Margarita Parra Betancourt DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA: GUÍA

Margarita Parra Betancourt
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA: GUÍA GENERAL
Los instrumentos de descripción que se elaboran en un archivo para fondos y colecciones,
tanto textuales como gráficos son guías, inventarios y catálogos. La descripción debe ir de
lo general a lo particular, describir primero la totalidad y después cada una de sus partes
constitutivas.
Las Guías describen las secciones y existen dos tipos: general y específica[1]. La guía
general comúnmente corresponde a la descripción de un archivo histórico.
La guía general es el instrumento de consulta que da información de los fondos y
colecciones que guarda un archivo general, o bien de las secciones de un archivo específico
(ya sea éste público o privado) y de los fondos o colecciones que hayan adquirido o
recibido como donación. Orienta de manera global y destaca lo más importante de un
archivo, en ella se proporcionan datos del origen y creación del archivo, de la historia de la
institución generadora, de los problemas por los que el acervo ha pasado, de la historia del
edificio, de la ubicación, del tipo de servicio que se da al público, el horario, el nombre del
responsable, entre otros puntos.
La Norma Internacional General de Descripción ISAD(G) señala seis elementos
obligatorios para cualquier tipo de descripción que se realice en un archivo. La norma ha
dejado a criterio de la normatividad archivística de cada país, los formatos en los cuales se
elaborarán los instrumentos de descripción, basta con que se consignen los seis elementos
obligatorios. [2]
1. signatura/código de referencia (del archivo)
2. título-nombre (del archivo, los fondos, colecciones, secciones y series, según sea el
nivel de descripción)
3. fechas extremas (de la documentación)
4. nivel de descripción (guía general, guía específica, inventario, catálogo)
5. volumen y soporte (en cajas o metros lineales. Diapositivas, microfilmes, videos,
expedientes de papel, fotografías, películas u otros).
6. Nombre del productor, sólo si es diferente al título (de quien generó la documentación)
ADABI de México consigna en las guías generales cuya elaboración apoya, los siguientes
rubros, se han anotado en anaranjado los seis elementos obligatorios.
GUÍA GENERAL
Nombre del Archivo
Signatura/código de referencia
Código del país. En el caso de México: MX, códigos del estado y del municipio de acuerdo
con los usados por el INEGI, además de las siglas del archivo. Cuando se cuente con el
registro del Archivo General de la Nación-AGN utilizar ese código.
Síntesis histórica del archivo.
Consignar datos acerca del origen, desarrollo y trabajo de la institución, o sobre la vida y
trabajo de la persona física generadora de la documentación, cuando se trate de un archivo
privado, aquí se anotan, también, los datos generales de la localidad en la que se encuentra
el archivo.
Nombre completo
De los fondos y colecciones, de las seccione y series.
Forma de ingreso.
Compra, donación, expropiación, depósito o comodato, entrega de bienes de patrimonio
histórico (transferencia), depósito forzoso.
Secciones y Series que integran el archivo.
Fechas extremas.
Señalando, si las hay, lagunas cronológicas.
Volumen y soporte.
En cajas o metros lineales. Diapositivas, microfilmes, videos, expedientes de papel,
fotografías, películas u otros.
Organización y descripción
Si cuenta con cuadro de clasificación, el tipo de ordenación y porcentaje de la
documentación organizada y descrita, anotando el nivel de descripción: guía general o
específica, inventario, catálogo, impresa, en base de datos, publicada.
Estado de conservación.
Bueno, regular, malo, se pueden consignar los daños.
Restricciones de consulta (si las tiene, especificar las causas).
Unidades de descripción relacionadas.
Fuentes complementarias de información en el mismo archivo o en algún otro.
Normas y reglas (utilizadas en la elaboración de la guía).
Nombre de los participantes en la descripción.
Fecha de elaboración de la guía.
Horarios y condiciones de consulta del archivo.
Nombre y cargo del responsable del archivo
(Director, coordinador, jefe de departamento u otro).
Domicilio, teléfono, fax, correo electrónico, página web del archivo.
Las guías específicas contienen los mismo elementos de una guía general, pero únicamente
describen un fondo o colección, cuando se trata de un archivo general, o bien una sección
cuando corresponde a un archivo de otro tipo.
No es necesario ir enunciando cada uno de los elementos descriptivos contenidos en la
Guía, basta con que se detallen en el texto introductorio y en la descripción propiamente
dicha.
Fondo Comisión de Conurbación de La Laguna, 1927-1992
MX-05-035-IMDT-FCc
El 6 de octubre de 1976 el gobierno federal de México publicó en el Diario Oficial de la
Federación el Decreto mediante el cual se creó la Zona Conurbada de La Laguna. Al
mismo tiempo se integró la Comisión de Conurbación de La Laguna-CCL. Esta Comisión
dependía orgánicamente de la Secretaría de Asentamientos Humanos y Obras PúblicasSAHOP. El objetivo de la CCL fue proyectar, planear, regular y organizar el crecimiento
urbano de las poblaciones que integran la Comarca Lagunera. Dicha zona comprende los
estados de Coahuila (Torreón, Matamoros, San Pedro, Francisco I. Madero y Viesca) y
Durango (Gómez Palacio, Tlahualilo, Cuencamé, Lerdo y Mapimí). La creación de la CCL
respondió al concepto de desarrollo regional, tomando en consideración que existen
características regionales como son la historia, clima, suelo, recursos hidráulicos, núcleos
urbanos, entre otras variables analizadas. La CCL generó numerosas investigaciones,
diagnósticos y proyectos de corto, mediano y largo plazo acerca del desarrollo de la
Comarca. La Comisión tuvo su auge a finales de 1970 y hacia 1990 dejó de funcionar.
Volumen
589 cajas (117.40 metros lineales)
Ordenación
Cronológica.
Únicamente tiene dos Secciones: Documentación General, cuyas series están catalogadas.
Series
Distrito de riego, 1927-1984
Hemeroteca, 1979-1989
Libros y publicaciones, 1950-1988
Planos, 1979-1989
Secretaría de Hacienda y Crédito Público
Serie
Alcoholes 1947-1981, sin instrumento de consulta.
Fuentes complementarias
Archivo General de la Nación
Colección Fotográfica, 1880-2005
Está integrada por fotografías referentes a Torreón y la Comarca Lagunera y provienen de
donaciones hechas al IMDT, tanto en originales impresos, como imágenes digitales.
Volumen
4,121 fotografías
Ordenación
Cronológica.
Sección Fotográfica con sus Series:
Series Catalogadas
No. de imágenes
Beatriz González de Montemayor (1908-1977)
667
Fotoperiodismo (2003-2005)
156
Haroldo H. Miller (1907-1938)
1508
William S. Sorke (1880-1940)
83
Series Inventariadas
Álbum de chinos (sin fecha)
Bandas Municipales (1902-1956)
Casa del Cerro (1913-1926)
Club de Leones 1940
Escuelas de Torreón (1938)
76
120
120
134
39
Familias (sin fecha)
Márgara Garza de Solares (1898-1925)
Prensa Presidencia (1931-1979)
103
66
1049
Total
4121
Fuentes complementarias
Archivo Juan Agustín de Espinoza, Universidad Iberoamericana Plantel Laguna.
www.lag.uia.mx/archivo
Notas
[1] VILLANUEVA Bazán, Gustavo, et al., Manual de procedimientos técnicos para
archivos históricos de universidades e instituciones de educación superior, México,
BUAP-UNAM, 2002, p.89.
[2] Norma Internacional General de Descripción Archivística-ISAD (G), Madrid,
Ministerio de Educación Cultura y Deporte-Subdirección de los Archivos Estatales,
segunda edición, 2000, p.15.
[3] Op. cit.,VILLANUEVA Bazán, Gustavo, p. 90.
Bibliografía
Apuntes del Diplomado en Archivos Históricos, UNAM-CESU-AGN, del 5 de julio al 7 de
diciembre, 2002.
COUTURE Carol, Jean-Yves Rousseau, Los archivos en el siglo XX, México, AGNUniversidad de Montreal, 1988.
González Castrillo Ricardo, Oposiciones a Bibliotecas y Archivos, España, Editorial
Complutense, 2ª. edición, 2004.
HEREDIA Herrera, Antonia, Archivística general. Teoría y práctica, España, Diputación
Provincial de Sevilla, 1991.
Norma Internacional General de Descripción Archivística-ISAD (G), Madrid, Ministerio
de Educación Cultura y Deporte-Subdirección de los Archivos Estatales, segunda edición,
2000, p.15.
VILLANUEVA Bazán, Gustavo, et al., Manual de procedimientos técnicos para archivos
históricos de universidades e instituciones de educación superior, México, BUAP-UNAM,
2002