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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA TESIS DE GRADO PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE LICENCIADO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA CPA TEMA: “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA CONTROL DE ACTIVOS FIJOS EN LA EMPRESA DE SERVICIOS PETROLEROS CIA. LTDA." AUTORA: LORENA GARZÓN CALLE DIRECTOR DE TESIS: DR. JORGE GUERRERO Quito, 2010 DEDICATORIA A mi esposo Jorge Augusto por el amor que me brinda día a día, por el impulso, apoyo y comprensión, por compartir conmigo mis triunfos y fracasos; a mis hijas Gianelle Roxana y Andrea Salomé porque más que ser un logro personal es el de mi familia. Espero que este sea el inicio del camino que mediante la bendición de Dios mis hijas continúen y culminen para su bienestar y porvenir. ii AGRADECIMIENTO A Dios, por su infinita bondad al guiarme y protegerme en todos los actos de mi vida, por brindarme cada día la fuerza que necesito para vivir y seguir adelante. Al personal académico que con sus acertados conocimientos impartieron en el objetivo propuesto. Al Dr. Jorge Guerrero, por su valiosa colaboración y ayuda desinteresada en el desarrollo de esta tesis y la culminación de este objetivo. A la Universidad Tecnológica Equinoccial, por brindarme la oportunidad de obtener el título Universitario a través de sus maestros y acertados conocimientos. iii TABLA DE CONTENIDOS DEDICATORIA .......................................................................................................................................... II AGRADECIMIENTO .................................................................................................................................. III RESUMEN ................................................................................................................................................ X CAPITULO I .............................................................................................................................................. 1 INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................... 1 1.1 ANTECEDENTES .......................................................................................................................... 1 1.2 JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA DEL TEMA ................................................................................. 3 1.3 DELIMITACIÓN DEL TEMA ........................................................................................................... 4 1.4 ALCANCE DEL TRABAJO .............................................................................................................. 4 1.5 OBJETIVOS ................................................................................................................................. 5 1.5.1 1.5.2 1.6 OBJETIVO GENERAL .................................................................................................................. 5 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................................................. 6 IDEA A DEFENDER ....................................................................................................................... 7 CAPITULO II ............................................................................................................................................. 8 MARCO TEÓRICO Y LEGAL ........................................................................................................................ 8 2.1 DEFINICIONES ............................................................................................................................ 8 2.1.1 ACTIVOS ................................................................................................................................. 8 2.1.1.1 Tipos de Activos ......................................................................................................... 9 2.1.2 COSTO ................................................................................................................................. 12 2.1.3 DEPRECIACIÓN ....................................................................................................................... 12 2.1.4 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO ................................................................................................. 13 2.1.5 VALOR NOMINAL Y VALOR RESIDUAL ......................................................................................... 14 2.1.6 VIDA ÚTIL ............................................................................................................................. 14 2.1.7 VALOR EN LIBROS ................................................................................................................... 16 2.2 CLASIFICACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS ...................................................................................... 17 2.2.1 ACTIVO FIJO TANGIBLE ............................................................................................................ 17 2.2.1.1 Activo Fijo Tangible Depreciable .............................................................................. 18 2.2.1.2 Activo Fijo Tangible No Depreciable ........................................................................ 18 2.2.1.3 Activo Fijo Tangible Agotable .................................................................................. 19 2.2.2 ACTIVO FIJO INTANGIBLE ......................................................................................................... 19 2.2.2.1 Activo Fijo Intangible Amortizable ........................................................................... 20 2.2.2.2 Activo Fijo Intangible No Amortizable ..................................................................... 20 2.3 NIIFS (NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA) ........................................ 21 2.3.1 NIC 16. INMOVILIZADO MATERIAL (PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO) ............................................... 21 2.3.1.1 Referente al Reconocimiento y Valoración del Inmovilizado Material .................... 23 2.3.1.2 Referente al Intercambio de Activos ........................................................................ 23 2.3.1.3 Referente a la Valoración Posterior al Reconocimiento Inicial ................................ 24 2.3.1.4 Referente a la Depreciación o Amortización ............................................................ 24 2.3.1.5 Referente a la Revisión de la vida útil ...................................................................... 27 2.4 LEY DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO Y SU REGLAMENTO ..................................................... 27 2.4.1 REFERENTE A LA TRANSFERENCIA DE BIENES ................................................................................ 28 2.4.2 REFERENTE A LA DEPRECIACIÓN ................................................................................................ 31 2.4.3 MÉTODOS DE DEPRECIACIÓN ........................................................................................... 33 2.4.3.1 Método de línea recta.............................................................................................. 33 iv 2.4.3.2 2.4.3.3 2.5 Método de las Unidades Producidas ....................................................................... 35 Método de la Suma de los dígitos de los años ......................................................... 37 CODIFICACIÓN .......................................................................................................................... 40 2.5.1 DEFINICIÓN ....................................................................................................................... 40 2.5.2 CARACTERÍSTICAS ............................................................................................................. 40 2.5.2.1 Preciso ..................................................................................................................... 41 2.5.2.2 Flexible ..................................................................................................................... 41 2.5.2.3 Conciso ..................................................................................................................... 42 2.5.2.4 Significativo ............................................................................................................. 42 2.5.2.5 Jerarquizado ............................................................................................................ 42 2.5.2.6 Por código de Barras ................................................................................................ 43 2.5.3 MÉTODOS DE CODIFICACIÓN .................................................................................................... 43 2.5.3.1 Sistema de Codificación No Significativo ................................................................. 44 2.5.3.2 Sistema de Codificación no Significativo Secuencial ................................................ 44 2.5.3.3 Sistema de Codificación no Significativo Por Bloques .............................................. 45 2.5.3.4 Sistema de Codificación Significativo ....................................................................... 45 2.5.3.5 Sistema de Codificación Significativo Por Grupos .................................................... 45 2.5.4 RECODIFICACIÓN ............................................................................................................... 46 2.5.5 REGLAMENTO SOBRE ACTIVOS FIJOS EN EL ECUADOR ...................................................... 47 CAPITULO III .......................................................................................................................................... 52 DIAGNOSTICO DEL MANEJO ACTUAL DE LOS ACTIVOS FIJOS EN LA EMPRESA DE SERVICIOS PETROLEROS CIA. LTDA. ......................................................................................................................... 52 3.1 LA EMPRESA ............................................................................................................................. 52 3.1.1 MISIÓN .............................................................................................................................. 52 3.1.2 VISIÓN ............................................................................................................................... 52 3.1.3 POLÍTICA DE CALIDAD‐ ISO 9001 – 2000 ........................................................................... 53 3.1.4 GIRO DE LA EMPRESA ........................................................................................................ 53 3.1.5 SERVICIOS QUE PRESTA ..................................................................................................... 54 3.1.6 CLIENTES ........................................................................................................................... 55 3.1.7 AMBIENTE INTERNO .......................................................................................................... 55 3.1.8 TIPO DE ORGANIZACIÓN ................................................................................................... 56 3.1.9 ORGANIGRAMA ................................................................................................................. 58 3.1.10 AMBIENTE EXTERNO ..................................................................................................... 59 3.1.11 MERCADOS ................................................................................................................... 59 3.1.12 ANÁLISIS FODA ............................................................................................................. 59 3.1.12.1 Fortalezas ................................................................................................................ 60 3.1.12.2 Oportunidades ......................................................................................................... 60 3.1.12.3 Debilidades .............................................................................................................. 61 3.1.12.4 Amenazas ................................................................................................................ 62 3.2 PROCEDIMIENTOS QUE SE APLICAN EN LOS REGISTROS CONTABLES Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS. ...................................................................................................................................... 63 3.3 INVERSIÓN DE ACTIVOS FIJOS EN LA EMPRESA DE SERVICIOS PETROLEROS CIA. LTDA. DURANTE LOS TRES ÚLTIMOS AÑOS DE ACTIVIDAD. ............................................................................... 64 3.3.1 ANÁLISIS DE ACTIVOS FIJOS FRENTE A LOS ACTIVOS TOTALES (2006‐2007‐2008) ............. 66 3.3.2 ACTIVOS QUE TIENE ACTUALMENTE LA EMPRESA SERVICIOS PETROLEROS CIA LTDA. ..... 66 3.3.3 CLASIFICACIÓN POR RUBROS DE LOS ACTIVOS FIJOS. ....................................................... 67 3.3.4 DESCRIPCIÓN DE LOS ACTIVOS DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PETROLEROS DE ACUERDO A SUS FAMILIAS ................................................................................................................................... 69 3.4 3.4.1 PROCEDIMIENTO PARA ADQUISICIONES DE ACTIVOS FIJOS ...................................................... 72 COMPRA LOCAL ................................................................................................................. 73 v 3.5 VENTA DE ACTIVOS FIJOS ......................................................................................................... 73 3.6 TRANSFERENCIA DE ACTIVOS FIJOS........................................................................................... 74 3.7 INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS ................................................................................................ 74 3.8 MANEJO CONTABLE DE LOS MOVIMIENTOS DE ACTIVOS FIJOS ................................................. 75 CAPITULO IV .......................................................................................................................................... 76 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS ................................. 76 4.1 ASPECTOS GENERALES .............................................................................................................. 76 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.2 ALCANCE ........................................................................................................................... 77 OBJETIVO GENERAL ........................................................................................................... 78 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................................................... 78 POLÍTICAS DE ACTIVOS FIJOS ............................................................................................. 79 CONSIDERACIONES GENERALES ................................................................................................ 86 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.2.5 4.2.6 4.2.7 4.3 CONCEPTO DE ACTIVOS FIJOS ........................................................................................... 86 REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS ............................................................................................. 86 INGRESO DE ACTIVOS FIJOS ............................................................................................... 86 EGRESO DE ACTIVOS FIJOS ................................................................................................ 88 TRASPASO DE ACTIVOS FIJOS ............................................................................................ 90 ENTREGA‐RECEPCIÓN DE ACTIVOS FIJOS .......................................................................... 91 REPOSICIÓN DE ACTIVOS FIJOS ......................................................................................... 91 JERARQUIZACIÓN DE LA RESPONSABILIDAD ............................................................................. 92 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.4 MÁXIMA AUTORIDAD ........................................................................................................ 92 RESPONSABILIDAD POR LA CUSTODIA .............................................................................. 92 RESPONSABILIDAD POR EL USO ......................................................................................... 92 CONTABILIZACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS ................................................................................. 93 4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.4.4 4.5 ADICIONES, MEJORAS Y REPARACIÓN ............................................................................... 93 DEPRECIACIONES .............................................................................................................. 94 BIENES DE CONTROL .......................................................................................................... 97 CUENTAS ........................................................................................................................... 99 CODIFICACIÓN ........................................................................................................................ 100 4.5.1 4.6 ESTRUCTURA ................................................................................................................... 101 NIVELES DE RESPONSABILIDAD Y APROBACIÓN ...................................................................... 111 4.6.1 4.6.2 4.6.3 4.7 RESPONSABILIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN .................................................................. 111 RESPONSABILIDAD DEL REGISTRO CONTABLE ................................................................. 112 RESPONSABILIDAD DEL USO Y CONSERVACIÓN .............................................................. 112 TRATAMIENTO CONTABLE ...................................................................................................... 113 4.7.1 4.7.2 4.7.3 4.7.4 4.7.5 4.7.6 4.7.7 4.7.8 4.7.9 4.7.10 4.8 TERRENOS ....................................................................................................................... 113 EDIFICIOS ......................................................................................................................... 114 MUEBLES Y ENSERES ....................................................................................................... 115 EQUIPOS DE OFICINA ....................................................................................................... 116 EQUIPOS DE COMPUTACIÓN ........................................................................................... 117 UNIDADES DE TRANSPORTE ............................................................................................ 117 PROYECTOS EN PROCESO ................................................................................................ 118 VENTA DE ACTIVOS FIJOS ................................................................................................ 119 BAJA O DONACIÓN DE ACTIVOS FIJOS ............................................................................. 120 CONSTRUCCIONES ...................................................................................................... 123 PROCEDIMIENTOS .................................................................................................................. 123 vi 4.8.1 4.8.2 4.8.3 4.9 INGRESOS ........................................................................................................................ 123 EGRESOS .......................................................................................................................... 126 REPOSICIÓN ..................................................................................................................... 131 FORMULARIOS ....................................................................................................................... 135 4.9.1 USO DE FORMULARIOS .................................................................................................... 135 4.9.2 DISTRIBUCIÓN DE FORMULARIOS ................................................................................... 136 4.9.3 DESCRIPCIÓN Y FICHA DE FORMULARIOS ........................................................................ 136 4.9.3.1 FORMULARIO SOLICITUD A BODEGA SB‐101 ........................................................ 136 4.9.3.2 FORMULARIO INFORME DE INGRESO DE ACTIVOS FIJOS IB‐102 .......................... 138 4.9.3.3 FORMULARIO INFORME EGRESO DE BODEGA EB‐103 ......................................... 141 4.9.3.4 FORMULARIO DEVOLUCIÓN DE BIENES DE ACTIVOS FIJOS DA‐104 ...................... 144 4.9.3.5 FORMULARIO TRASPASO DE BIENES DE ACTIVOS FIJOS TB‐105 ........................... 147 4.9.3.6 FORMULARIO REGISTRO INDIVIDUAL DE ACTIVOS FIJOS‐BIENES RI‐106 .............. 150 CAPITULO VI ....................................................................................................................................... 152 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................................................................ 152 5.1 CONCLUSIONES ...................................................................................................................... 152 5.2 RECOMENDACIONES .............................................................................................................. 156 BIBLIOGRAFÍA ...................................................................................................................................... 158 ANEXO I ............................................................................................................................................... 161 ANEXO II .............................................................................................................................................. 177 ANEXO IV ............................................................................................................................................ 178 vii ÍNDICE DE GRÁFICOS Gráfico 1: Ambiente Interno ......................................................................... 56 Gráfico 2: Organigrama Estructural ............................................................. 58 Gráfico 3: Diagrama de Flujo del procedimiento de ingreso de activos ..... 125 Gráfico 4: Diagrama de Flujo del procedimiento de egresos ..................... 130 Gráfico 5: Diagrama de Flujo del procedimiento de reposición .................. 134 Gráfico 6: Solicitud a Bodega SB-101........................................................ 137 Gráfico 7: Informe de Egreso de Activos Fijos IB-102 ............................... 140 Gráfico 8: Informe Egreso de Bodega EB-103 ........................................... 143 Gráfico 9: Devolución de Bienes de Activos Fijos DA-104 ......................... 146 Gráfico 10: Formulario Traspaso de Bienes de Activos Fijos TB-105 ........ 149 Gráfico 11: Registro Individual de Activos Fijos-Bienes RI-106 ................. 151 viii ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1: Inversión de Activos Fijos- Empresa Servicios Petroleros Cía. Ltda. .. 64 Tabla 2: Representación porcentual por grupo .................................................. 65 Tabla 3: Activos Fijos frente Activos Totales ...................................................... 66 Tabla 4: Depreciaciones ..................................................................................... 72 Tabla 5: Porcentajes Anuales aplicados por Servicios Petroleros Cía. Ltda. ... 81 Tabla 6: Estructura general del código de activos fijos .................................... 110 Tabla 7: Niveles de responsabilidad sobre activos fijos ................................... 111 Tabla 8: Cuenta Terrenos ................................................................................. 113 Tabla 9: Cuenta Edificios .................................................................................. 114 Tabla 10: Cuenta Muebles y Enseres .............................................................. 115 Tabla 11: Cuenta Eq. de Oficina ...................................................................... 116 Tabla 12: Eq. de Computación ......................................................................... 117 Tabla 13: Cuenta Transporte............................................................................ 118 Tabla 14: Cuenta Proyectos en Procesos ....................................................... 118 Tabla 15: Cuenta Activos Fijos ......................................................................... 119 Tabla 16: Cuenta Donación de Activos ............................................................ 122 Tabla 17: Cuenta Construcciones .................................................................... 123 Tabla 18: Descripción del procedimiento de ingreso de activos ...................... 124 Tabla 19: Descripción del procedimiento de egresos ...................................... 127 Tabla 20: Descripción del procedimiento de egresos con bienes en stock ..... 128 Tabla 21: Descripción del procedimiento de egresos con bienes en stock ..... 129 Tabla 22: Descripción del procedimiento de Reposición ................................. 133 Tabla 23: Uso de Formularios .......................................................................... 135 Tabla 24: Distribución de Formularios .............................................................. 136 ix RESUMEN La Empresa de Servicios Petroleros cuenta con un número significativo de activos, además de poseer activos de grandes dimensiones, a pesar de estos factores, la empresa no cuenta con procedimientos documentados acerca del tratamiento contable de los activos. El presente proyecto tiene como finalidad el proponer una solución para el manejo de los activos fijos de la empresa de Servicios Petroleros, problema que ha ocasionado inconvenientes en el proceso contable y administrativo, por lo cual se realizó un levantamiento de los activos de la empresa para elaborar un manual de procedimientos de activos fijos. Se tomo en cuenta para la elaboración de todo el proyecto, a las normas Internacionales de Contabilidad, dado que entrarán en vigencia remplazando a las NEC, lo que asegura la vigencia del Manual por un lapso mayor de tiempo. x CAPITULO I INTRODUCCIÓN 1.1 ANTECEDENTES La empresa de Servicios Petroleros Cía. Ltda., es una empresa que brinda servicios a todas las empresas petroleras del sector público y privado dentro del país, ofrece los siguientes servicios: Workover (taladro o torre de reacondicionamiento de pozos petroleros), Pulling, Swab, Transporte de camiones al vacío (Vacuum), Transporte petrolero (cama alta y baja), winches, Grúa telescópica, Payloder, Montacarga. etc. La empresa está una década prestando estos servicios con total éxito, con lo cual el futuro se le ve cada vez más promisorio. Cada año que ha transcurrido desde su creación la empresa ha comprado todo tipo de activos para aumentar su patrimonio, activos para la operación de la empresa y solidez empresarial, los mismos que se les ha codificado de una manera consecutiva sin diferenciar lo que es un bien y lo que es un activo, es decir, en esta empresa se ha venido llevando con la misma codificación tanto a una perforadora como a un payloder. Lo dicho anteriormente demuestra la imperante necesidad de tener un código diferente, bien sea para los bienes o para los activos, dentro de lo que se enmarca la 1 re codificación y control de los activos, objeto de la presente disertación, lo que le permitirá fortalecer esta debilidad ayudando así a un mejor desempeño organizacional y control de los activos fijos de la empresa. Las tendencias administrativas actuales son: tener localizado, satelizado, y estandarizado todos los bienes y con mucha más razón los activos fijos de la empresa, mediante una codificación y localización adecuada. Por consiguiente la Empresa de Servicios Petroleros Cía. Ltda. se empieza a preocupar por no tener un control automatizado de sus activos, ya que está segura que si no se inicia con un control de activos fijos, llegará a perder el mismo. Este manual no solo busca diagnosticar la situación actual de la codificación y control de los activos fijos, desea ir más allá y primordialmente aspira ser el férreo inicio de una cultura organizacional de toma de inventarios de activos fijos, confianza en los informes y datos proporcionados, que concilie los documentos con lo físico. La falta de información en el área de activos fijos y su aplicación por parte de los empleados ha ocasionado errores en los registros contables; por lo tanto se planteará la temática bajo consideraciones, acorde a lo establecido en las Normas Ecuatorianas de Contabilidad NEC, que se fundamentan en las Normas Internacionales de Contabilidad. 2 1.2 JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA DEL TEMA La Empresa de Servicios Petroleros Cía. Ltda. no posee un Manual de Procedimientos para el registro y control de activos fijos, por lo que presenta falencias en los reportes de los activos fijos, existe la pérdida de muebles, equipos, o si no se pierden se confunden por no tener documentado el traslado a otro sitio, al dar de baja, donar, al entregar a los empleados, por lo que se hace necesario la implementación de un manual que norme todos los procedimientos que faciliten los controles, en sus procesos contables, administrativos relacionados con el manejo y custodia de los activos fijos. La empresa tiene comprometida en sus activos fijos parte muy significativa de sus inversiones, ya que sus equipos constituyen la vértebra principal para la generación de ingresos, los activos fijos forman parte del respaldo financiero y técnico de la empresa. El número de activos fijos como su valor económico requiere de un manejo y control adecuado, de acuerdo con lo establecido por las NEC y NIC y por las disposiciones emitidas por el S.R.I., en la Ley de Régimen Tributario Interno y su reglamento, registrando los movimientos de ingresos, salidas y transferencias de cada uno de los tipos de activos. Los mismos que deben estar regulados por firmas de autorización, etc. 3 La investigación planteará aplicación de las políticas y procedimientos, precisando su accionar en la configuración de las principales variables y se propondrán alternativas para su desarrollo e implementación de un sistema automatizado, actas de bajas, traslados, entrega-recepción de bienes, hoja historial de cada bien, en el que conste los ajustes y gastos de depreciación. 1.3 DELIMITACIÓN DEL TEMA La existencia del manual permitirá que la empresa cuente con una herramienta muy útil de procedimientos para el registro y control de activos fijos, el mismo que servirá para determinar el movimiento, control y tratamiento exacto de los mismos, que actualmente no dispone. Así como se podrá determinar los valores reales de activos fijos y poder realizar los asientos de ajuste al final del ciclo contable de manera confiable. La investigación se realizará tanto en la ciudad de Quito y en el Oriente ecuatoriano por encontrarse la mayor parte de maquinaria y equipo distribuido en esa región. 1.4 ALCANCE DEL TRABAJO El presente trabajo conjuga una investigación teórico-práctico, en primer lugar en base a la Ley de Régimen Tributario Interno y Reglamento de Aplicación; además que sea coherente y sujeta a las Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC), y a las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC), en los aspectos no contemplados por las primeras. Para aplicar estas normativas y principios para la elaboración del 4 Manual de Procedimientos para el Control de Activos Fijos, que se ajuste a la realidad y procedimientos propios de la empresa. Como también realizar un inventario físico de los activos fijos, que permita conocer la realidad sobre la existencia, ubicación, características y demás datos relevantes sobre propiedades planta, equipo y herramientas que dispone actualmente la empresa, a fin de realizar una conciliación. En base a esta información se procedería a sistematizarla de manera que permite el despliegue de datos como son: fecha de adquisición de bienes, valor, clasificación de activos fijos por rubros, cuantificación, movimiento, ubicación responsable, activos en mal estado, etc. Finalmente fijar los procedimientos, niveles de responsabilidad para la adquisición, uso, custodia, baja, venta o donación de los mismos por medio de la elaboración del MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA CONTROL DE ACTIVOS FIJOS EN LA EMPRESA DE SERVICIOS PETROLEROS CIA. LTDA. 1.5 OBJETIVOS 1.5.1 Objetivo General Diseñar un Manual de Procedimientos para el Control de Activos Fijos en la Empresa de Servicios Petroleros Cía. Ltda., de acuerdo con las necesidades y los 5 requerimientos legales contables y administrativos para que sirva como una herramienta de control efectiva. 1.5.2 • Objetivos Específicos Realizar un diagnóstico de la situación actual de los activos de la empresa de Servicios Petroleros Cía. Ltda. • Levantar un inventario físico que permita conocer la situación real sobre las existencias, ubicación, características de los activos fijos. • Buscar alternativas de solución a las falencias contables y administrativas en el campo de los activos fijos. • Identificar los elementos del sistema de activos fijos de la empresa para clasificarlos por rubros. • Analizar la base legal relacionada con los activos fijos. • Determinar y poner en ejecución los procedimientos respectivos para el control de los activos fijos. 6 1.6 IDEA A DEFENDER El diseño de un Manual de Procedimientos para el Control de Activos Fijos para la empresa de Servicios Petroleros Cía. Ltda., permitirá ubicar, identificar, clasificar, cuantificar, responsabilizar y controlar los activos fijos de la empresa; como también creará los procedimientos idóneos para su adquisición, reubicación, pérdida, daño, dar de baja, ponerlos a la venta o donación de los mismos, que contenga políticas y procedimientos claros para su uso, administración, custodia y control por parte de todos los usuarios de dichos bienes. 7 CAPITULO II MARCO TEÓRICO Y LEGAL 2.1 DEFINICIONES 2.1.1 Activos “Es todo lo que posee en propiedad la empresa, no solamente está formado en valores materiales, sino también de valores intangibles, como patentes, llaves del negocio.” 1 Todas las cosas de valor que posee una persona o una compañía, en contraposición de aquellas que debe a terceros, son llamadas activos. En un balance, los activos usualmente se registran en el lado izquierdo y los pasivos en el lado derecho. Cuando la presentación se hace en forma vertical en vez de horizontal, los activos se enumeran primero. En general, el total de activos, menos el total de pasivos, equivale al monto del capital de una sociedad. Cabe indicar que en los Activos se encuentran los recursos económicos de la empresa y de acuerdo a su ubicación en el Balance General se clasifican en: 1 MARURI VIZUETA, Gonzalo, Contabilidad Procedimientos, Quito, Edit. Universidad Central del Ecuador, 1986, p.153 8 2.1.1.1 Tipos de Activos Existen muchos elementos patrimoniales susceptibles de formar parte del Activo, por esta razón diferentes autores han establecido diferentes clasificaciones según el criterio utilizado. “El criterio más utilizado para la clasificación y ordenación de los elementos patrimoniales activos y pasivos es el temporal” 2 , esto quiere decir que en dicha clasificación se debe separar el conjunto de activos que permanecen durante mucho tiempo formando parte del patrimonio de la empresa de los activos que ya desde que se adquieren tienen vocación de permanecer poco tiempo formando parte de dicho patrimonio. En base a este criterio se los puede dividir en: • Activo Circulante o Corriente • Activo Fijo o Permanente • Activo Diferido Activo Circulante o Corriente.- Está constituido por aquellos valores que sirven para la evolución general de un negocio, es decir que está constantemente en movimiento, y que se van a convertir en dinero en un plazo más o menos corto. 2 HIERA, Carlos Rodrigo. Manual de administración de empresas. Editorial Ramón Areces. 2006. Pág. 36 9 El adjetivo corriente significa que esos activos circulan constantemente, entrando y saliendo de la compañía. A veces el término se interpreta erróneamente como refiriéndose a activos líquidos. En realidad, los activos corrientes pueden ser líquidos o no serlo. Un inventario de activos corrientes puede contener bienes que son de fácil venta (líquidos) porque hay gran demanda de ellos, pero también puede contener productos que pasaron de moda y de los cuales es imposible deshacerse. “Activos que se supone serán consumidos o vendidos durante el ciclo normal de negocios de una compañía. Entre ellos se incluyen las materias primas, los bienes terminados y semi terminados.” 3 El Activo Circulante se clasifica en: Activo disponible: Caja, Bancos, Caja chica, Fondo Rotativo. Activo Exigible: Cuentas por Cobrar, Documentos por Cobrar Activo Realizable: Inventarios de mercaderías, materia prima, proceso, productos terminados. Activo Diferido.- El saldo de las cuentas de activo diferido está constituido por gastos pagados por anticipado, sobre las cuales se tiene derecho a recibir un servicio y amortizar al gasto; aprovechado tanto en el mismo ejercicio como en posteriores. “El activo diferido está integrado por valores cuya recuperabilidad está condicionada, generalmente, por el transcurso del tiempo; es el caso de 3 JACQUES Marcuse, Robert. Diccionario de términos financieros & bancarios Colección diccionarios. 4ta edición. ECOE EDICIONES, 2002. Pág. 2 10 inversiones realizadas por el negocio y que en un lapso se convertirán en gastos.” 4 Activo Fijo o Permanente.- Son todos los bienes de naturaleza permanente necesarios para desarrollar las actividades de una empresa. Activos fijos son: “Las propiedades, bienes materiales o derechos que en el curso normal de los negocios no están destinados a la venta, sino que representan la inversión de capital o patrimonio de una dependencia o entidad.” 5 Forman parte de este grupo los bienes que adquiere la empresa y que sirve exclusivamente para el funcionamiento de la misma (no están a la venta), y como tales están sujetas a desgaste o pérdida de valor por su uso o por el transcurso del tiempo, aspecto que se le conoce con el nombre de depreciación. Representan la inversión de capital o patrimonio de una entidad. “Activos considerados permanentes porque son necesarios para el normal desarrollo de las actividades de una compañía, y por ende, no serán vendidos ni desechados en el corto plazo. Edificios, maquinarías y muebles integran normalmente los activos fijos de una compañía cuando ésta los conserva para uso propio.” 6 Para que un bien sea considerado como activo fijo debe cumplir con las siguientes características: 4 VIDALES Rubí. Leonel. Glosario de términos financieros: términos financieros, contables, administrativos, económicos, computacionales y legales Colección .UABC-Plaza y Valdés Plaza y Valdés. 2003. Pág. 23 5 VIDALES Rubí. Leonel. Glosario de términos financieros: términos financieros, contables, administrativos, económicos, computacionales y legales Colección .UABC-Plaza y Valdés Plaza y Valdés. 2003. Pág. 23 6 JACQUES Marcuse, Robert. Diccionario de términos financieros & bancarios Colección diccionarios. 4ta edición. ECOE EDICIONES, 2002. Pág. 3 11 • Poseer una vida útil mayor a un año • Tener un costo representativo • No estar disponible para la venta • Ser de propiedad de la empresa • Que se encuentre en operatividad y por ende ayude a la consecución de la renta empresarial • Estar sujeto a depreciación 2.1.2 Costo Es el conjunto de egresos atribuibles y aplicables a un periodo determinado de tiempo, y que se encuentran relacionados con la actividad de producción, administración, distribución y funcionamiento de una entidad o empresa. 2.1.3 Depreciación “Es el proceso de asignar a gasto o costo, el valor proporcional de un activo de planta o administración, durante un ejercicio económico o durante el período en que se usa el activo fijo” 7 Una depreciación es la reducción del valor contable o de mercado de un activo. Representa un gasto no erogable, por lo que no afecta el flujo de fondos de la empresa. El importe de cada depreciación, es la suma de dinero que debe reservar el 7 VALDIVIESO BRAVO Mercedes, Contabilidad General , Quito, Edit. Nuevo día , 2002, p.240 12 empresario para ir juntando durante los años de vida útil del activo, para que al final, tenga lo suficiente y logre con este importe reponer el mismo bien. 8 Es la distribución del importe depreciable de un activo durante su vida útil estimada. La depreciación en el periodo contable se carga a resultados ya sea directa o indirectamente. La depreciación se calcula y registra de acuerdo a lo dispuesto en el numeral 7 del artículo 10 de la Ley de Régimen Tributario Interno; “Será deducible la depreciación y la amortización, conforme a la naturaleza de los bienes, a la duración de su vida útil y a la técnica contable, así como las que se conceden por obsolescencia y otros casos, en conformidad a lo previsto en esta Ley y su Reglamento” 9 2.1.4 Propiedad, Planta y Equipo Tradicionalmente conocidos como Activos Fijos, son activos tangibles: La propiedad, planta y equipo simboliza todos los activos tangibles adquiridos, construidos o en proceso de construcción, con la intención de emplearlos en forma permanente, para la producción o suministro de otros bienes y servicios, para 8 VIDALES Rubí. Leonel. Glosario de términos financieros: términos financieros, contables, administrativos, económicos, computacionales y legales Colección .UABC-Plaza y Valdés Plaza y Valdés. 2003. Pág. 164 9 Ley de Régimen Tributario Interno. Artículo 10, numeral 7. Referente a las deducciones. 2004 13 arrendarlos, o para utilizarlos en la administración, que no están destinados para la venta y cuya vida útil sobrepasa el año de utilización: 10 a. Los retenidos por una empresa para ser usados en la producción, abastecimiento de bienes o servicios, para rentar a terceros o para propósitos administrativos. b. Se espera ser usados durante más de un periodo. 2.1.5 Valor Nominal y Valor Residual El Valor nominal o valor de adquisición es el valor total que la empresa paga por la adquisición de un activo fijo. El valor Residual se lo conoce también como valor de desecho o valor de salvamento, es el valor estimado que posiblemente tendría el activo fijo al término de su vida útil. “Valor residual es aquella parte del costo de un activo que se espera recuperar mediante venta o permuta del bien al fin de su vida útil.” 11 2.1.6 Vida Útil 10 GÓMEZ Giovanny E. Activos. http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/no%208/ activos.htm 22 de mayo del 2006. Consultado el 04 de octubre del 2009 11 VIDALES Rubí. Leonel. Glosario de términos financieros: términos financieros, contables, administrativos, económicos, computacionales y legales Colección .UABC-Plaza y Valdés Plaza y Valdés. 2003. Pág. 423 14 Es el número de años que en buenas condiciones servirá el activo fijo a la empresa. También se puede referir con este término a el número de unidades de producción u otras similares que la empresa espera obtener de un activo. La vida útil puede ser expresada en años, unidades de producción, kilómetros, horas, o cualquier otra medida. Por ejemplo, para un inmueble, su vida útil suele estimarse en años; para un vehículo, en kilómetros o millas; para una máquina, de acuerdo con las unidades de producción; para las turbinas de un avión, las horas de vuelo. Los factores que pueden determinar la vida útil de un activo son los siguientes 12 : • Factores físicos: Desgaste producido por el uso del activo y el deterioro causado por otros motivos distintos del uso y relacionado con el tiempo. • Factores Funcionales: Obsolescencia tecnológica, incapacidad para producir eficientemente. Insuficiencia para la capacidad actual de la empresa (expansión del negocio) La estimación de la vida útil de un activo fijo debe ser realizada tomando en cuenta dos aspectos: el desgaste físico producido por el uso del activo y el desgaste funcional. El primero es producido por el uso de los activos y el deterioro ocasionado por motivos distintos a su uso como aquellos relacionados con el factor tiempo (óxido y corrosión de la maquinaria). Los factores funcionales se relacionan con la obsolescencia tecnológica y con la incapacidad del activo para operar con eficiencia. 12 MILLONES, Luis Daniel. Los Activos Fijos. Tomado de Monografias.com. http://www.monografias.com/trabajos51/activos-fijos/activos-fijos.shtml 15 2.1.7 Valor en Libros Es el valor que se obtiene del valor actual menos la depreciación acumulada. Se refiere con este nombra a las cifras con que un renglón del activo aparece registrado en los libros de contabilidad, ya sea que representen el cosco, el costo menos depreciación o un valor estimativo. El importe con que aparece registrado en los libros de contabilidad cualquier propiedad, derecho, bien, crédito u obligación. En las sociedades por acciones, el "valor en libros" de una acción común se calcula sumando el capital social exhibido, con el superávit y las utilidades no distribuidas; se resta a la suma el importe de las acciones preferentes, a su valor nominal o de liquidación y dividiendo la diferencia entre el número de acciones comunes que formen parte del capital social. El valor en libros representa únicamente "cifras en libros" y eso puede ser diferente del valor comercial, del valor en el mercado, del valor real, del valor de reposición, del valor de liquidación. Cualquier cifra en los libros de contabilidad que no se haya ajustado. El valor en libros es el valor contable de un activo. 13 13 VIDALES Rubí. Leonel. Glosario de términos financieros: términos financieros, contables, administrativos, económicos, computacionales y legales Colección .UABC-Plaza y Valdés Plaza y Valdés. 2003. Pág. 422 16 2.2 CLASIFICACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS Los activos fijos abarcan el conjunto de partidas que conforman el inmovilizado o estructura económica permanente. Los activos fijos son adquiridos o producidos por la empresa no con la intención de venderlos sino para que contribuyan a la realización de la actividad empresarial, esto es, la producción y/o venta de productos o la prestación de servicios. 14 A su vez el Activo Fijo se clasifica en dos grupos: 2.2.1 Activo Fijo Tangible Todos los bienes corpóreos y que pueden ser apreciados por nuestros sentidos tales como: terrenos, edificios, vehículos, maquinarias, equipos de oficina, equipo de computación, muebles y enseres. Están sujetos a depreciación (excepto terrenos). Conjunto de elementos de naturaleza corpórea, muebles e inmuebles, tales como la maquinaria, el mobiliario, los equipos informáticos, los edificios o los terrenos. Todos ellos, a excepción de los terrenos, se caracterizan porque pierden valor - se deterioran-- con el paso del tiempo, incluso si eventualmente no se utilizasen. 15 Existen Activos Fijos Depreciables, no depreciables y agotables. 14 15 MUÑOZ Merchant Ángel. Fundamentos de Contabilidad. Editorial Ramón Areces, 2003. Pág. 322 Idem 14 17 2.2.1.1 Activo Fijo Tangible Depreciable Los primeros se refieren a aquellos bienes tangibles de una empresa, que pierden valor por su uso. La mayoría de Activos Fijos que una empresa utiliza en la producción son depreciables. Dentro de este campo se puede señalar a los edificios, la maquinaria y equipo, los muebles y enseres, los vehículos, las herramientas, los equipos de computación, entre otros. 16 Existen diferentes métodos para calcular la depreciación de los activos fijos tangibles. El más tradicional es la depreciación por línea recta, en la que anualmente se deprecia una cantidad uniforme hasta cumplir con el objetivo de depreciar el activo totalmente. 2.2.1.2 Activo Fijo Tangible No Depreciable Los Activos Fijos no depreciables son los bienes tangibles de una organización que no pierden su valor por su uso. El activo clásico en esta clasificación son los terrenos. “La tierra regularmente no pierde valor por su uso, puede valorizarse o desvalorizarse; es decir, puede ganar o perder valor en el mercado, pero no se deprecia.” 17 Otros activos que sí pierden valor por su uso pueden clasificarse en este subgrupo, mientras tanto la empresa no los empiece a usar. 16 17 GUZMÁN Vásquez, Alexander. Contabilidad financiera. Universidad del Rosario. Pág. 68 VALDIVIESO BRAVO Mercedes, Contabilidad General, Quito, Edit. Nuevo día , 2002, p.240 18 2.2.1.3 Activo Fijo Tangible Agotable Los Activos Agotables son recursos naturales como minas, bosques, reservas petroleras, etc., que se consumen a través del tiempo por efecto de su explotación. 18 Los recursos naturales no se deprecian pero si se agotan; en la medida en que se explotan se agotan, pues los recursos naturales son limitados. Por ello, para reflejar la realidad financiera de una empresa que incorpore este tipo de activos en su balance, es necesario fijar parámetros mediante los que se encuentre el valor real del activo en explotación. Por ejemplo, con un yacimiento 2.2.2 Activo Fijo Intangible Los Activos Fijos Intangibles son todos aquellos activos que o se pueden palpar o tocar, pero que sin embargo representan un valor para la empresa. En este campo entran los derechos susceptibles de valoración económica, tales como las patentes, las marcas, las franquicias o cualquier otro derecho de propiedad industrial o intelectual, generalmente materializados en contratos o anotaciones en registros públicos. 19 Existen Activos Fijos Intangibles amortizables y no amortizables. 18 MIRANDA Miranda Juan José. Gestión de proyectos: identificación, formulación, evaluación financiera, económica, social, ambiental. 4ta edición. MMEditores. 2000. Pág. 177 19 VALDIVIESO BRAVO Mercedes, Contabilidad General, Quito, Edit. Nuevo día , 2002, p.240 19 2.2.2.1 Activo Fijo Intangible Amortizable Existen derechos de las empresas relacionados con el objeto social del negocio, con carácter de permanencia, pero que pierden valor con el paso del tiempo. Estos activos fijos se conocen como intangibles amortizables. Un ejemplo clásico de este subgrupo son las patentes. Las patentes conceden el derecho a una empresa de explotar comercialmente un descubrimiento obtenido gracias a la investigación, por un periodo determinado. Es el caso de los laboratorios farmacéuticos que realizan investigaciones para encontrar los medicamentos adecuados para tratamientos de enfermedades. Cuando la empresa descubre el medicamento, la ley protege al laboratorio y le permite vender exclusivamente la droga por un periodo determinado, permitiéndole recuperar la inversión. Otros ejemplos de este tipo de activos son las concesiones, las primas de arrendamiento, las licencias de software y las mejoras en localidad arrendada. 2.2.2.2 Activo Fijo Intangible No Amortizable Las compañías llegan a tener activos intangibles asociados con su operación y con carácter de permanencia. Sin embargo, algunos de estos activos, que representan derechos para la empresa, pierden su valor con el paso del tiempo. 20 Cuando un activo que es intangible, es decir, un derecho, pierde valor con el paso del tiempo, se le atribuye la característica de amortizable. Entonces la amortización reconoce la pérdida del valor del activo con el paso del tiempo. En los activos intangibles no amortizables se registran aquellos activos que representan derechos de carácter permanente para la empresa, como el Know How (el conocimiento específico relacionado con el objeto social del negocio), las marcas comerciales avaluadas, entre otros. 20 2.3 NIIFS (NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA) Las NIC y las NIIF fueron emitidas entre 1973 y 2001 por IASC, organismo precedente del actual IASB. Desde abril 2001, año de constitución del IASB, este organismo adoptó todas las NIC y continuó su desarrollo, denominando a los nuevos estándares "Normas Internacionales de Información Financiera" (NIIF o IFRS, por su sigla en inglés). 21 2.3.1 NIC 16. Inmovilizado Material (Propiedad, Planta y Equipo) En esta normativa se remplaza la NEC 12 referente a Propiedades, Planta y Equipos por la NIC 16, nombrada también Inmovilizados Materiales, sin embargo en las 20 21 GUZMÁN Vásquez, Alexander. Contabilidad financiera. Universidad del Rosario. Pág. 70 http://es.wikipedia.org/wiki/Normas_Internacionales_de_Información_Financiera 21 NIIFS simplificadas para las pequeñas y medianas empresas retoman el nombre de Propiedades, Plantas y Equipos. 22 La NEC 13, referente a la contabilización de la depreciación es remplazada a su vez por los puntos contenidos en la NIC 16 referentes a la depreciación y la amortización. En la NIC 16 se utilizan los siguientes términos: El inmovilizado material (Propiedad, Planta y Equipo) son los activos tangibles que: a. Posee una empresa para su uso en la producción o suministro de bienes y servicios, para arrendarlos a terceros o para propósitos administrativos b. Se esperan usar durante más de un ejercicio. La depreciación es tomada como un sinónimo de amortización y se refiere es la distribución sistemática del importe depreciable de un activo a lo largo de su vida útil. • Importe depreciable es el coste histórico del activo o la cantidad que lo sustituya en los estados financieros, una vez se ha deducido el valor residual. 22 NIIFs para PYMES http://www.iasb.org/NR/rdonlyres/5473528F-7703-4165-87A2CD9E3794932C/0/ESEDSMEStandard_web.pdf 22 • Vida útil es el periodo durante el cual se espera utilizar el activo depreciable por parte de la empresa; o bien el número de unidades de producción o similares que se espera obtener del mismo por parte de la empresa. 2.3.1.1 Referente al Reconocimiento y Valoración del Inmovilizado Material El inmovilizado Material se reconoce cuando sea probable que la empresa obtenga los beneficios económicos futuros derivados del mismo; y el coste del activo para la empresa pueda ser valorado con suficiente fiabilidad. La valoración inicial del inmovilizado material debe realizarse por su coste, el cual incluye su precio de adquisición, incluidos los aranceles de importación y los impuestos indirectos no recuperables que recaigan sobre la adquisición, así como cualquier coste directamente relacionado con la puesta en servicio del activo para el uso al que está destinado. 2.3.1.2 Referente al Intercambio de Activos Un elemento perteneciente al inmovilizado material puede ser adquirido por medio de intercambio total o parcial con otro elemento distinto del activo fijo, o a cambio de otro activo cualquiera. El coste de adquisición de tal elemento se valorará por el valor razonable del activo recibido, que es equivalente al valor razonable del activo 23 entregado, ajustado por el importe de cualquier eventual cantidad de efectivo u otros medios líquidos entregados adicionalmente. 2.3.1.3 Referente a la Valoración Posterior al Reconocimiento Inicial Los Inmovilizados Materiales deben ser contabilizados partiendo de su valor nominal o de adquisición, menos la depreciación acumulada al momento del cálculo y el importe acumulado de cualquier pérdida por deterioro del valor que hayan sufrido a lo largo de su vida útil. En la NIC 16 también se detalla un tratamiento alternativo para la valorización posterior, de modo que todo elemento del inmovilizado material debe ser contabilizado por su valor revalorizado, que viene dado por su valor razonable, en el momento de la revalorización, menos la amortización acumulada practicada posteriormente y el importe acumulado de las pérdidas por deterioro de valor que haya sufrido el elemento. Las revalorizaciones deben ser hechas con suficiente regularidad, de manera que el importe en libros, en todo momento, no difiera significativamente del que podrá determinarse utilizando el valor razonable en la fecha del balance. 2.3.1.4 Referente a la Depreciación o Amortización La NIC 16 incluye la información sobre la depreciación de Activos Fijos contenida anteriormente en la NEC 13, en esta se detalla que la base depreciable de cualquier 24 elemento componente del inmovilizado material debe ser distribuida, de forma sistemática, sobre los años que componen su vida útil. El método de depreciación usado debe reflejar el patrón de consumo, por parte de la empresa, de los beneficios económicos que el activo incorpora. El cargo por amortización en cada ejercicio debe ser reconocido como un gasto, a menos que dicho valor se incluya como componente del importe en libros de otro activo. También se definen los factores que deben tenerse en cuenta para determinar la vida útil del inmovilizado material: El uso deseado del activo por parte de la empresa, que debe estimarse por referencia a la capacidad o al rendimiento físico que se espera del mismo: El deterioro natural esperado, que depende de factores operativos tales como el número de turnos de trabajo en los que será usado el bien, el programa de reparaciones y mantenimiento de la empresa, así como el nivel de cuidado y mantenimiento mientras el activo no está siendo dedicado a tareas productivas; La obsolescencia técnica derivada de los cambios y mejorasen la producción, o bien de los cambios en la demanda del mercado de los productos o servicios que se obtienen con el activo: y Los límites legales o restricciones similares sobre el uso del activo, tales como las fechas de caducidad de los contratos de servicio relacionados con el bien. La vida útil de un activo se define por la utilidad que aporte este a la empresa, ciertas empresas tienen políticas de venta del inmovilizado material después de un período 25 específico de uso, o tras haber consumido una cierta proporción de los beneficios económicos incorporados a los mismos. Es importante mencionar el hecho de que los terrenos y los edificios se traten como activos independientes, aun cuando hayan sido adquiridos por separado, esto debido principalmente a que los terrenos tienen una vida ilimitada por tanto no se deprecian, las construcciones por otro lado, son depreciables. Cabe notar que un incremento en el valor de los terrenos en los que se asienta un edificio no afectará a la determinación de la vida útil del edificio. Según la NEC 16 es posible utilizar una amplia variedad de métodos de amortización para distribuir la base depreciable de un activo a lo largo de su vida útil. Entre estos métodos se mencionan el de la depreciación lineal, el del tipo constante sobre el importe neto en libros o el de la suma de unidades producidas. El método de la depreciación lineal producirá un cargo por amortización constante a lo largo de toda la vida del activo. El método del tipo constante sobre el importe neto en libros del activo producirá cargos que van decreciendo a lo largo de la vida del activo. El método de suma de unidades producidas supone un cargo que depende del uso deseado o de la producción efectiva del activo. El método finalmente usado para cada activo se habrá de seleccionar tomando como base los patrones esperados de obtención de beneficios económicos, y se aplicará de forma sistemática de un ejercicio a otro, a menos que se produzca un cambio en los patrones esperados de obtención de beneficios económicos por tal activo. 26 El método de depreciación aplicado a los elementos que componen el inmovilizado material debe ser objeto de revisión periódicamente y, si ha habido un cambio significativo en el patrón esperado de generación de beneficios económicos de estos activos, debe cambiarse el método para que refleje el nuevo patrón. Cuando esta modificación en el método de amortización se haga necesaria, debe ser contabilizada como un cambio en una estimación contable, debiendo ajustarse los cargos por depreciación del ejercicio corriente y de los futuros. 2.3.1.5 Referente a la Revisión de la vida útil La vida útil de un elemento del inmovilizado material debe revisarse periódicamente y, si las expectativas actuales varían significativamente de las estimaciones previas, deben ajustarse los cargos a resultados del ejercicio corriente y de los futuros. 2.4 LEY DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO Y SU REGLAMENTO La Ley de Régimen Tributario Interno y su Reglamento, expedidos por el Servicio de Rentas Internas, contiene las bases para la declaración de impuestos al IVA, a la Renta, entre otros, y hace varios señalamientos a las transferencias de Bienes y Depreciaciones, necesarios de tener en cuenta para la presente tesis. 27 2.4.1 Referente a la Transferencia de Bienes La Ley de Régimen Tributario define a la transferencia en el Artículo 53, como: Todo acto o contrato realizado por personas naturales o sociedades que tenga por objeto transferir el dominio de bienes muebles de naturaleza corporal, aun cuando la transferencia se efectúe a título gratuito, independientemente de su designación o de las condiciones que pacten las partes; La venta de bienes muebles de naturaleza corporal que hayan sido recibidos en consignación y el arrendamiento de éstos con opción de compra-venta, incluido el arrendamiento mercantil, bajo todas sus modalidades; y, El uso o consumo personal, por parte del sujeto pasivo del impuesto, de los bienes muebles de naturaleza corporal que sean objeto de su producción o venta. En el artículo 26 de la Ley se menciona la forma de determinar la utilidad en la transferencia de activos fijos, dicha utilidad o pérdida en la transferencia de predios rústicos se realizará restando del precio de venta del inmueble el costo del mismo, incluyendo mejoras. La utilidad o pérdida en la transferencia de activos sujetos a depreciación se establecerá restando del precio de venta del bien el costo reajustado del mismo, una vez deducido de tal costo la depreciación acumulada. 28 En el Reglamento a la Ley se especifica que, en caso de transferencia total o parcial de acciones, participaciones o derechos, la utilidad o pérdida se determinará por la diferencia que exista a la fecha de negociación entre el precio de transferencia y el valor ajustado promedio en libros de la totalidad de las acciones, participaciones o derechos poseídos por el contribuyente en la sociedad cuyas acciones, participaciones o derechos han sido objeto de dicha transferencia. En el artículo 36 de la Ley menciona que se presumirá donación, salvo prueba en contrario, para los efectos impositivos de los que trata dicha norma, toda transferencia de dominio de bienes y derechos de ascendientes a descendientes o viceversa. Se presumirá donación, salvo prueba en contrario, incluso en la transferencia realizada con intervención de terceros cuando los bienes y derechos han sido de propiedad de los donantes hasta dentro de los cinco años anteriores; en este caso los impuestos municipales pagados por la transferencia serán considerados créditos tributarios para determinar este impuesto. En referencia la renta global la Ley de Régimen Tributario Interno especifica que forman parte de esta renta las ganancias de capital provenientes de la transferencia de acciones, participaciones y derechos en sociedades, obtenidas por los contribuyentes cuyo giro ordinario de negocios o actividad habitual consiste en la enajenación de esta clase de títulos o derechos, esto es, las casas de valores y los operadores 29 autónomos de bolsa, salvo que actúen por cuenta de sus comitentes, en cuyo caso se aplicará el régimen tributario que corresponda al respectivo comitente. Por otra parte cabe señalar las transferencias que no son objeto del impuesto, en estos casos no se causará el IVA con: • Aportes en especie a sociedades • Adjudicaciones por herencia o por liquidación de sociedades, inclusive de la sociedad conyugal • Ventas de negocios en las que se transfiera el activo y el pasivo • Fusiones, escisiones y transformaciones de sociedades • Donaciones a entidades del sector público y a instituciones y asociaciones de carácter privado de beneficencia, cultura, educación, investigación, salud o deportivas, legalmente constituidas • Cesión de acciones, participaciones sociales y demás títulos valores Las cuotas o aportes que realicen los condóminos para el mantenimiento de los condominios dentro del régimen de propiedad horizontal, así como las cuotas para el financiamiento de gastos comunes en urbanizaciones . 30 2.4.2 Referente a la Depreciación En el Reglamento a la Ley de Régimen Tributario Interno, se especifican los siguientes porcentajes máximos a las depreciaciones de los activos fijos del respectivo negocio: Inmuebles (excepto terrenos), naves, aeronaves, barcazas y similares 5% anual. Instalaciones, maquinarias, equipos y muebles 10% anual. Vehículos, equipos de transporte y equipo caminero móvil 20% anual. Equipos de cómputo y software 33% anual; Cuando el contribuyente haya adquirido repuestos destinados exclusivamente al mantenimiento de un activo fijo podrá, a su criterio, cargar directamente al gasto el valor de cada repuesto utilizado o depreciar todos los repuestos adquiridos, al margen de su utilización efectiva, en función a la vida útil restante del activo fijo para el cual están destinados, pero nunca en menos de cinco años. Si el contribuyente vendiere tales repuestos, se registrará como ingreso gravable el valor de la venta y, como costo, el valor que faltare por depreciar. Una vez adoptado un sistema, el contribuyente solo podrá cambiarlo con la autorización previa del respectivo Director Regional del Servicio de Rentas Internas. En casos de obsolescencia, utilización intensiva, deterioro acelerado u otras razones debidamente justificadas, el respectivo Director Regional del Servicio de Rentas Internas podrá autorizar depreciaciones en porcentajes anuales mayores a los 31 indicados, los que serán fijados en la resolución que dictará para el efecto. Para ello, tendrá en cuenta las NIC y los parámetros técnicos de cada industria y del respectivo bien. Podrá considerarse la depreciación acelerada exclusivamente en el caso de bienes nuevos, y con una vida útil de al menos cinco años, por tanto, no procederá para el caso de bienes usados adquiridos por el contribuyente. Tampoco procederá depreciación acelerada en el caso de bienes que hayan ingresado al país bajo regímenes suspensivos de tributos, ni en aquellos activos utilizados por las empresas de construcción que apliquen para efectos de sus registros contables y declaración del impuesto el sistema de "obra terminada", previsto en el Art. 29 de la Ley de Régimen Tributario Interno. La Ley de Régimen Tributario Interno contempla, en el Artículo 10, dentro de las deducciones a aplicarse para el cálculo de la Base Imponible, la depreciación y amortización, conforme a la naturaleza de los bienes, a la duración de su vida útil, a la corrección monetaria, y la técnica contable, así como las que se conceden por obsolescencia y otros casos, en conformidad a lo previsto en esta Ley y su reglamento, como también la amortización de las pérdidas que se efectúen de conformidad con lo previsto en el artículo 11 de dicha Ley. En el Artículo 11, que trata sobre las pérdidas, se especifica que no se aceptará la deducción de perdidas por enajenación de activos fijos o corrientes, cuando la transacción tenga lugar entre partes relacionadas o entre la sociedad, y los parientes. De acuerdo a la Amortización de Inversiones (Artículo 12) dice que será deducible la amortización de inversiones necesarias realizadas para los fines del negocio o 32 actividad. También es amortizable el costo de los intangibles que sean susceptibles de desgaste. La amortización de inversiones en general, se hará en un plazo de cinco años, a razón del veinte por ciento (20%) anual. En el caso de los intangibles, la amortización se efectuará dentro de los plazos previstos en el respectivo contrato o en un plazo de veinte años. 2.4.3 MÉTODOS DE DEPRECIACIÓN Existen varios métodos de depreciación para estimar el gasto por depreciación de los activos fijos tangibles. Entre los más utilizados se mencionan: 23 • Método de Línea Recta • Unidades Producidas • Suma de los dígitos de los años 2.4.3.1 Método de línea recta El método de porcentaje anual constante o de línea recta es, debido a su sencillez el que más se utiliza para el cálculo de la depreciación. Con arreglo a este método, por cada año u otro periodo contable a lo largo de la vida útil del elemento de activo se contabiliza el mismo importe de depreciación. Al obtener la depreciación anual, el 23 BROCK Horace R Contabilidad: principios y aplicaciones Reverte. 1987. Pág. 431 33 coste de adquisición menos el valor residual neto esperado se divide por el número de años de vida previsto, lo que se expresa mediante la siguiente fórmula. Coste de adquisición - Valor residual neto = Depreciación Vida útil en años Ejemplo: Compra de un vehículo Depreciación 33.000 33.000-3.000 5 30.000 5 Valor a Depreciar anual $6.000.00 Cuadro de Depreciación: Cuota depreciación Depreciación acumulada Valor neto en libros 1 $6.000.00 $6.000.00 $24.000.00 2 6.000.00 12.000.00 18.000.00 3 6.000.00 18.000.00 12.000.00 4 6.000.00 24.000.00 6.000.00 5 6.000.00 30.000.00 Año 34 - Registro contable: Depreciación anual: CUENTAS DEBE Gasto/Costo Depreciación HABER $6.000.00 Depreciación Acumulada Vehículos $6.000.00 2.4.3.2 Método de las Unidades Producidas En algunas circunstancias, la vida útil de un elemento de activo fijo se relaciona más directamente con las unidades de trabajo realizado por dicho elemento que con el paso del tiempo. En tales casos, la depreciación se puede calcular a un cierto coeficiente por cada unidad de producción. Los gastos de cualquier periodo se determinan entonces multiplicando el coeficiente unitario por el número de unidades producidas. Este método de calcular la depreciación se denomina método de las unidades de producción. El método de las unidades producidas para depreciar un activo se basa en el número total de unidades que se usarán, o las unidades que puede producir el activo, o el número de horas que trabajará el activo, o el número de kilómetros que recorrerá de acuerdo con la fórmula: 35 Costo de depreciación de una unidad hora o kilómetro Costo – valor de desecho Unidades de uso, horas o kilómetros = x Número de unidades horas o kilómetros usados durante el periodo Gasto por = depreciación del periodo Ejemplo: Supongamos que el vehículo utilizado en el ejemplo anterior recorrerá 75.000 kilómetros aproximadamente. El costo por Kilómetro es: = 33.000.00 – 3.000.00 75.000 = $0.40 de costo de depreciación por Kilómetro. • Para determinar el gasto anual de depreciación, se multiplica el costo por kilómetro ($ 0.40) por el número de kilómetros que recorrerá en ese período. • La depreciación anual del camión durante cinco años se calcula según se muestra en la tabla siguiente. Cuadro de Depreciación: Año 1 Costo por kilómetro $ Kilómetros Depreciación Anual 0.40 20.000.00 $ 8.000.00 2 0.40 25.000.00 10.000.00 3 0.40 10.000.00 4.000.00 4 0.40 15.000.00 6.000.00 5 0.40 5.000.00 2.000.00 $ 30.000.00 36 Registro Contable: Depreciación Año 1 CUENTAS Gasto/Costo Depreciación Depreciación Acumulada Vehículos DEBE HABER $8.000.00 $8.000.00 Los métodos de depreciación en línea recta y de unidades producidas distribuyen el gasto por depreciación de una manera equitativa. Con el método de línea recta es el mismo para cada período fiscal. Con el método de unidades producidas el costo de depreciación es el mismo para cada unidad producida, de cuantas horas se emplean o de los kilómetros recorridos, durante el período fiscal. 2.4.3.3 Método de la Suma de los dígitos de los años Con arreglo al método de la Suma de los dígitos de los años, el contable aplica un porcentaje apropiado al valor contable de una partida de activo al comienzo de cada año, para obtener el cargo por depreciación de dicho año. El porcentaje máximo que se permite a los efectos del impuesto sobre la renta sobre nuevos bienes no inmobiliarios depreciables nominan algunas veces métodos acelerados. A los efectos de las declaraciones tributarias, en cualquier momento puede cambiarse del método de la Suma de los dígitos de los años al de Línea Recta. (El valor contable en el momento de cambio menos el valor residual estimado se deprecia durante la restante vida útil estimada.) Sin embargo, no puede hacerse ningún otro cambio de método de depreciación sin permiso expreso de las autoridades fiscales. 37 En el método de depreciación de la suma de los dígitos de los años se rebaja el valor de desecho del costo del activo. El resultado se multiplica por una fracción, con cuyo numerador representa el número de los años de vida útil que aún tiene el activo y el denominador que es el total de los dígitos para el número de años de vida del activo. Utilizando el camión como ejemplo el cálculo de la depreciación, mediante el método de la suma de los dígitos de los años, se realiza en la forma siguiente: Año 1 + año 2 + año 3 + año 4 + año 5 = 15 (denominador) Puede usarse una fórmula sencilla para obtener el denominador. Año + (año x año) 2 5 + (5 x 5) 2 = 30 2 = denominador = 15 (denominador) El método de la suma de los dígitos de los años da como resultado un importe de depreciación mayor en el primer año y una cantidad cada vez menor en los demás años de vida útil que le quedan al activo. Este método se basa en la teoría de que los activos se deprecian más en sus primeros años de vida. La depreciación para el año 1 puede ser calculada mediante las siguientes cifras: 38 Costo 33.000.00 Valor a depreciar $ 30.000.00 Valor de desecho - - 3.000.00 = Suma a depreciar = 30.000.00 x Años de vida pendientes Suma de los años = Depreciación del año 1 x 5/15 = $ 10.000.00 El siguiente cuadro se muestra el cálculo del gasto anual por depreciación, de acuerdo con el método de la suma de los dígitos de los años, para los cinco años de vida útil del vehículo de los ejemplos anteriores. Cuadro de Depreciación: Valor a depreciar $30.000.00 30.000.00 30.000.00 30.000.00 30.000.00 x Años de vida pendientes Suma de los años = Depreciación del año 1 x x x x x 5/15 4/15 3/15 2/15 1/15 = = = = = $10.000.00 8.000.00 6.000.00 4.000.00 2.000.00 $ 30.000.00 Asiento de la Depreciación año 1 : CUENTAS DEBE Gasto/Costo Depreciación HABER $10.000.00 Depreciación Acumulada Vehículos $10.000.00 39 El método de la suma de los dígitos de los años da como resultado un importe de depreciación mayor en el primer año y una cantidad cada vez menor en los demás años de vida útil que le quedan al activo. Este método se basa en la teoría de que los activos se deprecian más en sus primeros años de vida. 2.5 CODIFICACIÓN 2.5.1 DEFINICIÓN La codificación de activos se refiere a la transformación de la formulación de la descripción de un activo a través de un código. Estos códigos serán útiles a la hora de organizar, inventariar, sistematizar, etc. los activos de una empresa. Una vez elaborada la lista de activos es muy importante identificar cada uno con un código único. Esto facilita su localización, su referencia en órdenes de trabajo, en planos, permite la elaboración de registros históricos de fallos e intervenciones, permite el cálculo de indicadores referidos a áreas, equipos, sistemas, elementos, etc., y permite el control de costes. 24 2.5.2 CARACTERÍSTICAS 24 GARCÍA Garrido Santiago. Organización y gestión integral de mantenimiento. Ediciones Díaz de Santos. 2003. Pág. 13 40 Dentro de las características más sobresalientes de los sistemas de codificación se encuentran los siguientes: 2.5.2.1 Preciso La precisión del código implica que cada elemento debe aceptar un solo código como el correcto. 225-225238 Escritorios 225-225240 Sillas 225-225238 Mesas (Código incorrecto) 2.5.2.2 Flexible Esto implica que la estructura del código debe permitir la incorporación de más elementos adicionales, que vayan resultando necesarias para asentar nuevos tipos de operaciones, que van surgiendo en el diario quehacer de la empresa. Este aspecto debe tenerse muy presente cuando se deciden los códigos a utilizar, ya que en algunas oportunidades, por la rigidez de la codificación, no resulta posible introducir nuevas cuentas. 225-1 Silla fija 225-2 Silla giratoria 225-3 Silla triple 41 2.5.2.3 Conciso Dentro de lo posible, cada código debe ser breve, debiendo evitarse adicionar códigos (dígitos o elementos) que no tienen relevancia para identificar elementos. 225-45848844 Silla fija 225-45848845 Silla giratoria 2.5.2.4 Significativo Cada uno de estos códigos debe tener un elemento característico dentro de la codificación general según el objetivo que se persigue. SF Silla Fija SI Silla Fija Simple SD Silla Fija Doble ST Silla Fija Triple 2.5.2.5 Jerarquizado La jerarquización debe permitir establecer subdivisiones para cada uno de las familias o grupos de los activos que conforman los activos fijos de la Empresa a fin de presentar la información de los activos fijos hasta un nivel de detalle en que sea útil a distintos niveles. 42 2.5.2.6 Por código de Barras El sistema de Codificación de Inventario mediante código de barras consiste en tomar el inventario y generar una identificación única para cada producto o artículo utilizando un tipo de código de barras adecuado según las necesidades; para luego proceder con la impresión de las etiquetas para cada activo. Proceso inicial: importar de su base de datos al inventario existente, generar los códigos de identificación e imprimir etiquetas con código de barras por cada activo. Objetivo: • Optimizar el control del inventario físico. • Evitar fugas. • Control inicial de stock antes de comenzar a trabajar con el nuevo sistema. Ventajas: • Toma dinámica de inventario físico. • Eliminar errores de captura de datos. • Agilizar el manejo de artículos. • Auditoría rápida del activo fijo en cualquier momento. Proceso: • Importar codificación actual de inventario a código de barras. • Generación e impresión de etiquetas para cada activo. 2.5.3 Métodos de Codificación Básicamente, existen dos posibilidades a la hora de codificar: 43 Sistemas de codificación no significativos: son sistemas que asignan un número o un código correlativo a cada equipo, pero el número o código no aporta ninguna información adicional. Sistemas de codificación significativos o inteligentes, en el que el código asignado aporta información. 2.5.3.1 Sistema de Codificación No Significativo La ventaja del empleo de un sistema de codificación no significativo, de tipo correlativo, es la simplicidad y la brevedad del código. Con apenas 4 dígitos es posible codificar la mayoría de las plantas industriales. La desventaja es la dificultad para ubicar una máquina a partir de su código: es necesario tener siempre a mano una lista para poder relacionar cada equipo con su código. 2.5.3.2 Sistema de Codificación no Significativo Secuencial Consiste en la asignación consecutiva de un número a una lista de elementos, sumamente útil cuando se trata de listas cortas, y desventajoso porque no se pueden formar grupos para clasificar diferentes elementos con alguna característica común. 001 Maquinaria y Equipos 44 002 Muebles y Enseres y Equipos de Oficina 003 Equipos de Comunicación 004 Equipo de Computación 2.5.3.3 Sistema de Codificación no Significativo Por Bloques Este sistema representa una derivación del anterior ya que los códigos se asignan secuencialmente, pero en bloques de dígitos consecutivos que identifican alguna característica del elemento a codificar. Al igual que el anterior, es útil en listas cortas pero crean problemas de flexibilidad cuando estas listas tienden a aumentar completando los códigos existentes. 001 Vehículos 2 Toneladas 002 Vehículos 3 Toneladas 003 Vehículos 3.5 Toneladas 004 Vehículos 5 Toneladas 2.5.3.4 Sistema de Codificación Significativo Un sistema de codificación significativo aporta valiosa información sobre el equipo al que nos referimos: tipo de equipo, área en el que está ubicada, familia a la que pertenece, y toda aquella información adicional que queramos incorporar al código. El problema es que al añadir más información el código aumenta de tamaño. 2.5.3.5 Sistema de Codificación Significativo Por Grupos 45 Esta es otra variación del método secuencial y consiste en la asignación de un código subdividido en clasificaciones sucesivas que abarcan cada vez un mayor número de posiciones y que sirven para identificar grupos de funciones o características homogéneas. Se caracteriza por su facilidad de expansión y rapidez en el procesamiento de la información. 1-00-00-000 Muebles y Enseres y Equipos de Oficina 1-01-00-000 Muebles 1-01-01-000 Sillas 1-01-01-01 Silla Giratoria 2.5.4 RECODIFICACIÓN Volver a codificar un bien y/o activo. Como su nombre lo indica, se trata de cambiar los valores (códigos) de una variable. Esta operación se puede realizar de forma que el resultado, es decir los códigos nuevos, se alojen en una nueva variable o en la variable original sustituyendo a los anteriores. Es aconsejable, sobre todo hasta que se adquiera cierto control sobre su manejo, recodificar en activos nuevos para evitar problemas si cometemos algún error. Una vez decidida la o las Familias de Activos a recodificar, se deben introducir los códigos de los activos originales (antiguos) que serán sustituidos por los nuevos códigos. Este proceso de definir valores antiguos y nuevos, es un proceso cíclico que consta de tres pasos: 46 • Decidir el o los códigos a cambiar • Decidir el código nuevo y • Añadir dicha relación al cuadro correspondiente Es importante no olvidar el añadir las relaciones definidas pues, de lo contrario, es como si no se hubiesen definido. En el caso de re modificación en activos nuevos, cuando decidimos cual se va a recodificar, es preciso asignar un nuevo nombre específico al activo. OTRAS CONSIDERACIONES LEGALES 2.5.5 REGLAMENTO SOBRE ACTIVOS FIJOS EN EL ECUADOR 25 25 (Resolución No 89-1-01-3-00018) Registro Oficial 343, 27-XII-89 47 La Superintendencia de Compañías elaboró este reglamento con objeto de facilitar a las empresas la tarea de definir los bienes que constituyen los Activos Fijos. En primera instancia se definen a los Activos Fijos como “…aquellos bienes tangibles de propiedad de una compañía que han de tener una permanencia prolongada, mayor de un año de uso y de servicio en la gestión de la misma y no forman parte del ciclo normal de ventas.” 26 Según este reglamento constituyen activos fijos, entre otros, por ser los más representativos, los siguientes bienes que tengan las características enunciadas anteriormente: 26 • Terrenos, • Edificios, • Instalaciones, • Maquinarias, • Equipos, • Muebles y enseres, • Vehículos, • Embarcaciones, • Aeronaves, • Plantaciones, • Bosques y demás cultivos permanentes, • Semovientes, Reglamento sobre Activos Fijos en el Ecuador. Artículo 1. Superintendencia de Compañías. 48 • Herramientas pesadas. El Artículo 4 del Reglamento especifica que un terreno debe considerarse como un activo fijo cuando se haya construido en él la planta industrial u oficinas y éstas estén en servicio conforme al objeto social de la compañía. La compactación, relleno, canales de riego, obras de drenaje, muros de contención y caminos internos, aumentan el valor de los terrenos, al igual que los bienes reputados inmuebles por su naturaleza, adherencia o destinación y que formen parte exclusivamente del inmueble propiamente dicho, siempre y cuando éstas hayan sido consideradas en los avalúos otorgados por el Municipio o la Dirección Nacional de Avalúos y Catastros según corresponda. Las mejoras en los terrenos propiedad de la compañía o arrendados e instalaciones tales como muros, vallas, pavimentos, se registrarán separadamente y se depreciarán en función de su vida útil o en el tiempo de duración del contrato de arrendamiento. Se considerarán también como activos fijos los terrenos que estén al servicio de la agricultura y ésta sea actividad principal de la compañía. En los casos contrarios a los expresados anteriormente, los terrenos deben considerarse como una inversión dentro de otros activos a largo plazo. Si los terrenos forman parte del ciclo normal de ventas, serán considerados como inventarios. 49 Los edificios, por otro lado, serán considerados como activos fijos, al igual que las construcciones y las instalaciones incorporadas a los mismos como son entre otras: • Red eléctrica, • Red central de calefacción y aire acondicionado, • Red de agua potable, • Red telefónica, • Instalaciones contra incendios, • Ascensores, • Plantas eléctricas, • Cisternas Y todo aquello que implique una inversión en la propiedad y forme parte permanente de la edificación. Los edificios que al momento no están siendo utilizados como activos fijos, deben clasificarse como otros activos a largo plazo. Las maquinarias y estructuras industriales que funcionan independientemente de la edificación y que pueden ser retiradas sin afectar a la obra civil, no deben considerarse como parte de la edificación y se registrarán en cuantas específicas. Todos aquellos muebles que están al servicio de la compañía tanto en la parte industrial y administrativa constituyen activos fijos. 50 Los cuadros, otras obras de arte, artículos de lujo, plantas ornamentales, adornos, ceniceros, libros y otros muebles accesorios dadas la naturaleza de los mismos, no constituyen activos fijos. Todas aquellas herramientas de máquina o pesadas constituyen activos fijos, dado que su duración es prolongada y son fáciles de controlar individualmente. Las pequeñas herramientas o de mano, por su corta vida y por la dificultad de llevar un control permanente sobre ellas, no constituyen activos fijos. Todos los activos fijos, excepto los terrenos, están sujetos a depreciación mediante la cual su costo de adquisición se va incorporando a la producción de bienes o prestación de servicios, quedando al final de su vida útil un valor residual o de salvamento. 51 CAPITULO III DIAGNOSTICO DEL MANEJO ACTUAL DE LOS ACTIVOS FIJOS EN LA EMPRESA DE SERVICIOS PETROLEROS CIA. LTDA. 3.1 LA EMPRESA 3.1.1 MISIÓN Servicios Petroleros Cía. Ltda. es una empresa dedicada a brindar servicios a empresas petroleras de forma eficiente para cumplir con todas las expectativas y normas de calidad como de seguridad nacional e internacional, disponiendo del mejor talento humano ecuatoriano y de tecnología de punta; permitiendo dar un servicio confiable y seguro, permitiendo así satisfacer las necesidades y expectativas tanto de su recurso humano como del sector petrolero sin descuidar su compromiso de responsabilidad social y del medioambiente. 3.1.2 VISIÓN Nuestra visión es constituirnos en la empresa líder en la prestación de servicios petroleros en el Ecuador y en Latinoamericana, con una mejor dinámica de crecimiento en ventas y rentabilidad por medio de un constante desarrollo y diversificación de nuestros servicios, manteniendo como prioridad brindar en 52 nuestros servicios calidad y satisfacción tanto para nuestros clientes internos como externos; trabajando en equipo con ayuda de tecnología de punta para resolver nuestros problemas y finalmente en todos nuestros trabajos petroleros velar por la conservación de la naturaleza. 3.1.3 POLÍTICA DE CALIDAD- ISO 9001 – 2000 Tiene el compromiso de brindar los servicios de Reacondicionamiento, Pistoneo de Pozos Petroleros y Transporte de Fluidos con camiones al vacío, cumpliendo con los requisitos aplicables además de las exigencias de nuestros clientes, mejorando día a día para alcanzar los objetivos. 3.1.4 GIRO DE LA EMPRESA La Compañía Servicios Petroleros Cía. Ltda. fue constituida legalmente el 7 de junio de 1996. Con el propósito de innovar y transformar el concepto de las empresas de servicios petroleros en el mercado nacional brindado un servicio personalizado de acuerdo a las necesidades propias de cada cliente y fundamentalmente apoyándolos a crecer y desarrollarse en el contexto dinámico de la nueva tecnología. Poniendo a su disposición un selecto grupo de profesionales en el área petrolera como en otras áreas de soporte técnico que nos ha permitido un crecimiento vertiginoso en los últimos años. 53 La empresa de Servicios Petroleros Cía. Ltda. ha demostrado ser una compañía con alta calidad de contenido y de servicios con gran agregado, basado en una sólida plataforma tecnológica y orientada estratégicamente a las empresas vinculadas al sector petrolero nacional. Por medio de alianzas estratégicas se ha obtenido un respaldo tecnológico con empresas líderes en sectores, electrónico, informático, dando solvencia y profesionalismo a nuestros servicios lo cual ha permitido convertirnos en poco tiempo en una de las empresas líderes del sector de servicios petroleros en el país. Lo que en definitiva ha creado una imagen de solvencia, credibilidad, eficiencia, reflejados en los buenos comentarios con que cuenta la empresa a nivel de Cámaras de Comercio, Organismos empresariales del sector privado. 3.1.5 SERVICIOS QUE PRESTA Los servicios que presta el 95% son en la región Oriental como son servicios de alquiler de: • Equipos Reacondicionamiento de Pozos petroleros (workovertaladro), • Camiones al vacío vacuum, • Swab- pistoneo, • Grúa, 54 • Montacargas, • Pulling, • Machos petroleros, • Winche, • Grúa telescópica, • Cargadora con uñas, • Alquiler de transporte pesado (camas altas y bajas). 3.1.6 CLIENTES La empresa ha crecido muy significativamente desde el año 2000, ya que mantiene contratos con las empresas petroleras públicas y privadas como: Petroproducción, Bloque 15) City investing, Surenco S.A., Tecpeduador, B.J. Services, Schlumberger, Urazul, Dygoil, Tecpecuador, O.C.P. etc. 3.1.7 AMBIENTE INTERNO El ambiente interno en la empresa se desenvuelve a través de una etapa moderna de la administración y su objetivo de calidad, mediante: 55 Gráfico 1: Ambiente Interno Elaborado por. La Autora 3.1.8 TIPO DE ORGANIZACIÓN La empresa Servicios Petroleros es una compañía limitada, constituida legalmente en el Ecuador y enmarcada en los cánones legales del Ecuador. Por otro lado es una empresa de servicios que brinda los mismos a las petroleras especialmente en la prestación de maquinaria, vehículos, campamentos, hasta la construcción de torres y perforación petroleras. Con el alza de los precios del petróleo a nivel internacional, condiciona para que se incremente la actividad petrolera en el oriente ecuatoriano y por tanto la actividad de nuestra empresa. Seguramente requerirá mayor número de empleados , maquinarias, y equipos para cumplir con los requerimientos de nuestros clientes por lo que precisa 56 una mejor organización formal a través de la creación de nuevos esquemas organizativos, competencias, funciones y ante todo la descentralización de la empresa que actualmente está muy centralizada; basándose en esta concepción y visión la empresa requiere de manuales de procedimientos para varios departamentos y principalmente resulta fundamental el diseño y elaboración del Manual de Procedimientos para el Control de Activos Fijos para la empresa debido a que siendo una empresa de servicios, son justamente estos activos los que le permiten actuar y participar en el sector petrolero los mismos que requieren un buen manejo técnico y control por parte de la empresa para así mantenerse en la actividad y posiblemente seguir creciendo como lo ha estado realizando en forma éxito. 57 3.1.9 ORGANIGRAMA Gráfico 2: Organigrama Estructural Elaborado por: La Autora 58 3.1.10 AMBIENTE EXTERNO La actividad que realiza en el país es reconocida por la empresas en el medio interno. Por ésta razón, está en mente ofrecer servicios a otros países como Bolivia, Perú. 3.1.11 MERCADOS El segmento de mercado que está orientada la empresa Servicios Petroleros Cía. Ltda. un 90% de sus activos y servicios son: reacondicionamiento de pozos petroleros con los taladros o workover, a la vez complementa con transporte pesado, para el trasteo de las torres de un pozo a otro. Esta empresa constituye es una de las más grandes en el Ecuador en este tipo de servicios. 3.1.12 ANÁLISIS FODA El nombre de FODA, son las iniciales de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas. Dispositivo para determinar los factores que pueden favorecer (Fortalezas y Oportunidades) y obstaculizar (Debilidades y Amenazas) el logro de objetivos organizacionales “. 27 27 VALENCIA RODRIGUEZ Joaquín, Como aplicar la planeación estratégica a la pequeña y mediana empresa , México , Edit. Thonson Learning, 2001, p. 156 59 3.1.12.1 Fortalezas Son aquellas características propias de la empresa, que le faciliten o favorecen el logro de los objetivos organizacionales. La principal fortaleza que tiene la empresa Servicios Petroleros, es sus herramientas y equipo pesado especializado como son: • Servicio de Pistoneo de Posos (Swab) • Servicio de Pulling. • Servicio de Camiones al Vacío (Vacuum) • Servicio de Suelda API • Servicio de Reacondicionamiento de Pozos (Workover) • Servicio de Macho Petrolero. • Servicio de Grúa Telescópica, Montacargas y Grúa frontal. • Control de Derrames y Mitigaciones de impactos ambientales. Se considera como fortaleza al personal técnico que trabaja para la empresa por su experiencia y profesionalismo. Un servicio de calidad. 3.1.12.2 Oportunidades Aquellas situaciones que se presentan en el entorno de la empresa y que podrían favorecer al logro de los objetivos organizacionales: 60 Se considera que la empresa Servicios Petroleros dispone de innumerables oportunidades, porque cualquier necesidad que tenga el sector petrolero ecuatoriano se convierte en una oportunidad de servicio para la empresa por ejemplo: • Reacondicionamiento de nuevos pozos petroleros. • Carga y transporte de petróleo por intermedio de los camiones Vacuum. • La utilización por parte de las empresas petroleras de grúas telescópicas, montacargas, cargadoras frontales. • Soldar tuberías por medio de sueldas tipo API. • Reacondicionar pozos petroleros ( Workcover ) • Instalar nuevos campamentos. 3.1.12.3 Debilidades Aquellas características propias de la empresa, que constituyen obstáculos internos al logro de los objetivos organizacionales. Una de las debilidades más importantes de la empresa Servicios Petroleros , fue su rápida expansión quedando anticuada su organización, requiriéndose actualmente mayor descentralización, nuevo personal y una efectiva departa mentalización donde se defina sus funciones, atribuciones, y responsabilidades para convertir a la organización es más eficaz, efectiva y productiva, dentro de esta concepción debe 61 constar manuales organizacionales, de puestos de trabajo y competencias y operativos, como el que estamos poniendo a consideración. 3.1.12.4 Amenazas Aquellas situaciones que se presentan en el medio ambiente de las empresas y que podrían afectar negativamente, las posibilidades de logro de los objetivos organizacionales. Para la empresa Servicios Petroleros podríamos considerar únicamente dos amenazas una a largo plazo y una a corto plazo. La amenaza a largo plazo radicaría en el agotamiento de las reservas de petróleo en el Ecuador, al terminarse no habría trabajo para las empresas petroleras y tampoco para nuestra empresa. Una amenaza inmediata resulta la fuerte competencia como el incremento de empresas que brinden servicios petroleros en las mismas actividades que lo hace nuestra empresa actualmente, también que al existir alta competencia, una forma de competir es la reducción en los precios de los servicios llegando al punto que los costos igualen a los ingresos. 62 3.2 PROCEDIMIENTOS QUE SE APLICAN EN LOS REGISTROS CONTABLES Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS. La empresa no posee un manual para la compra, registro y control de activos fijos; la compra se realiza con orden del presidente ejecutivo, sin pro-formas, el registro se realiza con el único documento fuente que es la factura, y el control no determina persona responsable. El procedimiento actual en el registro de activos es el siguiente: Se registra y aplica los principios de las N.E.C., por las compras un asiento, a la fecha de compra, desglosando el IVA, se descuenta la retención en la fuente del 2%, y el 30% del I.V.A. en caso pertinente, la diferencia a crédito o al contado. La depreciación se realiza mes a mes, de acuerdo a los porcentajes de Ley. Por tratarse de una empresa que el 98% de la actividad operacional se realiza en el Oriente Ecuatoriano y por el clima de ésta zona, a criterio gerencial y contable, los muebles y equipos de oficina que pueden durar 1 año a dos años máximo se carga al gasto directamente. Los supervisores se encargan de vigilar la flota de vehículos pesados, livianos y equipo caminero. Los jefes de pozo son los empleados a cargo de controlar las torres de reacondicionamiento de pozos petroleros. 63 Existen bodegas y bodegueros, pero no tienen su función específica, los ejecutivos, empleados y obreros, no están familiarizados con los procesos de bodega, ni inventarios. Herramientas de valor, repuestos, equipos pequeños; son susceptibles de pérdida con mucha facilidad. 3.3 INVERSIÓN DE ACTIVOS FIJOS EN LA EMPRESA DE SERVICIOS PETROLEROS CIA. LTDA. DURANTE LOS TRES ÚLTIMOS AÑOS DE ACTIVIDAD. Tabla 1: Inversión de Activos Fijos- Empresa Servicios Petroleros Cía. Ltda. No. DESCRIPCIÓN 1 MAQUINARIA Y EQUIPO 2 TALADROS 3 VEHÍCULOS EQUIPO 4 COMPUTACIÓN 5 MUEBLES Y ENSERES EQUIPO 6 COMUNICACIÓN 7 TERRENOS TOTAL 2006 1,928,627.77 2007 2008 5,000.00 3,557,354.48 21,194.33 976,043.38 3,326.28 13,011.20 491,394.20 DE DE 400,000.00 1,949,822.76 994,054.58 4,448,748.68 Fuente: Estados Financieros de la Empresa de Servicios Petroleros Cía. Ltda., años 2006-20072008 La empresa de Servicios Petroleros ha invertido en adquisición de activos fijos un rubro muy significativo en lo que respecta a éste sector de los activos totales de la empresa, constituye la columna vertebral por la que gira la empresa, ya que la 64 generación de ingresos depende directamente, de la utilización de los activos fijos, especialmente el grupo de maquinaria – equipo y vehículos. En el ejercicio fiscal 2006 hay un incremento muy significativo, $ 1´928,627.77, corresponde a la adquisición de dos torres de reacondicionamiento o taladros y una baja de $ 24,295.80 en el grupo de vehículos, por venta de un tráiler. En el ejercicio fiscal 2007 hay un incremento muy significativo, ahora en el grupo de vehículos, hay una variación de $ 948,052.64 respecto al 2006 REPRESENTACIÓN PORCENTUAL POR GRUPO FRENTE AL TOTAL DE ACTIVO FIJO DURANTE LOS AÑOS 2006 - 2007 – 2008 Tabla 2: Representación porcentual por grupo No. 1 2 3 4 5 6 7 DESCRIPCIÓN MAQUINARIA Y EQUIPO TALADROS VEHÍCULOS EQUIPO DE COMPUTACIÓN MUEBLES Y ENSERES EQUIPO DE COMUNICACIÓN TERRENOS TOTAL 2006 2007 2008 5.72 4.89 11.98 61.76 51.94 63.04 27.00 38.31 16.69 0.72 0.82 0.08 0.51 0.43 0.15 0.30 0.25 0.11 3.99 3.35 7.95 100.00 100.00 100.00 65 Fuente: Empresa Servicios Petroleros Cía. Ltda. 3.3.1 ANÁLISIS DE ACTIVOS FIJOS FRENTE A LOS ACTIVOS TOTALES (2006-2007-2008) Tabla 3: Activos Fijos frente Activos Totales DESCRIPCIÓN 2006 ACTIVOS TOTALES 2007 2008 6,067,711.12 7,985,811.96 14,551,874.00 ACTIVOS FIJOS 5,014,163.07 5,962,215.71 7,546,201.54 LOS ACTIVOS FIJOS FRENTE A LOS ACTIVOS TOTALES: 82.64% 74.66% 51.86% Fuente: Empresa Servicios Petroleros Cía. Ltda. Como se había indicado, el activo fijo dentro de los activos totales de la empresa, significa la mayor parte del patrimonio; es así que en el año ejercicio 2006, el activo fijo representa el 82.64% frente a los activos totales. En el ejercicio 2007, los activos fijos representan el 74.66%, frente a los activos totales. En el ejercicio 2008, los activos fijos representan el51.86%, frente a los activos totales. 3.3.2 ACTIVOS QUE TIENE ACTUALMENTE LA EMPRESA SERVICIOS PETROLEROS CIA LTDA. Los rubros de activos fijos es el criterio principal para la clasificación de los activos fijos por requerimientos de la empresa, legales y especialmente por su función, la 66 cual consideramos el sistema más adecuado para el manejo en la empresa de Servicios Petroleros Cía. Ltda. 3.3.3 CLASIFICACIÓN POR RUBROS DE LOS ACTIVOS FIJOS. Se ha considerado la conformación de 9 rubros para organizar los activos fijos de acuerdo a la función que desempeñan, también tomando en consideración futuras adquisiciones y/ o construcciones. 1. Activos No Depreciables. 2. Construcciones Civiles 3. Maquinaria y Equipo. 4. Muebles y Enseres. 5. Equipos de Computo 6. Equipos de Comunicación 7. Equipo Topográfico 8. Componentes de Campamento 9. Vehículos. Activos No Depreciables: Dentro de esta familia se encuentra exclusivamente los terrenos. Construcciones Civiles: Cuando la empresa construya edificaciones, para uso propio, uso y beneficio cuyo carácter no sea temporal. 67 Maquinaria y Equipo: Dentro de esta familia están incluidos se encuentran todos los equipos y maquinaria pesada. Muebles y Enseres: En esta familia constan todo tipo de muebles de madera, vidrio, metal, etc. Equipos de Cómputo: Esta familia registra el sistema informático de la empresa, computadoras, impresoras, CPU, Network, etc. Equipos de Comunicación: Esta familia registra los sistemas de comunicación requeridos por la empresa para estar conectado con todos los puntos de trabajo, ya sea en Quito, Tambillo o en los campamentos del Oriente. Equipo Topográfico: Esta familia comprende equipos de topografía para mediciones especiales. Componentes de Campamento: En esta familia constarán todo tipo de construcciones referente a campers, carpas para la implementación e instalación de los campamentos, los cuales sirven como oficinas, dormitorios, comedores, baños, etc. Vehículos: En esta familia se registrarán todos los vehículos de la empresa: camionetas, camiones, tráilers, camiones Vacuum, automóviles, etc. 68 3.3.4 DESCRIPCIÓN DE LOS ACTIVOS DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PETROLEROS DE ACUERDO A SUS FAMILIAS La empresa Servicios Petroleros Cía. Ltda., para una mejor ubicación y distribución de sus activos fijos, ha procedido a subdividirlos en 9 rubros tomando en consideración posibles adquisiciones futuras por parte de la empresa, constituidas por grupos como se apreciar a continuación: 1. Activos No depreciables: • Terreno de Lago Agrio. 2. Construcciones Civiles • No disponible actualmente. 3. Maquinaria y Equipo. • Martillos. • Martillo Hidráulico • Martillo para Pilotaje. • Montacargas • Montacargas tipo Caterpillar • Montacargas tipo Clakp • Grúa Grove • Pala Cargadora Caterpillar • Pulling. 69 • Torres de Reacondicionamiento ( Workover , Taladros) • Equipo Swab • Macho petrolero 4. Muebles y Enseres. • Modulares • Modulares Metálicos • Escritorios. • Estanterías. • Sillas. • Sillones ejecutivos • Sillones fijos triples • Calculadoras de escritorio • Mesa de madera 5. Equipos de Computo. • Computadores. • Impresoras • Network • Hardware • Scanner 6. Equipos de Comunicación. • Central Telefónica • Fax 70 • Repetidoras • Celulares. • Radio sonda 7. Equipo Topográfico. • Teodolitos • GPS 8. Componentes de Campamento. • Camper • Camper de baño • Camper de dormitorio • Camper de Oficina • Camper de Comedor. • Carpas Grandes • Carpas tipo casa • Carpas tipo oficina • Carpas tipo baño. • Carpas tipo comedor. 9. Vehículos. • Busetas • Camionetas • Camiones 71 • Chasis • Tráiler • Vacuum • Tanqueros • Automóvil • Jeep TIEMPO Y DEPRECIACIONES POR TIPO DE FAMILIA Tabla 4: Depreciaciones AÑOS PARA FAMILIA DEPRECIAR ACTIVO NO DEPRECIABLES 0 CONSTRUCCIONES CIVILES 20 MAQUINARIA Y EQUIPO 10 MUEBLES Y ENSERES 10 EQUIPO DE COMPUTO 3 EQUIPO DE COMUNICACIÓN 10 EQUIPO TOPOGRÁFICO 10 COMPONENTES DE CAMPAMENTO 10 VEHÍCULOS 5 Elaborado por: La Autora 3.4 PROCEDIMIENTO PARA ADQUISICIONES DE ACTIVOS FIJOS Como habíamos indicado la empresa Servicios Petroleros Cía. Ltda. tiene como su mayor debilidad no contar con Manuales de Procedimientos que estén de acorde con 72 su crecimiento, por lo cual consideramos de vital importancia que mantenga un Manual de Procedimiento para Compras que a continuación se presenta. 3.4.1 COMPRA LOCAL 1. La Unidad interesada elabora el pedido, sobre la base del monto de la obligación o compromiso. 2. El departamento de compras realiza la cotización. 3. Gerencia Financiera certifica la disponibilidad de fondos, previo análisis correspondiente. 4. Con la Certificación, Departamento de compras procede a contraer la obligación y se autoriza el desembolso de los fondos o crédito en cuenta. 5. El departamento contable efectúa el asiento contable de la obligación. 3.5 VENTA DE ACTIVOS FIJOS La empresa de Servicios Petroleros Cía. Ltda. en caso de venta lo realiza al costo del avalúo comercial, independientemente de los valores en los libros, puede arrojar pérdida o ganancia en la venta. No es común vender los activos, si lo realiza es para mejorar el modelo en caso de vehículos. 73 3.6 TRANSFERENCIA DE ACTIVOS FIJOS Cuando se producen traslados internos o movimientos de Activos Fijos en las diferentes unidades de la empresa, se lo ha realizado sin ningún procedimiento preestablecido, lo que ha ocasionado la pérdida del control de los mismos, afectando de esta manera su localización, ya que no estaban codificados e identificados, no hay un documento de control que indique a donde se lo traslada. El procedimiento para la transferencia de un lugar a otro, es muy sencillo y sin documentos de lo que se envía y reciben. 3.7 INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS Durante los últimos cinco años, que es el tiempo en el cuál la empresa creció aceleradamente, no se ha realizado un inventario de activos fijos, el único control es el que tiene el departamento financiero, pero de los activos con cantidades muy significativas, digamos que se tiene controlada la maquinaria y vehículos pesados. Existe una contingencia muy grande en el control de herramientas, repuestos, que tienen costos altos y son susceptibles de pérdida. 74 3.8 MANEJO CONTABLE DE LOS MOVIMIENTOS DE ACTIVOS FIJOS El manejo contable de los movimientos de Activos Fijos en la Empresa de Servicios Petroleros Cía. Ltda. es normal, confirma lo que se pronuncia en las diferentes leyes y concordancias, contables, tributarias y legales. El departamento financiero ha sugerido por muchas ocasiones a los directores y representantes legales de la contingencia que tiene la empresa, el no llevar un control de los bienes y activos de la empresa. No existe un sistema que haga el seguimiento documentadamente de los bienes activos, repuestos, suministros, herramientas, etc. Existe la zozobra de que se pierde con facilidad, sin tener pruebas contundentes para estos casos. 75 CAPITULO IV MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS 4.1 ASPECTOS GENERALES Debido a la imperante necesidad de la empresa, dado por su crecimiento y su alta inversión en activos fijos, llevó a la realización del presente manual, mismo que se ha elaborado para establecer normas y procedimientos que apoyen al mejoramiento de la administración y control de los bienes de larga duración que tiene la empresa, y de manera se facilite su localización en las unidades administrativas, operativas, identificando tanto a los usuarios como a los custodios y logrando el correcto enlace entre el control físico y contable a través de códigos que permitan la fácil identificación de los ítems. Los procedimientos se establecen con la intención de facilitar a los departamentos de Compras, Bodega, Control de Activos Fijos, y en general a todo el personal de la empresa como realizar de manera sistemática y ordenada el requerimiento, ingreso, registro, control y tratamiento contable de los bienes. El adecuado uso de registros, formularios y reportes uniformes tienen como objeto fortalecer el control interno, mediante el uso de tarjetas individuales para cada uno de los procesos administrativos, permitiendo identificar a cada uno de los empleados, 76 que tengan a su cargo la administración, custodia y uso de los bienes quienes serán personal y pecuniariamente responsables de los bienes de larga duración y bienes sujetos a control a su cargo. Se incorpora también los métodos que se deberán aplicar para los ingresos y egresos de bienes originados en la compra-venta, remate, transferencia gratuita, traspasos internos, entrega-recepción y constataciones físicas de los bienes. Es importante indicar que parte del éxito del control adecuado de Activos Fijos se logrará mediante la realización periódica de conciliaciones entre los informes producidos por el Departamento de Administración de Activos Fijos y el Departamento de Contabilidad, y en los casos que se ameriten se realicen los respectivos ajustes. 4.1.1 ALCANCE El presente documento será aplicado por todo el personal administrativo y operativo de la empresa, para la realización de los procesos administrativos y operativos de la empresa, con el objeto de facilitar el control y la administración de los activos fijos, en forma independiente del volumen y de su ubicación. Incluyen todos los activos fijos que son de propiedad de la empresa, los activos en leasing, los activos en internación temporal. 77 Para el cumplimiento de este Manual, se encuentran obligados todos los empleados administrativos y operativos de la empresa, que tengan a su cargo la administración, custodia y uso de los activos de la empresa. Las compras de maquinaria, equipos, herramientas, repuestos, y demás activos fijos relacionados con los 9 rubros se canalizarán por la Unidad de Compras, quien también registrará y controlará los bienes y también se los protegerá mediante pólizas de seguro. El responsable del activo fijo deberá informar por escrito dentro de las 24 horas, a la Unidad de Compras de los daños, averías para su inmediata reparación, mantenimiento, pérdida o para proceder a un reclamo con la compañía de seguros y también notificar a la empresa proveedora. 4.1.2 OBJETIVO GENERAL Implantar un Manual de Procedimientos, para el control, registro y administración de los bienes del Activo Fijo, en concordancia con las leyes vigentes, para la empresa de Servicios Petroleros Cía. Ltda. 4.1.3 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Son objetivos específicos del presente manual: 78 • Mantener una información clara, oportuna y cierta de la adquisición, custodia y ubicación de los activos fijos de la empresa. • Cuantificar específicamente el rubro de activos fijos. • Institucionalizar mecanismos de coordinación entre el departamento de contabilidad y la bodega de manera que se pueda obtener información confiable para la toma de decisiones, para lo cual se debe cumplir con todas las normas y las políticas establecidas en este manual. • Realizar actualización en las cuentas de activo fijo, a fin de establecer el valor real y determinar el patrimonio real de la empresa. • Capacitar al personal para el procedimiento y uso de formularios tendientes a mejorar el control y la administración de lo bienes con respecto al ingreso, egreso, traspasos, donaciones, transferencias, toma física y actas de entrega-recepción, éstos deben conciliar con el departamento contable. 4.1.4 POLÍTICAS DE ACTIVOS FIJOS Las siguientes políticas se han elaborado con el objeto de dar un marco sobre el cual se debe ejecutar el control físico y contable de los activos fijos de la empresa de Servicios Petroleros Cía. Ltda.: 1. Todas las decisiones de venta de activos fijos deberán ser aprobadas por el Gerente General de la empresa, salvo aquellas que por ley o estatutos 79 requieran de una autoridad superior, como son: bienes inmuebles, donaciones, acciones, y otros. 2. El requerimiento de propiedades y equipos tales como: muebles y enseres, equipos de oficina, equipos de computación, etc., deberá estar sustentado por escrito, dirigido a la Unidad de Compras y aprobado por parte del Gerente o responsable del Departamento solicitante. 3. Los bienes adquiridos cuyo valor, una vez realizado el prorrateo, sea superior a mil dólares (USD $ 1.000,00) serán considerados o registrados como activos de la empresa, siempre y cuando su vida útil sea igual o mayor al tiempo de depreciación definido para el grupo al cual pertenece; además se debe considerar las siguientes condiciones como son: tangibilidad, fácil ubicación y tamaño aun cuando su valor no sea mayor al establecido. 4. El registro contable a la cuenta de Propiedad, Planta y Equipo de las adquisiciones deberá realizarse en un tiempo no mayor a un mes calendario después de haber sido cancelada al proveedor la factura correspondiente. 5. El método de depreciación de activos fijos que aplicará la empresa será el de línea recta, de acuerdo al porcentaje anual para cada uno de los rubros de activos establecidos, los cuales se detalla a continuación: 80 Tabla 5: Porcentajes Anuales aplicados por Servicios Petroleros Cía. Ltda. RUBROS % ANUAL DE DEPRECIACIÓN No deprecia Terrenos Edificaciones 5% anual Maquinaria y Equipo 10% anual Muebles y enseres 10% anual Equipos de Cómputo 33% anual Equipos de Comunicación 10% anual Equipos Topográficos 10% anual Componentes de Campamento 10% anual Vehículos 20% anual Fuente: Empresa Servicios Petroleros Cía. Ltda. 6. La depreciación se calculará a partir del siguiente mes de la fecha de activación del bien, es decir, que el ítem depreciará períodos completos, inclusive el primero y el último. 7. El Valor Residual para todos los activos fijos será del 10% de su valor de adquisición. 8. Todo traslado o traspaso de activos fijos debe ser registrado mediante el Formulario de Traspaso de Activos Fijos al momento de producirse, y remitirse una copia al Departamento de Administración de Activos Fijos. 9. En el caso de adiciones y/o mejoras a cualquier activo fijo existente, el área involucrada en realizar la adición o mejora es la que determinará si ésta le da valor agregado al bien referido. En base a esta determinación se procederá a 81 adicionar su costo al bien principal en cuyo caso se sujetará a los mismos términos y condiciones, o será cargado a la cuenta de gastos. 10. La administración, control y contabilización de los activos fijos de la empresa, será de responsabilidad del Departamento de Administración de Activos Fijos que forma parte de la Dirección Financiera. 11. Todo ítem deberá tener un código de identificación, tanto los ya existentes como aquellos que fuesen adquiridos, debiendo estos códigos ser administrados exclusivamente por el personal del Departamento de Administración de Activos Fijos. 12. Es responsabilidad del Departamento de Administración de Activos Fijos, efectuar un inventario físico de los activos almacenados en bodega, por lo menos una vez al año para efectos de control y además con el fin de identificar bienes posibles de donación, obsoletos o destruidos para procesar su baja. 13. En caso de pérdida o daño de un bien, el custodio directo de los bienes es responsable de notificar a su línea de, así como también de dar seguimiento a los procesos de baja, reposición o mantenimiento dependiendo del caso, hasta su conclusión. 14. Es responsabilidad de cada uno de los custodios mantener en perfecto estado y a buen recaudo los bienes a él asignados, siendo estos considerados como 82 herramientas de trabajo que deben ser utilizadas única y exclusivamente en actividades inherentes al negocio y operación de la empresa, por lo que el uso de estos bienes para otro propósito está prohibido y será sancionado. 15. Si se comprobare que por negligencia o descuido, un custodio daña o pierde un activo fijo, será su obligación reponer uno de similares o mejores características, o pagar su reparación, caso contrario ese valor será descontado de sus haberes. 16. Si un custodio cambia de Departamento o sale de la empresa, debe entregar todos los activos fijos a su cargo al Departamento de Administración de Activos Fijos, para que éste a su vez realice la verificación y descargo respectivo. De existir novedades se reportará el particular a la línea de supervisión del custodio para coordinar la solución inmediata. 17. El Departamento de Recursos Humanos para liquidar un empleado o funcionario que sale de la empresa, tiene la responsabilidad de solicitar al Departamento de Administración de Activos Fijos que se entregue por escrito el descargo de activos fijos. En caso de que el funcionario no haya procedido con la entrega de algún activo fijo, el Departamento de Recursos Humanos no podrá emitir la liquidación correspondiente; y notificará esta anomalía al Departamento de Administración de Activos Fijos para la regularización respectiva. 83 18. El Departamento de Administración de Activos Fijos debe mantener actualizada la ubicación y custodio de todos los activos fijos de la empresa, para esto deberá hacer firmar un Acta de Activos por cada Custodio, la misma que detallará todos los bienes que tiene a su cargo dicha persona, y que se encuentran registradas contablemente en los libros de la empresa. 19. El Departamento de Administración de Activos Fijos tiene la facultad de realizar inventarios de activos fijos en cualquier Departamento o Centro Contable, cuando así lo crea conveniente, para verificar que todos los ingresos y/o cambios se encuentren debidamente actualizados y cuadrados de acuerdo a los registros en libros. 20. Es responsabilidad del Departamento de Administración de Activos Fijos mantener actualizada la información de activos fijos, realizando un inventario de todos los ítems de la empresa cada año. Fruto de este trabajo se presentará un informe en el que consten las observaciones encontradas, y en caso de ser necesario las propuestas de ajustes para la aprobación de Gerencia General. 21. En caso de que un activo fijo deba ser enviado fuera de las instalaciones de la empresa a mantenimiento o reparación, el custodio respectivo notificará al Departamento de Administración de Activos Fijos, con el objeto de que se lleve un control adecuado de la fecha de retorno, así como también de las veces que se repara cada ítem. 84 22. Los bienes que pertenecen a proveedores, que se encuentran ubicados físicamente dentro de las instalaciones de la empresa como parte del servicio, deberán estar plenamente identificados como activos de su propiedad, se solicitará que los proveedores entreguen al Departamento de Administración de Activos Fijos un detalle de cada uno de los bienes de su propiedad, es necesario que la actualización de su rotación sea notificada al área mencionada para la actualización de inventarios de bienes no propios. 23. Toda política contable referente a activos fijos será analizada y dictada directamente por la Dirección Financiera. 85 4.2 CONSIDERACIONES GENERALES 4.2.1 CONCEPTO DE ACTIVOS FIJOS A continuación se resume el concepto que se tomará como base para identificar los activos fijos de la empresa: Activo Fijo: Es un bien material que utiliza la empresa bajo el cumplimiento de las siguientes características: 1. Es fácil de identificar. 2. Su vida útil es mayor a un período contable. 3. El objetivo de su compra no es enajenación, es decir no es mercadería o inventario. 4. Se adquiere con el objeto de apoyar la realización de las actividades de la empresa, sean éstas operativas o administrativas. 4.2.2 REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS Una vez que los activos fijos han sido identificados, serán registrados y codificados según los procedimientos del presenta Manual, por el personal del Departamento de Control de Activos Fijos. 4.2.3 INGRESO DE ACTIVOS FIJOS Para el ingreso y registro de todos los activos fijos de la empresa, ya sea por; adquisición, reposición, traspasos, leasing, internación temporal, etc., interviene el 86 departamento contable para su registro en libros, y el bodeguero del campamento designado. Registro Contable: 02-Enero-2008 Se adquiere un vehículo en $50.000,00 más I.V.A., se con cheque. FECHA CONCEPTO DEBE 02/01/2008 Costo Histórico Vehículos I.V.A. activos fijos Retención IR activos fijos Bancos Para registrar la adquisición de un vehículo, Tryler, marca Mack. HABER $ 50.000 $ 6.000 $ 500 $ 55.500 $ Totales 56.000.00 $ 56.000.00 Cédula de Registro de Activo Fijo: Servicios Petroleros Cía. Ltda. CEDULA DE REGISTRO DE ACTIVO FIJO OFICINA QUITO TALLER CAMPAMENTO LAGO CAMPAMENTO EL TENA X OFICINA CENTRAL FECHA DESCRIPCION DEL ARTICULO 02/01/2008 Adquisición; CAMPAMENTO EL COCA No. DE INVENTARIO 3-01-01-01 Fact. # 002-006-0000728 87 MARCA MODELO No. DE SERIE MACK GU813E,TRYLER 1M1AX18Y4 4.2.4 EGRESO DE ACTIVOS FIJOS En el caso de venta, baja, donaciones, obsolescencia, pérdida o robo, los procedimientos son aplicables a todos los egresos de activos, de propiedad de la empresa cumpliendo el trámite reglamentario. El 31 de diciembre del 2008, la empresa de Servicios Petroleros vende el vehículo tryler mack, a la empresa Gasducto S.A,en $ 38.000,oo más impuestos con cheque. Registro Contable: FECHA CONCEPTO DEBE 31/12/2009 Bancos HABER 42.180.00 Retención 1% IR 380.00 Depreciación Acumulada 9.000.00 Pérdida en Venta de Activos Fijos 3.000.00 Vehículos 50.000.00 I.V.A. Venta Activos Fijos 4.560.00 Para registrar la venta del vehículo Tryler Mack. $ Totales 54.560.00 88 $ 54.560.00 31 de diciembre del 2008: La empresa Gasducto S.A. Decide donar el vehículo Tryler Mack, a una empresa sin fines de lucro. Registro Contable : FECHA CONCEPTO DEBE 31/12/2008 Donaciones-Costo HABER 38.000.00 Costo Histórico Vehículos 38.000.00 Para registrar donación del vehículo tryler mack. $ Totales 38.000.00 $ 38.000.00 El 31 de diciembre del 2008 La Sra. Carmen Díaz, tiene la voluntad de donar a la empresa de Servicios Petroleros, una hectárea de terreno, para que construya un centro médico para servicios a personas de escasos recursos económicos, que subsidiará la empresa petrolera. El costo valorado por un Profesional y registrado en la Notaría, es de $ 225.000,00 Registro Contable: FECHA CONCEPTO DEBE 31/12/2008 Terrenos HABER 225.000.00 Donaciones-Patrimonio 225.000.00 Para registrar donación de un terreno $ Totales 225.000.00 89 $ 225.000.00 El 31 de diciembre del 2008, la empresa de Servicios Petroleros, da a conocer al Servicio de Rentas Internas la baja de muebles de oficina por obsolescencia, robo y pérdida, El acta juramentada por el Gerente, contador y bodeguero. Notariada y otros trámites de rigor. Registro Contable: FECHA CONCEPTO DEBE Baja por obsolescencia, robo y pérdida de 31/12/2008 activos Depreciación acumulada HABER 25.380.00 12.820.00 Activos valor histórico 38.200.00 Para registrar la baja de inventarios de activos por obsolescencia, robo y pérdida de los activos fijos. $ Totales 38.200.00 4.2.5 $ 38.200.00 TRASPASO DE ACTIVOS FIJOS Se entiende como Traspaso el movimiento de un activo cuando hay cambio de responsable, centro de costo y ubicación. En cambio Traslado se refiere al movimiento de un activo fijo por cambio de ubicación, pero conservando su centro de costo. Los activos fijos podrán ser trasladados de una dependencia a otra de la misma empresa o entre funcionarios, en forma temporal o definitiva, por constituir un movimiento interno no afecta a los registros contables, además previa la solicitud y 90 aprobación del Superintendente del campamento o Jefe inmediato, en coordinación con el departamento de control de activos fijos. 4.2.6 ENTREGA-RECEPCIÓN DE ACTIVOS FIJOS De manera obligatoria se realizará la entrega-recepción de activos fijos, cuando se produzcan ingresos o retiros de personal a la empresa, por cualquier causa o modalidad, así como en casos de traslados a otro campamento o unidad. 4.2.7 REPOSICIÓN DE ACTIVOS FIJOS Luego de los exámenes especiales correspondientes y constataciones físicas de los inventarios de cada Unidad operativa o administrativa, y en caso de pérdida de los activos, como consecuencia de hurto, robo o que hubieren sufrido daños parciales o totales o hechos análogos, el empleado encargado de su uso y custodia, comunicará este hecho al Jefe inmediato, dentro de las 24 horas de que tome conocimiento de los hechos. Caso contrario, éste asumirá en forma automática la responsabilidad de su reposición, con un bien de características similares al bien desaparecido o en valores o precios actuales de mercado. 91 4.3 JERARQUIZACIÓN DE LA RESPONSABILIDAD 4.3.1 MÁXIMA AUTORIDAD Es importante señalar que la administración de los activos fijos propiedad de la Empresa de Servicios Petroleros Cía. Ltda., está a cargo del Gerente General, quien tiene bajo su responsabilidad en la escritura de constitución el responder por la buena administración y custodia de los bienes de la empresa, y es quien debe velar por la implementación, actualización y cumplimiento las disposiciones del presente Manual, las cuales forman parte del Sistema de Control Interno. 4.3.2 RESPONSABILIDAD POR LA CUSTODIA Dentro de cada uno de los procesos que conforman en el organigrama funcional de la empresa, se identificarán a los empleados encargados de la custodia de los bienes y se mantendrán registros individuales por cada clase de bien. La responsabilidad sobre el mantenimiento actualizado de todos los registros recae en el departamento de control activos fijos. 4.3.3 RESPONSABILIDAD POR EL USO La responsabilidad directa en el uso, custodia y conservación de los activos corresponde a cada uno de los empleados de la empresa, que tenga a su cargo en el campo operativo, administrativo, ventas, etc. custodia y uso de los bienes de larga 92 duración, de los bienes sujetos a control y que utilice para el cumplimiento de sus funciones, con tal propósito el departamento de control de activos fijos y cada una de las unidades utilizará el formulario respectivo. 4.4 CONTABILIZACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS La contabilización de los activos fijos se efectuará cuando se adquieran, construyan, fabriquen, se reciban o se reconozca el derecho al uso. Los activos fijos serán registrado inicialmente a su costo, y si éste se desconoce se registrará al valor actual estimado al momento de la transferencia. Los intereses, las comisiones, el diferencial cambiario y otros gastos financieros que se incurran para la adquisición, construcción o fabricación, constituirán costos del activo hasta que se ponga en marcha, y se encuentre en condiciones de utilización, enajenación o concluya su construcción. En el caso de que se mantengan Activos Fijos ociosos, o totalmente depreciados, éstos serán controlados en forma que se identifiquen estas situaciones. 4.4.1 ADICIONES, MEJORAS Y REPARACIÓN Todas aquellas partes y piezas que se compren con objetivo de mejorar la condición de algún activo fijo, ya sea por aumento de capacidad, incremento de potencia o por reemplazo de alguna parte que incida en la vida útil del mismo, serán consideradas como adiciones o mejoras, y su valor deberá incrementar el costo del activo fijo del cual forman parte. Estas adiciones serán consideradas parte del activo y por tanto se sujetarán a la depreciación del rubro al que pertenece el activo principal. 93 Los gastos en reparaciones ordinarias, destinadas al mantenimiento preventivo o correctivo de la capacidad de uso del bien, deberán registrarse como gastos de mantenimiento. 4.4.2 DEPRECIACIONES Según lo establecido en la quinta política de este Manual, se utilizará el método de depreciación de línea recta, y los porcentajes establecidos por la ley que fueron descritos en dicha política. La empresa de Servicios Petroleros Cía. Ltda., utiliza el método de línea recta, considera que los equipos, vehículos, campamentos, es un período normal en el que se deprecian los activos fijos, mantiene una política referente a muebles, equipos, electrodomésticos de bajo costo, por ésta razón se deprecia anualmente, y se carga dentro de cada ejercicio fiscal. No descarta la política de depreciación acelerada, solicitando al Servicio de Rentas Internas la autorización para depreciar las nuevas adquisiciones de equipos y vehículos pesados, las reparaciones, ampliaciones o adecuaciones que impliquen erogaciones capitalizables obligarán a recálculo del monto de la depreciación, en términos de la reestimación de la vida útil del bien. Método de cálculo: La cuota de depreciación proporcional de los bienes de larga duración destinados a actividades administrativas o incorporadas a proyectos o 94 programas de inversión, se determinará aplicando el método de línea recta, en base a la siguiente fórmula: CDP = Valor contable (-) Valor residual ____________________________ Vida útil estimada (años) n x __ 12 CDP= Cuota de depreciación proporcional n = Número de meses a depreciar el Activo La depreciación determinada bajo el método de línea recta, se registrará mes a mes, para que los estados financieros reflejen sus resultados reales. Depreciación por el método de línea recta: Del vehículo tryler mack. Depreciación 50.000-5.000 5 45.000 5 Valor a depreciar anual $ 9.000.00 95 Cuadro de Depreciación: Año 1 2 3 4 5 Depreciación acumulada 9.000.00 18.000.00 27.000.00 36.000.00 45.000.00 Cuota depreciación 9.000.00 9.000.00 9.000.00 9.000.00 9.000.00 Valor neto en libros 36.000.00 27.000.00 18.000.00 9.000.00 - Registro Contable: FECHA CONCEPTO DEBE 31/01/2008 Costo Depreciación Depreciación Acumulada Vehículos 750.00 28/02/2008 Costo Depreciación Depreciación Acumulada Vehículos 750.00 31/03/2008 Costo Depreciación Depreciación Acumulada Vehículos 750.00 30/04/2008 Costo Depreciación Depreciación Acumulada Vehículos 750.00 31/05/2008 Costo Depreciación Depreciación Acumulada Vehículos 750.00 30/06/2008 Costo Depreciación Depreciación Acumulada Vehículos 750.00 96 HABER 750.00 750.00 750.00 750.00 750.00 750.00 31/07/2008 Costo Depreciación Depreciación Acumulada Vehículos 750.00 31/08/2008 Costo Depreciación Depreciación Acumulada Vehículos 750.00 30/09/2008 Costo Depreciación Depreciación Acumulada Vehículos 750.00 31/10/2008 Costo Depreciación Depreciación Acumulada Vehículos 750.00 30/11/2008 Costo Depreciación Depreciación Acumulada Vehículos 750.00 31/12/2008 Costo Depreciación Depreciación Acumulada Vehículos 750.00 750.00 750.00 750.00 750.00 750.00 750.00 Para registrar la depreciación del vehículo mensual. Total depreciación anual $ 9.000.00 4.4.3 $ 9.000.00 BIENES DE CONTROL Los bienes sujetos a control administrativo constituyen todos aquellos bienes que no reúnan las condiciones necesarias para ser clasificadas como activos fijos, pero tengan una vida útil de un año o sean susceptibles de daño en corto y que presten utilidad en el desarrollo de las actividades, con un costo individual de adquisición, fabricación, incorporación o avalúo, inferior a 1.000 dólares, tales como ciertos útiles 97 de oficina, electrodomésticos, utensilios de cocina, vajilla, lencería, instrumental médico, insumos, instrumentos de laboratorio, libros, discos, herramientas menores, cortinas, alfombras, mobiliario menor (papeleras, teléfonos, basureros, etc.) serán cargados a gastos de gestión y estarán sujetos a control administrativo interno, siempre y cuando no se los considere como unidades de producción. Asimismo, se incluirá dentro de esta clasificación, los bienes cuya constitución sea de vidrio, cristal, porcelana, cerámica, etc. 98 4.4.4 CUENTAS El Plan de cuentas de la empresa de Servicios Petroleros Cía. Ltda. es el siguiente: 1.2 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO 1.2.1. NO DEPRECIABLES 1.2.1.01. TERRENOS 1.2.1.01.001 1.2.2. Terrenos DEPRECIABLES 1.2.2.01. EQUIPOS DE OFICINA 1.2.2.01.001 Equipos de Oficina, histórico 1.2.2.01.002 Depreciación Ac. Equipos de Oficina 1.2.2.02. MUEBLES Y ENSERES 1.2.2.02.001 Muebles y Enseres, histórico 1.2.2.02.002 Depreciación Ac. Muebles y Enseres 1.2.2.03. MAQUINARIA Y EQUIPO 1.2.2.03.001 Maquinaria Pesada y Petrolera, histórico 1.2.2.03.002 Equipo y Herramientas, histórico 1.2.2.03.003 Dep. Ac. Maquinaria Pesada y Petrolera 1.2.2.03.004 Dep. Ac. Equipo y Herramientas 1.2.2.04. VEHÍCULOS 1.2.2.04.001 Vehículos pesados, histórico 1.2.2.04.002 Vehículos livianos, histórico 1.2.2.04.003 Depreciación Ac. Vehículos pesados 1.2.2.04.004 Depreciación Ac. Vehículos livianos 1.2.2.05. EQUIPO DE COMPUTACIÓN 1.2.2.05.001 Equipo de Cómputo – Hardware, histórico. 1.2.2.05.002 Equipo de Cómputo - Software, histórico 1.2.2.05.003 Depreciación Ac. Hardware 1.2.2.05.004 Depreciación Ac. Software. 99 4.5 CODIFICACIÓN Todos los activos fijos de la empresa deberán tener un código, mismo que será etiquetado en dos partes del ítem, la primera estará a la vista del personal, se sugiere sea ubicada en la parte frontal inferior izquierda, o lo más cercano a dicha área; y la segunda estará en un lugar estratégico para evitar manipuleo. Este código permitirá identificar fácilmente un activo fijo, mejorando el control de activos fijos, por tanto la administración de códigos es responsabilidad única del Departamento de Administración de Activos Fijos. Cada vez que se ingrese un nuevo registro en la empresa, se le asignará un código, mismo que será impreso y etiquetado en dicho ítem. Cada vez que un activo fijo de la empresa cambie de ubicación se deberá asignar un nuevo código, imprimirlo y etiquetarlo. Para esto se deberán tomar en cuenta las siguientes indicaciones: una vez decidido el o los rubros de activos fijos a recodificar, se deben introducir los códigos de los activos originales (antiguos) que serán sustituidos por los nuevos códigos. Este proceso de definir valores antiguos y nuevos, es un proceso cíclico que consta de tres pasos: a. Decidir el o los códigos a cambiar, b. Decidir el código nuevo y, por último, c. Añadir dicha relación al cuadro correspondiente. 100 Es importante no olvidar el añadir las relaciones definidas pues, de lo contrario, es como si no se hubiesen definido. En el caso de recodificación en activos de rubros nuevos, cuando decidimos cual se va a recodificar, es preciso asignar un nuevo nombre específico al activo. Es conveniente tener presente, al momento de la creación de la recodificación que no existe ningún limitante en cuanto al nombre o denominación que debe llevar cada una de los rubros que utilizarán en la recodificación, para lo cual se apela solo al apoyo técnico. 4.5.1 ESTRUCTURA El código será alfanumérico, y contendrá la siguiente información: Rubro: Se identifica con el primer dígito, Grupo: Se identifica con los dos primeros dígitos, Cuenta: Se identifica con los cuatro primeros dígitos, Cuenta analítica o Consecutivo: Se identifica con los ocho primeros dígitos. A continuación se detalla que información contendrá cada dígito del código: PRIMER DÍGITO El primer dígito identifica el rubro al que corresponde el activo fijo, por ejemplo: M. Maquinaria y Equipo 101 E. Muebles y Enseres O. Equipo de Oficina C. Equipo de Comunicación S. Equipo de Cómputo y Sistemas V. Vehículos T. Equipo Topográfico P. Componentes de Campamento SEGUNDO DÍGITO Identifica la clasificación de cada una de las familias anteriores, por ejemplo: C. Complementarios F. Fluvial R. Refrigeración T. Tracción a ruedas O. Tracción a orugas E. Estacionario . I. Industria eléctrica N. Industrial Neumático S. Industrial suelda y oleoducto L. Laboratorio de suelos B. Laboratorio de instrumentación E. Electrodomésticos H. Chasis A. Automotores T. Electrónicos 102 R. Radios V. Comunicación Varios T. Topografía C. Computo O. Equipos de oficina M. Muebles C. Camper G. Carpas grandes TERCER Y CUARTO DÍGITOS Corresponde a la clase, e identifica la característica específica dentro de cada una de las clasificaciones anteriores, por ejemplo: MH. Martillo hidráulico TE. Torres de extensión BE. Brazos de excavadoras RS. Rastra RP. Ripper WT. Winche tractor MP. Martillos para pilotaje CN. Canoas FB. Motor fuera de borda CF: Cuarto frío UR. Unidad de refrigeración CG. Cargadoras 103 RX. Retroexcavadoras GH. Grúas hidráulicas MN. Moto niveladoras RO. Rodillos BZ. Bulldozer GC. Grúas Castillos EX. Excavadoras SB. Side Boom PH. Prensa hidráulica CF. Bombas crisa flolly BM. Bombas de agua a motor BE. Bombas de agua eléctricas BC. Bombas de combustible BL. Bombas de Lodos BH. Bombas hidrostáticas BN. Bombas neumáticas Compactadoras CR. Concreteras DZ. Desbrozadoras ER. Extintor rodante GE. Generadores LP. Lavadora de presión MT. Motosierras MS. Moto soldadoras PC. Plancha compactadora PT. Planta de tratamiento 104 PD. Podadora PZ. Potabilizadoras PH. Presa hidráulica QM. Quemadores SA. Secadora de arena SE. Soldadoras eléctricas TP. Taladros de perforación TH. Tecle hidráulico TC. Trípode de cadena VM. Vibradores a motor VE. Vibradores eléctricos TE. Tanques estacionarios CP. Compresores IC. Incineradores TF. Transformadores RT. Roscadora de tubos eléctrica TI. Taladro industrial TP. Taladro de pedestal TI. Trozadora industrial PI. Pulidora industrial SC. Sierra circular industrial EI. Esmeril industrial TG. Tecle grua LL. Enllantadora DN. Desenllantadora neumática 105 CO. Cilindros oxiacentileno BS. Biseladotas GA. Grapas para alinear CT. Cortador de tubo DT. Detectores BC. Bombas de calibración y prueba BP. Balanza de precisión HE. Hornos especiales LS. Laboratorios de suelos MD. Medida MT. Mutitach II BH. Bomba hidráulica CB. Calibración CL. Cilindro DH. Detector-Holiday PR. Prueba MN. Manómetros TC. Tacómetros TD. Termómetro digital VT. Vatímetros RF. Refrigeradoras CN. Congeladoras HL. Hieleras HM. Horno micro ondas AA: Acondicionador de aire 106 TV. Televisores JI. Juguera industrial VH. VHS MC. Máquina de coser LV. Lavadoras LI. Licuadora industrial SC. Secadoras AS. Aspiradoras AB. Abrillantadoras EZ. Esterilizador BI. Batidora industrial VI. Ventilador industrial 2T. 2 Toneladas 3T. 3 Toneladas 35. 3.5 Toneladas 5T. 5 Toneladas 7T. 7 Toneladas 8T. 8 Toneladas 9T. 9 Toneladas 95. 9.5 Toneladas BU. Bus VQ. Volqueta DC. Camioneta doble cabina CS. Camioneta cabina sencilla JP. Jeep 107 IN. Instrumentos RB. Radio base RM. Radio movil HY. Handy CT. Central telefónica FX. Fax RP. Repetidoras RT. Ruteador SI. Seguridad interne TR. Torre ET. Estación total TD. Teodolitos LE. Libreta electrónica NL. Nivel láser NA. Nivel automático GP. GPS CP. Procesadores computadores MN. Monitores IM. Impresoras UP. UPS industrial DD. Disco duro SW. Switch CE. Calculadoras especiales CP. Copiadoras ME. Maquinas de escribir 108 PY. Proyectores CF. Cámara fotográfica CV. Cámara de video CF. Cajas fuertes ES. Escritorios LL. Sillones SG. Sillas giratorias SF. Sillas fijas SD. Sillas dobles MA. Mesa de acero MS. Mesa de Self Services MC. Mesa de comedor MD. Modulares AR. Archivadores MR. Mesas de reunión BL. Balanzas VT. Vitrinas AM. Armario metálico CB. Camper Baño CD: Camper Dormitorio CO. Camper Oficina CC: Camper Comedor CA. Carpas Casa CO. Carpas Oficina CB. Carpas Baño 109 CO. Carpas Comedor QUINTO, SEXTO, SÉPTIMO Y OCTAVO DÍGITOS Es un secuencial que se utiliza para cuantificar los activos existentes en cada cuenta. A manera de ejemplo de la estructura general del código de cada activo fijo, se exponen a continuación los rubros, grupos, clases y consecutivo inicial establecidos: Tabla 6: Estructura general del código de activos fijos RUBRO GRUPO Maquinaria y equipo Fluvial Muebles y enseres Eq. CLASE Canoas de Proyector CÓDIGO COMPLETO MFCN0001 EOPY0001 Oficina Radios Equipos de comunicación Equipos de computación y Cómputo Handy CRHY0001 Procesador SCPC0001 es Sistemas Vehículos Chasis Bus VCBU0001 Topografía Topografía GPS TTGP0001 Componentes de Campamento Camper Oficina PCCO0001 Elaborado por: La Autora 110 4.6 NIVELES DE RESPONSABILIDAD Y APROBACIÓN A continuación se resumen los niveles de responsabilidad sobre activos fijos: Tabla 7: Niveles de responsabilidad sobre activos fijos RESPONSABILIDAD Administración NIVEL - Vicepresidente Ejecutivo - Gerente General - Gerente Financiero - Gerente Administrativo Registro y Control - Contable: Departamento de Contabilidad - Físico: Departamento Control de Activos Fijos - Físico: Bodeguero Uso y Conservación - Todos empleados de la empresa a cuyo cargo se encuentran los bienes y activos fijos. Elaborado por: La Autora 4.6.1 RESPONSABILIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN Se considera que la responsabilidad recae en la máxima autoridad de la entidad, siendo su obligación velar por la correcta adquisición, conservación, mantenimiento, valoración y enajenación de los activos fijos institucionales y de aquellos que no sean de propiedad de la empresa, que hayan sido recibidos en comodato o arrendamiento, así como de mantener adecuados controles internos aplicables a esta área. 111 Comparten esta responsabilidad en sus respectivos ámbitos, el Departamento de Administración de Activos Fijos, El Superintendente del Campamento, El Bodeguero. 4.6.2 RESPONSABILIDAD DEL REGISTRO CONTABLE La responsabilidad del registro y control contable de los Activos Fijos de la Empresa de Servicios Petroleros el personal de del Departamento de Contabilidad de la Coordinación con Dirección Financiera, quienes deberán mantener los documentos y registros actualizados, referente a la totalidad de los bienes, en base al cual se formulará informes mensuales que permitan conciliar los datos que mantenga la Coordinación con el Departamento de Administración de Activos Fijos. Mientras que, la responsabilidad en la custodia y control físico de los bienes de activo fijos lo realizarán los empleados caucionados que cumplan funciones de guardalmacén, bodeguero u otra denominación similar. 4.6.3 RESPONSABILIDAD DEL USO Y CONSERVACIÓN Todos los empleados o funcionarios de la empresa que tengan a su cargo bienes y/o activos fijos para la realización de sus labores cotidianas, son responsables por su buen uso así como también por el buen cuidado y funcionamiento de los mismos. Cualquier falla o novedad que presenten los ítems asignados a cargo de un colaborador, y que no sea provocada por negligencia, debe ser inmediatamente 112 informada a su línea de supervisión, para que en conjunto con el Departamento de Administración de Activos Fijos se verifique el problema y tome correctivos. 4.7 TRATAMIENTO CONTABLE 4.7.1 TERRENOS DESCRIPCIÓN DE LA CUENTA TERRENOS: Esta cuenta presenta el valor de adquisición de un terreno al que se lo ajustará sobre el valor del acuerdo comercial o escritura pública del predio, de acuerdo al catastro municipal. NATURALEZA DE LA CUENTA TERRENOS: Tabla 8: Cuenta Terrenos DEBITO • • • CRÉDITO Por el costo histórico de • Por el valor de venta del adquisición • terreno Valor de las mejoras y otros • Catástrofe natural valores • Por venta o enajenación que incrementen el valor del terreno • Por avalúo catastral. Elaborado por: La Autora 113 4.7.2 EDIFICIOS DESCRIPCIÓN DE LA CUENTA EDIFICIOS: Se registran en esta cuenta las adquisiciones al costo de compra de acuerdo a su factura, impuestos, honorarios, en general el costo total del bien adquirido. Construcciones en curso: Se acumulará los valores por: mano de obra, dirección técnica, materiales, suministros, terminados, legalizaciones, etc. Estos representan todos los edificios, construcciones terminadas, oficinas, campamentos hormigón. NATURALEZA DE LA CUENTA EDIFICIOS: Tabla 9: Cuenta Edificios • • • DEBITO Por el valor de compra Por el valor de mejoras, adiciones. Reparaciones o mantenimiento significativas Por el costo total de las construcciones. • CRÉDITO Por venta, comodato o transferencia. Elaborado por: La Autora 114 4.7.3 MUEBLES Y ENSERES DESCRIPCIÓN DE LA CUENTA MUEBLES Y ENSERES Se registrará el valor de compra de muebles que la empresa utiliza en el desarrollo nominal de sus actividades administrativas, operativas y ventas, como: estaciones de trabajo, sillas, butacas, anaqueles, archivadores, estanterías, mesas auxiliares, mesa de reuniones, muebles, etc. NATURALEZA DE LA CUENTA MUEBLES Y ENSERES Tabla 10: Cuenta Muebles y Enseres • • • • DEBITO Por el valor de compra Por el valor de mejoras, adiciones significativas, Reparaciones y mantenimiento. Por avalúo técnico o precio de mercado. • • CRÉDITO Por el valor en libros al darlo de baja. Por pérdida o transferencia Elaborado por: La Autora 115 4.7.4 EQUIPOS DE OFICINA DESCRIPCIÓN DE LA CUENTA EQUIPOS DE OFICINA Se registrará el valor de compra de los equipos de oficina, mecánicos y electrónicos, que la empresa utiliza en el desarrollo nominal de sus actividades administrativas, operativas y ventas, como: maquinas de escribir, sumadoras, teléfonos, aire acondicionado, ventiladores, electrodomésticos, etc. NATURALEZA DE LA CUENTA EQUIPOS DE OFICINA Tabla 11: Cuenta Eq. de Oficina • • • • DEBITO Por el valor de compra Por el valor de mejoras, adiciones significativas, Reparaciones y mantenimiento. Por avalúo técnico o precio de mercado. • • CRÉDITO Por el valor en libros al darlo de baja. Por pérdida o transferencia Elaborado por: La Autora 116 4.7.5 EQUIPOS DE COMPUTACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA CUENTA EQUIPOS DE COMPUTACIÓN Se registra el valor de compra dé los equipos de cómputo, como: computadores, computador portátil, impresora, proyector, scanner, servidor, servidor de impresión, impresoras, etc. NATURALEZA DE LA CUENTA EQUIPOS DE COMPUTACIÓN Tabla 12: Eq. de Computación • • • • DEBITO Por el valor de compra Por el valor de mejoras, adiciones, Reparaciones v mantenimiento. Por avalúo técnico o precio de mercado • • CRÉDITO Por el valor en libros al darlo de baja Por transferencia gratuita, perdida Elaborado por: La Autora 4.7.6 UNIDADES DE TRANSPORTE DESCRIPCIÓN DE LA CUENTA UNIDADES DE TRANSPORTE Se registra el costo histórico de los medios de transporte, destinado a prestar servicios y generar ingresos, al servicio en los campamentos como medios de movilización, y utilización de los funcionarios en la parte administrativa y ventas. 117 Como: camiones al vacío, trayler, camiones, camioncitos, camionetas, automóviles, jeep. Etc. NATURALEZA DE LA CUENTA UNIDADES DE TRANSPORTE Tabla 13: Cuenta Transporte • • • • DEBITO Por el valor de compra Por el valor de mejoras, adiciones Reparaciones significativas Avalúo técnico. • • CRÉDITO Por el valor en libros al darlo baja Por el valor de transferencia. Elaborado por: La Autora 4.7.7 PROYECTOS EN PROCESO DESCRIPCIÓN DE LA CUENTA PROYECTOS EN PROCESO: Esta cuenta presenta el valor de los proyectos en Proceso, compras de activos inconclusas, etc. Las cuales no se empezarán a depreciar sino hasta el momento en que se concluya el proyecto o se traslade las compras a activos fijos. NATURALEZA DE LA CUENTA PROYECTOS EN PROCESO: Tabla 14: Cuenta Proyectos en Procesos • • DEBITO Por el costo de adquisición Valores de abonos. • CRÉDITO Por transferencia a otra cuenta. Elaborado por: La Autora 118 4.7.8 VENTA DE ACTIVOS FIJOS DESCRIPCIÓN DE LA CUENTA ACTIVOS FIJOS Cuando se decida vender los vehículos, se considerará lo siguiente para determinar el valor en libros: Igual al valor en libros- menor al valor en libros - mayor al valor en libros En cualquier de los 3 casos el proceso a seguir es el siguiente: • Calcularla depreciación correspondiente hasta la fecha de baja o venta • Determinar el valor neto en libros (Valor del activo menos depreciación) • Establecer la diferencia entre el valor del activo, los gastos incurridos y el valor de venta. NATURALEZA DE LA CUENTA ACTIVOS FIJOS Tabla 15: Cuenta Activos Fijos • DEBITO Depreciación acumulada del bien en venta • CRÉDITO Costo histórico, mejoras del bien en venta Elaborado por: La Autora 119 4.7.9 BAJA O DONACIÓN DE ACTIVOS FIJOS DESCRIPCIÓN DE LA CUENTA BAJA O DONACIÓN DE ACTIVOS: La baja de los bienes de larga duración se efectuará una vez cumplidas las diligencias y procesos administrativos que señalen las disposiciones legales vigentes. (Autorización del Servicio de Rentas Internas) dejando evidencia clara de las justificaciones, autorizaciones y su destino final. El Reglamento para la aplicación de la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno, Art. 24: Son deducibles las pérdidas causadas en caso de destrucción, daños, desaparición y otros eventos que afecten económicamente a los bienes del contribuyente usados en la actividad generadora de la respectiva renta y que se deban a caso fortuito, fuerza mayor delitos, en la parte en que no se hubiere cubierto por indemnización o seguros. El contribuyente conservará los respectivos documentos probatorios por un período no inferior a seis años; Las pérdidas por baja de inventarios se justificarán mediante declaración juramentada realizada ante un notario o juez, por el representante legal, bodeguero y contador, en la que se establecerá la destrucción o donación de los inventarios a una entidad pública o instituciones de carácter privada sin fines de lucro con estatutos aprobados por la autoridad competente. En el acto de donación comparecerán, conjuntamente el representante legal de la institución beneficiaria de la donación y el representante legal del donante o su delegado. Los notarios deberán entregar la información en estos actos al Servicio de Rentas Internas en los plazos y medios que este disponga. 120 En el caso de la desaparición de los inventarios por delito infringido por terceros, el contribuyente deberá adjuntar el acta, la respectiva denuncia efectuada durante el ejercicio fiscal en el cual ocurre, a la autoridad competente y a la compañía aseguradora cuando fuere aplicable. La falsedad o adulteración de la documentación de la documentación antes indicada constituirá delito de defraudación fiscal en los términos señalados por el Código Tributario. El Servicio de Rentas Internas podrá solicitar, en cualquier momento, la presentación de las actas, documentos y registros contables que respalden la baja de los inventarios; Art. 26: Las pérdidas por ventas de activos fijos, entendiéndose como pérdida la diferencia entre el valor no depreciado del bien y el precio de venta si este fuere menor. No se aceptará la deducción de pérdidas en la venta de activos fijos, cuando la transacción tenga lugar entre contribuyentes relacionados o entre la sociedad y el socio o su cónyuge o sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad; o entre el sujeto pasivo y su cónyuge o sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad. Para proceder a la baja de los bienes por su mal estado de conservación, obsolescencia, pérdida o hurto, se observarán las disposiciones del Departamento de Control de Activos Fijos, y demás reglamentación interna emitida por la empresa. 121 Si la pérdida de un bien, que fue debidamente denunciada, es declarada por el Juez competente como hurto o robo en sentencia ejecutoriada se levantará el acta de baja correspondiente y se procederá a la exclusión de los registros contables disminuyendo del inventario respectivo. NATURALEZA DE LA CUENTA BAJA O DONACIÓN DE ACTIVOS Tabla 16: Cuenta Donación de Activos • • DEBITO Depreciación acumulada del bien Valor del Saldo por pérdida • CRÉDITO Costo Histórico, mejoras del bien Elaborado por: La Autora 122 4.7.10 CONSTRUCCIONES DESCRIPCIÓN DE LA CUENTA CONSTRUCCIONES: Esta cuenta presenta el valor de construcción de un edificio, al término de la construcción dicho valor se transferirá a la cuenta edificios y empezará a depreciarse. NATURALEZA DE LA CUENTA CONSTRUCCIONES: Tabla 17: Cuenta Construcciones • • • • DEBITO Por el costo histórico de adquisición Valor de las mejoras y otros valores que incrementen el valor del terreno Por avalúo catastral. • • • CRÉDITO Por el valor de venta del terreno Catástrofe natural Por venta o enajenación Elaborado por: La Autora 4.8 PROCEDIMIENTOS 4.8.1 INGRESOS ALCANCE Será aplicado para efectuar el ingreso y almacenamiento de los bienes de Activos fijos adquiridos mediante compra local, para el uso de la empresa. 123 NORMAS a. Previa recepción, el bodeguero, dispondrá de los documentos que originaron la adquisición: “solicitud de bodega” y factura. b. Cuando se procede a la recepción de bienes con características especiales o técnicas, el bodeguero solicitará a la unidad que originó el pedido, preste la asistencia técnica que se requiere para su inspección y recepción. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Tabla 18: Descripción del procedimiento de ingreso de activos Unidad Responsable Bodeguero Actividades 1.- Recibe del proveedor, los bienes comprados, verifica. Según sea el caso: cantidad, peso, marca, modelo, serie, accesorios y más especificaciones contenidas en los documentos de respaldo de la compra. 2.- Realiza el “Informe de Ingreso cuando se trata de activos fijos con un valor de compra superior a $ 1.000,” entrega al jefe inmediato. 3.- Actualiza los registros en inventario. 5.- Entrega un informe mensual de los activos y bienes que ingresaron, al departamento contable y al funcionario de control de activos fijos. Elaborado por: La Autora 124 DIAGRAMA DE FLUJO Gráfico 3: Diagrama de Flujo del procedimiento de ingreso de activos Elaborado por: La Autora 125 DOCUMENTOS A UTILIZARSE a. Ingreso de Activos Fijos y Bienes 4.8.2 EGRESOS ALCANCE Será aplicado para el despacho de bienes que forman parte de las existencias de la bodega, solicitados en los diferentes campamentos de la empresa. NORMAS a. Los activos y bienes en general, serán requeridos mediante “Solicitud a Bodega”, la misma que será elaborada registrando los bienes por su nombre y código de identificación respectivo. b. El bodeguero caucionado, es el único responsable y autorizado del despacho, a la presentación de la “Solicitud a Bodega”, que estará legalizada por los Superintendentes de cada campamento en coordinación con los supervisores. c. El “Egreso de Bodega” será emitido únicamente en bodega y legalizado por el bodeguero, teniendo cuidado en consignar las características, componentes, código y unidad de medida de acuerdo con los registros de control de existencias. 126 d. En caso de que la bodega no posea los bienes solicitados, certificará este particular en la “Solicitud de Bodega”, con el sello de “No existe en stock”, y entregará copia a dicha solicitud al interesado para que este solicite al departamento de adquisiciones. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Tabla 19: Descripción del procedimiento de egresos Unidad responsable Unidad Solicitante Actividades 1.Elaborara la “Solicitud a Bodega” y obtiene la autorización y presenta en bodega. 2.Recibe la “Solicitud a Bodega” verifica el código, su legalidad y contenido. Bodeguero Si no cuenta con todos los requisitos y no está autorizada, no se podrá tramitar. Elaborado por: La Autora 127 a.- Bienes de stock Realizar los pasos 1 y 2 descritos anteriormente Tabla 20: Descripción del procedimiento de egresos con bienes en stock 3.Comprueba la existencia de los artículos en stock, cruzando información con los registros de existencias, los separa y registra las cantidades a despacharse en la columna respectiva de la “Solicitud a Bodega”. Bodeguero 4.Verifica conjuntamente con el interesado los bienes a ser despachados, a fin de que exista conformidad. 5.Emite el “Egreso de Bodega”, lo legaliza con las firmas de “Entregué” y “Recibí Conforme” y entrega copia al interesado con los bienes correspondientes. 6.- Actualiza los registros. 7.- Archiva la “Solicitud a Bodega”. Elaborado por: La Autora 128 b.- Bienes que no existen en stock Realizar los pasos 1 y 2 descritos anteriormente. Tabla 21: Descripción del procedimiento de egresos con bienes en stock 3.- Bodeguero Adquisiciones Pone el sello “No existe en stock” en la Solicitud a Bodega, firma y entrega la copia respectiva al interesado , y mantiene pendiente el original y la copia restante, para actualizarlos una vez que reciba los bienes y realice el despacho 4.Realiza la adquisición y entrega los bienes en bodega con copia de la orden de 5.Recibe los bienes y verifica que estén de acuerdo con las cantidades y especificaciones de la orden de compra y “Solicitud a Bodega” pendiente de despacho. 6.Elabora el “Informe de Ingreso de Activos Fijos”, legaliza y entrega copia al departamento de adquisiciones y original de la factura de compra al departamento contable. Bodeguero 7.Registra el despacho en la “Solicitud a Bodega”, que en pendientes de despacho, mantiene en bodega. 8.Emite el “Informe de Egreso de Bodega”, lo legaliza y entrega los bienes al interesado con copia del egreso. 9.- Actualiza los registros. Elaborado por: La Autora 129 DIAGRAMA DE FLUJO Gráfico 4: Diagrama de Flujo del procedimiento de egresos Elaborado por: La Autora 130 DOCUMENTOS A UTILIZARSE a. Solicitud de Bodega b. Egreso de Bodega c. Ingreso de Activos Fijos y Bienes 4.8.3 REPOSICIÓN ALCANCE Los bienes de propiedad de la empresa que hubieren desaparecido, sufrido daños parciales o totales, quedando inutilizados, deberán ser restituidos por los empleados responsables. NORMAS a. Los custodios, de los empleados, bajo cualquier modalidad de contrato, sobre los que se establezca la responsabilidad, deberán responder por la reposición del bien, al precio de mercado o en especie de iguales características del bien desaparecido, destruido o inutilizado. b. Se tomará en cuenta para todos los bienes que se encuentran en la bodega de la empresa este procedimiento para lo cual se contará con la intervención del funcionario responsable del control de activos, en presencia de la persona que repone y del bodeguero. 131 c. Si los equipos son: eléctricos, electrónicos o maquinaria, el delegado del control de activos fijos de la empresa solicitará la intervención de técnicos, quien emitirán una certificación indicando que las características de bien, son iguales o mejores que del bien objeto de la reposición, documento que servirá de antecedente para la elaboración del acta de entrega-recepción. d. La persona que se encuentre como delegado solicitará copia de la factura del nuevo bien, de no disponer de la misma, procederá a valorar y hará constar dicho valor en el acta correspondiente. e. Se dejará constancia en actas de reposición debidamente legalizadas por las personas que intervienen en el trámite, cursando copias al departamento de contabilidad. En las actas se hará constar las características: descripción, código, serie, valor del nuevo bien y del bien objeto de reposición. f. Es obligación del bodeguero que interviene en este trámite, asignar al nuevo bien el nuevo código y proceder a actualizar los registros correspondientes. g. Cuando se produzca la baja del bien, objeto de reposición, tanto los registros de bodega como contables, se realizarán con posterioridad a la reposición, previa la autorización de Gerencia General. 132 PROCEDIMIENTO Tabla 22: Descripción del procedimiento de Reposición Empleado Responsable Pasos 1.- Este comunicará por medio de un oficio a al Funcionario responsable de activos fijos que va a proceder a la reposición del o los bienes que están a su cargo, adjuntando copia de factura de compra y el certificado técnico. 2.-Recibe autorización de Gerencia General y verifica conjuntamente con el empleado Bodeguero interesado las características del bien. 3.- Funcionario responsable del control de activos fijos solicita al departamento contable y a bodega, la baja y eliminación de los registros del bien desaparecido y el ingreso y actualización de los registros del nuevo bien, en los Activos de la empresa. Elaborado por: La Autora 133 DIAGRAMA DE FLUJO Gráfico 5: Diagrama de Flujo del procedimiento de reposición Elaborado por: La Autora 134 4.9 FORMULARIOS d. Solicitud de Bodega e. Ingreso de Activos Fijos y Bienes f. Egreso de Bodega g. Devolución de Bienes de Activos Fijos y Bienes h. Traspaso Interno de bienes de Activo Fijo y Bienes i. Registro Individual de Activos Fijos y Bienes j. Kárdex mensual de bodega 4.9.1 USO DE FORMULARIOS Tabla 23: Uso de Formularios Formulario Solicitud de bodega Ingreso de bodega Egreso de bodega Traspaso interno de bienes Activos Fijos de Devolución de bienes de Activos Fijos Registro Individual de Bienes de Activos Fijos Tarjeta de identificación Objeto Requiere a bodega los bienes de Activos Fijos de stock o para adquisición. Ingresa los bienes a la bodega. Entrega los bienes codificados, solicitados por las unidades operativas y administrativas. Facilita el cambio de tenencia entre campamentos de los bienes de Activo Fijo y permite controlar, actualizar internamente en el proceso de Administración de Bienes, los registros individuales. Permite devolver a bodega los bienes de Activos Fijos y mantener en bodega un registro extracontable de los mismos. Registra y controla en el proceso de Administración de Inventarios, los bienes que son entregados bajo responsabilidad de cada uno de los empleados de la empresa. Permite identificar los bienes de bodega de acuerdo con su código, denominación, características, etc. Referenciar stock máximo y mínimo y actualizar los ingresos y egresos. Elaborado por: La Autora 135 4.9.2 DISTRIBUCIÓN DE FORMULARIOS Tabla 24: Distribución de Formularios DESTINO Contabilidad Bodega Proceso de Administración de Bienes Interesado FORMULARIOS Original Copia1 Copia 2 Copia Elaborado por: La Autora 4.9.3 DESCRIPCIÓN Y FICHA DE FORMULARIOS 4.9.3.1 FORMULARIO SOLICITUD A BODEGA SB-101 Fecha: Constará la fecha en que el documento es elaborado. Para usarse en: Nombre de la unidad que solicita los bienes. Ordinal: El número secuencial de los ítems que solicita. Descripción: El nombre completo de los bienes que se está solicitando, con todas sus especificaciones técnicas. Cantidad: La cantidad de bienes que solicita de cada ítem. Observaciones: Alguna particularidad de los ítems que solicita. Solicitado por: Nombre del funcionario que solicita el/los bienes y su firma. Aprobado por: El nombre del Jefe Supervisor de la unidad que solicita los bienes y su firma. Autorizado por: El nombre del Superintendente de campo o Jefe inmediato. 136 Gráfico 6: Solicitud a Bodega SB-101 SOLICITUD A BODEGA SB-101 FECHA: PARA USARSE EN: ORDINAL DESCRIPCIÓN CANTIDAD OBSERVACIONES SOLICITADO POR: APROBADO POR: AUTORIZADO POR: Elaborado por: La Autora 137 4.9.3.2 FORMULARIO INFORME DE INGRESO DE ACTIVOS FIJOS IB-102 Permite registrar el ingreso de activos fijos a la empresa, sea éste por compra, transferencia y por reposición, este formulario será llenado por el bodeguero cada vez que reciba un bien. No. Dígitos que identifican al informe de Ingreso, estos deben ser pre-numerados y tener secuencia ascendente. Fecha: Año, mes y día en que se elabora el informe de ingreso de los activos fijos. Origen del ingreso Por compra: Si los bienes solicitados fueron adquiridos en el mercado local e internacional, poner una “X”. Por transferencia: Si los bienes fueron transferidos de una a otra unidad, poner una “X”. Por reposición: Si los bienes que ingresan son por reposición, poner una “X”. Documentos Habilitantes: Se registrará el nombre de la empresa en donde se adquirió, factura de compra, Copia del D.U.I en caso de importación. Código: Dígitos que identifican al bien que ingresa. Descripción: Nombre y características del bien como: marca, serie, etc. 138 Cantidad: El número de bienes recibidos. Unidad: La unidad de medida de cada bien. Valor Unitario: Costo histórico del bien adquirido, transferido, repuesto, según sea el caso. Valor Total: Este valor se obtiene multiplicando la cantidad por el valor unitario. Observaciones: Se registrará cualquier novedad que se observasen en los bienes al momento de recibirlos. Entregado por: Nombre y firma del funcionario o empleado que entrega los bienes a bodega o de la persona de una casa comercial. Recibido por: Nombre del bodeguero y su firma. 139 Gráfico 7: Informe de Egreso de Activos Fijos IB-102 INFORME DE INGRESO DE ACTIVOS FIJOS IB-102 No. Fecha Origen del Ingreso Por Compra Por Transferencia Por Reposición Documentos Habilitantes Empresa: Núm. de Factura: D.U.I. : Código: Descripción: Unidad de Medida: Cantidad: Valor Unitario: Valor total: Observaciones Entregado por: Recibido Por: Elaborado por: La Autora 140 4.9.3.3 FORMULARIO INFORME EGRESO DE BODEGA EB-103 Se utiliza este formulario para los egresos de activos fijos de propiedad de la entidad, sean estos muebles, enseres, maquinarias, equipos, repuestos, etc. No. Dígitos que identifican al “Informe Egreso de Bodega”, estos deben ser pre-numerados y tener secuencia ascendente. Fecha: Se registrará la fecha de entrega de los bienes. Solicitud a bodega No. Constará el número de la solicitud a almacén que dio origen a la compra de los bienes. Para usarse en: Nombre de la unidad en donde se utilizará el bien. Código: El bodeguero codificará inmediatamente, no egresará un bien sin código. Descripción: El nombre de los bienes a entregarse. Cantidad: El número de bienes a entregarse de cada ítem. Valores Unitarios: Costo histórico del bien a ser entregado. Total: Este valor se obtiene multiplicando la cantidad por el valor unitario. 141 Observaciones: Se registrará cualquier novedad que se observasen en los bienes al momento de entregarlos. Entregado por: El nombre y la firma del bodeguero. Recibido por: El nombre y la firma del empleado que recibe el bien. Registrado en Kárdex: Nombre y firma de la persona que ha registrado en el registro individual de bienes. 142 Gráfico 8: Informe Egreso de Bodega EB-103 INFORME EGRESO DE BODEGA EB-103 No. Fecha Solicitud a Bodega núm. Para Usarse en: Código: Descripción: Cantidad: Valor Unitario: Valor total: Observaciones Entregado por: Recibido Por: Elaborado por: La Autora 143 4.9.3.4 FORMULARIO DEVOLUCIÓN DE BIENES DE ACTIVOS FIJOS DA-104 Este tipo de formulario utilizará la bodega, cuando un empleado con autorización del Jefe inmediato, procede a la devolución de los bienes de Activo Fijos a bodega. No. Dígitos que identifican al formulario de devolución de bienes, estos deben ser pre-numerados y tener secuencia ascendente. Unidad: Nombre de la unidad de donde se devuelve el bien Fecha: Año, mes y día en que se elabora el formulario devolución de los activos fijos. Referencia Oficio No. Se registrará el número del oficio por medio del cual se autoriza a devolver los bienes a bodega. Ordinal: El número secuencial de los ítems que devuelve. Código: Dígitos que identifican al bien que devuelve. Descripción: El nombre de los bienes que son devueltos. Cantidad: El número de bienes devueltos. Valor Unitario: Costo histórico del bien devuelto. Total: Este valor se obtiene multiplicando la cantidad por el valor unitario. 144 Observaciones: Se registrará cualquier novedad que se observasen en los bienes al momento de devolverlos. Devuelto por: Nombre y firma del empleado o empleado que devuelve los bienes a bodega. Recibido por: Nombre y firma del bodeguero que recibe los bienes. 145 Gráfico 9: Devolución de Bienes de Activos Fijos DA-104 DEVOLUCIÓN DE BIENES DE ACTIVOS FIJOS DA-104 No. Fecha Unidad Referencia Oficio No. Ordinal: Código: Descripción: Cantidad: Valor Unitario: Valor total: Observaciones Devuelto por: Recibido Por: Elaborado por: La Autora 146 4.9.3.5 FORMULARIO TRASPASO DE BIENES DE ACTIVOS FIJOS TB-105 Permite registrar y controlar los cambios pertinentes de la tenencia interna de los activos fijos, que se da en las distintas unidades de operación y administración de la empresa por parte de bodega de Administración de Inventarios de activos fijos. No. Dígitos que identifican el formulario de traspaso de bienes de Activos Fijos, estos deben ser pre-numerados y tener secuencia ascendente. Fecha: Año, mes y día en que se elabora el traspaso de bienes de los activos fijos. Referencia oficio No. Se registrará el número del oficio por medio del cual se autoriza el traspaso de bienes. Unidad Adm. que entrega: Nombre de la unidad que tiene el bien y procede a entregar a otra unidad. Unidad Adm. que recibe:Nombre de la unidad que recibe el o los bienes. Traspaso: Temporal: Se marcará con una “X” en el casillero correspondiente. Definitivo: Se colocará una “X” en el casillero cuando sea el caso. 147 Ordinal: El número secuencial de los ítems que se traspasan. Código: Dígitos que identifican al bien que se traspasa. Descripción: Nombre de los bienes que se traspasan. Cantidad: El número de bienes traspasados. Valor Unitario: Costo histórico del bien traspasado. Total: Este valor se obtiene multiplicando la cantidad por el valor unitario. Observaciones: Se registrará cualquier novedad que se observasen en los bienes al momento de traspasarlos. Entregado por: Nombre y firma del empleado o empleado que entrega los bienes a la nueva unidad de operación o administrativa. Recibido por: Nombre y firma del funcionario o empleado que recibe los bienes. Autorizado por: Nombre y firma del Superintendente del campamento o Jefe Inmediato, autoriza el traspaso de los bienes. 148 que Gráfico 10: Formulario Traspaso de Bienes de Activos Fijos TB-105 FORMULARIO TRASPASO DE BIENES DE ACTIVOS FIJOS TB105 No. Fecha Unidad Unidad Adm. que entrega: Unidad Adm. que recibe: Traspaso: Temporal Definitivo Ordinal: Código: Descripción: Cantidad: Valor Unitario: Valor total: Observaciones Entregado por: Recibido Por: Autorizado Por: Elaborado por: La Autora 149 4.9.3.6 FORMULARIO REGISTRO INDIVIDUAL DE ACTIVOS FIJOS-BIENES RI-106 Este documento nos permite mantener el registro y control del movimiento individual de los activos fijos que están bajo la responsabilidad de cada uno de los empleados de la empresa y será utilizado por el bodeguero de Administración de Inventarios. Tarjeta No. Dígitos que identifican el formulario de registro individual de bienes de Activos Fijos, estos deben ser pre-numerados y tener secuencia ascendente. Nombre del empleado: Constará el nombre del bodeguero de la empresa. Cédula de identidad: El número de la cédula de identidad del empleado. Unidad: El nombre de la unidad de operación o administrativa en donde presta los servicios el bodeguero. Fecha de registro: Se registrará el número y la fecha (día, mes y año) del documento mediante el cual se entrega el bien bajo la custodia bodeguero de la empresa. Código del bien: Se indicará el código del bien que se entrega bajo la custodia del empleado. 150 Descripción del bien: Transferido a: En el caso de que algún bien haya sido transferido la tenencia a otro bodeguero de la empresa o se haya entregado el bien a la bodega, se registrará el nombre de ese empleado. Comprobante No. El número de comprobante por medio del cual se realiza la transferencia del bien. Observación: Alguna observación sobre el transferido (mal estado u obsoleto) Gráfico 11: Registro Individual de Activos Fijos-Bienes RI-106 REGISTRO INDIVIDUAL DE ACTIVOS FIJOS-BIENES RI-106 Tarjeta No. Nombre del Empleado: Unidad Fecha de Registro Código: Descripción: Comprobante Observaciones Elaborado por: La Autora 151 bien CAPITULO VI CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 5.1 CONCLUSIONES Ser Competitivo para una empresa hoy, en un mercado altamente dinámico, es un imperativo constante. Conocer y gestionar su estructura de codificación es el sustento de dicha competitividad. El activo fijo, a través de su depreciación, forma parte de esa estructura. Ser capaz de conocer uno a uno los bienes que lo componen, conocer su estado y ubicación, poder saber la condición financiera de los activos fijos y, por tanto, su aporte marginal, son las tareas del ejecutivo. De este modo, ser competitivo, entre otras preocupaciones, requiere de una atención ejecutiva principal. Hay que tener siempre presente que uno de los objetivos específicos consiste en la creación de un código que debe reflejar con claridad los distintos conceptos que componen la estructura financiera de la empresa, realizándose un detallado análisis de los activos fijos que posee la misma y las operaciones comerciales cotidianas y esporádicas que esta realiza. Contar con un sistema de Activo Fijo, direccionado con los objetivos de la compañía, aportando mediante su explotación a las estrategias originalmente planteadas. Mejorar el control y la gestión de Activo Fijo, a través del uso de tecnología de punta. Establecer Manuales de Procedimientos para el normal 152 desenvolvimiento de las actividades propias del área y finalmente, poder contribuir al aumento de competitividad de la empresa vía la optimización de su Activo Fijo. El control permite mediante un inventario físico de los activos fijos, identificar la población real de los activos con los cuales consta la compañía. Permite ordenarlos mediante codificación inteligente alfanumérica, satisfaciendo los requerimientos de gestión, lo que admite el uso de tecnología de punta para su control (códigos de barra, lectores electrónicos) y mejora la eficiencia global de la administración. Permite efectuar análisis de la plataforma computacional de la compañía, en lo que compete al Activo Fijo, deteniendo fortalezas y debilidades de estos sistemas, compatibilizados con los objetivos originalmente planteados. Permite, proponer plataformas computacionales distintas, previo análisis costobeneficio, para optimizar la gestión y control del Activo Fijo. Todas estas tareas se pueden realizar conjuntamente o cada uno por separado permitiendo una flexibilidad en el enfoque, compatible con las prioridades, planificación y urgencias propias de la empresa. La codificación permite: Optimizar el control del activo fijo Evitar fugas Controlar a los responsables Toma dinámica de inventario físico Eliminar tiempos y errores de captura 153 Auditoria del activo fijo en cualquier momento La necesidad de tener un mejor control sobre los activos y aprovechar las ventajas tecnológicas, obliga a la empresa de Servicios Petroleros Cía. Ltda. a reestructurar una metodología, re modificación y control de activos, apto para soportar los avances y necesidades actuales. Agilitar los trámites administrativos de adquisición y despacho, para mejorar el servicio de entrega a los usuarios, así como la creación de una base de datos integral para la conciliación del activo fijo. Al finalizar el año 2008, se espera cubrir las siguientes metas: Se habrá disminuido el tiempo de entrega de activos y equipo al usuario. Se contara con información veraz y oportuna para la ubicación de los activos fijos. Se habrá actualizado la base de datos interna. Se habrá concluido el Sistema Integral de Información. Se habrá concluido la capacitación de personal para un buen manejo y contabilización de los activos fijos. Se habrán logrado disminuir los tiempos y movimientos en el proceso de implementación de campamentos. Al finalizar el año 2009, se espera cubrir las siguientes metas: 154 Se habrá definido un tiempo de entrega de activos razonable al usuario. Se contará con información veraz y oportuna para la ubicación de los activos fijos. Se habrá actualizado la base de datos interna. Se habrá liberado la información de entradas y salidas de materiales y activo fijo a las diferentes áreas de la empresa Se habrá determinado el tiempo óptimo del proceso de implantación de campamentos. Al finalizar el año 2010, se espera cubrir las siguientes metas: Se habrá revisado y ajustado, en su caso, el tiempo de entrega de activos del usuario. Se contará con información veraz y oportuna para la ubicación de los activos fijos. Se habrá actualizado la base de datos interna. Se habrá determinado un solo formato para todas las operaciones. 155 5.2 RECOMENDACIONES La empresa de Servicios Petroleros Cía. Ltda. debe realizar una reingeniería de los procesos que actualmente se utilizan, para que cada área o departamento de la empresa límite y cumpla su trabajo con eficiencia y eficacia en cada una de las etapas de los activos fijos. A continuación se muestra un flujo básico de actividades: TIEMPO RECURSOS (semanas) (dólares) Planificación 3 500 Valor agregado de la empresa Codificación 10 4.500 Agregadoras de Costo Control 5 1.200 Agregadoras de Costo Evaluación 3 1.500 Valor agregado de la empresa ACTIVIDAD TIPO Contar con información integral del activo fijo acorde con las necesidades de cada departamento de la misma. Implantar y mantener el control de los activos fijos descritos en la presente disertación, ya que un buen control garantiza una fácil ubicación, agiliza la realización de una toma física en cada oficina y campamento, y optimiza la utilización de los mismos, evitando pérdidas, robos o malos manejos de los activos fijos. Tener control sistematizado y computarizado de los movimientos de los activos fijos, ya que por medio de este podemos registrar y almacenar los activos fijos propiedad de la empresa que utilice el sistema. Además permite llevar el control 156 de los diferentes movimientos que se puedan realizar sobre los mismos, a saber, depreciación, reevaluación, codificación, re codificación, mejora y retiro; mediante los cuales, se puede tener un dato exacto sobre lo que se posee económicamente, en cuanto a lo que activos fijos se refiere. Mejorar la calidad de los procesos en el manejo de los activos fijos. Debido a que esto permitirá brindar una mejor atención a los clientes. Como se mencionó a lo largo de la disertación, la Empresa de Servicios Petroleros Cía. Ltda., brinda servicios en base a la utilización de los activos fijos. Analizar los tiempos y movimientos de cada uno de los procesos de los activos fijos, para tener un mejoramiento continuo de los mismos, logrando así realizarlos de una manera más eficiente y rápida. Elaborar una base de datos interna que incluya los requerimientos de cada departamento de la empresa, y así poder llevar a cabo una verificación física continua del activo fijo en las diferentes áreas. Crear un sistema que contemple la información integral de los movimientos de los activos fijos que se recibe en bodegas. Capacitar al personal, de manera escalonada, en la mejor utilización, manipulación, seguimiento, manejo y control de los activos fijos. 157 BIBLIOGRAFÍA GARCÍA Garrido Santiago. Organización y gestión integral de mantenimiento. Ediciones Díaz de Santos. 2003. Pág. 13 GÓMEZ Giovanny E. Activos. http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/no%208/ activos.htm 22 de mayo del 2006. Consultado el 04 de octubre del 2009 GUZMÁN Vásquez, Alexander. Contabilidad financiera. Universidad del Rosario. HIERA, Carlos Rodrigo. Manual de administración de empresas. Editorial Ramón Areces. 2006. http://es.wikipedia.org/wiki/Normas_Internacionales_de_Información_Financiera JACQUES Marcuse, Robert. Diccionario de términos financieros & bancarios Colección diccionarios. 4ta edición. ECOE EDICIONES, 2002. LARA, Elías, Curso de Contabilidad, Editorial Trillas, Quinta Edición, México, 1987 LEY DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO, Corporación de Estudios y Publicaciones, Quito, 1999, Doc, 1 158 LEY DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO. Artículo 10, numeral 7. Referente a las deducciones. 2004 MARURI VIZUETA, Gonzalo, Contabilidad Procedimientos, Quito, Edit. Universidad Central del Ecuador, 1986, MILLONES, Luis Daniel. Los Activos Fijos. Tomado de Monografias.com. http://www.monografias.com/trabajos51/activos-fijos/activos-fijos.shtml MIRANDA Miranda Juan José. Gestión de proyectos: identificación, formulación, evaluación financiera, económica, social, ambiental. 4ta edición. MMEditores. 2000. MUÑOZ Merchant Ángel. Fundamentos de Contabilidad. Editorial Ramón Areces, 2003. NIIFs para PYMES http://www.iasb.org/NR/rdonlyres/5473528F-7703-4165-87A2CD9E3794932C/0/ESEDSMEStandard_web.pdf-15-nov-2009/9:20 POLÍTICA DE CALIDAD, ISO, Empresa de Servicios Petroleros Cía. Ltda. REGLAMENTO DE LA LEY DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO, Corporación de Estudios y Publicaciones, Gastos Deducibles, Quito, 1999, Doc. 2, Art. 21 159 REGLAMENTO SOBRE ACTIVOS FIJOS EN EL ECUADOR. Artículo 1. Superintendencia de Compañías. SARMIENTO, Rubén, Contabilidad General, Cuarta edición, Editorial Publingraf, Ecuador 1999. VALDIVIESO BRAVO Mercedes, Contabilidad General, Quito, Edit. Nuevo día, 2002, VÁSQUEZ Hugo Víctor, Organización Aplicada, Quito, Gráfica Vásquez, 2002 VIDALES Rubí. Leonel. Glosario de términos financieros: términos financieros, contables, administrativos, económicos, computacionales y legales Colección .UABC-Plaza y Valdés. 2003 160 ANEXO I PROGRAMA DE TRABAJO PARA LA VERIFICACIÓN FÍSICA DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO, MATERIALES Y SUMINISTROS DE CONTROL Uno de los problemas, más graves que se presentan en la empresas, es el manejo de los activos fijos, a fin de que la Empresa pueda conciliar la parte física con la parte contable, a continuación se establece un programa de trabajo, para la verificación física de los bienes de activo fijo en la Empresa: PROGRAMA DE TRABAJO PARA LA CONSTATACIÓN FÍSICA DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO, MATERIALES DE CONTROL Y DEMÁS EMPRESA DE SERVICIOS PETROLEROS CIA. LTDA., CON CORTE DE CUENTA ARTÍCULOS QUE SE ENCUENTRAN A CARGO DEL AL DEL 200x. ANTECEDENTES La Empresa de Servicios Petroleros Cia. Ltda., de acuerdo con el Programa de actividades que durante el año 200x, deberá desarrollar el Departamento Financiero de la Empresa y en cumplimiento con lo que determinan las Normas y procedimientos Internos vigentes en la empresa, dispone se proceda a la constatación física de la maquinaria y equipo, vehículos, materiales y suministros de Control, repuestos, herramientas, bienes muebles y demás artículos de bienes de Activo Fijo, que se encuentran a cargo de la Empresa de Servicios Petroleros Cia. Ltda. 161 A fin proceder con la constatación física especificada en el acápite anterior, el señor Director Administrativo - Financiero de la empresa, designa al señor Jefe de la Unidad de Activos Fijos, bajo cuya responsabilidad se cumplirá la gestión en referencia, contando para el efecto con el presente programa de trabajo. GENERALIDADES DE LOS TRABAJOS • Constatación física integral mediante recuento de todos y cada uno de la maquinaria y equipo, vehículos, materiales y suministros de control, repuestos, herramientas y demás artículos considerados dentro de la cuenta bienes de activo fijo que se encuentran a cargo y control de la Empresa. • La Constatación física de los bienes de activo fijo incluirá aquellos que se encuentran en servicio en los diferentes campamentos y dependencias, determinando la responsabilidad por tenencia y clasificados por subcuentas. • Conciliación de los resultados de la constatación física registrados en las hojas de trabajo, con los registros Kárdex del Departamento Financiero y con la certificación contable que será proporcionada por el Departamento de Contabilidad de la Empresa. • Determinación de diferencias encontradas y agrupamiento en anexos auxiliares. 162 • Preparación de actas y anexos resultantes de la constatación física, control de calidad, legalización y trámites. FECHA DE CORTE 3.1. Al X de xxxxxxxxx del 200x LUGAR DE TRABAJO Los trabajos detallados en el presente programa, se desarrollarán en campamentos, dependencias técnicas, administrativas y de servicios de la Empresa. TIEMPO PREVISTO Fecha de Iniciación: Fecha de finalización: X de xxxxxxxx del 200x X de XXXXXXX del 200X NOTA: 1. La fecha de terminación podría variar en más o menos días, de acuerdo a las circunstancias que se presenten e influyan en el desarrollo de la verificación física, para lo cual se contará con los informes de la supervisión e informes de avance. 163 2. La fecha de terminación no incluye la elaboración y legalización de las actas y anexos. PERSONAL DISPONIBLE • Personal del Departamento Financiero a) Señor Jefe de la Unidad de Control de Activos Fijos o su delegado como Jefe de Equipo. b) Señor • Auxiliar Personal de Bodega a) Grupos de Trabajo. DOCUMENTOS DE REFERENCIA A fin de proceder con datos e información confiables, se dispondrá de los siguientes documentos de referencia: • Certificación y demostración contable de la cuenta de Activos Fijos y materiales de control, con corte al X de XXXXX1 del 200X. 164 • Demostración detallada de los bienes de activo fijo existentes en la Empresa, a nivel de centro de costos otorgado por la Contabilidad de la Empresa. • Acta de verificación física, cuentas de activo fijo y materiales de control al X de XXXXX1 del 200X.( última verificación física). • Registros del Departamento Financiero (Kárdex y auxiliares) • Registro individual de tenencia de bienes de activo fijo. • Documentos que amparen las compras locales, por materiales de control o bienes de activo fijo entregados al departamento financiero. • Documentos relacionados con las importaciones, donaciones, de materiales de control y Activos Fijos entregados a la Empresa, en caso de existir. • Transferencias • Documentos de ingresos y egresos de materiales de control. • Otros documentos y fuentes de información que se estimen necesarios para la comparación de resultados. • Informes de movimientos mensuales, en caso de existir. 165 MATERIAL AUXILIAR • Hojas de trabajo prediseñadas para el registro de los resultados que se vayan obteniendo en la verificación física. • Adhesivos de control de verificación física de la cuenta activos fijos. • Manual de procedimientos para la administración de bienes de activo fijo y materiales de Control de la Empresa. • Suministros de oficina de acuerdo a las necesidades y características de los trabajos a desarrollarse. • Material para marcar y codificar los bienes de activo fijo. • Otros medios que se estimen necesarios para la constatación física, identificación, control y registros de los materiales, bienes de activo fijo: • Catálogos • Facturas • Proformas • Flexómetros • Calibrador, etc. 166 HORARIO DE TRABAJO Los trabajos encomendados a los grupos determinados se cumplirán dentro del horario de labores establecido en la Empresa de Servicios Petroleros Cia. Ltda. para el personal administrativo, pero de creerlo necesario a fin de cumplir con el Programa en el tiempo previsto y no interrumpir una labor iniciada que por razones de control, requiera ser concluida dentro de la jornada diaria, se obtendrá autorización del señor Director Administrativo Financiero de la Empresa a fin de que el personal administrativo y operativo labore tiempo extraordinario, en concordancia con las políticas y reglamentos pertinentes. COORDINACIÓN • El Jefe de Equipo mantendrá coordinación con el señor Director Administrativo Financiero, en todo cuanto se relacione con las actividades de la verificación física. • El Director Administrativo Financiero, coordinará con el señor Gerente General, las acciones relacionadas con la iniciación y desarrollo de la verificación física, a fin de que imparta las instrucciones pertinentes a la administración de los bienes de activo fijo. • Coordinará con el jefe Financiero la implementación del presente programa instruyendo que se encuentren los registros actualizados al X de XXXX de 167 2000X, personal disponible, etc., a fin de que la verificación física se inicie y desarrolle con normalidad. • En caso de que por razones administrativas o causa de fuerza mayor, el Jefe de Control de Activos Fijos no pueda estar presente e intervenir directamente en parte o en la totalidad de la verificación física, designará por escrito y con aprobación del señor Director Administrativo Financiero, a quien hará sus veces en lo posible, deberá ser el ayudante del área financiera o persona que esté vinculada con las actividades de bienes de activo fijo, en todo caso, las actas y anexos resultantes de la diligencia, deberán ser legalizadas por el Jefe de la Unidad de Control de Activos Fijos, asumiendo toda responsabilidad que se desprenda de lo actuado. • El Jefe de Equipo, durante el desarrollo de la constatación física, mantendrá informado al señor Director Administrativo Financiero, sobre el avance de sus trabajos y sus novedades. • La verificación física se efectuará bajo la supervisión directa del Jefe de la Unidad de Activos Fijos, designado Jefe de Equipo, quien se encargará de cumplir y hacer cumplir el presente programa de trabajo ; extendiéndose la responsabilidad de los actuado a los diferentes grupos de trabajo designados para el efecto. 168 SUPERVISIÓN El señor Director Administrativo Financiero o su delegado, se encargará de los trámites de organización, implementación y supervisión de la verificación física y del trámite de sus resultados. Así mismo, le encomienda la supervisión periódica del avance de la constatación física, con el objeto de verificar si se cumple con el presente programa de trabajo, resolver situaciones imprevistas, ajustar procedimientos, etc., de manera que se logre optimizar su desarrollo y resultados aplicando los procedimientos que para el efecto contempla las normas y procedimientos vigentes en la empresa. INFORMES PERIÓDICOS A fin de mantener informado al señor Director Administrativo Financiero, sobre el avance de los trabajos y novedades, su delegado en base a los resultados de las supervisiones periódicas, presentará informes detallados. INFORME FINAL Terminada la verificación física y una vez que se disponga de las actas y anexos debidamente legalizados, el Jefe de la Unidad de Control de Activos Fijos, presentará el informe final sobre el desarrollo y cumplimiento de los trabajos encomendados, el mismo que, a través del órgano regular correspondiente, será presentado al señor 169 Director Administrativo Financiero y formará parte de las actas y anexos que se cursarán a las áreas pertinentes. Dicho informe deberá contener suficiente información previamente verificada y comprobada, sobre las novedades más sobresalientes encontradas en el desarrollo de la verificación física, así como en la aplicación de los procedimientos, con las conclusiones y recomendaciones que los hechos comentados ameriten y se estimen consignarlos, de manera que permitan su análisis y tomo de decisiones consiguientes. ACCIONES PRELIMINARES Con oportunidad y antes que los equipos de trabajo, inicien sus actividades el Jefe de la Unidad de Control de Activos Fijos realizará las siguientes gestiones: • Mediante memorando suscrito por el señor Director Administrativo Financiero, solicitará al Jefe Financiero de la empresa, la certificación y demostración de la cuenta de Activos Fijos, con corte al X de XXXX del 2000X. • A través de un memorando circular el señor Director Administrativo Financiero de la empresa, comunicará a los señores, Jefes de Área de la empresa, a todo el personal operativo, administrativo y de servicios, que a partir del día X de XXXXX del 200X se procederá a levantar un inventario físico de los bienes de activo fijo, materiales de control, y demás artículos que se encuentran a cargo de la empresa, así mismo, requerirá la presencia de un 170 delegado por cada campamento para que intervenga en dicha diligencia y coordine los aspectos administrativos de competencia de su área; además se proporcione una secretaria para redacción de las actas y anexos resultantes de esta gestión. • Proveerá del material auxiliar y de oficina necesarios para la toma física. • Preparará la delegación y los equipos de trabajos para el personal designado y tramitará a través del respectivo órgano regular. • Mantendrá una reunión de trabajo con el personal designado para la constatación física, con el propósito de ajustar las acciones a desarrollarse, impartir instrucciones adicionales y verificar que todo lo previsto está disponible para el desplazamiento de los delegados. INSTRUCCIONES GENERALES • En la fecha determinada para el inicio de la verificación física, el Director Administrativo Financiero, mantendrá una reunión, en las oficinas de la matriz, con el personal que conforma los grupos de trabajo, con la finalidad de exponer los objetivos de esta intervención, fijar los mecanismos, establecer las Sanciones de cada área de trabajo, e iniciar las labores de la verificación física aplicando procedimientos adecuados. 171 • El Jefe de la Unidad de Control de Activos Fijos gestionará ante el señor Director Administrativo Financiero que mediante circular se comunique al personal que se va a efectuar una verificación física de los bienes en servicio, a fin de que los tengan disponibles. • En caso de no disponer de la certificación contable Cuenta Bienes de Activo Fijo la constatación física se efectuará tomando como referencia los bienes encontrados al X de XXXXX de 200X, de la aplicación de este procedimiento se dejará constancia en las actas, sin perjuicio de que, como novedades, se consigne en el Informe Final. • De no contar con la certificación contable, los delegados deberán recurrir a otras fuentes y documentos de información, de manera que los resultados de la verificación física se ajusten a la realidad. • De presentarse imprevistos, contratiempos, falta de colaboración o cualquier problema que impidan o dificulten el normal desarrollo de la constatación física., el Jefe de grupo comunicará sobre el particular al señor Director Administrativo Financiero , a fin de que emita las instrucciones pertinentes que permitan solventar la situación y que los trabajos continúen normalmente, o, en su defecto, disponga el retiro de los delegados y suspensión del inventario en caso de que no se encuentre solución; esta última medida deberá contar con la aprobación del señor Gerente General. 172 • En base al presente programa de trabajo y a las circunstancias que se presenten en su desarrollo, el Jefe de Equipo será el responsable de llevar adelante la verificación física, de cumplir y hacer cumplir los procedimientos establecidos para el efecto. • Se verificarán: a) Bienes de Activo Fijo: Maquinaria, Vehículos, etc b) Materiales y Suministros de Control. • El Jefe de Equipo, a fin de identificarlos y darle el trato respectivo a los bienes de activo fijo y a los materiales de control, consultará lo que para el efecto estipula el Manual para Bienes de Activo Fijo. BIENES DE ACTIVO FIJO Y MATERIALES DE CONTROL • Previo al inventario físico, se elaborarán listados del personal por dependencia, los mismos que servirán de base para la verificación. • A fin de proceder con datos e información confiable se dispondrá de los siguientes documentos: • Certificación y demostración contable de las cuentas de activos fijos (caso de disponer de esta información). • Acta de verificación física rubro Bienes de Activo Fijo. 173 • Registro de tenencia individual. • Transferencia de bienes de activo fijo a/de otros campamentos • Informes de recibo por compras con fondo rotativo. • Egresos de Bodega. • Notas de entrega o devolución de bienes • Información documentada proporcionada por el departamento financiero. • En base a las hojas de trabajo en las que deberá constar el Inventario de activos fijos y materiales de control clasificados en orden alfabético y su codificación; dividido por subcuentas y a nivel de tenencia individual, se procederá a la verificación física de todos y cada uno de los bienes. • A medida que se vayan verificando los bienes de activo fijo y materiales de control, se los irá marcando, registrando en las hojas de trabajo las cantidades constatadas y actualizando la tenencia de los bienes y firmas de responsabilidad. • De existir bienes que no se hayan canalizado su entrega por el Departamento Financiero, el Jefe de Equipo elaborará un listado aparte, el mismo que al final de esta diligencia será analizado hasta determinar el origen de esos bienes y reportarlos al Departamento de Contabilidad de la empresa para actualización de registros. 174 • Se respetarán las denominaciones, especificaciones y códigos con las que se encuentran identificados los bienes. • En caso de que las especificaciones del bien que se verificó, no concuerden sustancialmente con lo que indican los documentos de origen, no se aceptará dicho bien, dentro de las especificaciones que no la tienen y se dará como faltante; pasando dicho bien a constar en un listado a fin de establecer el origen del bien y reportarlo al Departamento de Contabilidad de la empresa. • Los anexos para presentación, serán clasificados e identificados por números, en los que se irán agrupando los bienes por subcuentas: CUENTAS DE MAYOR ACTIVO FIJO Maquinaria Vehículos Edificios y Estructuras Mobiliario y Equipo de Oficina. Equipo de Transporte Equipo de Computación. Herramientas, Equipo de Taller . 175 • Se prepararán también anexos en los que consten el resumen de : a) Bienes de activo fijo faltantes. b) Materiales de control faltantes. Este resumen será tomando de los anexos principales y servirán para dar una ilustración más concreta de las novedades y no alterarán los resultados constantes en dichos anexos, debiendo aclararse en el acta este particular. • El Jefe de la Unidad de Control de Activos Fijos en base a las actas procederá a actualizar las tarjetas de registro individual de bienes de activo fijo y de materiales de control. PREPARADO POR AUTORIZADO POR 176 ANEXO II EMPRESA DE SERVICIOS PETROLEROS CIA. LTDA. ESTADO DE SITUACION FINANCIERA CORTADO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2008 CODIGO DESCRIPCION SALDO CUENTAS DE MOVIMIENTO SALDO CUENTAS DE MAYOR 1.2. PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO $ $ 11.293.970.74 1.2.1. NO DEPRECIABLES 600.000.00 1.2.1.01. TERRENOS 600.000.00 1.2.1.01.001 Terrenos 600.000.00 1.2.2. DEPRECIABLES 10.693.970.74 1.2.2.01. EQUIPOS DE OFICINA 26.810.48 1.2.2.01.001 Equipos de Oficina, histórico 55.086.95 1.2.2.01.002 Depreciación Ac. Equipos de Oficina 28.276.47 1.2.2.02. MUEBLES Y ENSERES 22.627.27 1.2.2.01.001 Muebles y Enseres, histórico 35.525.60 1.2.2.01.002 Depreciación Ac. Muebles y Enseres 12.898.33 1.2.2.03. 6.471.241.21 1.2.2.03.001 MAQUINARIA Y EQUIPO Maquinaria Pesada y Petrolera, histórico 9.459.900.75 1.2.2.03.002 Equipo y Herramientas, histórico 994.125.95 1.2.2.03.003 Dep.Ac.Maquinaria Pesada y Petrolera 3.783.960.30 1.2.2.03.004 Dep. Ac. Equipo y Herramientas 198.825.19 1.2.2.04. VEHICULOS 4.106.939.48 1.2.2.04.001 Vehículos Pesados, histórico 4.477.241.82 1.2.2.04.002 Vehículos Livianos, histórico 1.894.125.85 1.2.2.04.003 Depreciación Ac. Vehículos Pesados 1.790.896.73 1.2.2.04.004 Depreciación Ac. Vehículos Livianos 473.531.46 1.2.2.05. 66.352.30 82.128.94 1.2.2.05.002 EQUIPO DE COMPUTACION Equipo de Cómputo ‐Hardware, histórico Equipo de Cómputo ‐Software, histórico 18.980.00 1.2.2.05.003 Depreciación Ac. Hadware 27.923.84 1.2.2.05.004 Depreciación Ac. Software 6.832.80 1.2.2.05.001 Gerente C.I. 170359866-1 Contador Reg. Nac. 01342 177 ANEXO IV SERVICIOS PETROLEROS CIA. LTDA. FICHA DE DETALLE DE ACTIVOS FIJOS NOMBRE DE ACTIVO: TORRE DE PERFORACIÓN DE POZOS PETROLEROS • FUNCIÓN: Perforar pozos para la producción de petróleo o gas y para la reinyección de agua de formación. Modelo de equipo Tiempo de fabricació n Especificació n Valoracio n torre JJ315/45-K4 2001.04 315T bueno DZ315/9-S2 2001.04 315T bueno YD50-00 2005.08 2*250T bueno 4 base ZJ50D3 equipo hidráulico de movimiento malacate 2001.03 5000M bueno 5 freno principal 6 freno auxiliar 7 8 9 10 gato hidráulico corona bloque viajero gancho 11 swivel JC-50D2 /PSZ-75 freno hidráulico EATON 336WCB YM-10 TC4-315 YC-315 DG-315 swivel SL450 II doble funciones Códig Nombre de equipo o taladro principa l 一 1 2 3 CARACTERÍSTICAS : 12 13 14 15 16 17 18 19 Observacione s manguera de lodo rotaria top drive winche winche winche Anclaje ( derecha) cabina de perforador 2001.03 bueno 2001.03 bueno 2001.04 2001.04 2001.04 2001.04 315T 315T 315T bueno bueno bueno bueno 2001.04 450T bueno 23M 2005.06 35Mpa PZ-3755 TDS-11A XJFH5/35 XJFH5/35 XJFH5/35 2001.04 2002.02 2002.12 2001.04 2001.04 450T 500T 5T 5T 5T JZG41 2001.04 bueno ZJ50/3150D 3 2001.04 bueno 178 bueno normal bueno bueno bueno Movimiento entre pozos en mismo campo 7 poleas 6 poleas mesa mesa planchada 22 23 24 25 Supervisión para VIP protector de colona automático equipos de energía generador 1# generador 2# generador 3# generador 4# 26 compresor 1# 27 28 compresor 2# casita de SCR casita VFD de top drive equipos para control de sólidos bomba de lodo 1# bomba de lodo 2# bomba de lodo 3# 20 21 29 30 31 32 33 zaranda 1# 34 zaranda 2# 35 zaranda 3# desander y desilter tanques de lodos 36 37 MANTENIMIENTO: • encuelladero 2001.06 bueno FPK-III 2007.1 bueno CAT CAT CAT John Deere LS12-50HH AC SULL FALSE SS50L-4A 2000.12 2000.12 2000.12 2006.01 980KW 980KW 980KW 300KW bueno bueno bueno bueno 2000.10 140PSIG bueno 2000.10 2001.02 140PSIG bueno bueno 2002.02 bueno F-1300 2001.03 bueno F-1300 2001.03 bueno F-1300 2003.11 bueno 2000.06 bueno DRRICK 2/48-90F3TA 2/48-90F3TA LCM-2D 2000.06 bueno DRRICK 2004.10 bueno BRANDT LCM-2DM/C 2005.02 bueno Total 7 2001.04 Diferentes capacidades buenos Programa especial de mantenimiento diseñado para estos equipos. 179 SERVICIOS PETROLEROS CIA. LTDA. FICHA DE DETALLE DE ACTIVOS FIJOS NOMBRE DE ACTIVO: TORRE DE REACONDICIONAMIENTO DE POZOS PETROLEROS • Realizar los trabajos de mantenimiento a los pozos activos o inactivos, cuyo objetivo principal es mejorar las condiciones productivas de los mismos (producción de hidrocarburos e inyección de fluidos). Entre las actividades se encuentran el cañoneo de los intervalos de formación, control de arena, gas y agua, apertura o cierre de arenas, perforación de ventanas horizontales, profundización, cambio de métodos de producción, conversión de productor a inyector y viceversa, además se realizan acidificaciones de zonas de interés, bombeo de químicos, fracturamiento y recañoneo. • • MARCA: MODELO: • • • • • • SERIE: 901659 MOTOR: DETROIT 12V-71 TRANSMISION ALLISON 5860 POTENCIA: 550 HP MASTIL 110 PIES Unidad de servicio de pozos doble tambor capacidad de carga en el gancho 300.000 lbs. para colocar FUNCIÓN: CARACTERÍSTICAS: 180 WILSON 42B 2004 REMANUFACTURADO • • • • • • • MANTENIMIENTO: • 13.000 pies de tubería de 3½”, 2-7/8” o 2-3/8” y casing de 5” y 5½”, desde el nivel de tierra. CORONA: Marca Mackssik con polea de 36” de diámetro para línea de 1”, 4 poleas de 24” de diámetro para línea de 1” y polea de 24” de diámetro para línea de 9/16”. PLATAFORMA: Para tubería de acero de 38” de ancho, 3’ 8” de alto y 3’ 10” de largo. CABLE: Cable de perforación de 1” (6*19) * 4,000’ / Cable para pistoneo de 9/16” * 13,000’ BLOQUE VIAJERO: Marca BJ con gancho incorporado con tres poleas de 30” de diámetro para linea de 1” con capacidad de 125 toneladas. MESA ROTARIA: 17 ½” * 14’ de alto. GIRADOR Oil wells Programa especial de mantenimiento diseñado para estos equipos. 181 SERVICIOS PETROLEROS CIA. LTDA. FICHA DE DETALLE DE ACTIVOS FIJOS NOMBRE DE ACTIVO: EQUIPO DE PULLING Equipo de menor capacidad que los anteriores, realiza las siguientes actividades: • • FUNCIÓN: CARACTERÍSTICAS: • • • • • • • Cambio completación bombeo mecánico. Cambio de completación bombeo electrosumergible en pozos hasta 8000 pies. Quebrando tubería. Cambio de cabezal del pozo. Pesca de bomba hidráulica y standing valve. Correr bloque impresor. Limpieza de tubería (escala, parafina). Calibración de tubería. Pistoneo de pozos. • • • • • • • • MARCA: MODELO: SERIE: AÑO: MOTOR: NUMERO: TAMBOR: SERIE: 182 INTERNACIONAL SWILSON38 H406998667239C3 1997 CUMMINS 6V71 11805621 DOBLE 10071 • • • • • • MANTENIMIENTO: ALTURA: CAPACIDAD TENSIÓN: LÍNEAS: CABLE SWAB: BLOCK: POTENCIA 70 PIES 140.000 4 9/16” 13.000 PIES 75 T. (BJ) 450 HP • El mantenimiento de los equipos, motores, bombas, generadores, compresores, herramientas, accesorios, etc. se realizan de acuerdo al programa que mantiene la empresa, o a las inspecciones que periódicamente tienen que realizarse en conjunto entre operaciones, mantenimiento y seguridad. 183 SERVICIOS PETROLEROS CIA. LTDA. FICHA DE DETALLE DE ACTIVOS FIJOS WINCHE O MACHO PETROLERO NOMBRE DE ACTIVO: • FUNCIÓN: • • CARACTERÍSTICAS: • • • • • MANTENIMIENTO: Levantar, auto-cargar, arrastrar y transportar carga. Baja cierto tipo de herramientas cuando están bombeando. Tiene un carreto de winche, funciona por una caja de transferencia adaptada a la caja de cambios, trabaja por medio de un cable de acero para sujetar las cargas, este cable va enrollado en el carreto. Tiene la pluma que se levanta. La capacidad de tensión, fuerza del carreto es de 100.000 libras. Año: 2002 Capacidad: 50 toneladas La política para el mantenimiento es mensual, mantiene el mismo sistema mecánico y eléctrico de revisión de los vehículos pesados. 184 SERVICIOS PETROLEROS CIA. LTDA. FICHA DE DETALLE DE ACTIVOS FIJOS SWAB NOMBRE DE ACTIVO: FUNCIÓN: • Coloca bombas en lugares profundos, cañerías y limpieza de pozos por cuchareo y pistoneo. • Equipado con sistema de grúa de 16mts. de altura, 25 toneladas de capacidad de levante Grupo electrógeno de de 250 KW Sirve para pescar bombas hidráulicas y otros (herramientas, partes, piezas) Realiza trabajos menos complicados. Se le conoce también como equipo de pistoneo. Año: 2008 Marca: KODIAK • • CARACTERÍSTICAS: • • • • • MANTENIMIENTO: La política para el mantenimiento es mensual, mantiene el mismo sistema mecánico y eléctrico de revisión de la maquinaria especial. 185 SERVICIOS PETROLEROS CIA. LTDA. FICHA DE DETALLE DE ACTIVOS FIJOS NOMBRE DE ACTIVO: VACUUM • Sirve para absorber, succionar, cargar , transportar y descargar fluidos relacionados con el petróleo y líquidos ( petróleo, aguas negras , grises ,combustibles y derivados ) • Funciona con un compresor de succión de aire, el mismo por medio de una manguera almacena en un tanque que es herméticamente sellado. Produce la carga y descarga por medio de una válvula que tiene como seguridad. La capacidad del tanque es el único accesorio que varía: hay de 60, 80, 120, 160 y 200 barriles. Todos tienen el mismo sistema de bomba al vacío. La marca de la bomba es Gardneerdemver. Este compresor es accionado por medio de un toma fuerza, adaptado a la caja de cambios del vehículo. Marca: MACK Año: 2008 FUNCIÓN: • • CARACTERÍSTICAS: • • • • • • MANTENIMIENTO: La política para el mantenimiento es mensual, mantiene el mismo sistema mecánico y eléctrico de revisión de los vehículos pesados. SERVICIOS PETROLEROS CIA. LTDA. FICHA DE DETALLE DE ACTIVOS FIJOS 186 NOMBRE DE ACTIVO: TRANSPORTE PESADO CAMA BAJA • FUNCIÓN: • • • CARACTERÍSTICAS: • • • • MANTENIMIENTO: Es una plataforma adecuada para transportar carga pesada, maquinaria, voluminosa, son más reforzadas que las plataformas de cama alta, sube por medio de una ranfla, está diseñada para soportar más peso. Transporta carga especialmente maquinaria que sube por su propia cuenta. ejm tractor, vehículos Ranfla más reforzada que la cama alta Tiene estabilidad para que el transporte de la carga pesada sea segura. Se aprovecha para transportar tanques, por el volumen Utiliza 12 llantas, rin 20 Capacidad: 50 toneladas La política para el mantenimiento es mensual, mantiene el mismo sistema mecánico y eléctrico de revisión de los vehículos pesados. 187 SERVICIOS PETROLEROS CIA. LTDA. FICHA DE DETALLE DE ACTIVOS FIJOS NOMBRE DE ACTIVO: TRANSPORTE PESADO CAMA ALTA FUNCIÓN: • • Transporta contenedores, tubería. Transporta carga pesada CARACTERÍSTICAS: • • • • • Plataforma adecuada para transportar carga pesada. La carga se sube con montacargas ,grúa o winche. Tiene 12 llantas, rin 20 Capacidad : 40 toneladas Año: 1984 • La política para el mantenimiento es mensual, mantiene el mismo sistema mecánico y eléctrico de revisión de los vehículos pesados. MANTENIMIENTO: 188 SERVICIOS PETROLEROS CIA. LTDA. FICHA DE DETALLE DE ACTIVOS FIJOS NOMBRE DE ACTIVO: PALA CARGADORA CON UÑAS-FRONTAL • Sirve para levantar y cargar tubería, herramientas, palets de químicos, utilizando el accesorio las uñas Sirve para cargar material pétreo, utilizando el cucharón. FUNCIÓN: • CARACTERÍSTICAS: • • • • • • Serie : Capacidad: Modelo: Doble función: Marca : Año: • La política para el mantenimiento es mensual, mantiene el mismo sistema mecánico y eléctrico de revisión de la maquinaria especial. Se verifica motores, transmisiones, está en la línea de las grúas. MANTENIMIENTO: • 189 936 5 tonetalas PAYLODER 936E UÑAS Y CUCHARON CATERPILAR 1995 SERVICIOS PETROLEROS CIA. LTDA. FICHA DE DETALLE DE ACTIVOS FIJOS NOMBRE DE ACTIVO: RETROEXCAVADORA • Sirve para hacer zanjas, excavaciones y cargar material a las volquetas, por medio de un brazo de sistema hidráulico ubicado en la parte posterior, recuperar material , realiza limpieza y carga material con la parte frontal por medio de el cucharón. • • • Marca : Serie : Año : • La política para el mantenimiento es mensual, mantiene el mismo sistema mecánico y eléctrico de revisión de la maquinaria especial. FUNCIÓN: CARACTERÍSTICAS: MANTENIMIENTO: 190 CATERPILAR 416D 2006 SERVICIOS PETROLEROS CIA. LTDA. FICHA DE DETALLE DE ACTIVOS FIJOS GRUA TELESCÓPICA NOMBRE DE ACTIVO: • Levantamiento e izaje de carga pesada en lugares accesibles e inaccesibles. • Carga por medio del Iboon (brazo hidráulico) para lugares inaccesibles, tiene la capacidad de extenderse hasta 110 pies de alargamiento. Varía el levantamiento de peso de acuerdo al ángulo: más inclinado menos peso, más plano más peso. Facilidad de extensión por el accesorio telescópico. Facilidad de extenderse más, por el accesorio telescópico. Capacidad: 45 toneladas Marca: GROOVE Año: 2009 FUNCIÓN: • CARACTERÍSTICAS: • • • • • • MANTENIMIENTO: La política para el mantenimiento es mensual, sistema mecánico, eléctrico. Programa para mantenimiento de maquinaria especial. 191 SERVICIOS PETROLEROS CIA. LTDA. FICHA DE DETALLE DE ACTIVOS FIJOS NOMBRE DE ACTIVO: FUNCIÓN: CARACTERÍSTICAS: MANTENIMIENTO: MONTACARGA • Levanta, transporta y acomoda carga dentro de bodegas, talleres. • • • • • Marca : Modelo : Año : Motor: Potencia : • La política para el mantenimiento es mensual, mantiene el mismo sistema mecánico y eléctrico de revisión de la maquinaria especial. 192 CLARK FORKLIFT 1990 PERKINS 135 HP
