PIDA 2015 - Delegación Coyoacán

DELEGACION COYOACÁN
Comité Técnico Interno de Administración de Documentos
COTECIAD
DELEGACIÓN COYOACAN
“2012 Año por la Cultura de la Legalidad”
Programa Institucional de Desarrollo Archivístico
PIDA 2015
PRIMERA SESIÓN ORDINARIA 2015
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DELEGACION COYOACÁN
Comité Técnico Interno de Administración de Documentos
COTECIAD
PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2015
Índice
TEMA
PAG
“2012 Año por la Cultura de la Legalidad”
I
Presentación
3
II
Objetivos
4
III
Estrategias y líneas de Acción.
5
IV
Proyectos y acciones de desarrollo e instrumentación de la
normatividad técnica interna.
6
V
Proyectos de capacitación, especialización y desarrollo profesional
del personal archivístico.
6
VI
Proyectos para la adquisición con base en las condiciones
presupuestales de cada ente público, de los recursos materiales de
mayor urgencia que requieran los archivos de la institución.
7
VII
Estudios e investigaciones para la incorporación ordenada de
tecnologías de información en el campo de los archivos
7
VIII
Acciones de difusión y divulgación archivística y para el fomento de
una nueva cultura institucional en la materia.
7
IX
Proyectos para la conservación y preservación de la información
archivística.
8
X
Proyectos y planes preventivos que permitan enfrentar situaciones
de emergencia, riesgo o catástrofe
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PRESENTACIÓN
De conformidad con lo establecido en el Artículo 41 de la Ley de Archivos para el Distrito
Federal, que a la letra dice:
“… Los entes públicos deberán integrar anualmente, un Programa Institucional de
“2012 Año por la Cultura de la Legalidad”
Desarrollo Archivístico en el que se contemplen los objetivos, estrategias, proyectos y
actividades que se llevarán a cabo para dar cumplimiento a lo previsto en la Ley…”
De acuerdo con ello, la Unidad Coordinadora de Archivos ha preparado el Programa
Institucional de Desarrollo Archivístico 2015 de la Delegación Coyoacán, con el propósito
de someterlo a la aprobación de este órgano colegiado quien será el responsable directo
de determinar las acciones para la instalación del Sistema Institucional de Archivos y de
la modernización de los procesos archivísticos dentro del Órgano Político Administrativo.
Este programa se encuentra orientado a lograr la modernización y crecimiento de los
archivos delegacionales mediante la realización de acciones sistemáticas que propicien el
uso sustentable de diversos recursos.
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OBJETIVOS
Con la finalidad de iniciar con el proceso de modernización y homogeneización de los
archivos, tendientes a la instalación del Sistema Institucional de Archivos en la Delegación
Coyoacán, en el 2015 se realizarán diversas actividades encaminadas al saneamiento de
los archivos de documentos oficiales, así como a la constitución de las oficinas de archivo
y establecimiento de una nueva cultura archivística, de acuerdo con ello se establecen los
siguientes objetivos para
el Programa
Archivístico 2015 de la
“2012
Año porInstitucional
la CulturadedeDesarrollo
la Legalidad”
Delegación Coyoacán:
1. Se realizarán actividades de depuración y baja definitiva de los archivos que se
encuentran en el archivo de concentración de la Delegación ubicado en el
Deportivo J. Mújica.
2. Se realizarán actividades de expurgo en los archivos de gestión (documentos que
se encuentran aún en las oficinas para su consulta).
3. Se elaborarán, presentarán, difundirán y se impulsará el uso de los instrumentos
de control archivístico en las áreas que integran la Delegación.
4. Se iniciará la modernización del Archivo de Concentración de la Delegación.
5. Se establecerán las oficinas y los archivos de trámite en las áreas de la
Delegación.
6. Se iniciarán las acciones para establecer el Sistema Institucional de Archivos que
permita el flujo organizado y sistemático de los documentos de archivo.
7. Se favorecerá, fortalecerá y difundirá la cultura archivística entre el personal de la
Delegación.
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ESTRATEGIAS y LINEAS DE ACCIÓN
En apego a la política de ejercicio racional y sustentable de los recursos, el PIDA 2015
trabajará para fortalecer la actividad archivística por vía de la optimización de los recursos
existentes con miras al logro de los objetivos planteados para el establecimiento del
Sistema Institucional de Archivos.
“2012 Año por la Cultura de la Legalidad”
Para ello se impulsará el uso de diversas herramientas y tecnologías que promuevan la
mejora continua de la administración, optimicen el uso de los recursos, estimulen la
participación y transparenten la gestión gubernamental utilizando como principal medio, la
fuerza de trabajo interna.
Para ello es fundamental la promoción de la cultura de reaprovechamiento para iniciar los
trabajos que permitan lograr la modernización de la cultura archivística.
Bajo las siguientes estrategias y líneas de acción:
1. Fortalecer la difusión de una cultura de Administración de Documentos.
2. Propiciar la comunicación con los titulares de las áreas de la Delegación para
lograr su participación comprometida dentro del PIDA 2015.
3. Capacitación y asesoramiento a los Responsables de Archivo de Trámite (RAT),
como entes de acción de La Unidad Coordinadora de Archivos y del COTECIAD.
4. Socializar el uso de los Inventario de Transferencia Documental Primaria a través
de la utilización masiva por parte de las áreas.
5. Propiciar mecanismos para constituir el Archivo de Concentración de la
Delegación Coyoacán.
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PROGRAMA
La Unidad Coordinadora de Archivos de la Delegación Coyoacán orientará sus
acciones durante el presente ejercicio, agrupándolas dentro de los siete rubros
que establece la Ley para los Programas Institucionales de Desarrollo Archivístico
“2012 Año por la Cultura de la Legalidad”
1. Proyectos y acciones de desarrollo e instrumentación de la
normatividad técnica interna.
a) Se validará el Cuadro de Clasificación Archivística de la Delegación Coyoacán,
con la finalidad de que exista concordancia entre el Cuadro y las Funciones que
realiza cada una de las 141 áreas que conforman la Delegación.
b) Se validará el Catálogo de Disposición Documental para que se cumpla con los
tiempos de guarda establecidos en la legislación mexicana vigente.
c) Se iniciarán acciones para poner en operación la utilización de los Inventarios de
Transferencia Documental Primaria en apego a lo establecido en la Ley.
d) Se elaborará el Manual Específico de Operación del COTECIAD.
e) Se pondrán en funcionamiento las oficinas de archivo de trámite.
2. Proyectos de capacitación, especialización y desarrollo profesional del
personal archivístico.
a) Durante el primer semestre del año, se impartirá el Curso-Taller de Formación
Archivística a los Representantes Suplentes del COTECIAD y a los Responsables
de Archivo de Trámite y Concentración que se integren en este ejercicio 2015
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b) Se capacitará al personal de la oficina de la Unidad Coordinadora de Archivos para
realizar las actividades inherentes al programa.
.
3. Proyectos para la adquisición con base en las condiciones
presupuestales de cada ente público, de los recursos materiales de
mayor urgencia que requieran los archivos de la institución.
a) Se buscara adecuar el espacio donde se encuentra el Archivo de Concentración
de la Delegación Coyoacán, habilitándolo con los elementos mínimo necesarios
“2012 Año por la Cultura de la Legalidad”
para su adecuada operación.
b) Se realizará la adquisición de cajas archivadoras y cajas para baja definitiva para
el envío de documentos al Archivo de Concentración, para su guarda precautoria y
baja definitiva.
c) Se buscará el establecimiento de convenio con alguna empresa para el reciclaje
de papel.
d) Se buscara la forma de contar con recursos materiales menores como son,
flejadoras, grapas, cajas archivadoras, cajas de archivo muerto, folders,
engrapadoras, pegamento, entre otros, que se utilizarán en las áreas durante el
proceso en la constitución de los archivos de trámite de la Delegación Coyoacán.
4. Estudios e investigaciones para la incorporación ordenada de
tecnologías de información en el campo de los archivos.
a) Se utilizarán las oficialías de partes en cada Dirección General y se trabajara
conjuntamente con la Subdirección de Informática para la habilitación del Sistema
de Gestión Documental (Plataforma Mozilla) con el fin de homologar el Control de
Gestión dentro de la Delegación.
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5. Acciones de difusión y divulgación archivística y para el fomento de
una nueva cultura institucional en la materia.
a) Se Publicará en el Portal de Internet de la Delegación Coyoacán toda la
información inherente al manejo de los archivos, que coadyuven al correcto
funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos..
6. Proyectos para la conservación y preservación de la información
archivística.
a) Durante el presente
este
se atenderá
desde la perspectiva de la
“2012ejercicio
Año por
la punto
Cultura
de la Legalidad”
implementación y Fortalecimiento de las Oficina de Archivo de Trámite, para ello
será fundamental continuar con elaboración del Plan de Trabajo solicitado a los
Responsables de Archivo de Trámite de cada una de las áreas, ya que en él
quedará plasmado el esquema que utilizará cada área para la conservación y
orden de sus documentos
7. Proyectos y planes preventivos que permitan enfrentar situaciones de
emergencia, riesgo o catástrofe.
a) Este punto será atendido en primera instancia solicitando un dictamen de
Protección Civil con respecto a la situación actual de los archivos de la Delegación
Coyoacán en esa materia.
b) Derivado del Dictamen de Protección Civil, realizar las acciones pertinentes para
solventar las observaciones emitidas en dicho dictamen.
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