Código: GR-RF-P10 PROCEDIMIENTO ARQUEO DE CAJA MENOR Versión: 1 Vigente desde: 17/06/2016 1. OBJETIVO Realizar arqueo de caja menor mediante la verificación de los documentos soportes y su oportuno registro, con el fin de comprobar su correcto funcionamiento y la efectiva aplicación de controles. 2. ALCANCE Inicia con la asignación de los responsables del arqueo de caja menor, continúa con la solicitud de los soportes y termina con la elaboración y entrega del Acta de arqueo. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Caja Menor: Está destinada para el pago de gastos administrativos del Ministerio del Interior, de carácter urgente, imprescindible, necesarios e inaplazables, para la buena marcha de la administración del Ministerio, gastos de desplazamiento y de alimentación, que sean indispensables con ocasión de reuniones de trabajo que realice la alta dirección. Arqueo de Caja Menor: Proceso de verificación, mediante el recuento del efectivo y/o de los documentos existentes, en un momento determinado, con el fin de establecer controles internos respecto al manejo de los recursos o de procedimientos establecidos. Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP): Documento expedido a través del Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF- para amparar la constitución de gastos de caja menor. Gastos Generales. Son los gastos relacionados con la adquisición de bienes y servicios necesarios para que el órgano cumpla con las funciones asignadas por la Constitución Política y la ley. Grupo de Gestión Financiera y Contable (GFC) Rubro Presupuestal: Identificación presupuestal para determinar la clasificación del gasto realizado por la caja menor, como: Comunicaciones y Transporte. Se cubre por este concepto aquellos gastos tales como los de mensajería, correos, correo electrónico, beeper, telégrafo, alquiler de líneas, embalaje y acarreo de los elementos. Igualmente incluye el transporte colectivo de los funcionarios del órgano. Impresos y Publicaciones. Por este rubro se pueden ordenar y pagar los gastos por edición de formas, escritos, publicaciones, revistas y libros, trabajos tipográficos, sellos, autenticaciones, suscripciones, adquisición de revistas y libros, pago de avisos institucionales y videos de televisión. Materiales y Suministros. Adquisición de bienes tangibles e intangibles de consumo final o fungible que no se deban inventariar por las diferentes dependencias y no sean objeto de devolución Gastos Judiciales. Comprende los gastos que los órganos deben realizar para atender tanto la defensa del interés del Estado en los procesos judiciales que cursan en su contra o cuando actúa como demandante, diferentes a los honorarios de los abogados defensores. Por este rubro se atenderán gastos, tales como: fotocopias de expedientes, transmisión de documentos vía fax, traslado de testigos, transporte para efectuar peritazgos y demás costos judiciales relacionados con los procesos. 4. RESPONSABILIDAD El responsable de adelantar los arqueos de caja menor en el Ministerio del Interior, es el área de presupuesto del Grupo de Gestión Financiero y Contable. Los funcionarios y contratistas designados para la realización del arqueo de caja menor deberán aplicar este procedimiento y las normas vigentes aplicables. La actualización, revisión y socialización de los cambios realizados a este documento están a cargo del Coordinador del Grupo de Gestión Financiero y Contable. La aprobación de los cambios realizados a este documento está a cargo del Subdirector (a) Administrativo y Financiero. Página 1 de4 Código: GR-RF-P10 PROCEDIMIENTO ARQUEO DE CAJA MENOR Versión: 1 Vigente desde: 17/06/2016 5. NORMATIVIDAD 5.1 Constitución política 1991 5.2 Leyes Ley 1712 de 2014, por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones Ley 1474 de 2011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Ley 1150 de 2007, por la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos. Ley 734 de 2002, por la cual se expide el Código Disciplinario Único. Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones. 5.3 Decretos Decreto 1068 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público. Decreto 2768 de 2012, por el cual se reglamenta la constitución y funcionamiento de las cajas menores expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Decreto 2893 de 2011, por la cual se establece la Estructura del Ministerio del Interior. Decreto 111 de 1996, por medio del cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto. Decreto anual de salarios expedido por el Gobierno Nacional. 5.4 Resoluciones Resolución anual del Ministerio del Interior, mediante la cual se constituyen las cajas menores para la correspondiente vigencia fiscal. 6. DESARROLLO 6.1. Lineamientos Generales El Ministerio de Hacienda y Crédito Público mediante el Decreto 2768 de 2012, compilado en el Decreto 1068 de 2015, reglamenta la constitución y funcionamiento de las cajas menores de los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación. Con base en dichas normas el Ministerio del Interior anualmente expide una Resolución mediante la cual constituye las cajas menores en cada vigencia fiscal. En cumplimiento de dichas disposiciones el Grupo de Gestión Financiera y Contable realizará dos (2) arqueos durante el semestre, de manera sorpresiva, en los cuales se verificará que todas las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos evidenciados correspondan a cada uno de los rubros presupuestales asignados a la caja menor; con el fin de establecer acciones preventivas y/o correctivas de ser necesario. 6.2 Desarrollo No. 1 Actividad Asignar funcionarios para realizar el arqueo de caja menor Tarea Asignar los funcionarios del área de presupuesto - GFC, que van a efectuar el arqueo de caja menor. Punto de Control Responsable Coordinador GFC Página 2 de4 Código: GR-RF-P10 PROCEDIMIENTO ARQUEO DE CAJA MENOR Versión: 1 Vigente desde: 17/06/2016 No. 2 Actividad Tarea Solicitar documentos soportes de la caja menor Solicitar al responsable del manejo de la caja menor la siguiente información: - Resolución mediante la cual el Ministerio del Interior constituye las cajas menores en la entidad, correspondientes a la vigencia del arqueo. - Póliza de manejo vigente. - Reporte Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) Ejecución de caja menor, desde el último arqueo realizado. - Egreso caja menor- Comprobante del SIIF, con sus correspondientes soportes - Chequera - Dinero en efectivo disponible - Demás documentos que soporten las operaciones de caja menor. Punto de Control Responsable Elaborar y aplicar lista de chequeo Funcionarios asignados área de presupuesto GFC Diligenciar el Acta de arqueo de caja menor en el Anexo No.1 del procedimiento. Funcionarios asignados área de presupuesto GFC Revisar el Acta de arqueo de caja menor Funcionarios asignados área de presupuesto GFC 1. Realizar conteo del efectivo en presencia del responsable del manejo de la caja menor y registrarlo por denominaciones. 2. Revisar consecutivo de la chequera. 3. Revisar que todos los soportes de la caja menor se encuentren debidamente diligenciados, autorizados y registrados oportunamente. 3 Realizar arqueo de caja menor 4. Verificar que las actividades realizadas estén acordes a lo estipulado en el procedimiento de manejo de caja menor. 5. Verificar que los gastos estén acorde con los montos asignados a los rubros presupuestales autorizados en el acto administrativo de constitución de la caja menor. 6. Verificar que el saldo disponible en bancos, más el efectivo, más recibos provisionales sea igual al valor de la caja menor. Nota. En caso de que no sean iguales, se debe dejar constancia en el acta de arqueo de caja menor. 7. Verificar que se esté custodiando el efectivo, chequeras y demás documentos que soportan la caja menor, mediante la adecuada aplicación de los controles establecidos. 1. Indicar el resultado del arqueo Anexo No.1, con las observaciones a que haya a lugar. 4 Elaborar Acta de arqueo de caja menor 2. Firmar el Acta de arqueo por parte de los funcionarios asignados y el responsable de la caja menor. 3. Remitir copia del Acta de arqueo de caja menor a la Oficina de Control Interno Página 3 de4 Código: GR-RF-P10 Versión: 1 Vigente desde: PROCEDIMIENTO ARQUEO DE CAJA MENOR 17/06/2016 7. REGISTROS REGISTROS Reporte del SIIF, ejecución de caja menor Egreso caja menor – comprobante (SIIF) Acta arqueo de caja menor RESPONSABLE FRECUENCIA UBICACIÓN Funcionario manejo caja menor Permanente SAF Permanente SAF Según programación arqueo GFC Funcionario manejo caja menor Funcionario asignado área de presupuesto GFC 8. ANEXOS Anexo 1. Acta de Arqueo de Caja Menor - GR-RF-P10-F1 9. CONTROL DE CAMBIOS FECHA CAMBIO VERSIÓN Elaboró Revisó Aprobó: _________________________ Nidia Yucely Patarroyo Giraldo Profesional Especializado ___________________________ Alfonso Santos Arias Coordinador Grupo Financiero y Contable ___________________________ Cesar Eduardo Camargo Ramírez Subdirector Administrativo y Financiero Archivar en” 1103.47.05 Procesos y Procedimientos de Apoyo/ Subproceso de Gestión de Recursos Financieros Página 4 de4