p5_proc_presupuesto_def.doc

Código: GR-RF-P5
Versión: 10
PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
Vigente desde:
18/01/2016
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos, actividades y responsabilidades para el control, seguimiento y ejecución de las
apropiaciones presupuestales asignadas al Ministerio del Interior, así como para el Fondo para la Participación y el
Fortalecimiento de la Democracia.
2. ALCANCE
Inicia con la asignación interna de las apropiaciones y culmina con la presentación de informes.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES


















Apropiación Presupuestal: Es el monto máximo autorizado para asumir compromisos con un objeto
determinado durante la vigencia fiscal. El anexo del decreto de liquidación define el detalle de cada uno de los
rubros presupuestales según el objeto de gasto o proyecto.
Beneficiario de Pago - Tercero: Es la persona natural o jurídica a quien la entidad, en cumplimiento de objeto
social, debe realizarle el pago.
Cuenta Bancaria: Corresponde a la cuenta corriente o de ahorros que el beneficiario del pago señala para que
allí le sean consignados los pagos que la entidad debe realizarle.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal de Gasto - CDP: Documento mediante el cual el Coordinador del
Grupo de Gestión Financiera y Contable certifica que en el presupuesto de la entidad existe apropiación
suficiente para adquirir el compromiso.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal de Modificación al Presupuesto: Documento que certifica que
existe apropiación suficiente para realizar una reducción o traslado presupuestal.
Decreto de Liquidación Anual del Presupuesto: Es un acto administrativo en el que se aprueba el
presupuesto anual, se detallan las apropiaciones y se clasifican y definen los gastos.
Dirección General del Presupuesto Público Nacional – DGPN
Dirección del Tesoro Nacional – DTN
Grupo de Gestión Financiera y Contable - GGFC
Registro Presupuestal de Compromiso: Es la acción mediante la cual se afecta la apropiación presupuestal de
manera definitiva, garantizando que ésta no se desvíe a ningún otro fin. Es requisito de perfeccionamiento de los
actos administrativos que afectan el presupuesto.
Ley de Presupuesto General de la Nación: Es el instrumento para el cumplimiento de los planes y programas
de desarrollo económico y social.
Ministerio del Interior – MI
Oficina Asesora de Planeación - OAP
Parametrización: Configurar de una manera específica, teniendo en cuenta los parámetros de seguridad,
dándole los permisos necesarios pero sin exceso de los mismos; asignarlo a los usuarios que lo necesiten y
realizar todas las actividades necesarias.
Perfil: En el Sistema Integrado de Información Financiera los perfiles son definidos por el Administrador del SIIF
Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y están clasificados por conjunto de transacciones por
instancias en la ejecución presupuestal. A su vez, las transacciones dispuestas en el perfil pueden ser objeto de
restricción para establecer de acuerdo con las competencias del usuario.
Plan Anual de Caja Mensualizado - PAC: Monto máximo de pagos que puede realizar la entidad en un periodo
por rubro presupuestal, subunidades y situación de fondos.
Recursos Con Situación de Fondos: Corresponde a aquellos recursos que recibe la entidad y que provienen
de la Dirección del Tesoro Nacional.
Recursos Sin Situación de Fondos: Característica referida a aquellos recursos que recibe la entidad y que no
provienen de la Dirección del Tesoro Nacional, sino que llegan de la fuente directamente a la entidad beneficiaria
o si fuere del caso directamente al beneficiario o proveedor.
Página 1 de9
Código: GR-RF-P5
Versión: 10
PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN PRESUPUESTAL









Vigente desde:
18/01/2016
Registro de Bienes y Servicios: Es la enumeración de los bienes y servicios clasificados, estandarizados y
codificados que corresponden al universo de productos que pueden adquirir las entidades públicas.
Reserva Presupuestal: Son los compromisos legalmente constituidos que tienen registro presupuestal pero
cuyo objeto no fue cumplido dentro del año fiscal que termina y serán pagados dentro de la vigencia siguiente, la
Reserva de apropiación afecta el presupuesto de la vigencia en la cual fue constituida. Serán constituidas por el
Ordenador del gasto y el Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces. Las reservas presupuestales que al 31 de
diciembre no se han ejecutado expiran sin excepción.
Registro Presupuestal de Compromiso - RP
Rubro Presupuestal del Gasto: Son las codificaciones presupuestales en que se clasifican las apropiaciones
establecidas en el anexo del decreto de liquidación presupuestal.
Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF: Es una herramienta modular automatizada que integra y
estandariza el registro de la gestión financiera pública, propicia una mayor eficiencia en el uso de los recursos de
la Nación y brinda información oportuna y confiable.
Subunidad Ejecutora: Son las Subunidades o Asignaciones Internas que existen en el Ministerio, para efectos
del manejo presupuestal y contable, con la finalidad de facilitar el manejo operativo, de gestión y control de cada
una de las dependencias estadísticas y funcionales en que se organiza la entidad.
Subdirección de Gestión Contractual – SGC
Subdirección de Gestión Humana - SGH
Unidad Ejecutora: Unidad administrativa responsable en forma total o parcial de la gestión a nivel de una acción
presupuestal.
4. RESPONSABILIDAD.
El líder del subproceso de Gestión de Recursos Financieros es responsable de la revisión, aprobación,
socialización, concientización y aplicación de los documentos asociados a este subproceso.
Los funcionarios y contratistas de la Gestión de Recursos Financieros son responsables de la adecuada
aplicación de este procedimiento.
5. NORMATIVIDAD
5.1. CONSTITUCIÓN POLÍTICA
 Artículo 352 de la Constitución Política
5.2. LEYES.
 Ley de Presupuesto para la respectiva vigencia fiscal.
5.3. DECRETOS.
 Decreto 1068 de 2015, Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y
Crédito Público.
5.4. RESOLUCIONES.
 Resolución 450 de 2003, por la cual se Organizan el Comité Directivo y el Comité de Seguridad del SIIF Nación.
 Resolución 464 de 2003, por la cual se adopta el sistema de control interno del Ministerio del Interior.
 Resolución 036 de 1998, por la cual se determinan algunas normas y procedimientos sobre registros
presupuestales, suministro de información y su sistematización del Presupuesto General de la Nación.
Página 2 de9
Código: GR-RF-P5
Versión: 10
PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
Vigente desde:
18/01/2016
5.5. OTRAS
 Plan General de Contabilidad Pública.
 Manuales sobre teoría del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF II. Ministerio de Hacienda y Crédito
Público.
 Guía procedimental para el uso del aplicativo SIIF II.
6. DESARROLLO
No.
1
2
3
Actividad
Parametrizar el SIIF
–
Perfil
Presupuesto.
Asignar
el
presupuesto a cada
una
de
las
Subunidades
Ejecutoras
Solicitar y expedir el
CDP
Tarea
Punto de Control
Responsable
Solicitar a la administración del SIIF, la
creación de las subunidades requeridas
por el MI, remitiendo nombre y código de
la subunidad.
Verificar
la
Subunidad Creada
por la administración Funcionario Área de
del SIIF
Presupuesto
con
Perfil
Parametrizar la respectiva subunidad, de
Parametrizador.
acuerdo
con
el
“Manual
de
Parametrización SIIF Nación”.
Se
confronta
el
anexo del decreto
Verificar que el cargue realizado en el
de liquidación del
aplicativo SIIF, por la DGPN, se haya
presupuesto, con la
realizado en los rubros y cuantías
apropiación cargada
correspondientes.
en el SIIF por parte
de la DGPN
Recibir de la OAP la resolución de
desagregación del Presupuesto de gastos
de personal y gastos generales del MI.
Cuando existe un
proyecto nuevo en
el anexo del decreto
Clasificar las apropiaciones en cada una de liquidación, se
de las subunidades creadas en el SIIF consulta a la OAP,
según las necesidades de la entidad.
la
dependencia
responsable de los
recursos, para poder
clasificarlos.
Elaborar solicitud del CDP y enviar al
GGFC, Cuando se trate de recursos de
inversión y/o de programas misionales de
funcionamiento se adjunta copia de la
viabilidad técnica emitida por la OAP.
Funcionario
del
GGFC con perfil
Gestión
Administrador
Presupuestal
Funcionario
Asignado
en
OAP.
la
Funcionario
GFC
con perfil Gestión
Administrador
Presupuestal
Directores o Jefes
de Dependencia y/u
Oficina
Funcionario
Recibir y verificar que la solicitud de CDP Se verifica el valor
GGFC con
cumpla con todos los parámetros solicitado frente a la
Gestión
establecidos
apropiación
Presupuesto
disponible
Gastos
del
perfil
de
Página 3 de9
Código: GR-RF-P5
Versión: 10
PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
No.
Actividad
Tarea
Punto de Control
Vigente desde:
18/01/2016
Responsable
Registrar la solicitud de CDP en el
aplicativo SIIF, y expedir el mismo.
Imprimir y entregar al coordinador del
GGFC para revisión y firma
Entregar el CDP a la dependencia
solicitante, y se archiva la solicitud
Nota 1. Cuando se requiera un traslado
presupuestal
a
mivel
decreto
de
liquidación, se debe expedir un CDP de Se verifican los
tipo Modificación Presupuestal.
datos registrados
Nota 2. Cuando se trate de traslado
presupuestal a nivel desagregado, tanto
para gastos de personal como gastos
generales,
se
debe
expedir
una
certificación de existencia de apropiación
disponible
Funcionario
del
GGFC
con perfil
Gestión
Presupuesto
de
Gastos
y
Coordinador
Financiero y
Funcionario
asignado del GGFC
Nota 3. Cuando se requiera anular un
CDP, se debe anexar el CDP original.
Diligenciar el formato GR-RF-P5-F1,
adjuntando la copia de la cedula, el RUT y
la certificación bancaria
4
5
Registrar
y
actualizar
los
beneficiarios y las
cuentas bancarias.
Se verifica que los
datos relacionados
en los documentos
Registrar en el SIIF los datos del
soportes,
beneficiario, para posteriormente realizar
correspondan con la
su validación
información
reportada
en
el
aplicativo.
Remitir la solicitud de RP con todos los
documentos soportes en original al GFC,
(contrato, RUT, cedula, certificación
Bancaria, formato SIIF), para el caso de Se verifica que el
viáticos y gastos de viaje, se recibe la RP esté de acuerdo
con la información
Solicitar y expedir el orden de comisión o autorización de viaje
contenida en el
RP.
Verificar que la documentación adjunta en contrato o acto
la solicitud
cumpla con todos los administrativo
parámetros exigidos
Elaborar, imprimir y revisar el RP y
entregar al Coordinador Financiero para
Funcionario
asignado por
SGC.
la
Funcionario
del
GGFC con perfil
gestión presupuesto
de gastos
Perfil beneficiario –
cuenta (coordinador)
Funcionario
designado de la
SGC y/o
Dependencia
Correspondiente.
Funcionario del
GGFC con perfil
Gestión
Presupuesto de
Gasto
Funcionario del
Página 4 de9
Código: GR-RF-P5
Versión: 10
PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
No.
Actividad
Tarea
Punto de Control
su firma, para el caso de viáticos y gastos
de viaje, se efectúa el RP y se anota en la
orden de comisión o autorización de viaje
y se entrega al Coordinador Financiero
para la firma
Entregar el RP a la SGC con sus soportes
originales, para el caso de los viáticos y
gastos de viaje, se entrega el original de la
orden de comisión a la SGH.
Vigente desde:
18/01/2016
Responsable
GGFC, con perfil
gestión presupuesto
gastos
Funcionario del
GFC, con perfil
gestión presupuesto
gastos
Solicitar a las dependencias, un informe
sobre los compromisos presupuestales
adquiridos que no han sido obligados a
diciembre 31 de cada vigencia, a fin de
determinar cuáles deben constituirse como
reserva presupuestal.
6
Constituir
las
reservas
presupuestales.
Verificar
que
la
información
suministrada por las
dependencias,
Depurar los compromisos que constituirán corresponda a la
las reservas presupuestales.
información
registrada en el
aplicativo,
para
proceder
a
la
depuración.
Verificar que todos
los
compromisos
que cuenten con
Efectuar en el SIIF el traslado del rezago saldo por obligar al
presupuestal.
cierre de la vigencia
se
efectúe
el
traslado del rezago
presupuestal
Imprimir las Reservas presupuestales
Constituidas, Revisar y Archivar.
Funcionario
GGFC con
Gestión
Presupuesto
Gastos
del
perfil
Funcionario
GGFC con
Gestión
Presupuesto
Gastos
del
perfil
Coordinador
GGFC
del
de
de
Página 5 de9
Código: GR-RF-P5
Versión: 10
PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
No.
Actividad
Tarea
Diligenciar formato GR-RF-P5-F4 “Informe
de Austeridad del Gasto por Dependencia”
(Anexo 4), y pasar al Coordinador del
Grupo de Gestión Financiera y Contable,
Revisar, Firmar y Remitir a la Oficina de
Control Interno.
7
Presentar
Informes
los
Cuando
entidades
externas
y/o
organismos
de
control,
requieran
información
presupuestal
a
las
dependencias del MI, esta tiene que ser
confrontada por el GGFC en el SIIF, por
ser éste el sistema oficial; a solicitud
escrita por la dependencia interesada.
Cuando se trate de convenios con Banca
Multilateral, el administrador del proyecto
correspondiente
debe
reportar
mensualmente a la Dirección del Proyecto
y al GGFC, el Formato “Ejecución
Presupuestal
Proyectos
Banca
Multilateral” GR-RF-P5-F5, (Anexo 5).
Igualmente el administrador del proyecto
debe dar cumplimiento al instructivo de
requerimientos para la administración de
proyectos de Banca Multilateral.
Vigente desde:
18/01/2016
Punto de Control
Responsable
Funcionario
del
GGFC con perfil
Gestión
Presupuesto
de
Gastos
Coordinador
GGFC
Funcionario
Confrontar
la
GGFC con
información
Gestión
reportada por la
Presupuesto
Dependencia con la
Gastos
información
registrada en el SIIF
Administrador
Proyecto.
del
del
perfil
de
del
7. REGISTROS
REGISTROS
Valores
diarios
recaudados por clasificar
en ingresos - vigencia
actual
Certificados
de
Disponibilidad
Presupuestal (CDP)
Registro
Presupuestal
(RP)
Compromiso
de
Vigencias Futuras
Registro de Beneficiario
de Pagos
Registro de Apertura y
Constitución de Caja
menor
Desagregación
de
Apropiaciones
RESPONSABLE
FRECUENCIA
Funcionario
designado Mensual
GFC
UBICACIÓN
SIIF
Funcionario
GFC
designado Diaria
SIIF
Funcionario
GFC
Funcionario
GFC
Funcionario
GFC
Funcionario
GFC
designado Diaria
SIIF
designado Semestral
SIIF
designado Mensual
SIIF
designado Anual
SIIF
Funcionario
GFC
designado Anual
SIIF
Página 6 de9
Código: GR-RF-P5
Versión: 10
PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
Asignación
Apropiaciones
Modificaciones
presupuestales
Consignaciones
de Funcionario
GFC
Funcionario
GFC
Funcionario
GFC
Constitución de reservas Funcionario
GFC
Informes de Austeridad
Funcionarios
del GFC
Informes Organismos de Funcionarios
control
del GFC
Vigente desde:
18/01/2016
designado Mensual
SIIF
designado Mensual
SIIF
designado Mensual
SIIF
designado Anual
SIIF
Asignados Mensual
GFC
Asignados N.A
Aplicativo SIIF, GFC
8. ANEXOS







Anexo 1 Formato Información de Beneficiarios y Cuentas.
Anexo 2 Formato Ejecución Presupuestal Vigencia Actual.
Anexo 3 Formato Ejecución Reserva Presupuestal.
Anexo 4 Formato Informe de Austeridad del Gasto por Dependencia.
Anexo 5 Formato Ejecución Presupuestal- Proyectos Banca Multilateral.
Anexo 6 Solicitud de CDP.
Anexo 7 Instructivo Administradores de Proyectos-Banca Multilateral.
9. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
22/01/2010
02/11/2010
10/08/2011
CAMBIO
Se consolidaron los siguientes procedimientos:
- PF-GFC-001 Ingresos por contribuciones, fondos especiales y otros conceptos
- PF-GFC-002 Reintegro de recursos no utilizados en el presupuesto de gastos
- PF-GFC-003 Asignación interna de apropiaciones
- PF-GFC-004 Solicitud y expedición de CDP
- PF-GFC-005 Solicitud y expedición de RP
- PF-GFC-006 Registro y actualización de beneficiarios cuentas bancarias
- PF-GFC-015 Constitución de Reservas Presupuestales
Se utiliza formato nuevo que incluye:
Definición de la política de operación y de administración del riesgo; se redefinió el
objetivo, alcance, las definiciones, el desarrollo, el riesgo, el control del riesgo e
información secundaria.
Las solicitudes de CDP podrán ser solicitados por los Directores, Jefes de
Dependencias o Coordinadores al Grupo Financiero. Se mejoró los formatos de
Solicitud de CDP
Se modifico el procedimiento para efectuar el registro Presupuestal
Se elimina el Anexo de solicitud de Registro Presupuestal
Se redefine el objetivo, alcance, definiciones desarrollo y tareas nuevas como :
Registrar Valores diarios recaudados por clasificar en ingresos
Además se incluye un nuevo formato para la ejecución presupuestal de proyectos
VERSIÓN
01
02
03
Página 7 de9
Código: GR-RF-P5
Versión: 10
PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
FECHA
20/02/2012
28/12/2012
12/03/2013
25/09/2013
30/10/2013
18/06/2014
Vigente desde:
18/01/2016
CAMBIO
financiados con la Banca Multilateral.
Anexo 4 GF-P-05-F-04 Formato Ejecución Presupuestal- Proyectos Banca
Multilateral
Se modifica la Versión 03, con el fin de dar cumplimiento al Decreto 2893 de 2011,
el cual modifica los objetivos, la Estructura Orgánica y las Funciones del Ministerio
del Interior, afectando esto directamente al Subproceso de Gestión de Recursos
Financieros.
Se modifica la actividad No 3 del procedimiento correspondiente a la solicitud y
expedición del certificado de la disponibilidad presupuestal y viabilidad técnica, así
mismo se modifica el anexo No 5 Solicitud del CDP, donde se incluye en el anexo
la VIABILIDAD TÉCNICA (Recursos de Inversión - Programas Misionales de
Funcionamiento). Por último se ajusta el documento al nuevo formato para
procedimiento por actividad contenido en la Guía para la elaboración, modificación
y/o eliminación de documentos.
Se modifica la versión 05 del procedimiento, del instructivo y de todos sus formatos
con el fin de actualizar la imagen del Ministerio del Interior.
Se modifica la versión 06 del procedimiento para cambiar imagen, logo y algunas
actividades del procedimiento entre ellas:
Se elimina del Procedimiento de Ejecución Presupuestal la actividad Registrar
reintegros y devoluciones de la ejecución presupuestal, Registrar los valores diarios
recaudados por clasificar en ingresos.
Se actualizó la actividad Constitución de Reserva Presupuestal
Se modifica la versión 7 del procedimiento para cambiar actividades del
procedimiento relacionadas con la expedición del CDP y se modifica el Anexo No. 6
formato de solicitud de CDP.
Se incluye nueva normatividad: Decreto 1957 de 2007, Decreto 2674 de 2012,
Decreto 4836 de 2011
Se modifica en la actividad No. 5 lo siguiente:
1. Para solicitar el RP, la SGC o dependencia correspondiente, debe remitir el
original del Contrato o Acto Administrativo.
2. Entrega el original del Registro Presupuestal junto con el original del contrato
o acto administrativo al funcionario que designe la SGC, o la SGH, se deja
copia del registro presupuestal digitalizada en el Área de Presupuesto.
Se modifica la versión 09 por actualización del logo y lema del Ministerio de Interior,
el formato 1 y todas las actividades. Se elimina el registro de Informes de ejecución
presupuestal, pagos y reintegros, por ser responsabilidad ahora de la Oficina
Asesora de Planeación
VERSIÓN
04
05
06
07
08
09
10
Página 8 de9
Código: GR-RF-P5
Versión: 10
PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
Vigente desde:
18/01/2016
Elaboró
Revisó y Aprobó
_____________________________
Edith Toro
Profesional Especializado
______________________________
Alfonso Santos Arias
Coordinador del Grupo de Gestión
Financiera y contable
_________________________________
Cesar Eduardo Camargo Ramirez
Subdirector Administrativo y Financiero
“Archivar en” 1103.47.05 Procesos y Procedimientos de Apoyo/ Subproceso de Gestión de Recursos Financieros
Página 9 de9