Gerencia Área de Economía C/ Ancha, 10 – 11001 Cádiz Tel. 956.01.50.11 Fax. 956.01.50.87 http://www.uca.es/web/servicios/economia/ CATALOGO DEL SERVICIO DE ASUNTOS ECONOMICOS: PROCEDIMIENTO: Puesta en marcha de la aplicación Universitas XXI Económico en Departamentos. Fecha última actualización : 21 de noviembre de 2008 Destinatarios: Servicios Centralizados y Administraciones (usuarios Universitas XXI Económico) CONCEPTO: Desde el 1 de enero de 2000, el Sorolla (actualmente Universitas XXI) viene siendo utilizado por la Universidad de Cádiz como la aplicación informática encargada de la GESTION ECONÓMICA Hasta la fecha, dicha aplicación, sólo estaba siendo utilizada por personal de Administración de los distintos Centros de la UCA. Con este nuevo procedimiento, se pretende, que de forma voluntaria se vayan sumando a esta aplicación otro tipo de personal encargado de algún tipo de gestión económica cono es el personal de Departamentos. SELECCIÓN Y FORMACIÓN DEL PERSONAL Antes de iniciar la puesta en marcha de la Aplicación Informática Sorolla (actualmente Universita XXI Económico) en los Departamentos, y tras informar de las ventajas de la incorporación y el procedimiento para ello, se solicitará la colaboración voluntaria del personal del Departamento para la gestión económica de los justificantes de gastos y/o facturas cuyas imputaciones vayan con cargo a Unidades de Gastos asignadas dentro del mismo. Dicha petición deberá ser remitida al Servicio de AA.EE.. En dichas peticiones, que podrán realizarse a través de la Administración del Centro por correo electrónico, deberán de figurar los datos personales (Apellidos, nombre, DNI y dirección de correo electrónico) del Usuarios asignados para gestionar los justificantes en los distintos Departamentos así como las clasificaciones orgánicas a las que tendrán acceso. Una vez recibida la petición ([email protected] o [email protected]), desde el Área de Economía (Contabilidad y Tesorería) se dará alta al nuevo usuario en la Aplicación Informática Universita XXI Económico (en las Bases de datos de Prueba y de Explotación. Así mismo, con relación a este tema, es imprescindible que exista una fluida comunicación entre el personal de gestión de los Departamentos y la Administración del Centro, debiendo ésta facilitar tanto al Departamento como al Área de Economía los datos de una persona que voluntariamente quede encargada de formar a los nuevos usuarios con relación a la gestión de los justificantes y/o facturas en la aplicación informática Universita XXI Económico , así como las normas de ejecución y cierre del ejercicio contable. ALTA DE USURARIOS EN SOROLLA II.10 Las altas de usuarios en Sorolla así como los permisos se realizan a través del Módulo de Gestión Centralizada, para ellos entraremos: 1º.- Módulo Gestión Centralizada Entramos en: Mantenimiento Usuario Gestión de Usuarios General Nuevo Usuario 2º.- Dentro del nuevo usuario pincharemos en: General Añadimos permiso para ejercicio y grabamos Añadimos permiso para Caja y grabamos. 3º Una vez realizado el paso anterior, dentro del nuevo usuario los datos a cumplimentar son: CÓDIGO U + DNI CLAVE U + DNI ( la misma clave que el código la da automáticamente la aplicación obligando al usuario a personalizar su clave) NOMBRE Apellidos seguido de coma y Nombre (Mayúsculas) GRUPO Se incluirá al grupo 25 correspondientes a usuarios de Departamentos CORREO ELECTRÓNICO La dirección de correo electrónico del usuario PERMISOS: Dentro de Mantenimiento de Usuario, seleccionamos pinchando dos veces consecutivas sobre los datos del usurio al que queremos añadir, quitar o cambiar algún tipo de permisos. Una vez dentro, tendremos que ir cumplimentando permisos por cada una de las pestañas así como seleccionando los permisos personalizados. Para los usuarios de Departamentos actualmente los permisos están asignados de la siguiente forma: TRAMITACION Gestión de facturas Operación de Imputación Operación de pago Gestión de expedientes Gestión de Proyectos de Investigación Consultas Presupuesto de gastos Consultas Presupuesto de ingresos Consultas no Presupuestarias Consultas justificantes de gastos Consultas de documentos contables Consultas justificantes de ingresos Consultas Proyectos de Investigación Consultas Proyectos de Inversión Consulta documenta Además tendremos que pinchar y ponerlos como Superusuarios . ADMINISTRACIÓN TABLA Agrupación del Gasto Aplicaciones II.10 Aplicación Ingresos Aplicación no presupuestaria Situación de créditos por Aplicaciones Situación Créditos Centros Situación de Aplicaciones Terceros Usuarios ADMINISTRACIÓN USUARIOS Usuarios Consultar ADMINISTRACIÓN TERCEROS Terceros Total Ctas. Bancarias ORGANICAS Las que soliciten los Departamentos, para ellos seleccionamos dentro de las DISPONIBLES y pinchamos en AÑADIR. ORDINALES Actualmente ninguno VALORES POR DEFECTO Actualmente sólo el ejercicio DÓNDE y CÓMO PUEDEN CONSULTAR Y GESTIONAR LOS USUARIOS DE DEPARTAMENTOS CON ESTOS PERMISOS: DOCUMENTA Realización de expedientes (ejemplo: podría servir para reservas de presupuestos para la realización de Congresos) JUSTIFICANTES DE GASTOS Todo lo relacionado a facturas y/o justificantes. Para ello se le comunicará a la Administración que la persona encargada de la formación del usuario del Departamento deberá de dejar muy claro de cómo incluir en Universita XXI Económico cada tipo de justificante , si corresponde a pago directo o por el contrario a Caja Habilitada., así como hacer hincapié en los justificantes que afecten al tema Fiscal ( IRPF, IVA, INTRASTAR etc.. ). DOCUCONTA Actualmente sólo tienen permisos para consultar. AVANCE Pueden consultar los Estados de Presupuestos. JUSTIFICANTES DE INGRESOS Consultas. GESTION CENTRALIZADAS Se les da permisos total para Terceros, así como para altas de aplicaciones y consulta de usuarios. Por último, una vez que los usuarios realicen las pruebas oportunas en la Base de datos Pruebas y empiecen a trabajar II.10 en Base de datos Explotación, deberán enviar informe (éste podrá ser unificado) de las personas que hayan tenido implicación en todo el proceso: Administradora o Coordinadora, persona encargada de la formación y así como el de los propios usuarios. II.10