una descripción gráfica de los mismos. La relación no es exhaustiva y,
únicamente, pretende ser una guía de lo que nos podemos encontrar en una
empresa de tipo medio.
•
Circuito de aprovisionamientos-almacén, también denominado "circuito de
compras".
•
Circuito de expediciones, también recibe el nombre de "circuito de ventas".
•
Circuito de contabilidad.
•
Circuito de tesorería.
•
Circuito de producción.
•
Circuito de inmovilizado.
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ESQUEMA
GRÁFICO
DEL
CIRCUITO
DE
APROVISIONAMIENTOS-
ALMACÉN
UN. PDTES. RECIBIR
EXISTENCIAS
UN. RESERVADAS
PEDIDO DE
COMPRAS
RECEP. ALBARÁN
PEDIDO COMPRAS
CONTROL
MERCANCÍA
EXISTENCIAS
ENTRADA EN
ALMACÉN
PEDIDO COMPRAS
RECEPCIÓN DE
FACTURA
PEDIDO COMPRAS
CONTABILIDAD
CONTROL PAGOS
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ESQUEMA GRÁFICO DEL CIRCUITO DE EXPEDICIONES
UN. PDTES. SERVIR
EXISTENCIAS
PEDIDO DE VENTAS
EXISTENCIAS
ALBARÁN SALIDA
ALMACÉN
PEDIDO VENTAS
EMISIÓN DE
FACTURA
PEDIDO VENTAS
CONTABILIDAD
CONTROL COBROS
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ESQUEMA GRÁFICO DEL CIRCUITO DE CONTABILIDAD
FACTURAS
COMPRA
FACTURAS
VENTA
DOCUMENTOS
COBRO
DOCUMENTOS
PAGO
OTROS
DOCUMENTOS
RECEPCIÓN DOCUMENTOS
CONTABILIZACIÓN
BALANCES
REGISTRO IVA
INTRASTAT
OBTENCIÓN
INFORMACIONES
OP. > 500.000
CTA. EXPLOTACIÓN
CTAS. CORRIENTES
OBTENCIÓN
CUENTAS ANUALES
BALANCES
LIBRO DIARIO
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CTA. RESULTADOS
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ESQUEMA GRÁFICO DEL CIRCUITO DE TESORERIA
COBROS
CONTADOS
COBRADOR
CARTERA
COBROS
PENDIENTES
CAJA
LISTA COBRATORIA
REMESA
BANCO
RIESGOS
CONTABILIDAD
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PAGOS
CONTADOS
CHEQUE/PAGARE
EFECTOS
PAGOS
PENDIENTES
CAJA
EMISIÓN
CHEQUE/PAGARÉ
AVISO CARGO
(Xerocopia)
CORREO
BANCO
RIESGOS
CONTABILIDAD
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ESQUEMA GRÁFICO DEL CIRCUITO DE PRODUCCION
EXISTENCIAS
PEDIDOS CLIENTES
ORDENES CURSO
PROGRAMA
PRODUCCIÓN
EMISIÓN ÓRDENES
FABRICACIÓN
EXISTENCIAS MP Y
CURSO
EJECUCIÓN
ÓRDENES
FABRICACIÓN
EXISTENCIAS
TERMINADO
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PROGRAMA
FABRICACIÓN
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ESQUEMA GRÁFICO DEL CIRCUITO DE INMOVILIZADO
SOLICITUD
INVERSIÓN
PRESUPUESTOS
PROVEEDORES
PEDIDO
PEDIDO
ALBARÁN
PEDIDO
RECEPCIÓN DE
FACTURA
ALBARÁN
CONTABILIDAD
CONTROL PAGOS
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2. TAREAS POR PUESTO DE TRABAJO
A continuación se hace una breve descripción de lo que se consideran tareas de
los puestos de trabajo. Para ello se consideran las siguientes áreas de la
empresa:
• Área de aprovisionamientos-almacén.
• Área de expediciones-facturación.
• Área de tesorería.
• Área de contabilidad.
• Área de inmovilizado.
• Área de archivo.
• Área de informática.
Para cada una de las áreas, se describen los siguientes puestos de trabajo:
AREA DE APROVISIONAMIENTOS-ALMACÉN.
•
Responsable de compras.
•
Administrativo de compras.
•
Administrativo de almacén.
AREA DE EXPEDICIONES-FACTURACIÓN.
•
Responsable de ventas.
•
Administrativo de ventas.
•
Administrativo de almacén.
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AREA DE TESORERÍA.
•
Responsable de tesorería.
•
Administrativo de cartera.
•
Administrativo de tesorería.
•
Cajero.
AREA DE CONTABILIDAD.
•
Responsable de contabilidad.
•
Administrativo de contabilidad.
AREA DE INMOVILIZADO.
•
Responsable de inmovilizado.
•
Administrativo de inmovilizado.
AREA DE ARCHIVO.
•
Administrativo de archivo.
AREA DE INFORMÁTICA.
•
Responsable del sistema.
AREA DE APROVISIONAMIENTOS-ALMACEN
RESPONSABLE DE COMPRAS
-Decide y autoriza pedidos de compras.
-Comprueba facturas recibidas (sólo productos y sí se ha completado pedido).
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-Comunica las variaciones que se producen en los datos de los proveedores.
ADMINISTRATIVO DE COMPRAS
-Genera el pedido en el ordenador y lo emite si ha lugar.
-Recibe y procesa devoluciones de compras.
-Recibe facturas.
-Da altas/modificaciones de proveedores.
-Efectúa el seguimiento de los pedidos pendientes.
ADMINISTRATIVO DE ALMACEN
-Recibe y procesa entradas en almacén.
AREA DE EXPEDICIONES-FACTURACION
RESPONSABLE DE VENTAS
-Recibe pedidos de clientes.
-Concede riesgo interno.
-Solicita riesgo (o incremento) para clientes en CC (o similar).
-Autoriza pedidos de clientes.
-Decide qué se factura y como se factura.
-Recibe reclamaciones de clientes.
-Decide medidas a tomar sobre reclamaciones.
-Controla pedidos pendientes de servirse (total o parcialmente).
ADMINISTRATIVO DE VENTAS
Genera/emite pedido.
-Prepara notas de salida (para almacén).
-Genera relación de albaranes pendientes de facturar.
-Genera facturas.
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ADMINISTRATIVO DE ALMACEN
-Genera albaranes de salida de material.
-Recibe y procesa devoluciones de ventas.
AREA DE TESORERIA
RESPONSABLE DE TESORERIA
-Fija condiciones de cobro.
Acepta condiciones de pago (en facturas recibidas).
-Decide pagos a realizar.
-Decide y gestiona operaciones de financiación.
-Controla disponible por bancos.
-Decide sobre renovaciones de crédito, aceptaciones, etc.
ADMINISTRATIVO DE CARTERA
-Genera relación de cobros pendientes.
-Confecciona remesas.
-Controla abono de remesas.
-Confecciona listas cobratorias.
-Emite efectos y recibos (letras, recibos al cobro, etc.).
-Controla de riesgos de clientes.
-Emite y controla efectos al acepto.
-Genera renovaciones de crédito (aplazamientos, etc.).
-Recibe impagados.
-Concilia cuentas de clientes.
-Genera previsiones de cobro manuales.
ADMINISTRATIVO DE TESORERIA
-Contabiliza movimientos bancarios.
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-Genera previsiones de pago manuales.
-Genera informaciones sobre previsiones de pago.
-Gestiona pagos (los que no son de contado).
-Concilia cuentas de proveedores.
-Concilia cuentas de bancos.
-Genera informaciones de Tesorería para el RESPONSABLE.
CAJERO
-Realiza cobros y pagos (de operaciones de contado).
-Entrega y controla anticipos.
-Confecciona parte de caja diario.
-Realiza arqueo de caja.
AREA DE CONTABILIDAD
RESPONSABLE DE CONTABILIDAD
-Define criterios contables.
-Controla trabajos contables (criterios utilizados).
-Recibe informaciones (listados) y las utiliza para preparar las informaciones que
le soliciten.
ADMINISTRATIVO DE CONTABILIDAD
-Contabiliza operaciones varias y asientos automáticos.
-Mantiene plan de cuentas.
-Genera informaciones contables periódicas.
-Realiza las periodificaciones oportunas.
-Confecciona libros oficiales.
-Concilia impuestos.
-Prepara liquidaciones/declaraciones.
-Concilia cuentas corrientes (resto de cuentas).
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AREA DE INMOVILIZADO
RESPONSABLE DE INMOVILIZADO
-Recibe necesidades de adquisición de inmovilizado y en, su caso, decide la
compra.
-Solicita ofertas.
-Controla bajas y ventas de inmovilizado.
-Decide criterios de amortización de inmovilizado y variaciones de los mismos.
-Decide trabajos a realizar para el propio inmovilizado y los criterios de valoración
a aplicar.
-Controla inventarios de inmovilizado.
-Controla valoraciones para asegurar el inmovilizado.
-Controla las inversiones autorizadas con las realizadas.
-Controla trabajos autorizados para el propio inmovilizado con los realmente
ejecutados.
ADMINISTRATIVO DE INMOVILIZADO
-Da altas de inmovilizado cuando se adquieren bienes.
-Anota criterios de amortización.
-Efectúa los cálculos de las amortizaciones.
-Prepara relaciones para inventario de inmovilizado.
-Realiza modificaciones en las fichas de inmovilizado (variaciones en criterios,
situación, etc.).
-Prepara relaciones de situación de inmovilizado.
-Da bajas de inmovilizado.
AREA DE ARCHIVO
ADMINISTRATIVO DE ARCHIVO
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-Recoge los documentos pendientes de archivar.
-Archiva los documentos.
-Busca y entrega los documentos que le soliciten (los que están en el archivo).
-Controla los documentos que salen del archivo y quién los tiene.
-Controla los archivos numéricos (que no haya huecos).
AREA INFORMATICA
RESPONSABLE DEL SISTEMA
-Enciende y apaga el equipo.
-Realiza copias de seguridad.
-Mantiene la administración de usuarios.
-Controla utilización material auxiliar y realiza adquisiciones del mismo.
-Prepara y realiza formatos de informaciones, con las utilidades de las
aplicaciones, cuando se lo soliciten personas autorizadas.
-Evalúa
nuevas
necesidades
informáticas
para
mantener
un
nivel
de
calidad/prestaciones adecuado a la actividad de la empresa.
-Realiza las pruebas Test, pertinentes, cuando se implanten nuevas aplicaciones
o se realicen modificaciones sobre las ya existentes.
3. RELACIÓN DE DOCUMENTOS FORMALES POR AREAS DE LA
EMPRESA:
AREA DE EXPEDICIONES/FACTURACIÓN:
•
Pedido del cliente.
•
Nota de pedido (documento interno)
•
Albarán de salida de mercancía.
•
Nota de preparación de mercancía o nota de carga de
mercancía.
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•
Relación de pedidos a servir.
AREA DE APROVISIONAMIENTOS/ALMACÉN
•
Nota de pedido de compra.
•
Albarán de compra (del proveedor.
•
Nota de traspaso de productos entre almacenes.
•
Nota de devolución de compras o de entradas en almacén.
•
Nota de regularización de productos (existencias, precios,
etc.)
•
Nota de salida de productos de almacén.
•
Nota de entrada en almacén.
•
Factura de compra.
AREA DE CONTABILIDAD
•
Libro de caja.
•
Libro diario.
•
Balance de sumas y saldos.
•
Balance de situación.
•
Cuenta de pérdidas y ganancias.
•
Cuentas de mayor.
•
Balance general de cuentas.
•
Cuentas de explotación (totales y por secciones).
•
Recibos de caja.
•
Libros registro de facturas recibidas y emitidas.
•
Relaciones y documentos de declaración.
•
Relaciones y documentos de liquidación.
•
Extractos bancarios.
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AREA DE TESORERÍA
• Documentos de cobro (cheques, xerocopias, letras, etc.)
• Documentos de pago (cheques, letras, pagarés, recibos, etc.)
• Notas de ingreso en cuenta bancaria.
• Notas de cargo o abono en banco.
• Extractos bancarios.
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