ARCHIVO Y CONSERVACIÓN - IES PABLO DE OLAVIDE La Carolina

I.E.S. PABLO DE OLAVIDE
LA CAROLINA (JAÉN)
ARCHIVO Y CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS
ER-0734/2009
PR7503
Rev. 1
Fecha: 31/01/11
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OBJETO
Definir el procedimiento para archivar y conservar la documentación
ÁMBITO DE APLICACIÓN
Toda la documentación que afecta a la calidad en el servicio que presta el Centro
MISIONES Y RESPONSABILIDADES
Secretario/a (especificas)


Responsabilizarse del archivo general
Asegurarse que los diferentes responsables comprueban el estado de conservación
de los diferentes archivos.
Responsables varios




Archivar y conservar la documentación que se encuentra bajo su responsabilidad
Autorizar el acceso a la documentación archivada
Comprobar el estado de conservación de los archivos
Emitir informe anual de conservación de la documentación que se encuentra bajo
su responsabilidad (MD750301)
PROCEDIMIENTO
Toda la documentación que se archiva y conserva según este procedimiento se
relaciona en el LI420201. Junto a la denominación del documento se indica el responsable
de su conservación así como el tiempo que tiene que estar archivado
Para el archivo de la documentación se han asignado los locales adecuados para
ello.
El archivo y conservación de los documentos relacionados con el sistema de la
calidad se lleva a cabo según lo indicado en el procedimiento de “Control de la
documentación PR4202” y “Control de los registros de la calidad PR4203”
PREPARADO: JJPG
REVISADO: JPM
APROBADO: ATC
FECHA: 24/01/11
FECHA: 28/01/11
FECHA: 31/01/11
I.E.S. PABLO DE OLAVIDE
LA CAROLINA (JAÉN)
ER-0734/2009
PR7503
Rev. 1
Fecha: 31/01/11
ARCHIVO Y CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS
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La documentación podrá archivarse en formato impreso (sobre soporte papel) y/o
soporte informático (sobre soporte óptico o magnético)
Los responsables de los distintos archivos emitirán un Informe anual (MD750301)
de revisión de la documentación que dirigirán al Secretario/a.
El responsable del archivo general (Secretario/a) comprueba anualmente el estado
de conservación de los archivos y emite una “Hoja resumen de revisiones de conservación
de la documentación” (MD750302).
Se tomarán medidas oportunas (contra la humedad, insectos, fuego...) para
conservar toda la documentación y en especial los expedientes académicos del alumnado
del Centro.
Para acceder a la documentación archivada será necesaria la autorización de los
responsables correspondientes.
La documentación, transcurrido el plazo estipulado de conservación (LI420201),
se trasladará al archivo general o será destruida en su caso.
Para completar el procedimiento se editarán, cuando proceda, normas codificadas
según NM7503XX, donde XX hace referencia a un número de orden
ÁRBOL DOCUMENTAL
PR7503
MD750301 Informe anual de revisión de conservación de la documentación
MD750302 Hoja resumen de revisiones de la conservación de la documentación
PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS
PR4202
PR4203
PR7506
Control de la documentación.
Control de los registros de la calidad
Protección de datos