Reporte de seguimiento CdC 2016 - Maderas Martín S.A.

SISTEMA DE CERTIFICACIÓN CERTFOR
FORMULARIO PROFORMA
REPORTE DE CERTIFICACIÓN DE CdC
Código Procedimiento: PS–02-06
Versión: 01/2004
Procedimiento de Referencia: 5.1.3
Elaborado por: Secretaría Técnica
Fecha Emisión: 01-09-2004
Aprobado por: Secretaría Ejecutiva
FORMULARIO PROFORMA
REPORTE DE CERTIFICACIÓN DE CdC
PS-02-06
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1. INFORMACIÓN DE LA CADENA CUSTODIA
1.1 Detalles de la organización gerente/propietario:
Nombre de la organización:
Persona de contacto:
Maderas Martín Ltda.
Julio Díaz
Dirección Comercial:
Km 7 Camino a San Javier, Constitución, Chile.
Teléfono:
Fax:
e-mail:
56-71-671523
56-71-674184
[email protected]
1.2 Ámbito del certificado
Nombre de la(s) instalación (es) cubierta(s) por el certificado:
Maderas Martín Ltda. NOMBRE COMERCIAL: Maderas Martín Ltda.
RUT: 78.331.790-7
Región:
Provincia(s):
VII Región del Maule
Talca
Comuna:
Constitución
1.3 Volúmenes anuales vendidos (m3)
32,7 M3 PEFC VENDIDOS (2015)
1.4 Facturaciones anuales
USD$ 15 millones anuales.
1.5 Fecha de emisión del certificado:
24.05.12
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1.6 Fecha de expiración del certificado: 1.7 Código de registro del certificado:
23.05.17
SA-PEFC/COC-003150
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2. EL PROCESO DE EVALUACIÓN DE CERTIFICACIÓN
2.1
Fechas de evaluación:
05 Diciembre 2011; 30-31 Mayo 2013; 23 Mayo 2014; 24 Junio 2015
S4: 18&19 de Abril
2.2
Equipo de evaluación.
El grupo evaluador estuvo compuesto por:
1) Auditor Internacional Líder:
Aldrin Navarro Venegas
2) Experto Ambiental y Social:
Ídem
3) Experto en Procesos Forestales y Derivados:
Ídem
Los Currículum Vitae de los miembros del equipo se adjuntan en el Anexo 1
2.3
Decisión de Certificación.
La decisión de certificación fue tomada por la Entidad Certificadora.
2.4
Proceso de Evaluación.
Auditoria Principal. 11:00 - 13:30 Reunión de apertura y revisión de procedimientos y documentos 15:30 - 16:25 visita a terreno, entrevistas con
empleados 16:25 - 16:50 Revisión; Reunión de cierre.
S3: 9:00 - 12:30 Reunión de apertura y revisión de procedimientos y documentos 12:30 - 13:25 visita a terreno, entrevistas con empleados 15:00 - 18:30
Revisión; 18:30 Reunión de cierre.
S4: Day1:
09:30 - 10:00 Reunión Apertura.
10:00 - 13:00 Revisión Documental.
14:00 -15:00 Visita Instalaciones.
15:00 -18:00. Visita Predios.
Day 2:
08:00 - 16:00 Visita Predios.
16:00 - 17:00 Reunión de Cierre.
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2.5
Justificación para la selección de variables y lugares inspeccionados.
Se revisó el proceso industrial completo, incluida recepción de materias primas, producción, despacho, administración de documentos y ventas.
Se recorrió el flujo completo del proceso productivo y el sistema de registro de información y control interno, para conocer los puntos críticos de
control de materias primas y productos.
2.6
Estándar
Las instalaciones fueron evaluadas usando la Lista de Verificación de Woodmark: 2015 S3 Maderas Martín Ltda RT-COC-003-09 Joint FSC PEFC Report.
Estándar PEFC de Cadena de Custodia PEFC ST 2002:2013
3. ANTECEDENTES GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN
3.1
Antecedentes generales de la Cadena de Custodia
El proceso inicia con la orden de compra del cliente, en la cual éste indica si requiere productos certificados FSC o PEFC o no requiere certificación. Luego se
realizan las compras de rollizos según los requisitos del cliente. En el área de recepción, se revisa el material entrante y la documentación de venta.
Finalmente, se procesa la madera de acuerdo a los requerimientos del Cliente y finalmente se despacha a las instalaciones de este.
3.2
Productos
El certificado cubre los siguientes productos:
MSD cepillado seco, MSD dimensionado seco, Dimensionado verde, Elaborados, Estructural G1 y G2, Laterales, y Madera Impregnada, según detalle
presentado en Manual CdC PEFC.
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4. CONTEXTO ADMINISTRATIVO
4.1
Resumen del contexto legislativo y administrativo en el cual opera la empresa.
Sociedad de responsabilidad Limitada, de capitales chilenos
Empleados permanentes
5. EL TIPO DE CADENA DE CUSTODIA
5.1.1 Modalidad de contabilización de la madera.
El Control de Inventario será la modalidad de contabilización del material certificado a utilizar en la Cadena de Custodia de Cadena de Custodia de
Maderas Martín Ltda. Esta contabilización se llevará a cabo a través del control de la documentación que acompaña a la materia prima durante el proceso
de producción. En esta modalidad el porcentaje certificado de la materia prima de ingreso o su promedio ponderado conforme a composición de materiales
en el producto final, será igual al porcentaje certificado del producto terminado, utilizando la modalidad de cálculo del porcentaje Directo .
En esta modalidad la declaración de la materia prima de ingreso (rollizos) es la base para el cálculo del % de salida.
5.1.2 En caso de control de inventario y flujos de madera, método de transferencia del porcentaje calculado a los productos certificados
La empresa aplicará para medir el flujo de materia prima certificada la modalidad de contabilización de “Porcentaje Directo”.
5.1.3 Base lógica o fundamento para elegir la modalidad de contabilización de la madera
La combinación de materias primas para un determinado producto es escasa, y hay material certificado disponible para todos los productos, normalmente
en base a un solo tipo de material, y se produce a partir de cada orden de compra.
6. OBSERVACIONES
6.1
Las observaciones se registraron sistemáticamente por medio de la lista de comprobación del formato único de reporte y Lista de chequeo de Woodmark para
PEFC y FSC: RT-COC-003-09 Joint FSC PEFC Report Template.. Dicha lista se adjunta en el Anexo 3.
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7. FORTALEZAS, DEBILIDADES Y NO CONFORMIDADES
7.1
Principio 1
La organización está comprometida con la gestión de la cadena de custodia y asegura la integridad y validez de ésta y de los productos certificados que la
organización produce. La organización provee todos los recursos humanos, tecnológicos y financieros necesarios para la implementación y control de la
cadena de custodia.
Fortalezas
Empresa en manos de pocas personas, con buen nivel de información y capacitación y un adecuado Sistema de Información para llevar registros detallados
en tiempo real, de todos los procesos.
Debilidades
No se registran
No Conformidades
No se registran
7.2
Principio 2
Existe un sistema para verificar la procedencia de la madera certificada que ingresa a la CdC.
Fortalezas
Claro procedimiento. Detallado control de documentos y chequeo en terreno por personal entrenado.
Debilidades
No se registran
No Conformidades
No se registran
7.3
Principio 3 A
N/A
Fortalezas
N/A
Debilidades
N/A
No Conformidades
NA
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7.4
Principio 3 B
Cuando se elige la modalidad de control de inventario, existe un sistema que vincula los ingresos de madera certificada con los productos finales, y es capaz
de determinar el porcentaje de producto certificado.
Fortalezas
Sistema de control de materias primas bien establecido
Debilidades
No se registran
No Conformidades
No se registran.
7.5
Principio 4
Existe un sistema para asegurar que todo el material que sale de la cadena de custodia como “certificado” está adecuadamente documentado y es posible
prevenir la sustitución del material certificado por material no certificado.
Fortalezas
Existe un detallado control de flujo del proceso, con códigos específicos por tipo de materias primas que se crean en el sistema Justtime. Se etiqueta en
forma diferenciada el material PEFC a lo largo de todo el proceso.
Debilidades
No se registran
No Conformidades
No se registran
7.6
Principio 5
La organización se compromete a minimizar los posibles impactos ambientales y sociales negativos durante los procesos certificados bajo el estándar.
Fortalezas
Sistema bien implementado para minimizar impactos ambientales y sociales. Se ha realizado una evaluación de riesgo y se entrega al personal el documento
denominado Derecho a Saber, en el cual se indican los riesgos laborales y los EPP a utilizar. Cuentan con los servicios de un Prevencionista de riesgo y se
realizan capacitaciones sobre temas de Seguridad y Salud Ocupacional.
Debilidades
No se registran
No Conformidades
No se registran
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8. RESUMEN DE NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS SOLICITADAS
8.1
Sobre la base de las observaciones registradas en la lista de comprobación que se adjunta, se ha identificado las siguientes no conformidades y se ha
emitido las correspondientes acciones correctivas.
No conformidades mayores
Las siguientes no conformidades deben corregirse antes de la emisión del certificado de Cadena de Custodia.
1. PEFC ST 2002:2013
4.1.2 (f) 2014.1 (5.4 WM ref) La compañía debe asegurar que el proveedor
especifique la categoría material correcta en documentos de ventas. La factura
40796/31.08.2013 de Forestal Arauco no incluyó la declaración PEFC. 24-6-2015,
4.
Sin cambio, la documentación de venta del proveedor no especifica el x%
certificado correspondiente a la venta. Por ello la Menor es ascendida a Mayor.
(Cerrada)
2.
5.
3.
6.
No conformidades menores
Las siguientes no conformidades se corregirán después de la emisión del certificado, en el plazo especificado.
1. P4 (4.4.1.3 (g) PEFC ref) La empresa debe incluir su código COC PEFC en todas
4. P3a (13.9.1 PEFC ref) La empresa debe notificar a Woodmark en
las guías de despacho y facturas de venta emitidas para sus productos certificados.
cuanto tenga disponible stock certificado PEFC o haya comenzado la
2011,1. (Cerrada)
producción certificada. 2011,4. (Cerrada)
2. P4 (4.4.1.3 (f) PEFC ref) La empresa debe incluir la categoría de material PEFC,
por ejemplo X% PEFC certified cuando corresponda, en todas las guías de despacho
y facturas emitidas para los productos certificados. 2011,2. (Cerrada)
5. P1 (6.2.1.3, 6.6.2 PEFC ref) La empresa debe indicar que emitirá
reportes sobre las auditorías anuales realizadas a su sistema CoC, y
éstos deben ser revisados por la línea de supervisión de la Empresa
por lo menos una vez al año. 2011,5(Cerrada)
3. P4 (4.4.2.1PEFC ref) La empresa debe asegurar que todos los usos propuestos
6. P4 (6.4.1 (c ), 4.2.1.3 PEFC ref) La empresa debe definir e indicar en
de las marcas registradas PEFC cumplan con las Reglas de Uso del Logo PEFC antes
sus procedimientos escritos el período de declaración a utilizar.
de publicar/imprimir. 2011,3. (Cerrada)
2011,6. (Cerrada)
7. P4 (4.1.3 PEFC ref) La empresa debe indicar en sus procedimientos escritos y a
sus trabajadores, que en el caso de utilizar categorías de material distintas la
declaración PEFC del producto debe ser realizada con la más baja. 2011,7.
(Cerrada)
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8.2
Formulario de Solicitudes de Acciones Correctivas
Se requiere una copia de esta página para cada acción correctiva emitida
8.2.1 Naturaleza de la no-conformidad.
En vista de que la empresa aun no recibe el certificado, no ha podido implementar el uso del nro de certificado en sus ventas
8.2.2 Principio, Criterio e Indicador no satisfecho.
P4 (4.4.1.3 (g) PEFC ref)
8.2.3 Plazo para la ejecución de la acción correctiva.
Desde la primera venta de material certificado.
8.2.4 Acción correctiva propuesta por el responsable de la organización.
Incluir en documentos de venta y despacho el nro de certificado del producto y tipo de material
8.2.5 Acción correctiva acordada por la Entidad Certificadora:
Incluir en documentos de venta y despacho el nro de certificado del producto y tipo de material; a revisar en el seguimiento 2012.
8.2.6 Monitoreo de avance
Primero
Segundo
Tercero
(24-6-15) Ventas PEFC incluyen código
PEFC. Ver ejemplo Ex FE#13384 6-32015
8.2.7 Cierre de la acción correctiva
Auditor:
Fecha:
Rena Muxica
24-6-2015
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8.3
Formulario de Solicitudes de Acciones Correctivas
Se requiere una copia de esta página para cada acción correctiva emitida
8.3.1 Naturaleza de la no-conformidad.
En vista de que la empresa aun no recibe el certificado, no ha podido implementar el uso de la declaración del tipo de material en sus ventas.
8.3.2 Principio, Criterio e Indicador no satisfecho.
P4 (4.4.1.3 (f) PEFC ref)
8.3.3 Plazo para la ejecución de la acción correctiva.
Desde la primera venta de material certificado.
8.3.4 Acción correctiva propuesta por el responsable de la organización.
Incluir en documentos de venta y despacho el nro de certificado del producto y tipo de material.
8.3.5 Acción correctiva acordada por la Entidad Certificadora:
Incluir en documentos de venta y despacho el nro de certificado del producto y tipo de material; a revisar en la próxima auditoría de seguimiento.
8.3.6 Monitoreo de avance
Primero
Segundo
Tercero
(24-6-15) Ventas PEFC incluyen código
PEFC mal declarado. Ver ejemplo Ex
FE#13384 6-3-2015 dice 100% credito
volumen. Se eleva a menor
(18.04.16)
El
incumplimiento
fue
cerrado. Actualmente, la compañía está
utilizando
la
declaración
de
sus
productos correctamente. Ex. Factura de
venta N°15586, Fecha 03/03/16, los
productos se venden bajo la declaración
"100% Certificado PEFC".
8.3.7 Cierre de la acción correctiva
Auditor: Aldrin Navarro
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Fecha: 18 Abril del 2016.
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8.4
Formulario de Solicitudes de Acciones Correctivas
Se requiere una copia de esta página para cada acción correctiva emitida
8.4.1 Naturaleza de la no-conformidad.
La empresa no ha tenido acceso al sistema de marca registrada PEFC.
8.4.2 Principio, Criterio e Indicador no satisfecho.
P4 (4.4.2.1PEFC ref)
8.4.3 Plazo para la ejecución de la acción correctiva.
Desde el primer uso del Logo PEFC.
8.4.4 Acción correctiva propuesta por el responsable de la organización.
Asegurarse de que todos los usos programados de la marca PEFC cumplan con las Reglas de uso del Logo PEFC, antes de su impresión/publicación
8.4.5 Acción correctiva acordada por la Entidad Certificadora:
La empresa debiera asegurarse de que todos los usos programados de la marca PEFC cumplan con las Reglas de uso del Logo PEFC, antes de su
impresión/publicación. 2011,3.
8.4.6 Monitoreo de avance
Primero
Segundo
Tercero
(30-05-2013) La empresa aun no realiza uso de las
marcas registradas pero ya tiene acceso al sistema.
8.4.7 Cierre de la acción correctiva
Auditor:
Fecha:
Paulina Rodríguez
30-5-2013
PS-02-06
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8.5
Formulario de Solicitudes de Acciones Correctivas
Se requiere una copia de esta página para cada acción correctiva emitida
8.5.1 Naturaleza de la no-conformidad.
La empresa aun no tomado posesión física de material certificado PEFC.
8.5.2 Principio, Criterio e Indicador no satisfecho.
P3 a (13.9.1 PEFC ref)
8.5.3 Plazo para la ejecución de la acción correctiva.
En cuanto tenga stock de material certificado PEFC o en cuanto comience un proceso de producción de un producto certificado PEFC.
8.5.4 Acción correctiva propuesta por el responsable de la organización.
La empresa debiera notificar a Woodmark en cuanto tenga stock de material certificado PEFC o en cuanto comience un proceso de producción de un
producto certificado PEFC
8.5.5 Acción correctiva acordada por la Entidad Certificadora:
2011,4 La empresa debiera notificar a Woodmark en cuanto tenga stock de material certificado PEFC o en cuanto comience un proceso de producción de un
producto certificado PEFC
8.5.6 Monitoreo de avance
Primero
Segundo
Tercero
(24-6-15)
Primeras
ventas
PEFC
reportadas.
8.5.7 Cierre de la acción correctiva
Auditor:
Fecha:
Rena Muxica
24-6-15
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8.6
Formulario de Solicitudes de Acciones Correctivas
Se requiere una copia de esta página para cada acción correctiva emitida
8.6.1 Naturaleza de la no-conformidad.
La empresa no menciona en sus procedimientos escritos que se realizará un reporte de la auditoría anual al sistema CoC, y tampoco se menciona que se
realizará una evaluación anual del sistema CoC por parte de la línea de supervisión de la Empresa.
8.6.2 Principio, Criterio e Indicador no satisfecho.
P1 (6.2.1.3, 6.6.2 PEFC ref).
8.6.3 Plazo para la ejecución de la acción correctiva.
A revisar en la próxima auditoría de seguimiento.
8.6.4 Acción correctiva propuesta por el responsable de la organización.
La empresa debe indicar que emitirá reportes sobre las auditorías anuales realizadas a su sistema CoC, y éstos deben ser revisados por la línea de
supervisión de la Empresa por lo menos una vez al año.
8.6.5 Acción correctiva acordada por la Entidad Certificadora:
2011,5 La empresa debe indicar que emitirá reportes sobre las auditorías anuales realizadas a su sistema CoC, y éstos deben ser revisados por la línea de
supervisión de la Empresa por lo menos una vez al año.
8.6.6 Monitoreo de avance
Primero
(30-05-2013)
Segundo
La
empresa
ha
realizado
Tercero
las
auditorias anuales, las cuales fueron revizadas por
la gerencia de la empresa y se han establecido y
ejecutado las medidas correctivas para cerrar los
hallazgos encontrados. Además la empresa ha
actualizado sus procedimientos.
8.6.7 Cierre de la acción correctiva
Auditor:
Fecha:
Paulina Rodríguez
30-05-2013
PS-02-06
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8.7
Formulario de Solicitudes de Acciones Correctivas
Se requiere una copia de esta página para cada acción correctiva emitida
8.7.1 Naturaleza de la no-conformidad.
La empresa no ha mencionado en forma clara, cuál será el período de declaración a utilizar según el sistema de control escogido.
8.7.2 Principio, Criterio e Indicador no satisfecho.
P4 (6.4.1 (c ), 4.2.1.3 PEFC ref)
8.7.3 Plazo para la ejecución de la acción correctiva.
A revisar en la próxima auditoría de seguimiento.
8.7.4 Acción correctiva propuesta por el responsable de la organización.
La empresa debe definir e indicar en sus procedimientos escritos el período de declaración a utilizar.
8.7.5 Acción correctiva acordada por la Entidad Certificadora:
2011,6. La empresa debe definir e indicar en sus procedimientos escritos el período de declaración a utilizar.
8.7.6 Monitoreo de avance
Primero
Segundo
Tercero
(30-05-2013) La empresa ha definido en sus
procedimientos que el período de declaración será
mensual.
8.7.7 Cierre de la acción correctiva
Auditor:
Fecha:
Paulina Rodríguez
30-05-2013
PS-02-06
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8.8
Formulario de Solicitudes de Acciones Correctivas
Se requiere una copia de esta página para cada acción correctiva emitida
8.8.1 Naturaleza de la no-conformidad.
La empresa no menciona en sus procedimientos escritos relativos al sistema de control de Separación Física, que en el caso que se utilicen distintas
categorías PEFC se utilizará la menor para realizar la declaración PEFC del producto.
8.8.2 Principio, Criterio e Indicador no satisfecho.
P4 (4.1.3 PEFC ref)
8.8.3 Plazo para la ejecución de la acción correctiva.
A revisar en la próxima auditoría de seguimiento.
8.8.4 Acción correctiva propuesta por el responsable de la organización.
La empresa debe indicar en sus procedimientos escritos y a sus trabajadores, que en el caso de utilizar categorías de material distintas la declaración PEFC
del producto debe ser realizada con la más baja.
8.8.5 Acción correctiva acordada por la Entidad Certificadora:
2011,7. La empresa debe indicar en sus procedimientos escritos y a sus trabajadores, que en el caso de utilizar categorías de material distintas la
declaración PEFC del producto debe ser realizada con la más baja.
8.8.6 Monitoreo de avance
Primero
(30-05-2013)
Segundo
La
procedimientos
empresa
definiendo
ha
actualizado
nuevo
sistema
Tercero
sus
de
control, porcentaje.
8.8.7 Cierre de la acción correctiva
Auditor:
Fecha:
Paulina Rodríguez
30-05-2013
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8.9
Formulario de Solicitudes de Acciones Correctivas
Se requiere una copia de esta página para cada acción correctiva emitida
8.8.1 Naturaleza de la no-conformidad.
La compañía debe asegurar que el proveedor especifique la categoría material correcta en documentos de ventas
8.8.2 Principio, Criterio e Indicador no satisfecho.
PEFC ST 2002:2013 4.1.2 (f)
8.8.3 Plazo para la ejecución de la acción correctiva.
Tres meses desde recepción de informe
8.8.4 Acción correctiva propuesta por el responsable de la organización.
La compañía debe asegurar que el proveedor especifique la categoría material correcta en documentos de ventas de los próximos 2 meses
8.8.5 Acción correctiva acordada por la Entidad Certificadora:
2014,1. La compañía debe asegurar que el proveedor especifique la categoría material correcta en documentos de ventas de los próximos 2 meses
8.8.6 Monitoreo de avance
Primero
Segundo
Tercero
(24-6-2015)
Sin
cambio,
la
documentación de venta del proveedor
no
especifica
el
x%
certificado
correspondiente a la venta. Por ello la
.
Menor es ascendida a Mayor.
'Maestro
que
Abastecimiento
acompaña
la
2015marzo'
factura,
incluye
99.29% CERTFOR (=PEFC) enviado a Soil
Association 22/09/2015: CAR cerrado.
8.8.7 Cierre de la acción correctiva
Auditor:
Fecha:
WoodMark
22-9-15
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9. RESULTADOS
9.1
Resumen del nivel de cumplimiento de los Principios
Principio
Evaluación
Principio 1
4
Principio 2
4
Principio 3 A
N/A
Principio 3 B
4
Principio 4
4
Principio 5
4
10. DECISIÓN DE CERTIFICACIÓN
Sobre la base de la evidencia presentada, se (decide / deniega) la emisión del certificado a la organización. Aprobado por la Entidad Certificadora
Responsable programa Certificación Forestal de la Entidad Certificadora:
Nombre:
Woodmark
South Plaza, Marlborough St
Bristol, BS1 3NX, United Kingdom
Firma:
Signed on behalf of Woodmark by the Soil
Association Certification Officer
Firmado a nombre de Woodmark por el
representante de Soil Association
Auditor Líder:
Aldrin Navarro V.
Firma:
Fecha:
PS-02-06
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Mayo 2016
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11. COMENTARIOS CONFIDENCIALES: ESTA SECCION NO SERÁ INCLUIDA EN EL INFORME FINAL
Declare cualquier obsequio o favor que usted haya recibido del cliente
N/A
ANEXO 1 – CURRICULUM VITAE DE LOS AUDITORES
ANEXO 2 - MAPAS DE LAS INSTALACIONES OCUPADAS PARA LA CADENA DE CUSTODIA
Km 7 Camino a San Javier, Constitución, Chile.
ANEXO 3 - LISTA DE VERIFICACIÓN
Copia de Lista de Chequeo RT-COC_003-09 JOINT WOODMARK CHAIN OF CUSTODY REPORT
ANEXO 4 - INFORMACION ADICIONAL
4.1 Manual CdC PEFC con Flujo.
ANEXO 5 - COPIA DEL CERTIFICADO Y LISTA DE ACCIONES CORRECTIVAS
ANEXO 6 - INFORMACION COMERCIAL CONFIDENCIAL
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