Preparación y Conducción de una Reunión de Grupo

CONSEJO DE POLÍTICA PÚBLICA DE LA PERSON JOVEN
Guía para Comités Cantonales de la Persona Joven
L
A REUNIÓN: Su utilidad en la vida del grupo
La reunión es una forma
tradicional y básica de
entendimiento entre las
personas. Por medio de ella
La reunión es una
manifestación de vida:
PLANEA
DISCUTE
RESUELVE
Las necesidades, intereses e ideas son analizados en el grupo. Los
y las jóvenes intercambian experiencias y propuestas, toman
decisiones y realizan un trabajo conjunto.
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LA REUNIÓN DEBE
CARACTERIZARSE
POR:
LO QUE BRINDA COHESIÓN Y EFICIENCIA GRUPAL
Ocurre cuando no hay
agenda y el grupo se
reúne por alguna
iniciativa, asunto urgente y de manera espontánea.
En tal caso, la reunión carece de la conducción
formal
Puede ser informal:
La reunión se establece
de acuerdo a ciertas
normas: horario y lugar,
convocatoria, necesidad de una agenda previa,
papales a desempeñar… En tal caso se convierte en
un medio eficaz para la conducción grupal.
Puede ser informal:
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P
REPAREMOS UNA BUENA REUNIÓN
Debemos poner especial atención en la
preparación si queremos evitar el fracaso.
Esto nos ayudará a tomar decisiones en cuanto a:
¿Cuáles aspectos debemos prever?

Descripción de los objetivos de la reunión
 Los objetivos de la reunión

Definición de día y hora más oportunos para lograr una buena
asistencia

Convocatoria a participantes por medio de: invitación escrita, boletín
o volante, carteles, teléfono, radio, correo electrónico o
personalmente

Previsión del local y del equipo necesario: mobiliario suficiente y
apropiado a la cantidad y condiciones de los asistentes (tener en
cuenta a personas con discapacidad), adecuada iluminación y
ventilación, previsión de interferencias (ruidos, actividades
cercanas), organización y consecución de materiales (recursos
audiovisuales, pizarra, tiza, borrador, papelería, pilots, lápices, etc.)

La decisión más importante: Preparemos ahora la AGENDA de la
reunión
 El mejor momento para realizarla
 La cantidad y nombre de las personas que asistirán a
la reunión
 Sus ocupaciones
 La distancia que deben cubrir las personas
convocadas
 El estado de los caminos, el transporte
 Las condiciones de local, mobiliario, materiales de
trabajo…
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Para pensar cómo vamos a plantear
nuestra agenda es recomendable
preguntarnos:
¿Cuáles asuntos debemos incluir en la
reunión, que corresponda a una
secuencia del trabajo de la
agrupación o que formen parte de sus
prioridades?
¿En qué orden deben ser tratados?
¿Cuánto tiempo se debe dar a cada
uno de los temas tratados?
Los temas deben ser ordenados pensando en una reunión eficaz:
Está pendiente en la
municipalidad el
trámite de los recursos
para nuestro proyecto.
Debemos hacer
algo para el día
de la juventud.
 Los asuntos que requieren de trámite
rápido o que representan compromisos
adquiridos pueden conocerse de primero
 Los que significan tomar decisiones importantes o de mayor
trascendencia para el grupo se les da un tiempo prudencial para
su conocimiento
 Aquellos que no se trataron en la reunión podrán ser incluidos de
primero en la próxima reunión para evitar su posposición
indefinidamente.
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Otros aspectos a tomar en
cuenta en la preparación de
la agenda son:
 No es conveniente introducir en la
agenda asuntos improvisados, sin que
hayan sido estudiados por sus
proponentes o por las personas a las
que se les haya encargado su estudio
o revisión.
 La preparación de la agenda debe ser
una guía y estímulo para la reunión.
Debe ser realista en el uso del tiempo
y no ser recargarla con muchos
puntos.
A MODO DE
EJEMPLO:
Esta es la
agenda de hoy
AGENDA:
1. Saludo
2. Comprobación de asistencia
3. Lectura y aprobación del acta
anterior
4. Lectura de correspondencia
recibida y enviada
5. Atención de visitas
6. Asuntos pendientes
7. Presentación de informes
(presidencia, comisiones,
encargados…)
8. Asuntos nuevos o varios
9. Conclusiones
 Por lo general, se asigna la
responsabilidad de la elaboración de
la agenda a la presidencia del grupo
en conjunto con su secretario o
secretaria.
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Efectuemos el siguiente ejercicio:
Hago un esquema de los objetivos de la reunión
Anoto los temas o asuntos a tratar
Contemplo los puntos que considero de mayor importancia
en la reunión
Preveo consecuencias y posibles soluciones de los puntos
mencionados
Anoto la cantidad de asistentes y su principales
características (nombre, edad, lugar de residencia,
teléfono, correo electrónico, etc.)
Planteo el método a seguir (orden de los temas, preguntas
generadoras, uso de la palabra, trabajo en grupos,
distribución de responsabilidades, información que se
requiere para la reunión, etc.)
Hago una lista de materiales y equipo que requiere para la
reunión
Confirmo hora y lugar de la reunión…
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L
A CONDUCCIÓN DE UNA REUNIÓN
Reforzamos
la integración
grupal
Demostramos
responsabilidad
Planeamos, tomamos
decisiones y
facilitamos la
proyección del grupo
Pero qué tenemos
qué hacer para
lograrlo?
Desarrollamos
los objetivos
propuestos
Fortalecemos el liderazgo
interno, mediante el desempeño
de diferentes papeles entre
nosotros
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AL INICIAR LA REUNIÓN:




Comiéncela de forma puntual y amistosa
Dé a conocer los objetivos de la reunión
Anuncie los puntos (agenda) y el método a emplear
Si lo cree conveniente utilice alguna técnica para fortalecer la dinámica grupal
PRESENTACIÓN DE LOS TEMAS:
 Concrete los puntos de discusión
 Haga una invitación cordial a participar en el análisis y discusión de los
temas
 Estimule, sugiera y pregunte sobre las ideas y temas que están en
estudio
 Fomente el respeto ante las diferentes opiniones y procure la obtención
de propuestas concretas
 Trate de mantener la discusión dentro del horario y tema establecido.
Tenemos que
planear los foros
estudiantiles
¿Por qué no
proponemos
una comisión?
ANIMACIÓN DE LA REUNIÓN:




Anime en todo momento la reunión
Solicite apoyo y distribuya responsabilidades
Utilice ayudas audiovisuales adecuadamente
Conduzca la reunión de manera ordenada
RESUMEN Y CIERRE:
 Mencione los acuerdos o decisiones tomadas
 Promueva la planificación y organización de las acciones derivadas de los acuerdos
 Establezca con el grupo la fecha y hora de la próxima reunión, si esta no ha sido calendarizada previamente. En todo
caso haga el recordatorio correspondiente
 Agradezca la asistencia y el apoyo brindado.
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Aunque el buen resultado de una reunión es responsabilidad de todo el grupo,
no debemos ignorar que algunos de sus miembros son los responsables de
dirigir o apoyar la preparación y realización de una reunión. Veamos:
La persona
que coordina:

Comprueba el quórum (asistencia de la
mayoría de los integrantes) y da la
bienvenida a los asistentes

Inicia la reunión manteniendo la discusión de los asuntos dentro del
orden del día (agenda)

Organiza la discusión:





Buenas noches, ¿cómo
están ustedes?...
Vamos a dar inicio a la
reunión quincenal del
Comité
distribuye el uso de la palabra
procura que la conversación no se salga del tema
brinda igual participación a los que están a favor como a los que difieren
del punto o propuesta en discusión
somete a conocimiento y discusión las propuestas o mociones para luego
decidirlas por votación del grupo
establece, en consulta con el grupo, la forma de votar; coordina la votación y anuncia el resultado

Brinda información que ayude al grupo en el análisis y definición de las propuestas

Promueve el nombramiento de comisiones y la asignación de tareas específicas entre los
integrantes
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La persona
que registra
la reunión:






Esta persona cumple normalmente
las funciones de secretario o
secretaria del grupo y le
corresponde en la reunión realizar
las siguientes tareas:
Bueno, en la reunión anterior
tomamos los siguientes acuerdos:
Solicitar una reunión al alcalde
municipal para gestionar una
oficina para el comité.
Pedirle al Consejo de la Persona
Joven asesoría para la elaboración
del plan de trabajo de este año…
Da lectura al acta anterior para su respectiva aprobación
Da lectura a la correspondencia enviada y recibida
Elabora la lista de asistencia
Toma nota de las propuestas y acuerdo surgidos en la reunión
Toma nota de los informes cuando son presentados verbalmente y registra
aquellos que se presentan de manera escrita
Recoge la información referida al inicio u término de la reunión, procedimientos y
resultados de las votaciones, integración de comisiones, etc.
ADEMÁS:
Otras personas apoyan la labor de
conducción de una reunión, de
acuerdo a sus roles, mediante la
fiscalización de la reunión, la presentación de informes
y propuestas, la coordinación de comisiones, etc.
Para la próxima reunión
nosotros traeremos una
propuesta para el taller
sobre valores
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A
LGUNOS INSTRUMENTOS ÚTILES PARA EL DESARROLLO DE LA
REUNIÓN
ACTA No
NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN:
FECHA:
HORA DE INICIO:
HORA TÉRMINO:
ORDEN DEL DÍA:
2.
4.
1.
3.
NÚMERO DE ASISTENTES A LA REUNIÓN:
(Se adjunta lista con los nombres y otros datos requeridos)
MODIFICACIONES EFECTUADAS AL ACTA ANTERIOR:
ACUERDOS
2.
4.
1.
3.
OBSERVACIONES:
FIRMA CORDINADOR(A) O PRESIDENTE(A)
FIRMA SECRETARIO(A)
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EL PROPONENTE SOLICITA LA PALABRA

EL(A) COORDINADOR(A) CONCEDE EL
USO DE LA PALABRA

EL PROPONENTE DICE:

levantando la
mano
Debemos efectuar una
reunión con los grupos
culturales del cantón
para integrarlos a los
planes del comité
A mi parece buena la
idea, sin embargo ahora
estamos con muchas
actividades. Debemos
dejarlo para más
adelante
siguiendo un
orden
yo propongo que “………..” (Puede
hacerlo verbal o por escrito)
LOS QUE APOYAN O RECHAZAN LA
PROPUESTA SIGUEN EL MISMO
PROCEDIMIENTO

EL(A) COORDINADOR(A) DETERMINARÁ
EL USO DE LA PALABRA

dependiendo del tiempo e importancia del tema
EL(A) COORDINADOR(A) RESUMIRÁ LA
PROPUESTA

y procederá a su votación
EL(A) SECRETARIO(A)

registrará los resultados de la votación y acuerdo tomados
solicitan la palabra; esperan a que
el o la coordinadora la conceda; se dirigen respetuosamente al
presidente para expresar su opinión
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Ejemplos
TÍTULO DEL INFORME
Puede ser de índole económico, social, Informe del Festival Joven, Informe del
deportivo, cultural, ambiental, de labores, Campamento…
disciplinario, etc.
LOS Se anota el nombre del o los responsables Presidente(a), directiva, comisión…
Y y sus calidades
NOMBRE
DE
RESPONSABLES
FUNCIONES
FECHA DEL INFORME
OBJETIVOS
METAS
TAREAS REALIZADAS
RESULTADOS
SUGERENCIAS
COMENTARIOS
DÍA
MES
AÑO
Se hace una referencia a los fines
propuestos con anterioridad
Se anota la cantidad y la calidad de las
acciones que fueron formuladas
Se anota la cantidad y tipo de tareas,
fechas y lugares de realización
25 – 07 - 2006
Mostrar diferentes expresiones culturales de
la juventud en el cantón
Realizar dos presentaciones de teatro en el
parque de la localidad
Permiso para uso del parque
Divulgación de la actividad los días…en las
localidades de…
Montaje del escenario el día…
Traslado del grupo de teatro…
De acuerdo a objetivos, metas y A las presentaciones asistieron unas 300
personas en total
actividades propuestas
La actividad agradó mucho
Se divulgó la actividad en locales comerciales,
colegios, instituciones…
Y Deben ser útiles para dar seguimiento a Debemos pedir apoyo a otras organizaciones
para futuras actividades.
las actividades realizadas
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Evaluar debe significar revisar lo que hemos hecho; ello nos
ayudará a mejorar el grupo y tomar decisiones oportunas.
Aprendamos de nuestro propio esfuerzo. A la hora de analizar y
reflexionar sobre la reunión efectuada nos podemos preguntar:
1. ¿Hemos establecido un plan de la reunión?
2. ¿Se ha comenzado a la hora convenida?
3. ¿Hemos puesto énfasis en los
9. ¿Cómo ha sido la participación del grupo?
10. ¿Hemos utilizado de forma apropiada el material
previsto: audiovisuales, oficina, local…?
11. ¿Se terminó la reunión a la hora
puntos importantes?
programada?
4. ¿Favorecimos la presentación
12. ¿Los asistentes se han sentido
de ideas y su libre discusión?
satisfechos con la reunión?
5. ¿Se han hecho resúmenes de
puntos y propuestas en los
momentos oportunos?
6. ¿Cuáles decisiones importantes se tomaron?
7. ¿Ha sido adecuado el tiempo utilizado en el
13. ¿Se alcanzaron los objetivos
propuestos para esta reunión?
14. ¿Cuáles acciones de seguimiento y conclusiones se
desprenden de la reunión?
desarrollo de los temas?
8. ¿Ha sido la reunión ordenada y bien conducida?
Elaborado por Orlando Fernández y Josué Aguilar / Unidad de Desarrollo Juvenil / Diseño gráfico: Josué Aguilar
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