Diapositivas de TDR

Elaboración
Términos de Referencia
República de Nicaragua
Ministerio de Hacienda y Crédito Público
Objetivo
Brindar nociones básicas sobre la
contratación de servicios de
consultoría, sus modalidades y generar
conocimientos que le permitan elaborar
Términos de Referencia (TDR)
pertinentes.
Términos de Referencia
Se aplican para servicios de carácter
intelectual y de asesoramiento,
provistos por consultores que cuentan
con la experiencia y destrezas para
evaluar, diseñar, asesorar, capacitar y
transferir conocimientos. Se
caracterizan porque predominan las
prestaciones de carácter intelectual.
Áreas donde aplica:
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
Reformas institucionales
Políticas sectoriales
Reforzamiento institucional
Reingeniería
Análisis de avance y ejecución
de obra
Desarrollo e implementación de
políticas públicas
Elaboración de normativa y
procedimientos
Estudios de impacto ambiental
Servicios de ingeniería
Supervisión de construcción de
obras
Servicios financieros
Servicios de adquisición
Regulación pública
_ Estudios sociales
_ Estudios de factibilidad
_ Estudio de evaluación
Consideraciones generales

Varían desde tareas rutinarias, hasta
servicios altamente especializados y
complejos.

Abarcan casi cualquier campo del
conocimiento y engloban múltiples
actividades y disciplinas.

Permiten una asignación de recursos
mediante el suministro de servicios
especializados por un tiempo limitado, a
costo controlado y sin generar funcionarios
permanentes al contratante.

Es un mecanismo de transferencia de
destrezas y de actualización de los
conocimientos del contratante.








Asesoran con los enfoques y metodologías
mas adecuadas, solucionando problemas y
allanando la ejecución de proyectos.
Tipos de consultores
No se requiere el soporte de una oficina.
La experiencia y calificaciones del individuo son la
consideración principal.
El trabajo en equipo o el enfoque
multidisciplinario no es necesario.
En general, se sugiere para prestar asesorías y
elaborar opiniones técnicas, donde el
conocimiento específico del especialista es clave.
Se trata de asignaciones complejas o de trabajo
técnico integrado.
La labor requiere contar con soporte de oficina y
una administración transparente
Personas naturales o individuos
Firmas:
Modalidades de la Selección de
Consultorías
Selección basada
en calidad y costo
Selección basada
en la calidad
Selección basada
en presupuesto fijo
Selección basada
en el menor costo
Selección basada en
Calificaciones
de consultores
Elaboración de Términos
de Referencia
PARA SU ELABORACION



Definición
Consideraciones generales
Responsabilidad de su elaboración
- Unidad técnica
- Unidad de adquisiciones


Presupuestos para elaborar TDR
Preparación de los funcionarios para elaborar
TDR
- Identificación de necesidad
- Mercado de consultoría
- Identificación de productos/resultados
- La “calidad” en consultoría
- Complejidad consultoría





Elementos básicos
Lo que no puede faltar en los TDR
Errores mas frecuentes al elaborar TDR
Minimizando riesgos.
Es un documento que forma parte del Pliego o
Pedido de Propuestas para seleccionar un
consultor, se explican:
los objetivos, magnitud del trabajo, actividades, tareas a
realizar, las responsabilidades del consultor y del
contratante, así como los resultados y productos
esperados.



Los TDR describen lo que el ente contratante
requiere y la forma en que lo desea.
En un proceso de contratación de consultoría, los
TDR son el documento clave, del cual depende la
calidad de los servicios brindados y, en buena
medida, el éxito o no de la consultoría.
TDR adecuados y claros permiten la definición
precisa de los criterios de evaluación, la clara
comprensión del trabajo y su correcta ejecución.
TDR adecuados reducen los riesgos de esfuerzo extra,
retrasos y gastos adicionales.
Qué son
los TDR?

La unidad requirente y/o técnica:
- Identifica la necesidad
- Identifica el servicio mas adecuado
- Tiene un rol determinante en la
evaluación técnica y económica, en la
negociación y en el seguimiento de la
ejecución de los servicios.

La unidad de adquisiciones:
- Apoya a la unidad requirente en la
elaboración de los TDR y la selección de la
modalidad.
- Coordina el proceso de contratación.
Presupuestos
Preparación funcionarios

La elaboración adecuada y
pertinente de los TDR
implica un grado de
dominio mínimo de los
funcionarios responsables
técnicos en la materia o
ámbito de la consultoría.

Deben tener experiencia
en el trabajo a ser
contratado.

Definir los recursos necesarios.

Estar relacionados con los antecedentes del
trabajo a realizar.

Constituirse en la contraparte técnica.

Hacerle seguimiento a la consultoría.

Conocer de las condiciones de la ejecución de
los servicios y lugar para llevar a cabo los
servicios.

El funcionamiento y organización de la entidad
contratante.

De acuerdo con la naturaleza del servicio,
deben conocer la idiosincrasia y cultura (P. Ej.
consultorías en comunidades indígenas).
Deben ser capaces de:
Identificación de la
necesidad



Identificar la necesidad a ser cubierta
por los servicios es esencial para la
elaboración de los TDR y el éxito de la
consultoría.
La identificación adecuada de la
necesidad también significa tener
conocimiento de la materia y del
ámbito donde se desarrolla la
consultoría.
Una vez identificada la necesidad es
necesario seleccionar el tipo o
variedades de servicios más adecuados
para satisfacer la necesidad.


En ocasiones es conveniente contratar
un consultor para que apoye en la
correcta identificación de la necesidad,
de los servicios requeridos y que
contribuya a elaborar los TDR.
La identificación de la necesidad puede
ser afectada por diversos factores:
- La formación de los responsables de
identificarla puede introducir algún sesgo o
subjetividad.
- El conocimiento del mercado.
- La actualización tecnológica o de
conocimientos.
Mercado de consultoría
Una vez identificada la necesidad hay
que acudir al mercado de consultoría
para ver si el servicio que parece
adecuado está disponible y en qué
condiciones.
Los consultores también son unos
vendedores, de ello la importancia de
tener amplio conocimiento y
experiencia en el área objeto de los
TDR.
Hay asimetría de información, en
general, los consultores conocen más
los servicios y metodologías para
realizar una consultoría que el ente
contratante y algunos se aprovechan
de esta circunstancia.
Identificación de
productos/resultados


La identificación correcta en los TDR de
los productos o resultados ahorra
tiempo y dinero a las partes.
Los productos y resultados deben estar
vinculados a unos plazos o cronograma.



Si se trata de la prestación de servicios
de consultoría en forma continuada,
deben reflejarse los productos
correspondientes a las labores
rutinarias.
Si los productos no se identifican
claramente se dificulta el seguimiento y
monitoreo de los mismos.
Debe indicarse si los productos, en
ocasiones bajo la figura de informes,
deben estar en un lenguaje informático
determinado.
Complejidad de la
consultoría
La mayor o menor complejidad de una
consultoría va a contribuir a determinar:
- El procedimiento de selección
- El presupuesto estimado
- Cronograma de la contratación del
consultor y de la ejecución de la
consultoría.
- La contratación de firma o un
consultor individual
- El mecanismo de control y
seguimiento
Elementos
básicos
Deben indicar:

objetivos, el alcance del trabajo, las actividades
y tareas relevantes a desarrolla
Las responsabilidades del Contratante y del
Consultor



Los resultados y productos esperados.
Ser claros y adecuados para la comprensión del
trabajo y su correcta ejecución.
Contribuir a reducir el riesgo de trabajos
adicionales, demoras y gastos agregados.
Evitarse ambigüedades para facilitar la preparación
de las propuestas, negociación del contrato y
ejecución de los servicios.







Definir los elementos a desarrollar en una
propuesta técnica para que los componentes
conceptuales sean cuantificables y
comparables, con el fin de adjudicar el contrato.
Plazo de ejecución
Forma de pago
Los antecedentes del proyecto, para
poder preparar propuestas que
respondan al trabajo a realizar.
El alcance del trabajo debe ser
consistente con el presupuesto
disponible.
Considerar la organización de
contratante, su experiencia y su fuerza
institucional.
Expresar claramente los resultados y
los productos esperados de los
consultores.
Lo que no debe faltar






Indicar la información que el
Contratante tiene que suministrar al
consultor (estudios anteriores, mapas,
fotografía aérea, estudios ambientales
y otros registros en el áreas del
proyecto)
Identificar la organización del
Contratante y los arreglos para
supervisar el trabajo de consultoría.
Identificar a las contrapartes
institucionales y técnicas y las
facilidades que puede suministrar el
Contratante.
Identificación inadecuada de la
necesidad.
Los TDR establecen algo (actividad,
reporte, producto) que es cambiado
posteriormente, o se solicita algo no
previsto o diferente a lo solicitado.
Los TDR son insuficientes, generales,
ambiguos.





Los TDR son tan detallados que limitan
otros enfoques o maneras de plantear
los servicios.
No indicar cómo se va a medir la
satisfacción de la necesidad, cuando
sea posible.
No incluir información relevante.
No indicar como se medirán los
productos o resultados
No vincularlo a actividades previas y
estas deben existir.
Errores mas frecuentes
Contenido de TDR.



Antecedentes
Objetivos (General y
específicos)
Alcance del trabajo




Transferencia de
tecnología
Productos / Informes
Servicios locales, personal
y facilidades a ser
proveídas por el
contratante
Arreglos institucionales
Antecedentes
Resumir las principales características del
proyecto, describen los objetivos y
propósitos e
incluyen:



Nombre del Contratante.
Sitio de la consultoría y/o proyecto.
El propósito de la consultoría y/o
proyecto.






La historia del proyecto (lo realizado
hasta la fecha y por quién)
Lista de estudios y datos relevantes.
El motivo para usar consultores y los
problemas a ser resueltos.
Las actividades a cargo de los
consultores.
La fuentes de financiamiento.
Los arreglos para supervisión.
Objetivos
Describen los objetivos y los resultados
esperados del
trabajo. Objetivos típicos pueden incluir:







Preparación de planes de desarrollo.
Estudio de factibilidad.
Diseño de proyectos.
Preparación de documentos de
licitación.
Supervisión de obras.
Entrenamiento de personal.
Colección y análisis de datos.
Alcance del trabajo






Describe las principales actividades o
tareas a ser ejecutadas por los
consultores y sus resultados
Los TDR deben indicar solo las
actividades, pero no la metodología
mediante la cual se van a obtener los
resultados, ya que este es el objeto de
la consultoría.
Definición, alcance, limites, y criterios
de aceptación del servicio.
Nivel de detalle deseado (nivel de
diseño, exactitud, estimado de costos,
etc.)
Término de tiempo (horizonte del
proyecto, vida útil de componentes)
Comparación de los servicios con
proyectos similares.
Problemas principales a ser considerados:

Alternativas a ser consideradas.








Necesidad de encuestas, de análisis
especiales y modelos.
Marco legal e institucional del proyecto
.
Necesidades de equipos especiales.
Transferencia de tecnología
(capacitación), objetivos y alcance. (Si
se requiriera)
Requerimientos de idioma.
Unidades de medida a ser usadas
Necesidad de continuidad/
Requerimientos de administración de
calidad, si fuese necesario.
Conforme la Ley 505 cuando se
contrate a profesionales o técnicos
extranjeros por carecer el país del
recurso humano calificado, la
entidad o programa que les contrate
deberá incluir en los Términos de
Referencia y en el contrato, la
obligación de estos de capacitar a
profesionales o técnicos
nicaragüenses que laboren dentro
del proyecto. Debiéndose entender
que la capacitación será durante la
ejecución del proyecto para el cual
han sido contratados.
Forma de presentar el trabajo:

Informe Inicial.
- Se suele entregar dentro del primer
décimo de tiempo desde la fecha de inicio
del contrato.
- Destaca cualquier inconsistencia con los
TDR, problemas de personal o deficiencia
en la asistencia del Contratante.
- Busca inspirar confianza al contratante
de que el trabajo puede ser ejecutado
según lo convenido.
- El informe tiene que llamar la atención a
problemas que puedan afectar el
desarrollo

Informes de Progreso. Tienen por
objeto:
- Mantener informados al contratante y
entidades financieras sobre el avance del
trabajo.
- Prever problemas potenciales y posibles
soluciones.
- Presentar el progreso con gráficos,
diagramas y fotografías, si es el caso.
- La periodicidad de estos informes
depende de la naturaleza del trabajo y
dicho periodo debe estar consignado en el
Contrato.

Informes Intermedios.
- Se incluyen en el contrato cuando el
trabajo es ejecutado en etapas.
- Sirven para informar al contratante los
resultados preliminares, soluciones
alternativas y decisiones a tomar antes de
pasar a la etapa siguiente.
- Estos informes deben ser discutidos
entre las partes porque pueden influenciar
los resultados esperados del proyecto.
- Deben revisarse y aprobarse en el menor
tiempo posible, usualmente en no más de
2 semanas.

Informe final.
- El contratante, el consultor y la entidad
financiera discuten el borrador de este
informe.
- Aunque los consultores son los
responsables del contenido de este
informe, el contratante puede sugerir
cambios en el curso de las discusiones, los
cuales pueden ser introducidos en el
informe con la anuencia de las partes.
- En algunos casos, los consultores pueden
incluir en el informe sus razones para no
incorporar esos cambios.
- Productos tangibles (programas;
instrumentos; proyectos; estudios, entre
otros).
Deberes institucionales







Servicios locales, personal y facilidades
a ser proveídos por el Contratante
Espacio de oficinas, vehículos, equipo
de computación, equipo de topografía
y telecomunicación.
A veces, el contratante no puede
proveer estos insumos por lo que
deben distinguirse en los TDR listados
separados para el contratante y el
consultor.
Definición contraparte técnica/personal
de apoyo
Arreglos Institucionales
El organigrama del Contratante y las
dependencias relacionadas al trabajo.
Otras instituciones relacionadas con el
trabajo.




Las responsabilidades de las personas
involucradas del contratante y de las
instituciones conexas.
La jerarquía y nivel de autoridad del
personal de contraparte.
El nivel de experiencia del personal del
contratante a ser integrado al grupo de
consultores.
Los requerimientos técnicos del
personal propuesto.
Estimación de costos y presupuesto
Consideraciones generales e importancia


La preparación de la estimación de
costos es un proceso interactivo
(mercado, entidad responsable,
BM/BID si hay financiamiento), que
busca que el trabajo se realice de
manera compatible con los objetivos
deseados y con los recursos
disponibles.
El costo estimado de una consultoría
tiene dos componentes principales:
- Remuneración u honorarios de los
consultores.
- Gastos reembolsables (directos y
necesarios).





La remuneración de los consultores, en
general, se calcula con base a su
dedicación (hora, día, semana, mes).
La cantidad de consultores y su
dedicación estimada deriva de las
actividades previstas en los TDR, por
ello estos deben ser lo más claros y
precisos cuando sea posible.
Una discrepancia entre el costo
estimado y las actividades previstas en
los TDR puede generar ofertas
inadecuadas.
La estimación de costos o su
actualización pueden llevar a la revisión
del alcance de los TDR.
Una estimación adecuada de costos es
una excelente herramienta a efectos de

la evaluación de oferta económica y
para la negociación (siempre que el
precio no haya sido factor de
evaluación, según BM/BID).
A los efectos anteriores también es
muy útil conocer los componentes de la
remuneración (varían conforme a la ley
aplicable o política de la industria o
sector del que se trate). Salario básico,
cargas sociales, utilidades, viáticos,
vacaciones, etc.
Transporte y traslados




Debe estimarse el número y tipo de vehículos, su
operación (combustible y repuestos) y costos de
mantenimiento.
En caso de relocalización del consultor debe
estimarse el costo del transporte de los efectos
personales al principio y al final de la consultoría.
Debe incluirse también el costo de hotel u
alojamiento, transporte local y misceláneos
(seguros, etc.).
En caso de consultorías cortas estos gastos se
pueden agrupar como viáticos.







En caso de consultores extranjeros
debe estimarse el costo del pasaje
aéreo en clase económica desde los
países que correspondan, impuestos y
traslados al aeropuerto.
Si la consultoría es por 6 o más meses,
debe calcularse un pasaje por
consultor cada 2 o 3 meses.
Los pasajes y transporte del personal
local o los traslados internos deben
calcularse conforme a las tarifas del
país.
Oficinas, equipamiento, comunicaciones y otros
insumos
Dependiendo del tipo de servicios deben estimarse
los costos de alquiler de una oficina, suministro de
insumos y equipos locales (papel, toner, hardware,
etc.). Estos conceptos se calculan bajo tarifas
locales.
Debe incluirse una cantidad por concepto de
comunicaciones locales e internacionales, según
tarifas locales.
Internet o teleconferencias pueden ser un medio
mas económico y permite sustituir traslados y
pasajes locales e internacionales.
Impuestos y tasas

Si bien los impuestos y
tasas locales no se
incluyen a los efectos de
la evaluación de la oferta
económica (no
representan un costo para
el Estado, ni son
financiados por el
BM/BID), es importante
incluirlos en el estimado
para el conocimiento y
consideración por los
consultores, pues si es un
costo para estos.





Los criterios de evaluación que se
adopten van a determinar la mejor
oferta que cumple con lo previsto en
los TDR para prestar el servicio con la
calidad requerida.
Los criterios deben garantizar la
objetividad.
Es buena práctica que aquellos que
intervinieron en la preparación de los
TDR, lo hagan en la definición de los
criterios de evaluación y su peso
relativo.
La evaluación requiere conocimiento
de los TDR, de los aspectos técnicos del
trabajo y de las calificaciones esperadas
de los consultores.
Principales criterios
- Experiencia específica
- Calidad de la metodología-plan de
trabajo
- Calificaciones personal clave

Dependiendo del trabajo a realizar
pueden agregarse los siguientes
criterios:
- Transferencia de conocimientos
- Otros (Participación de personal
nacional


CALIFICACION
Estas calificaciones deben ser definidas
con anterioridad para el criterio o
subcriterio. Ej. En el caso de
“Experiencia específica de los
consultores”:
- Pobre: Poca experiencia especifica,
personal insuficiente.
- Satisfactorio: Tienen experiencia en los
servicios, pero no los han prestado en la
región. Personal adecuado.
- Bueno: Tienen extensa experiencia en
los servicios y los han prestado en la
región. Personal especializado. La firma
cuenta con recursos adicionales.
Qué y cómo negociar




Se notifica a la oferta mejor calificada a
negociar el contrato.
Si no se llega a un acuerdo, se cierra la
negociación con ese oferente y se pasa
a la segunda mejor oferta y así
sucesivamente.
No se puede regresar a negociar una
vez cerrada la negociación con un
oferente.
Designación de un negociador que
conozca de los TDR; su alcance y que
forme parte el técnico de la institución
que conoce del servicio a requerir.