Presentación

Manejo de proyectos y
control de riesgos
Centro de Desarrollo
Empresarial
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Agenda
1. Términos clave en el manejo de proyectos
2. Principales factores de riesgo en el manejo de proyectos y sus posibles
causas
3. Algunas ideas de solución y prevención de riesgos
4. Sesión de preguntas
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TÉRMINOS CLAVE EN EL
MANEJO DE PROYECTOS
Términos clave en manejo de proyectos
Programa:
Un conjunto de proyectos interrelacionados cuyo objetivo final
es el desarrollar una nueva
habilidad de negocio.
¿Que es la Administración de Programas?
►
Coordinación inter-proyectos
►
Un ambiente controlado y procesos para un
desarrollo eficiente
►
Requiere técnicas y metodologías diferentes
para controlar su gestión
►
Dirige y verifica la calidad de cada uno de los
proyectos (un proyecto se mueve dentro de un
presupuesto, la Administración de Proyectos
maneja los presupuestos).
►
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Administra la dinámica de cambio
Proyecto:
La asignación de unos recursos
con el fin de alcanzar un
resultado específico con un
presupuesto y plan de trabajo
claramente establecido.
¿Que es la Administración de Proyectos?
►
Enfocada a proveer productos específicos
(como diseños de procesos, diseños de
cargos, aplicaciones de software, etc.)
►
Administra el alcance, la calidad, los
riesgos asociados y los esfuerzos con el
objetivo de proveer un producto
específico
►
Menor duración
La Gestión de proyectos incluye …
Aplicación de…
„
Un conjunto de principios, métodos,
herramientas y técnicas para cumplir con
los requerimientos del proyecto.
Gerenciar un
proyecto incluye…
„
„
„
El plan de gestión
del proyecto…
Disciplina para…
„
„
„
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es iterativo y puede alcanzarse a través de
una elaboración progresiva, lo cual incluye
un mejoramiento continuo y la obtención de
un plan detallado de ejecución
Identificar los requerimientos.
Establecer objetivos claros y alcanzables.
Balancear la relación entre las restricciones
del proyecto
„
Realizar un trabajo eficiente y focalizado y
con un comportamiento orientado a la meta
Manejo transparente de riesgos
Planear con anticipación y evitar incendios
Elementos clave de la Gerencia de Proyectos …
restricciones identificadas….
1
2
Tiempo
4
3
5
Alcance
6
Recursos
7
Satisfacción
del cliente
Page 6
Calidad
Costo
Riesgos
Elementos clave de la Gerencia de Proyectos …
Areas de conocimiento….
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Elementos clave de la Gerencia de Proyectos …
Areas de conocimiento….
GERENCIA DE PROYECTOS
4. Gerencia de integración del proyecto
4.1 Desarrollar la carta de apertura del proyecto
4.2 Desarrollar la declaración preliminar del alcance del
proyecto
4.3 Desarrollar el plan de gerencia del proyecto
4.4 Orientar y gerencia la ejecución del proyecto
4.5 Monitorear y controlar el trabajo del proyecto
4.6 Control de cambios
4.7 Cerrar el proyecto
7. Gerencia de costos del proyecto
7.1 Estimativa de costos
7.2 Presupuesto
7.3 Control de costos
10. Gerencia de comunicaciones del proyecto
10.1 Planeación de las comunicaciones
10.2 Distribución de las informaciones
10.3 Informe de desempeño
10.4 Gerenciar de las partes interesadas
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5. Gerencia del alcance del proyecto
5.1 Planeación del alcance
5.2 Definición del alcance
5.3 Crear EAP
5.4 Verificación del alcance
5.5 Control del alcance
8. Gerencia de calidad del proyecto
8.1 Planeación de la calidad
8.2 Realizar aseguramiento de calidad
8.3 Realizar el control de calidad
11. Gerencia de riesgos del proyecto
11.1 Planeación de la gerencia de riesgos
11.2 Identificación de los riesgos
11.3 Análisis cualitativo de riesgos
11.4 Análisis cuantativo de riesgos
11.5 Planeación de respuestas a riesgos
11.6 Seguimiento y control de riesgos
6. Gerencia del tiempo del proyecto
6.1 Definición de las actividades
6.2 Secuencia de las actividades
6.3 Estimación de recursos de las actividades
6.4 Estimación de la duración de las actividades
6.5 Desarrollo del cronograma
6.6 Control del cronograma
9. Gerencia de recursos humano del proyecto
9.1 Planeación de recursos humanos
9.2 Contratar equipo de trabajo
9.3 Desarrollar equipo de trabajo
9.4 Gerenciar el equipo de trabajo
12. Gerencia de adquisiciones del proyecto
12.1 Planear compras y adquisiciones
12.2 Planear contrataciones
12.3 Solicitar respuestas de proveedores
12.4 Seleccionar proveedores
12.5 Administración de contrato
12.6 Finalización de contrato
Elementos clave de la Gerencia de Proyectos …
Procesos de gerenciamiento….
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Elementos clave de la Gerencia de Proyectos …
Procesos de gerenciamiento….
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PRINCIPALES FACTORES DE
RIESGO EN EL MANEJO DE
PROYECTOS Y SUS POSIBLES
CAUSAS
Principales factores de riesgo en el
gerenciamiento de un proyecto
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Estos factores de riesgo, si no son gestionados de
manera adecuada y oportuna… conllevan a…
►
Mala planificación, las estimaciones son poco realistas.
►
Mala gestión, se involucran al proyecto recursos sin
experiencia
►
Objetivos poco claros, contradictorios o cambios en los
objetivos durante la ejecución del proyecto
►
Falta de apoyo y compromiso de los principales
stakeholders (usuarios, clientes, las partes intervinientes)
►
Mala comunicación (interna o externa)
►
Falta de preparación de la organización para recibir el
cambio
►
Soluciones implantadas de forma inadecuada en relación
con la arquitectura de información (procesos de negocio o
técnico)
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Analicemos las posibles causas de estas fallas…
Proceso de iniciación del proyecto
„
No existe un project charter del Proyecto
„
No se realizó el caso de negocio del proyecto
„
No se define y/o empodera oportunamente al
Gerente de Proyecto
„
No hay una clara descripción del proyecto y/o los
objetivos del proyecto no están claros
„
No se hace una buena “venta” del proyecto dentro
de la organización.
„
No se identificaron a todos los interesados
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Analicemos las posibles causas de estas fallas…
Proceso de Planeación del
proyecto
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„
No se realiza una planeación oportuna o
suficiente
„
Las especificaciones son poco claras
„
No existe apoyo de la Alta Dirección
„
Equipo de Proyecto sin experiencia en planeación
o en proyectos
„
No se consideró la gestión de los riesgos
„
No se realiza un adecuado análisis de
restricciones
Analicemos las posibles causas de estas fallas…
Proceso de Ejecución del proyecto
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„
Manejo inadecuado de la gestión integrada de cambios
„
El recurso humano asignado no cuenta con el perfil y/o
las habilidades necesarias
„
Desincronización de recursos o de actividades
„
Cambios no controlados en el alcance
„
Cambios no controlados en el cronograma
„
Falta de apoyo de la alta dirección
„
Cambios en las restricciones del proyecto no
manejadas apropiadamente
„
Falta de uso de técnicas y herramientas de control de
proyectos
Analicemos las posibles causas de estas fallas…
Proceso de Seguimiento y control
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„
No se establecieron puntos de chequeo
„
Inadecuado gestión de riesgos del proyecto
„
Seguimiento inoportuno y/o inadecuado a los
Proyectos
„
No se controlan los cambios de manera integrada
„
No hay sistemas de control operando
Analicemos las posibles causas de estas fallas…
Proceso de cierre del proyecto
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„
Los productos entregados nos están alineados
con las expectativas
„
El Producto está incompleto.
„
Preparación insuficiente o nula para la
recepción del Entregable por parte del cliente
o del usuario
ALGUNAS IDEAS DE
SOLUCIÓN Y PREVENCIÓN DE
RIESGOS
Factores claves de éxito
1
Patrocinio por
parte de
presidencia / junta
directiva
La PMO debe demostrar el valor agregado que resulta de la
inversión agregada
Alto nivel de poder, autoridad y control sobre los proyectos
de inicio a fin
Gestión activa de lar resistencia al cambio y eliminación de
barreras
2
Comunicación
efectiva e
involucramiento de
los “stakeholder”
3
Aprender de
proyectos pasados
4
Planeación estricta
y detallada
5
Distribución de
recursos según las
necesidades y
perfil requeridos
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Acordar las metas, establecer las métricas de progreso, medidas
y reportes, y comunicar el éxito
Crear repositorio de información
Utilizar como referencia las experiencias y lecciones aprendidas de
proyectos pasados
Reflejar en los planes de trabajo estimados de costos, esfuerzo, y
tiempo.
Incluir en el plan de trabajo y presupuesto holgura/contingencia
Asegurar que los recursos asignados cuenten con el conocimiento y
experiencia requerida, y estén capacitados en la gerencia de proyectos.
Identificar cuando es necesario contratar externos para que ayuden al
equipo a desarrollar las habilidades requeridas
Es necesario definir un modelo de proyectos….
Principios de un Modelo de Proyectos
... Un Modelo de proyectos evita …
►
►
Iniciativas en desalineadas
Iniciativas en conflicto
►
►
Iniciativas aisladas
Objetivos equivocados
►
►
… con el fin de que los programas y proyectos habiliten las
estrategias y los objetivos organizacionales
►
Institucionalizar el Modelo de Gobierno de
programas y proyectos
Compartir y coordinar recursos
transversales
Desarrollar de metodologías y estrategias
de administración de proyectos, mejores
prácticas y estándares comunes
Administrar y consolidar los riesgos de
todos los proyectos centralizadamente
Coordinar las comunicaciones
Monitorear los cronogramas y presupuestos
a todo nivel en la organización
Alinear los estándares de calidad para todos
los proyectos entre los gerentes de
proyectos y cualquier ente interno o
externo
±
Es necesario administrar eficientemente los proyectos y programas entendiendo y ajustando la
del modelo de proyectos a las necesidades propias de la Empresa.
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21
operación
Se debe definir como la gerencia de proyectos
reporta y gobierna los proyectos…
►Informar estado de
avance de los hitos.
►Seguimiento del
alcance
Ejecutivo
► Reportar avance
► Seguimiento a
ruta
crítica
► Seguimiento de
incidencias
a las incidencias
y dependencia
dependencias
► Gestión de línea base
► Integrar esfuerzos de trabajo
Comité
directivo
► Monitoreo
Frente de
trabajo
1
Page 22
PMO
Frente de
trabajo
2
Rol principal:
► Aprobar recomendaciones de frentes
de trabajo
► Resolver problemas entre frentes de
trabajo
► Facilitar la integración de esfuerzos
Rol principal:
► Integración y alineación de los distintos frentes de
trabajo y
► Velar por el cumplimento del plan de trabajo.
► Comunicar el avance y estado del proyecto/programa
► Velar por la coordinación de los diferentes frentes del
proyecto, resaltando las dependencias entre las
diferentes iniciativas
Frente de
trabajo
3
Frente de
trabajo
4
Otros
Se deben priorizar los proyectos alineados con las
necesidades estratégicas y operativas
Alineación de Estrategia
► Alineación de la estrategia a largo plazo
► Cumplimiento
Crecimiento
Impacto financiero
(directo)
Impacto no financiero
Excelencia operacional
► Incremento de margen ►Impacto en costos
► Incremento de clientes ►Costos del Inventario
► Incremento de la
capacidad para
soportar el crecimiento
► Cambio FTE
► Mitigación del riesgo
► Evitar costos
► Satisfacción del
empleado
Riesgo de la ejecución
del proyecto
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►Obtención
Experiencia del cliente
► Necesidades
de
clientes/socios
► Alineación
del cliente
de la estrategia del cliente
► Mejorar ingresos de clientes
► Control
► Alineación
oportuna de los beneficios
►Presencia del cambio (interno y externo)
►Capacidades organizacionales y aslistamiento
Se debe realizar una gestión adecuada de
riesgos
1
2
3
Planear la gestión
de riesgos
Identificar los
riesgos
Análisis cualitativo
de los riesgos
Definir cómo realizar las
aactividades de gestión de riesgos
en los proyectos
Determinar que riesgos pueden
afectar el proyecto y documentar
sus características
Priorizar los riesgos para realizar
otros análisis o acciones
posterioress, evaluando y
combinando su ocurrencia y
probabilidad de impacto
4
5
6
Análisis cualitativo
de los riesgos
Planificar la
respuesta a los
riesgos
Realizar el
seguimiento y control
de riesgos
Análizar numéricamente el efecto
de los riesgos identificados en los
objetivos generales del proyecto
Desarrollar acciones y opciones
para mejorar las oportunidades y
reducir las amenazas a los
objetivos del proyecto
Realizar el seguimiento a los riesgos
identificados, supervisar los riesgos
residuales, identificar nuevos riesgos,
ejecutar planes de respuesta a los
riesgos y evaluar su efectividad a lo
largo del ciclo de vida del proyecto
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Se debe llevar a cabo un programa de control
efectivo del proyecto / programa…
(10) Comunicación: Durante la
fase de monitoreo y control, el
área de comunicaciones enfatiza
en el desarrollo de informes según
el perfil de los interesados.
(8) Calidad: Medir los indicadores
claves de éxito, para evaluar la
calidad de los resultados de los
proyectos.
(4) Integración: Área de
conocimiento que contempla todo
el ciclo de vida del proyecto,
iniciando con el desarrollo del
project charter hasta el cierre del
proyecto. Incluye las actividades
relacionadas con gestión del
(5)Alcance, (6)Tiempo, (7) Costos y
(9) Recursos
(12) Proveedores:
Complementando la gestión de
recursos, existe un seguimiento
detallado a los proveedores, para
que se alineen a la estrategia de la
Empresa.
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(10) Comunicación: Durante la
fase de monitoreo y control, el
área de comunicaciones enfatiza
en el desarrollo de informes
según el perfil de los
interesados.
(10) Comunicación: El marco
general de E&Y contiene un
capítulo separado, para la
gestión del cambio de cada uno
de sus proyectos.
Administración
Del Cambio
Presentación
de Informes
Gestión de
Beneficios
Alineación
Estratégica y
casos de
negocios
Aceptación del
Negocio
Medición y
Seguimiento
Procesos de
Gestión de
proyectos
Compromiso y
Comunicación a los
Interesados
Programa
de Control
efectivo
Ejecución
Visión y
dirección
Patrocinio
Planificación
Gobernabilidad
Recursos
(Gente, Factores
Culturales,
Tecnología)
Gestión de Riesgos
(7) Costos: alinear la estrategia de la
Empresa con el alcance del proyecto, con
el fin de alcanzar las metas a corto y largo
plazo. Por ejemplo Reducir Costos,
Identificar nuevos mercados, etc.
(10) Comunicación: En la fase de iniciación,
la importancia de comunicar la necesidad
de la compañía y el soporte a los
proyectos, es de vital importancia para
lograr el correcto patrocinio.
(9) Recursos: Dependiendo de la
estructura organizacional y los roles que se
identifican durante los proyectos. Es
necesaria la administración de un pool de
recursos de para maximizar su
disponibilidad.
(11) Riesgos: Como parte fundamental de
nuestro marco general, dedicamos especial
atención a los riesgos en las fases de
planeación y monitoreo y control.
PREGUNTAS….?
Manejo de proyectos y
control de riesgos