PR gestion documental V3 - INTRANET del Municipio de

MACROPROCESO: Apoyo
PROCESO: Gestión de recursos tecnológicos y de la información
SUBPROCESO: Gestión Documental
PROCEDIMIENTO PARA GESTIÓN DOCUMENTAL
VERSIÓN 3
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Ofrecer la adecuada atención de la Comunidad y a las Entidades públicas para lograr satisfacer y orientar a resultados
por demanda.
ITEM
1
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
Recepcionar
y/o radicación de
solicitudes de Usuarios
personales, telefónicas o de línea de atención al usuario y Web.
Auxiliar Administrativo
Auxiliar Administrativo
2
Escaneo de la documentación recibida
5
8
9
Radicación a la solicitud
Técnico Administrativo
Constitución política
NTCGP-1000-2009
Software Gestión Docmt.
Listado de radicación
Entregar Documentación o solicitudes físicas recibidas a la
Dependencias
Auxiliar Administrativo
Constitución Política
NTCGP-1000-2009
Software Gestión Doct.
Listado de radicación
Constitución política
NTCGP-1000-2009
MECI 1000
Constitución política
NTCGP-1000-2009
MECI 1000
Constitución política
NTCGP-1000-2009
MECI 1000
Constitución política
NTCGP-1000-2009
MECI 1000 –Ley 594/00
Constitución política
NTCGP-1000-2009- Ley
594 /2000
Base de datos Gestión
Documental
Revisión diaria de los pendientes de respuesta en el software de
gestión documental y realizar respuesta a los Derechos de
Petición – PQR
Radicar, escanear y registrar documentos internos salientes
Auxiliar Administrativo
cada Secretaría
Auxiliar Administrativa
6
7
Base de datos de Gestión
Documental
REGISTROS
Registro en el Programa del Sistema de Gestión Documental
3
4
DOCUMENTACIÓN
APLICABLE
Constitución Política
NTCGP-1000-2009
Ley 594/2000 - Acuerdo
060/2002
Constitución política
NTCGP-1000-2009
Distribución de documentos internos salientes, citadores –correo
fuera del tarea metropolitana- Entrega Diaria
Recepción y respuesta solicitudes de información del Archivo
central o Gestión Documental a Entes fiscalizados , a los
ciudadanos o usuario interno
Actualización y aprobación de las Tablas de Retención
Documental
Citadores
Correo
Auxiliar Administrativo
o Técnico
Administrativo
Técnico Administrativo
Base de datos SGD –
listado
Oficio entregado con
recibido
Respuesta oportuna al
solicitantes, con recibido
entrega
Acta del Comité de las
T.R.D. modificadas
ACTIVIDADES
ITEM
RESPONSABLE
10
Transferencias documentales
de las diferentes Secretarías de la Municipio de Dosquebradas.
11
Recepción y organización Archivo Central – Ubicación Estanterías
Auxiliar Administrativo
de Archivo
12
Verificación de cumplimiento del ciclo documentación –
preparación y organización documentos.
Auxiliar Administrativo
de Archivo
Funcionamiento del Comité de Archivo realizar mínimo 2
reuniones al año
Técnico Administrativo
13
Visitas de verificación de manejo de Gestión Documental y de los
Archivos Municipales.
Técnico Administrativo
14
Informe al Consejo Municipal de Archivo de Gobernación - realizar
2 informes anuales.
Técnico Administrativo
15
Capacitación e Inducción de archivo y aplicación de las T.R.D. y
cumplimiento ley 594/00
Técnico Administrativo
16
Atender solicitudes de expedición certificados laborales con
funciones y para bono pensional formato 1,2 y 3 Minhacienda.
Técnico Administrativo
Radicación y archivo de gestión de los Actos administrativos
firmados por el Alcalde Municipal
Auxiliar Administrativo
17
18
Auxiliares
Administrativos
DOCUMENTACIÓN
APLICABLE
Acuerdo 60/2002
Constitución política
NTCGP-1000-2009
Ley 594-00
Constitución política
NTCGP-1000-2009
MECI 1000- Ley 594-0
Constitución política
NTCGP-1000-2009
MECI 1000- Ley 594-0
Constitución política
NTCGP-1000-2009
MECI 1000- Ley 594-0
Constitución política
NTCGP-1000-2009
MECI 1000- Ley 594-0
Constitución política
NTCGP-1000-2009
MECI 1000- Ley 594-0
Constitución política
NTCGP-1000-2009
MECI 1000- Ley 594-0
Constitución política
NTCGP-1000-2009
Ley 594-2000
Acuerdo N. 060-02
Constitución política
NTCGP-1000-2009
MECI 1000
REGISTROS
Inventario Único
Documental
Inventario Único
Documental
Actas de eliminación
Actas de Reuniones
Encuesta o Actas de visita
Actas de Reuniones
Encuesta o Actas visita
Certificados laborales
Historia laboral
Listado libro Radicador –
Archivo gestión
Elaboro: Luz Estela Betancur Sanchez
Reviso: Dr. Harold Albeiro Gil Serna
Aprobó: Dr. Juan Carlos Agudelo S.
Cargo: Técnico Administrativo
Cargo: Coordinador Comité de Calidad
Cargo: Director Administrativo