¿Qué es un archivo facilitativo?

BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
Rama Judicial del Poder Público
Consejo Superior de la Judicatura
Sala Administrativa
Instructivo para el Manejo y
Administración de los
Archivos de Gestión
2011
1
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
La elaboración de este documento fue realizada gracias a la colaboración de las siguientes
personas:
JOSE ALFREDO ESCOBAR ARAUJO: Presidente Sala Administrativa
Consejo Superior de la Judicatura
CARLOS URIEL USEDA GOMEZ: Director Ejecutivo
Dirección Ejecutiva de Administración Judicial
ADRIANA MARIA GUZMÁN RODRÍGUEZ: Directora Unidad Administrativa
Dirección Ejecutiva de Administración Judicial
NELSON REINALDO RINCÓN BERNAL; Técnico Unidad Administrativa
Dirección Ejecutiva de Administración Judicial
GLORIA MERCEDES MORA MARTÍNEZ: Centro de Documentación
Dirección Ejecutiva de Administración Judicial
CLEMENTE RODRÍGUEZ MESA: Centro de Documentación
Dirección Ejecutiva de Administración Judicial
2
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
TABLA DE CONTENIDO
PRESENTACIÓN ..................................................................................................................................................................... 4
1.
GENERALIDADES ........................................................................................................................................................... 5
1.1. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO ........................................................................................................................ 5
1.2. ARCHIVOS ................................................................................................................................................................... 7
¿Qué es un archivo? ............................................................................................................................................................... 7
¿Qué es un archivo facilitativo? ............................................................................................................................................... 8
1.3. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) ............................................................................................... 9
1.3.1.
Importancia ...................................................................................................................................................... 9
1.4. SERIE DOCUMENTAL............................................................................................................................................. 10
1.5. SUBSERIE DOCUMENTAL .................................................................................................................................... 10
1.6. TIPOS DOCUMENTALES ...................................................................................................................................... 10
2.
ORGANIZACIÓN Y MANEJO DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN .................................................................. 11
2.1. APERTURA E IDENTIFICACIÓN DE CARPETAS .......................................................................................................... 12
2.2. ORGANIZACIÓN Y FOLIACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ....................................................................................... 16
2.3. UBICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN LOS MUEBLES DE ARCHIVO ................................................ 20
2.3.1.
Archivos verticales: ........................................................................................................................................ 20
2.3.1.1.
Identificación de Gavetas: ....................................................................................................................... 21
2.3.2.
Archivos rodantes o Estantes metálicos: ..................................................................................................... 22
2.4. INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTIÓN .................................................................................. 24
2.5. CONSULTAS Y PRESTAMOS DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE GESTIÓN ................................. 24
2.5.1.
Consulta de documentos: ............................................................................................................................. 24
2.5.2.
Préstamo de documentos: ................................................................................................................................... 25
3.
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES .................................................................................................................. 26
3.1. TIPOS DE TRANSFERENCIAS .............................................................................................................................. 26
3.1.1.
Transferencias Primarias: .................................................................................................................................... 26
3.1.2.
Transferencias Secundarias: ................................................................................................................................ 27
4.
ELIMINACIÓN DOCUMENTAL ................................................................................................................................ 28
MAPA CONCEPTUAL ......................................................................................................................................................... 31
A N E X O S............................................................................................................................................................................. 34
ANEXO 1 – FORMATO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ................................................................................... 35
ANEXO 2 – FICHA DE VERIFICACION DE REQUISITOS LEGALES PARA LA CONTRATACIÓN
PÚBLICA ..................................................................................................................................................................... 38
ANEXO 3 – HOJA DE CONTROL ................................................................................................................................. 44
ANEXO 4 – FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL ................................................................... 45
ANEXO 6 – REGISTRO CONTROL DE PRESTAMO DOCUMENTO(S) - CARPETA(S) ............................... 50
ANEXO 7 – CONTROL PRESTAMO Y CONSULTA DE DOCUMENTO(S) Y CARPETA(S) DE ARCHIVO
DE GESTIÓN Y CENTRAL ..................................................................................................................................... 51
3
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
PRESENTACIÓN
Con la implementación del Sistema Integrado de Gestión y Control de la Calidad del Consejo
Superior de la Judicatura, se hace necesario elaborar los procedimientos, manuales, cartillas,
instructivos y demás documentos que contribuyan a la organización y custodia de los registros y/o
documentos que respalden y garanticen la evidencia de las actuaciones generadas como
consecuencia de las funciones asignadas a las diferentes dependencias.
La Gestión Documental permite consolidar y estructurar el patrimonio documental de la entidad,
dando cumplimiento de las Normas NCTGP-1000:2009, MECI 1000:2005 y la normatividad del
Archivo General de la Nación, establecida en la Ley 594 de 2000.
Con este instructivo se pretende suministrar la información necesaria a los empleados del Consejo
Superior de la Judicatura que tienen a cargo la administración de los archivos de gestión, para la
organización y administración de los documentos desde su recepción o creación hasta su
disposición final, de conformidad con el ciclo vital de los documentos.
4
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
1.
GENERALIDADES
1.1. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su
disposición final (activa, semiactiva, inactiva). El cambio del documento para cada una de las etapas
está dada por un valor primario y secundario (tiempo de retención en cada fase)
o ACTIVA: Comprende la recepción o elaboración del documento, así como su trámite y
archivo por terminación de la gestión.
o SEMIACTIVA: Comprende la consulta esporádica del documento, después de finalizada
su gestión.
o INACTIVA: En esta etapa la documentación deja de ser utilizada por la dependencia o
institución y pasa a su destino final el cual puede ser de conservación, si el mismo tiene un
valor histórico, testimonial o de investigación.
5
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
ARCHIVO DE GESTIÓN
(Elaboración, recepción, trámite y
archivo del documento para
consulta permanente)
FASE ACTIVA
TRANSFERENCIA PRIMARIA
ARCHIVO CENTRAL
(Consulta esporádica del
documento)
TIENE
VALORACIÓN?
SI
FASE SEMIACTIVA
NO
ELIMINACIÓN
DOCUMENTAL
TRANSFERENCIA SECUNDARIA
ARCHIVO HISTÓRICO
(Consulta esporádica del
documento)
VALORACIÓN
 Administrativa
 Legal
 Fiscal
FASE INACTIVA
6
VALORACIÓN
 Histórico
 Testimonial
 Investigación
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
1.2. ARCHIVOS
¿Qué es un archivo?
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o
institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.1
Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos los archivos se clasifican en:
o Archivo de gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua
utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su
circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados;
o Archivo central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos
archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que
siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en
general.
o Archivo histórico: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los
documentos de archivo de conservación permanente2.
1
2
Ley General de Archivos, Título I, Artículo 3
Ley General de Archivos, Título V, Artículo 23
7
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
ARCHIVO DE
GESTIÓN
Transferencia Primaria
ARCHIVO
CENTRAL
Transferencia Secundaria
ELIMINACIÓN
ARCHIVO
HISTÓRICO
Fuente: Carlos Ortiz Narváez, Módulo Técnicas de Archivo
¿Qué es un archivo facilitativo?
Algunas dependencias manejan otro tipo de archivo denominado archivo facilitativo en el cual se
ubican todos aquellos documentos de apoyo (leyes, decretos, resoluciones, manuales, circulares,
8
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
etc.) que inciden para el cumplimiento de las diferentes actividades y funciones de la dependencia.
Los documentos de apoyo no se consignarán en la Tabla de Retención Documental de las
dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierden su utilidad o vigencia, dejando
constancia en Acta suscrita por el jefe de la misma.3.
1.3. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD)
Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, que se elaboran a partir de la
estructura orgánica de cada organismo de la Rama Judicial y de las funciones o competencias
designadas a cada una de sus unidades administrativas y judiciales y se constituyen en el mapa de la
producción documental. Las Tablas de Retención Documental se conforman por Series y Subseries
(Anexo 1).
1.3.1. Importancia
La Administración se verá beneficiada con la elaboración de las Tablas de Retención ya que éstas:
o Facilitan el manejo de la información.
o Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
o Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
o Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella
estipulados.
o Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter
permanente.
o Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
o Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.
Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención Documental son
fundamentales porque:
o Permiten el manejo integral de los documentos.
o Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total.
o Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
3
Acuerdo 042 de 2002 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, Parágrafo Artículo 4
9
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
o Identifican y reflejan las funciones institucionales.
o Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.
o Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que
por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión. 4
1.4. SERIE DOCUMENTAL
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un
mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Resoluciones, Acuerdos,
Informes, entre otros.
Una Tabla de Retención Documental puede tener una o más series documentales de acuerdo con
los asuntos de su competencia. Una serie documental, dada la complejidad que representa el
asunto que resuelve, puede estar organizada en Subseries.4
1.5. SUBSERIE DOCUMENTAL
Las Subseries se definen como el conjunto de unidades documentales que forman parte de una
serie, unidad documental o expediente y se identifican y jerarquizan separadamente de acuerdo
con los tipos documentales que agrupan y del trámite del asunto al que corresponden.
1.6. TIPOS DOCUMENTALES
Son la menor expresión o componente de una serie o subserie, y constituyen unidades
archivísticas o expedientes. Un tipo documental es una “unidad documental simple”, también
denominada “pieza documental”, es decir, una “unidad mínima que reúne todas las características
para ser considerada documento. Por ejemplo: un acta, un oficio, un informe, un auto, una
demanda, una contestación, una sentencia, etc.”.4
4
Mini/Manual No.4 Tablas de Retención y Transferencias documentales Archivo General de la Nación
10
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
2.
ORGANIZACIÓN Y MANEJO DE LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN
Para la organización de los archivos de gestión de la dependencia, es necesario revisar el
procedimiento para el manejo de los archivos de gestión establecido en el Sistema Integrado de
Gestión y Control de la Calidad, en el cual se indica el procedimiento para su manejo, de
conformidad con las normas y procedimientos del Archivo General de la Nación, la Sala
Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura y demás normas legales.
Es importante recordar que:
1.
2.
3.
4.
Los archivos facilitativos, no forman parte del archivo de
gestión y por lo tanto, deben estar plenamente
identificados.
El archivo de gestión será organizado, de conformidad
con las series documentales establecidas en la Tabla de
Retención Documental, por lo tanto es necesario
conocer e identificar las de su dependencia.
Los empleados del Consejo Superior de la Judicatura al
momento de su retiro de la entidad, entregarán la
documentación a su cargo debidamente inventariada y
de conformidad con las normas establecidas por el
Archivo General de la Nación.
Las series documentales deben ser transferidas al
archivo central una vez cumplido el tiempo establecido
en las tablas de retención documental para el archivo de
gestión.
5.
Los tipos documentales que conforman las series y
subseries se organizan cronológicamente de acuerdo
con el orden natural en que fueron generados.
6.
Los documentos que no tienen ningún criterio de
organización, almacenamiento y conservación, son
conocidos como Fondos Acumulados
11
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
2.1. APERTURA E IDENTIFICACIÓN DE CARPETAS
Las carpetas que se utilizarán para el archivo de los documentos en la dependencia serán las
adoptadas por la entidad, es decir carpeta blanca en propalcote con cordón de amarre y dos aletas
CARPETA
ABIERTA
CARPETA
VISTA DE
FRENTE
En la mitad de la tapa de la carpeta se colocará un rótulo que contendrá los datos mínimos
establecidos por la entidad, tales como, oficina productora, tipo documental (asunto), serie,
ubicación, entre otros.
ARCHIVO
GESTIÓN x
CENTRAL __
FONDO: DIRECCION EJECUTIVA DE
ADMINISTRACION JUDICIAL
SUBSECCION: DIVISION CONTRATOS
SERIE: CONTRATOS
SUBSERIE: PRESTACION DE SERVICIOS
CONTENIDO CONTRATO NO.10 DE 2010 – GRAN
IMAGEN S.A.
FECHAS EXTREMAS: DEL 02/05/2010
Al: 31/10/2010
No. FOLIOS: 180
No. CARPETA 1 DE 2
CARPETA No.6
UBICACIÓN: E3E4C4C2
12
ROTULO DE CARPETA
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
A continuación se realiza una breve descripción de cada uno de los campos que contendrá el
rótulo de identificación de la carpeta:
CAMPO
DESCRIPCIÓN
ARCHIVO
Identificar a cual tipo de archivo pertenece la carpeta
FONDO
Identifica el nombre de la entidad a la cual pertenece la
carpeta
SUBSECCIÓN
Identifica el nombre de la dependencia a la cual pertenece
la serie y carpeta
SERIE
Identifica el código y nombre de la serie a la cual
pertenece la carpeta, de acuerdo a la TRD
SUBSERIE
Identifica el código y nombre de la subserie, cuando existe
más de una clase de serie, lo cual se verifica con la TRD
CONTENIDO
Identifica el nombre específico de la carpeta
FECHAS
EXTREMAS
En la primera fecha se describe la colocada en el primer
documento producido y ubicado en la carpeta y en la
segunda la que contenga el último documento producido y
ubicado en la carpeta
No. FOLIOS
Indica el número total de hojas que contiene la carpeta
No. CARPETA
Identifica el número de la carpeta con respecto al total
que conforman la serie o subserie respectiva
CARPETA No.
Identifica el número de la carpeta dentro del archivo, esta
corresponde a la asignada dentro del inventario
documental de la dependencia
UBICACIÓN
Identifica la ubicación de la carpeta dentro del respectivo
archivo de gestión Ejemplo E3E4CEC2 (Estante 3 –
Entrepaño 4 – Caja 4 Carpeta 2). Para esta identificación
es necesario primero contar con la identificación del
respectivo mobiliario que se tiene para el archivo de
gestión.
13
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
Para la serie de contratos se deberá incorporar un rótulo adicional que identificará la parte
precontractual de la serie, el cual será colocado en la parte inferior de la carpeta. A continuación
se presenta un ejemplo con la información que contendrá el mismo:
INFORMACIÓN PRECONTRACTUAL
Proceso: SA
No.: 01
De 2011
Carpeta No.: 1
De: 3
Fechas extremas: Del :
03/02/2011
Al:
26 /04/2011
ARCHIVO
GESTIÓN x
CENTRAL __
FONDO: DIRECCION EJECUTIVA DE
ADMINISTRACION JUDICIAL
SUBSECCION: DIVISION CONTRATOS
SERIE: CONTRATOS
SUBSERIE: PRESTACION DE SERVICIOS
CONTENIDO CONTRATO NO.10 DE 2010 –
GRAN IMAGEN S.A.
FECHAS EXTREMAS: DEL 01/11/2010
Al: 15/11/2010
No. FOLIOS: 180
No. CARPETA 1 DE 1
CARPETA No.6
UBICACIÓN: E3E4C4C2
INFORMACION PRECONTRACTUAL
Proceso: CD No ST: 28
De 2010
Carpeta No 1
De 1
Fechas Extremas: Del: 01/11/2010
Al: 15/11/2010
14
ROTULO
ADICIONAL
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
NOTAS:


Para la serie Contratos se tramitará la Ficha de Verificación de Requisitos Legales para la
Contratación Pública, la cual será pegada al respaldo de la primera tapa de la carpeta
(Anexo 2)
Para la serie Historias Laborales y con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la
Circular No.004 de 2003 del Departamento Administrativo de la Función Pública –
Archivo General de la Nación se tramitará la Hoja de Control, la cual será pegada al
respaldo de la primera tapa de la carpeta (Anexo 3)
15
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
2.2. ORGANIZACIÓN Y FOLIACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
El responsable del archivo de gestión verificará que los tipos documentales que conforman cada
serie cumplan con los siguientes requisitos mínimos:
o Los documentos serán archivados de
acuerdo con los trámites que dieron
lugar a su producción, es decir en orden
cronológico de arriba hacia abajo y en las
carpetas establecidas por la entidad para
su archivo.
o Los documentos que contengan cada una
de las carpetas deberán estar depurados,
lo cual consiste en evitar la duplicidad de
documentos (en caso de presentarse esta
situación se dejará el original, siempre y
cuando cumpla con los términos
16
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
establecidos por la ley y la entidad; en
caso contrario se procederá a dejar la
copia o fax, se retirarán las hojas en
blanco.
o Los documentos que se reciban en papel
de fax térmico deberán ser remplazados
por fotocopia de los mismos.
o En el caso de series documentales
simples (acuerdos, decretos, circulares,
resoluciones) la foliación se ejecutará de
manera independiente por carpeta, tomo
o legajo. En el caso de series
documentales complejas (contratos,
historias
laborales,
investigaciones
disciplinarias, procesos jurídicos), cada
uno de sus expedientes tendrá una sola
foliación de manera continua y si tal
expediente se encuentra repartido en
más de una unidad de conservación
(carpeta), la foliación se ejecutará de
forma tal que la segunda será la
continuación de la primera.
o En caso de unidades de conservación
(copiadores de correspondencia, legajos,
tomos, libros de contabilidad, etc.) que
ya vienen empastados, foliados y/o
paginados de fábrica, puede aceptarse
como mecanismo de control sin
necesidad de refoliar a mano. De todos
modos debe registrarse en el área de
notas del instrumento de control o de
consulta, la cantidad de folios o páginas
que contiene.
o Para el caso de unidades documentales
que se generan foliadas por impresora, se
dejará esta foliación siempre y cuando en
una unidad de conservación no haya más
de una, en caso contrario, cuando haya
más de una, deberá refoliarse toda la
unidad de conservación.
17
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
o La foliación deberá realizarse utilizando
lápiz negro de manera consecutiva, es
decir sin omitir ni repetir números o
agregar suplementos (A, B, C, ó bis).
La numeración se realizará en la esquina
superior derecha de la cara recta del
folio y en el mismo sentido del texto del
documento, de manera legible, sin
enmendaduras sobre un espacio en
blanco y sin alterar membretes, sellos,
textos o numeraciones originales.
o No se deberá foliar las pastas ni hojas-guarda en
blanco.
4
o Los planos, mapas, dibujos, etc., tendrán el
número de folio consecutivo que les
corresponda, aun cuando estén plegados y si se
encuentran por separado, se dejará la
constancia mediante un testigo de su lugar de
destino y en este se indicará la procedencia.
FORMATO
PEQUEÑO 1
FORMATO
PEQUEÑO 2
FORMATO
PEQUEÑO 3
3
10
3
o Los anexos impresos (folletos, boletines, etc.)
se numerarán como un solo folio. Cuando se
encuentre varios documentos de formato
pequeño adheridos a una hoja, ésta se numerará
como una sola, dejando en el formato único de
inventario documental (Anexo 4) la respectiva
nota, la cual incluirá el número de documentos
adheridos, título, fecha, entre otros.
2
1
o Si dentro de los documentos se encuentran
fotografías sueltas se foliarán en la cara vuelta,
correspondiendo un número para cada una. En
caso de tener documentos como radiografías,
diapositivas, negativos o documentos similares,
deberán colocarse en un sobre de protección y
se hará la foliación al sobre antes de almacenar
el material, dejando la respectiva nota en el
formato único de inventario documental.
o Cuando las unidades documentales presenten
alguna numeración errónea la misma será
anulada trazando una línea oblicua a lápiz, por lo
mismo no podrá ser borrada o tachada.
18
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
o No se deben foliar ni retirar los folios sueltos
en blanco cuando éstos cumplen una función de
conservación
como:
aislamiento
de
manifestación
de
deterioro
biológico,
protección de fotografías, dibujos, grabados u
otros, o para evitar migración de tintas por
contacto.
o No se deben foliar documentos en soportes
distintos al papel (cassettes, discos digitales –
CD´s, disquetes, videos, etc.) pero se dejará
constancia de su existencia y de la unidad
documental a la que pertenecen, en el área de
notas del formato único de inventario
documental. Si se opta por separar este
material se hará el correspondiente cruce de
referencia
o Cada carpeta tendrá un promedio de 200 hojas,
evitando fraccionar las unidades documentales
(comunicaciones,
informes,
propuestas,
resoluciones, acuerdos, etc.).
o En caso de requerirse más de una carpeta las
mismas
irán
siendo
numeradas
consecutivamente.
o Dependiendo del tipo de serie, los documentos
que contienen y el nivel de consulta podrán ser
legajados con gancho plástico, previa
autorización del Comité de Archivo, verificando
que no se pierda información del mismo, al
momento de perforar el documento para
ingresar el gancho plástico.
o En caso de encontrarse en mal estado los
documentos, se recomienda utilizar guantes y
tapabocas
19
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
2.3. UBICACIÓN DE
ARCHIVO
LOS DOCUMENTOS EN LOS MUEBLES DE
2.3.1. Archivos verticales:
En caso de contar las dependencias con archivadores verticales en su archivo de gestión, las
carpetas serán colocadas en cada uno de los cajones del archivador en carpetas colgantes
organizadas de adelante hacia atrás y de arriba hacia abajo de cada mueble. Igualmente deberán
ser identificadas las series así como cada uno de los muebles y sus respectivas gavetas.
ARCHIVADOR VERTICAL
IDENTIFICACIÓN
ARCHIVO
V1
G1
IDENTIFICACIÓN
GAVETA
INFORMES DE GESTIÓN
DE EJECUCION
PRESUPUESTAL
G2
G3
20
IDENTIFICACIÓN
CONTENIDO
GAVETAS (SERIES SUBSERIES)
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
2.3.1.1.
Identificación de Gavetas:
o Se deben distribuir las series, subseries y expedientes que contendrán las gavetas
atendiendo el orden de codificación establecido en la Tabla de Retención
Documental, es decir en forma ascendente. En el vértice superior derecho de la
gaveta se debe adherir una cartulina que identifique la serie, subserie y
expedientes que contiene.
o Una vez colocada la cartulina con la serie y subserie se colocará la cantidad
necesaria de carpetas colgantes las cuales contendrán las carpetas de los
expedientes con los diferentes tipos documentales que los componen.
o Cada gaveta incluirá en su parte exterior una identificación de la misma así como
en la parte central una guía que indicará las series, subseries y expedientes que
contiene
IDENTIFICACIÓN GAVETAS:
ACTAS COMITÉ DE
ARCHIVO 2011
ACTAS COMITÉ DE
ARCHIVO 2010
1001000.002.09 ACTAS
COMITÉ DE ARCHIVO
1001000 CENTRO DE
DOCUMENTACIÓN 002.09
ACTAS COMITÉ DE
ARCHIVO
1001000.002 ACTAS
V1G1
21
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
2.3.2. Archivos rodantes o Estantes metálicos:
Cuando el archivo de gestión de las dependencias cuenta con estantes metálicos o archivos
rodantes, es necesario utilizar cajas para archivo.
IDENTIFICACIÓN
CONTENIDO Y
UBICACIÓN DE LA CAJA
Las cajas serán ubicadas de izquierda a derecha en los entrepaños y de arriba hacia abajo y estarán
marcada en la cara del frente, donde indicarán entre otros el contenido de las mismas y su
ubicación en el archivo.
Número de Caja
Número de Estante
Número Entrepaño
E1
C1 C1
C2
E1
Ubicación
22
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
A continuación se presenta un ejemplo del rótulo que deberá identificar las cajas de archivo:
IDENTIFICACIÓN CARPETA Y CAJA
Rama Judicial del Poder Público
Consejo Superior de la Judicatura
Sala Administrativa
Oficina Productora:
No. Inv.
Nombre Carpeta
Fechas Extremas
Ubicación
No. Carpetas:
Caja No.
Estante:
Entrepaño:
Observaciones:
www.ramajudicial.gov.co
23
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
2.4. INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTIÓN
Teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 7 del Acuerdo 42 de 2002 del Archivo General
de la Nación, los responsables de cada uno de los archivos de gestión deberá realizar y mantener
actualizado el inventario del archivo, de acuerdo al Formato Único de Inventario Documental
(Anexo 4), el cual se encuentra dentro del Sistema Integrado de Gestión y Control de la Calidad.
Es importante recordar que:
La elaboración y actualización de los inventarios documentales, permitirá que
los empleados oficiales puedan cumplir con lo establecido en la ley 594 del
2000, la Ley 734 de 2002 y el Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de
la Nación, en los cuales se establece la obligación que tienen los empleados
en la organización, conservación y custodia de los documentos, así como la
entrega de la documentación inventariada al momento del retiro de la
entidad. Igualmente sirve para su transferencia de los archivos de gestión al
central.
2.5.
CONSULTAS Y PRESTAMOS DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE
GESTIÓN
2.5.1. Consulta de documentos:
La entidad permitirá la consulta de los documentos,
cualquiera que sea su soporte, por parte de
otras
dependencias de la entidad o ciudadanos. En caso de
requerirse copias o fotocopias de los documentos deberá
ser autorizado por el jefe de la respectiva oficina o del
empleado a quien se le haya delegado esa facultad; siempre
que no tengan el carácter de reservado, de conformidad con
lo establecido en las leyes.
La persona encargada de la administración del archivo de
gestión deberá llevar un registro de préstamo para consulta,
para lo cual aplicará el formato establecido en el numeral
2.5.2. Préstamo de documentos.
24
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
2.5.2. Préstamo de documentos:
Cuando un empleado, empleada o particular requiera el préstamo de un documento o carpeta de
las series documentales, se deberá exigir el trámite del formato establecido para el efecto y
denominado Solicitud Consulta o Préstamo de Documentos Archivo (Anexo No.5).
Una vez sea autorizada la solicitud de préstamo, por parte del Jefe de la Dependencia, el
encargado del archivo se deberá tramitar las fichas de:

Registro Control de Préstamo Documento(s) – Carpeta(s), la cual será ubicada en la carpeta
en remplazo de los documentos prestados (Anexo No. 6).

Control Préstamo y Consulta de Documento(s) y Carpeta(s) de Archivo de Gestión y
Central, el cual le permite al responsable del archivo llevar un control permanente de los
documentos que son dados en préstamo. (Anexo No.7).
25
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
3. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Consiste en el traslado de los documentos de un archivo a otro de la entidad una vez han
cumplido su trámite administrativo y agotado su tiempo de retención establecido en las tablas de
retención documental.
Para poder realizar transferencias documentales entre archivos es necesario:
o
Realizar un plan de transferencias, el cual es elaborado por la dependencia que tenga a cargo el
archivo central.
o
La programación para las transferencias deberá ser realizada en coordinación con las personas
que administran los archivos de gestión en cada dependencia.
o
Las transferencias se realizarán con base los tiempos de retención y disposición final
establecidos para cada serie en las Tablas de Retención Documental de las dependencias de la
entidad.
o
Es necesario verificar la documentación transferida al archivo central e histórico con base en el
inventario documental diligenciado para este fin.
o
Para poder realizar las transferencias, es necesario que el archivo central e histórico cuenten
con el espacio, mobiliario, personal y demás elementos necesarios para su recepción.
3.1. TIPOS DE TRANSFERENCIAS
Existen dos tipos de transferencias a saber:
3.1.1. Transferencias Primarias:
Son las transferencias realizadas del archivo de gestión al archivo central de la entidad, una vez han
cumplido el tiempo de retención establecido en la Tabla de Retención Documental de cada
dependencia.
Los documentos a transferir deberán estar completamente depurados, seleccionados, organizados
y limpios, es decir foliados, identificados, sin ganchos de cosedora, plásticos, clips y demás
consideraciones descritas en el capítulo 2. ORGANIZACIÓN Y MANEJO DE LOS ARCHIVOS
DE GESTIÓN.
Las transferencias primarias serán responsabilidad de la dependencia a la cual pertenece el archivo
de gestión.
26
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
3.1.2. Transferencias Secundarias:
Las transferencias realizadas del archivo central al histórico sobre aquellas series que una vez
cumplido su tiempo de retención en el central adquieren un valor histórico, testimonial o de
investigación para los ciudadanos, instituciones judiciales y la sociedad.
A continuación se presenta un modelo de acta para la transferencia de archivos de gestión al
central, la cual deberá ser diligenciada al momento del traslado del archivo.
ACTA DE TRANSFERENCIA No. _______
En la Ciudad de Bogotá a los _________días del mes de___________del 2.0__ se
reunieron el (nombre y cargo del Jefe de la dependencia que realiza la transferencia),
(nombre y cargo del empleado a cargo del archivo de gestión) y (nombre y cargo del
empleado que tiene a cargo el Archivo Central) para dejar constancia de la transferencia
de documentación al archivo central.
La documentación se encuentra debidamente organizada, foliada y rotulada, en una
cantidad (número) carpetas que contiene documentación administrativa de (nombre
dependencia) empacados en (número) cajas, las cuales están debidamente identificadas con
un rotulo adhesivo.
A la presente acta se anexa el inventario de la documentación transferida en (número)
folios.
En constancia de lo anterior firman
_________________________________
El Jefe de la dependencia
_________________________________
Responsable Archivo Central
27
_____________________________
Responsable Archivo de Gestión
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
4. ELIMINACIÓN DOCUMENTAL
Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor administrativo,
legal o fiscal y que no tienen valor histórico y carecen de relevancia para la investigación, la ciencia
y la tecnología.5
4.1. ELIMINACIÓN DOCUMENTAL EN ARCHIVOS FACILITATIVOS
Para la eliminación documental en los archivos facilitativos es importante tener en cuenta los
siguientes aspectos:
o
Los documentos que conforman el archivo facilitativo no son consignados en las Tablas de
Retención Documental.
o
El tiempo de retención de los documentos facilitativos está a cargo de la dependencia donde
se encuentran ubicados.
o
La destrucción de los mismos estará a cargo de la respectiva dependencia, quien dejará
constancia en acta suscrita por el Jefe de la misma.
o
La eliminación de los documentos se hará mediante la técnica del papel picado.
4.2. ELIMINACION DOCUMENTAL EN ARCHIVOS DE GESTION
Para la eliminación documental en los archivos de gestión es importante tener en cuenta los
siguientes aspectos:
o La eliminación de los documentos del archivo de gestión forman parte del proceso de
transferencia al archivo central.
o Los documentos a destruir deberán formar parte de alguna de las series documentales
establecidas en la Tabla de Retención Documental de la respectiva dependencia.
o Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la
correspondiente tabla de retención documental.6
o Antes de iniciar el proceso se verificará que los documentos de la respectiva serie
documental ya cumplieron su tiempo de retención, establecido en la Tabla de Retención
5
Mini/Manual No.4 Tablas de Retención y Transferencias documentales Archivo General de la Nación
6
Acuerdo 46 de 2000, artículo 1 del Archivo General de la Nación
28
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
Documental y que su disposición final, una vez cumplido el tiempo de retención, es su
eliminación.
o Una vez verificado que se han cumplido los tiempos de retención documental para las series
documentales a eliminar, se realizará la selección de documentos a conservar, en caso de que
así lo establezca la respectiva Tabla de Retención Documental.
o Establecido los documentos a eliminar y la selección de los mismos a conservar en papel, el
Jefe de la respectiva dependencia tramitará ante el Comité de Archivo, por intermedio del
Jefe del Archivo Central, la autorización para la eliminación de las respectivas series
documentales, la cual indicará entre otros la descripción de las series documentales, número
de carpetas y fechas de los documentos que se requiere eliminar.
o Una vez tramitada la respectiva autorización ante el Comité de Archivo se procederá a la
eliminación de los documentos, utilizando la técnica de papel picado, en conjunto con el
responsable del archivo central y se elaborará la respectiva acta de eliminación.
29
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
Rama Judicial del Poder Público
Consejo Superior de la Judicatura
Sala Administrativa
ACTA DE ELIMINACIÓN DOCUMENTAL No. ___________
FECHA:_________________________________________
DE
__________
HOJA No. _________
DE
________
DEPENDENCIA: ________________________________________________________________________
ACTA APROBACION COMITÉ DE ARCHIVO No.: ___________
CODIGO
SERIE
SERIE/SUBSERIE
FECHAS EXTREMAS
INICIO
FINAL
FECHA DE APROBACION: ________________
No.
CARPETA
No.
FOLIOS
TIPO DOCUMENTO
ORIGINAL
COPIA
FIRMA JEFE OFICINA PRODUCTORA
FIRMA ENCARGADO ARCHIVO GESTION OFICINA PRODUCTORA
NOMBRE JEFE OFICINA PRODUCTORA
NOMBRE ENCARGADO ARCHIVO GESTION OFICINA PRODUCTORA
CARGO JEFE OFICINA PRODUCTORA
CARGO ENCARGADO ARCHIVO GESTION OFICINA PRODUCTORA
FIRMA RESPONSABLE ARCHIVO CENTRAL
NOMBRE RESPONSABLE ARCHIVO CENTRAL
CARGO RESPONSABLE ARCHIVO CENTRAL
30
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
MAPA CONCEPTUAL
31
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
32
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
33
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
ANEXOS
34
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
ANEXO 1 – FORMATO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: _____________________________________ HOJA: ___ DE: _____
OFICINA PRODUCTORA: __________________________________________
CÓDIGO
SERIES
Y TIPOS
DOCUMENTALES
DISPOSICIÓN
FINAL
RETENCIÓN
O/C
ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL
PROCEDIMIENTO
CT
E
M
S
CONVENCIONES
CT = Conservación Total
E= Eliminación
M= Microfilmación
Firma.
Responsable:
Jefe de Archivo
S= Selección
O= Original
Fecha:
C= Copia
Nota: Este formato podrá ser modificado, por lo cual al momento de
requerirse para su trámite deberá ser tomado del Sistema Integrado de
Gestión y Control de la Calidad
35
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
INSTRUCTIVO DEL FORMATO DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Entidad Productora. Debe colocarse el nombre completo o Razón social.
Oficina Productora. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que conserva la
documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
Hoja _ /_. En el primer espacio debe consignarse el número que identifica cada hoja, siguiendo un
consecutivo que determinará el total de las hojas utilizadas para la elaboración de las tablas de
retención de la entidad. El segundo corresponde al número total de hojas diligenciadas para la
entidad.
Código. Sistema convencional que identifica tanto las unidades productoras de documentos como
sus series respectivas. Este debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la
entidad.
Serie. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales, emanados de un
mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
De ser pertinente, también se listarán la subseries correspondientes.
Retención. Plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo
de gestión o en el archivo central. Esta permanencia está determinada por la valoración derivada
del estudio de la documentación producida en las oficinas.
Archivo de Gestión. Es aquel donde se reúne la documentación en trámite en busca de solución
a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas
oficinas u otras que la soliciten. Es el archivo de las oficinas productoras.
Archivo Central. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o
trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su
trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares
en general.
Disposición final. Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración con
miras permanentes, a su eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación.
Conservación total. Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los
que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen,
desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en
testimonio de su actividad y trascendencia. Asimismo, son Patrimonio documental de la sociedad
que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura.
36
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
Eliminación. Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor
administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico y carecen de relevancia para la
investigación, la ciencia y la tecnología.
Selección. Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la
documentación por medio de muestreo, entendiéndose este como la operación por la cual se
conservan ciertos documentos de carácter representativo o especial durante la selección con
criterios alfabéticos, numéricos, cronológicos, topográficos, temáticos, entre otros.
Microfilmación: Técnica que permite, fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes
en película. En esta columna también se indican otros soportes electrónicos o magnéticos.
Procedimientos. En esta columna deben consignarse los procesos aplicados en la modalidad
de muestreo, microfilmación y eliminación.7
77
Mini/Manual No.4 Tablas de Retención y Transferencias documentales Archivo General de la Nación
37
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
ANEXO 2 – FICHA DE VERIFICACION DE REQUISITOS LEGALES PARA
LA CONTRATACIÓN PÚBLICA
RAMA JUDICIAL DEL PODER PUBLICO
CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA
SALA ADMINISTRATIVA
FICHA DE VERIFICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES PARA LA CONTRATACIÓN
PÚBLICA
AÑO
TIPO DE CONTRATACION
SELECCIÓN ABREVIADA MENOR CUANTIA
LICITACION PUBLICA
CONCURSO DE MERITOS
SELECCIÓN ABREVIADA INFERIOR AL 10% DE LA MENOR
CUANTÍA
CONTRATACION DIRECTA
No.
No.
No.
No.
No.
OBJETO:
CONTRATO No.: ____________
___________
DE
VALOR CONTRATO:
$___________________
VERIFICACION REQUISITOS
1. ETAPA PREPARATORIA
Documentos Director Ejecutivo (Todos los procesos)
Acuerdo No.163 de 1996
Acuerdo No.3072 de 2005
Fotocopia de la cédula de ciudadanía
Estudios Previos (Estudio de Conveniencia y Oportunidad, Estudio
de Precios del Mercado*) suscrito por el responsable del mismo
(Todos los procesos*)
Constancia de Consulta Códigos CUBS - SICE (todos los procesos * y **)
Certificado de Disponibilidad Presupuestal (todos los procesos *)
Resolución de Autorización de la Sala Administrativa del Consejo
Superior de la Judicatura (Cuantía superior a 100 SMMLV o
Contratos Interadministrativos)
38
No. FOLIOS
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
2. ETAPA PRECONTRACTUAL O DE SELECCIÓN DEL PROPONENTE
Comunicación a Cámara de Comercio y Confecamaras (solo para
licitaciones)
Aviso de Convocatoria Pública (para licitaciones, selecciones
abreviadas y concurso de meritos)
Proyecto de Pliego de Condiciones (para Licitaciones, Concurso,
Selección Abreviada Cuantía mayor a 100 SMMLV)
Constancia de fijación de la publicación del proyecto de pliego de
condiciones o términos de referencia en el SECOP (para
Licitaciones, Selecciones Abreviadas y Concurso de Meritos)
Observaciones al Proyecto de Pliego de Condiciones (Proponente)
Respuestas a las observaciones al Proyecto de Pliego de
Condiciones (entidad)
Manifestaciones de Interés (para Selecciones Abreviadas) y
Expresiones de interés (para Concurso de Méritos)
Verificación Requisitos Jurídicos (para Concurso de Méritos con lista
corta)
Verificación Requisitos Técnicos (para Concurso de Méritos con lista
corta)
Verificación Requisitos Financieros (para Concurso de Méritos con
lista corta)
Consolidado Precalificación Lista Corta (para Concurso de Méritos
con lista corta)
Resolución ordenando la apertura del proceso de selección (Cuantía
mayor a 100 SMMLV)
Resolución justificando la Contratación Directa
Aviso de Prensa (solo para licitaciones)
Acta de apertura (Cuantía mayor a 100 SMMLV, excepto
contratación directa)
Acta de Audiencia Pública de Asignación de Riesgos
licitaciones)
(solo para
Pliego de Condiciones Definitivos (Cuantía mayor a 100 SMMLV)
Constancia de publicación del pliego de condiciones definitivo en el
SECOP (Cuantía mayor a 100 SMMLV y Concurso de Méritos)
Convocatoria Pública (Cuantía inferior a 100 SMMLV y Contratación
Directa)
Audiencia de Aclaraciones Pliego Definitivo (solo para licitaciones)
39
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
Solicitud(es) de aclaración a los Pliegos de Condiciones Definitivos
(proponentes)
Respuesta a la solicitud de aclaración(es) a los Pliegos de
Condiciones Definitivos (Entidad)
Adendo (s) a Pliego de Condiciones o Convocatoria Pública (Todos
los procesos)
Acta de Cierre (todos los procesos)
Propuestas presentadas
Resolución modificatoria (si se presenta en los procesos)
Solicitud de aclaración y documentación (realizada por la entidad
para todos los procesos)
Evaluación Jurídica (todos los procesos)
Evaluación Financiera (todos los procesos)
Evaluación Técnica (todos los procesos)
Cuadro consolidado de evaluaciones (todos los procesos)
Observaciones a las evaluaciones (Proponentes) - Todos los
procesos
Replicas a las observaciones (Proponentes) - Todos los procesos
Consulta Precio Indicativo SICE **
Acta de Comité Asesor y Evaluador sobre estudio y respuesta a las
observaciones de los informes de evaluación (Cuantía mayor a 100
SMMLV y Concurso de Méritos)
Acta de Comité Asesor y Evaluador recomendando adjudicación o
declaratoria de desierta del proceso (Cuantía menor a 100 SMMLV
y contratación directa)
Resolución de Adjudicación o Declaratoria de Desierto el Proceso
(Cuantía superior a 100 SMMLV)
Memorando envío documentos a la Unidad Asistencia Legal
Firmas:
______________________________________
________________________________
(Nombre y firma Secretario Comité Asesor y
Evaluador)
(Nombre y firma Sustanciador Proceso)
3. ETAPA CONTRACTUAL
Viabilidad Jurídica (todos los contratos)
Documento Aprobatorio del Contrato (todos los contratos)
40
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
Contrato (todos los contratos)
Formulario Beneficiario Cuenta, Certificación Bancaria y RUT
(Procesos superiores a 10 SMMLV y concurso de méritos)
Certificado Registro Presupuestal (todos los contratos *)
Garantía Única (si el contrato la exige)
Aprobación Garantía Única (si el contrato la exige)
Recibo de pago Derechos de Publicación en el Diario único de
Contratación Pública (si el contrato lo exige)
Comunicaciones a dependencias involucradas en la ejecución del
contrato (todos los contratos)
Acta de inicio (si el contrato la exige)
Acta(s) de Suspensión
Acta(s) de reinicio
Autorización de Cesión del Contrato
Cesión del Contrato
Informe de Ejecución del contrato
Ordenes de pago con sus cumplidos o recibos a satisfacción
Resolución de Interpretación, Modificación o Terminación Unilateral
del Contrato (si la hay)
Resolución de Imposición de Multas
Resolución de Declaratoria de la caducidad (si la hay)
Recurso de Reposición (si lo hay)
Resolución de Decisión de Recurso (Si lo hay)
Acta de entrega parcial y de recibo definitivo (si lo hay)
Evaluación y Reevaluación
Certificaciones de cumplimiento y calidad
CONTRATOS ADICIONALES, PRORROGAS OTROSI (1)
Solicitud del adicional o prórroga debidamente sustentada y
justificada
Certificado de disponibilidad presupuestal (si aplica)
Viabilidad Jurídica
Concepto de viabilidad presupuestal
Documento Aprobatorio del Contrato
Minuta contrato adicional o prorroga
Certificado de registro presupuestal (si aplica)
41
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
Anexo modificatorio de la Garantía Única en los amparos
requeridos (si aplica)
Recibo de pago de derechos de publicación en el Diario Único de
contratación Pública (si aplica)
Aprobación Garantía Única (si aplica)
Comunicaciones a las dependencias involucradas en la ejecución
del contrato
CONTRATOS ADICIONALES, PRORROGAS OTROSI (2)
Solicitud del adicional o prórroga debidamente sustentada y
justificada
Certificado de disponibilidad presupuestal (si aplica)
Viabilidad Jurídica
Concepto de viabilidad presupuestal
Documento Aprobatorio del Contrato
Minuta contrato adicional o prorroga
Certificado de registro presupuestal (si aplica)
Anexo modificatorio de la Garantía Única en los amparos
requeridos (si aplica)
Recibo de pago de derechos de publicación en el Diario Único de
contratación Pública (si aplica)
Aprobación Garantía Única (si aplica)
Comunicaciones a las dependencias involucradas en la ejecución
del contrato
CONTRATOS ADICIONALES, PRORROGAS OTROSI (3)
Solicitud del adicional o prórroga debidamente sustentada y
justificada
Certificado de disponibilidad presupuestal (si aplica)
Viabilidad Jurídica
Concepto de viabilidad presupuestal
Documento Aprobatorio del Contrato
Minuta contrato adicional o prorroga
Certificado de registro presupuestal (si aplica)
Anexo modificatorio de la Garantía Única en los amparos
requeridos (si aplica)
42
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
Recibo de pago de derechos de publicación en el Diario Único de
contratación Pública (si aplica)
Aprobación Garantía Única (si aplica)
Comunicaciones a las dependencias involucradas en la ejecución
del contrato
LIQUIDACION DEL CONTRATO
Formato base liquidación (si aplica)
Acta de Liquidación
Resolución de liquidación unilateral del contrato (si aplica)
Constancia notificación resolución liquidación unilateral del
contrato (si aplica)
OBSERVACIONES:
Firmas:
________________________________________
__________________________________
(Nombre y firma Abogado asignado )
(Nombre y firma Empleado Archivo de
Gestión)
Observaciones:
* No aplica a procesos o contratos que no tiene afectación presupuestal
** No aplica para los bienes o servicios exentos del SICE
Nota: Este formato podrá ser modificado, por lo cual al momento de
requerirse para su trámite deberá ser tomado del Sistema Integrado de
Gestión y Control de la Calidad
43
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
ANEXO 3 – HOJA DE CONTROL
HISTORIA LABORAL
HOJA DE CONTROL
Nombre Funcionario: _____________________________________________
FECHA
TIPO DOCUMENTAL
FOLIO (S)
Fecha Elaboración: __________________ Firma: _______________________________
Funcionario responsable manejo Historia Laboral
Firma: _____________________________
Jefe Recursos Humanos
NOTA: Formato establecido mediante Circular No.004 de 2003 del Departamento
Administrativo de la Función Pública – Archivo General de la Nación
44
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
ANEXO 4 – FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
Rama Judicial del Poder Público
Consejo Superior de la Judicatura
Sala Administrativa
ENTIDAD REMITENTE: ___________________
HOJA No. _______
DE
________
ENTIDAD PRODUCTORA: _________________
UNIDAD ADMINISTRATIVA: ________________
REGISTRO DE ENTRADA
OFICINA PRODUCTORA: __________________
AÑO
MES
DIA
N.T.
OBJETO: _______________________________
N.T.= Número de Transferencia
No.
Código
Orden
Nombre de la
Serie, subserie
o Asunto
Fechas Extremas
Inicial
Final
Unidad de Conservación
Caja Carpeta Tomo Otro
Número
de Folios
Soporte
Frecuencia
Notas
de consulta
Elaborado por: ______________
Entregado por: _____________
Recibido por : ____________
Cargo: ____________________
Cargo: ___________________
Cargo: _________________
Firma: ____________________
Lugar _______ Fecha: ________
Firma: ___________________
Lugar _______ Fecha: _______
Firma: __________________
Lugar _______ Fecha: ______
Nota: Formato establecido por el Archivo General de la Nación, mediante Acuerdo 042 de 2002
www.ramajudicial.gov.co
45
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
1. ENTIDAD REMITENTE: Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la
documentación que se va a transferir.
2. ENTIDAD PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre completo o Razón Social de la
entidad que produjo o produce los documentos.
3. UNIDAD ADMINISTRATIVA: Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad
administrativa de mayor jerarquía de la cual depende la oficina productora.
4. OFICINA PRODUCTORA: Debe colocase el nombre de la unidad administrativa que
produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
5. OBJETO: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias
Primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de
entidades y/o dependencias, inventarios individuales por vinculación, traslado, desvinculación.
6. HOJA No. : Se enumera cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrara el total de
hojas del inventario.
7. REGISTRO DE ENTRADA: Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias
secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha
de la entrada de la transferencia (año, mes, día). En NT se anotará el número de transferencia.
8. No. DE ORDEN: Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente de cada
uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación.
9. CODIGO: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas
productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.
10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS: Debe anotarse el nombre
asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados
de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas.
11. FECHAS EXTREMAS: Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita
(asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950 - 1960.
En el caso de una sola fecha se anotará esta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará
s.f.
12. UNIDAD DE CONSERVACION: Se consignará el número asignado a cada unidad de
almacenamiento. En la columna "otro" se registrará las unidades de conservación diferentes
escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.
46
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
13. NÚMERO DE FOLIOS: Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de
conservación descrita.
14. SOPORTE: Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel:
Microfilmes (M), Videos (V), Cassettes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.
15. FRECUENCIA DE CONSULTA: Se debe consignar si la documentación registra un índice
de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y
registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna
se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados.
16. NOTAS: Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las
columnas anteriores.
Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos,
circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la
numeración y/o repetición del número consecutivo en diferentes documentos.
Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: Circulares, actas, memorandos,
resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto del
cual se hable en el documento principal; de estos debe señalarse, en primer lugar, el número de
unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas, luego, el
número consecutivo (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.
Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos
técnicos para la visualización y/o consulta de la información. Especificar programas de
sistematización de la información
A los impresos se les asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo
componen.
Asimismo se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación,
especificando el tipo de deterioro, físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y
faltantes), químico (oxidación de tinta y soporte débil) y biológico (ataque de hongos, insectos,
roedores, etc.)
17. ELABORADO POR: Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona
responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza
18. ENTREGADO POR: Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona
responsable de entregar el inventario, así como el lugar y fecha en que se realiza
19. RECIBIDO POR: Se registra el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de
recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.8
8
Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación
47
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
ANEXO 5 – SOLICITUD CONSULTA O PRESTAMO DOCUMENTOS ARCHIVO
Rama Judicial del Poder Público
Consejo Superior de la Judicatura
Sala Administrativa
Tipo de Archivo
Central
Dependencia (**): _________________
Gestión
Solicitante
Externo
Solicitud No.
Interno
Fecha Solicitud (dd/mm/aa):
No. días hábiles préstamo:
Entidad solicitante (*):
Dirección (*):
Dependencia
solicitante:
Teléfonos(*):
Nombre solicitante
Cargo solicitante
Tipo de solicitud:
Consulta
No. Copias
Préstamo
Otro Cuál?
Clase de solicitud:
Serie/Subserie
Documento
No.
Descripción Serie/subserie
No.
Descripción
Documento
No. Carpetas
Observaciones
No. Folios
Descripción serie/subserie a la
cual pertenece
Fecha
48
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
Constancia Entrega Documento(s)
_____________________________________
Firma de Solicitante
______________________________________
Fecha (dd/mm/aa):
______________________________________
Firma Empleado Archivo
Nombre Empleado Archivo
Constancia Devolución Documento(s)
___________________________________
Firma de Solicitante
_______________________________________
Fecha (dd/mm/aa):
_______________________________________
Firma Empleado Archivo
Nombre Empleado Archivo
* Campos que deben ser diligenciados por entidades o personas externas a la Dirección
Ejecutiva de Administración Judicial
** En caso de requerir el documento de un archivo de gestión deberá indicarse la
dependencia a la cual pertenece el archivo
www.ramajudicial.gov.co
Nota: Este formato podrá ser modificado, por lo cual al momento de
requerirse para su trámite deberá ser tomado del Sistema Integrado de
Gestión y Control de la Calidad
49
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
ANEXO 6 – REGISTRO CONTROL DE PRESTAMO DOCUMENTO(S) CARPETA(S)
Rama Judicial del Poder Público
Consejo Superior de la Judicatura
Sala Administrativa
Dependencia (*): __________________________________________________________
Serie: __________________________________________________________________
Subserie: ________________________________________________________________
Nombre Carpeta: _________________________________________________________
Código Ubicación en archivo: _________________________________________________
Fecha
No.
No.
Descripción Dependencia
Préstamo Carpeta
Folios
Documento que solicita
(dd/mm/aa)
(***) (**) (* **)
(****)
préstamo
Nombre
Empleado que
retira carpeta
Firma
Fecha
Empleado
Devolución que recibe
(dd/mm/aa) devolución
* Colocar el nombre de la Dependencia donde se encuentra el archivo y la cual llevará el control
de préstamo de documentos del mismo.
** En caso de ser un documento de la serie se deberá diligenciar la Descripción del documento, el
número de la carpeta donde está ubicado y la cantidad de folios que conforma el documento
prestado.
*** Si lo que se solicita en préstamo es toda la serie o una (las) carpeta(s) que conforman la
subserie se deberá colocar el número de la(s) carpetas(s), así como el número inicial y final de los
folios que la(s) conforman.
**** Colocar el nombre de la serie y en caso de ser solo un documento deberá colocarse la
descripción del mismo.
Nota: Este formato podrá ser modificado, por lo cual al momento de
requerirse para su trámite deberá ser tomado del Sistema Integrado de
Gestión y Control de la Calidad
50
BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administración
de los Archivos de Gestión
ANEXO 7 – CONTROL PRESTAMO Y CONSULTA DE DOCUMENTO(S) Y
CARPETA(S) DE ARCHIVO DE GESTIÓN Y CENTRAL
Rama Judicial del Poder Público
Consejo Superior de la Judicatura
Sala Administrativa
Tipo de
Archivo
Archivo de Gestión:
Dependencia
Dependencia Centro de
Documentación
Archivo Central:
No.
SERIE
OFICINA
CARPETA DOCUMENTAL PRODUCTORA
Responsable:
FOLIOS
DEPENDENCIA
SOLICITANTE
RECIBIDO
POR
FECHA
PRESTAMO
Responsable:
FECHA
DEVOLUCION
VENCE ENTREGA
UBICACIÓN
EN
ARCHIVO
OBSERVACION
www.ramajudicial.gov.co
Nota: Este formato podrá ser modificado, por lo cual al momento de requerirse para su
trámite deberá ser tomado del Sistema Integrado de Gestión y Control de la Calidad.
51